Alhamdulillahirabbil alamin, karena rahmat dan kurnia-nya penulisan buku ini dapat diselesaikan.

Transkripsi

1 * Menggunakan Microsoft Word Xp SIJUNJUNG 2009

2 KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil alamin, karena rahmat dan kurnia-nya penulisan buku ini dapat diselesaikan. Buku yang berjudul Menggunakan Microsoft Word Xp ini dimaksudkan untuk menjadi petunjuk dalam usaha mempelajari program pengolah kata. Buku ini dilengkapi dengan gambar tampilan kotak dialog yang muncul untuk setiap perintahnya. Gambar-gambar tersebut dimaksudkan untuk memudahkan bagi pengguna dalam memahami buku ini. Dalam penulisan buku ini menerima masukan dari banyak pihak. Untuk itu izinkanlah penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak yang ikut membantu penyelesaian penulisan buku ini. Semoga tulisan ini bermanfaat bagi kita. Hendra Gunawan ii

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii I. PENDAHULUAN... 1 A. Membuka (open)... 1 B. Meyimpan (save)... 2 C. Mengisi (fill)... 4 D. Menyusun (edit)... 5 E. Mencetak (print)... 6 F. Menutup dan Keluar... 7 G. Membuka file dokumen kerja II. MENGISI (FILL)... 8 A. Paragraf Format Paragraf Spasi Baris Identasi Bentuk Font Efek Teks B. Tabel Menu Table Shortcut Insert Table Editorial Tabel C. Picture Word Art Clip Art III. EDITORIAL A. Teks Memotong (cut) Menyalin (copy) Memindahkan (move) Mencari (find) Mengganti (replace) B. Tata Letak Satuan Ukuran Ukuran Kertas iii

4 3. Margin Bullets and Numbering Penomoran Halaman Tabulasi Catatan Kaki Header and Footer IV. VISUAL EFEK A. Border B. Shading C. Shading Table D. Background V. PENYELESAIAN A. Print Preview B. Print VI. MAIL MERGE (MS WORD +MS EXCEL) A. File Master B. File Data VII. MAIL MERGE (MS WORD +MS ACCESS) A. File Master B. File Data iv

5 I. PENDAHULUAN A. Membuka (open) Memulai Microsoft Word sangat bervariasi, berikut ini diberikan suatu langkah yang dapat dilakukan. 1. Hidupkan komputer. 2. Klik button start dan arahkan mouse pada bagian program, office dan icon Microsoft Word, seperti pada gambar Kemudian muncul halaman kerja Microsoft Word seperti pada gambar 2. Gambar 1. Membuka Program Microsoft Word Bagian utama Microsoft Word seperti pada gambar 2 adalah sebagai berikut: 1. Bagian yang paling atas menunjukkan baris indikator dokumen yang sedang aktif. 2. Bagian di bawahnya merupakan barisan menu yang terdiri dari File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window dan Help. Setiap menu memiliki sub menu yang bekerja secara pull down (naik turun). Sub menu tersebut dapat diaktifkan menggunakan mouse atau dengan key board. 3. Bagian di bawah baris menu adalah gambar-gambar yang mewakili suatu perintah yang terdapat dalam menu. Barisan tanda tersebut dinamakan toolbars, sedangkan satu gambar merupakan jalan pintas (shortcut) satu jenis perintah.

6 4. Bagian di bawag toolbars adalah ruler dari halam kerja, merupakan margin pengetikan. Ukuran margin diatur dengan paege stup. 5. Bagian bawah yang berwarna putih merupakan tempat pengisian dokumen. 6. Bagian vertikal di kiri merupakan margin atas dan bawah suatu dokumen. 7. Bagian vertikal di kanan merupakan Vertical scroll (penggulung vertikal), untuk melihat naskah keatas atau ke bawah. 8. Tanda berkedip merupakan tempat aktifnya data yang akan dimasukkan. Gambar 2. Bagian Utama Microsoft Word B. Meyimpan (save) Langkah menyimpan dokumen adalah sebagai berikut: 1. Klik menu File. 2. Klik save (icon bergambar disket) atau save as seperti gambar 3. 2

7 Gambar 3. Menyimpan Dokumen 3. Muncul kotak dialog seperti gambar 4. Gambar 4. Lokasi Penyimpanan. 3

8 4. Pilih lokasi penyimpanan pada save in. 5. Pada bagian file name ketik nama file kerja. 6. Pada bagian save as type pilih Word Document. 7. Akhiri dengan menekan tombol Save. C. Mengisi (fill) Halaman kerja Microsoft Word dapat diisi dengan paragraf, tabel atau gambar. Paragraf dibuat dengan pengetikan di key board. Tabel dibuat dari menu Table, sedangkan penambahan lain dapat dilakukan dari menu Insert. Lihat gambar Tabel. Perintah pembuatan tabel terdapat dalam menu Table, dengan megklik menu maka akan muncul sub menu Table yang berisi perintah. 2. Insert. Menu Insert berisi objek yang dapat di sisipkan pada halaman kerja, dengan megklik menu maka akan muncul sub menu Insert yang berisi perintah penyisipan objek. Gambar 5. Sub Menu Insert dan Table. 4

9 D. Menyusun (edit) Kegiatan editorial halaman kerja Microsoft Word mencakup penetapan ukuran kertas, margin, penempatan paragraf, jenis huruf dan hal lain yang berhubungan dengan tata letak. Perintah pengaturan ukuran kertas terdapat pada menu File, tata letak paragraf terdapat pada menu Format, seperti pada gambar 6. Gambar 6. Sub Menu File dan Format. Sedangkan untuk kegiatan memperbanyak objek gambar atau teks menggunakan perintah copy yang terdapat pada menu Edit. Demikian juga untuk mengganti teks dilakukan dengan perintah replace di sub menu Edit, seperti pada gambar 7. 5

10 Gambar 7. Sub Menu Edit. E. Mencetak (print) Microsoft Word menyediakan dua fasilitas untuk pencetakan, pertama Print Preview (menampilkan halaman kerja pada monitor), kedua Print (mencetak halaman kerja pada kertas melalui printer). 1. Print Preview. Print preview digunakan untuk melihat layout akhir dari suatu halaman kerja sebelum dicetak pada kertas. Untuk melakukan perintah ini dapat menggunakan icon print preview atau melalui menu File. 2. Print. Perintah Print digunakan untuk menampilkan isi file dalam bentuk hasil cetakan pada kertas. Untuk melakukan perintah ini dapat menggunakan icon print atau melalui menu File. 6

11 F. Menutup dan Keluar 1. Menutup file kerja a. Klik menu File. b. Klik Close. 2. Keluar dari program Microsoft Word a. Klik menu File. b. Klik Exit. G. Membuka file dokumen kerja. 1. Buka program Microsoft Word. 2. Klik Open pada menu File, muncul kotak dialog seperti pada gambar Pada bagian Look in, pilih lokasi penyimpanan dokumen. 4. Pilih nama file yang akan di buka dengan cara klik satu kali pada file atau dengan pengetikan nama file di bagian File name. 5. Akhiri dengan klik tombol Open atau menekan Enter pada key board. Gambar 8. Membuka File Dokumen 7

12 II. MENGISI (FILL) A. Paragraf Teks yang diketik dalam bentuk sederhana terisi langsung saat pengetikan. Suatu dokumen supaya terlihat rapi harus diatur jarak antar praragrafnya, jarak spasinya dan jenis praragrafnya. Untuk memformat paragraf dan teks dokumen dilakukan sebagai berikut: 1. Format Paragraf a. Klik menu Format Paragraph, seperti pada gambar 1. Gambar 1. Menu Format Paragraf b. Muncul Kotak dialog Paragraph seperti pada gambar 2. c. Buka menu Idents and Spacing. Pada bagian Alignment terdapat pilihan posisi paragraf. Left untuk rata kiri, Center untuk keseimbangan di tengah, Right untuk rata kanan dan Justify untuk rata kiri dan kanan. 8

13 d. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 2. Spasi Baris Gambar 2. Kotak dialog Paragraf. Dipergunakan untuk mengatur jarak antara bais secara vertikal, dilakukan dengan: a. Klik menu Format Paragraph, muncul kotak dialog Paragraph. b. Buka menu Idents and Spacing. Pada bagian Line spacing terdapat pilihan, mulai dari 1 sampai dengan 2,5 spasi. Pilih ukuran spasi yang diperlukan. c. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 3. Identasi Dipergunakan untuk mengatur jarak awal paragraf, dilakukan dengan: a. Klik menu Format Paragraph, muncul kotak dialog Paragraph. 9

14 b. Buka menu Idents and Spacing. Pada bagian Spacing terdapat bar Before untuk ukuran sebelum diganti dan After untuk ukuran pengganti. Isi ukuran ident yang diperlukan. c. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. Identasi dapat juga dilakukan menggunakan Mistar, dilakukan dengan: a. Tempatkan kursor pada paragraf yang akan diganti ukuran identasinya. b. Kemudian gesr tombol-tombol segitiga sesuat dengan kebutuhan. Seperti pada gambar 3. Segi tiga atas Segi tiga bawah Persegi panjang Pengatur identitas kiri paragraf Segi tiga bawah Pengatur identitas kiri selain baris pertama paragraf Gambar 3. Mistar dan fungsi tombol c. Fungsi tombol kontrol pada mistar adalah sebagai berikut: 1) Segi tiga atas untuk mengatur identitas baris pertama teks paragraf. 2) Segi tiga bawah kiri untuk mengatur identitas kiri selain baris pertama paragraf. 3) Persegi panjang untuk mengatur identitas kiri paragraf. 4) Segi tiga bawah kanan untuk mengatur identasi kana paragraf. 10

15 4. Bentuk Font Secara default, teks yang dihasilkan Microsoft Word Xp adalah dalam bentuk font Times New Roman ukuran 12. Untuk mengganti jenis font dilakukan dengan: a. Blok teks yang akan diganti jenis fontnya. b. Klik menu Format Font, muncul kotak dialog Font seperti pada gambar 4. c. Klik menu Font. Pada bar font terdapat jenis huruf yang tersedia. Pilih jenis huruf yang dibutuhkan. Lihat tampilanny pada kotak preview. d. Efek pada teks terdapat pada bar Font style. Reguar berarti teks dalam kondisi normal, Italic berarti teks dalam kondisi cetak miring, Bold Italic berarti teks dalam kondisi cetak miring tebal. e. Ukuran huruf diatur pada bar Size. Pilih ukuran sesuai kebutuhan. f. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. Gambar 4. Kotak dialog Font 11

16 5. Efek Teks Teks dokumen dapat diberi efek untuk memperjelas informasi yang disampaikan. Untuk memberi efek pada teks dilakukan dengan: a. Blok teks yang akan diberi efek. b. Klik menu Format Font, muncul kotak dialog Font seperti pada gambar 4. c. Pada bar Effects terdapat pilihan efek seperti pada tabel 1. Tabel 1. Efek pada teks Jenis Efek Striketrhough Double Striketrhough Supercript Efek Pada Teks Indah Larik Pelangi Seusai Hujan Indah Larik Pelangi Seusai Hujan Indah Larik Pelangi Seusai Hujan Subcript Shadow Indah Larik Pelangi Seusai Hujan Indah Larik Pelangi Seusai Hujan Outline Emboss Innddaahh I LLaar ri iikk Peel llaannggi ii Seeuussaai ii Huuj jjaann Engrave Small caps Innddaahh I LLaar ri iikk Peel llaannggi ii Seeuussaai ii Huuj jjaann INDAH LARIK PELANGI SEUSAI HUJAN All caps INDAH LARIK PELANGI SEUSAI HUJAN Hidden 12

17 B. Tabel Tabel dapat dibuat menggunakan Menu tabel atau dengan shorcut Insert Table pada tool bar Standar. Berikut ini dijelaskan teknik membuat tabel menggunakan Menu Table dan Shorcut Insert Table. 1. Menu Table a. Klik menu Table Insert Table, seperti pada gambar 5. Gambar 5. Menu Format Table b. Muncul kotak dialog Insert Table seperti pada gambar 6. c. Ukuran kolom diatur pada bar Table Size. Number of columns diisi dengan kebutuhan kolom. Sedangkan Number of rows diisi dengan kebutuhan baris. d. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 13

18 Gambar 6. Menu Insert Table 2. Shortcut Insert Table a. Klik icon Shortcut Insert Table kemudian blok kebutuhan kolom dan baris tabel, seperti pada gambar 7. Gambar 6. Icon Shortcut Insert Table b. Muncul tabel pada halaman kerja. c. Berikutnya adalah pengisian kolom sesuai dengan kebutuhan. 14

19 3. Editorial Tabel a. Menyisip Sel, Menyisip Baris dan Menyisip Kolom 1) Blok bagian yang akan disisip. 2) Klik menu Tabel Insert kemudian pilih jenis penyisipan yang diinginkan, seperti pada gambar 8. Gambar 8. Menu Insert Tabel dan Komponen 3) Fungsi Insert Table untuk membuat tabel baru. 4) Columns to left untuk menambah kolom ke kanan. 5) Columns to right untuk menambah kolom ke kiri. 6) Rows Above untuk menambah baris ke bawah. 7) Rows Below untuk menambah baris ke atas. 8) Cells untuk menambah sel. b. Menghapus Sel, Menghapus Baris dan Menghapus Kolom. 15

20 1) Blok bagian yang akan dihapus. 2) Klik menu Tabel Insert kemudian pilih jenis penyisipan yang diinginkan, seperti pada gambar 9. Gambar 9. Menu Delet Tabel dan Komponen 3) Fungsi Delete Table untuk menghapus tabel. 4) Delete Columns untuk menghapus kolom. 5) Delete Rows untuk menghapus baris. 6) Delete Cells untuk menghapus sel. c. Menggabung Sel 1) Blok bagian yang akan dihapus. 2) Klik menu Tabel Marge Cells, maka sel tersebut akan bergabung seperti pada gambar

21 Gambar 10. Menggabung sel d. Memecah Sel 1) Blok bagian yang akan dihapus. 2) Klik menu Tabel Split Cells, maka muncul kotak dialog seperti pada gambar 11. Gambar 11. Kotak dialog Split Cells 3) Pada kotak Number of Columns tentukan jumlah kolom sel akan dipecah. 4) Pada kotak Number of Rows tentukan jumlah baris sel akan dipecah. 17

22 C. Picture 5) Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. Penyisipan gambar dilakukan melalui menu Insert pada sub menu Picture. Untuk menyisipkan objek yang terdapat di sub menu Picture dilakukan dengan klik menu Insert Picture, maka muncul tampilan seperti pada gambar Word Art Gambar 12. Tampilan Sub Menu Insert Picture a. Klik menu Insert Picture Word Art, muncul kotak Wordart Gallery seperti pada gambar 13. b. Pilih jenis tampilan yang diperlukan, kemudian tekan tombol OK. c. Muncul kotak Editor Wordart Teks. Kalimat Your Teks Here diganti dengan teks yang diperlukan seperti pada gambar 14. d. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. e. Muncul Wort Art dan tool bar editor word art seperti pada gambar

23 Gambar 13. Kotak Wordart Gallery Gambar 14. Kotak Editor Wordart Teks Gambar 15. Wort Art yang dihasilkan 19

24 2. Clip Art a. Klik menu Insert Picture Clip Art, muncul Taks Pane (di kanan halaman kerja) berisi Clip Art Organizer seperti pada gambar 16. Gambar 16. Task Pane Clip Art Organizer b. Klik Clip Art Organizer, maka muncul kotak menu seperti pada gambar 17. c. Tentukan clip yang diperlukan, kemudian klik tanda segitiga hitam dikanan clip, selanjutnya klik tanda copy, lihat gambar 17. d. Kembali kehalaman kerja Microsoft Word Xp, kemudian tekan menu Edit pilih paste. e. Muncul Clip Art dan tool bar editor clip art seperti pada gambar

25 Gambar 17. Kotak Clipart Organizer Gambar 18. Clip Art yang dihasilkan 21

26 III. EDITORIAL Kegiatan editorial dimaksudkan untuk mendapatkan tatanan penulisan yang menyenangkan dan komunikatif. Kegiatan ini ditujukan untuk teks, tabel, art dan komponen lain yang terdapai di halaman kerja. A. Teks 1. Memotong (cut) a. Blok teks yang akan dipotong. b. Klik menu Edit Cut, maka teks yang terblok akan hilang. c. Teks yang dipotong dapat dimunculkan kembali. 2. Menyalin (copy) a. Blok teks yang akan salin. b. Klik menu Edit Copy. c. Klik daerah tujuan penyalinan. d. Klik menu Edit Paste. e. Teks yang disalin muncul di lokasi tujuan. f. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam satu file atau antar file dengan proses yang sama. 3. Memindahkan (move) a. Blok teks yang akan dipotong. b. Klik daerah tujuan pemindahan. c. Klik menu Edit Paste. d. Teks yang dipotong muncul di lokasi tujuan. e. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam satu file atau antar file dengan proses yang sama. 4. Mencari (find) a. Klik menu Edit Find. b. Muncul kotak dialog Find and Replace seperti pada gambar 1. 22

27 c. Klik menu Find, kemudian isikan teks yang akan dicari di kotak Find what. d. Jalankan perintah dengan menekan tombol Find All. e. Data yang dicari akan diberi tanda oleh Microsoft Word Xp. Gambar 1. Menu Find pada kotak dialog Find and Replace 5. Mengganti (replace) a. Klik menu Edit Replace. Muncul kotak dialog Find and Replace. b. Klik menu Replace. c. Isikan teks yang akan diganti di kotak Find what. d. Isikan teks pengganti di kotak Replace with seperti pada gambar 2. e. Jalankan perintah dengan menekan tombol Replace All. f. Ikuti perintah yang muncul pada layar dengan menekan tombol OK. Gambar 2. Menu Replace pada kotak dialog Find and Replace 23

28 B. Tata Letak 1. Satuan Ukuran Default satuan ukuran dalam Microsoft Word Xp adalah inchi. Untuk menukar satuan ukuran dilakukan dengan: a. Klik Menu Tools Option. b. Muncul kotak dialog Option. c. Pilih menu General seperti pada gambar 3. d. Pada kotak Measurement pilih Centimeter. e. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. f. Satuan pengukuran Microsoft Word Xp yang kini dipakai adalah Centimeter. Gambar 3. Mengatur satuan ukuran 24

29 2. Ukuran Kertas a. Klik Menu File Page Setup. b. Muncul kotak dialog Page Setup. c. Pilih menu Paper, seperti pada gambar 4. d. Bagian Paper Size berisikan Jenis kertas beserta ukurannya. e. Bagian Preview menampilkan bentuk ukuran kertas yang dipilih. f. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. Gambar 4. Kotak dialog ukuran kertas 3. Margin a. Klik Menu File Page Setup. b. Muncul kotak dialog Page Setup. c. Buka menu Margins, seperti pada gambar 5. 25

30 d. Bagian margins berisikan batas-batas tepi kertas. Isi batas-batas tersebut sesuai kebutuhan. e. Orientation merupakan informasi posisi kertas. Portrait berarti tegak dan Landscape berarti rebah. f. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. Gambar 5. Kotak dialog ukuran margin 4. Bullets and Numbering a. Bullets Bullets merupakan tanda berupa noktah di depan kalimat. Bullets dibuat dengan langkah sebagai berikut: 1) Blok kalimat yang akan diberi bullet, seperti pada gambar 6. 2) Klik menu Format Bullets and Numbering. 3) Muncul kotak dialog Bullets and Numbering. 26

31 4) Buka menubullets. 5) Pilih jenis bullet yang diperlukan, seperti pada gambar 7. 6) Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 7) Muncul bullet di depan kalimat yang diblok sebelumnya. Gambar 6. Blok data untuk penambahan bullet 27

32 Gambar 7. Menu Bulleted b. Numbering Numbering merupakan pemberian nomor secara otomatis didepan kalimat. Proses pembuatan numbering adalah sebagai berikut: 1) Blok kalimat yang akan diberi bullet, seperti pada gambar 8. 2) Klik menu Format Bullets and Numbering. 3) Muncul kotak dialog Bullets and Numbering. 4) Buka menu Numbering. 5) Pilih jenis penomoran yang diperlukan, seperti pada gambar 9. 6) Restart Numberinging berfungsi untuk memulai dari awal penomoran. 7) Continue previeous list berfungsi untuk melanjutkan penomoran yang telah ada. 8) Customize merupakan tombol untuk membuka kotak dialog Customize Numbered List sebagai pengatur tampilan. Lihat gambar 10. 9) Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 10) Muncul penomoran di depan kalimat yang diblok sebelumnya. 28

33 Gambar 8. Blok data untuk pemberian nomor Gambar 9. Menu Numbered 29

34 Gambar 10. Kotak dialog Customize Numbered List 5. Penomoran Halaman Langkah kerja pembuatan nomor halaman adalah sebagai berikut: a. Klik menu Insert Page Numbers. b. Muncul kotak dialog Page Numbers seperti pada gambar 11. Gambar 11. Kotak dialog Page Numbers 30

35 c. Bagian Position terdapat pilihan penempatan nomor halaman. Bottom of page (Footer) berarti nomor berada di bagian bawah halaman kerja. Sedangkan Top of Page (Header) berarti nomor berada di bagian atas halam kerja. d. Bagian Alignment terdapat pilihan Left penempatan di kiri. Center penempatan di tengah. Right penempatan di kanan. Inside penempatan diantara dua halaman yang berhadapan. Uot side penempatan diluar halaman yang berhadapan. e. Tombol Format untuk memunculkan kotak dialog Page Number Format seperti pada gambar 12. Gambar 12. Kotak dialog Page Number Format f. Kotak dialog Page Number Format berguna untuk mengatur jenis penomoran dan urutan nomor awal yang akan ditampilkan. g. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. h. Muncul nomor halaman pada posisi yang diinginkan. 6. Tabulasi Langkah kerja pembuatan tabulasi untuk penempatan nomor halaman adalah sebagai berikut: a. Tempatkan kursor kanan teks daftar isi yang akan diberi tabulasi. b. Klik menu Format Tabs, muncul kotak dialog Tabs seperti pada gambar

36 Gambar 13. Kotak dialog Tabs c. Isikan batas tabulasi di kotak Tab stop position. d. Klik Left di bagian Aligenment. e. Klik nomor 2 bertanda titik-titik di bagian Leader. f. Klik Tombol Set. g. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. h. Tekan tombol Tab di key board. i. Hasil tabulasi seperti pada gambar 14 32

37 7. Catatan Kaki Gambar 14. Daftar isi dengan penomoran tabulasi Catatan kaki dipergunakan untuk menuliskan rujukan kepustakaan yang berada di bagian bawah teks paragraf. Langkah kerja pembuatan catatan kaki adalah sebagai berikut: a. Tempatkan kursor diakhir kalimat yang akan diberi catatan kaki. Gambar 15. Insert Footnote b. Klik menu Insert Reference Footnote. Lihat gambar

38 c. Muncul kotak dialog Footnote seperti pada gambar 16. Gambar 16. Kotak dialog Footnote and Endnote d. Isikan data seperti pada gambar 16. Gambar 17. Penempatan Footnote di halaman kerja e. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. f. Muncul angka sebagai urutan catatan kaki. Ketik data yang diperlukan. 34

39 g. Untuk kembali kehalaman kerja, klik halaman tempat melanjutkan pekerjaan. 8. Header and Footer Header and Footer merupakan teks yang tercetak otomatis di barisan atas atau bawah halaman setiap penambahan jumlah halaman. Header berada di atas dan Footer berada di bawah. Langkah kerja pembuatan Header and Footer adalah sebagai berikut: a. Klik menu Viev Header and Footer. b. Muncul lokasi pengisian Header and Footer beserta kotak dialog seperti pada gambar 18. c. Lakukan pengisian sesuai keperluan. Gambar 18. Pembuatan Header and Footer d. Pengisian teks otomatis dapat dilakukan melalui program Insert Auto Text. Klik tombol Insert Auto Text di kotak dialog Header and Footer, maka akan muncul menu seperti pada gambar

40 Gambar 19. Menu Insert Auto Text e. Pilih jenis teks otomatis yang diperlukan. f. Klik tombol Close di kotak dialog untuk keluar dari program Header and Footer. g. Hasil penggunaan Header and Footer seperti pada gambar 20. Gambar 20. Halaman kerja dengan Header and Footer 36

41 IV. VISUAL EFEK Pemberian Visual Efek pada halaman kerja bertujuan untuk memperindah tampilan dan komunikatif. Kegiatan ini ditujukan untuk teks, tabel dan komponen lain yang terdapai di halaman kerja. A. Border Border merupakan bingkai hias di halaman kerja Microsoft Word Xp. Proses pembuatan border adalah sebagai berikut: 1. Klik menu Format Borders and Sading. 2. Muncul kotak dialok Borders and Sading. 3. Klik Page Border seperti pada gambar 1. Gambar 1. Kotak dialok Borders and Sading menu Page Border 4. Klik Art untuk mencari model border yang diperlukan. 5. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 37

42 6. Muncul tampilan border seperti pada gambar 2. Gambar 2. Halaman kerja dengan border B. Shading Shading merupakan latar berwarna di halaman kerja Microsoft Word Xp. Shading dapat diberikan pada teks atau paragraf. Proses pembuatan shading adalah sebagai berikut: 1. Blok teks yang akan diberi shading. 2. Klik menu Format Borders and Sading. 3. Muncul kotak dialok Borders and Sading, klik Shading seperti pada gambar Klik warna yang diperlukan di bagian Fill. 5. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 6. Muncul tampilan shading pada teks seperti pada gambar 4. 38

43 Gambar 3. Kotak dialok Borders and Sading menu Shading Gambar 4. Paragraf dengan shading pada teks 39

44 C. Shading Table Shading Table merupakan latar berwarna di sel pada tabel kerja Microsoft Word Xp. Proses pembuatan shading Table adalah sebagai berikut: 1. Blok sel yang akan diberi shading. 2. Muncul kotak dialok Borders and Sading, klik Shading seperti pada gambar Klik warna yang diperlukan di bagian Fill. 4. Akhiri perintah dengan menekan tombol OK. 5. Muncul tampilan shading tabel seperti pada gambar 5. Gambar 5. Shading pada tabel 40

45 D. Background Background merupakan latar berwarna di halaman kerja Microsoft Word Xp. Proses pembuatan Background adalah sebagai berikut: 1. Klik menu Format Background Fill Effect, seperti pada gambar 6. Gambar 6. Pilihan Menu Bacground 2. Muncul kotak dialog seperti pada gambar 7. Gambar 7. Kotak dialog Fill Effect Texture 41

46 3. Pilih efek yang dibutuhkan. 4. Klik tombol OK. 5. File kerja mendapat efek latar belakang seperti pada gambar 8. Gambar 8. Halaman kerja dengan efek latar belakang tekstur. 6. Efek latar belakang seperti pada gambar 8 dapat ditukar dengan bentuk lain atau dengan photo menggunakan teknik yang sama pada pemberian efek sebelumnya. 42

47 V. PENYELESAIAN Akhir dari pembuatan dokumen adalah mencetak dokumen di kertas. Microsoft Word Xp mempunyai fasilitas Print Preview untuk melihat tampilan akhir dokumen di monitor dan Print untuk mencetak dokumen menggunakan printer. A. Print Preview Penggunaan Print Preview adalah sebagai berikut: 1. Klik menu File Print Preview atau klik icon Print Preview, seperti pada gambar 1. Gambar 1. Menjalankan Print Preview 2. Muncul terjadi perubahan halaman kerja menjadi seperti pada gambar Untul keluar dari halaman Print Preview, klik tombul Close pada barisan menu. 4. Jika telah selesai, lanjutkan dengan pencetakan di kertas. 43

48 Gambar 2. Tampilan Print Preview B. Print Penggunaan Print Preview adalah sebagai berikut: 1. Klik menu File Print atau klik icon Print. 2. Muncul kotak dialog Print seperti pada gambar Bagian Printer Name, pilih jenis printer yang akan digunakan. 4. Page range memberikan pilihan All untuk mencetak semua halaman dalam satu file. Current page untuk mencetak halaman tempat kursor berada dan pages untuk mencetak halaman pada nomor tertentu. 5. Bagian Copies berisi informasi kebutuhan jumlah penggandaan cetakan. 6. Jika pengisian data selesai, maka jalankan pencetakan dengan menekan tombol OK. 7. Tunggu beberapa saat maka printer akan bekerja. 44

49 Gambar 3. Kotak dialog Print 45

50 VI. MAIL MERGE (MS WORD +MS EXCEL) Program Mail Merge Microsoft Word Xp dipergunakan untuk membuat dokumen yeng bersifat banyak namun memiliki perbedaan sedikit, misalnya pada surat undangan. Program Mail Merge Microsoft Word Xp terdiri dari File Master dan File Data. A. File Master Dalam hal ini dicontohkan membuat tujuan surat dengan langkah kerja sebagai berikut: 1. Buat format kepala surat. 2. Klik menu Tools Letters and Mailings Show Mail Merge Toolbar 3. Muncul tampilan seperti pada gambar 1. Gambar 1. Membukla menu Mail Merge Wizard 4. Muncul Taks Pane Mail Merge di kanan halaman kerja seperti gambar Pilih Letters di bagian Select document type. Klik Next: starting document dibagian Step 1 of 6. 46

51 Gambar 2. Taks Pane Mail Merge 6. Muncul kotak pertanyaan How do you want to set up your lettes? Pilih jawaban Start from exiting. Klik Next: Slect Recipients dibagian Step 2 of 6, Gambar 3. Pemilihan jenis dokumen master. 47

52 7. Muncul perubahan seperti pada gambar 4. Pilih Use an existing list pada bagian Select recipients. Klik Browse untuk membuka file input, muncul kotak dialog Select data source seperti pada gambar 5. Gambar 4. Pemilihan file penerima data input Gambar 5. Sumbar data input 48

53 8. Klik file penyimpan data kemudian klik tombol Open, muncul kotak dialog Select Table seperti pada gambar 6. Gambar 6. Kotak dialog Select Table 9. Klik tombol OK, muncul kotak dialog Mail Merge Recipients seperti pada gambar 7. Gambar 7. Kotak dialog Mail Merge Recipients 10. Klik tombol OK. Kotak dialog hilang dan aktivitas kembali ke file master. 11. Klik Next: Wrte Your Letter. 12. Muncul informasi Wrte Your Letter seperti pada gambar 8. 49

54 13. Klik tempat yang akan menerima input. Misalnya memasukkan status penerima surat, klik lokasi setelah Yth.. Data akan masuk di tempat kursor berada. Gambar 8. Informasi Wrte Your Letter 14. Klik More Items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Filed seperti pada gambar Klil Satus Klik Insert. Tombol Cancel berubah menjadi Close. Gambar 9. Kotak dialog Insert Merge Filed 50

55 16. Klik tombol Close. 17. Lakukan teknik yang sama untuk memasukkan data Namaa dan Alamat. 18. Hasil penempatann seperti pada gambar 10. Gambar 10. Lokasi input data 19. Klik Next: Preview Your Letter, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar Untuk melihat tampilan input data berikutnya, klik tanda maka terjadi perubahan tampulan sesuai data yang ada. 21. Jika semua data telah benar, klik Next: Completee the merge. 22. Untuk mencetak hasil mergee ke file baru dilakukan dengann klik Edit individual letter. 23. Muncul kotak dialog Merge to new document. 24. Pilihan All untuk memasukkan semua data input. Current record untuk data yang tampil di layar. From to digunakan untuk batasan tertentu. 25. Mencetak data ke printer dari file baru atau file master menggunakann teknik yang sama seperti mencetak dokumen paragraf biasa. 51

56 Gambar 11. Preview Your Letter Gambar 12. Perintah mencetak File hasil Merge 52

57 B. File Data Dalam hal ini dicontohkan membuat file data input menggunakan Microsoft Excel dengan langkah kerja sebagai berikut: 1. Buka program Microsoft Excel. 2. Buat kepala kolom terdiri dari nomor, nama, status dan alamat. 3. Isikan data berurutan kebawah seperti pada gambar Simpan file di folder yang dibutuhkan. 5. Data input akan terbaca oleh program Mail Merge secara berurutan dari atas ke bawah. Gambar 13. File data input 53

58 VII. MAIL MERGE (MS WORD +MS ACCESS) Program Mail Merge Microsoft Word Xp dipergunakan untuk membuat dokumen yeng bersifat banyak namun memiliki perbedaan sedikit, misalnya pada surat undangan. Program Mail Merge Microsoft Word Xp terdiri dari File Master dan File Data. A. File Master Dalam hal ini dicontohkan membuat tujuan surat dengan langkah kerja sebagai berikut: 1. Buat format kepala surat. 2. Klik menu Tools Letters and Mailings Show Mail Merge Toolbar 3. Muncul tampilan seperti pada gambar 1. Gambar 1. Membukla menu Mail Merge Wizard 4. Muncul Taks Pane Mail Merge di kanan halaman kerja seperti gambar Pilih Letters di bagian Select document type. Klik Next: starting document dibagian Step 1 of 6. 54

59 Gambar 2. Taks Pane Mail Merge Gambar 3. Pemilihan jenis dokumen master. 55

60 6. Muncul kotak pertanyaan How do you want to set up your lettes? Pilih jawaban Start from exiting. Klik Next: Slect Recipients dibagian Step 2 of 6, lihat gambar Muncul perubahan seperti pada gambar 4. Pilih Type a new list pada bagian Select recipients. Gambar 4. Pemilihan file penerima data input Gambar 5. Sumber data input 56

61 8. Klik Create untuk membuat file input, muncul kotak dialog New Address List seperti pada gambar Klik Customize untuk membuat jenis data yang akan dimasukkan. Muncul kotak dialog seperti pada gambar 6. Gambar 6. Customize Address List 10. Untuk menghapus Field Names yang ada gunakan tombol Delete. Menukar nama Field dengan rename. 11. Tombol Move up untuk menaikkan urutan field. 12. Tombol Move down untuk menurunkan urutan field. 13. Untuk menambahkan Field name dengan tombol Add, muncul kotak dialog seperti pada gambar 7. Gambar 7. Kotak dialog Add Field 14. Ketik nama field yang diperlukan, kemudian tekan tombol OK. 15. Lakukan kegiatan ini untuk field berikutnya. Hasilnya seperti pada gambar 8. 57

62 16. Tekan tombol OK maka akan muncul kotak dialog New Address List seperti pada gambar 9. Gambar 8. Field name yang baru Gambar 9. New Address List hasil perubahan 17. Isikan data sesuai dengan nama field di kotak Enter Address information. 18. Klik tombol New Entry untuk memasukkan data berikutnya. Jika selesai tekan tombol Close. 58

63 19. Muncul kotak dialog Save Address List untuk menyimpan file data seperti pada gambar Tentukan lokasi penyimpanan file. Gambar 10. Kotak dialog Save Address List 21. Selanjutnya muncul kotak dialog Mail Marge Recipient seperti pada gambar 11. Gambar 11. Kotak dialog Mail Marge Recipient 22. Untuk perubahan data gunakan tombol edit, menghapus data tertentu dengan tombol Clear All. 59

64 23. Klik tombol OK untuk menyetujui data yang tampil di kotak dialog Mail Marge Recipient. 24. Aktivitas kembali ke halaman kerja file master mail merge seperti pada gambar 12. Gambar 12. File master mail merge 25. Klik Next: Wrte Your Letter. 26. Muncul informasi Wrte Your Letter seperti pada gambar Klik tempat yang akan menerima input. 28. Misalnya memasukkan status penerima surat, klik lokasi setelah Yth.. Data akan masuk di tempat kursor berada. 60

65 Gambar 13. Informasi Wrte Your Letter 29. Klik More Items, maka akan muncul kotak dialog Insert Merge Filed seperti pada gambar 14. Gambar 14. Kotak dialog Insert Merge Filed 30. Klil Satus Klik Insert. Tombol Cancel berubah menjadi Close. 31. Klik tombol Close. 32. Lakukan teknik yang sama untuk memasukkan data Nama dan Alamat. 61

66 33. Hasil penempatan seperti pada gambar 15. Gambar 15. Lokasi input data Gambar 16. Preview Your Letter 62

67 34. Klik Next: Preview Your Letter, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar Untuk melihat tampilan input data berikutnya, klik tanda maka terjadi perubahan tampulan sesuai data yang ada. 36. Jika semua data telah benar, klik Next: Completee the merge. 37. Untuk mencetak hasil mergee ke file baru dilakukan dengann klik Edit individual letter. 38. Muncul kotak dialog Merge to new document. 39. Pilihan All untuk memasukkan semua data input. Current record untuk data yang tampil di layar. From to digunakan untuk batasan tertentu. 40. Mencetak data ke printer dari file baru atau file master menggunakann teknik yang sama seperti mencetak dokumen paragraf biasa. Gambar 18. Perintah mencetak File hasil Merge 63

68 B. File Data Dalam hal ini dicontohkan membuat file data input menggunakan Microsoft Access. File data dapat dibuka secara tersendiri dengan langkah kerja sebagai berikut: 1. Buka program Windows Explorer. 2. Tuju folder penyimpanan. 3. Buka file data dengan klik kanan mouse. 4. Klik Office_Address_List kemudian klik tombol Open seperti gambar 19. Gambar 19. File data input 5. Data akan tampil seperti pada gambar 20. Gambar 20. Tampilan Data 64