SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI KABUPATEN BANJARNEGARA. Naskah Publikasi. diajukan oleh Muhammad Zaki Afandi

Transkripsi

1 SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI KABUPATEN BANJARNEGARA Naskah Publikasi diajukan oleh Muhammad Zaki Afandi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013

2 ii

3 ADMINISTRATION SYSTEM IN PUSKESMAS WANADADI BANJARNEGARA REGENCY SISTEM ADMINISTRASI PADA PUSKESMAS WANADADI KABUPATEN BANJARNEGARA Muhamad Zaki Afandi Kusnawi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOK YOGYAKARTA ABSTRACT Wanadadi Health Center is a health institution that is responsible for organizing the first-level health services are comprehensive, integrated and sustainable. Wanadadi health centers have an important role in providing health services to communities, especially communities that exist in the working area. With a high level of patient visits, administration system that runs on wanadadi health center today it is less optimal in doing its job because it still uses a manual system, especially at the registration counter, examination and administration. So that when performing a search of patient data, medical recap, recapitulation of traffic data and other reports to be constrained. Therefore we need an administration system that can overcome these problems. In this thesis, researcher tried to analyze and design computer-based information system that can overcome the problem in the administrative system, by focusing on the process input, data searching and reporting to facilitate decision making. Keywords: Administration System, Information System, Health Center. iii

4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi pada sekarang ini sudah semakin pesat, hal ini juga diimbangi dengan pekembangan sistem informasi yang semakin fleksibel, sehingga dapat menyajikan informasi yang cepat, akurat dan efisien bagi setiap orang. Perkembangan teknologi yang pesat ini menuntut diubahnya sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Sistem yang terkomputerisasi juga dapat diterapkan dimana saja, tidak terkecuali dibidang kesehatan seperti Puskesmas. Puskesmas adalah lembaga kesehatan yang bertanggung jawab menyelenggarakan layanan kesehatan kepada masyarakat yang ada di daerah kerjanya. Dengan tingkat kujungan pasien yang tinggi setiap harinya, Puskesmas dituntut untuk mampu memberikan pelayanan yang baik kepada setiap pasiennya. Hal ini ditunjukan dengan digunakannya komputer untuk membatu para pegawai dalam mengolah data, seperti pada Puskesmas Wanadadi. Puskesmas Wanadadi memang telah memberikan pelayanan yang baik bagi setiap pasiennya terutama pada sistem administrasinya karena telah dilengkapi dengan komputer. Namun demikian sistem administrasi yang berjalan saat ini dirasa kurang mampu memberikan hasil yang optimal. karena komputer yang tersedia hanya digunakan untuk memasukan data kedalam aplikasi spreadsheet saja. Hal ini justru akan memperlambat tugas para pegawai didalam melakukan pengolahan data. Misalnya dalam melakukan pencatatan data pasien yang akan mendaftar di Puskesmas, pencarian rekap medis pasien dan pembuatan laporan bulanan untuk mengetahui jumlah pengunjung di Puskesmas tersebut. Atas dasar itu penyusun mengusulkan untuk dibuatnya sistem administrasi yang berbasis komputer yang dapat mengatasi permasalahan pada sistem administrasi yang ada pada Puskesmas Wanadadi. 2. Landasan Teori 2.1 Definisi Sistem Secara etimologi sistem berasal dasi kata system yang berarti susunan atau cara. Sistem dapat dikelompokan kedalam dua pendekatan yaitu sistem yang ditekankan pada pendekatan prosedur dan sistem yang ditekankan pada komponen atau elemen. Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyeleseikan suatu sasaran yang tertentu. 1

5 2.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkunagan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (proces) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). 2.3 Definisi Informasi Informasi mempunyai manfaat dan peranan yang sangat dominan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tanpa adanya suatu informasi dalam suatu organisasi, para manajer tidak dapat mengambil keputusan dengan cepat sehingga para manajer tidak dapat bekerja dengan efektif dan efisien. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.4 Definisi Sistem informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan. 2.5 Definisi Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management information system) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan oleh George M. Scott sebagai kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. 2.6 Definisi Administrasi Dari segi etimologis, administrasi berasal dari bahasa yunani yaitu administrare yang berarti melayani atau membantu. Sedangkan dalam bahasa inggris, menggunakan istilah administration yang sebenarnya berasal dari kata Ad (intensif) dan ministrare (to serve) yang berarti melayani, akhirnya diartikan melanyani dengan baik. 2.7 Metode-metode System Development Life Cycle (SDLC Waterfall) Model rekayasa piranti lunak yang diuraikan oleh Roger S. Pressman (1992: 24) salah satunya adalah waterfall model. Model ini memberikan pendekatan-pendekatan 2

6 sistematis dan berurutan bagi pengembangan piranti lunak. Berikut merupakan gambar pengembangan sistem perangkat lunak dengan proses SDLC (System Development Life Cycle) dengan model waterfall. SISTEM ENGINERING ANALYSIS DESIGN CODE TESTING MAINTENANCE Gambar 2.1 SDLC Waterfall 3. Analisis Sistem Analisis sistem (system analysis) dapat didefinisiskan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan bagian penting dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan atau instansi. Analisis kinerja dimaksudkan untuk mendatangkan peningkatan terhadap kinerja (hsil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif Analisis Informasi (Information) Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan. Informasi yang dihasilkan sering tidak dapat langsung digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan. 3

7 3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Dalam pembuatan laporan secara manual sering terjadi kesalahan dalam pencatatan sehingga dapat menigkatkan biaya operasional seperti alat tulis dan kertas Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian (control) dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya control maka sistem yang mengalami gangguan bias diperbaiki Analisis Efisiensi (Efficiency) Dengan analisis ini ada upaya untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan menggunakan sumberdaya yang tersedia Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan terhadap para pasien merupakan tujuan utama. Proses pelayanan yang baik diharapkan dapat meningkatkan mutu dan kualitas puskesmas. 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi antara lain: 1. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pasien 2. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pendaftaran 3. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data poli 4. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data jadwal dokter 5. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data pegawai 6. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data obat 7. Sistem dapat melihat, menambah, mengubah, menghapus data suplier 8. Sistem dapat melakukan input data pemeriksaan 9. Sistem dapat melakukan input data resep 10. Sistem dapat melakukan input data transaksi pembayaran 11. Sistem dapat melakukan input data pembelian obat 12. Sistem dapat melihat data detail pendaftaran 13. Sistem dapat melihat data detail pemeriksaan 14. Sistem dapat melihat data detail obat masuk 15. Sistem dapat melihat data detail obat keluar 4

8 16. Sistem dapat membuat laporan pendaftaran 17. Sistem dapat membuat laporan pemeriksaan 18. Sistem dapat membuat laporan pembayaran 19. Sistem dapat membuat laporan obat Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat Keras Server Motherboard Disesuaikan dengan processor Processor 3GHz Quad Core Processor RAM DDR3 4 GB Harddisk 320 GB VGA DDR3 64Bit Monitor 15" Mouse PS/2 /USB Keyboard PS/2 /USB UPS 700 VA Switch 8 Ports Client Motherboard Disesuaikan dengan processor Processor 2 GHz core Processor RAM DDR2 512 MB Harddisk 80 GB VGA DDR3 64Bit Monitor 15" Mouse PS/2 /USB Keyboard PS/2 /USB UPS 700 VA Printer Ink Jet 5

9 3.2.3 Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat Lunak Server Sistem Operasi Windows XP Profesional SP3 Server Microsoft SQL Server 2000 Enterprise Edition (25 client) Client Sistem Operasi Windows XP Profesional SP Kebutuhan Pengguna 1. Admin User ini memiliki hak penuh untuk melakukan pengaturan sistem. Dalam sistem ini tidak semua pengguna memiliki hak yang sama, hal ini dilakukan untuk keamanan sistem. 2. UPT User ini bertugas untuk melakukan input data pegawai, data poli dan data jadwal dokter. 3. Loket User ini bertugas untuk melakukan input data pasien yang melakukan pendaftaran pada Puskesmas. 2. Dokter User ini bertugas untuk malakukan input data pemeriksaan yang dilakukan terhadap pasien dan membuat resep obat untuk pasien. 3. Apoteker User ini bertugas untuk menangani pengambilan obat, data suplier, data obat dan obat masuk. 4. Kasir User ini bertugas untuk menangani transaksi pembayaran. 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hokum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hokum yang berlaku, terutama dalam menggunakan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakansoftware resmi dan berijin sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari. 6

10 3.3.2 Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum sistem dioperasikan, sehingga akan memudahkan operator untuk menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan Kelayakan Ekonomi No Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan 1 Payback Period 1 tahun 1 bulan < 3 tahun Layak 2 Return of Ivestment 165,418% > 0 Layak 3 Net Present Value > 0 Layak 3.4 Perancangan Sistem Data Flow Diagram Level 0 7

11 4. Implementasi 4.1 Uji Coba Sistem dan Program Pengujian sistem merupakan proses mengeksekusi sistem perangkat lunak untuk menentukan apakah sistem perangkat lunak tersebut cocok dengan spesifikasi sistem dan berjalan sesuai dengan lingkungan yang diinginkan. Pengujian sering diasosiasikan dengan pencarian bug (kesalahan baris program yang menyebabkan kegagalan mengeksekusi sistem perangkat lunak). Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan yang mungkin dapat terjadi. Program dites untuk tiap-tiap modul dan dilanjutkan dengan untuk semua modul yang telah dirangkai. 1. Black Box Testing Terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi. Pada black box testing, cara menguji hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 2. White Box Testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat kedalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variable dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu per satu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. 4.2 Konversi Sistem Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk digunakan. Terdapat beberapa pendekatan untuk melakukan konversi sistem, salah satunya adalah pendekatan konversi paralel yaitu pendekatan yang dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode tertentu. Kebaikan pendekatan ini menyediakan proteksi tinggi kepada organisasi terhadap kegagalan sistem yang baru. Sistem Administrasi ini memakai konversi paralel dengan pertimbangan apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai yang diharapkan, maka masih ada sistem lama sehingga pelayanan dapat berjalan baik. 8

12 4.3 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem merupakan suatu kombinasi dari berbagai tindakan yang dilakukan untuk menjaga atau memperbaiki suatu sistem, hal ini bertujuan untuk memperpanjang usia kegunaan asset dari sistem tersebut dan menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang diperlukan walaupun dalam keadaan darurat. Berikut merupakan langkah-langkah pemeliharaan sistem: 1. Penggunaan Sistem Maksud dari penggunaan sistem yaitu menggunakan sistem sesuai dengan fungsi tugasnya masing-masing untuk pengoperasian rutin atau sehari-hari. 2. Audit Sistem Audit sistem yaitu melakukan penggunaan dan penelitian formal untuk menentukan seberapa baik sistem baru dapat memenuhi kriteria kinerja. 3. Penjagaan Sistem Penjagaan sistem yaitu melakukan pemantauan untuk pemeriksaan rutin sehingga sistem tetap beroperasi dengan baik. Selain itu juga untuk menjaga kemutakhiran sistem jika sewaktu-waktu terjadi perubahan lingkungan sistem atau modifikasi rancangan software. 4. Perbaikan Sistem Perbaikan sistem yaitu melakukan perbaikan jika dalam pengoperasian terjadi kesalahan atau bugs dalam program atau kelemahan rancangan yang tidak terdeteksi saat tahap pengujian sistem. 5. Peningkatan Sistem Peningkatan sistem yaitu melakukan modifikasi terhadap sistem ketika terdapat potensi peningkatan sistem setelah sistem berjalan beberapa waktu. 4.4 Pembahasan Basis Data Database pada sistem administrasi pada puskesmas wanadadi ini dibuat berdasarkan rancangan yang telah diterapkan pada saat tahap perancangan sistem. Berikut ini adalah table-tabel yang dibuat dalam database yang diberi nama project1. 9

13 Gambar 4.1 Relasi table 10

14 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi dapat diambil kesimpulan antara lain: 1. Analisis pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi dapat menggunakan beberapa pendekatan yaitu analisis kelemahan pada sistem lama, analisis kebutuhan sistem yang akan dirancang dan analisis kelayakan. Analisis kelemahan sistem menggunakan metode PIECES untuk melihat sistem lama dari aspek kinerja, informasi, ekonomi pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Analisis kebtuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak dan kebutuhan pengguna yang diperlukan untuk sistem baru yang akan dibangun. Analisis kelayakan meliputi kelayakan hokum, kelayakan operasional dan kelayakan ekonomi dari sistem baru. 2. Perancangan pada sistem administrasi pada Puskesmas Wanadadi meliputi perancangan proses yang menggunakan flowchart sistem dan DFD, perancangan basis data yang menggunakan normalisasi dan bagan relasi table, serta perancangan tatap muka untuk merancang tampilan program. 3. Komputerisasi pada proses-proses di dalam manajemen SDM dilakkukan dengan menentukan terlebih dahulu kebutuhan fungsional sistem yang berdasarkan pada proses bisnis sebenarnya, kemudian merancang proses tersebut menggunakan flowchart sistem dan DFD, lalu diimplementasikan menjadi baris-baris program untuk membentuk kesatuan sistem informasi yang utuh. 11

15 DAFTAR PUSTAKA Fatta Hanif Al Analisis Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Jogiyanto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Jogiyanto, HM Sistem Teknologi Informasi-Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi Kusrini dan Koniyo Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Negara dengan Visual Basic dan Microsoft sql Server. Yogyakarta: Andi Sunyoto Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi diakses tanggal 20 Juni diakses tanggal 20 Juni diakses tanggal 20 Juni diakses tanggal 20 Juni