1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 IMPLEMENTASI FRAMEWORK COBIT 5 DALAM EVALUASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT (SIMRS) DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN LAHAT Niza Erika 1, Megawaty 2, Siti Sauda 3 Mahasiswa 1, Dosen 2,3 Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang nezaerika11@gmail.com 1, megawati.ubd@gmail.com 2, siti_sauda@binadarma.ac.id 3 Abstract: The problem of the use of Hospital Management Information System (SIMRS) in hospitals Lahat today are not taking action so that the evaluation is not yet known how far the achievement of objectives and any problems that occurred in the performance of existing SIMRS. Of the problems it is necessary to evaluate measures in the management of SIMRS in district hospitals. Lahat named HOS-MIS. In this study using the model as a measurement capability of the respondents of the questionnaire were made based on the COBIT 5 framework with MEA domain (Monitor, Evaluate, and Domain) as a reference. The main respondents were involved in filling out the questionnaire were employees who daily directly operate SIMRS part outpatient care and hospitalization. In addition there are also respondents from other work units contained in the table RACI (Responsibility, Accountability, Consult, and Informed). Based on the recapitulation of the answers of the respondents, the obtained value of the level of capability at this time of 2.07 in the range of 0-5. To get the desired results, then made several proposals to improve performance as well as performance improvements SIMRS reference at District Hospital. Lahat in the future. Keywords: evaluation, SIMRS, COBIT 5, Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) Abstrak: Permasalahan dari pemakaian Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di RSUD Kabupaten Lahat saat ini adalah belum dilakukannya tindakan evaluasi sehingga belum diketahui seberapa jauh pencapaian tujuan dan apa saja masalah yang terjadi pada kinerja SIMRS yang ada. Dari permasalahan tersebut maka perlu dilakukan tindakan evaluasi dalam pengelolaan SIMRS yang ada di RSUD Kab. Lahat yang bernama HOS-MIS. Dalam penelitian ini menggunakan model kapabilitas sebagai alat ukur terhadap jawaban responden dari kuesioner yang dibuat berdasarkan framework COBIT 5 dengan domain MEA (Monitor, Evaluate, and Domain) sebagai acuan. Responden utama yang dilibatkan dalam pengisian kuesioner adalah pegawai yang kesehariannya secara langsung mengoperasikan SIMRS bagian pelayanan pasien rawat jalan dan rawat inap. Selain itu terdapat juga responden yang berasal dari unit kerja lain yang terdapat di tabel RACI (Responsibility, Accountability, Consult, and Informed). Berdasarkan rekapitulasi jawaban dari para responden, maka didapatkan nilai tingkat kapabilitas saat ini sebesar 2,07 pada rentang 0-5. Untuk mendapatkan hasil yang diharapkan, maka dibuatlah beberapa usulan untuk meningkatkan kinerja serta sebagai acuan perbaikan kinerja SIMRS di RSUD Kab. Lahat di masa yang akan datang. Kata Kunci : evaluasi, SIMRS, COBIT 5, Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi diterapkan ke dalam sebuah organisasi dengan upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja suatu organisasi. Di dalam suatu organisasi teknologi informasi tidak hanya difungsikan sebagai sarana pendukung akan tetapi juga menjadi bagian penentu kesuksesan suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) berbasis komputer merupakan salah satu bukti perkembangan teknologi informasi di dalam suatu organisasi. Sistem Informasi Manajemen

2 (SIM) berbasis komputer juga diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kabupaten Lahat. SIMRS yang bernama HOS-MIS ini merupakkan suatu aplikasi sistem enterprise pengelolaan pelayanan rumah sakit yang bertujuan untuk membantu pihak rumah sakit dalam meningkatkan pelayanannya. SIMRS ini diterapkan di RSUD Kab. Lahat semenjak tahun 2013 sampai sekarang. Akan tetapi, semenjak tahun 2013 sampai sekarang belum dilakukanya tindakan evaluasi untuk menilai pencapaian tujuan dan pengungkapan masalah kinerja pada SIMRS ini. Maka daripada itu, haruslah dilakukan tindakan evaluasi terhadap kinerja SIMRS. Dalam pelaksanaan evaluasi ini, COBIT 5 digunakan sebagai framework. Framework COBIT 5 dipilih, karena framework COBIT 5 dapat diterapkan ke semua perusahaan dari segala ukuran. Selain itu, framework COBIT 5 menyediakan referensi model proses yang mewakili semua proses yang biasa ditemukan dalam suatu perusahaan terkait dengan kegiatan TI. Berdasarkan uraian yang dijabarkan diatas maka penulis mengambil judul penelitian Implementasi framework COBIT 5 dalam Evaluasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat. Sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas, domain yang khusus digunakan dari COBIT 5 adalah MEA (Monitor, Evaluate, and Assess) sebagai acuan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas maka perumusan masalahnya adalah Bagaimana melakukan evaluasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat dengan menggunakan COBIT 5.0?. 1.3 Batasan Masalah Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka batasan masalah pada penelitian ini, yaitu: 1. Kegiatan evaluasi dilakukan pada SIMRS di RSUD Kab. Lahat. 2. Kegiatan evaluasi fokus pada aktivitas pendaftaran pasien pada unitsentral Opname dan unit Rawat Jalan di SIMRS pada RSUD Kab. Lahat. 3. Menggunakan tools/framework COBIT 5.0 untuk mengevaluasi dengan domain MEA (Monitor, Evaluate, and Assess) sebagai acuan. 4. Penelitian ini menggunakan model kapabilitas pada COBIT 5.0 sebagai alat ukur terhadap jawaban responden dari kuesioner. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk Mengevaluasi Sistem Informasi Manajemen Informasi Rumah Sakit (SIMRS) di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat.

3 1.4.2 Manfaat Penelitian Dalam hal ini, penulis berharap manfaat dari hasil penelitian ini dapat dirasakan oleh berbagai pihak seperti berikut ini : 1. Manfaat Bagi Penulis a. Dapat menyelesaikan Tugas Akhir/Skripsi sebagai salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Komputer di Universitas Bina Darma Palembang. b. Menambah wawasan tentang evaluasi Sistem Informasi dengan menggunakan framework COBIT 5.0 dengan domain MEA (Monitor, Evaluate, and Assess). 2. Manfaat Bagi Pembaca a. Menambah ilmu dan wawasan untuk para pembaca. b. Sebagai acuan dalam penelitian yang akan datang. 3. Manfaat bagi RSUD Kabupaten Lahat a. Sebagai referensi dalam peningkatan kualitas tata kelola Sistem Informasi Manajamen Rumah Sakit (SIMRS) di RSUD Kabupaten Lahat. 2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Lokasi dan Waktu Penelitian Waktu penelitian dilakukan pada bulan Oktober 2016 sampai dengan bulan Februari Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat yang beralamat di Jl. Letnan Alamsyah, Kabupaten Lahat, Sumatera Selatan. 2.2 Metode Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode penelitian evaluatif. Metode penelitian evaluatif menuntut persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu adanya kriteria, tolak ukur, atau standar, yang digunakan sebagai pembanding bagi data yang diperoleh, setelah data tersebut diolah dan merupakan kondisi nyata dari objek yang diteliti. Kesenjangan antara kondisi nyata dengan kondisi harapan yang dinyatakan dalam kriteria itulah yang dicari. Dari kesenjangan tersebut diperoleh gambaran apakah objek yang diteliti sudah sesuai, kurang sesuai, atau tidak sesuai dengan kriteria (Arikunto, 2014:36). 2.2 Populasi dan Sampel Teknik pengambilan sampel dalam penelitian ini adalah Sampling Jenuh. Sampling Jenuh adalah teknik penentuan sampel bila semua anggota populasi digunakan sebagai sampel. Teknik ini sering dilakukan bila jumlah populasi relatif kecil, kurang dari 30 orang (Sugiyono, 2007:78). Populasi dalam penelitian ini meliputi pegawai yang kesehariannya secara langsung mengoperasikan SIMRS pada aktivitas pendaftaran pasien di unit Sentral Opname dan unit Rawat Jalan yang berjumlah 9 orang yang terdiri dari 4 orang di unit Sentral Opname dan 5 orang di unit Rawat jalan dan 3 orang yang tergabung dalam tim SIMRS. Selain itu, Responden juga berasal dari unit kerja lain

4 yang terdapat di tabel RACI. Untuk lebih jelas lagi dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 2.1 Mapping RACI Roles ke Organisation Roles RACI Roles Organisation Roles Jumlah CEO Direktur 1 CIO Ka.Sub.Bag. 1 Umum dan Perlengkapan CFO Kabid Keuangan 1 HA (Head Architect) Audit Ka.Sub. Bag. Program dan Perencanaan Ka.Sub. Bag Kepegawaian dan Diklat 2.3 Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang digunakan peneliti antara lain: a. Observasi Peneliti melakukan observasi untuk memperoleh data dengan cara mengadakan pengamatan terhadap Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Lahat b. Studi Pustaka Peneliti melakukan pengumpulan data dengan mencari bahan dari internet, jurnal, dan buku yang berkaitan dengan objek yang akan diteliti. c. Kuesioner Peneliti melakukan pengumpulan data dengan kuesioner yang ditujukan kepada responden. Pernyataan yang dibuat di kuesioner mengacu pada kerangka kerja COBIT 5.0 dengan domain MEA (Monitor, Evaluate, and Assess) dengan enam tingkatan kapabilitas yang dapat dicapai oleh masing-masing proses domain. 1 1 d. Wawancara Peneliti mengadakan kegiatan tanya jawab non-formal dengan pengguna dan pihak pengelola sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMRS). 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Hasil Penelitian Hasil Wawancara Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis terhadap narasumber yang bekerja di RSUD Kab. Lahat berupa beberapa pointpoint penting mengenai SIMRS, yaitu: 1. Kegiatan monitoring SIMRS hanya dilakukan pada saat membuka aplikasi setiap harinya oleh tim SIMRS yang bertugas mengecek apakah program dapat dijalankan. 2. Mengenai pelaksanaan tindakan perbaikan terkait pengoperasian SIMRS, staf tim SIMRS yang bertugas memonitoring akan mengecek permasalahan yang terjadi terkait SIMRS dan akan langsung mengatasinya. 3. Belum adanya laporan dalam bentuk dokumentasi hasil monitoring kepada direktur RSUD Kab. Lahat, sebagai bahan acuan evaluasi kinerja SIMRS. 4. Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam pengoperasian SIMRS ini disediakan walau mayoritas belum memiliki kompetensi yang sesuai Hasil Kuesioner Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan capability level COBIT 5

5 sebagai alat ukur terhadap jawaban responden dari kuesioner yang dibuat berdasarkan framework COBIT 5. Kuesioner ini berisi pernyataan-pernyataan berdasarkan domain Monitor, Evaluate, and Assess (MEA), yaitu: 1. Monitor and Evaluate Performance and Conformance (MEA01) Pada proses ini berisi pernyataan mengenai proses-proses berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi kinerja SIMRS tentang bagaimana kegiatan monitoring dilakukan dan bagaimana hasil dari monitoring itu ditindaklanjuti. Pada proses ini terdiri dari 5 pernyataan. 2. Monitor System of Internal Control (MEA02) Pada proses ini berisi pernyataan mengenai proses-proses berkaitan dengan kegiatan pengawasan sistem pengendalian internal yaitu tentang bagaimana kegiatan monitoring tersebut diawasi serta dinilai keefektifitasannya. Pada proses ini terdiri dari 8 pernyataan. 3. Monitor and Evaluate Compliance with External Requirements (MEA03) Pada proses ini berisi pernyataan mengenai proses-proses berkaitan dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi kepatuhan terhadap kebijakan, peraturan dan ketetapan lainnya yang harus dipenuhi. Dalam hal ini meliputi tentang bagaimana RSUD Kab. Lahat mengidentifikasi perubahan kebijakan, peraturan, dan ketetapan lainnya, mengkomunikasikan perubahan tersebut kepada semua pegawai yang terkait, dan mengatasi dan melaporkan masalah ketidakpatuhan yang terjadi. Pada proses ini terdiri dari 4 pernyataan. Gambar 3.1 Tabel Rekapitulasi Model Capability Berdasarkan rekapitulasi jawaban dari para responden, maka didapatkan nilai tingkat kapabilitas saat ini sebesar 2,07 pada rentang 0-5. Nilai tingkat kapabilitas tertinggi terdapat pada domain MEA01 yaitu sebesar 2,69, sedangkan nilai terendah terdapat pada domain MEA03 yaitu sebesar 1, Pembahasan Model capability merupakan alat ukur untuk mengetahui kondisi kinerja SIMRS yang bernama HOS-MIS di RSUD Kab. Lahat. Kegiatan pengukuran ini akan menghasilkan penilaian tentang kondisi sekarang berdasarkan proses domain Monitor, Evaluate, and Assess yang terdiri dari and Evaluate Performance and Conformance (MEA01), Monitor System of Internal Control (MEA02), dan Monitor and Evaluate Compliance with External Requirements (MEA03). Pada pengukuran capability model ini digunakan pengambilan data melalui kuesioner. Responden yang dilibatkan untuk

6 pengisian kuesioner terutama adalah pegawai pada unit Sentral Opname dan unit Rawat Jalan yang kesehariannya mengoperasikan secara langsung dan 3 orang yang tergabung dalam tim SIMRS. Responden juga berasal dari unit kerja lain yang terdapat di table RACI. Untuk mendukung kegiatan evaluasi SIMRS ini, data yang diperoleh dari kuesioner akan diolah dan dilakukan: 1. Perhitungan rata-rata terhadap masingmasing attribut jawaban dari semua responden. 2. Penilaian tingkat model capability, proses tersebut diperoleh dengan melakukan perhitungan rata-rata semua attribut atau proses. 3. Representasi kondisi kinerja SIMRS yang ada. Ukuran dalam model ini meliputi ukuran ordinal dan ukuran nominal. Ukuran ordinal merupakan angka yang diberikan dimana angka tersebut mengandung pengertian tingkatan. Ukuran nominal digunakan untuk mengurutkan objek dari tingkatan terendah sampai tertinggi. Ukuran ini tidak memberikan nilai absolut terhadap objek, tetapi hanya memberikan urutan tingkatan dari tingkat terendah sampai dengan tingkat tertinggi saja. Selanjutnya merelasikan antara nilai tingkatan dan nilai absolut yang dilakukan dengan perhitungan dalam bentuk indeks dengan menggunakan formula matematik. Dengan menggunakan model capability yang digambarkan ke dalam bentuk angka dan grafik, sehingga hal ini dapat memudahkan dalam hasil penelitian. Persamaan matematik untuk menentukan nilai indeks ini adalah sebagai berikut: indeks = Σ Jawaban Kuesioner Σ Pertanyaan Kuesioner Σ MEA01+ Σ MEA02+ Σ MEA03 Indeks= Σ Domain Proses 2,69 + 2,07 + 1,44 Indeks= = 2,07 3 Sedangkan, skala pembulatan indeks bagi pemetaan ketingkat model capability terdapat pada tabel berikut ini. Tabel 3.1 Skala Pembulatan Indeks Skala Pembulatan Tingkat Model Kapabilitas 4,51 5,00 5 Optimising 3,51 4,50 4 Predictable 2,51 3,50 3 Established 1,51 2,50 2 Managed 0,51 1,50 1 Performed 0,00 0,50 0 Incomplete Tabel 3.2 Hasil Pengukuran Tingkat Kapabilitas Proses TI Kondis i saat ini Control TI Monitor and Evaluate Performance and Conformance (MEA01) Monitor System of Internal Control (MEA02) Monitor and Evaluate Compliance with External Requirements(MEA03 ) Rata- Rata Per proses 2,69 2,07 1,44 Tingkat Model Capabilit y Established Managed Performed

7 Dari hasil perhitungan diperoleh gambaran tentang pelaksanaan SIMRS yang telah dilakukan. Pencapaian saat ini masih cukup jauh dari harapan yang akan dicapai. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel pencapaian berdasarkan domain. Grafik hasil pengukuran tingkat kematangan proses evaluasi SIMRS menggunakan framework COBIT 5 pada RSUD Kab. Lahat, dapat dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 3.2 Grafik Penilaian Kuesioner per Subdomain MEA subdomain untuk didapatkan rata-rata atau yang biasa disebut dengan capability score domain yang terlihat pada gambar 3.3. Hasil pembagian ketiga score tersebut dengan banyaknya subdomain adalah 2,07. Score tersebut berada pada rentang 1,51 2,5 yang terletak pada level capability yang kedua yaitu Managed. 4. KESIMPULAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil capability level, tingkat kemampuan RSUD dalam mengelola SIMRS berdasarkan domain Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) atau secara umum berada pada nilai 2,07 (Managed ). Nilai ini masih cukup jauh dari nilai pada level yang diharapkan. Pada level ini proses sudah diterapkan dan dikelola (direncanakan, dimonitor, dan disesuaikan) secara tepat terhadap produk pekerjaannya, dikendalikan dan dipelihara. Akan tetapi, proses-proses tersebut belum beroperasi di dalam batasan-batasan yang secara terusmenerus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan bisnis dan tujuan proyek saat ini. Gambar 3.3 Capability Score Domain MEA Grafik yang terdapat pada gambar 3.2 merupakan penilaian yang mengacu pada Capability Level. Score ini berasal dari ratarata capability score atas control objective setiap subdomain. Ketiga score tersebut akan dijumlahkan dan dibagi dengan banyaknya DAFTAR RUJUKAN Arikunto, Suharsimi Prosedur Penelitian: Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Rineka Cipta. Diharja, Anas Akhir Audit Tata Kelola Sistem Kepegawaian Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Sumatera Selatan dengan Kerangka Kerja COBIT Versi 5.

8 . Palembang. Diakses 29 Oktober Oktober Diakses ISACA COBIT 5 Reference Guide Exposure Draft. USA: IT Governance Intitute. ISACA COBIT 5 A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. USA: IT Governance Institute. Kusnandar Evaluasi Tata Kelola Sumber Daya Teknologi Informasi Menggunakan COBIT Versi 5 pada PT. Pertamina EP. Region Sumatera Prabumulih. Universitas Bina Darma. Palembang. Putri Islamiah, Mega Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Menggunakan Framework COBIT 5 (Studi Kasus: Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu (DKPP)). Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatulah. Jakarta. Sari, Sepita Penerapan Framework COBIT 5 Pada Audit Tata Kelola Teknologi Informasi di Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten OKU. Universitas Bina Darma. Palembang. Sugiyono Metode Penelitian Bisnis. Bandung: CV Alfabeta. Sutabri, Tata Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: ANDI.