BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Sebuah sistem sangat dibutuhkan untuk menjalankan aktivitas suatu perusahaan, karena sistem dapat membuat fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan menjadi terstruktur dan terorganisasi dengan baik, serta berjalan sesuai dengan harapan, sehingga tujuan organisasi / perusahaan tersebut dapat terpenuhi. Sistem sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian tersebut para ahli berpendapat bahwa sistem terdiri dari struktur dan proses. (Narko, 2002:1) Sedangkan Susanto (2008:22) berpendapat bahwa Sistem adalah kumpulan/group dari sub-sistem/bagian/komponen apapun baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. 12

2 13 Dari kedua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari beberapa komponen yang biasa disebut dengan sub-sistem yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu Pengertian dan Karakteristik Informasi Informasi merupakan komponen yang penting sebagai dasar pengambilan keputusan. Cerullo dan Raval (2000:5) berpendapat bahwa, Information is intelligence that is meaningful and useful to persons for whom it is intended. Information has value to firms and their managers, as we have noted, because it is necessary for making sounds decisions and including desired actions. Pendapat kedua dari Susanto (2008:38) yaitu Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat. Berdasarkan kedua pendapat yang dikemukakan di atas, penulis menyimpulkan bahwa informasi adalah data-data yang bermanfaat dan mengandung value yang biasanya digunakan untuk proses pengambilan keputusan. Suatu informasi dikatakan baik dan berguna apabila informasi tersebut sudah memenuhi karakteristik informasi yang berkualitas. Karakteristik informasi yang berkualitas adalah sebagai berikut: 1. akurat, yaitu menggambarkan kondisi objek yang sesungguhnya: 2. tepat waktu, yaitu disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan; 3. lengkap, yaitu mencakup semua yang diperlukan oleh pembuat keputusan; 4. relevan, yaitu berhubungan dengan keputusan yang akan diambil;

3 14 5. terpercaya, yaitu informasi yang dapat dipercaya; 6. terverifikasi, yaitu dapat dilacak ke sumber lainnya; 7. mudah dipahami, yaitu informasi harus siap dipahami oleh pembacanya; 8. mudah diperoleh, informasi yang sulit diperoleh bisa tidak berguna. (Winarno, 2006:17) Pengertian Sistem Informasi Sebuah perusahaan menggunakan sistem informasi di dalam setiap kegiatan bisnisnya untuk pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan itu sendiri. Sistem Informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari rangkaian sub-sistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. (Kusrini, 2007:10) Sedangkan menurut Gelinas, Sutton dan Hunton (2005:14), An information system is a man-made system that generally consists of an integrated set of computer based and manual component enstablished to collect, store and manage data and to provide output information to users. Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi merupakan sistem hasil buatan manusia yang terdiri dari beberapa sub-sistem, berisi tentang seperangkat computer dan komponen-komponen manual yang dibuat untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengatur data dan untuk menyediakan informasi keluaran untuk para pengguna yang berguna dalam pengambilan keputusan.

4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu bagian dari Sistem Informasi Managemen. Kusrini menyebutkan bahwa, Sistem Informasi Akuntansi merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. (Kusrini, 2007:10) Pendapat lain bersumber dari Gelinas, Sutton dan Hunton (2005:15) yaitu The Accounting Information System (AIS) is a specialized subsystem of the MIS whose purpose is to collect, process and report information related to the financial aspects of business events. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah rangkaian dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi antara lain dengan mengklasifikasikan, mengolah dan menganalisa data akuntansi yang ada serta bertujuan untuk menghasilkan dan mengkomunikasikan dalam bentuk informasi yang dapat berguna untuk pihak di dalam maupun di luar perusahaan untuk menjadi dasar pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Penerapan sistem informasi akuntansi di sebuah perusahaan tentu saja memiliki fungsi dan tujuan yang menunjang jalannya aktifitas di perusahaan. Susanto menyebutkan bahwa Fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan, mendukung proses pengambilan keputusan dan

5 16 membantu dalam memenuhi pengelolaan tanggung jawab perusahaan. (Susanto, 2004:9) Peranan/fungsi SIA adalah : 1. Mendukung aktivitas sehari-hari perusahaan 2. Mendukung proses pengambilan keputusan 3. Membantu dalam memenuhi tanggung jawab pengelolaan perusahaan (Susanto, 2008:8) Menurut La Midjan dan Susanto (2003:19), Tujuan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan informasi, yaitu informasi yang tepat waktu, tepat guna (relevance) dan terpercaya 2. Meningkatkan metode internal cek dan pengendalian, yaitu metode internal cek dan pengendalian yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan perusahaan 3. Dapat menekan biaya-biaya tata usaha, yaitu biaya tata usaha untuk menerapkan sistem akuntansi harus lebih murah dan efisien. Berdasarkan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi sistem informasi akuntansi adalah untuk mendukung aktifitas sehari-hari perusahaan, mendukung proses pengambilan keputusan dan membantu dalam memenuhi pengelolaan tanggung jawab perusahaan, sedangkan tujuan dari sistem informasi akuntansi yaitu untuk meningkatkan informasi, meningkatkan metode internal cek pengendalian dan dapat menekan biaya-biaya tata usaha Komponen Sistem Informasi Akuntansi Komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari: a. tujuan b. input

6 17 c. pemakai d. output e. penyimpanan data f. pemroses g. instruksi dan prosedur h. pengamanan dan pengawasan (Krismiaji, 2005:16) Penjelasan mengenai komponen-komponen sistem informasi akuntansi tersebut adalah sebagai berikut: a. Tujuan Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan. b. Input Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input ke dalam sistem. c. Pemakai Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem. d. Output Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem. Output sebuah sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar umur piutang, anggaran dan proyeksi arus kas. e. Penyimpanan Data Data sering disimpan untuk dipakai lagi di masa mendatang. Data yang tersimpan ini harus diperbaharui untuk menjaga keterkinian data.

7 18 f. Pemroses Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. g. Instruksi dan Prosedur Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci. h. Pemakai Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem. i. Pengamanan dan Pengawasan Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi akuntansi harus akurat, bebas dari berbagai keslahan dan terlindung dari akses secara tidak sah. 2.2 Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian merupakan sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

8 19 Gelinas, Sutton dan Hunton (2005:437) menyebutkan bahwa: The purchasing process is an interacting structure of people, equipment, methods and control that is designed to accomplish the following primary functions: 1. Handle the repetitive work routines of the purchasing department and receiving department. 2. Support the decision needs of those who manage the purchasing and receiving departments. 3. Assist in the preparation of internal and external report. Sistem pembelian merupakan sebuah sistem yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan. (Mulyadi, 2008:299) Berdasarkan kedua pengertian di atas, sistem akuntansi pembelian adalah sistem yang digunakan perusahaan yang dirancang untuk memenuhi beberapa fungsi utama yaitu untuk menangani pekerjaan rutin dari departemen pembelian dan penerimaan dan mendapatkan informasi pembelian dengan cepat dan tepat sehingga mendukung dalam proses pengambilan keputusan serta dapat membantu menyiapkan laporan keuangan baik laporan internal maupun laporan eksternal.

9 Pengertian Bahan baku Salah satu komponen terpenting dalam kegiatan produksi perusahaan adalah bahan baku. Biasanya bahan baku ini dibeli atau diperoleh perusahaan dari satu atau beberapa supplier. Sujana menjelaskan bahwa Bahan baku adalah barang yang dibeli untuk digunakan bagi operasi perusahaan. (Sujana, 2010:327) Bahan baku adalah semua item yang dibeli oleh perusahaan dengan tujuan untuk diolah lebih lanjut. (Handono, 2009:142) Berdasarkan kedua pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah barang mentah yang dibeli oleh perusahaan untuk diproses hingga menghasilkan barang jadi Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Berdasarkan kesimpulan mengenai pengertian sistem, pembelian dan bahan baku di beberapa sub-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi pembelian bahan baku adalah suatu rangkaian yang terdiri dari beberapa komponen yang saling bekerja sama dan digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang mentah yang diperlukan untuk kegiatan operasional perusahaan Tujuan Sistem Akuntansi Pembelian Sistem akuntansi pembelian yang diterapkan oleh sebuah perusahaan pasti memiliki tujuan yang jelas dan berguna bagi kegiatan perusahaan. Tujuan utama

10 21 proses pembelian adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. (Widjajanto, 2001:353) Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Mulyadi (2008:299)menjelaskan bahwa: atas: Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian adalah: 1. Fungsi gudang 2. Fungsi pembelian 3. Fungsi penerimaan 4. Fungsi akuntansi Berikut ini penjelasan dari tanggung jawab masing-masing fungsi tersebut di 1. Fungsi Gudang Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan

11 22 Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari supplier guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sisitem akuntansi pembelian, fungsi pencatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur sistem akuntansi pembelian terdiri dari beberapa prosedur yang saling berkesinambungan untuk membentuk suatu sistem akuntansi pembelian. Menurut Mulyadi (2008:301), secara garis besar jaringan prosedur dalam sistem akuntansi pembelian adalah:

12 23 a. Prosedur permintaan pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier. c. Prosedur order pembelian. d. Prosedur penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Ada beberapa informasi yang berkaitan dengan sistem akuntansi pembelian yang dibutuhkan oleh pihak manajemen suatu perusahaan sebagai dasar pengambilan keuptusan. Berikut adalah informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen: 1. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). 2. Order pembelian yang telah dikirim kepada supplier. 3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh supplier. 4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu. 5. Saldo utang dagang kepada supplier tertentu. 6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian. (Mulyadi, 2008:303) Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian Dalam menjalankan suatu sistem akuntansi pemebelian maka sebuah perusahaan pasti menggunakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pembelian tersebut. Mulyadi menyebutkan bahwa Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1. Surat permintaan pembelian. 2. Surat permintaan penawaran harga. 3. Surat order pembelian. 4. Laporan penerimaan barang. 5. Surat perubahan order. 6. Bukti kas keluar. (Mulyadi, 2008:303)

13 24 Berikut penjelasan dari masing-masing dokumen tersebut di atas: 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada supplier yang telah dipilih. 4. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari supplier telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat Perubahan Order Pembelian Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan

14 25 kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (subtitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. 6. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada supplier dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice) Catatan yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian Dalam menjalankan suatu sistem akuntansi pemebelian maka sebuah perusahaan pasti menggunakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan pembelian tersebut. Mulyadi menyebutkan bahwa Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah: 1. Register bukti kas keluar (voucher register) 2. Jurnal pembelian 3. Kartu utang 4. Kartu persediaan (Mulyadi, 2008:308) Berikut penjelasan dari catatan-catatan tersebut: 1. Register Bukti Kas Keluar (Voucher Register)

15 26 Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar. 2. Jurnal Pembelian Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian. 3. Kartu Utang Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada supplier adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedur, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. 4. Kartu Persediaan Dalam sisitem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian Gelinas, Sutton dan Hunton (2005:15) menyebutkan bahwa: Internal control is a system of integrated elements-people, structure, processes and procedures-acting in concert to provide reasonable assurance that an organization achieves its business process goals.

16 27 Pengendalian Intern dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui: 1. Efisiensi dan efektivitas operasi 2. Penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya 3. Ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku. (Susanto, 2008:95) Sistem pengendalian intern yang diterapkan dalam suatu organisasi atau perusahaan memiliki tujuan untuk: 1. Mengamankan aktiva perusahaan; 2. Mengecek kecermatan dan ketelitian akuntansi; 3. Meningkatkan efisiensi; 4. Mendorong agar kebijakan manajemen dapat dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. (Widjajanto, 2001:18) Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Pengendalian Intern merupakan suatu sistem yang teridiri dari beberapa komponen antara lain manusia, struktur organisasi, metode, proses dan prosedur yang saling berhubungan untuk mencapai beberapa tujuan yaitu mengamankan aktiva perusahaan, mengecek kecermatan dan ketelitian, meningkatkan efisiensi serta mendorong agar kebijakan perusahaan dipatuhi.

17 28 Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian untern akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang dan persediaan). (Mulyadi, 2008:311) Untuk merancang unsure-unsur pengendalian intern akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsure pokok sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan praktik yang sehat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut: 1. Organisasi a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian. b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. Hal ini dimaksudkan agar informasi penerimaan barang dan persediaan barang yang disimpan di gudang dijamin ketelitian dan keandalannya. d. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi.

18 29 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang untuk barang yang langsung dipakai. b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari supplier. f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Praktik yang sehat a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

19 30 d. Supplier dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai supplier. e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari supplier dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari supplier sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodic direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. i. Pembayaran faktur dari supplier dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. j. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap lunas oleh fungsi pengeluaran setelah cek dikirimkan kepada supplier. 2.3 Data Flow Diagram (Bagan Alir Data) Bagan alir data atau data flow diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.

20 31 DFD digambarkan dalam bentuk simbol-simbol standar untuk melukiskan pengolahan data dalam sistem akuntansi. DFD dapat digambarkan dalam tiga bentuk diagram, berikut ini adalah penjelasan dari ketiga diagram dalam DFD. 1. Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks (Context Diagram) adalah diagram yang memvisualisasikan keseluruhan dari sebuah sistem. Diagram konteks merupakan sumber untuk diagram berikutnya baik dalam bentuk lojik maupun fisik. Dengan demikian, DFD Context merupakan gambaran sistem pada level yang paling tinggi dan tidak detail. Diagram ini menggambarkan data yang masuk dan keluar dari/ke entitas eksternal. Entitas eksternal adalah sebuah entitas yang bisa berupa orang, tempat atau benda di luar dari sistem yang sedang didokumentasikan. Entitas ekternal tidak berarti bahwa entitas tersebut secara fisik berada di luar dari organisasi, namun selama entitas tersebut tidak secara langsung terlibat dalam pemrosesan data maka entitas tersebut merupakan entitas eksternal. 2. DFD Fisik (Physical DFD) DFD fisik menggambarkan bagaimana sebuah pekerjaan dikerjakan. Menggambarkan aliran (flow) dari dokumen-dokumen, proses komputer, orang yang melakukan proses, benda, dan peralatan yang digunakan, atau elemenelemen fisik lainnya. Biasanya DFD fisik hanya sampai level satu.

21 32 Secara jelasnya DFD fisik mendeskripsikan entitas internal dan entitas eksternal dari sebuah sistem dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari entitas sistem tersebut. Entitas internal adalah sebuah entitas (berupa: orang, tempat, benda) dalam sistem yang dapat mengubah data. Sedangkan entitas eksternal adalah entitas di luar sistem yang mengirimkan data ke dalam sistem atau menerima data dari sistem tersebut. Dalam diagram aliran data fisik menentukan dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses sistem tersebut diselesaikan. 3. DFD Lojik (Logical DFD) DFD lojik menggambarkan sifat lojik dari suatu sitem, yang menerangkan tugas apa yang dilakukannya tanpa menetapkan bagaimana, dimana, dan oleh siapa tugas-tugas tersebut diselesaikan. Biasanya DFD lojik terdiri dari dua atau lebih level. Berikut ini adalah simbol-simbol standar DFD beserta keterangan fungsinya. EntitasEksternal (Sumber / Tujuan) Entitas Internal / Proses (Bubble) Aliran Data (Data Flow)

22 33 Penyimpanan Data (Data Store) Gambar 2.1 Simbol DFD 2.4Flowchart (Bagan Alir Dokumen) A flowchart is a type of diagram that represents an algorithm or process, showing the steps as boxes of various kinds, and their order by connecting them with arrows. This diagrammatic representation solution to a given problem. Process operations are represented in these boxes, and arrows; rather, they are implied by the sequencing of operations. (Dikutip dari websiteresmi Wikipedia.org) Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa flowchart adalah bagan alir dokumen yang menampilkan langkah-langkah dari suatu proses yang berupa simbol dengan berbagai jenis dan dihubungkan oleh garis dan panah. Beberapa simbol dalam flowchart dengan maknanya sebagai berikut: Tabel 2.1 Daftar Simbol Flowchart SIMBOL NAMA SIMBOL MAKNA Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu

23 34 transaksi. Catatan Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector) Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector) Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.

24 35 Arsip sementara On-line computer process Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti lemari arsip dan kotak arsip Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Keying (typing, verifying) Direct data Inventory Decision Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal. Simbol ini menggambarkan penyimpanan file dalam bentuk softcopy. Simbol ini menggambarkan adanya barang yang datang. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. (Mulyadi, 2008:60)