BAB 1 PENDAHULUAN. penggunaan komunikasi yang lebih canggih dan terintegrasi. Front office sebagai

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam menghadapi era globalisasi, persaingan di dunia perhotelan sangatlah besar dalam merebut para pelanggan. Persaingan yang besar antar hotel tersebut menyebabkan masing-masing hotel berusaha memberikan pelayanan dan fasilitas semaksimal mungkin. Operasional hotel selama periode ini memiliki perubahan yang signifikan dalam peran dan pengaruh teknologi dengan meningkatnya penggunaan komunikasi yang lebih canggih dan terintegrasi. Front office sebagai jantung dari kegiatan utama hotel dituntut untuk menjadi area yang paling perlu diperhatikan karena front office adalah tempat penyediaan informasi selama tamu berada di dalam hotel, mengatur keberangkatan mereka, termasuk mengelola pembayaran. Pendapat Baum dan Odgers dalam jurnal yang ditulis oleh Baum dan Devine (2007) menyatakan bahwa They identify the central role of front office in the organization of hotels, both in terms of the flow of management information and in relation to how the guest experiences the range of products and services on offer with the establishment (p271). Ini artinya, saat ini kegiatan operasional maupun administrasi front office yang bersifat tradisional telah hilang atau telah disederhanakan dengan adanya komunikasi yang canggih dan saling terintegrasi sejalan dengan kebutuhan informasi yang cepat dan tepat bagi para pelanggannya. Kini banyak perusahaan yang memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dalam mengelola seluruh aset perusahaan untuk meningkatkan kinerja 1

2 2 bisnis, kualitas data, dan informasi yang dihasilkan, serta kinerja para karyawan. Penerapan teknologi informasi ini tentu dilakukan untuk mencapai suatu tujuan y aitu memp eroleh laba atau keuntungan y an g maksimal baik secar a langsung maupun tidak langsung dan memberikan kepuasan terhadap kebutuhan para pelanggannya. Pada jurnal Law dan Jogaratnam (2005) mengatakan bahwa Information technology (IT) applications in the hotel industry have largely been devoted to the handling of the routine operational problems that crop up while running a hotel (p170). Artinya manajer hotel dapat memperkirakan berapa besar laba keuntungan dan balik modal yang diperoleh setiap harinya. Dampaknya bagi front office adalah memungkinkan para pelanggan untuk merasakan pengalaman yang lebih baik dan staf front office dapat bekerja lebih efisien dalam membantu para pelanggannya, khususnya dalam penyediaan informasi. Semakin berkembangnya teknologi informasi membuat semakin besar keinginan perusahaan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem informasinya. Hal ini muncul dari keraguan pihak manajemen perusahaan apakah pengendalian teknologi informasi tersebut sudah dapat membuktikan kesuksesannya dalam area bisnis. Namun, proses evaluasi tersebut membutuhkan ruang lingkup yang jelas agar semua kebutuhan akan kontrol terhadap teknologi informasi yang dibutuhkan dapat terdefinisikan dengan jelas. Pendapat ini didukung dengan kesimpulan yang ditulis dalam jurnal Marthandan dan Tang (2010) yaitu To define the scope, several questions need to be answered. What are the evaluation objectives? What type of IT, e.g. a single IT application, a type of IT, or all IT applications (Seddon et al., 1999)? What are the intents and uses of IT, e.g. operational, tactical, or strategic? What is the

3 3 depth and breadth of evaluation? What are the evaluation constraints, e.g. time, cost, and experience? (p50). Untuk mencapai itu semua, dibutuhkan kerangka kerja yang telah terdefinisi dengan baik dan memenuhi kebutuhan evaluasi bagi auditor. CobIT (Control Objectives for Information and related Technology) sebagai salah satu kerangka kerja terbaik dalam mengelola pengendalian teknologi informasi berfungsi untuk mempertemukan semua kebutuhan manajemen dengan cara menjembatani pemisah yang ada di resiko bisnis, kebutuhan pengendalian, dan isu-isu teknik. CobIT terdiri dari 4 domain utama, yaitu Planning and Organization, Acquisition and Implementation, Delivery and Support dan Monitoring and Evaluate. Dengan menggunakan CobIT sebagai dasar evaluasi terhadap sistem informasi, perusahaan dapat menilai sifat dan tingkat pengendalian teknologi informasi yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan tujuan pengendalian internal. Oleh karena itu, dengan dilakukannya evaluasi diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengetahui kelemahan/kekurangan potensial dalam SI atau TI yang telah diterapkan. Dengan melihat pentingnya peranan teknologi informasi dalam bidang ini, maka dibuatlah skripsi dengan judul EVALUAS I S ISTEM INFORMAS I FRONT OFFICE PADA TWIN PLAZA HOTEL. 1.2 Ruang Lingkup Kerangka kerja CobIT berdasarkan ITGI (IT Governance Institute) dan ISACA (Information Systems Audit and Control Association) terdiri dari 4 Domain utama yaitu, Plan and Organise (PO), Acquire and Implement (AI),

4 4 Deliver and Support (DS), Monitor and Evaluate (ME), y ang terdiri dar i 34 high level control objective yang dijelaskan secara rinci dalam detailed control objective. Control objective IT adalah pernyataan mengenai hasil atau tujuan y ang harus dicapai melalu i p enerap an p rosedur kendali dalam aktifitas TI tertentu. Pembatasan dalam pembahasan ruang lingkup meliputi: 1. Penilaian pengelolaan teknologi informasi yang akan dilakukan dengan menggunakan standar CobIT Penilaian dilakukan pada IT customer perspective. 3. Penilaian juga dilakukan dengan menggunakan Maturity Model CobIT. 4. Proses evaluasi yang dilakukan mulai dari reservasi, ch eck in, check out, hingga pembayaran. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. M enganalisa pengelolaan teknologi informasi front office. 2. M enganalisa kebutuhan kontrol yang diperlukan perusahaan, khususnya dalam mengelola teknologi informasi. 3. M enentukan posisi perusahaan menurut Maturity Model untuk menggolongkan pengelolaan TI dari level nonexistent (0) ke optimized (5) berdasarkan skala penilaian pada CobIT terhadap 4 domain utama, yaitu Plan and Organise, Acquire and Implement, Deliver and Support, dan Monitor and Evaluate. 4. M emberikan rekomendasi terhadap hasil temuan mengenai realisasi strategi TI untuk membantu manajemen p erusahaan dalam menin gkatkan proses

5 5 bisnisnya. Manfaat dari penelitian ini adalah: 1. M emberikan hasil evaluasi dan arahan yang berorientasi pada bisnis dengan menggunakan standar CobIT 4.1 terhadap kebutuhan kontrol bagi pihak manajemen. 2. M emberikan pedoman atau acuan jika terjadi suatu kesimpang-siuran dalam p enerapan dan p engembangan TI. 3. Hasil penelitian dapat dijadikan arah untuk menuju penerapan IT Governance y ang lebih baik bagi p erusahaan. 4. M enghasilkan suatu laporan yang dapat dipertanggungjawabkan mengenai kegiatan evaluasi sistem yang diterapkan pada Twin Plaza Hotel. 1.4 Metodologi Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Studi Pustaka M encari dan mempelajari bahan-bahan penulisan dan teori-teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami aturan-aturan dan prosedur dalam sistem informasi front office yang terdapat di dalam berbagai media. 2. Studi Lap angan M etode ini dilakukan dengan 3 (tiga) cara, yaitu: a. Observasi Pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap pengendalian pengunaan TI/SI Twin Plaza Hotel atas sistem yang berjalan.

6 6 b. Wawancar a Pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bersangkutan mengenai data dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan evaluasi. Dibuat daftar pertanyaan wawancara berdasarkan standar CobIT 4.1 untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan. c. Check List Merupakan bentuk pengumpulan data dengan cara menyebar pertanyaan ke bagian-bagian yang terkait yang isinya berupa daftar pertanyaan beserta pilihan jawaban berupa check list yang disediakan kepada responden. d. Dokumentasi Merupakan kajian yang menitik beratkan pada analisis atau interpretasi bahan tertulis, tercetak, atau terekam yang dapat digunakan sebagai bukti atau keterangan. 1.5 Sistematika Penulisan Dalam sistematika penulisan ini, kami hendak memberikan gambaran umum tentang apa yang akan diuraikan dalam skripsi ini secara keseluruhan menjadi 5 bab, yaitu: BAB 1: PENDAHULUAN Dalam bab ini, memberikan penjelasan mengenai latar belakang penulisan skripsi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian serta sistematika penulisan.

7 7 BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dibahas mengenai landasan teori yang menjelaskan teori-teori mengenai sistem, informasi, sistem informasi, sistem pengendalian internal, audit sistem informasi, CobIT dan IT Governance, serta teori khusus mengenai front office. BAB 3: GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini, memberikan uraian mengenai mengenai gambaran umum tentang objek yang diteliti, antara lain meliputi latar belakang, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, uraian jabatan, sistem yang berjalan, dan penjelasan pendukung dari sistem informasi front office Twin Plaza Hotel. BAB 4: EVALUASI SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE PADA TWIN PLAZA HOTEL Pada bab ini berisi analisa mengenai kriteria-kriteria level posisi perusahaan yang sudah atau belum dilaksanakan oleh perusahaan serta membahas mengenai hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh Twin Plaza Hotel untuk mencapai target yang telah ditentukan sebelumnya. Menghasilkan laporan hasil evaluasi yang berguna untuk memberikan rekomendasi pada setiap temuan yang terdeteksi. BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Pada bab terakhir ini berisi tentang simpulan dan saran dari uraianuraian pada bab sebelumnya untuk pengembangan Twin Plaza Hotel.