SKRIPSI PERANAN AUDITOR INTERNAL DALAM MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN OLEH : : ARTHA L TAMBUNAN NIM :

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI MEDAN SKRIPSI PERANAN AUDITOR INTERNAL DALAM MEMELIHARA SISTEM MANAJEMEN MUTU PADA PT SOCFIN INDONESIA MEDAN OLEH : NAMA : ARTHA L TAMBUNAN NIM : DEPARTEMEN : AKUNTANSI Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi 2009

2 PERNYATAAN Dengan ini, saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT Socfin Indonesia Medan adalah benar hasil karya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan, atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi Program S-1 Reguler Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Universitas Sumatera Utara. Medan, Yang membuat pernyataan, Artha L Tambunan NIM :

3 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas anugerah dan tuntunan yang senantiasa diberikan dalam menyelesaikan skripsi ini. Saya juga bersyukur untuk setiap penyertaan dan kekuatan yang diberikan dalam menghadapi setiap permasalahan yang timbul dalam pengerjaan skripsi ini. Terimakasih ya Tuhan untuk setiap kasihmu. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Universitas Sumatera Utara untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi. Adapun judul skripsi ini adalah Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajamen Mutu Pada PT. Socfin Indonesia Medan. Untuk menyelesaikan skripsi ini, penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan segenap kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki oleh penulis. Walaupun demikian, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis bersedia menerima kritik dan saran yang bersifat membangun untuk menyempurnakan skripsi ini. Penulis telah mendapat bantuan dan bimbingan baik moril dan materil dari berbagai pihak dalam penyelesaian skripsi ini. Maka pada kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih dan penghargaan yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis, terutama kepada :

4 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Nurzaimah, MM, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam proses penyusunan skripsi ini. 4. Bapak Drs, Wahidin Yasin, M.Si, Ak dan Bapak Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak selaku dosen penguji I dan II yang telah membantu penulis melalui saran dan kritik yang diberikan demi kesempurnaan skripsi ini. 5. Kedua orang tua yang sangat saya kasihi Bapak Ir. T. Tambunan dan Mama R. Manurung. Terima kasih untuk semua doa, dukungan baik moril maupun materil yang telah diberikan sejak saya lahir hingga saat ini. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak. Semoga Tuhan senantiasa melimpahkan berkat dan karunianya. Amin Medan, 29 Juni 2009 Penulis, Artha L Tambunan NIM

5 ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan auditor internal dalam memelihara sistem manajemen mutu pada perusahaan. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, teknik pengumpulan data yang digunakan adalah melalui wawancara, dokumentasi, dan kepustakaan. Hasil penelitian yang dapat disimpulkan menunjukkan bahwa peranan auditor internal sangat bermanfaat dalam memelihara system manajemen mutu pada perusahaan. Kedudukan audit internal berada dibawah Principal Director, sehingga penilaian terhadap pengendalian dilakukan dengan objektif dan independen. Laporan audit mengungkapkan kelemahan yang terjadi dan rekomendasi perbaikan sehingga sistem manajemen mutu yang dijalankan perusahaan akan semakin baik di masa yang akan datang. Kata Kunci: Peran audit internal, sistem manajemen mutu.

6 ABSTRACT The purpose of this research is to recognize the role of audit intern in company to maintain quality management system. This research use descriptive method. Data type that used are primary data and secondary data, data collecting technique that used are by interviews, documentation, and literature. The results of this research that can be conclude expressed that the role of audit intern is very useful to maintain the quality management system. The position of audit intern department is below of Principal Director so that appraisal to control is done objectively and independent. Audit report expressed the weakness, recommendation of repair, and success which has been reached so that quality management system perform can improve in the next period. Key Words: The role of audit intern, quality management system.

7 DAFTAR ISI Halaman PERNYATAAN... i KATA PENGANTAR... ii ABSTRAK... iv ABSTRACT... v DAFTAR ISI... vi DAFTAR GAMBAR... ix DAFTAR LAMPIRAN... x BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Batasan dan Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Penelitian... 4 D. Manfaat Penelitian... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Audit Internal... 5 B. Fungsi dan Tujuan Internal Audit... 9 C. Independensi Internal Audit D. Laporan Internal Audit E. Pengertian Sistem Manajamen Mutu F. Tujuan Sistem Manajamen Mutu G. Langkah-langkah Penerapan Sistem Manajamen Mutu... 23

8 H. Manfaat Penerapan Sistem Manajamen Mutu I. Persyaratan Standar Sistem Manajamen Mutu J. Kerangka Konseptual BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian B. Jenis Data C. Teknik Pengumpulan Data D. Metode Analisis Data E. Jadwal dan Lokasi Penelitian BAB IV HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan b. Struktur Organisasi Perusahaan c. Aktivitas Perusahaan Fungsi dan Tujuan Audit Internal Prosedur Audit Internal Independensi Audit Internal Laporan Audit Internal Penerapan Sistem Manajamen Mutu B. Analisis Hasil Penelitian... 94

9 1. Fungsi dan Kedudukan Auditor Internal Kesesuaian Penerapan Sistem Manajamen Mutu Peranan Auditor Internal dalam Memelihara Sistem Manajamen Mutu BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

10 DAFTAR GAMBAR Nomor Judul Halaman Gambar 2.1 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Keuangan 15 Gambar 2.2 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Utama 16 Gambar 2.3 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Dewan Komisaris 17

11 DAFTAR LAMPIRAN Nomor Judul Halaman Lampiran 1 Struktur Organisasi PT Socfin Indonesia Medan 110 Lampiran 2 Struktur Organisasi Internal Audit 111

12 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Dewasa ini Indonesia sedang dalam masa perkembangan, sebab itu banyak jenis-jenis usaha yang tumbuh dan berkembang baik jenis usaha jasa, perdagangan, maupun industri yang dilakukan pemerintah maupun swasta. Perkembangan berbagai jenis usaha tersebut merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan pendapatan. Tujuan utama dari kegiatan usaha bagi perusahaan besar maupun kecil adalah menghasilkan keuntungan atau laba yang dicapai melalui kelancaran operasi kegiatan perusahaan yang bersumber dari perolehan pendapatan yang diterima dari berbagai transaksi penjualan barang dan jasa. Bersamaan dengan itu, meluasnya permasalahn manajemen yang kompleks, serta berkembangnya dunia usaha di indonesia, maka berbagai perusahaan Penanaman Modal Asing mulai berdiri. Hal ini mengakibatkan persaingan dunia usaha meningkat, sehingga mau tidak mau menuntut kemampuan seorang pemimpin perusahaan untuk mengelola perusahaan secara efektif dan efisien sehingga dapat bersaing dengan perusahaan lain. Cara lain yang efektif agar perusahaan dapat menghadapi persaingan dengan para kompetitor adalah menjalin hubungan baik dengan konsumen. Konsumen yang semakin cerdas dan kritis dalam menilai kualitas barang dan jasa

13 mendorong para pelaku bisnis untuk selalu mengembangkan strategi bersaingnya agar lebih berfokus pada kualitas produknya. Barang dan jasa yang berkualitas dapat dihasilkan bila perusahaan menerapkan sistem manajemen yang mengangkat mutu sebagai strategi usaha dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Sedangkan sistem manajemen yang sesuai untuk mengangkat mutu sebagai strategi usaha adalah sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan continuous improvement dengan didasarkan pada ISO 9001: Perusahaan yang telah menerapkan ISO 9001: 2000 diharuskan untuk melakukan audit mutu. Audit mutu adalah salah satu alat yang digunakan dalam program peningkatan mutu. Audit mutu adalah pengujian yang sistematis dan independen untuk menilai apakah aktivitas mutu dan hasil yang berhubungan dengan mutu memenuhi aturan yang direncanakan dan apakah aturan tersebut diterapkan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan dilakukan audit mutu ketidaksesuaian akan aktivitas manajemen mutu dapat diketahui penyebabnya dan dapat dengan segera diambil tindakan perbaikan. Dengan demikian perusahaan dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada pelanggan, dalam arti dapat memenuhi bahkan melebihi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan. Sehingga resiko adanya keluhan pelanggan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Dengan kata lain, audit mutu yang dilakukan secara teratur dapat membantu perusahaan meningkatkan kepuasan pelanggan.

14 Sejalan dengan perkembangan perusahaan, pimpinan perusahaan tidak dapat lagi secara langsung mengawasi jalannya sistem manajemen mutu perusahaan. Pimpinan kemudian mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab ini kepada pihak lain yakni pihak auditor internal untuk melakukan audit mutu pada sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh perusahaan. Audit Internal tersebut haruslah audit internal yang memadai dan yang dapat menjamin terpeliharanya sistem manajemen mutu yang telah diterapkan perusahaan tersebut sehingga perusahaan dapat tetap bersing dengan para kompetitor dan hubungan baik dengan para konsumen dapat selalau terjalin dengan baik. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul Peranan Auditor Internal Dalam Memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT. Sofin Indonesia Medan B. PERUMUSAN DAN BATASAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Apakah Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah berfungsi sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan? 2. Apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu? 3. Apakah Auditor Internal sesuai kedudukannya dapat berperan dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT Sofin Indonesia Medan?

15 C. TUJUAN PENELITIAN Tujuan penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui apakah fungsi Auditor Internal pada PT. Socfin Indonesia Medan sudah dilaksanakan sebagaimana mestinya dalam upaya peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan, 2. Untuk mengetahui apakah penerapan Sistem Manajemen Mutu di perusahaan telah sesuai dengan Standar Internasional Sistem Manajemen Mutu, 3. Untuk mengetahui apakah Auditor Internal sesuai kedudukannya sudah berperan dalam memelihara Sistem Manajemen Mutu pada PT. Socfin Indonesia Medan. D. MANFAAT PENELITIAN Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah: 1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan masukan yang dapat menambah wawasan mengenai pelaksanaan audit internal dan Sistem Manajamen Mutu di perusahaan. 2. Bagi perusahaan yang diteliti, dimana kesimpulan dan saran-saran yang diajukan oleh penulis dapat bermanfaat bagi Perusahaan dalam meningkatkan sistem manajemen mutu yang baik. 3. Bagi pihak lain, penelitian ini bermanfaat sebagai bahan masukan bagi penelitian sejenis dan bacaan yang bermanfaat untuk menambah wawasan

16 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Audit Internal Auditing merupakan kegiatan pemeriksaan dan pengujian suatu pernyataan, pelaksanaan dari kegiatan yang dilakukan oleh pihak independen guna memberikan suatu pendapat. Pihak yang melaksanakan auditing disebut dengan auditor. Pengertian auditing semakin berkembang sesuai dengan kebutuhan yang meningkat akan hasil pelaksanaan auditing. Dan Guy (2002:5) telah mendefinisikan audit sebagai berikut : Audit merupakan suatu proses sistematis yang secara obyektif memperoleh dan mengevaluasi bukti yang terkait dengan pernyataan mengenai tindakan atau kejadian ekonomi untuk menilai tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dan kriteria yang telah ditetapkan serta mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Dilihat dari definisi di atas, unsur penting dalam pelaksanaan auditing adalah proses perolehan serta pengevaluasian bukti-bukti dan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Bukti-bukti yang diperoleh baik dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan digunakan sebagi bahan evaluasi sehingga hasil audit lebih objektif. Kriteria-kriteria yang ditetapkan digunakan sebagai tolak ukur auditor untuk memberikan pendapatnya yang kemudian dituangkan ke dalam laporan audit. Laporan audit harus dapat memberi informasi kepada para pengguna akan tingkat kesesuaian dari informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang ditetapkan.

17 Jika dilihat dari pihak yang melakukan pemeriksaan, terdapat dua kelompok auditor yaitu auditor internal dan auditor eksternal. Kedudukan dan tanggung jawab di antara kedua kelompok auditor tersebut sangat berbeda satu sama lain. Seorang auditor internal bekerja pada perusahaan, lembaga pemerintahan, atau perusahaan nirlaba, sedangkan auditor eksternal bekerja pada suatu Kantor Akuntan Publik (KAP). Meskipun pihak yang melakukan internal audit merupakan bagian dari organisasi yang diaudit itu sendiri, tetapi pelaksanaan internal audit harus tetap obyektif dan independen dari aktivitas yang diaudit. Auditor internal umumnya melapor kepada manajer senior atau dewan direksi, sedangkan auditor eksternal hanya memiliki struktur pelaporan yang terbatas kepada kantor akuntan tempat auditor tersebut bekerja dan pihak ketiga (kreditor dan investor). Untuk dapat memahami dan lebih memperjelas pengertian internal audit secara baik, berikut ini akan dikutip beberapa definisi internal audit. Ikatan Auditor Internal (Institute of Internal Auditors IIA) dikutip oleh Messier (2005:514), mendefenisikan audit internal sebagai berikut : Audit internal adalah aktivitas independen, keyakinan obyektif, dan konsultasi yang dirancang untuk menambah nilai dan meningkatkan operasi organisasi. Audit internal ini membantu organisasi mencapai tujuannya dengan melakukan pendekatan sistematis dan disipilin untuk mengevaluasi dan meningkatkan efektifitas manajemen resiko, pengendalian, dan proses tata kelola. Definisi ini mengandung pengertian bahwa internal audit merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk membantu manajemen dalam penyediaan informasi, dengan tujuan akhir yaitu menambah nilai perusahaan. Pelaksanaan internal audit dilakukan secara independen dan obyektif yang berarti tidak

18 terpengaruh oleh pihak manapun dan tidak terlibat dalam pelaksanaan kegiatan yang diaudit. Hasil audit yang diperoleh dari pelaksanaan internal audit secara independen dan obyektif tersebut akan dapat diandalkan oleh para pengguna informasi. Sawyer (2005:10) mengemukakan definisi audit internal yang menggambarkan lingkup audit internal modern yang luas dan tak terbatas sebagai berikut : Audit internal adalah sebuah penilaian yang sistematis dan objektif yang dilakukan auditor internal terhadap operasi dan kontrol yang berbeda-beda dalam organisasi untuk menentukan apakah : 1. informasi keuangan dan operasi telah akurat dan dapat diandalkan, 2. risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi dan diminimalisasi, 3. peraturan eksternal serta kebijakan dan prosedur internal yang biasa diterima telah diikuti, 4. kriteria operasi yang memuaskan telah dipenuhi, 5. sumber daya telah digunakan secara efisien dan ekonomis, dan 6. tujuan organisasi telah dicapai secara efektif --semua dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya secara efektif. Definisi ini tidak hanya mencakup peranan dan tujuan auditor internal, tetapi juga mengakomodasikan kesempatan dan tanggung jawab. Definisi tersebut juga memadukan persyaratan-persyaratan signifikan yang ada di Standar dan menangkap lingkup yang luas dari auditor internal modern yang lebih menekankan pada penambahan nilai dan semua hal yang berkaitan dengan risiko, tata kelola, dan kontrol. Perusahaan yang berkembang di Indonesia memiliki kedudukan yang penting dalam perekonomian dan pembangunan bagi masyarakat Indonesia, maka

19 peran internal audit menjadi semakin penting untuk mengawasi perusahaan secara independen. berikut : Definisi lain menurut Sukrisno (2004:221) mengenai internal audit sebagai Internal audit adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen puncak yang telah ditentukan dan ketaatan terhadap peraturan pemerintah dan ketentuan-ketentuan dari ikatan profesi yang berlaku. Definisi di atas menunjukkan bahwa internal audit telah mengalami perkembangan. Lingkup internal audit tidak lagi hanya terbatas melakukan pemeriksaan di bidang keuangan saja, tetapi juga melakukan pemeriksaan di bidang lainnya seperti pengendalian, kepatuhan, operasional dan lain-lain. Bertolak dari definisi-definisi di atas, dalam perkembangannya konsep internal audit telah mengalami perubahan. Peranan internal audit sebelumnya hanya sebatas sebagai pengawas di dalam perusahaan yang kerjanya hanya mencari kesalahan, sedangkan saat ini internal audit dapat memberikan saran dan masukan berupa tindakan perbaikan atas sistem yang telah ada. Oleh karena itu, saat ini internal audit dapat juga dikatakan sebagai konsultan perusahaan dalam mencapai tujuannya di masa yang akan datang. Internal auditor harus selalu meningkatkan pengetahuan baik di bidang auditing sendiri maupun pengetahuan di bidang bisnis perusahaan agar dapat memberikan saran dan masukan berupa tindakan perbaikan tersebut.

20 B. Fungsi dan Tujuan Internal Audit Perusahaan perkebunan memiliki kedudukan yang penting dalam perekonomian dan pembangunan, maka fungsi internal audit menjadi semakin penting. Secara umum dapat dikatakan bahwa fungsi internal audit bagi manajemen perusahaan adalah untuk menjamin pelaksanaan operasional yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Di dalam perusahaan, internal audit merupakan fungsi staff, sehingga tidak memiliki wewenang untuk langsung memberi perintah kepada pegawai, juga tidak dibenarkan untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam perusahaan yang sifatnya di luar kegiatan pemeriksaan. Audit internal terlibat dalam memenuhi kebutuhan manajemen, dan staf audit yang paling efektif meletakkan tujuan manajemen dan organisasi di atas rencana dan aktivitas mereka. Tujuan-tujuan audit disesuaikan dengan tujuan manajemen, sehingga auditor internal itu sendiri berada dalam posisi untuk menghasilkan nilai tertinggi pada hal-hal yang dianggap manajemen paling penting bagi kesuksesan organisasi. Perumusan fungsi internal audit dalam perusahaan biasanya menyangkut sistem pengendalian manajemen, ketaatan, pengungkapan penyimpangan, efisiensi dan efektivitas, manajemen risiko, dan proses tata kelola (good corporate governance). Fungsi internal audit menjadi semakin penting sejalan dengan semakin kompleksnya operasional perusahaan. Manajemen tidak mungkin dapat mengawasi seluruh kegiatan operasional perusahaan, karena itu manajemen sangat

21 terbantu oleh fungsi internal audit untuk menjaga efisiensi dan efektivitas kegiatan. Sawyer (2005:32) menyebutkan fungsi internal audit bagi manajemen sebagai berikut : 1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang tidak dapat diawasi sendiri oleh manajemen puncak. 2. Mengidentifikasi dan meminimalkan risiko. 3. Memvalidasi laporan ke manajemen senior. 4. Membantu manajemen pada bidang-bidang teknis. 5. Membantu proses pengambilan keputusan. 6. Menganalisis masa depan bukan hanya untuk masa lalu. 7. Membantu manajer untuk mengelola perusahaan. Tujuan pemeriksaan yang dilakukan oleh internal auditor adalah untuk membantu semua pimpinan perusahaan (manajemen) dalam melaksanakan tanggung jawabnya dengan memberikan analisa, penilaian, saran dan komentar mengenai kegiatan yang diperiksanya. Untuk mencapai tujuan tersebut, internal auditor harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut : 1. menelaah dan menilai kebaikan, memadai tidaknya dan penerapan dari sistem pengendalian manajemen, pengendalian intern, dan pengendalian operasional lainnya serta mengembangkan pengendalian yang efektif dengan biaya yang tidak terlalu mahal 2. memastikan ketaatan terhadap kebijakan, rencana dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen 3. memastikan seberapa jauh harta perusahaan dipertanggung jawabkan dan dilindungi dari kemungkinan terjadinya segala bentuk pencurian, kecurangan dan penyalahgunaan

22 4. memastikan bahwa pengelolaan data yang dikembangkan dalam organisasi dapat dipercaya 5. menilai mutu pekerjaan setiap bagian dalam melaksanakan tugas yang diberikan oleh manajemen. 6. menyarankan perbaikan-perbaikan operasional dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajemen agar internal audit dapat terlaksana efektif dalam membantu manajemen dengan memberikan analisa, penilaian, dan saran mengenai kegiatan yang diperiksanya adalah : a. Internal audit department harus mempunyai kedudukan independen dalam organisasi perusahaan, yaitu tidak terlibat dalam kegiatan operasional yang diperiksanya. b. Internal audit department harus mempunyai uraian tugas tertulis yang jelas sehingga dapat mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawabnya. c. Internal audit department harus pula memiliki internal audit manual yang berguna untuk : 1) mencegah terjadi penyimpangan pelaksanaan tugas 2) menentukan standar untuk mengukur dan meningkatkan performance 3) memberi keyakinan bahwa hasil akhir internal audit department telah sesuai dengan requirement kepala internal audit. d. Harus ada dukungan kuat dari top management kepada Internal audit department, dukungan tersebut dapat berupa : 1) penempatan Internal audit department dalam posisi yang independen

23 2) penempatan audit staf dengan gaji yang menarik 3) penyediaan waktu yang cukup dari top manajemen untuk membaca, mendengarkan dan mempelajari laporan laporan Internal audit department dan tanggapan yang cepat dan tegas terhadap saran-saran perbaikan yang diajukan e. Internal audit department harus memiliki sumber daya yang profesional, capable, bisa bersikap objective dan mempunyai integritas serta loyalitas yang tinggi. f. Internal audit department harus dapat bekerja sama dengan akuntan publik. Hasil kerja satuan audit intern bisa mempercepat dan mempermudah pelaksanaan pekerjaan akuntan publik. Fungsi audit internal yaitu melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan proses pengelolaan risiko, pengendalian, dan governance, dengan pendekatan yang sistematis, teratur dan menyeluruh. Maksud dari pernyataan tersebut yaitu audit internal membantu organisasi dengan cara mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko signifikan dan memberikan kontribusi terhadap peningkatan pengelolaan risiko dan sistem manajemen mutu. Berdasarkan hasil penilaian risiko tersebut, fungsi audit internal mengevaluasi kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu, yang mencakup governance, kegiatan operasi, dan sistem informasi organisasi.

24 C. Independensi Internal Audit Salah satu hal yang harus diperhatikan agar suatu perusahaan dapat memiliki departemen audit internal yang efektif adalah departemen audit internal tersebut harus mempunyai kedudukan yang independen dalam organisasi perusahaan. Sukrisno (2004:227), mengemukakan bahwa independensi internal auditor antara lain tergantung pada : 1. Kedudukan Internal Audit Department (IAD) tersebut dalam organisasi perusahaan, maksudnya kepada siapa IAD bertanggung jawab. 2. Apakah IAD dilibatkan dalam kegiatan operasional. Jika ingin independen, departemen audit internal tidak boleh terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan. Misalnya tidak boleh ikut serta dalam kegiatan penjualan dan pemasaran, penyusunan sistem akuntansi, proses pencatatan transaksi, dan penyusunan laporan keuangan perusahaan. Kedudukan departemen internal audit di dalam perusahaan akan menentukan tingkat kebebasannya dalam menjalankan tugas sebagai auditor. Kedudukan ataupun status departemen audit internal dalam suatu organisasi perusahaan mempunyai pengaruh terhadap luasnya kegiatan serta tingkat independensinya didalam menjalankan tugasnya sebagai pemeriksa. Jadi status organisasi dari departemen audit internal harus cukup untuk dapat menyelesaikan tanggung jawab audit. Departemen audit internal hanyalah akan seefektif seperti yang diinginkan manajemennya jika ia bebas dari aktivitas-aktivitas yang diauditnya. Hal ini hanya akan dapat tercapai bila departemen audit internal mempunyai kedudukan yang memungkinkan baginya untuk mengembangkan sikap independennya

25 terhadap bagian-bagian lain yang harus diperiksanya. Untuk mencapai keadaan seperti ini, maka auditor internal harus memperoleh dukungan dari pihak manajemen dan dewan komisaris. Terdapat alternatif kedudukan internal auditor dalam perusahaan yaitu sebagai berikut : 1. Internal auditor berada di bawah direktur keuangan. 2. Internal auditor berada di bawah direktur utama yang merupakan staf dari direktur utama. 3. Internal auditor merupakan staf dewan komisaris. Kedudukan seorang internal auditor juga tidak memiliki wewenang langsung terhadap tingkatan manajemen di dalam organisasi perusahaan, kecuali pihak yang memang berada di bawahnya dalam satuan kerja internal audit itu sendiri. Untuk lebih dapat menjelaskan tentang kedudukan internal audit (internal audit department) di dalam organisasi perusahaan maupun struktur organisasi dalam satuan kerja internal audit sendiri, maka dapat diperlihatkan gambar berikut di bawah ini :

26 RUPS DEWAN KOMISARIS DIRUT DIR. KEU BAGIAN AKUNTANSI BAGIAN KEUANGAN IAD GAMBAR 2.1 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Keuangan (sejajar dengan Bagian Akuntansi dan Keuangan) Sumber : Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta hal 243.

27 RUPS DEWAN KOMISARIS DIRUT IAD DIR. KEU BAGIAN AKUNTANSI BAGIAN KEUANGAN BAGIAN ANGGARAN GAMBAR 2.2 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Direktur Utama IAD merupakan Staf Direktur Utama Sumber : Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta hal 243.

28 RUPS DEWAN KOMISARIS IAD DIRUT DIR. KEU BAGIAN AKUNTANSI BAGIAN KEUANGAN BAGIAN ANGGARAN GAMBAR 2.3 Internal Audit Department (IAD) Berada Dibawah Dewan Komisaris IAD merupakan staf dari Dewan Komisaris Sumber : Agoes Sukrisno. Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik. Jakarta hal 243.

29 Internal audit yang independen tidak dibolehkan untuk terlibat dalam kegiatan operasional perusahaan apalagi kegiatan yang diperiksanya. Sulit bagi seorang auditor untuk memberikan penilaian yang objektif dan independen apabila ternyata ia terlibat dalam kegiatan yang diperiksanya. Sebagai penilai independen tentang peranan sistem manajemen mutu perusahaan, internal audit hanya menempatkan diri sebagai narasumber dalam pembuatan konsep sistem manajemen mutu. Pihak yang bertanggung jawab penuh dalam perancangan dan implementasi sistem manajemen mutu adalah manajemen dan direksi. Dengan demikian penilaian internal audit terhadap sistem manajemen mutu tetap independen dan objektif, tanpa terlibat langsung dalam perencanaannya. D. Laporan Internal Audit Hasil akhir dari pelaksanaan audit internal dituangkan dalam suatu bentuk laporan tertulis melalui proses penyusunan yang baik. Laporan hasil audit internal merupakan suatu alat penting untuk menyampaikan pertanggungjawaban hasil kerja kepada manajemen yaitu sebagai media informasi untuk menilai sejauh mana tugas-tugas yang dibebankan dapat dilaksanakan. Adapun isi atau materi laporan audit internal menurut Boynton (2003:494) yaitu: a. suatu laporan tertulis yang ditandatangani harus dikeluarkan setelah pemeriksaan audit selesai. Laporan intern itu bisa dalam bentuk tertulis atau lisan dan dapat disampaikan secara formal ataupun informal. b. auditor internal harus membahas kesimpulan dan rekomendasi pada tingkatan manajemen yang tepat sebelum mengeluarkan laporan tertulis yang final. c. laporan haruslah objektif, jelas, ringkas, konstruktif dan tepat waktu.

30 d. laporan harus menyatakan tujuan, ruang lingkup, dan hasil audit, dan bila tepat, laporan itu juga harus berisi suatu pernyataan pendapat auditor. e. laporan dapat mencakup rekomendasi untuk perbaikan yang potensial dan mengakui kinerja serta tindakan korektif yang memuaskan. f. pandangan auditee tentang kesimpulan dan rekomendasi audit dapat disertakan dalam laporan audit. g. direktur auditing internal atau designee harus mereview dan menyetujui laporan audit final sebelum diterbitkan serta harus memutuskan kepada siapa laporan itu akan dibagikan. Laporan dari bagian audit internal merupakan suatu alat komunikasi yang di dalamnya terdapat tujuan yang dimulai dari penugasan, luas pemeriksaan, batasan yang dibuat dan juga saran atau rekomendasi kepada pimpinan perusahaan. Tujuan dari laporan audit adalah sebagai berikut: 1. laporan auditor adalah merupakan kesimpulan dari hasil pemeriksaan 2. menyajikan temuan-temuan dari hasil pemeriksaan yang telah dilakukan 3. sebagai dasar untuk kemudian diambil tindakan oleh manajemen terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk mencapai tujuan tersebut maka laporan yang disampaikan haruslah memiliki unsur-unsur berikut ini: a. Objektif Laporan yang disusun harus mengungkapkan fakta dengan teliti berdasarkan data yang dapat diuji kebenarannya. Menyampaikan dengan jelas tentang pokok pemeriksaan yang telah dilakukan sehingga dapat diyakini kebenarannya. b. Clear (jelas) Laporan disusun dengan menggunakan bahasa yang jelas, tidak menimbulkan kesalahpahaman bagi penggunanya. Menerangkan dengan

31 jelas dan lengkap agar dapat dimengerti oleh pihak-pihak yang menggunakannya. c. Ringkas Struktur laporan yang baik melaporkan dengan ringkas pelaksanaan operasional, pengendalian, dan hasil kerja. Laporan itu harus terhindar dari hal-hal yang tidak relevan, tidak material seperti gagasan, temuan, kalimat dan sebagainya yang tidak menunjang tema pokok laporan, namun tetap menjaga kualitas informasi yang disampaikan melalui laporan tersebut sehingga dapat memenuhi kebutuhan pemakainya. d. Membangun (konstruktif) Laporan yang bersifat membangun adalah laporan yang sedapat mungkin memaparkan rekomendasi tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk mengupayakan peningkatan operasi. e. Tepat waktu Laporan audit hanya dapat bermanfaat dengan maksimal bila laporan tersebut disajikan pada saat dibutuhkan. Sehingga auditor harus mampu menyajikan laporan yang tepat waktu. Sebelum disampaikan pada pengguna laporan, peninjauan kembali atas laporan (review) adalah tindakan bijak yang dapat dilakukan audit internal. Hal tersebut bertujuan untuk lebih memastikan kebenaran dan kelengkapannya. Laporan audit akan efektif bila terdapat pelaksanaan tindak lanjut agar proses audit yang berjalan benar-benar memberikan manfaat bagi perusahaan. Untuk itu departemen audit internal bertugas untuk memantau pelaksanaan tindak lanjut,

32 menganalisis kecukupan tindak lanjut disertai identifikasi hambatan pelaksanaanya, dan memberikan laporan atas tindak lanjut tersebut. E. Sistem Manajemen Mutu Dewasa ini sistem yang terdapat di dalam organisasi dapat mempengaruhi pelanggan untuk mencoba produk baru yang ditawarkan organisasi, dan kemudian tetap setia untuk terus memakai produk yang ditawarkan organisasi terebut. Semakin mudah pelanggan untuk mendapatkan produk yang ditawarkan organisasi melalui kemudahan sistem yang ada, semakin setia pula pelanggan memakai produk yang ditawarkan organisasi tersebut. Oleh karena itu, terdapat suatu standar untuk sistem yang diterapkan oleh manajemen, semakin baik sistem yang diterapkam manajemen dalam organisasi, maka semakin mudah bagi organisasi untuk mendapatkan standar Internasional bagi penerapan sistem manajemen di dalam organisasinya. ISO 9001:2000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. ISO 9001:2000 menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari sistem manajemen mutu. Pengertian Sistem Manajemen Mutu menurut Gasperz (2002;10) adalah sebagai berikut : Suatu Sistem Manajemen Mutu merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan Praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang/jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan atau organisasi

33 Sistem Manajemen Mutu mendefenisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Sedangkan menurut Stephen (1997;196) ISO 9001:2000 didefenisikan sebagai berikut : ISO 9001:2000 is concerned with specifying requirements for a quality system. A quality system is composed of an organizational structure, documented ptrocedures, and tools. The goal is to present attributes of the organization s structure, procedures and/or tools that must be present in order to satisfy the requirements of ISO 9001:2000 Sistem Manajemen Mutu menjelaskan bahwa ISO 9001:2000 berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu. Sistem Manajemen Mutu dibentuk dari struktur organisasi, dokumentasi, prosedur dan alat-alat yang terdapat di dalam organisasi. Dan tujuannya adalah untuk memberikan transparansi mengenai struktur organisasi,prosedur, dan alat-alat organisasi yang kemudian dapat memberi kepuasan kepada konsumen. Dalam hal ini dari dua pengertian yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dikatakan bahwa sistem manajemen mutu merupakan suatu alat yang diterapkan dalam suatu organisasi, yang diterapkan untuk memberikan suatu transparansi mengenai aktivitas dalam organisasi. Kegiatan ini diharapkan dapat memberikan kepuasan, dan dapat memenuhi kebutuhan para pelanggan dan pasar. F. Tujuan Sistem Manajemen Mutu Menurut Gasperz (2002;10) tujuandari sistem manajemen mutu sebagai berikut: 1) Menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu;

34 Kesesuaian antara kebutuhan dan persyaratan yang ditetapkan pada suatu standar tertentu terhadap proses dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan sangat penting. 2) Memberikan kepuasan kepada konsumen melalui pemenuhan kebutuhan dan persyaratan proses dan produk yang ditentukan pelanggan dan organisasi; Keputusan pelanggan adalah reaksi emosional dan rasional positif pelanggan. Untuk mampu memberikan kepuasan kepada pelanggan, segenap personil organisasi dituntut untuk memliki kompetensi dalam menjalankan tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. G. Beberapa langkah dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu Penerapan suatu proses dalam suatu organisasi biasanya memiliki beberapa langkah, untuk kasus penerapan sistem manajemen mutu menurut Gasperz (2002;10) urutan-urutan yang diberikan hanya merupakan suatu petunjuk, yang dapat saja dilakukan bersamaan atau dalam susunan yang tidak harus berurut, tergantung pada kultur dan kematangan organisasi, tetapi semua langkah ini harus diperhatikan secara serius dan konsisten. Dan langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1) Memutuskan untuk mengadopsi suatu standar sistem manajemen mutu yang akan diterapkan. Standar-standar sistem manajemen mutu itu dipilih berdasarkan dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Berkaitan dengan hal ini, sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dapat diplih. 2) Menetapkan suatu komitmen pada tingkat pemimpin senior dari organisasi (top management commitment). Implementasi dari sistem manajemen mutu membutuhkan komitmen dari manajemen organisasi dan semua standar sistem manajemen mutu membuthkan komitmen ini agar dapat didokomentasikan. Komitmen organsasi terhadap mutu dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan mutu organisasi, dan berikutnya diikuti oleh sikap dan perilaku manajemen yang konsisten dalam menerapkan prosedur-prosedur kerja. 3) Menetapkan suatu kelompok kerja (working group) atau komite pengarah (steering committee) yang terdiri dari manajer-manajer senior. Semua manajer senior harus berpartisipasi aktif dan paham secara benar tentang persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu.

35 4) Menugaskan wakil manajemen (management representative). Organisasi harus menugaskan wakil manajemen, yang bebas dari tanggung jawab lain, seerta harus mendefenisikan wewenang dan tanggung jawab untuk menjamin bahwa persyaratan-persyaratan sistem manajemen mutu itu diterapkan dan dipelihara. 5) Menetapkan tujuan-tujuan mutu dan implementasi sistem. Tidak ada metode baku atau tunggal dari implementasi sistem manajemen mutu dalam organisasi. Bagaimanapun, program implementasi (prosedurprosedur kerja) harus merupakan tanggung jawab dari semua anggota organisasi dan dilakukan secara benar dari awal. 6) Meninjau ulang sistem manejemen mutu yang sekarang. Berkaitan dengan hal ini perlu dilakukan suatu audit sistem atau penilaian terhadap sistem manajemen mutu yang ada. 7) Mendefenisikan struktur organisasi dan tanggung jawab. Pengembangan suatu sistem manajemen mutu menghadirkan suatu kesempatan ideal untuk suautu organisasi melakukan evaluasi terperinci dan meninjau ulang struktur manajemen yang ada. 8) Menciptakan keasadaran mutu (quality awareness) pada semua tingkat dalam organisasi. Kesadaran mutu dapat dibangkitkan melalui serangakaian pelatihan tentang mutu guna menjawab pertanyaanpertanyaan: apa itu mutu?, mengapa perlu memiliki sistem manajemen mutu?, apa itu manual mutu?, mengapa harus mendokumentasikan sistem manajemen mutu dalam prosedur-prosedur sistem dan prosedurprosedur kerja terperinci?, apa itu kebijakan mutu organisasi?, mengapa memerlukan kerjasama dalam implementasi sistem manajemen mutu?, dan lain-lain. 9) Mengembangkan peninjauan ulang dari sistem manajemen mutu dalam manual (buku panduan) mutu. Hal ini berkaitan dengan peninjauan ulang secara singkat dari sistem manajemen mutu itu dan apakah kebijakan dan dokumen-dokumen yang diperlukan telah lengkap dan tersusun rapi dalam sistem manajemen. 10) Menyepakati bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur-prosedur. Berkaitan dengan hal ini perlu mengembangkan suatu diagram alir dari aktivitas bisnis organisasi dan menentukan halhal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. 11) Mendokumentasikan aktivitas terperinci dalam prosedur oprasional atau prosedur terperinci. Hal ini berkaitan dengan dokumen-dokumen spesifik terhadap produk, aktivitas-aktivitas atau proses-proses dan harus ditempatkan pada lokasi kerja sehingga mudah dibaca oleh karyawan atau pekerja yang terkait. 12) Memperkenalkan dokumentasi. sekali manual mutu dan prosedurprosedur telah disepakati, maka implementasi dari praktek-praktek sistem manajemen mutu pada tingkat manajemen dapat dilakukan. 13) Menetapkan partisipasi karyawan dan pelatihan dalam sistem. Tahap ini akan menjadi sangat penting untuk keberhasilan dan efisiensi dari sistem manajemen mutu.

36 14) Meninjau ulang dan melakukan audit sistem manajemen mutu. Peninjauan ulang sistem manajemen mutu diperlukan untuk menjamin kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar dari sistem manajemen mutu itu. H. Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu Dalam menerapkan suatu proses di organisasi selalu memiliki mafaat, dean menurut Gasperz (2002;17) terdapat beberapa manfaat dari penerapan sistem manajemen mutu yaitu: 1) Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2000 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik. 2) Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2000 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global. 3) Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000 dilakukan secara periodic agar registrar dari lembaga registrasi sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sitem manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem manajemen mutu oleh pelanggan. 4) Perusahaan yang telah memperoleh serifikat ISO9001:2000 secara otomati terdaftar pada lembaga registrasi, sehingga apabila pelanggan potensial ingin menacari pemasok yang bersertifikat ISO 9001:2000, akan menghubungi lembaga rengistrasi. Jika perusahaan itu telah terdaftar pada lembaga registrasi bertaraf internasional, maka hal itu berarti membuka kesempatan pasar baru. 5) Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerjasama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operai internal menjadi lebih baik. 6) Meningkatkan kesadaran mutu dalam perusahaan. 7) Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefenisi secara baik. 8) Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan sertifikat ISO 9001:2000 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.

37 I. Persyaratan Standar dari Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 Karena sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 merupakan sistem manajemen mutu yang berfokus pada pelanggan dan proses, maka pemahaman terhadap persyaratan-persyaratan standar dari ISO 9001:2000 ini akan membantu organisasi dalam menetapkan dan mengembangkan sistem manajemen mutu secara sistematik untuk memenuhi kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus. Menurut Gasperz (2002;26-56) berikut klausal-klausal ISO9001:2000 yang penting dan harus dperhatikan oleh manajemen organisasi : 1) Klausal 1. RUANG LINGKUP a) Klausal 1.1 Umum Ruang lingkup dari ISO 9001:2000 telah dikembangkan atau diperluas. Dalam hal ini persyaratan-persyaratan standar telah menekankan untuk memenuhi kepuasan pelanggan melalui efektifitas dari aplikasi sistem mutu, termasuk proses-proses untuk peningkatan terus-menerus dan jaminan kesesuaian. b) Klausal 1.2 Aplikasi Klausal ini merupakan klausal baru dan merupakan suatu deskripsi umum tentang aplikasi dari standar internasional ISO 9001:2000. Apabila ada persyaratan-persyaratan dari standar internasional ISO 9001:2000 yang tidak dapat diterapkan karena keadaan organisasi dan produknya, maka persyaratan itu dapat dipertimbangkan atau dikeluarkan. Bagaimanapun juga, persyaratan-persyaratan yang tidak

38 dapat diterapkan itu hanya dibatasi pada persyaratan-persyaratan klausal 7 (Realisasi Produk, dan jika ditemukan persyaratanpersyaratan di luar Klausal 7 (Realisasi Produk) yang tidak diterapkan, maka sistem manajemen mutu organisasi itu dianggap tidak memenuhi persyarata-persyaratan Standar Internasional ISO 9001: ) Klausal 2. REFERENSI NORMATIF Klausal ini hanya memutar referensi-referensi dari ISO 9001: ) Klausal 3. ISTILAH DAN DEFENISI Kausal ini menyatakan bahwa istilah dari definisi-definisi yang diberikan dalam ISO 9001:2000 (Quality management systems-fundamentals and vocabulary), diterapkan pada ISO 9001:2000. istilah organisasi menggantikan istilah pemasok, yang digunakan dalam ISO 9001:1994, dan mengacu pada unit dimana Standar Internasional ISO 9001:2000 ini diterapkan. Demikian pula, istilah pemasok menggantikan istilah subkontraktor. Istilah produk dalam Standar Internasional ISO 9001:2000 dapat berarti barang dan/ atau jasa (good and/ or service). 4) Klausal 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU a) Klausal 4.1 Persyaratan Umum Klausal ini lebih menekankan pada kebutuhan untuk peningkatan terus-menerus (continual improvement). Manajemen organisasi harus menetapkan langkah-langkah untuk implementasi sistem manajemen

39 mutu ISO 9001:2000 dan kebutuhan peningkatan terus-menerus melalui: a) Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu, dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi; b) Menetapkan sekuens dan interaksi dari proses-proses ini; c) Menetapkan criteria dan metode-metode yang dibutuhkan untuk menjamin efektivitas operasional dan pengendalian proses di atas; d) Menjamin ketersediaan sumber-sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasional dan pemantauan dari proses-proses ini; e) Mengukur, memantau dan menganalisis proses-proses ini; dan f) Menerapkan tindakan-tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil-hasil yang direncanakan dan peningkatan terus-menerus dari proses-proses ini. b) Klausal 4.2 Persyaratan Dokumentasi a) Klausal Umum Klausal ini menyatakan bahwa sistem manajemen mutu membutuhkan dokumentasi. Dokumentasi merupakan proses untuk menghasilkan dokumen-dokumen, di mana dokumen dalam ISO 9001:2000 didefenisikan sebagai informasi dan medium pendukungnya. Dokumentasi system manajemen mutu harus mencakup : a) Pernyataan tertulis tentang kebijakan mutu dan tujuan mutu.

40 b) Manual (buku panduan) mutu. Manual mutu merupakan dokumen yang menspesifikasikan sistem manajemen mutu dari suatu organisasi. c) Prosedur-prosedur tertulis yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000. Prosedur didefenisikan sebagai cara yang dispesifikasikan untuk melaksanakan suatu aktivitas atau suatu proses. Prosedur dapat didokumentasikan atau tidak. Beberapa prosedur tertulis standar yang dibutuhkan oleh ISO 9001:2000 adalah : pengendalian dokumen, pengendalian catatan mutu, audit internal, pengendalian nonkonformans, tindakan korektif, dan tindakan preventif. d) Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam organisasi agar menjamin efektivitas perencanaan, operasional dan pengendalian proses-proses, termasuk proses-proses di luar organisasi (outsource), apabila proses itu mempengaruhi mutu produk sesuai persyaratan yang diterapkan. e) Catatan-catatan yang dibutuhkan oleh Standar Internsional ISO 9001:2000. Catatan didefenisikan sebagai dokumen yang menyatakan hasil-hasil yang dicapai atau memberikan bukti dari aktivitas yang dilakukan. b) Klausal Manual Mutu Klausal ini telah dikembangkan dan mencakup persyaratan untuk suatu organisasi menspeisifikasikan dan mempertimbangkan

41 persyaratan yang tidak dapat diterapkan dalam Manual Mutu dari organisasi itu. Manual mutu harus merupakan suatu deskripsi dari sekuens dan interaksi proses-proses yang tercakup dalam sistem manajemen mutu dan outline dari struktur pendokumentasian yang digunakan dalam sistem manajemen mutu. Dengan demikian, Manual Mutu harus memperhatikan hal-hal berikut : a) Ruang Lingkup dari Sistem Manajemen Mutu 9001:2000 b) Hal-hal yang berkaitan dengan Klausal 7 (Realisasi Produk) yang dikeluarkan berdasarkan pertimbangan karena tidak dapat diterapkan dalam organisasi. c) Prosedur-prosedur tertulis atau referensi-referensi yang terkait dengan prosedur-prosedur itu. d) Deskripsi dari sekuens dan interaksi dari proses yang tercakup dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000, berkaitan dengan relevensi terhadap aktivitas organisasi, cakupannya, kompleksitas operasional dan kompetensi personel. c) Klausal Pengendalian Dokumen Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua dokumen yang dibutuhkan untuk manajemen dari proses-proses. Prosedur tertulis untuk pengendalian dokumen harus memperhatikan hal-hal berikut: a) Persetujuan kesesuaian dokumen sebelum diterbitkan.

42 b) Peninjauan-ulang, pembaharuan apabila diperlukan, dan persetujuan-ulang dokumen-dokumen. c) Identifikasi status revisi dari dokumen-dokumen. d) Menjamin bahwa versi yang relevan dari dokumen yang diterapkan itu tersedia pada tempat-tempat yang diperlukan. e) Menjamin bahwa dokumen-dokumen itu dapat dibaca, teridentifikasi dan mudah untuk ditemukan kembali. f) Menjamin bahwa dokumen-dokumen yang usang atau tidak berlaku lagi, dan menerapkan cara identifikasi yang tepat untuk dokumen-dokumen itu apabila masih dipertahankan untuk suatu maksud tertentu. d) Klausal Pengendalian Catatan Mutu Klausal ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur tertulis untuk pengendalian semua catatan mutu yang dibutuhkan untuk manajemen proses-proses. Beberapa catatan mutu yang dibutuhkan oleh Standar Internasional ISO 9001:2000, adalah : 1) Hasil-hasil peninjauan ulang manajemen. 2) Hasil-hasil dari pendidikan dan pelatihan, keterampilan dan pengalaman, kompetensi personel. 3) Bukti-bukti bahwa realisasi proses dan produk yang dihasilkan telah memenuhi persyaratan.

43 4) Hasil-hasil dari peninjauan ulang persyaratan-persyaratan yang terkait dengan produk dan tindak lanjut dari hasil peninjauanulang itu. 5) Hasil-hasil dari input desain dan pengembangan yang terkait dengan hasil produk. 6) Hasil-hasil peninjauan-ulang desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 7) Hasil-hasil verifikasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 8) Hasil-hasil validasi desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 9) Hasil-hasil peninjuan-ulang perubahan desain dan pengembangan beserta tindakan-tindakan yang diperlukan. 10) Hasil-hasil evaluasi pemasok beserta tindak lanjut yang diperlukan berdasarkan hasil evaluasi itu. 11) Apabila diperlukan oleh organisasi guna menunjukkan bahwa validasi dari proses yang menghasilkan output tidak dapat diverifikasi oleh subsekuens pemantauan atau pengukuran. 12) Identifikasi unik dari produk, apabila kemampuan telusur (traceability) produk itu diperlukan. 13) Barang-barang milik pelanggan yang hilang, rusak, atau lainnya yang ditemukan menjadi tidak sesuai penggunaan.