PENGGUNAAN SISTEM KLASIFIKASI ANTARA SISTEM KLASIFIKASI THE NATIONAL TECHNICAL INFORMATION SERVICE DAN DEWEY DECIMAL CLASSIFICATION Ricki Hendriyana *

Transkripsi

1 PENGGUNAAN SISTEM KLASIFIKASI ANTARA SISTEM KLASIFIKASI THE NATIONAL TECHNICAL INFORMATION SERVICE DAN DEWEY DECIMAL CLASSIFICATION Ricki Hendriyana * Abstract The NTIS classification system has simpler notation than DDC. It does not recognize supporting table so that it can determine the notation faster. The number of the main class in NTIS classification system is 39 while DDC is 10. NTIS is most suitable for special libraries in the field of technology such as the Agency for the Assessment and Application of Technology (BPPT) since the system has a more specific technology subject. DDC is also effective for collection data exchange since 2010, referring that generally libraries in Indonesia has not recognized NTIS. Both systems actually have its advantages and disadvantages. In determining notations, both NTIS and DDC use the same initial step that is to determine the collection subject. NTIS is faster especially in handling technology subject. It is also more specific in referring technology subject. The number of the main class in NTIS is 39 while DDC is 10. Both systems have index. NTIS does not have supporting table while DDC has. NTIS uses a simpler notation because it uses only 2 digits. According to a key informant, the NTIS classification system does not recognize supporting table. In terms of notation search, NTIS s scheme is faster because it uses limited classification numbers. Index is mostly used for determining classification notation. Index in both systems is a clue represented in a systematically arranged letters. In NTIS, it can be figured out that subjects on technology is more specific yet in some certain categories is not as detail as DDC. PENDAHULUAN Keberadaan perpustakaan tidak bisa dipisahkan dari peradaban dan budaya umat manusia. Perpustakaan merupakan suatu organisasi yang senantiasa berkembang untuk mengikuti perkembangan dan perubahan yang terjadi di masyarakat. Terjadinya perubahan pola pikir tentang perpustakaan, yaitu penyediaan koleksi yang dimiliki ke arah konsep dalam memberikan informasi, telah menjadikan jalinan kerjasama antar perpustakaan dalam menampilkan koleksi yang dapat memudahkan penyampaian informasi. Suatu perpustakaan agar memudahkan pemustaka dalam temu kembali informasi hendaknya menggunakan suatu sistem yang terintegrasi. Mulai dari pengadaan, pengolahan sampai kepada pelayanan. Pengolahan koleksi sebaiknya didasarkan menurut sistem klasifikasi tertentu. * Pustakawan SD Santa Ursula BSD Beberapa sistem klasifikasi di atas diantaranya Library Congress Classification (LCC), Universal Decimal Classification (UDC), Dewey Decimal Classification (DDC), National Technical Information Services (NTIS), dan lainnya. Perpustakaan - perpustakaan di Indonesia pada umumnya menggunakan DDC terutama untuk perpustakaan umum, sedangkan UDC digunakan oleh perpustakaan khusus yang memfokuskan diri pada bidang tertentu. Perpustakaan yang menggunakan sistem klasifikasi DDC diantaranya adalah Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Jawa Tengah, Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang. Selain DDC dan UDC ada sistem klasifikasi yang lainnya yang dinamakan NTIS (National Technical Information Services). Pada umumnya sistem klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan adalah hanya menggunakan satu sistem klasifikasi, tetapi di Perpustakaan BPPT menggunakan dua 64

2 sistem klasifikasi yaitu NTIS dan DDC. Dalam label koleksi dan penelusuran melalui OPAC, muncul sistem klasifikasi NTIS, sehingga NTIS digunakan terutama untuk pemustaka. Sedangkan sistem klasifikasi DDC digunakan untuk pihak internal, kerjasama antar perpustakaan. Pada awalnya DDC digunakan sejak berdirinya Perpustakaan BPPT sampai pada tahun 1982, dan pada tahun 1983 selanjutnya diubah menjadi sistem klasifikasi NTIS. Namun pada kenyataannya sistem DDC mulai digunakan kembali dari tahun 2010 sampai sekarang, tetapi DDC hanya digunakan sebagai penerusan dari sistem terdahulu, dan yang dipakai untuk penelusuran melalui OPAC dan label, termasuk katalog juga sistem klasifikasi NTIS. Penggunaan kedua sistem klasifikasi tersebut memang berbeda. Sistem klasifikasi NTIS digunakan untuk penelususran melalui OPAC serta penggunaan label buku, sedangkan untuk DDC digunakan kembali karena alasan untuk kerjasama perpustakaan yaitu pertukaran data koleksi. Penggunaan kedua sistem klasifikasi tersebut memang diperlukan karena sistem klasifikasi NTIS pada umumnya banyak mencakup kelas utama mengenai teknologi, yang sesuai dengan lembaga induk BPPT. Dalam bidang perpustakaan klasifikasi merupakan penyusunan secara sistematik terhadap buku dan bahan pustaka lain dalam cara yang berguna agar memudahkan dalam pencarian informasi. Pedoman yang dipakai dalam klasifikasi dipilih salah satu skema tertentu, dan biasanya hanya menggunakan satu sistem klasifikasi, namun di Perpustakaan BPPT menggunakan dua sistem dalam pengolahan koleksi. Penggunaan klasifikasi yang tepat dan konsisten, sangat membantu pemakai dalam mencari dan menemukan informasi yang diperlukan. Dalam setiap penggantian sistem klasifikasi tentunya merubah pola dari satu sistem ke sistem lainnya. Sehingga hal tersebut merupakan salah satu alasan mengapa perpustakaan menggantikan sistem dari DDC ke sistem klasifikasi NTIS. Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi, untuk selanjutnya digunakan istilah BPPT menggunakan sistem pengklasifikasian koleksi dengan menggunakan NTIS dalam pelabelan, serta Dewey Decimal Classification yang selanjutnya digunakan istilah DDC sebagai pertukaran sistem metadata perpustakaan. NTIS merupakan database lembaga di Departemen Perdagangan Amerika Serikat yang berfungsi sebagai repository pemerintah Amerika Serikat untuk hasil penelitian dan pengembangan serta informasi lainnya yang dihasilkan oleh dan untuk pemerintah serta berbagai sumber publik dan swasta seluruh dunia. Sistem klasfikasi ini dikembangkan tahun 1950, dalam klasifikasi NTIS membagi kedalam 39 kelas utama. Sementara DDC dikembangkan sejak tahun 1873 oleh seorang pustakawan di Amherst College, Massachusussets negara bagian di Amerika Serikat, yang benama Melvil Dewey (Yulia, 2010: 4.23). Mengetahui hal mengenai penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC di Perpustakaan BPPT Jakarta, apakah memudahkan pengolahan koleksi di Perpustakaan BPPT dan mengetahui bagaimana tingkat efektifitas penggunaannya dari segi fungsi klasifikasi NTIS dan DDC tersebut. Peneliti tertarik dan ingin mengetahui lebih jauh mengenai efektifitas penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC terhadap pengolahan 65

3 koleksi di Perpustakaan BPPT Jakarta. Sistem Klasifikasi NTIS NTIS merupakan database lembaga di Departemen Perdagangan Amerika Serikat yang berfungsi sebagai repository pemerintah Amerika Serikat untuk hasil penelitian dan pengembangan serta informasi lainnya yang dihasilkan oleh dan untuk pemerintah serta berbagai sumber publik dan swasta seluruh dunia. NTIS sebagai pusat sumber daya terbesar untuk pemerintah, rekayasa teknik, dan informasi bisnis di Departemen perdagangan Amerika Serikat. Selama lebih dari 60 tahun NTIS telah dipercayakan di bidang bisnis, universitas, dan akses publik. Sekitar 3 juta publikasi yang mencakup lebih dari 350 bidang studi. Tujuan dari NTIS adalah untuk mendukung misi D e p a r t e m e n Perdagangan Amerika Serikat untuk meningkatkan pertumbuhan ekonomi nasional dengan menyediakan akses ke informasi yang merangsang inovasi dan penemuan. (Hukum Publik , pasal 108 Keunggulan Teknologi Amerika Act 1991, dalam laporan Akbar Ramadhan 2010). Skema klasifikasi NTIS yang dikembangkan oleh Departemen Perdagangan Amerika Serikat sejak tahun Dikelompokkan dalam 39 kategori subyek mulai dari 41 (manufacturing technology) hingga kelas 99 (chemistry). (Suliestyowati dan Eka, 2010: i). NTIS membagi ke dalam 39 subyek (kelas utama) dan sub kelas tersusun secara alfabetis dari A sampai dengan Z. Sementara untuk pencantuman nomor NTIS terdiri dari minimal dua digit (Kiemas, 2007:1). Berikut disajikan subyek utama yang terdapat dalam kelas NTIS. Tabel 1. Tabel Klas Utama NTIS (Sumber: Buku Panduan Skema Klasifikasi NTIS untuk Perpustakaan PDIS BPPT, 2010) Agar memudahkan dalam memberikan ciri jenis koleksi, Perpustakaan BPPT membuat sub kelas pada NTIS. Sub kelas NTIS tersebut adalah sebagai berikut: A Artikel Karya ilmiah yang ditulis oleh seseorang atau lebih yang dimuat dalam suatu terbitan berseri seperti jurnal/majalah ilmiah, bulletin ataupun surat kabar. 66

4 B Buku Suatu tulisan atau kumpulan karya ilmiah yang ditulis oleh seseorang atau lebih yang diterbitkan oleh badan penerbit baik instansi, lembaga, yayasan atau suatu perkumpulan. R Referensi Suatu buku atau sejumlah publikasi yang digunakan untuk berkomunikasi untuk mencari fakta peristiwa secara cepat, tepat dan mudah. P Prosiding Makalah dari suatu judul-judul yang sudah dipresentasikan atau diseminarkan L Laporan Suatu tulisan ilmiah yang dibuat oleh perseorangan atau lembaga yang berisi mengenai laporan hasil pelaksanaan atau perkembangan dari suatu kegiatan. S Standard Suatu dokumen yang berisi spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat kesehatan, keamanan, keselamatan, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Pt Paten Merupakan suatu dokumen yang berisi satu atau kumpulan hasil penemuan atau penelitian dan sudah diakreditasi oleh Lembaga Paten. IA Intern Artikel Merupakan artikel hasil tulisan dari para staff yang dipublikasikan dalam suatu jurnal atau majalah ilmiah. IL Intern Laporan Suatu tulisan ilmiah yang dibuat oleh perseorangan atau kelompok unit kerja di lingkungan yang berisi mengenai laporan hasil pelaksanaan atau perkembangan dari suatu program. IP Intern Prosiding Merupakan dari hasil-hasil seminar yang diselenggarakan di lingkungan unit kerja. IB Intern Buku Suatu tulisan atau kumpulan karya ilmiah berbentuk buku yang ditulis oleh para pemimpin, staff atau unit kerja baik instansi, lembaga, yayasan, atau suatu perkumpulan. IR Intern Referens Berupa buku panduan atau pegangan (handbook), ensiklopedia, statistic, atlas, dll. IS Intern Standards Suatu dokumen yang berisi spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan yang disusun oleh unit kerja BPPT, disusun berdasarkan konsensus semua pihak terkait dengan memperhatikan syaratsyarat kesehatan, keamanan, keselamatan, perkembangan IPTEK. (Sumber: Panduan Penentuan Jenis Dokumentasi/Koleksi & Pemberian Barcode Koleksi Perpustakaan BPPT, 2009) Dari keterangan penomoran sistem klasifikasi NTIS di atas dapat disimpulkan bahwa klasifikasi NTIS membagi kelasnya kedalam 39 kelas utama. Agar memudahkan dalam penggunaan dan temu kembali informasi, Perpustakaan BPPT membuat singkatan untuk kategori jenis koleksi-koleksi, seperti untuk kategori A (Artikel), B (Buku), dan lainnya. sebagai contoh, untuk penentuan notasi NTIS. Judul buku : Pengantar Ilmu Manajemen Jenis Dokumen : Buku Pengarang : Nanang No. Inventaris : 0196 Tahun pengolahan koleksi : 2007 Sehingga dapat disimpulkan untuk pemberian notasinya. 67

5 Keterangan: 70 menunjukan bahwa nomor klasifikasi, yaitu manajemen dan administrasi B menunjukan buku. Dalam pelabelan buku, koleksi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut Keterangan 70 menunjukan bahwa nomor klasifikasi, yaitu manajemen dan administrasi B menunjukan buku Menunjukan bahwa 07 adalah tahun pengolahan (2007), dan 0196 adalah nomor inventaris. Sistem Klasifikasi DDC Dewey Decimal Classification (disingkat DDC) adalah hasil karya Melvil Dewey ( ). DDC adalah bagan klasifikasi sistem hirarki yang menganut prinsip desimal untuk membagi semua bidang ilmu pengetahuan (Zen, 2009: 24). DDC membagi ilmu pengetahuan manusia menjadi 10 klas utama, masingmasing kelas utama di bagi menjadi 10 divisi, dan masing-masing divisi di bagi menjadi 10 seksi, sehingga DDC mempunyai 10 kelas utama, 100 divisi dan 1000 seksi (Rahayuningsih, 2007:52). DDC adalah sebuah sistem klasifikasi perpustakaan yang diciptakan oleh Melvil Dewey ( ) pada tahun 1876, edisi pertama berupa pamflet dengan judul A Classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Phamplets of a Library setebal 42 halaman yakni 12 halaman pendahuluan, 12 halaman bagan, 18 halaman indeks. DDC yang pertama memuat 52 halaman dan sekarang sudah berkembang sampai edisi 22 tahun 2003, terdiri dari 4 volume dengan jumlah halaman DDC juga menerbitkan edisi ringkas sampai edisi ringkas ke-14 yang terbit pada tahun Selain DDC terdapat juga UDC, UDC merupakan ekstensi dari DDC, diterbitkan kali pertama tahun 1905 dengan nama classification Decimal. Bedanya UDC menggunakan sekurang-kurangnya satu angka arab untuk notasi, sementara DDC menggunakan sedikitnya 3 angka arab (Suwarno, 2007: 77). DDC dibagi ke dalam 10 kelompok dengan menggunakan angka-angka persepuluhan Karya umum Filsafat Agama Ilmu Sosial Bahasa Ilmu pengetahuan murni Ilmu pengetahuan terapan/ teknologi Seni, olahraga, hiburan Kesusasteraan Biografi ilmu bumi, sejarah Dapat disimpulkan bahwa perbandingan penelusuran subyek maupun notasi setiap sistem klasifikasi mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing. Menurut informan kunci bahwa jika dibandingkan antara NTIS dan DDC menyebutkan bahwa NTIS lebih cepat dalam penelusuran baik itu subyek maupun notasinya. Menentukan notasi bahan pustaka tidak sembarangan, karena butuh ketelitian tertentu dalam menentukan subyek sehingga lebih memudahkan untuk menentukan notasi yang digunakan. Klasifikasi yang digunakan pada perpustakaan sekarang ini menggunakan klasifikasi fundamental suatu bahan pustaka, sehingga tidak mempengaruhi 68

6 ukuran, fisik, tinggi maupun lebar koleksi, tetapi subyek atau isi dari koleksi bahan pustaka tersebut. Tingkat efektifitas antara sistem klasifikasi NTIS dan DDC dalam segi notasi adalah lebih singkat NTIS, karena NTIS minimal menggunakan 2 digit, sementara DDC minimal menggunakan 3 digit. Sistem klasifikasi NTIS dan DDC masing-masing mempunyai indeks, namun dalam NTIS istilah atau suatu daftar kata tidak terinci, dibandingkan dengan DDC yang memang memuat banyak daftar istilah/subyek yang disajikan. Tingkat efektifitas dalam penentuan notasi sebenarnya lebih efektif dengan menggunakan sistem klasifikasi NTIS karena lebih sederhana. Sesuai dengan pendapat informan mengenai kecepatan penelusuran, disebutkan NTIS lebih sederhana dan lebih cepat dalam menemukan notasinya. Sebagai contoh, sebuah buku berjudul Komunikasi Politik Indonesia Tahun 1998 yang dikarang oleh Haris Rusly yang masuk pada bagian perpustakaan tahun 1998, dan buku tersebut nomor urut 69 di bidangnya. Maka cara pengolahannya dalam NTIS adalah Buku B Komunikasi Politik 45D Tahun Masuk 98 No. Urut Induk 0069 Maka hasil dari NTIS: 45D B 45D Sedangkan cara pengolahan dalam DDC adalah Komunikasi Politik Haris Rusly HAR Judul k maka hasil dari DDC adalah HAR K Sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2007 Pasal 25, bahwa perpustakaan khusus menyediakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka di lingkungannya. Sistem klasifikasi DDC digunakan kembali karena kebijakan lembaga agar pertukaran data koleksi bisa digunakan demi kebutuhan kerjasama perpustakaan. Sistem klasifikasi NTIS memang digunakan untuk kepentingan pemustaka, diantaranya untuk pelabelan bahan pustaka dan dalam pencarian melalui OPAC, koleksi yang muncul merupakan penomoran klasifikasi NTIS. Sementara itu, DDC digunakan untuk kepentingan pertukaran data koleksi. Hasil jawaban dari pertanyaan nomor 1 tersebut memiliki relevansi dengan tinjauan literatur yang disajikan dalam penelitian ini, khususnya tentang sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi NTIS ataupun sistem klasifikasi DDC merupakan sistem pengelompokkan koleksi berdasarkan subyek, yang berfungsi sebagai alat untuk meng e l o m p o k k a n dan menyusun koleksi di rak dan menentukan lokasinya di rak. Mengenai penggunaan sistem klasifikasi NTIS dan DDC, di Perpustakaan BPPT menggunakan NTIS dalam hal pengelompokkan dan penyusunan koleksi di rak, sementara DDC hanya digunakan untuk entri data dalam sistem perpustakaan. Kebijakan Lembaga Dalam memberikan pelayanan yang prima, perpustakaan biasanya melakukan kerjasama dengan perpustakaan lainnya. Bentuk kerjasama yang dilakukan oleh Perpustakaan BPPT Jakarta diantaranya adalah pertukaran data koleksi. Dalam notasi klasifikasi NTIS dengan DDC merupakan notasi yang berbeda. Pada umumnya perpustakaan-perpustakaan di Indoenesia menggunakan sistem klasi- 69

7 fikasi DDC, sehingga dalam pertukaran data koleksi Perpustakaan BPPT Jakarta menggunakan sistem klasifikasi DDC. Melalui sistem klasifikasi DDC, memudahkan bagi anggota perpustakaan ataupun pemustaka yang menjalin kerjasama dengan Perpustakaan BPPT dapat lebih mudah mengenali subyek yang ada. Berbeda dengan sistem klasifikasi NTIS, perpustakaan yang menjalin kerjasama dengan Perpustakaan BPPT akan mengalami kesulitan mengenali subyek yang menggunakan sistem klasifikasi NTIS, karena memang berbeda dengan DDC yang banyak digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan di Indonesia. Sistem klasifikasi DDC dan NTIS merupakan sistem klasifikasi yang mempunyai kelebihan dan kelemahan masingmasing. Perpustakaan BPPT pada awal berdiri sampai pada tahun 1983 menggunakan sistem klasifikasi DDC, namun sejak 1983 berganti menjadi sistem klasifikasi NTIS sampai sekarang. Perubahan dari DDC ke NTIS merupakan pemikiran dan disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka dan lembaga induknya. Menurut semua informan kunci, menjelaskan bahwa kedua sistem klasifikasi NTIS dan DDC mempunyai kelebihan dan kelemahan masing-masing. Pergantian ke sistem klasifikasi dari NTIS ke sistem klasifikasi lainnya dirasa tidak diperlukan, namun sejak tahun 2010 sistem klasifikasi DDC digunakan kembali namun hanya untuk kebutuhan intern, sementara untuk kebutuhan dalam hal label punggung buku dan pencarian melalui katalog online (OPAC) masih menggunakan sistem klasifikasi NTIS. Sementara untuk klasifikasi DDC digunakan untuk pertukaran data koleksi. Sehingga informan kunci berpendapat bahwa tidak ada perubahan untuk pengklasifikasian. Notasi yang digunakan dalam DDC yaitu minimal 3 digit, sementara dalam sistem klasifikasi NTIS adalah minimal 2 digit. Jadi sistem klasifikasi NTIS pada umumnya lebih sederhana. Dalam sistem klasifikasi NTIS, kategori subyek berjumlah 39 lebih terinci. Sementara pada sistem klasifikasi DDC digolongkan pada 10 kelas utama. Dalam pelabelan bahan pustaka, sistem klasifikasi NTIS lebih mengacu pada jenis dokumen. Misalnya untuk kategori B, yaitu bahan pustaka ini jenisnya buku. Contoh lain adalah L, L menandakan bahwa jenis dokumen adalah laporan. Kendala dalam Mengklasifikasi dengan NTIS dan DDC Dalam menyesuaikan dengan sistem klasifikasi yang telah ditetapkan, pustakawan/classifier membutuhkan proses untuk mempelajari mengenai NTIS, dan merupakan tuntutan untuk menyesuaikan dalam aspek penentuan notasi kelas. Dalam menyamakan persepsi pustakawan dalam melaksanakan klasifikasi bahan pustaka terutama untuk sistem klasifikasi yang baru dikenal membutuhkan proses untuk mempelajarinya. Perbedaan klasifikasi NTIS dan DDC dan Penggunaannya dan Penggunaannya di Perpustakaan BPPT Jakarta Kelebihan Sistem Klasifikasi NTIS 70

8 DAFTAR PUSTAKA BPPT Windu BPPT. Jakarta: Biro Umum dan Humas Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi. Hamakonda, Towa P dan J.N.B Tairas Pengantar Klasifikasi Persepuluhan Dewey. Jakarta: Gunung Mulia. Lasa Hs Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka Book Publisher. Rahayuningsih (ed) Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ramadhan, Akbar Laporan Praktik Kerja: Manajemen Informasi dan Dokumen. Depok : Universitas Indonesia. Saleh, Abdul Rahman dan Rita Komalasari Materi Pokok Manajemen Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka. Soeatminah Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius. pendekatan praktik. Jakarta: Sagung Seto. Suwarno, Wiji Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan: sebuah pendekatan praktis. Jogjakarta: Ar-ruzz Media. Yulia, Yuyu dan B.Mustafa Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka. Triyono Menyamakan Persepsi Pustakawan dalam Melaksanakan Klasifikasi. Buletin Pustakawan. Semarang: Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah. Widjajanti, Ari dan Yuniwati BYP- MYRR Undang-undang RI No.4 Th.1990, UU RI No.9 Th.2002, UU RI No. 43 Th Semarang: Badan Penerbit Universitas Diponegoro. Zen, Zulfikar Klasifikasi DDC 22 : buku Kerja. Depok: Program Studi Ilmu Perp. FIB UI Sukandarrumidi dan Haryanto Dasar-dasar Penulisan Proposal Penelitian. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Suliestyowati, Lies dan Eka Meifrina Suminarsih Buku Panduan Skema Klasifikasi NTIS untuk Perpustakaan PDIS BPPT. Jakarta: BPPT. Sulistyo-Basuki Metode Penelitian. Jakarta: FIB UI. Sutarno NS Manajemen Perpustakaan : suatu 71