Pelatihan Office Applications. Materi Pelatihan. Microsoft Excel. Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung

Transkripsi

1 Materi Pelatihan Microsoft Excel Departemen Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung 2003

2 DAFTAR ISI 1 PENDAHULUAN SEKILAS MICROSOFT EXCEL MENGOPERASIKAN EXCEL MEMINDAHKAN PENUNJUK SEL (CELL POINTER) MEMASUKKAN DATA KE LEMBAR KERJA MEMPERBAIKI KESALAHAN PENGETIKAN DATA MEMILIH RANGE ATAU GRUP SEL MENYIMPAN BUKU KERJA MENUTUP BUKU KERJA MEMBUKA BUKU KERJA BARU MEMBUKA FILE BUKU KERJA MENYIMPAN BUKU KERJA DENGAN NAMA LAIN LATIHAN TUTORIAL RUMUS DAN OPERASI RANGE RUMUS ATAU FORMULA OPERASI RANGE MENYALIN (COPY) DATA MEMINDAHKAN DATA MENGATUR LEBAR KOLOM MENGATUR TINGGI BARIS MENGATUR TAMPILAN GARIS PADA LEMBAR KERJA LATIHAN TUTORIAL FORMAT TAMPILAN MENGATUR FORMAT TAMPILAN ANGKA MENGATUR JENIS HURUF MENGATUR PERATAAN TAMPILAN DATA LATIHAN TUTORIAL FUNGSI DALAM EXCEL MENGGUNAKAN FUNGSI FUNGSI-FUNGSI DASAR LATIHAN TUTORIAL APLIKASI PENGGUNAAN FUNGSI PENGGUNAAN FUNGSI LOGIKA PENGGUNAAN FUNGSI TANGGAL DAN WAKTU PENGGUNAAN FUNGSI PEMBACAAN TABEL PEMBERIAN NAMA RANGE LATIHAN TUTORIAL KASUS-KASUS GRAFIK DAN GAMBAR MEMBUAT GRAFIK DALAM EXCEL MENGUBAH JENIS TAMPILAN GRAFIK MENEMPATKAN GRAFIK PADA LEMBAR KERJA TERPISAH MENGHAPUS GRAFIK MENYISIPKAN OBYEK GAMBAR PADA LEMBAR KERJA/GRAFIK MENGATUR DAN MENATA OBYEK GAMBAR DENGAN TOOLBAR PICTURE MENEMPATKAN OBYEK BERBENTUK VARIASI TEKS LATIHAN TUTORIAL Departemen Teknik Informatika ITB 2

3 7 FUNGSI FINANSIAL FUNGSI PV FUNGSI FV FUNGSI PMT FUNGSI UNTUK MENGHITUNG PENYUSUTAN PENCETAKAN MEMPERSIAPKAN PRINTER MENCETAK LEMBAR KERJA KE PRINTER MENGATUR KONFIGURASI HALAMAN PENCETAKAN MENGATUR BATAS MARGIN PENCETAKAN MEMBUAT HEADER DAN FOOTER MENGATUR LEMBAR KERJA YANG AKAN DICETAK MEMPERAGAKAN HASIL PENCETAKAN DI LAYAR LATIHAN TUTORIAL MANAJEMEN BASIS DATA PENGERTIAN BASIS DATA ENTRI-EDIT DATA DENGAN FORM PENGURUTAN BASIS DATA PENCARIAN DATA DENGAN AUTOFILTER PENAMPILAN 10 DATA TERBESAR DUPLIKASI DATA DENGAN ADVANCED FILTER PEMBUATAN SUBTOTAL STATISTIK BASIS DATA KASUS-KASUS PIVOT TABLE MEMBUAT TABEL DENGAN PIVOT TABLE MENGUBAH LAYOUT PIVOT TABLE TOOLBAR PIVOT TABLE PIVOT TABLE UNTUK MENGGABUNG RANGE LATIHAN TUTORIAL ANALISIS DATA DAN PEMECAHAN MASALAH MENGAKTIFKAN FASILITAS ADD-INS DATA ANALYSIS STATISTIK DESKRIPTIF HISTOGRAM MOVING AVERAGE CONDITIONAL SUM TABLE WHAT-IF ANALYSIS TOOLPAK AUTOSAVE LOOKUP WIZARD MENGGUNAKAN MACRO DI EXCEL PENDAHULUAN MENGULANG PEKERJAAN SECARA OTOMATIS LEBIH MUDAH DENGAN MACRO MEMBUAT PROSEDUR OTOMATIS DAN MENAMBAHKAN APLIKASI LAIN EXPLORASI PENGGUNAAN MACRO DI EXCEL LATIHAN TUTORIAL STUDI KASUS KASUS 1 : MENGHITUNG UANG LEMBUR KASUS 2 : MENGHITUNG GAJI DENGAN PPH PASAL Departemen Teknik Informatika ITB 3

4 13.3 KASUS 3 : MENGHITUNG NILAI KASUS 4 : MENGHITUNG SEWA KAMAR HOTEL KASUS 5 : BASISDATA LEMBUR KARYAWAN KASUS 6 : BASISDATA REKAP NILAI KASUS 7 : MEMBUAT GRAFIK Departemen Teknik Informatika ITB 4

5 MICROSOFT EXCEL 1 Pendahuluan 1.1 Sekilas Microsoft Excel Microsoft Excel (sebut saja Excel) adalah salah satu program aplikasi spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan Microsoft Corporation. Excel mempunyai lima keistimewaan utama yaitu Worksheet, Chart, Database, Macro, dan Advanced Formatting and Graphics. Versi yang akan digunakan adalah Microsoft Excel 2000 keluaran tahun 1999 yang bekerja di bawah sistem operasi Windows95/Windows 98/Windows2000. Aplikasi Spreadsheet ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel dan lebih terpadu dengan aplikasi Windows lainnya. Excel 2000 menyediakan fasilitas baru diantaranya fasilitas Web, Hyperlink, Multi Level Undo, Formula Autocorrect, Office Assistant dan sebagainya. Lembar kerja dalam Excel biasanya disebut Workbook (buku kerja). Workbook terdiri dari banyak worksheet (lembar kerja) atau sheet, yang masing-masing dapat memuat 256 kolom dan baris sehingga dalam satu file dapat menyimpan beberapa lembar kerja. Perpotongan baris dan kolom dalam setiap lembar kerja disebut sel. Sel yang lebih dari satu atau kumpulan sel disebut grup sel atau range. Sel diberi nama menurut posisi kolom dan baris pada lokasinya. Panjang sel dari karakter dengan tinggi sel points. Maksimum panjang teks pada satu sel adalah 255 karakter dan panjang formula adalah 1024 karakter. Jenis data yang dimasukkan ke dalam sel dapat berupa teks/karakter, angka, rumus, tanggal dan waktu. 1.2 Mengoperasikan Excel Setelah Windows aktif, Excel dapat dijalankan dengan cara sebagai berikut : Memilih Menu Program : Start Program Microsoft Excel 1. Klik tombol Start yang ada di task bar 2. Pilih menu Program (Gambar 1-1) 3. Pilih dan klik aplikasi Microsoft Excel 4. Tunggu beberapa saat hingga buku kerja (workbook) Excel ditampilkan (Gambar 1-2). 5. Buku kerja siap digunakan. Departemen Teknik Informatika ITB 5

6 Gambar 1-1. Memulai Microsoft Excel 2000 Icon Kontrol Menu Penunjuk sel Baris Menu Gambar 1-2. Tampilan Utama Microsoft Excel 2000 Dalam mengoperasikan Excel ini, pemakai diasumsikan sudah mulai terbiasa menggunakan mouse. Dengan demikian, diharapkan penggunaan Excel dapat dilakukan secara optimal, lebih praktis dan cepat. Departemen Teknik Informatika ITB 6

7 1.3 Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Ketika buku kerja Excel pertama kali dibuka, penunjuk sel berada pada alamat sel A1. Untuk memindahkan penunjuk sel ini ke posisi baru yang diinginkan dapat dilakukan melalui keyboard atau mouse Menggunakan Keyboard Tombol-tombol untuk memindahkan penunjuk sel dengan keyboard adalah : Tombol Ctrl + Ctrl + PgUp PgDn Ctrl+End Home Kegunaan satu sel ke kanan satu sel ke kiri satu baris ke atas satu baris ke bawah satu layar ke kanan satu layar ke kiri satu layar ke atas satu layar ke bawah ke kolom terakhir yang berisi data kembali ke alamat sel A Menggunakan Mouse Untuk memindahkan penunjuk sel dengan mouse, cukup dilakukan dengan menekan tombol mouse satu kali (klik) pada alamat sel yang diinginkan (jika sel tersebut terlihat di layar). Sebagai contoh, jika dipilih sel D4 (perpotongan kolom D dengan baris ke-4), arahkan penunjuk (mouse pointer) pada sel D4 kemudian klik satu kali (lihat Gambar 1-3). Lembar/buku kerja dapat digulung ke kiri-kanan atau atas-bawah dengan menggunakan Scroll Bar (horisontal untuk gulung ke kiri-kanan dan vertikal untuk gulung ke atas-bawah). Gambar 1-3. Tampilan pemilihan Sel D4 Departemen Teknik Informatika ITB 7

8 Bentuk penunjuk (pointer) mouse dan kegunaannya di lingkungan Excel : : terletak di dalam sel atau di atas sel, digunakan untuk menyorot / memilih suatu range : terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk memindahkan sel atau range yang dipilih. : Fill handle, terletak pada pembatas sel/range di ujung kanan bawah sel/range yang dipilih, digunakan untuk menyalin (copy) atau mengisi data berurutan (series). : garis vertikal berkedip di sel tempat mengetikkan data yang disebut sebagai titik sisip (insertion point). Insertion point 1.4 Memasukkan Data ke Lembar Kerja Ada beberapa jenis data yang dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja, yaitu teks, angka (value), tanggal, waktu dan formula (rumus) seperti terlihat pada Gambar 1-4. Gambar 1-4. Jenis-jenis data Untuk memasukkan berbagai data tersebut ke dalam sel, pilih alamat sel yang dituju dan ketikkan data yang dimaksud. Setiap data yang diketikkan akan muncul di posisi insertion point (titik sisip). Excel secara otomatis mengatur setiap teks yang diketikkan tersimpan rata kiri dan angka diatur rata kanan. Semua data yang diketikkan akan ditampilkan di sel aktif dan di baris rumus. (Gambar 1-5). Sel aktif Insertion point Baris Rumus Tombol OK Tombol Cancel Gambar 1-5. Tampilan Baris Rumus Departemen Teknik Informatika ITB 8

9 Catatan : Ketika memasukkan data perhatikan beberapa hal berikut ini : Data yang sedang diketikkan akan muncul pada sel yang dipilih dan di baris rumus. Bila salah ketik, hapuslah karakter yang salah dengan tombol Backspace. Pemasukkan data tidak harus diakhiri dengan Enter, dapat juga dengan menggunakan tombol ( ) atau PgUp dan PgDn bila sebelumnya mengklik tombol Confirm pada Baris Rumus (Formula Bar). Lihat Gambar 1-4. Bila data tidak jadi dimasukkan, tekanlah tombol Esc atau pilih tombol Cancel yang ada di Baris Rumus Memasukkan Data Angka Angka atau bilangan adalah data nilai atau value yang berupa harga konstanta atau rumus yang diawali oleh karakter berikut ini : 0,1,2,3,..., 9 atau +, -, =,., $, (. Data yang diawali karakter huruf atau lambang-lambang yang tidak tercantum di atas akan diperlakukan sebagai teks atau label. Bila angka pecahan desimal diketik/dimasukkan, pemisah desimal harus ditulis dengan titik (.), misal untuk angka seperempat harus diketik Memasukkan Data Teks Teks merupakan kombinasi dari angka, spasi dan karakter-karakter non-numerik. Excel secara otomatis akan mengatur teks yang diketikkan rata-kiri, untuk mengubah pengaturan ini dapat dilakukan melalui menu Format, Cells dan Alignment atau toolbar seperti pada Gambar 1-6. Gambar 1-6. Toolbar perataan teks Memasukkan Data Tanggal dan Waktu Excel menganggap data tanggal dan waktu sebagai data angka (diatur rata kanan). Untuk menampilkan data tanggal atau waktu pada worksheet bergantung pada format angka yang sudah diaplikasikan pada sel yang bersangkutan. Untuk memasukkan data tanggal ke dalam sel, dapat digunakan slash (/) atau hyphen (-) sebagai pemisah bagian tanggal. Contoh : Data tanggal Departemen Teknik Informatika ITB 9

10 Untuk memasukkan data waktu, gunakanlah titik dua ( : ) untuk memisahkan bagian jam dan menitnya. Contoh : Data Waktu Memasukkan Data Berurutan (Data Series) Data yang berurutan adalah data yang dimasukkan secara berangkai dengan selang yang tetap, misalnya data nomor urut, nama-nama bulan, nama-nama hari, tanggal, teks bernomor dan sebagainya. Excel menyediakan fasilitas pemasukan data yang berurutan atau berderetan (data series) untuk mempercepat pemasukan data, yaitu dengan cara : 1. Mendrag Fill Handle 2. Menggunakan Menu Edit, Fill, Series Memasukkan data series dengan Mendrag Fill Handle : 1. Pilih sel tempat posisi awal dari data series yang akan dibuat, misalnya sel B2 2. Ketikkan data awalnya, misalnya angka Ketikkan data berikutnya, misalnya 2 pada sel berikutnya, contoh sel B3 4. Sorotlah range B2:B3 5. Draglah pointer mouse ke arah kotak hitam di sudut kanan bawah sel B3 (Fill handle) hingga berubah menjadi tanda tambah hitam. Lihat Gambar Geserlah/drag fill handle yang terpilih tsb. hingga ke sel B9 (Gambar 1-8). Gambar 1-7. Mendrag Fill Handle Gambar 1-8. Membuat data series Departemen Teknik Informatika ITB 10

11 Memasukkan data series melalui Menu Edit 1. Masukkan data pertama ke dalam sel yang diinginkan 2. Blok/sorotlah range yang akan diisi dengan data series ke arah kolom (kanan) atau ke arah bawah (baris). 3. Pilih menu Edit, Fill, Series untuk membuka kotak dialog Series (Gambar 1-9) Gambar 1-9. Kotak Dialog Series 4. Tentukan besarnya step (langkah) antar data pada kotak Step Value. 5. Tentukan tipe data series melalui kotak Type. 6. Klik OK. Untuk menambahkan data series selain yang telah disediakan Excel dapat dilakukan dengan cara : 1. Pilih menu Tools, Options tab Custom List, untuk membuka kotak dialog options seperti pada Gambar Gambar Kotak Dialog Options 2. Pilih New List pada kotak Custom lists. Departemen Teknik Informatika ITB 11

12 3. Isilah deretan data yang diinginkan pada List entries, misalkan huruf abjad a sampai j 4. Klik Add, deret data baru akan masuk ke dalam kotak Custom lists. 5. Klik OK. 1.5 Memperbaiki Kesalahan Pengetikan Data Bila data pada suatu sel salah, perbaiki dengan cara berikut : 1. Tempatkan penunjuk sel yang datanya akan diperbaiki, lalu tekan tombol F2 (Edit). Atau tempatkan penunjuk pada sel yang dimaksud, lalu klik dua kali di sel tersebut. 2. Selanjutnya kita berada pada modus Edit dan dapat langsung memperbaiki data tersebut langsung di sel yang bersangkutan. Tombol- tombol yang dapat digunakan untuk memperbaiki data adalah : Delete (Del) : hapus karakter pada posisi kursor. Backspace : hapus karakter di kiri kursor. : geser kursor (titik sisip) 1 karakter ke kanan : geser kursor (titik sisip) 1 karakter ke kiri. Ctrl + : geser kursor (titik sisip) ke kiri 1 kata. Ctrl + : geser kursor (titik sisip) ke kanan 1 kata. Home : geser kursor (titik sisip) ke awal baris. End : geser kursor (titik sisip) ke akhir baris. Bila mengetikkan karakter baru di tengah baris, karakter yang diketik akan disisipkan di tempat posisi titik sisip/kursor berada dan tidak akan menimpa atau menghapus karakter yang sudah ada. Tekanlah tombol Insert, maka karakter yang diketikkan akan menimpa karakter sebelumnya. 3. Tekanlah Enter setelah selesai memperbaiki data tersebut. 1.6 Memilih Range atau Grup Sel Memilih range / grup sel adalah menyorot atau memblok range yang akan dioperasikan terhadap sel dalam worksheet. No. Obyek Cara Memilih 1. Satu sel Klik sel atau tekan tombol anak panah menuju sel yang dimaksud 2. Range Klik sel pertama range, kemudian drag sampai sel terakhir 3. Sel atau range yang tidak berurutan Pilih sel atau range pertama, tekan tombol CTRL, lalu klik sel/range berikutnya 4. Satu kolom penuh Klik judul kolom yang dipilih 5. Satu baris penuh Klik judul baris yang dipilih Departemen Teknik Informatika ITB 12

13 No. Obyek Cara Memilih 6. Range yang sangat besar 7. Seluruh sel dalam worksheet Klik sel pertama range, tekan SHIFT, lalu klik sel terakhir range. Klik tombol perpotongan antara judul baris dan judul kolom di sudut kiri atas worksheet. 3 Range A1:D5 Range F6:F7 Range E12:G Gambar Pemilihan Range atau grup sel Catatan : Bila range yang akan dipilih besar, caranya adalah pindahkan penunjuk sel di awal range, tekan tombol F8 lalu tekan End + untuk memilih semua kolom terisi dan tekan End + untuk memilih semua baris yang terisi. Maka seluruh range yang sudah terisi akan diblok. Departemen Teknik Informatika ITB 13

14 1.7 Menyimpan Buku Kerja Buku kerja (workbook) yang telah dibuat, dapat disimpan ke harddisk atau disket dengan cara sebagai berikut : 1. Pilih, menu File, Save atau tekan Ctrl+S. Penyimpanan buku kerja untuk pertama kali, akan ditampilkan kotak dialog seperti pada Gambar Excel akan menawarkan nama file book1.xls sebagai nama file defaultnya. Untuk memberi nama sesuai keinginan, cukup ketikkan nama file pada kotak isian File Name lalu tekan Enter. Misalnya ketikkan buku kerja yang telah dibuat dengan nama Latih1, Excel akan memberikan extension xls secara otomatis. 3. Selanjutnya tentukan nama drive dan direktori, tempat file tersebut disimpan. Misalnya pilih c:msoffice\excel\examples. Pada kotak daftar pilihan Drives, pilihlah nama drive C. Pada kotak daftar pilihan Directories, klik dua kali nama direktori examples. 4. Pilih OK Gambar Kotak dialog Save Catatan : Kotak dialog Summary Info mungkin saja tidak muncul. Karena hal ini bergantung pada saat setup program Microsoft Excel. Penyimpanan buku kerja dengan toolbar toolbar Standar untuk menyimpan buku kerja. dilakukan dengan klik tombol icon Save pada Departemen Teknik Informatika ITB 14

15 1.8 Menutup Buku Kerja Buku kerja yang telah selesai dibuat dan telah disimpan, sebaiknya ditutup dengan memilih menu File, Close. Catatan : Jika kita mengadakan perubahan sedikit saja terhadap buku kerja yang telah disimpan terakhir kali, maka Ms Excel akan menampilkan kotak dialog yang menanyakan apakah ingin menyimpan perubahan tersebut sebelum menutup buku kerja (lihat Gambar 1-13). Bila ingin menyimpannya pilih Yes, sedangkan bila ingin menutup buku kerja tanpa menyimpan perubahan terakhir pilihlah No. Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Ulang 1.9 Membuka Buku Kerja Baru Bila dibutuhkan buku kerja baru yang masih kosong, pilihlah menu File New atau tekan Ctrl+N. Dengan menggunakan Toolbar standar klik tombol icon New Workbook, untuk membuka buku kerja kosong yang baru. Catatan : Bila kita memerlukan lembar kerja baru pada buku kerja yang sedang dipergunakan, cukup dilakukan dengan cara memilih tabulasi (tab) yang terletak di abwah lembar kerja yang dalam keadaan default/standarnya diberi nama Sheet1, Sheet2, Sheet3, dan seterusnya Membuka File Buku Kerja Buku kerja yang telah disimpan dapat dibuka kembali dengan langkah berikut : 1. Pilih File, Open atau tekan Ctrl + O. Kotak dialog Open akan ditampilkan (lihat Gambar 1-14). 2. Bila file yang akan dibuka tidak berada pada direktori yang berlaku, pilihlah drive dan direktori tempat file tersebut berada. 3. Pada kotak isian File Name ketiklah nama file yang diinginkan atau klik dua kali pada nama file yang dipilih. 4. Klik tombol OK. Departemen Teknik Informatika ITB 15

16 Gambar Kotak Dialog Open Dengan menggunakan ToolBar Standar membuka file buku kerja yang telah disimpan. dengan klik tombol icon Open, untuk 1.11 Menyimpan Buku Kerja dengan Nama Lain Bila buku kerja yang sedang dibuat ataupun yang sudah disimpan akan disalin dengan nama file yang berbeda dilakukan langkah-langkah : 1. Klik menu File, Save As. 2. Akan ditampilkan kotak dialog Save As yang sama seperti saat pertama kali kita menyimpan buku kerja baru (Gambar 1-15). 3. Ketik nama file yang diinginkan pada kotak File Name. 4. Tentukan direktori penyimpanan pada kotak Directories dengan klik dua kali pada baris pertama. 5. Klik dua kali untuk memilih direktori yang dipilih. 6. Pilih / klik tombol OK. Bila direktori yang dipilih sama dengan yang tercantum pada kotak teks, maka langkah 4 dan 5 dilewat dan langsung klik tombol OK setelah mengetikkan nama file. Kadangkala bila nama yang diketikkan sudah ada pada disk, akan ditampilkan pesan seperti Gambar 1-16 di bawah yang berarti Apakah ingin mengganti file yang sudah ada tersebut? Pilih Yes bila ingin ditimpa dengan yang lama atau No untuk mengganti dengan nama baru. Departemen Teknik Informatika ITB 16

17 Gambar Kotak Dialog Save As Gambar Tampilan pesan untuk menimpa/mengganti file yang sudah ada. Departemen Teknik Informatika ITB 17

18 1.12 Latihan Tutorial Latihan 1-1 Lakukan cara di bawah ini untuk memasukkan data ke suatu sel ke dalam lembar kerja : 1. Pilih sel B1, lalu ketikkan DAFTAR PENERIMAAN PESERTA KURSUS 2. Pilih sel B2, lalu ketikkan KPC PIKSI ITB TAHUN Sorotlah sel B2 sampai E2 dan tekanlah tombol toolbar untuk menggabung dan menengahkan teks. 4. Ketikkan data lainnya pada posisi yang sesuai dengan Gambar 1-17 berikut ini. 5. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih1-1.xls. Gambar Tampilan Latih1-1.xls Latihan Bukalah buku kerja baru yang masih kosong. 2. Buatlah Daftar Pembayaran Gaji PT. INFORMASI seperti pada Gambar Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-2.xls. 4. Tutuplah buku kerja Daftar Pembayaran Gaji tersebut. Departemen Teknik Informatika ITB 18

19 Gambar Tampilan Latih1-2.xls Latihan Bukalah buku kerja baru yang masih kosong. 2. Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-3.xls Latihan 1-4 Gambar Tampilan Latih1-3.xls 1. Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar Manfaatkan fasilitas pengisian data series untuk mengisi bulan, blok dan nilai setiap bulan untuk data yang berurutan. 3. Aturlah judul setiap kolom dengan toolbar perataan teks. 4. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-4.xls. Departemen Teknik Informatika ITB 19

20 Gambar Tampilan Latih1-4.xls Latihan Buatlah data series baru seperti pada Gambar Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama latih1-5.xls. Gambar Tampilan Latih1-5.xls Departemen Teknik Informatika ITB 20

21 Latihan 1-6 Mengisi data tanggal dan waktu : Departemen Teknik Informatika ITB 21

22 2 Rumus Dan Operasi Range 2.1 Rumus atau Formula Rumus atau formula yang berupa instruksi perhitungan, dapat dimasukkan ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Dalam Excel, proses perhitungan dapat dilakukan dengan menggunakan operator hitung sebagai berikut : + (tambah) : Penjumlahan - (kurang) : Pengurangan * (kali) : Perkalian / (bagi) : Pembagian ^ (pangkat) : Pangkat Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan hirarki operator hitung sebagai berikut : Pertama ^ Kedua * atau / Ketiga + atau - Catatan : Rumus yang diapit oleh tanda kurung ( ) akan diproses terlebih dahulu Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap (Konstanta) Untuk lebih memahami penulisan rumus ikutilah langkah berikut ini : 1. Bukalah lembar kerja kosong 2. Ketik isi sel B2 dengan Unit dan isi sel C2 dengan jumlah unit penjualan. sebesar Ketik isi sel B3 dengan Harga dan isi sel C3 dengan harga satuan barang sebesar (rupiah). 4. Isi sel C5 dengan pendapatan hasil penjualan yang diperoleh dari hasil perkalian jumlah unit kali harga satuan. Lihat Gambar 2-1. Gambar 2-1. Menulis Rumus Departemen Teknik Informatika ITB 22

23 Menulis Rumus dengan menggunakan angka tetap/konstanta dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pilih sel C5. 2. Ketik rumus =25* Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik. Catatan : Penulisan rumus harus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=). Penulisan rumus tidak boleh ada spasi. Menulis rumus dengan menggunakan angka tetap / kontanta relatif tidak efisien karena bila angka yang dihitung mengalami perubahan maka rumus yang dibuat harus diubah pula Menulis Rumus dengan Menggunakan Referensi Sel Sebagai alternatif, dapat pula menulis rumus dengan menggunakan referensi sel dengan langkah berikut : 1. Pilih sel C5. 2. Ketik rumus = C2*C3 3. (huruf kecil atau huruf besar tidak dibedakan). 4. Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik. Catatan : Menulis rumus dengan referensi sel lebih efisien, karena bila angka yang dihitung mengalami perubahan maka rumus yang mengacu ke sel-sel tempat angka tersbut berada akan secara otomatis menghitung kembali atau hasil perhitungan otomatis berubah sesuai dengan angka yang dimasukkan Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk Rumus yang dibuat sebenarnya dapat pula dituliskan dengan cara menunjuk. Cara menunjuk lebih dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik. Penunjukkan dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard dan dapat pula dengan mouse. Untuk menulis rumus dengan cara menunjuk, lakukan langkah berikut ini : 1. Pilih sel D2. 2. Ketik = 3. Pilih sel B2. 4. Ketik * 5. Pilih sel C2. 6. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk memasukkan rumus yang diketik. 7. Isikan sebarang angka di sel B2 dan sel C2. 8. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk melihat hasil perhitungan. Departemen Teknik Informatika ITB 23

24 2.1.4 Rumus Array Gambar 2-2. Menulis Rumus dengan menunjuk sel Excel 2000 menambahkan fasilitas untuk melakukan perhitungan terhadap sekelompok nilai sekaligus dengan cara memasukkan Array. Array merupakan sekelompok data yang sudah dimasukkan. Rumus array bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut argument array untuk menghasilkan sekelompok nilai keluaran. Argumen adalah sel atau range input yang digunakan pada fungsi dan dapat berupa label, nilai, alamat sel, nama sel, rumus atau fungsi lain yang diawali dan diakhiri oleh tanda kurung dengan pemisah tanda koma. Misalkan terdapat lembar kerja seperti Gambar 2-3 yang terdiri dari dua kolom. Kolom D menunjukkan perkalian volume dan harga. Untuk mengisikan kolom D dapat dilakukan dengan menggunakan rumus array sebagai berikut : 1. Sorot range D4:D10 2. Ketik tanda = 3. Sorot range B4:B10, lalu ketik tanda * 4. Sorot range C4:C10 5. Tekan tombol Shift+Ctrl+Enter 6. Excel akan memasukkan rumus {=B4:B10*C4:C10} ke masing-masing sel pada D4:D10. Rumus array akan menempatkan hasil perhitungan B4*C4 ke sel D4 dan seterusnya. Gambar 2-3. Contoh Array Departemen Teknik Informatika ITB 24

25 2.2 Operasi Range Menghapus Data di Suatu Sel atau Range Menghapus data di suatu sel atau range dapat dilakukan dengan menekan tombol Delete. Caranya adalah tempatkan penunjuk sel di sel atau pilihlah range yang akan dihapus tersebut lalu tekanlah tombol Delete Membatalkan Perintah Terakhir Bila kita membuat kesalahan suatu perintah, maka hanya perintah terakhir yang dapat dibatalkan. Karenanya perintah pembatalan ini harus dengan segera dilakukan sebelum diberikan perintah lain. Misalnya bila salah menghapus suatu sel atau range, maka penghapusan dapat dibatalkan dengan memilih menu Edit, Undo atau tekan Ctrl+Z. Catatan : Dalam beberapa hal, perintah Undo tidak dapat digunakan. Misalnya bila baru saja menyimpan buku kerja. Menggunakan toolbar standar : Klik tombol icon Undo untuk membatalkan perintah terakhir. 2.3 Menyalin (COPY) Data Menyalin data berarti meletakkan data pada tempat lain, tetapi data asli/sumber masih berada di tempat semula. Cara menyalin data dapat dilakukan dengan berbagai cara di bawah ini Menyalin Data Melalui Clipboard Clipboard merupakan suatu tempat penyimpanan sementara di memori komputer. Langkah yang dilakukan untuk menyalin melalui Clipboard adalah : 1. Pilihlah range atau sel yang datanya akan disalin. 2. Pilih menu Edit, Copy atau tekan Ctrl + C. Cara lainnya yaitu penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang telah dipilih/diblok, kemudian klik sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan Shortcut menu, lalu pilihlah Copy. Dengan salah satu langkah tersebut, Excel akan memindahkan data yang diblook ke Clipboard. 3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru untuk menempatkan hasil penyalinan yang diinginkan. 4. Pilih menu Edit, Paste atau tekan Ctrl +V. Cara lainnya adalah klik sebelah kanan, pilihlah Paste ( untuk lebih cepat tekanlah tombol Enter). Lihat Gambar Menggunakan Toolbar Standar 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan disalin. 2. Klik tombol icon copy untuk menyalin data yang diblok ke Clipboard. 3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan. 4. Klik tombol icon Paste untuk mengambil data yang ada di Clipboard dan menempatkannya di posisi penunjuk sel yang berada sekarang. Lihat Gambar 2-4. Departemen Teknik Informatika ITB 25

26 Gambar 2-4. Menyalin Data Menyalin Data Dengan Menggeser Mouse Bila posisi data yang akan disalin di daerah yang terlihat di layar, maka agar lebih cepat dapat dilakukan dengan cara menggeser mouse (drag & drop), dengan langkah berikut : 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan disalin. 2. Pindahkan posisi penunjuk mouse di tepi (border) sel atau range hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi gambar tanda panah. 3. Sambil menekan tombol Ctrl, geserkan (drag) mouse ke posisi baru untuk menempatkan hasil penyalinan yang dinginkan. Pada saat mouse digeser (drag), batas tepi (border) sel atau range yang dipindahkan terlihat ikut bergeser. 4. Setelah sel atau range tersebut berada di tempat tujuan, lepaskanlah tombol mouse Menyalin Data/Rumus ke Posisi Sel/Range Bersebelahan Untuk menyalin rumus, dapat digunakan cara seperti di atas. Tetapi agar lebih mudah, gunakanlah fill handel. Sebagai contoh, buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 2-5. Nilai Total penjualan diperoleh dari Jumlah Unit dikalikan Harga Satuan, atau ketikkan rumus pada sel E7=C7*D7. Kemudian salinlah rumus tadi ke bawah untuk menghitung Nilai Total penjualan barang lainnya, dengan cara sebagai berikut : 1. Pilih sel tempat posisi rumus yang dibuat (pilihlah sel E7). 2. Dalam keadaan sel tersebut masih diblok/tersorot, gerakkan pointer ke posisi kotak hitam (Fill Handle) di sudut kanan bawah sel E7, sehingga pointer berubah menjadi tanda plus hitam. 3. Geserlah fill handle tersebut ke posisi yang diinginkan, misalnya sampai sel E11. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Contoh2-3.Xls. Gambar 2-5. Tampilan Hasil Contoh2-3 Departemen Teknik Informatika ITB 26

27 2.3.5 Menyalin Rumus dengan Alamat atau Referensi Relatif Alamat atau referensi relatif adalah alamat sel yang merujuk atau mereferensi pada sel yang berubah untuk setiap baris dan kolomnya. Pada Contoh31.xls, untuk menghitung Nilai Total pada E7:E11 melalui penyalinan menggunakan alamat sel yang secara otomatis disesuaikan untuk menunjukkan di posisi rumus berada. Alamat sel yang berubah secara otomatis mengikuti posisi kolom dan baris pada rumus saat dipindahkan atau disalin disebut alamat relatif. Perhatikan setelah menyalin rumus di sel E7 ke bawah, maka rumus hasil salinan akan otomatis disesuaikan. Misalnya bawa penunjuk ke sel E8, lihatlah di baris rumus akan tertulis =C8*D8, begutu juga untuk sel-sel berukutnya Menyalin Rumus dengan Alamat Absolut Alamat absolut yaitu alamat yang selalu menunjuk ke sel yang sama, meskipun rumus itu disalin di tempat yang berdeda. Untuk mengubah alamt relatif menjadi alamat absolut dapat dilakukan dengan menekan tombol F4 atau diketikkan dengan menambahkan tanda dolar ($) di depan huruf atau nomor baris dalam alamat sel tersebut. Sebagai contoh, buatlah lembar kerja di bawah ini (Gambar 2-6) : 1. Biaya sewa = lama sewa * Tarif sewa per hari atau di sel D9 ketikkan =C9*$E$5. 2. Salinlah rumus tersebut untuk menghitung Biaya Sewa lainnya. 3. Perhatikan, rumus di sel D10 tertulis =C10*$E$5. Alamat relatif (C9) disesuaikan menjadi C10, namun alamat absolut $E$5 tidak berubah. 4. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Absolut.Xls. =C9*$E$5 =C10*$E$5 =C11*$E$5 =C12*$E$5 =C13*$E$5 Gambar 2-6. Tampilan Lembar Kerja Absolut.xls Departemen Teknik Informatika ITB 27

28 2.4 Memindahkan Data Memindahkan data sama saja dengan menghapus data pada tempat sekarang dan menempatkannya di tempat lain. Dalam Excel, terdapat beberapa cara untuk memindahkan data Memindahkan Data Melalui Clipboard Memindahkan data pada suatu sel atau range ke tempat lain dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan dipindahkan. 2. Pilih menu Edit, Cut atau tekan Ctrl+X. Cara lainnya adalah biarkan penunjuk mouse pada posisi sel atau range yang diblok, kemudian klik sebelah kanan satu kali, lalu pilih Cut. Data yang dipilih tadi akan dipindahkan ke Clipboard. 3. Pilih menu Edit, Paste atau tekan Ctrl+V. Cara lainnya adalah klik sebelah kanan satu kali, lalu pilih Paste (akan lebih cepat lagi bila hanya menekan tombol Enter) Menggunakan Toolbar Standar 1. Pilihlah sel atau range yang akan dipindahkan. 2. Klik icon Cut untuk memindahkan data yang diblok ke Clipboard. 3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan. 4. Klik tombol icon Paste. Gambar 2-7. Memindahkan Data Memindahkan data dengan menggeser mouse Bila posisi data yang akan disalin di daerah yang terlihat di layar, maka agar lebih cepat dapat dilakukan dengan cara menggeser mouse (drag & drop), dengan langkah berikut : 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan dipindahkan. 2. Pindahkan posisi penunjuk mouse di tepi (border) sel atau range hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi gambar tanda panah. 3. Sambil menekan tombol mouse, geserkan (drag) mouse ke posisi baru yang dinginkan. Pada saat mouse digeser (drag), batas tepi (border) sel atau range yang dipindahkan terlihat ikut bergeser. 4. Setelah sel atau range tersebut berada di tempat tujuan, lepaskanlah tombol mouse. Departemen Teknik Informatika ITB 28

29 2.5 Mengatur Lebar Kolom Untuk data yang panjang atau ukuran font yang besar, mungkin Excel tidak cukup untuk menampung dalam kolom standar. Agar data yang panjang dapat ditampung, lebar kolom perlu diatur atau diubah dengan berbagai cara di bawah ini Mengubah Lebar Kolom dengan Ukuran Tertentu Mengubah lebar kolom dengan ukuran tertentu dilakukan dengan cara : 1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari dari satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut. 2. Pilih menu Format, Column, Width. Kotak dialog Column Width akan ditampilkan seperti pada Gambar Pada kotak isian Column Width, ketikkan lebar kolom yang diinginkan. 4. Pilih OK. Gambar 2-8. Kotak Dialog Column Width Mengubah Lebar Kolom dengan Mouse Mengubah lebar kolom dengan menggunakan mouse akan lebih cepat. Caranya adalah : 1. Arahkan penunjuk mouse pada huruf kolom yang akan dilebarkan. Misalnya kolom B. 2. Tunjuk batas kanan kolom B tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah (lihat Gambar 2-8). Bila ingin mengubah sederet kolom sekaligus, misalnya B, C, dan D sekaligus, terlebih dulu deretan kolom tersebut diblok, kemudian bawa penunjuk mouse ke batas kanan salah satu huruf kolom hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Gambar 2-9. Tampilan Penunjuk mouse pada batas kolom 3. Geserlah batas kolom tersebut ke kiri atau ke kanan sesuai dengan keinginan. 4. Lepaskan tombol mouse. Departemen Teknik Informatika ITB 29

30 2.5.3 Mengembalikan Lebar Kolom ke Lebar Standar Kolom yang sudah diubah lebarnya dapat dikembalikan lebarnya ke semula dengan cara sebagai berikut : 1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari dari satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut. 2. Pilih menu Format, Column, Standard Width. Kotak dialog Column Width akan ditampilkan seperti pada Gambar Bila diperlukan lebar kolom standar dapat diganti dengan ukuran yang diketikkan pada kotak isian Standard Column Width. 4. Pilih OK. Gambar Kotak Dialog Standard Column Mengubah Lebar Kolom Sesuai dengan Data yang Ada Untuk mengubah lebar kolom sesuai dengan data terpanjang yang ada pada kolom tersebut dapat dilakukan dengan cara : A. Menu Pull Down : 1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari dari satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut. 2. Pilih menu Format, Column, AutoFit Selection. B. Menggunakan Mouse : 1. Arahkan penunjuk mouse pada huruf kolom yang akan dilebarkan. 2. Tunjuk batas kanan kolom tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah. 3. Klik dua kali pada batas kolom tersebut. Departemen Teknik Informatika ITB 30

31 2.6 Mengatur Tinggi Baris Mengubah Tinggi Baris dengan Ukuran Tertentu Mengubah tinggi baris kolom dengan ukuran tertentu dilakukan dengan cara : 1. Tempatkan penunjuk sel di baris yang akan diubah tingginya. Bila lebih dari dari satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili baris-baris tersebut. 2. Pilih menu Format, Row, Height. Kotak dialog Row Height akan ditampilkan seperti pada Gambar Pada kotak isian Row Height, ketikkan tinggi baris yang diinginkan. 4. Pilih OK. Gambar Kotak Dialog Row Height Mengubah Tinggi Baris dengan Mouse Mengubah tinggi baris dengan menggunakan mouse akan lebih cepat. Caranya adalah : 1. Arahkan penunjuk mouse pada nomor baris yang akan dilebarkan, misal baris Tunjuk batas bawah baris 3 tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah (lihat Gambar 2-12). Bila ingin mengubah sederet baris sekaligus, misalnya 2, 3, dan 4 sekaligus, terlebih dulu deretan baris tersebut diblok, kemudian bawa penunjuk mouse ke batas bawah saalah satu nomor baris hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi panah dua arah. Gambar Tampilan Penunjuk mouse pada batas baris 3. Geserlah batas baris tersebut ke atas atau ke bawah sesuai dengan keinginan. 4. Lepaskan tombol mouse. Departemen Teknik Informatika ITB 31

32 2.6.3 Mengubah Tinggi baris Sesuai dengan Data yang Ada Untuk mengubah tinggi baris sesuai dengan data terpanjang yang ada pada kolom tersebut dapat dilakukan dengan cara : A. Menu Pull Down : 1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari satu kolom, pilihlah / bloklah range yang mewakili kolom-kolom tersebut. 2. Pilih menu Format, Row, AutoFit. B. Menggunakan Mouse : 1. Arahkan penunjuk mouse pada nomor baris yang akan ditinggikan. 2. Tunjuk batas bawah baris tersebut. Penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi panah dua arah. 3. Klik dua kali pada batas baris tersebut. 2.7 Mengatur Tampilan Garis pada Lembar Kerja Saat membuka Excel, tampilan lembar kerja standar adalah seperti pada Gambar 2-12, yaitu setiap sel diberi garis batas (Gridlines). Gridlines (garis batas sel ) Gambar Lembar kerja dengan Gridlines Untuk menghilangkan garis batas / Gridlines dapat dilakukan dengan cara sbb : 1. Pilih menu Tool, Options, akan muncul kotak dialog Options (Gambar 2-14). 2. Pilih tab View 3. Pada Window options, klik check box Gridlines untuk mengaktifkan atau me-nonaktifkannya. 4. Pilih OK, lembar kerja menjadi seperti pada Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 32

33 Check box Gridlines Gambar Kotak Dialog Options 2.8 Latihan Tutorial Latihan 2-1 Gambar Lembar kerja tanpa Gridlines 1. Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar Buatkan rumus untuk Total = Banyak * Harga., simpan dengan nama Latih2-1.xls Gambar Tampilan Latih2-1 Departemen Teknik Informatika ITB 33

34 2.8.2 Latihan Buatlah lembar kerja Buku Kas seperti pada Gambar Hitunglah Saldo = Debet Kredit 3. Simpanlah lembar kerja tsb. dengan nama Latih2-2.xls Latihan 2-3 Gambar Layout Latih2-2.xls. 1. Buatlah lembar kerja berjudul Daftar Harga BBM seperti pada Gambar Buatlah data series Jumlah liter dengan menggunakan Fill Handel. 3. Buatlah rumus jumlah liter dikalikan dengan harga/liter. 4. Simpanlah lembar kerja tersebt dengan nama Latih2-3.xls. Gambar Layout Latih2-3.Xls. Departemen Teknik Informatika ITB 34

35 2.8.4 Latihan Buatlah lembar kerja berjudul Daftar Harga BBM seperti pada Gambar Lama = Jam selesai jam mulai 3. Biaya Sewa = lama*biaya sewa/jam * 24 Catatan : Nilai data waktu di Excel adalah antara 0 sampai , yaitu untuk waktu jam 0:00:00 (12:00:00 A.M.) sampai 23:59:59 (11:59:59 P.M.), berarti untuk waktu jam 0:00 sampai jam 12:00 = 0,5 * 24 = Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih2-3xls Tugas Gambar Layout Latih2-4.Xls. 1. Lengkapilah lembar kerja seperti pada Gambar Penjualan Total = Jumlah * harga jual/unit 3. Biaya Total = Biaya tetap + Jumlah * Biaya berubah / unit 4. Laba/Rugi = Penjualan total Biaya total 5. Biaya satuan = Biaya total / jumlah 6. Simpanlah lembar kerja tsb. dengan nama Tugas2-1 Gambar Layout Tugas2-1.Xls. Departemen Teknik Informatika ITB 35

36 3 Format Tampilan 3.1 Mengatur Format Tampilan Angka Untuk menampilkan bentuk format angka dalam Excel dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan mengatur format tampilan angka ketika data dimasukkan atau memilih perintah Format Cells dari pull down menu Mengatur Format Ketika Memasukkan Data Pada saat data diketikkan dengan menggunakan lambang $, %, pemisah ribuan dengan koma(,) dan pemisah desimal dengan titik, Excel akan menampilkan formatnya sesuai dengan data yang diketikkan. Sebagai contoh, ketikanlah angka-angka di bawah ini : Di sel B2 : angka $250,000 Di sel B3 : angka 15% hasil tampilan : Di sel B4 : angka 1, Excel menyediakan beberapa kategori format bilangan atau angka, yaitu : Kategori General Number Currency Accounting Date Time Keterangan Format standar sesuai dengan data yang dimasukkan Format angka dengan tempat desimal dan pemisah ribuan Format angka dengan tampilan simbol mata uang berjarak satu spasi dengan angka. Format angka akuntansi dengan tampilan simbol mata uang diatur rata kiri berdasarkan jumlah angka terbanyak. Format tanggal dengan tanda pemisah /, - atau spasi diantara hari, bulan dan tahun. Format waktu dalam jam, menit dan detik dengan atau tanpa keterangan AM / PM. Percentage Format angka dengan tampilan tanda % Fraction Format dengan tampilan angka pecahan seperti ½. Scientific Text Special Custom Tampilan angka dengan notasi ilmiah (eksponen) Tampilan angka sebagai teks diatur rata kiri Format khusus dalam database seperti kode pos, dsb. Membuat format tampilan sendiri, simbol # menyatakan satu angka dan 0 mewakili angka 0. Departemen Teknik Informatika ITB 36

37 3.1.2 Mengatur Format Dengan Kotak Dialog Format Cells Cara Pertama 1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat. 2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 untuk membuka kotak dialog Format Cells seperti pada Gambar 3-1, lalu pilih tab Number. 3. Pilih kategori format yang diinginkan pada kotak daftar pilihan Category. 4. Pilih bentuk kode format yang diinginkan pada kotak pilihan Type. 5. Pilih OK. Gambar 3-1. Kotak dialog Format Cells pada tab Number Cara Kedua 1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat. 2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang dipilih/diblok, kemudian tekan/klik sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan shirtcut menu seperti pada Gambar 3-2. Gambar 3-2. Shortcut Menu Departemen Teknik Informatika ITB 37

38 3.1.3 Menggunakan Toolbar Pemformatan Currency Style : Mengatur format tampilan angka dengan tampilan lambang uang yang berlaku di Windows Comma Style : Tampilan angka menggunakan pemisah koma Percent Style : Menampilkan lambang persen Decrease Decimal : Mengatur format tampilan angka untuk mengurangi jumlah angka desimal Increase Decimal : Tampilan angka diformat dengan menambah jumlah angka desimal Mengatur Format Tanggal dan Waktu Jika suatu sel diisi atau 18:25, maka secara otomatis Excel akan mengasumsikan bahwa data tersebut adalah data tanggal dan data waktu serta ditampilkan dalam format tanggal dan waktu standar atau terakhir. Untuk memilih format tanggal atau waktu, dapat diikuti langkah berikut : 1. Pilihlah sel berisi data tanggal yang akan diformat. 2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 untuk membuka kotak dialog Format Cells seperti pada Gambar 3-1, lalu pilih tab Number kategori Date untuk tanggal atau Time untuk waktu sehingga muncul tampilan daftar tipe format tanggal atau daftar tipe format tanggal (Gambar 3-3). 3. Pilihlah tipe format yang diinginkan. 4. Klik OK. Gambar 3-3. Daftar Tipe Format Tanggal dan Waktu Departemen Teknik Informatika ITB 38

39 3.2 Mengatur Jenis Huruf Pada saat bekerja dengan Excel, berbagai jenis huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), dan atribut lainnya dapat diatur sesuai dengan kebutuhan. Cara pengaturannya sama dengan aplikasi dalam Microsoft Office lainnya (melalui toolbar) dan dengan menggunakan format cells seperti pada Gambar 3-4. Gambar 3-4. Kotak Dialog Format Cells pada tab Font Cara Pertama 1. Pilihlah sel atau range yang hurufnya akan diformat. 2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Font untuk membuka kotak dialog Format CellsFont seperti pada Gambar Pilih nama bentuk huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), warna, garis bawah,efek khusus sesuai dengan keinginan. 4. Pilih OK. Cara Kedua 1. Pilihlah sel atau range yang akan diformat. 2. Penunjuk mouse tetap pada posisi sel atau range yang dipilih/diblok, kemudian tekan/klik sebelah kanan satu kali. Excel akan menampilkan shortcut menu seperti pada Gambar Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Font untuk membuka kotak dialog Font. 4. Pilih nama bentuk huruf (font), gaya tampilan huruf (font style), ukuran huruf (size), warna, garis bawah,efek khusus sesuai dengan keinginan. 5. Pilih OK. Departemen Teknik Informatika ITB 39

40 3.2.1 Menggunakan Toolbar Pemformatan : Font Size : untuk mengubah ukuran huruf Italic : untuk menampilkan huruf miring Font : Untuk memilih jenis huruf (font) Bold : Untuk menampilkan huruf tebal underline : untuk memberi garis bawah Font Color : untuk memberi warna huruf 3.3 Mengatur Perataan Tampilan Data Excel mempunyai fasilitas perataan data (alignment) standar rata kiri untuk teks dan rata kanan untuk angka dan tanggal/waktu. Untuk mengatur perataan tampilan data dapat dilakukan secara horisontal dan Vertikal, dengan langkah : 1. Pilihlah sel atau range yang hurufnya akan diformat. 2. Pilih menu Format, Cells atau tekan Ctrl + 1 pilih tab Alignment untuk membuka kotak dialog Format cells-alignment seperti pada Gambar Aturlah perataan data yang diinginkan secara horisontal, vertikal atau orientasi data. 4. Pilih OK Horizontal Perataan tampilan data secara horizontal dapat dilakukan melalui Format cells Alignment atau tombol toolbar standar diatur sesuai dengan lebar kolomnya. Format tampilannya seperti dalam Gambar 3-5. Departemen Teknik Informatika ITB 40

41 Gambar 3-5. Kotak Dialog Format Cells pada tab Alignment Toolbar perataan horizontal Toolbar Keterangan Align left, tampilan rata kiri Center, tampilan di tengah sel Align Right, tampilan rata kanan Merge and Center, tampilan di tengah beberapa kolom Departemen Teknik Informatika ITB 41

42 3.3.2 Vertikal Untuk mengatur teks yang melebihi tinggi baris sel, dapat digunakan perataan tampilan secara vertikal seperti pada Gambar 3-6. Gambar 3-6. Perataan tampilan data secara horizontal Gambar 3-7. Perataan tampilan data secara vertikal Orientasi Tampilan Excel menyediakan fasilitas untuk memutar teks mulai dari 90 derajat sampai 90 derajat, melalui Format cells, Orientation hasilnya seperti dalam Gambar 3-7. Departemen Teknik Informatika ITB 42

43 Gambar 3-8. Mengatur Orientasi dan derajat kemiringan teks 3.4 Membuat Bingkai dan Warna Latar Untuk menonjolkan bagian tertentu dari lembar kerja dapat ditambahkan bingkai dan warna latar melalui Menu Format, Cells pada tab Border dan Patterns. Toolbars Border, untuk menambahkan bingkai dan garis pembatas antar sel Kotak pilihan Warna dan Patterns pada Format Cells tab Patterns Departemen Teknik Informatika ITB 43

44 Kotak dialog Format Cells tab Border 3.4 Latihan Tutorial Latihan Buatlah lembar kerja seperti tampilan di bawah ini (Gambar 3-9). 2. Data masukan yang diketikkan adalah : Tarif sewa per hari, Persen uang muka, Nama penyewa dan Lama Sewa. 3. Buatlah rumus-rumus untuk : Total Biaya Sewa = Lama Sewa * Tarif Sewa Per Hari Uang Muka = Total Biaya Sewa * Persen Uang Muka Sisa Pembayaran = Total Biaya Sewa - Uang Muka Salinlah rumus yang dibuat tersebut ke range yang ada di bawahnya Formatlah angka dan huruf tersebut serta aturlah penempatannya agar sama dengan hasil keluaran. Aturlah lebar kolom, tinggi baris dan jenis Font agar sama dengan tampilan keluaran. 4. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Latih3-1.Xls Departemen Teknik Informatika ITB 44

45 Font MT Abadi WordArt ukuran Latihan 3-2 Gambar 3-9. Tampilan Latihan Buatlah lembar kerja seperti tampilan di bawah ini (Gambar 3-9). 2. Waktu Kerja = Jam Keluar Jam Masuk 3. Total Upah = Waktu Kerja * Tarif Upah Per Jam 4. Aturlah lebar kolom, tinggi baris, format angka dan jenis Font agar sama dengan tampilan keluaran. 5. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Latih3-2.Xls Gambar Tampilan Latihan 3-2 Departemen Teknik Informatika ITB 45

46 3.4.3 Latihan Buatlah lembar kerja seperti tampilan di bawah ini (Gambar 3-10). 2. Lama Tinggal = Tanggal cek-in tanggal Cek-out 3. Biaya = Lama tinggal * Tarif kamar per hari 4. Aturlah lebar kolom, tinggi baris, format angka dan jenis Font agar sama dengan tampilan keluaran. 5. Simpanlah lembar kerja ini dengan nama Latih3-3.Xls Gambar Tampilan Latihan 3-3 Departemen Teknik Informatika ITB 46

47 4 Fungsi Dalam Excel 4.1 Menggunakan Fungsi Rumus yang kompleks mungkin terdiri dari angka dan fungsi. Fungsi adalah rumus yang sudah siap pakai yang digunakan sebagai alat untuk membantu perhitungan. Di bab sebelumnya sudah kita bahas mengenai pemakain rumus sederhana yang terdiri dari operator matematika dan alamat sel. Pada saat penggunaan rumus kita dapat memanfaatkan fungsi atau kombinasi dari beberapa fungsi yang ada. Umumnya fungsi harus dilengkapi dengan argumen yang dapat berupa angka, label, rumus, alamt sel atau range. Argumen harus ditulis dengan diapit tanda kurung. Sebagai contoh perhatikan fungsi yang digunakan untuk penjumlahan data di bawah ini. =SUM (16,14,10) Hitung jumlah angka 16,14 dan 10 =SUM(A2,A3,A4) Hitung jumlah isi sel A2, A3, dan A4 =SUM(A2:A4) Hitung jumlah data dalam range A2:A4 =SUM(A2/3,A3*5,A4) Hitung jumlah isi sel A2 dibagi 3, A3 dikali 5 dan A4. Fungsi dapat dimasukkan dengan cara langsung diketikkan atau dengan menggunakan Paste Function untuk memasukkan fungsi secara otomatis. Sebagai contoh, buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 4-1 dan simpan dengan nama Contoh4-1.xls. Gambar 4-1. Contoh Pemakaian fungsi SUM Untuk menghitung total unit penjualan tersebut dapat digunakan fungsi dengan cara sebagai berikut Pemakaian Fungsi Secara Manual Langkah yang dilakukan adalah : 1. Pilih sel untuk menempatkam hasil perhitungan, yaitu sel C Ketik fungsi dan argumen yang diinginkan, yaitu =SUM(C7:C12). 3. Tekan ENTER. Departemen Teknik Informatika ITB 47

48 Catatan : Rumus atau fungsi dapat ditulis dengan huruf kecil atau huruf besar. Penulisan fungsi dan argumennya tidak boleh ada spasi Memilih Argumen Fungsi Melalui Mouse Memilih argumen fungsi dapat lebih cepat dan akurat dengan memilih/menyorot range dari dari tempat data yang akan dihitung yaitu dengan cara sebagai berikut : 1. Pilih sel C14, pada sel tersebut ketikkan =SUM( 2. Pindahkan penunjuk mouse ke posisi awal range, yaitu ke sel C7. Selanjutnya sambil tetap menekan tombol mouse geser penunjuk mouse sampai ke posisi akhir range (sel C12) lalu lepas tombol mouse. 3. Tekan ENTER Pemakaian Toolbar Paste Function Function Wizard untuk memasukkan fungsi dan argumen dengan menggunakan panduan dari Excel. Untuk menggunakan Function Wizard dapat dilakukan dengan langkah berikut : 1. Pilih sel C14, klik tombol Function Wizard pada toolbar Standard. Kotak dialog Paste Function akan ditampilkan (Gambar 4-2). 2. Pada kotak daftar pilihan Function Category, pilihlah Math & Trig. Selanjutnya daftar fungsi Matematika akan ditampilkan pada daftar pilihan Function Name. 3. Pada kotak Function Name, pilihlah fungsi SUM lalu pilihlah tombol OK. Sesaat akan muncul Kotak Dialog Argumen Fungsi (Gambar 4-3). 4. Pada isian number 1, tentukanlah range dari data yang akan dijumlahkan, yaitu range C7:C12 (penentuan range ini sebaiknya dilakukan dengan cara menyorot/memilih dengan mouse). Untuk memudahkan memilih range data, geserlah kotak dialog dengan cara menggesar baris judul kotak dialog tersebut. 5. Pilih tombol Finish. Gambar 4-2. Kotak Dialog Paste Function Departemen Teknik Informatika ITB 48

49 Gambar 4-3. Kotak Dialog Argumen Fungsi 4.2 Fungsi-Fungsi Dasar Beberapa fungsi yang sering digunakan : Fungsi Matematika dan Statistik : Fungsi Keterangan ABS AVERAGE COUNT INT MAX MIN MOD RANK ROUND Menghasilkan nilai mutlak dari suatu bilangan atau rumus =ABS(bilangan) Menghitung rata-rata dalam suatu range. = AVERAGE(range) Menghitung banyak data dalam suatu range. =COUNT(range) Membulatkan angka ke bawah ke bilangan bulat terdekat =INT(bilangan) Menghitung nilai terbesar dalam suatu range. =MAX(range) Menghitung nila terkecil dalam suatu range. =MIN(range) Menghasilkan nilai sisa dari pembagian dua bilangan =MOD(pembilang,penyebut), contoh MOD(23,5)=3. Menghasilkan posisi tingkatan dari bilangan tertentu dari sekumpulan bilangan =RANK(bilangan, referensi,ururtan) Membulatkan suatu bilangan yg argumennya ditunjukkan oleh tempat desimal yg ditentukan =ROUND(bilangan, banyak angka desimal) Departemen Teknik Informatika ITB 49

50 Fungsi Keterangan SQRT STDEV SUM VAR Menghasilkan akr kuadrat positif dari suatu bilangan ==SQRT(bilangan) Mencari simpangan baku dalam range berdasarkan sampel data =STDEV(range) Menjumlahkan data dalam range =SUM(range) Mencari nilai variansi dalam range =VAR(range) Fungsi Teks : Fungsi Keterangan LEFT MID RIGHT UPPER LOWER mengambil karakter mulai dari kiri sebanyak n karakter dari suatu teks =LEFTT(teks, jumlah karakter) mengambil karakter mulai dari karakter ke m sebanyak n huruf =MID(teks, posisi awal, jumlah karakter) mengambil karakter dari kanan sebanyak n huruf dari suatu teks =RIGHT(teks, jumlah karakter) Mengubah karakter dalam teks menjasi huruf kapital =UPPER(teks) Mengubah karakter dalam teks menjasi huruf kecil. =LOWER(teks) Menjumlahkan Data Secara Otomatis Pada saat bekerja dengan Excel, mungkin saja seringkali diperlukan penjumlahan data yang tersimpan pada suatu baris atau kolom tertentu. Untuk menjumlahkan data tersebut, selain menggunakan fungsi SUM, dapat pula digunakan cara lain yang lebih mudah, yaitu dengan memanfaatkan tombol AutoSum yang dapat membantu penjumlahan data dalam baris dan kolom tertentu secara otomatis. AutoSum untuk menjumlahkan data pada suatu baris dan kolom secara otomatis. Misalnya, gunakan lembar kerja Contoh41.xls untuk menjumlahkan data dengan menggunakan AutoSum yaitu dengan cara : Departemen Teknik Informatika ITB 50

51 1. Pilih sel C Pilihlah / klik tombol AutoSum pada toolbar standar. 3. Tekan Enter. Contoh lainnya, buatlah lembar kerja di bawah ini (Gambar 4-4), lalu simpan dengan nama Contoh4-2.xls. Gambar 4-4. Lembar kerja Contoh4-2.xls Untuk menjumlahkan data pada beberapa baris dan kolom secara sekaligus, dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Pilihlah/sorotlah (diblok) range tempat hasil pemjumlahan data tersebut, yaitu range C13:H Pilihlah tombol AutoSum pada toolbar standar. Sesaat Excel akan menjumlahkan data yang berada di atasnya. 3. Selanjutnya, pilihlah range H7:H12 (diblok) dan klik tombol AutoSum. Sesaat Excel akan menjumlahkan seluruh data yang berada di sampingnya. Departemen Teknik Informatika ITB 51

52 4.3 Latihan Tutorial Latihan 4-1 Buatlah lembar kerja seperti di bawah ini (Gambar 4-5), Gunakan fungsi SUM, AVERAGE, MAX, MIN, dan COUNT. Simpanlah dengan nama Latih4-1.xls Latihan 4-2 Gambar Tampilan Latih4-1.xls. Buka lembar kerja kosong, kemudian isikan data pada kolom A (Gambar 4-6). Gambar 4-6. Tampilan Latih4-2.xls Departemen Teknik Informatika ITB 52

53 4.3.3 Latihan Buatlah lembar kerja seperti dalam Gambar Ketikkan data series NIP dengan mengggunakan Fill Handel. 3. Gaji Bersih = Gaji Pokok + Tunjangan 4. Gunakan fungsi INT pada kolom E, fungsi INT dan MOD pada kolom F s.d I. 5. Hitunglah Total untuk setiap NIP dengan menggunakan tombol AutoSum. 6. Simpanlah lembar kerja tersebut dengan nama Latih4-3.xls Latihan 4-4 Gambar 4-7. Tampilan Data Masukkan Latih4-3.xls Fungsi RANK(no,acuan,spek) : untuk menentukan angka ranking dari sejumlah nilai Rank, mungkin memberikan angka yang sama. Tetapi angka yang sama tsb. Akan mempengaruhi ranking berikutnya no : adalah sel atau isi sel yang akan dicari ranking-nya. acuan : adalah range atau daftar acuan data numerik, jika tetap diabsolutkan utk dicopy spek : nilai spesifikasi cara menentukan ranking, 0 untuk menurun dan bukan nol untuk menaik Gambar 4-8. Tampilan Latih4-4.xls Departemen Teknik Informatika ITB 53

54 4.3.5 Latihan Buatlah lembar kerja seperti Gambar 4-9 di bawah ini, dengan hanya mengisikan data NOMOR POKOK. 2. Kode Jurusan, Tahun Masuk, dan Nomor Absen diisi menggunakan fungsi LEFT, MID, dan RIGHT, dengan ketentuan : TA94089 Nomor absen Kode Jurusan Tahun Masuk Gambar 4-9. Tampilan Latih4-5.xls Departemen Teknik Informatika ITB 54

55 5 Aplikasi Penggunaan Fungsi 5.1 Penggunaan Fungsi Logika Fungsi logika digunakan untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan bernilai benar atau salah. Fungsi yang dapat digunakan adalah IF, OR, AND dan NOT. Bentuk umum : IF(ekspresi logika, perintah jika benar, perintah jika salah) Ekspresi logika merupakan susunan atau gabungan beberapa variabel, konstanta, fungsi dan operator (tanda operasi) relasi yang sah untuk mengungkapkan suatu rumus perhitungan yang menghasilkan nilai benar atau salah. Operator relasi : =, <, >,<=, >=,<> Contoh : 1 kondisi : IF(NILAI >= 60, LULUS, GAGAL ) artinya jika NILAI > = 60, maka sel akan diisi teks LULUS, sebaliknya jika NILAI < 60, maka sel akan diisi teks GAGAL 2 kondisi : Kondisi ke-2 IF(NILAI < 50, TIDAK LULUS, IF(NILAI < 60, PERBAIKAN, LULUS )) Kondisi ke-1 Artinya jika Nilai < 50, maka sel akan diisi teks TIDAK LULUS, Jika 50 <= Nilai <60, maka sel akan diisi teks PERBAIKAN, jika NILAI > 60, maka sel akan diisi teks TIDAK LULUS. Fungsi Logika di Excel : Fungsi Keterangan IF OR AND Memeriksa suatu ekspresi logika apakah bernilai benar atau salah, dengan bentuk : =IF(ekspresi logika, nilai benar, nilai salah) Menghasilkan nilai salah bila semua argumen salah. =OR(ekspresi logika1, ekspresi logika2,.) Menghasilkan nilai benar jika hanya semua argumen benar =AND(ekspresi logika1, ekspresi logika2,.) Catatan : AND dan OR adalah operator logika yang biasanya digunakan bersamaan dengan fungsi IF. Departemen Teknik Informatika ITB 55

56 5.2 Penggunaan Fungsi Tanggal dan Waktu Fungsi tanggal digunakan untuk memproses data berupa tanggal. Agar data tanggal dapat dilakukan perhitungan, maka setiap tanggal harus diwakili oleh angka, di Excel disebut sebagai angka seri tanggal yang dimulai tanggal 1 Januari 1900 atau tanggal 1 Januari 1904 sebagai dasar perhitungan. Sistem Tanggal Tanggal Awal Angka Seri Tanggal Akhir Angka Seri Januari Desember Januari Desember Jenis Fungsi Tanggal : Fungsi Keterangan DATE TODAY YEAR, MONTH,DAY DATEVALUE WEEKDAY Menampilkan angka seri suatu tanggal untuk perhitungan =DATE(Tahun, bulan,hari tanggal) Menampilkan tanggal sistem yang ada di komputer =TODAY() tanpa argumen Menghasilkan nilai angka tahun (YEAR), angka bulan (MONTH) dan angka hari (DAY) dari suatu data tanggal. =YEAR(tanggal); =MONTH(tanggal); =DAY(tanggal) Mengubah tanggal dalam data teks menjadi nilai seri tanggal =DATEVALUE(teks tanggal) Menampilkan angka urutan hari dalam satu minggu, dengan urutan : 1- Minggu, 2- Senin, 3- Selasa, 4-Rabu,dst. =WEEKDAY(tanggal) Jenis Fungsi Waktu : Fungsi Keterangan TIME Menampilkan angka seri waktu (antara 0 1) untuk perhitungan =TIME(jam,menit,detik) Contoh : Jam 00:00 angka seri = 0 Jam 06:00 angka seri = 0.25 Jam 12:00 angka seri = 0.5 Jam 18:00 angka seri = 0.75, dan seterusnya Departemen Teknik Informatika ITB 56

57 Fungsi Keterangan NOW HOUR, SECOND TIMEVALUE MINUTE, Menampilkan tanggal dan waktu sistem yang ada di komputer =NOW() tanpa argumen Menghasilkan nilai angka jam (HOUR), angka menit (MINUTE) dan angka detik (SECOND) dari suatu data tanggal. =YEAR(tanggal); =MONTH(tanggal); =DAY(tanggal) Mengubah waktu dalam data teks menjadi nilai seri waktu =DATEVALUE(teks waktu) 5.3 Penggunaan Fungsi Pembacaan Tabel Digunakan untuk membaca tabel yang disusun secara horisontal (HLOOKUP) atau vertikal (VLOOKUP). Bentuk : HLOOKUP(Selkunci, range tabel acuan, no.indeks baris) VLOOKUP(Selkunci, range tabel acuan, no.indeks kolom) Untuk menyatakan posisi sel dalam tabel digunakan nomor indeks kolom dan nomor indeks baris. Catatan : Agar pembacaan tabel acuan benar, sel kunci dalam tabel acuan harus diurutkan menaik. Perhatikan tabel lembar kerja di bawah ini. (Gambar 5-1 dan Gambar 5-2). Gambar 5-1. Tabel Acuan Vertikal Departemen Teknik Informatika ITB 57

58 Gambar 5-2. Tabel Acuan Horizontal Contoh : Buatlah lembar kerja di bawah ini dan simpan dengan nama Vlookup : Gambar 5-3. Pemakaian Fungsi Vlookup Kolom E dan F akan diisi dengan mengacu kepada Tabel Acuan pada range B14:D19 dengan menggunakan Fungsi VLOOKUP sebagai berikut : SEL / KOLOM E5 F5 G5 RUMUS =VLOOKUP(C5,$B$16:$D$19,2) =VLOOKUP(C5,$B$16:$D$19,3) =D5 * F5 Departemen Teknik Informatika ITB 58

59 5.4 Pemberian Nama Range Untuk memudahkan operasi sel atau range data dalam worksheet, sel/range tersebut dapat diberi nama, sehingga mempermudah penulisan rumus yang berisi referensi sel atau range terutama bila letak rumus dan alamat sel atau range sangat berjauhan. Langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pilihlah sel yang akan diberi nama 2. Klik pada Name Box yang terletak di ujung kiri baris rumus (lihat Gambar 5-10) atau pilih menu Insert, Name, Define. 3. Ketikkan nama range 4. Tekan ENTER atau OK apabila melalui menu. Name Box 5.5 Latihan Tutorial Latihan 5-1 Gambar 5-4. Membuat Nama Range Buatlah lembar kerja berikut dan isi D3 dengan =AND(B3>=100,C3>=100) Gambar 5-5. Pemakaian Fungsi AND Departemen Teknik Informatika ITB 59

60 5.5.2 Latihan 5-2 Buatlah lembar kerja berikut dan isi D3 dengan =OR(B3>=100,C3>=100) Latihan 5-3 Gambar 5-6. Pemakaian Fungsi OR Buatlah lembar kerja seperti Gambar 5-7, Tunjangan diberikan 15% dari Gaji Pokok apabila status KAWIN, tetapi bila status TIDAK maka karyawan tidak berhak mendapat tunjangan. Total Gaji = Gaji Pokok + Tunjangan. Sesuai dengan ketentuan tersebut, isikan sel E5 dengan =IF(C5= KAWIN,15%*D5,0) Latihan 5-4 Gambar 5-7. Contoh Pemakaian Fungsi IF Buatlah lembar kerja seperti Gambar 5-8, isilah kolom USIA dan kolom HASIL SELEKSI dengan rumus sebagai berikut : USIA = Tahun Penerimaan Tahun Lahir Hasil Seleksi = Jika Usia >= 17 dan Tinggi Badan > 165, maka Hasil seleksi DITERIMA, selain itu Hasil seleksi GUGUR. Gunakan Fungsi IF dan AND. Departemen Teknik Informatika ITB 60

61 Gambar 5-8. Pemakaian Fungsi IF dan AND Latihan 5-5 Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 5-9, data masukan adalah No. urut, Tanggal Penjualan, Nama Barang, Harga Satuan, dan Jumlah Barang. Total = Harga satuan * Jumlah Barang Diskon diberikan setiap penjualan antaran tanggal 5 sampai tanggal 15, yaitu : o Jika Total >= , Diskon = 20% * Total o Jika Total > = s.d < , Diskon = 10% * Total o Jika Total < , Diskon = 0 Bayar = Total Diskon Gunakan fungsi, IF, AND, DAY. Penyelesaian : DISKON= IF(AND(DAY(B5)>=5,DAY(B5)<=15),IF(F5>= ,20%*F5,IF(F5>= ,10%*F5,0)), 0) Penjualan antara tanggal 5-15 Penjualan di luar tanggal 5-15 Departemen Teknik Informatika ITB 61

62 5.5.6 Latihan 5-6 Gambar 5-9. Tampilan Latih5-5 Buatlah lembar kerja seperti pada Gambar 5-10, data masukan adalah Upah per jam, Jam kerja Normal, Nama, Jam Masuk, dan Jam Pulang. Kolom lainnya diisi rumus sbb : Lama Kerja = Jam Pulang Jam Masuk o Upah Lembur diberikan jika Lama kerja lebih dari jam kerja normal, dgn aturan : o Upah Lembur Jam ke-8 = 1.5 * Upah per jam o Upah Lembur Jam ke-9 = 2.0 * Upah per jam o Upah Lembur Jam ke-10 = 2.5 * jumlah jam kelebihan dari 9 jam * Upah per jam Total Upah = (lama kerja - jam kerja normal) * upah per jam + total upah lembur dan dibulatkan ke ratusan terdekat. Gunakan fungsi IF dan ROUND Aturlah format tampilannya. Departemen Teknik Informatika ITB 62

63 Penyelesaian : Gambar Tampilan Latih5-6 SEL / KOLOM Lama kerja E9 F9 G9 TOTAL UPAH RUMUS =(C9-B9)*24 =IF(D9>$D$5,1.5*D4,0) =IF(D9>8,2*$D$4,0) =IF(D9>9,2.5*$D$4*(D9-9),0) =ROUND(((D9-D5)*$D$4+H9),-2) Departemen Teknik Informatika ITB 63

64 5.6 Kasus-Kasus Kasus 5-1 Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut : Data-data yang harus dimasukkan adalah : Harga sewa komputer per hari/unit Nomor urut Nama penyewa Jumlah Lama Ketentuan Soal : Total = lama * Jumlah * Harga Sewa/hari/Unit Diskon hanya diberikan bagi penyewa yang menyewa komputer paling sedikit 10 unit dan lama sewa paling sedikit 5 hari. Keterangan diisi DAPAT jika Jumlah >=10 dan Lama >=5, selain itu diisi TIDAK. Diskon diberikan sebagai berikut : o Jika Total > = , maka Diskon = 20% * Total o Jika Total > = dan < , maka Diskon = 20% * Total o Jika Total < , Diskon = 5% * Total Bayar = Total Diskon Gambar Tampilan Kasus5-1 Departemen Teknik Informatika ITB 64

65 5.6.2 Kasus 5-2 Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut : Data-data yang harus dimasukkan adalah : Tanggal Proses, Denda per Hari Nomor Urut, Nama, Tanggal Piutang, Jumlah Piutang Ketentuan Soal : Lewat Hari = Tanggal Proses Tanggal Piutang Denda Bunga = Jumlah Piutang * Denda per Hari * Lewat Hari Saldo Piutang = Jumlah Piutang + Denda Bunga Keterangan diisi dengan ketentuan sbb : o Jika Lewat Hari > 90, diisi dengan SEGERA TAGIH o Jika Lewat Hari > = 30 S/D <= 90, diisi dengan TAGIH o Jika Lewat Hari < 30, diisi dengan Kasus 5-3 Gambar Tampilan Kasus5-2 Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut : Data-data yang harus dimasukkan adalah : Nama Tamu, Kode Type Kode Kamar, dan Lama Tinggal Departemen Teknik Informatika ITB 65

66 Ketentuan Soal : Kolom Type Kamar diisi menggunakan fungsi = HLOOKUP berdasarkan pada TABEL TYPE KAMAR. Kolom Nama Kamar diisi menggunakan fungsi = VLOOKUP berdasarkan pada TABEL TARIF. Kolom Tarif Kamar diisi menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP berdasarkan pada TABEL TARIF sesuai dengan Kode Type dan Kode Kamar yang ada. Total Bayar = Tarif Kamar * Lama Tinggal Gambar Tampilan Kasus5-3 Departemen Teknik Informatika ITB 66

67 6 Grafik Dan Gambar Excel dapat dengan mudah mengubah data pada lembar kerja, menjadi grafik yang dinamis untuk digunakan dalam presentasi dan laporan. Di samping itu, setiap lembar kerja dapat diperindah dengan penyisipan objek gambar. 6.1 Membuat Grafik dalam Excel Grafik dapat ditampilkan dengan dua cara penempatan, yaitu ditempatkan bersama-sama dengan data laporan yang dibuat pada lembar kerja atau dapat pula grafik dan lembar kerja dibuat terpisah namun masih dalam buku kerja yang sama, sehingga grafik dapat dicetak secara terpisah. Dalam Excel terdapat tombol toolbar Chart Wizard yang dapat memandu dalam pembuatan grafik. Sebagai contoh buatlah lembar kerja berikut (Gambar 6-1). Simpanlah dengan nama Contoh61.xls. Gambar 6-1. Lembar kerja Laporan Jumlah Pegawai Untuk membuat grafik pada lembar kerja melalui toolbar Chart Wizard dilakukan dengan langkah : 1. Range yang akan dibuat grafiknya diblok (disorot). Sebagai contoh pilihlah range B5:G13. Range data yang dipilih bisa mencakup datanya saja atau bisa pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya. 2. Pilih tombol toolbar Chart Wizard untuk membuka kotak dialog Chart Wizard : Chart Type seperti Gambar Pilih jenis grafik yang diinginkan dari kotak daftar Chart Type dan pilih juga sub-type grafik dari Chart sub-type, misalkan seperti dalam Gambar 6-2. Departemen Teknik Informatika ITB 67

68 Gambar 6-2. Kotak Dialog ChartWizard - Step 1 of 4 4. Klik tombol Next untuk membuka kotak dialog Chart Wizard: Chart Source Data seperti Gambar 6-3. Gambar 6-3. Kotak Dialog ChartWizard : Chart Source Data. Pada kotak isian Data Range, tentukanlah range data yang akan dibuat grafiknya. Tetapi karena sudah diblok sebelumnya maka secara otomatis range tersebut sudah terisi. Departemen Teknik Informatika ITB 68

69 5. Kliklah tombol Next > untuk menampilkan kotak dialog ChartWizard : Chart Options seperti pada Gambar 6-4. Gambar 6-4. Kotak Dialog ChartWizard : Chart Options. Pada Kotak dialog Chart Options ini, dapat ditentukan : Judul Grafik, dengan memilih tab Titles, isilah : o Chart title : ketikkanlah Laporan Jumlah Pegawai o Category (X) axis : ketik judul sumbu X, misalkan : Golongan Pegawai o Value (Y) axis : ketik judul sumbu Y, misalkan : Orang Garis skala, dengan mengklik tab Gridlines untuk menambahkan garis bantu skala untuk sumbu x atau sumbu y. Tab Legend, untuk mengaktifkan Legend ( keterangan grafik ) berikut lokasi penempatannya. Tab Data-Labels, untuk menentukan label jenis label yang diinginkan Tab Data Table, untuk menampilkan tabel lembar kerja ke dalam grafik. 6. Klik tombol Next > untuk menampilkan kotak dialog Chart Wizard : Chart Location seperti pada Gambar 6-5. As new sheets : grafik diletakkan pada lembar kerja tersendiri As object in : grafik diletakkan menjadi satu dengan data lembar kerjanya. 7. Klik tombol Finish. Departemen Teknik Informatika ITB 69

70 Gambar 6-5. Kotak Dialog ChartWizard : Chart Location 8. Pilihlah tombol Finish untuk menempatkan grafik pada lembar kerja seperti tampak pada Gambar 6-6. Gambar 6-6. Hasil Penempatan Grafik pada Lembar Kerja Cara Lain menempatkan grafik pada satu lembar kerja: 1. Untuk menempatkan grafik selain melalui toolbar ChartWizard seperti di atas, dapat juga dilakukan seperti di bawah ini : 2. Pilihlah range data yang akan dibuat grafiknya. Sebagai contoh range B6: G Pilih menu Insert, Chart. 4. Langkah berikutnya sama dengan cara melalui toolbar ChartWizard di atas. Departemen Teknik Informatika ITB 70

71 6.2 Mengubah Jenis Tampilan Grafik Tampilan grafik yang sudah dibuat dapat diubah dengan langkah sebagai berikut : 1. Pilihlah grafik yang akan diubah jenis tampilannya. Setelah grafik dipilih, secara otomatis toolbar Chart akan ditampilkan (Gambar 6-7). Gambar 6-7. Toolbar Chart 2. Klik tombol daftar pilihan jenis grafik yang ada pada toolbar, icon Chart Type. 3. Pilih jenis tampilan grafik yang diinginkan. 6.3 Menempatkan Grafik pada Lembar Kerja Terpisah Membuat dan menempatkan grafik pada lembar kerja terpisah dari data laporan namun masih pada buku kerja yang sama dapat dilakukan dengan cara : 1. Pilihlah range data yang akan dibuat grafiknya. Sebagai contoh, range B6:G12 diblok. 2. Range data yang dipilih bisa mencakup datanya saja atau dapat pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya. 3. Tekan tombol F11. Lembar kerja grafik baru akan ditampilkan dengan bentuk tampilan grafik standar. Catatan : Untuk berpindah dari lembar kerja data atau sebaliknya, dapat dilakukan dengan cara memilih (klik) nama tab lembar kerja atau lembar grafik tersebut (di bagian bawah tampilan buku kerja). Jenis tampilan dan format grafik standar yang ditampilkan tersebut dapat diubah sesuai dengan keinginan. Departemen Teknik Informatika ITB 71

72 6.4 Menghapus Grafik Grafik yang sudah dibuat/ditempatkan pada lembar kerja dapat dihapu dengan cara : 1. Pilih/klik grafik yang akan dihapus. 2. Tekan tombol Delete. 6.5 Menyisipkan Obyek Gambar pada Lembar Kerja/Grafik Untuk memperindah tampilan lembar kerja/grafik dapat dilengkapi dengan obyek gambar. Cara menempatkan gambar, dilakukan dengan cara sebagi berikut : 1. Pilihlah lembar kerja/grafik yang akan disisipkan obyek gambar, misal Latih Pilih menu Insert, Picture, dan pilih jenis sumber file gambarnya (Gambar 6-11), misalkan dipilih ClipArt. Gambar 6-8. Menu Insert Picture 3. Kotak dialog Insert ClipArt akan ditampilkan (Gambar 6-9). 4. Pilihlah/kliklah jenis kategori gambar yang diinginkan, misal Academic 5. Akan ditampilkan pilihan file gambar pada kategori Academic, kliklah salah satu gambar untuk disisipkan pada lembar kerja seperti dalam Gambar Pilih OK. Gambar akan ditempatkan pada lembar kerja sesuai dengan ukuran aslinya. Departemen Teknik Informatika ITB 72

73 Gambar 6-9. Kotak Insert ClipArt Gambar Kotak Insert ClipArt Departemen Teknik Informatika ITB 73

74 Catatan : Setelah gambar yang dipilih, ubahlah ukuran gambarnya dengan cara menggeser titik pegangan dari gambar tersebut. Posisi gambar dapat dipindahkan dengan cara memilih objek gambar tersebut kemudian pindahkan/geser mouse ke posisi yang baru. Gambar Tampilan Lembar Kerja yang sudah dilengkapi gambar 6.6 Mengatur dan Menata Obyek Gambar dengan Toolbar Picture Untuk menampilkan toolbar Picture dapat dilakukan dengan cara memilih menu View, Toolbar, Picture atau dengan mengarahkan penunjuk mouse pada obyek gambar dan klik tombol mouse sebelah kanan untuk menampilkan shortcut menu, pilihlag Show Picture Toolbar. Menyisipkan gambar dari disk file Mengatur image obyek. Menambah kontras Mengurangi kontras Menambah terang obyek Menambah gelap obyek Mengembalikan tampilan ke bentuk asal Mengatur warna trasnparan Mengatur warna, garis, ukuran, dsb. Memilih garis atau bingkai Memotong bagian obyek Departemen Teknik Informatika ITB 74

75 6.7 Menempatkan Obyek Berbentuk Variasi Teks Cara menempatkan Variasi Teks pada lembar kerja, dilakukan dgn cara sebagai berikut : 1. Pilihlah lembar kerja/grafik yang akan disisipkan obyek gambar. 2. Pilih menu Insert, Picture, WordArt untuk membuka kotak dialog WordArt Gallery (Gambar 6-12), lalu pilih model tampilan teks yang diinginkan. 3. Klik OK, lalu ketikkan teks yang dimaksud pada kotak dialog Edit WordArt Text (Gambar 6-13). Gambar Kotak dialog WordArt Gambar Tampilan kotak Edit WordArt Text Departemen Teknik Informatika ITB 75

76 6.8 Latihan Tutorial Latihan Bukalah lembar kerja Latih1-1 Daftar Penerimaan Kursus. 2. Buatlah grafik hasil seperti Gambar Simpanlah buku kerja tersebut dengan nama Latih6-1.xls Latihan 6-2 Gambar Tampilan Latihan Buatlah lembar kerja Daftar Rugi Laba seperti Gambar Buatlah grafik hasil seperti Gambar Simpanlah buku kerja tersebut dengan nama Latih6-2.xls. Gambar Tampilan lembar kerja Latih6-2 Departemen Teknik Informatika ITB 76

77 6.8.3 Latihan 6-3 Gambar Tampilan Grafik Hasil Latihan Buatlah lembar kerja Hasil Survey Majalah ENAK DIBACA dan grafik seperti Gambar Persentase = Jumlah pembaca / total 3. Simpanlah buku kerja tersebut dengan nama Latih6-3.xls. Gambar Tampilan Grafik Hasil Latihan 6-3 Departemen Teknik Informatika ITB 77

78 7 Fungsi Finansial Excel menyediakan fungsi finansial untuk mengolah data investasi yang siap digunakan, diantaranya melalui fungsi-fungsi : PV, FV, PMT, NPV, IRR, MIRR. Pada pemakaian fungsi finansial digunakan ketentuan sebagai berikut : 1. Bila dikeluarkan uang, maka digunakan tanda di depan angka tersebut. 2. Bila menerima uang, maka digunakan tanda + di depan angka tersebut. 7.1 Fungsi PV Present Value (nilai sekarang) menunjukkan berapa nilai uang pada saat ini untuk nilai tertentu di masa mendatang. Fungsi PV hanya berlaku untuk nilai dan tingkat bunga yang konstan. Bentuk umum : = PV(Bunga, waktu, pembayaran per periode,nilai kemudian, Tipe) Keterangan : Bunga dinyatakan sebagai bunga per periode. Contoh : bila bunga per tahun 16%, maka untuk bunga per bulan dinyatakan sebagai 16%/12. Waktu dinyatakan dengan satuan yang sama dengan satuan yang dipakai dalam menyatakan bunga. Tipe berisi angka 0 atau 1 yang menyatakan jenis pembayaran, yaitu 0 atau tidak ditulis, artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode 1, artinya pembayaran dilakukan pada awal periode Latihan 7-1a Misalkan untuk suatu hadiah sayembara sebesar Rp diberikan pilihan menerima Rp tunai sekarang atau menerima Rp setiap tahun selama 5 tahun. Mana yang lebih menguntungkan, bila tingkat bunga 15 % per tahun. Sepintas, bila kita menerima Rp setiap tahun selama 5 tahun, maka jumlah total yang diterima adalah Rp ,- namun tidak dapat segera dapat dinikmati, karena nilai tunainya tidak sebesar itu. Buatlah lembar kerjanya seperti Gambar 7-1, simpanlah dengan nama Latih7-1a. =PV($C$3,A5,B5) Jadi nilai tunai yang diperoleh : Rp < Rp (kurang menguntungkan) Gambar 7-1. Pemakaian Fungsi PV Departemen Teknik Informatika ITB 78

79 7.1.2 Latihan 7-1b Sebuah perusahaan sedang menilai proposal sebuah proyek dengan nilai investasi sebesar Rp yang akan menghasilkan aliran kas masuk secara konstan sebesar Rp selama 8 tahun. Analisis kelayakan investasi dicoba dengan dua pertimbangan yaitu pertama, dengan suku bunga 15% per tahun ; kedua, perusahaan akan menerima Rp pada akhir tahun ke-8. Apakah proposal tersebut diterima atau ditolak?. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-2, simpanlah dengan nama Latih7-1b. Gambar 7-2. Analisis kelayakan proyek dengan fungsi PV Penyelesaian : SEL RUMUS D9 D10 D18 D19 =PV(D4,D5,D6) =IF(D9<D7,"Investasi dipertimbangkan diterima","investasi sebaiknya ditolak") =PV(D13,D14,,D15) =IF(D18<D16,"Investasi dipertimbangkan diterima","investasi sebaiknya ditolak") Departemen Teknik Informatika ITB 79

80 7.2 Fungsi FV Future Value (FV) digunakan untuk menghitung nilai di masa mendatang dari suatu nilai saat ini yang besarnya tetap pada setiap periode selama jangka waktu tertentu. Fungsi ini merupakan kebalikan dari present value. Bentuk umum : = FV(Bunga, Waktu, Pembayaran per periode, Nilai Sekarang, Tipe) Keterangan : Bunga dinyatakan sebagai bunga per periode. Contoh : bila bunga per tahun 16%, maka untuk bunga per bulan dinyatakan sebagai 16%/12. Waktu dinyatakan dengan satuan yang sama dengan satuan yang dipakai dalam menyatakan bunga. Tipe berisi angka 0 atau 1 yang menyatakan jenis pembayaran, yaitu o 0 atau tidak ditulis, artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode o 1, artinya pembayaran dilakukan pada awal periode Latihan 7-2a Sebuah perusahaan merencanakan untuk merelokasi pabrik sesuai dengan rencana pengembangan wilayah dalam jangka waktu 15 tahun yang akan datang. Untuk itu perusahaan akan mendepositokan keuntunggan setiap awal tahun sebesar Rp selama 15 tahun dan mengharapkan tingkat bunga sebesar 18% per tahun.akan dihitung apabila tidak memiliki saldo awal dan dengan mempunyai saldo awal sebesar Rp Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-3, simpanlah dengan nama Latih2-a. =FV(D5,D6,-D7,,1) =FV(D12,D13, -D15,-D14,1) Gambar 7-3. Tampilan Latih 7-2a Departemen Teknik Informatika ITB 80

81 7.2.2 Latihan 7-2b Seseorang ingin menabung uangnya di Bank dengan dua alternatif : alternatif pertama : pertama kali menyetor sebesar $1.000 dengan bunga 6% per tahun. Selanjutnya ia menabung $100 setiap awal bulan selama 12 bulan. Akan dihitung nilai uang yang dimiliki setelah akhir dari 12 bulan tersebut. alternatif kedua : setiap akhir tahun mendepositokan sebesar Rp , dengan bunga 15% selama 5 tahun atau setiap awal tahun mendepositokan sebesar Rp dengan bunga dan jangka waktu yang sama. Akan dihitung nilainya setelah tahun ke- 5. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-4, simpanlah dengan nama Latih2-b. =FV(C5/12,C7,-C6,-C4,1) =FV($E$13,$E$14,-$C$13) =FV($E$13,$E$14,-$C$13,,1) Gambar 7-4. Tampilan Latihan 7-2b 7.3 Fungsi PMT Fungsi PMT digunakan untuk menghitung besarnya angsuran tetap yang harus dibayar per periodenya dengan tingkat suku bunga menurun. Bentuk umum : = PMT(Bunga, Waktu, Nilai sekarang, Nilai kemudian, Tipe) Keterangan : Bunga dinyatakan sebagai bunga per periode. Contoh : bila bunga per tahun 16%, maka untuk bunga per bulan dinyatakan sebagai 16%/12. Waktu dinyatakan dengan satuan yang sama dengan satuan yang dipakai dalam menyatakan bunga. Departemen Teknik Informatika ITB 81

82 Tipe berisi angka 0 atau 1 yang menyatakan jenis pembayaran, yaitu o 0 atau tidak ditulis, artinya pembayaran dilakukan pada akhir periode o 1, artinya pembayaran dilakukan pada awal periode Latihan 7-3a Misalnya seseorang akan membeli rumah melalui kredit pemilikan rumah (KPR) sebesar Rp dengan bunga 18% per tahun dalam jangka waktu 10 tahun. Berapa besar angsuran yang harus dibayar per tahun? Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-5. Gambar 7-5. Tampilan Latihan 7-3a Penyelesaian : SEL RUMUS KETERANGAN0 D5 =PMT(F4,C4,-C3) Rumus angsuran PMT(Bunga, Waktu,Nilai Pokok Kredit) B7 =C3 Nilai Kredit C7 =$D$5 Besar angsuran D7 =B7*$F$3 Saldo awal * bunga per tahun E7 =C7-D7 Angsuran Bunga F7 =B7-E7 Saldo awal nilai angnsuran B8 =F7 Saldo akhir tahun ke -1 Departemen Teknik Informatika ITB 82

83 7.3.2 Latihan 7-3b Tabel angsuran kredit pemilikan rumah (KPR) per tahun yang harus dibayaar untuk berbagai nilai kredit dan jangka waktu dengan bunga. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-6. Gambar 7-6. Tampilan Latihan 7-3b Penyelesaian : Masukkan rumus di sel B7 dengan =PMT($C$4, B$6, -$A7), kemudian salin ke range B7:G Fungsi untuk Menghitung Penyusutan Depresiasi atau penyusutan merupakan proses pengalokasian harga perolehan aktiva tetap menjadi biaya selama masa manfaat dengan cara yang rasional dan sistematis. Excel menyediakan fungsi untuk menghitung depresiasi dengan beberapa metode, yaitu : Metode Garis Lurus (Straight-line method) Beban penyusutan suatu aktiva dengan metode garis lurus tiap periode dibagi merata sepanjang umur / masa manfaat alat tersebut, sehingga besar penyusutan tiap periode adalah sama. Di Excel menggunakan fungsi SLN, dengan bentuk umum : =SLN(Nilai awal/harga perolehan, Nilai Akhir/nilai sisa, Umur alat) Metode Jumlah Angka Tahun (Sum of year s digits method) Besarnya penyusutan tak merata sepanjang umur ekonomis alat, untuk awal periode, nilai penyusutan lebih besar dibandingkan pada tahun-tahun berikutnya. Fungsinya berbentuk : =SYD(Nilai awal/harga perolehan, Nilai Akhir/nilai sisa, Umur alat, Periode) Departemen Teknik Informatika ITB 83

84 7.4.3 Metode Saldo Menurun Ganda (Double-declining Balance method) Beban penyusutan tak merata sepanjang umur alat, yaitu semakin menurun dari tahun ke tahun karena perhitungan biaya penyusutan didasarkan pada nilai buku (harga perolehan/nilai awal dikurangi dengan total akumulasi penyusutan). Fungsinya berbentuk =DDB(Nilai awal/harga perolehan, Nilai Akhir/nilai sisa, Umur alat, Periode, Faktor) Latihan 7-4 PT DUNIA BARU membeli sebuah mesin fotocopy dengan harga perolehan sebesar Rp Untuk membuat tabel penyusutan, diperkirakan umur mesin 5 tahun dan Nilai sisa (residu) sebesar Rp Buatlah lembar kerja seperti Gambar 7-7. Penyelesaian : SEL Gambar 7-7. Berbagai metode Perhitungan Penyusutan RUMUS B9 =SLN($D$3,$D$5,$D$4), lalu dicopy ke bawah C9 =B9 C10 D9 B17 =C9+B10, lalu dicopy ke bawah =$D$3 C9, lalu dicopy ke bawah =SYD($D$3,$D$5,$D$4,A17), lalu dicopy ke ba wah C17 =B17 C18 =C17+B18, lalu dicopy ke bawah Departemen Teknik Informatika ITB 84

85 D17 G9 SEL RUMUS =$D$3 C17, lalu dicopy ke bawah =DDB($D$3,$D$5,$D$4,F9), lalu dicopy ke ba wah H9 =G9 H10 I 9 =H9+G10, lalu dicopy ke bawah =$D$3 H9, lalu dicopy ke bawah Departemen Teknik Informatika ITB 85

86 8 Pencetakan 8.1 Mempersiapkan Printer Pada saat akan mencetak dokumen yang sudah disimpan, printer yang akan digunakan harus sudah diinstalasikan dengan menggunakan prosedur instalasi Windows. Excel akan mencetak pada printer yang diset sebagai printer default. Sebelum melakukan pencetakan, sebaiknya periksa dahulu dokumen yang akan dicetak dengan cara pencetakan ke layar (Print Preview) dengan menggunakan tombol icon pada toolbar standar. Prosedur untuk memilih printer adalah : 1. Klik pada menu File, Print atau tekan Ctrl + P untuk membuka kotak dialog Print seperti pada Gambar 8-1. Gambar 8-1. Kotak Dialog Print 2. Pilihlah printer yangn diinginkan pada pilihan Name. 3. Klik tombol OK untuk segera mencetak atau klik tombol Cancel untuk kembali ke lembar kerja. 8.2 Mencetak Lembar Kerja ke Printer Bila akan mencetak langsung seluruh dokumen ke printer, lakukanlah cara di bawah ini: 1. Yakinkan kertas sudah tersedia/terpasang di printer. 2. Klik tombol icon Print pada toolbar standar. Bila akan mencetak sebagian lembar kerja tertentu, tentukan range lembar kerja yang akan dicetak. Kemudian, lakukanlah cara di bawah ini : Departemen Teknik Informatika ITB 86

87 1. Klik menu File, Print Area, Set Print Area. 2. Klik pada menu File, Print atau tekan Ctrl + P untuk membuka kotak dialog Print seperti pada Gambar Pada kotak Print What, tentukan (klik) pilihan yang akan dicetak : Selection : mencetak suatu range pilihan pada lembar kerja Active Sheet(s) : mencetak seluruh lembar kerja yang aktif Entire Workbook : mencetak seluruh lembar kerja yang digunakan 4. Tentukan banyaknya cetakan (Copy) di kotak Copies. 5. Tentukan bagian/halaman yang akan dicetak pada kotak Page Range, dengan memilih salah satu pilihan di bawah ini : All Mencetak seluruh dokumen (defaultnya). Page(s) From - To Mencetak halaman tertentu. 6. Isikan nomor halaman di kotak From untuk awal halaman, dan kotak isian To untuk akhir halaman yang akan dicetak. 7. Klik tombol OK untuk memulai pencetakan. 8.3 Mengatur Konfigurasi Halaman Pencetakan Untuk mengatur konfigurasi pencetakan dan kualitas hasil pencetakan dapat dilakukan langkah berikut : 1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2). 2. Pilihlah tab Page pada kotak dialog Page Setup. 3. Pada kotak pilihan Paper Size, pilihlah ukuran kertas yang diinginkan. 4. Pada kotak pilihan Print Quality, pilih tingkatan kualitas hasil pencetakan yang diinginkan. 5. Pada kotak Orientation, pilih tombol pilihan Portrait untuk posisi hasil cetkan tegak dan Landscape untuk posisi hasil cetakan tidur /melebar. 6. Pada kotak Scaling, pilihan Adjust to, untuk menentukan persentase ukuran hasil pencetakan, dengan cara diisikan atau klik tombol atau. Pilihan Fit to untuk mencetak seluruh lembar kerja pada jumlah halaman tertentu. 7. Pilih OK. Departemen Teknik Informatika ITB 87

88 Gambar 8-2. Kotak Dialog Page Setup 8.4 Mengatur Batas Margin Pencetakan Margin adalah jarak bidang cetak terhadap tepi halaman kertas. Pengaturan batas margin di kertas dapat dilakukan dengan : 1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2). 2. Pilihlah tab Margins pada kotak dialog Page Setup (Gambar 8-3). Gambar 8-3. Kotak Dialog Page Setup tab Margins Departemen Teknik Informatika ITB 88

89 3. Tentukan batas margin baru yang diinginkan (Top untuk margin atas, Bottom untuk batas margin bawah, Left untuk batas margin kiri dan Right untuk batas margin kanan). 4. Pilihan Center on Page ditentukan untuk mengatur penempatan hasil pencetakan di tengah halaman kertas. 5. Pilihan From Edge, untuk mengatur margin header (bagian atas/judul) atau footer (bagian bawah/ catatan kaki). 6. Pilih OK. 8.5 Membuat Header dan Footer Header adalah baris khusus yang dicetak pada awal (bagian atas) setiap halaman pencetakan. Footer adalah baris khusus yang dicetak pada akhir (bagian bawah) setiap halaman pencetakan. Untuk mengatur header atau footer dapat dilakukan dengan langkah berikut : 1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2). 2. Pilihlah tab Header/Footer pada kotak dialog Page Setup (Gambar 8-4). 3. Pada kotak daftar pilihan Header, pilih isi header yang diinginkan. Demikian pula pada kotak Footer, pilihlah isi footer yang diinginkan. 4. Bila pilihan yang tersedia tidak sesuai, buatlah header/footer sesuai dengan keinginan, dengan cara pilih tombol Custom Header dan/atau Custom Footer. Kotak dialog Header/Footer akan ditampilkan (Gambar 8-5). 5. Pada kotak dialog Header/Footer tersebut, ketikkan atau pilihlah posisi header/footer. Gambar 8-4. Kotak dialog Page Setup tab Header/Footer Departemen Teknik Informatika ITB 89

90 Gambar 8-5. Kotak dialog Custom Header 6. Isi header atau footer dapat ditempatkan pada posisi kiri (Left Section), tengah (Center Section), atau kanan (Right Section). Dapat juga disertakan informasi nomor halaman (ketikkan lambang &[Page] atau &[Pages]), tanggal (&[Date]), waktu (&[Time]) atau nama file/tab lembar kerja (&[File] dan/atau &[Tab]). 7. Pilih OK. 8.6 Mengatur Lembar Kerja yang akan Dicetak Bila mencetak lembar kerja yang lebar atau panjang, mungkin diperlukan beberapa lembar halaman, maka judul lembar kerja (baris atau kolom) hanya ada pada halaman pertama saja. Untuk memberi judul di setiap halaman dapat dilakukan dengan langkah : 1. Pilih menu File, Page Setup atau pilih tombol Page Setup pada kotak dialog Page Setup akan ditampilkan (Gambar 8-2). 2. Pilihlah tab Sheet pada kotak dialog Page Setup (Gambar 8-6). Gambar 8-6. Kotak dialog Page Setup tab Sheet Departemen Teknik Informatika ITB 90

91 3. Pada kotak Print Titles, tentukan range tempat judul lembar kerja yang ingin ditampilkan di setiap halaman pencetakan. Untuk judul berupa baris, ketiklah judul pada Rows to Repeat at Top dan untuk judul berupa kolom isikan pada Columns to Repeat at Left. 4. Kotak pilihan Print, pilih tab Gridlines untuk menampilkan garis-garis skala pembantu atau pilih Row and Column Headings untuk menampilkan bingkai lembar kerja. 5. Pilih OK. 8.7 Memperagakan Hasil Pencetakan di Layar Sebelum mencetak lembar kerja ke printer, bentuk hasil pencetakan dapat dilihat sebelumnya melalui layar untuk diperiksa kembali. Untuk menampilkan hasil pencetakan ke layar monitor dilakukan dengan : 1. Pilih menu File, Print Preview atau pilih tombol Print Preview pada kotak dialog Print. Jendela preview akan ditampilkan seperti paada Gambar Untuk mencetak lembar kerja yang sekarang, pilih tombol Print pada toolbar. 3. Klik tombol Close untuk kembali ke lembar kerja. Toolbar Print Preview : Zoom : untuk memperbesar dan memperkecil tampilan jendela preview Margins : untuk menampilkan garis batas margin dapat dipakai mengatur margin dengan digeser (drag) Setup : menampilkan kotak dialog Page Setup PageBreak Preview : Menampilkan batas halaman pencetakan Close : menutup jendela preview Gambar 8-7. Tampilan jendela Preview Departemen Teknik Informatika ITB 91

92 8.8 Latihan Tutorial 8 Buatlah lembar kerja Latih8.xls seperti pada Gambar 8-8 dengan ketentuan sebagai berikut: Data-data yang harus dimasukkan adalah : Nomor Induk dan Jumlah SKS Tabel Jurusan dan Tabel Angkatan Ketentuan Soal : Dua karakter pertama dari Nomor Induk menunjukkan Kode Jurusan Karakter ketiga dan keempat dari Nomor Induk menunjukkan Tahun Angkatan Jurusan ditentukan berdasarkan Kode Jurusan pada Tabel Jurusan Angkatan ditentukan berdasarkan Kode Tahun Angkatan pada Tabel Angkatan Biaya per SKS ditentukan berdasarkan Kode Jurusan pada Tabel Jurusan Jumlah Biaya = Jumlah SKS * Biaya per SKS Cetaklah lembar kerja tersebut agar hasil pencetakannya seperti Gambar 8-9. Gambar 8-8. Tampilan Masukan Latih8.xls Departemen Teknik Informatika ITB 92

93 Gambar 8-9. Tampilan Hasil Pencetakan Latih8 Departemen Teknik Informatika ITB 93

94 9 Manajemen Basis Data 9.1 Pengertian Basis Data Basis data adalah sebuah kumpulan dan informasi sejenis, yang disusun dalam bentuk baris yang disebut dengan record. Setiap baris terdiri dari satu atau beberpa kolom yang disebut sebagai Field. Setiap Field harus mempunyai judul kolom atau nama Field. Contoh suatu basis data adalah Buku Telepon seperti Gambar 9-1. Nama Field 8 Record Field Gambar 9-1. Contoh basis data Beberapa aturan penulisan basis data dalam Excel : Nama Field (judul kolom) hanya boleh berada di satu baris judul, jadi bila lembar kerja mempunyai dua baris judul seperti NAMA (di baris ke-1) BARANG (di baris ke- 2), maka yang dianggap sebagai nama filed (judul kolom) adalah BARANG (baris kedua). Tidak boleh ada nama filed yang sama. Nama filed tidak boleh menggunakan nama alamat sel seperti B20, AM100, dsb. Antara Nama filed dan isi datanya tidak boleh dipisahkan oleh baris kosong. Excel akan menganggap semua isi baris yang berada di bawah filed (judul kolom) adalah data. Excel menyediakan fasilitas yang berkaitan dengan pengelolaan basis data diantaranya pengisian data dengan Form, mencari data tertentu (filtering), dan mengurutkan data (sorting). 9.2 Entri-Edit Data dengan Form Untuk entri (mengisi) data record pada tabel basis data atau untuk memperbaiki/ menyunting (edit) data yang sudah ada,tersedia fasilitas Data Form. Fasilitas Data Form hanya dapat digunakan dengan syarat tabel basis data harus telah berisi data Nama filed. Langkahlangkah untuk membuat basis data dengan Data Form adalah : Departemen Teknik Informatika ITB 94

95 1. Buatlah Daftar Pegawai seperti pada Gambar 9-2 yang telah dilengkapi dengan nama field. Gambar 9-2. Judul dan Nama Field basis data 2. Sorotlah range yang mencakup seluruh nama field sebagai baris judul berikut baris kosong di bawahnya. 3. Ubahlah Tab nama Sheet / lembar kerja yang digunakan sesuai dengan judul basis data, dengan cara mengklik kanan di posisi Sheet aktif, dan pilih Rename (lihat Gambar 9-3). Gambar 9-3. Tab Lembar kerja sesuai dengan judul basis data 4. Pilih menu Data, Form untuk menampilkan Kotak Dialog konfirmasi baris judul seperti Gambar Klik OK untuk menampilkan formulir pengisian data seperti Gambar Ketikkan data pegawai yang diinginkan pada kotak isian yang tersedia, gunakan tombol TAB atau klik pada field yang bersangkutan. Gambar 9-4. Kotak dialog konfirmasi baris judul dalam basis data Departemen Teknik Informatika ITB 95

96 7. Klik tombol berikut untuk mengedit : New : untuk menambahkan data baru Delete : untuk menghapus data record yang sedang aktif pada kotak dialog Form. Restore : untuk membatalkan pengisian data atau penyintingan selama belum ditekan Enter atau klik Close. Find Prev : mundur ke record sebelumnya Find Next : maju ke record berikutnya Criteria : untuk mencari record dengan kriteria tertentu dengan menggunakan operator relasi seperti =, <, >, >=, <=, <>. Gambar 9-5. Kotak dialog Formulir Pengisian data 8. Klik Close untuk mengakhiri pengisian data Latihan 9-1 Lanjutkan pengisian data dengan fasilitas Data Form di atas hingga menghasilkan lembar kerja seperti Gambar 9-6, simpanlah dengan nama Latih9-1. Gambar 9-6. Basis Data Daftar Pegawai Departemen Teknik Informatika ITB 96

97 9.3 Pengurutan Basis Data Tabel basis data yang telah dibuat dapat diurutkan isinya berdasarkan field tertentu sebagai kunci pengurutan. Pengurutan dapat diatur menaik (ascending) dari kecil ke besar atau menurun (descending) dari besar ke kecil. Langkah untuk mengurutkan data dilakukan sebagai berikut : 1. Pilih range basis data (judul kolom beserta isi datanya) yang akan diurutkan. 2. Pilih menu Data, Sort untuk menampilkan kotak dialog Sort seperti Gambar 9-7. Gambar 9-7. Kotak dialog Sort 3. Pada kotak dialog Sort, tentukan : Kunci pengurutan pertama, dengan klik Sort By, pilih field yang digunakan sebagai kunci pengurutan pertama serta aturan urutan secara ascending atau descending. Kunci pengurutan kedua, dengan klik Then By, pilih field yang digunakan sebagai kunci pengurutan kedua serta aturan urutan secara ascending atau descending. Kunci pengurutan ketiga, dengan klik Then By, pilih field yang digunakan sebagai kunci pengurutan ketiga serta aturan urutan secara ascending atau descending. Pada My List Has, terdapat dua pilihan : Header row judul setiap kolom ditampilkan sesuai dengan nama field. No Header row, judul setiap kolom sebagai alamat kolom seperti Column A, Column B, dan seterusnya. 4. Pilih OK untuk kembali ke lembar kerja yang sudah terurut. Departemen Teknik Informatika ITB 97

98 9.3.1 Toolbar Sort Sort Ascending digunakan untuk mengurutkan data secara menaik Sort Descending digunakan untuk mengurutkan data secara menurun Langkah untuk mengurutkan data dengan tombol toolbar Sort : 1. Kunci pengurutan pada kolom terkiri : a. Pilih range basis data yang akan diurutkan. b. Tekan tombol toolbar Ascending untuk pengurutan menaik atau Descending untuk pengurutan menurun. 2. Kunci pengurutan sesuai penunjuk sel : a. Tempatkan penunjuk sel pada kolom data yang akan diurutkan. b. Tekan tombol toolbar Ascending untuk pengurutan menaik atau Descending untuk pengurutan menurun Latihan 9-2a 1. Isilah lembar kerja Daftar Pegawai di Latih9-1 ke sheet2 yang diubah namanya menjadi Latih9-2a masih dalam file yang sama. 2. Urutkanlah tabel basis data tersebut berdasarkan Nama secara menaik. 3. Hasilnya terlihat seperti Gambar 9-8. Gambar 9-8. Tampilan Hasil Latihan 9-2a Departemen Teknik Informatika ITB 98

99 9.3.3 Latihan 9-2b 1. Salinlah lembar kerja Daftar Pegawai di Latih9-1 ke sheet3 yang diubah namanya menjadi Latih9-2b masih dalam file yang sama. 2. Urutkanlah tabel basis data tersebut berdasrkan Gaji secara menurun. 3. Hasilnya terlihat seperti Gambar 9-9. Gambar 9-9. Tampilan Hasil Latihan 9-2b 9.4 Pencarian Data dengan AutoFilter Penggunaan fasilitas Autofilter memungkinkan kita menampilkan hanya record tertentu sesuai dengan kriteria yang diinginkan. Misalkan akan dicari semua pegawai yang gajinya antara sampai atau yang namanya berhuruf awal A. Langkah penggunaan fasilitas AutoFilter adalah : 1. Pilih tabel basis data yang dimaksud. 2. Klik salah satu sel yang ada pada basis data, misalnya sel A7 3. Pilih menu Data, Filter 4. Pilih AutoFilter, maka pada setiap field terdapat tombol pilihan (tombol drop-down ) seperti pada Gambar Gambar Tampilan setelah memilih AutoFilter Departemen Teknik Informatika ITB 99

100 5. Untuk memilih kriteria yang diinginkan, klik tombol drop-down tsb. Contoh : a. Menampilkan semua pegawai yang berpendidikan SMA : Klik tombol pada nama field PENDIDIKAN. Klik kriteria SMA, hasilnya seperti pada Gambar Untuk membatalkan kriteria di atas dan mengembalikan ke bentuk semula, klik tombol pada nama field PENDIDIKAN dan pilihlah All. Gambar Daftar Pegawai Berpendidikan SMA b. Menampilkan pegawai dengan GAJI > : Klik tombol pada nama field GAJI. Klik Custom, akan ditampilkan kotak dialog Custom AutoFilter (Gambar 9-12) Gambar Kotak dialog Custom AutoFilter Pada Show rows where GAJI, klik is greater than dan sebelah kanan ketik Klik OK, hasilnya akan ditampilkan seperti pada Gambar c. Menampilkan pegawai dengan GAJI antara sampai : Klik tombol pada nama field GAJI. Klik Custom, akan ditampilkan kotak dialog Custom AutoFilter (Gambar 9-12) Pada Show rows where GAJI, klik is greater than or equal to dan sebelah kanan ketik Departemen Teknik Informatika ITB 100

101 Aktifkan operator And dengan mengkliknya. Pada baris berikutnya klik is less than or equal to dan sebelah kanan Klik OK, hasilnya akan ditampilkan seperti pada Gambar Gambar Daftar Pegawai dengan GAJI > Gambar Daftar Pegawai dengan GAJI antara Penampilan 10 Data Terbesar AutoFilter menyediakan fasilitas untuk menampilkan data terendah/tertinggi sesuai dengan keinginan. Contoh, untuk menampilkan 4 data pegawai yang mempunyai gaji terbesar : 1. Klik mouse pada salah satu sel pada tabel basis data. 2. Pilih menu Data, Filter 3. Pilih perintah AutoFilter maka pada setiap field terdapat tombol pilihan (tombol dropdown ) seperti pada Gambar Klik tombol pada nama field GAJI, lalu pilihlah (Top 10 ), sehingga muncul kotak dialog Top 10 AutoFilter seperti pada Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 101

102 Gambar Kotak dialog Top 10 AutoFilter 5. Pada kotak Show, pilihlah Top karena ingin menampilkan data tertinggi atau Bottom untuk data terendah. 6. Jumlah data yang diinginkan dapat ditentukan pada kotak pilihan yang ada di tengah kotak dialog tersebut, misalkan 4 record. 7. Klik OK, hasil yang diperoleh akan ditampilkan seperti pada Gambar Gambar Tampilan Daftar Pegawai dengan 4 Gaji Tertinggi 9.6 Duplikasi Data dengan Advanced Filter Untuk menempatkan atau menyalin hasil penyaringan basis data pada tempat yang berbeda di Excel tersedia Advanced Filter. Misalkan pada basis data Daftar Pegawai akan diduplikasi data pegawai yang berpendidikan SMA, langkah yang dilakukan adalah: 1. Pilih tabel basis data yang dimaksud dan klik salah satu sel yang ada pada basis data, misalnya sel A7. 2. Pilih menu Data, Filter, Advanced Filter akan ditampilkan kotak dialog Advanced Filter seperti pada Gambar Pada kotak Action : Filter the list in place : menempatkan hasil penyaringan data pada range asal Copy to Another Location : menempatkan hasil penyaringan secara terpisah Departemen Teknik Informatika ITB 102

103 Gambar Kotak dialog Advance Filter 4. Isilah range pada : List Range : alamat range tabel basis data yang dipilih Criteria Range : alamat range kriteria Copy to : alamat yang akan digunakan untuk menampung hasil salinannya. 5. Pilihan Unique Records Only aktif, berarti record yang sama akan tampil satu kali 6. Klik OK, hasilnya seperti pada Gambar Gambar Tampilan Hasil Advance Filter Departemen Teknik Informatika ITB 103

104 9.7 Pembuatan SubTotal Fasilitas SubTotal dapat digunakan untuk menghitung subtotal dan total data untuk setiap data dengan kriteria tertentu. Fasilitas subtotal dapat dilakukan dengan syarat tabel basis data harus sudah terurut. Misalkan akan dihitung subtotal penjualan printer berdasarkan merknya pada lembar kerja seperti Gambar 9-19, simpan sebagai Latih9-3.xls. Gambar Tampilan Latih 9-3 Langkah untuk menghitung subtotal untuk setiap merk printer adalah : 1. Urutkan Daftar Penjualan tersebut berdasarkan field MERK. 2. Pilih salah satu sel data yang berada pada tabel basis data 3. Pilih menu Data, Subtotals untuk menampilkan kotak dialog Subtotal (Gambar 9-20). Gambar Kotak dialog Subtotal Departemen Teknik Informatika ITB 104

105 4. Lakukan pemilihan berikut : At each change in, pilih nama field yang dipakai sebagai dasar pengelompokan Use Function, pilih fungsi yang digunakan untuk memproses subtotal, misal SUM Add subtotal to, pilih atau klik nama field yang ingin dihitung subtotalnya. Klik Replace current subtotals, jika subtotal lama ingin ditimpa dengan hasil perhitungan yang baru. Klik Page break between gropus, jika setiap kelompok inigin dicetak per halaman Klik Summary below data, menampilkan setiap subtotal di bawah data. 5. Klik OK, maka subtotal JUMLAH dan subtotal NILAI untuk setiap MERK akan ditampilkan seperti pada Gambar Gambar Subtotal Jumlah dan Subtotal Nilai 9.8 Statistik Basis Data Untuk menganalisis informasi atau melakukan perhitungan statistik suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu pada range yang ditentukan, Excel menyediakan fungsi statistik yang dapat dipakai untuk mengolahnya. Fungsi ini dikenal dengan nama fungsi statistik data base / basis data. Bentuk Umum : Dfungsi_statistik(Basis data, field, kriteria) Basis data : Daerah/range tabel daftar lembar kerja yang digunakan Field : Menunjukkan alamat kolom yang akan digunakan pada tabel data Kriteria : Alamat range acuan yang menyatakan kriteria/syarat pilihan Departemen Teknik Informatika ITB 105

106 Jenis-jenis fungsi statistik basis data : No. Fungsi Keterangan 1. DSUM Menjumlahkan data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. 2. DAVERAGE Mencari rata-rata data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. 3. DMAX Mencari nilai maksimum data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. No. Fungsi Keterangan 4. DMIN Mencari nilai minimum data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. 5. DCOUNT Mencari banyak/cacah data yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. 6. DSTDEV Mencari standar deviasi/simpangan baku data sampel yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. 7. DVAR Mencari variansi data sampel yang terdapat dalam suatu kolom/field dari suatu tabel basis data yang memenuhi kriteria tertentu. Contoh Analisis Bagaimana jika dengan 1 input : 1. Buatlah lembar kerja seperti Gambar Tuliskan rumus di : F14 : =DCOUNT($A$3:$C$21;A3;$E$13:$E$14) G14 : =DSUM($A$3:$C$21;C3;$E$13:$E$14) H14 : =DAVERAGE($A$3:$C$21;C3;$E$13:$E$14) 3. Sorotlah semua rumus dan kriteria yang ada (E14:H19) 4. Pilih menu Data, Table 5. Pada Column Input Cell, isilah dengan alamat sel kriteria pertama, yaitu klik E14 6. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 106

107 Gambar Contoh Pemakaian Fungsi Statistik Basis Data REKAPITULASI HASIL TES JUMLAH JUMLAH RATA-2 ASAL PESERTA NILAI NILAI LAINNYA ,50 IPB ,50 ITB ,25 SMA ,25 UNPAD ,00 UNPAS ,33 TOTAL ,8333 Gambar Contoh Hasil Statistik Basis Data Departemen Teknik Informatika ITB 107

108 Contoh Analisis Bagaimana jika dengan 2 input : Masalah : Menentukan jumlah penjualan yang dilakukan oleh masing-masing salesman berdasarkan produk yang dijualnya. 1. Buatlah lembar kerja seperti Gambar 9-24 berikut Tabel Rekapitulasi 2. Tuliskan rumus di sel E8 : =DSUM(basis data,c4,kriteria) 3. Sorotlah range E8:H11 4. Pilih menu Data, Table 5. Pada Row Input Cell, klik alamat sel kriteria F15 6. Pada Column Input Cell, klik alamat sel kriteria E15 7. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti pada Gambar Gambar Contoh Data Table dengan 2 input REKAPITULASI PENJUALAN 240 CPU MONITOR PRINTER EKO BUYUNG DADANG Gambar Hasil Data Table dengan 2 input Departemen Teknik Informatika ITB 108

109 9.9 Kasus-Kasus Kasus Buka lembar kerja Latih9-1, salinlah ke lembar kerja baru dengan nama Kasus Buatlah subtotal berdasarkan Pendidikan seperti Gambar Gambar Tampilan Kasus9-1.xls Kasus Bukalah lembar kerja Latih9-1, lengkapi seperti Gambar 9-27, simpanlah dengan nama Kasus Buatlah tabel Rekapitulasi di range A20:F26 (lihat Gambar 9-28), isilah sel-sel yang sesuai dengan rumus DSUM, DAVERAGE, DMAX, DMIN, dan DCOUNT sehingga hasilnya seperti tabel di bawah ini. Departemen Teknik Informatika ITB 109

110 Gambar Tampilan Kasus9-1.xls Gambar Tampilan Hasil Kasus9-2.xls Departemen Teknik Informatika ITB 110

111 10 Pivot Table PivotTable merupakan tabel yang akan merangkum informasi dari field tertentu dalam sebuah basis data. Fasilitas PivotTable memungkinkan untuk membuat tabel atau laporan pelengkap yang informatif sehingga mempermudah dalam menganalisis data dilengkapi diagram atau grafik tanpa mengganggu dan mempengaruhi data asli Membuat Tabel dengan Pivot Table Untuk membuat laporan dengan fasilitas PivotTable lakukanlah langkah-langkah di bawah ini: 1. Buatlah tabel basis data seperti Gambar 10-1 di bawah ini : Gambar Tabel basis data Penjualan 2. Klik mouse pada salah satu sel basis data. 3. Pilih menu Data, PivotTable and PivotTableChart Report untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 1 of 3 seperti Gamabr Aktifkan atau beri tanda salah satu tombol berikut : Microsoft Excel list or database, menggunakan basis data yang sedang aktif External data source, menggunakan basis data di luar lembar kerja Excel Multiple consolidation ranges, menggunakan basis data yang disimpan dalam range yang melibatkan beberapa lembar kerja Excel. Another PivotTable or PivotChart, menggunakan PivotTable lainnya. Departemen Teknik Informatika ITB 111

112 Gambar Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Step 1 of 3 5. Klik atau beri tanda bagian What kind of report do you want to create? untuk : PivotTable, hanya PivotTable PivotChart (with PivotTable), PivotTable dan Grafik 6. Klik tombol Next>, untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 2 of 3 (Gambar 10-3). Tentukan range untuk pembuatan tabel dan grafik dengan fasilitas PivotTable. Gambar Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Step 2 of 3 7. Klik tombol Next>, untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 3 of 3 (Gambar 10-4). 8. Tentukan lembar kerja untuk penempatan PivotTable dengan memilih salah satu dari pilihan : New worksheet, ditempatkan pada lembar kerja lain yang baru Existing worksheet, ditempatkan pada lembar kerja yang berisi basisdatanya. 9. Pilih Layout untuk menampilkan kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard- Layout seperti Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 112

113 Gambar Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Step 3 of Geser (drag) tombol-tombol nama field yang terletak di sebelah kanan ke dalam diagram Pivot yang tersedia., misalnya : SALESMAN ditempatkan pada ROW BULAN ditempatkan pada PAGE KOTA ditempatkan pada ROW PRODUK ditempatkan pada COLUMN NILAI JUAL ditempatkan pada DATA Gambar Kotak dialog PivotTable and PivotChart Wizard Layout 11. Klik tombol OK, lalu klik tombol Finish, sehingga akan ditampilkan hasil PivotTable seperti pada Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 113

114 Gambar Tampilan Hasil PivotTable dan PivotChart 10.2 Mengubah Layout Pivot Table Layout PivotTable dapat diubah ke posisi lain sesuai dengan keinginan kita dengan cara menggeser nama field ke posisi yang dituju. Contoh : Ubahlah tampilan Gambar 10-6 dengan menggeser nama field supaya terlihat seperti Gambar 10-7 di bawah ini. Departemen Teknik Informatika ITB 114

115 Gambar Layout Hasil PivotTable setelah diubah 10.3 Toolbar Pivot Table Untuk mengatur dan menata PivotTable dapat digunakan fasilitas toolbar PivotTable melalui menu View, Toolbars, PivotTable sehingga muncul toolbar PivotTable (Gambar 10-8). Gambar Fasilitas toolbar PivotTable Toolbar Keterangan Format Report, untuk memilih format pada kotak dialog AutoFormat Chart Wizard, untuk menampilkan dan mengatur layout grafik PivotTable Wizard, untuk mengubah layout PivotTable Hide Detail, untuk menyembunyikan data secara rinci Show Detail, untuk menampilkan data secara rinci Refresh Data, untuk memperbarui PivotTable bila basis data berubah Departemen Teknik Informatika ITB 115

116 Toolbar Keterangan Field Settings, untuk mengubah fungsi statistik pada perhitungan pada PivotTable Display/Hide Field, untuk menampilkan atau menghilangkan nama Field 10.4 Pivot Table untuk Menggabung Range Fasilitas PivotTable Wizard dapat digunakan untuk menggabung data Excel pada workbook terpisah, dan dapat ditampilkan data masing-masing item maupun data gabungan. Contoh : 1. Buatlah tiga buah lembar kerja yang masing-masing diberi nama PUSAT, BARAT dan TIMUR seperti pada gambar Lalu diurutkan berdasarkan BARANG. Gambar Tampilan lembar kerja yang akan digabungkan Departemen Teknik Informatika ITB 116

117 2. Pilih menu Window, Arrange, Tiled lalu klik tombol OK sehingga semua lembar kerja aktif (lihat gambar 10-10). Gambar Tampilan setelah mengaktifkan 4 lembar kerja sekaligus Pilih dan klik menu Data, PivotTable and PivotTableChart Report untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 1 of 3 seperti Gambar Aktifkan atau beri tanda tombol berikut : Multiple consolidation ranges, untuk menggunakan basis data yang disimpan dalam range yang melibatkan beberapa lembar kerja Excel, lalu tekan tombol Next> untuk menampilkan kotak dialog Pivot Table Wizard Step 2a of 3 (Gambar 10-11). Gambar Kotak dialog Pivot Table Wizard Step 2a of 3 Departemen Teknik Informatika ITB 117

118 10.5 Latihan Tutorial 10 Buatlah lembar kerja berikut, kemudian simpan dengan nama Latih10.xls : Gambar Tampilan Masukan Latih10.xls Ketentuan Soal : 1. Buatlah laporan penjualan buku dengan fasilitas PivotTable, ubahlah Nama fields dengan toolbar Field Settings dan format tampilannya dengan Format Cells agar diperoleh hasil seperti Tampilan Hasil A. 2. Urutkanlah daftar penjualan buku tersebut berdasarkan Penerbitnya. 3. Hitung jumlah penjualan berdasarkan Penerbitnya dengan fasilitas subtotals DAN formatlah tampilannya sehingga diperoleh hasil seperti Tampilan Hasil B. Departemen Teknik Informatika ITB 118

119 Tampilan Hasil A Tampilan Hasil B Departemen Teknik Informatika ITB 119

120 11 Analisis Data Dan Pemecahan Masalah 11.1 Mengaktifkan Fasilitas Add-Ins Data Analysis Selain melalui fungsi statistik yang sudah dibahas, Excel juga menyediakan fasilitas lainnya untuk mengolah data statistik, yaitu melalui Analysis ToolPak dan Analysis ToolPak VBA pada fasilitas Add-Ins. Untuk menggunakan fasilitas tersebut dilakukan langkah sebagai berikut : 1. Pilih Tools, Add-Ins untuk menampilkan kotak dialog Add-Ins seperti Gambar Gambar Kotak dialog Add-Ins 2. Beri tanda atau klik kotak pilihan Analysis ToolPak dan Analysis ToolPak VBA 3. Tekan tombol OK. Untuk memastikan program tersebut sudah aktif atau belum, pilih kembali menu Tools, dan pilih Data Analysis sampai muncul kotak dialog Data Analysis seperti Gambar Apabila pilihan Data Analysis tidak ada, berarti instalasi tidak lengkap. Gambar Kotak Dialog Data Analysis Departemen Teknik Informatika ITB 120

121 11.2 Statistik Deskriptif Data statistik umumnya diperoleh dari hasil sensus, survey, atau penelitian. Statistik deskriptif merupakan analisis data yang menjelaskan berbagai karakteristik data statistik yang berhubungan dengan pengumpulan dan peringkasan data serta penyajian hasil peringkasan tersebut Latihan 11-1 Misalkan Manajer Pemasaran Dealer Mobil 2000 ingin mengetahui gambaran ringkas mengenai penjualan mobil merk Kresna dan Arjuna selama tahun Buatlah lembar kerja berikut : Gambar Latihan Pilih menu Tools, Data Anlysis untuk menampilkan kotak dialog Data Analysis seperti Gambar 11-2, kemudian pilih Descriptive Statistics lalu tekan OK sehingga muncul kotak dialog Descriptive Statistics seperti Gambar Pada bagian Input, masukan range data unit penjualan Merk Kresna terlebih dahulu dengan cara menyorot kolom B5:B Beri tanda atau klik pada pilihan : Grouped By : pengelompokan data berdasarkan kolom atau baris. Labels in First Row : bais pertama sebagai nama judul data yang dianalisis pada output. 4. Pilihan pada bagian Output Options : untuk mengatur penempatan hasil Statistik Deskriptif pilihlah : Output Range : untuk menempatkan pada lembar kerja yang sama. New Worksheet Ply : untuk menempatkan pada lembar kerja yang berbeda. New workbook : untuk menempatkan pada buku kerja (file) yang baru. Departemen Teknik Informatika ITB 121

122 Gambar Kotak dialog Descriptive Statistics 5. Untuk menentukan materi statistik yang dihasilkan, beri tanda : Summary Statistics : Ringkasan statistik (Deskriptif) seperti Mean, Median, dsb. Confidence Level for Mean : tingkat kepercayaan untuk Mean dengan angka default 95%, atau tingkat signifikan 5%. Kth Largest : angka terbesar untuk urutan ke-k, angka default 1 berarti data terbesar urutan pertama Kth Smallest : angka terkecil untuk urutan ke-k, angka default 1 berarti data terkecil urutan pertama 6. Tekan tombol OK, hasilnya akan ditampilkan seperti Gambar Gambar Hasil pengolahan data dengan Descriptive Statistics Departemen Teknik Informatika ITB 122

123 11.3 Histogram Histogram adalah sebuah diagram yang mengambil sekumpulan pengukuran dan menggambarkan banyaknya pengukuran (frekuensi) yang terdapat dalam masing-masing interval Latihan 11-2 Dari Daftar Nilai Hasil Ujian berikut ini, ingin diketahui gambaran banyaknya peserta berdasarkan kelompok : 1. Nilai : Nilai : Nilai : Nilai : Nilai : Nilai : Buatlah lembar kerja dengan data sebagai berikut : A B C A B 1 DAFTAR NILAI HASIL UJIAN 2 3 NO.INDUK NILAI NO.INDUK NILAI KELOMPOK Departemen Teknik Informatika ITB 123

124 2. Pilih menu Tools, Data Analysis hingga tampil kotak dialog Data Analysis seperti Gambar 11-2, kemudian pilih Histogram dan OK sehingga muncul kotak dialog Histogram seperti Gambar Gambar Kotak dialog Histogram 3. Isikan data masukan, kelompok nilai, dan penempatan hasil keluaran. Klik kotak isian berikut (lihat Gambar 11-6) : Pareto, untuk pengurutan data Cumulative Percentage, menampilkan hasil kumulatif dalam bentuk presentase. Chart Output, untuk menampilkan pengolahan data dalam grafik. 4. Klik OK. Hasil Histogram ditampilkan seperti dalam Gambar Gambar Hasil pengolahan data dengan Histogram Departemen Teknik Informatika ITB 124

125 11.4 Moving Average Metode Moving Average dapat digunakan untuk menganalisis data Time Series yaitu sekumpulan angka yang didapat dalam suatu periode waktu tertentu, seperti data harian indeks harga saham gabungan, data bulanan atau triwulanan fluktuasi dollar, data bulanan harga sembako, dsb. Dilakukan, jika dalam seri data tersebut tidak dapat atau sulit ditemukan suatu trend (kecenderungan jangka panjang) tertentu atau cukup banyak variasi dalam seri data tersebut, sehingga diperoleh suatu pola tertentu untuk perencanaan jangka panjang yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis terutama dalambentuk peramalan kejadian di masa mendatang. Sebagai contoh buatlah latihan di bawah ini Latihan 11-3 Sebuah perusahaan mempunyai data penjualan dalam jutaan rupiah seperti tabel di bawah ini : A B A B 1 TAHUN PENJUALAN Pilih menu Tools, Data Analysis hingga tampil kotak dialog Data Analysis seperti Gambar 11-2, kemudian pilih Moving Average dan OK sehingga muncul kotak dialog Moving Average seperti Gambar Isikan data masukan B2:B26 pada Input Range, dan penempatan hasil keluaran di C2 pada Output Range. Klik kotak isian Chart Output untuk menambahkan grafik (lihat Gambar 11-8) : 3. Klik OK. Hasil Moving Average ditampilkan seperti dalam Gambar Gambar Kotak dialog Moving Average Departemen Teknik Informatika ITB 125

126 Gambar Hasil pengolahan data dengan Moving Average 11.5 Conditional Sum Conditional Sum Wizard berfungsi untuk melakukan tes logika dengan menjumlahkan angka sesuai dengan kondisi yang ditentukan. Sebagai contoh buatlah latihan di bawah ini : Latihan 11-4 Buatlah lembar kerja seperti Gambar di bawah ini : 1. Pilih menu Tools, Wizard, Conditional Sum untuk menampilkan kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 1 of 4 seperti Gambar Tentukan range data termasuk judul kolom yaitu range A4:C Klik Next> untuk menampilkan kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 2 of 4 seperti Gambar Tentukan kondisi pertama, pada kotak Column to sum pilih Jumlah pada kotak Column pilih Kota pada kotak Is pilih = pada kotak This Value pilih Bandung 5. Klik tombol Add Condition, kondisi pertama ditempatkan pada kotak dialog seperti Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 126

127 Gambar Tampilan Latih 11-4 Gambar Kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 1 of 4 Departemen Teknik Informatika ITB 127

128 Gambar Kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 2 of 4 6. Tentukan kondisi kedua pada kotak Column to sum pilih Jumlah pada kotak Column pilih Transaksi pada kotak Is pilih = pada kotak This Value pilih Kredit 7. Klik Add Condition, kondisi kedua ditempatkan. Klik Next> untuk menampilkan kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 3 of 4 seperti Gambar Klik salah satu pilihan : Copy just the formula a single cell, bila ingin menempatkan hasil perhitungan sesuai dengan kondisi yang ditetapkan. Copy the formula and conditional value, bila ingin menempatkan kondisi dan hasil perhitungan di sel yang ditetapkan Gambar Kotak dialog Conditional Sum Wizard Step 3 of 4 Departemen Teknik Informatika ITB 128

129 9. Klik Next> tentukan sel untuk penempatan kondisi pertama dengan menempatkan penunjuk sel, misalnya untuk kondisi di E7 dan F7, rumus di G Klik Finish. Hasilnya terlihat seperti Gambar Gambar Tampilan Hasil Conditional Sum 11.6 Table What-If Analisis dengan Table What-If digunakan untuk menampilkan sederetan perhitungan yang memakai rumus yang sama dengan nilai yang berbeda untuk masing-masing perhitungan melalui perintah Data, Table. Dengan cara membuat dua jenis tabel data, yaitu didasarkan pada variabel masukan tunggal yang menguji pengaruh variabel pada lebih dari satu rumus dan tabel yang berdasarkan pada dua variabel masukan untuk menguji pengaruhnya pada satu rumus. Aplikasi penggunaan tabel what-if untuk meng hitung nilai yang akan datang dari suatu investasi dengan dua contoh latihan berikut ini Latihan 11-5a Table what-if dengan satu variabel masukan Seseorang akan mendepositokan uang pada Bank dengan suatu tingkat bunga, periode, nilai deposito tahunan, dan saldo awal deposito seperti dalam lembar kerja pada Gambar Untuk mengetahui nilai yang akan datang dari tabungannya untuk berbagai deposito tahunan, dilakukan cara sebagai berikut : 1. Sorotlah range tabel yang berisi rumus, B10:C17 2. Pilih menu Data, Table, sehingga muncul kotak dialog Table 3. Isikan Deposito Tahunan pada Column Input Cell (lihat Gambar 11-16). 4. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti Gambar Departemen Teknik Informatika ITB 129

130 Gambar Tampilan latihan 11-5a Gambar Kotak dialog Table Gambar Hasil perhitungan analisis What-If satu Departemen Teknik Informatika ITB 130

131 Untuk memperhitungkan tingkat inflasi, maka nilai saat ini dapat dihitung seperti lembar kerja berikut : 1. Masukan tingkat inflasi pada sel : E10 dengan 10% 2. Isi sel D10 dengan rumus = =C10/(1+E7)^C4 3. Sorotlah range tabel data B10:D17 4. Pada kotak dialog Table isikan C5 pada Column Input Cell 5. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti Gambar Gambar Hasil perhitungan deposito dengan memperhitungkan tingkat inflasi Latihan 11-5b Table what-if dengan dua variabel masukan 1. Copy/Salin lembar kerja pada Latih 11-5a ke lembar kerja baru dengan nama Latih11-5b di atas seperti Gambar Untuk menyelesaikan kasus tersebut, ikutilah cara di bawah ini : Ketik rumus : =FV(C3,C4,C5,C6,C7) pada sel : B10 Sorotlah range tabel data B10:G17 Pada kotak dialog Table isikan C3 pada Crow input cell dan C5 pada Column Input Cell (lihat Gambar 11-20) Departemen Teknik Informatika ITB 131

132 Gambar Tampilan Latih11-5b. Gambar Kotak dialog Table 3. Klik OK, hasilnya akan terlihat seperti Gambar Gambar Tampilan Hasil Latih11-5b Departemen Teknik Informatika ITB 132

133 11.7 Analysis ToolPak Excel menyediakan sekumpulan tool untuk analisis data yang disebut sebagai Analysis ToolPak yang dapat digunakan untuk menghemat langkah-langkah dalam melakukan analisis statistik dan engineering yang kompleks. Kita tinggal menyediakan data dan parameter untuk tiap analisis dan tool tersebut akan menggunakan fungsi macro untuk statistik atau engineering yang tepat dan menampilkan hasilnya pada sebuah tabel output. Beberapa tool bahkan membangkitkan chart/grafik sebagai tambahan atas tabel output. Untuk dapat menggunakan tool ini, Anda harus terlebih dahulu sudah memiliki pengetahuan mengenai analisis statistik dan engineering yang spesifik tersebut Menjalankan Analysis Tool Cara menjalankannya adalah sebagai berikut: 1. Pilih menu Tools Data Analysis Menu ini hanya muncul jika add-in Analysis ToolPak telah diinstal dan diaktifkan. 2. Akan muncul kotak dialog yang berisi beberapa Analysis Tool yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan. Gambar Kotak dialog pemilihan Data Analysis 3. Pilih salah satu Analysis Tool dan klik OK. 4. Berikutnya akan muncul sebuah kotak dialog tempat kita dapat memasukkan input/output range data yang akan dianalisis menggunakan tool yang telah kita pilih tadi dan memasukkan beberapa pilihan. Contohnya jika kita memilih Anova: Single Factor akan muncul kotak dialog sebagai berikut: Gambar Kotak dialog tool analisis Anova: Single Factor Departemen Teknik Informatika ITB 133

134 5. Isi setiap pilihan sesuai dengan kebutuhan dari Analysis Tool. Umumnya setiap tool akan meminta masukan range input data (berikut beberapa masukan lain) dan akan meminta masukan untuk peletakan output/hasilnya. Tekan OK untuk mengkonfirmasi analisis Anda. 6. Anda akan dapat melihat hasil analisisnya, misalnya sebagai berikut: Gambar Hasil output dengan analysis tool Anova: Single Factor Hasil ini akan berbeda-beda tergantung pada analysis tool yang dipilih. Kegunaan dari masing-masing analysis tool dapat dilihat pada Tabel 1-2. Tabel Daftar analysis tool dan kegunaannya Analysis Tool Kegunaan Anova: Single Factor Merupakan tool untuk melakukan analisis terhadap varian (Anova = Analysis of Variance). Analysis tool ini digunakan untuk melakukan analisis sederhana terhadap variansi untuk mengetes hipotesis bahwa mean/rataan antara 2 atau lebih sampel adalah sama (tergambar dari populasi yang memiliki mean yang sama). Teknik ini berkembang menjadi tes untuk 2 mean, misalnya t-test. Anova: Two-Factor with Replication Anova: Two Factor without Replication Analysis tool mirip dengan Anova: Single Factor, hanya saja dalam hal ini digunakan 2 faktor dan dengan memasukkan lebih dari satu sampel untuk tiap kelompok data. Analysis tool ini melakukan Anova 2 faktor yang tidak memasukkan lebih dari satu sampel data untuk tiap grup. Departemen Teknik Informatika ITB 134

135 Tabel Daftar analysis tool dan kegunaannya dalam Analysis ToolPak Analysis Tool Correlation Kegunaan Analysis tool ini berikut formula-formulanya mengukur relasi antara dua kelompok data, seberapa bebas satu kelompok data terhadap kelompok data lain. Korelasi/correlation antara dua kelompok data didapatkan dari membagi antara kovariansi/covariance dari kedua kelompok data dengan perkalian dari standar deviasi kedua kelompok tadi. ρ X,Y = dengan : cov(x,y) σ X. σ Y 1 n dan σ X 2 = Σ (X i - µ X ) 2 σ Y 2 = Σ (Y i - µ Y ) 2 Kita dapat menggunakan tool correlation ini untuk menentukan apakah sebagian besar nilai di kelompok data yang satu berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok data satunya (korelasi positif), atau apakah sebagian kecil nilai di kelompok data yang satu berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok data yang lain (korelasi negatif), atau apakah kedua kelompok data ini tidak berhubungan (korelasi mendekati nol). 1 n Covariance Descriptive Statistic Exponential Smoothing Analysis tool ini berikut formula-formulanya menghitung ratarata/average dari perkalian antara deviasi dari titik-titik data dari rataan/mean mereka. Kovariansi/covariance adalah ukuran relasi antara dua range data. 1 cov (X,Y) = n Σ (X i - µ X )(Y i - µ Y ) Kita dapat menggunakan tool covariance ini untuk menentukan apakah sebagian besar nilai di kelompok data yang satu berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok data satunya (kovariansi positif), atau apakah sebagian kecil nilai di kelompok data yang satu berhubungan dengan sebagian besar nilai di kelompok data yang lain (kovariansi negatif), atau apakah kedua kelompok data ini tidak berhubungan (kovariansi mendekati nol). Analysis tool ini membangkitkan sebuah report statistik yang menyediakan informasi mengenai kecenderungan pemusatan (central tendency) dan keragaman (variability) dari data input. Analysis tool ini berikut formula-formulanya digunakan untuk memprediksi sebuah nilai berdasarkan prediksi pada periode sebelumnya, disesuaikan dengan error/galat pada prediksi sebelumnya tersebut. Tool ini menggunakan konstanta smoothing a, yaitu ukuran yang menentukan pengaruh error terhadap prediksi sebelumnya (biasanya 0.2 s.d. 0.3). F t+1 = F t + a (A t F t ) = F t + (1 dampfact)(a t F t ) Departemen Teknik Informatika ITB 135

136 Tabel Daftar analysis tool dan kegunaannya dalam Analysis ToolPak Analysis Tool F-Test: Two Sample for Variances Fourier Analysis Histogram Moving Average Kegunaan Analysis tool ini digunakan untuk melakukan F-test 2 sampel untuk membandingkan kedua variansinya. Sebagai contoh, kita dapat menggunakan F-test untuk melihat apakah ada perbedaan variansi antara sampel waktu tempuh antara dua tim renang yang sedang bertanding. Analysis tool digunakan untuk memecahkan persoalan pada sistemsistem linear dan menganalisis data periodik dengan menggunakan metode Fast Fourier Transform (FFT) untuk mentransformasi data. Tool ini juga mendukung transformasi balikan, yaitu mengembalikan data yang telah ditransformasi ke data aslinya. Analysis tool ini digunakan untuk menghitung frekuensi individual atau kumulatif untuk sekumpulan data. Tool ini membangkitkan data jumlah kejadian dari suatu nilai di kelompok data. Contohnya, di dalam kelas dengan siswa 20 orang, kita dapat menentukan distribusi nilai berdasarkan indeks hurufnya (A, B, C, D, atau E). Sebuah tabel histogram menampilkan nilai-nilai batas yang menentukan masing-masing indeks. Nilai yang paling sering muncul adalah modus dari data. Analysis tool ini berikut formula-formulanya digunakan untuk memproyeksikan nilai-nilai dalam suatu periode prediksi, berdasarkan nilai rata-rata dari variabel, atas sebuah angka spesifik dari periode sebelumnya. Setiap nilai prediksi didasarkan pada formula sebagai berikut: 1 N F (t+1) = Σ A t-i+1 j=1 N dengan N adalah jumlah dari periode sebelumnya untuk dimasukkan dalam moving average, A j nilai aktual dari waktu j, dan F j adalah nilai prediksi pada waktu j. Moving average digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai kecenderungan/trend dari data. Tool ini digunakan untuk memprediksi penjualan, inventori, dan lain-lain. Random Number Generation Rank and Precentile Dengan tool ini kita dapat mengisi suatu range data dengan sejumlah angka random/acak yang dibangkitkan dengan beberapa macam distribusi. Sekumpulan data dapat kita kenali distribusi dari populasinya, misalnya distribusi normal untuk data tinggi sekelompok orang atau distribusi Bernoulli untuk populasi hasil pelemparan koin. Analysis tool ini digunakan untuk membuat sebuah tabel yang berisi ranking ordinal atau ranking persentase dari tiap nilai dalam kelompok data. Departemen Teknik Informatika ITB 136

137 Tabel Daftar analysis tool dan kegunaannya dalam Analysis ToolPak Analysis Tool Regression Sampling t-test: Paired Two Sample for Means t-test: Two Sample Assuming Equal Variances t-test: Two Sample Assuming Unequal Variances z-test: Two Sample for Means Kegunaan Analysis tool ini digunakan untuk melakukan analisis regresi linear menggunakan metode least square untuk mendapatkan sebuah garis dari sekian banyak titik yang dihasilkan dalam observasi. Kita dapat menganalisis bagaimana suatu variabel tidak bebas dipengaruhi oleh nilai-nilai dari satu atau lebih variabel bebas. Misalnya, bagaimana prestasi seorang atlit bisa dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti umur, tinggi badan, dan berat badan. Analysis tool ini digunakan untuk membuat sebuah sampel dari sebuah populasi dengan memperlakukan range input sebagai suatu populasi. Ketika populasi itu terlalu besar untuk diproses, kita dapat menggunakan sebuah sampel sebagai perwakilan. Merupakan analysis tool untuk mengetes mean/rataan dari beberapa populasi dengan tipe yang berbeda. t-test: Paired Two Sample for Means digunakan untuk menentukan apakah mean dari dua sampel data yang berpasangan adalah berbeda. t-test ini tidak mengasumsikan bahwa variansi antara kedua sampel tersebut sama. Analysis tool ini dan formula-formulanya dapat digunakan untuk menentukan apakah mean/rataan dua buah sampel data adalah sama. Tes ini mengasumsikan bahwa mean dari kedua sampel data adalah sama. Analysis tool ini dan formula-formulanya dapat digunakan untuk menentukan apakah mean/rataan dua buah sampel data adalah sama. Tes ini mengasumsikan bahwa variansi dari kedua sampel data adalah tidak sama. Anaysis tool ini digunakan untuk melakukan z-test dengan 2 sampel untuk mencari mean/rataan dengan variansi yang diketahui. Tool ini digunakan untuk mengetes hipotesis tentang perbedaan antara mean/rataan dari 2 populasi. Sebagai contoh, kita dapat menggunakan tes ini untuk menentukan perbedaan antara performansi dari 2 model mobil Latihan 11-6a Karena ada begitu banyak tool yang bisa kita pakai kita akan berlatih menggunakan salah satu tool yang cukup sederhana yaitu Anova: Single Factor. 1. Buatlah sebuah sebagai berikut: Atau jika tidak mau membuat file baru, Anda bisa menggunakan file-file yang sudah pernah Anda buat sebelumnya. Departemen Teknik Informatika ITB 137

138 2. Klik sebuah sel sembarang di worksheet. 3. Pilih menu Tools Data Analysis sehingga muncul kotak dialog yang berisi daftar Analysis Tools. Pilih Anova: Single Factor dan klik OK. 4. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut: Gambar Kotak dialog untuk Anova: Single Factor 5. Untuk Input: Pada masukan Input Range klik kotak kemudian blok sel-sel yang akan kita analisis variansinya. Gambar Range data yang akan dijadikan input Ingat Anda tidak boleh memilih sel yang nilai datanya bukan data numerik. Hal ini berkaitan dengan kegunaan analysis tool ini yaitu untuk menganalisis variansi data-data numerik. Untuk Grouped By pilih Columns. Klik Labels in First Row. Ini berarti kita akan memberikan label pada baris pertama hasil analisis kita nantinya. Untuk Alpha berikan nilai 0.05 (sesuai default). 6. Untuk Output: Pilihlah Output Range dan dengan cara yang sama seperti ketika hendak memasukkan range input data, blok sel-sel yang akan menjadi daerah output kita. Jika kita memilih Output Range, maka hasil analisis akan diletakkan di worksheet yang sama dengan data input pada range sel yang telah kita Departemen Teknik Informatika ITB 138

139 pilih. Jika kita memilih New Worksheet Ply, maka hasil analisis akan diletakkan di sebuah worksheet yang berbeda yang harus kita definisikan namanya pada kotak teks di sebelahnya. Jika kita pilih New Workbook maka berarti hasil analisisnya akan diletakkan di workbook/file Excel lain. 7. Klik OK. 8. Anda akan mendapati hasil analisis sebagai berikut: Anova: Single Factor SUMMARY Groups Count Sum Average Variance Column Column Column Column ANOVA Source of Variation SS df MS F P-value F crit Between Groups Within Groups Total Latihan 11-6b 1. Dengan menggunakan list pada tutorial gunakan Correlation Analysis Tool untuk menganalisis korelasi antara data-data tersebut. 2. Dengan list yang sama gunakan Covariance Analysis Tool untuk menganalisis kovariansi antara data-data tersebut. 3. Cobalah eksplorasi minimum 2 buah analysis tool dan temukan perbedaan data input yang harus dimasukkan dan bentuk outputnya AutoSave Add-in Autosave digunakan untuk menyimpan/save workbook secara otomatis pada interval tertentu selama kita bekerja. Untuk menggunakannya, kita hanya tinggal memilih menu Tools AutoSave. Akan muncul kotak dialog sebagai berikut: Gambar Kotak dialog Autosave Departemen Teknik Informatika ITB 139

140 1. Pilih menu Tools Autosave hingga muncul kotak dialog AutoSave. 2. Jika kita menginginkan workbook kita disimpan dalam interval waktu tertentu oleh Excel secara otomatis, maka cek kotak Automatic Save Every. Jika tidak menginginkan autosave, maka tinggal dikosongkan saja kotak ini sehingga secara otomatis semua pilihan lain di kotak dialog ini akan nonaktif. 3. Masukkan interval waktu dalam menit di kotak Minutes, misalnya 10 menit. 4. Pilih salah satu pilihan penyimpanan yang dikehendaki dengan mengeklik salah satu tombol radio yang ada di kotak Save Options, apakah Save Active Workbook Only (menyimpan hanya workbook yang sedang aktif) atau Save All Open Workbooks (menyimpan semua workbook yang sedang terbuka). 5. Cek kotak Prompt Before Saving untuk membuat Excel memberikan pemberitahuan terlebih dahulu sebelum melakukan penyimpanan secara otomatis. Jika tidak, kosongkan kotak ini Lookup Wizard Gambar Kotak dialog AutoSave Kita bisa mencari nilai dalam suatu list yang memiliki label untuk baris dan kolomnya. Lookup Wizard membantu kita mencari nilai-nilai lain di sebuah baris ketika kita sudah tahu nilai di suatu kolom, atau sebaliknya Latihan 11-7a 1. Buatlah sebuah file Excel baru dan untuk memudahkan, masukkan list sebagaimana pada tutorial sebelumnya yaitu list sebagai berikut: atau gunakan saja file Excel yang sebelumnya sudah dibuat. 2. Klik pada salah satu sel di list tersebut. 3. Untuk menjalankan add-in ini kita dapat menggunakan menu Tools Wizard Lookup. Jika menu ini dijalankan akan muncul langkah-langkah wizard yang akan menuntun kita. 4. Step 1 of 4 Masukkan list pada kotak teks di bagian bawah wizard yang muncul atau dengan klik tanda di kotak tersebut dan blok bagian list yang akan kita kelola. Misalnya kita blok seluruh list yang baru kita buat. Klik Next. Departemen Teknik Informatika ITB 140

141 Gambar Lookup Wizard Step 1 of 4 5. Step 2 of 4 Pilih kolom yang akan dicari dan baris yang akan dicari pada kotak-kotak yang bersesuaian. Misalnya dalam hal ini pilih kolomnya adalah Nilai Akhir dan barisnya adalah Bibin. Artinya kita akan melakukan lookup terhadap data di kolom Nilai Akhir dan di baris Bibin. Klik Next. 6. Step 3 of 4 Gambar Lookup Wizard Step 2 of 4 Departemen Teknik Informatika ITB 141

142 Gambar Lookup Wizard Step 3 of 4 Dari pilihan yang tersedia, pilih Copy just the formula to a single cell, untuk mengopi hasil lookup ke sebuah sel. Pilihan Copy the formula and lookup parameters akan mengopikan hasil lookup berikut parameter-parameter lookup ke beberapa sel yang dipilih. Tekan Next. 7. Step 4 of 4 Pilihlah sebuah sel di worksheet tempat Anda akan meletakkan hasil lookup tadi misalnya ke sel beralamat Sheet1!$A$5. Jika sudah, klik Finish. Gambar Lookup Wizard Step 4 of 4 8. Hasil lookup yaitu nilai sebesar 79.2 yang merupakan hasil dari formula: =INDEX(Book2_Sheet1_List, MATCH("Bibin",$A$1:$A$4,), MATCH("Nilai Akhir",$A$1:$F$1,)) akan muncul di kotak dengan alamat Sheet1!$A$5. Departemen Teknik Informatika ITB 142

143 Latihan 11-7b Lakukan lookup dengan Lookup Wizard pada list yang telah kita buat dengan data sebagai berikut: a. Kolom: Nilai Akhir, baris: Andri b. Kolom: No column label matches exactly, baris: Citra c. Kolom: UAS, baris: No row label matches exactly Eksplorasi jika ditemukan langkah-langkah yang tidak biasa dan simpulkan kegunaannya. Departemen Teknik Informatika ITB 143

144 12 Menggunakan Macro di Excel 12.1 Pendahuluan Pada Microsoft Excel tersedia fasilitas untuk mengotomatisasi pekerjaan dengen menggunakan macro. Sebuah macro merupakan urutan instruksi yang memberitahukan apa yang harus dilakukan oleh Microsoft Excel. Instruksi tersebut dituliskan dalam bahasa pemrograman komputer Visual Basic. Untuk dapat membuat macro, anda tidak harus menjadi seorang programmer. Pada dasarnya, anda bahkan tidak harus belajar Visual Basic untuk membuat sebuah macro sederhana dapat digunakan. Microsoft Excel menyediakan sebuah Perekam Macro yang menuliskan sintaks macro untuk anda. Perekam Makro menyimpan aksi yang anda lakukan dan perintah yang anda pilih ketika anda bekerja dengan Microsoft Excel. Hasil rekaman dapat anda putar ulang, atau jalankan. Macro tersebut mengulangi aksi yg anda rekam secara otomatis, hal ini akan menghemat waktu dan tenaga. Untuk membuat macro lebih Powerfull, anda dapat menambahkan kode Visual Basic anda sendiri. Dengan Visual Basic, anda dapat membuat perintah, menu, kotak dialog, pesan dan tombol sesuai dengan keinginan anda, dan anda dapat menampilkan online Help untuk semua item-item tersebut. Anda dapat mengubah Microsoft Excel menjadi sebuah aplikasi yang sama sekali berbeda dari sebelumnya. Mulai dari pengulangan pekerjaan secara otomatis, sampai membangun aplikai yang powerfull dan memiliki fitur yang lengkap. Visual Basic memiliki tools untuk membuat Microsoft Excel memenuhi kebutuhan spesifik anda Mengulang Pekerjaan secara Otomatis Ketika bekerja dengan Microsoft Excel, anda mungkin merasa ada pekerjaan tertentu yang anda lakukan secara rutin. Contohnya: secara teratur mengupdate gambar-gambar barang yang dijual, plotting data pada sebuah chart, atau memberikan format khusus untuk sebuah cell yang membuat anda mengulang urutan aksi dan perintah yang sama Macro menyederhanakan pekerjaan Microsoft Excel menyederhanakan pekerjaan dengan macro. Sebuah macro merupakan serangkaian perintah yang dibuat oleh Excel secara otomatis. Contoh: untuk memformat range dari cell anda harus memilih perintah Format Cell, pilih Font Tab, namafont, style dan ukuran kemudian memilih tombol OK. Dengan menggunakan sebuah maro, anda dapat mengkombinasikan semua pekerjaan ini dan mendapatkannya dalam satu langkah. Dengan merekam macro anda sendiri, anda membuat MS Excel bekerja lebih efisien dan sesuai dengan kebutuhan anda Anda harus mempertimbangkan merekam sebuah macro setiap kali anda merasa melakukan pengetikan yang sama atau memilih perintah yang sama secara reguler, atau melalui urutan aksi yang selalu sama. Beberapa pekerjaan setiap hari yang dapat anda otomasi dengan macro antara lain: Membuka sekumpulan workbooks dan retrieve informasinya Mencetak beberapa daerah cell Membuka sebuah basisdata, mengurutkannya, membuat laporan dan menutupnya Mempersiapkan lembar kerja baru dengan judul, lebar kolom dan format khusus yang sama dengan lembar kerja sebelumnya. Departemen Teknik Informatika ITB 144

145 Contoh: Misalkan anda sering mempersiapkan lembar kerja baru untuk memasukkan data penjualan. Setelah membuka lembar kerja baru, anda melakukan aksi berikut ini: Mematikan gridlines Memilih Cell C3 Memasukkan judul : Data Penjualan Spare Parts Format judul menjadi berukuran 18 point dan huruf Times New Roman Membuat udul tersebut Bold dan italic Memberi warna biru tua untuk border sekitar cell Memperlebar Column C untuk mengakomodasi Judul Untuk mempercepat proses perisapan lembar kerja baru ini, anda dapat merekam sebuah macro yang menangani semua urutan pekerjaan tersebut untuk anda. Selanjutnya ketika anda menjalankan macro, Excel secara otomatis akan mempersiapkan lembar kerja untuk anda dengan urutan pekerjaan yang anda telah lakukan. Lembar kerja yang telah lengkap di beri fomat terlihat seperti gambar berikut: Gambar Lembar kerja yang telah lengkap di beri fomat Departemen Teknik Informatika ITB 145

146 Proses Merekam Macro Perekam macro pada Microsoft Excel bekerja hampir sama dengan sebuah tape recorder. Seperti tape recorder yang merekam semua yang anda katakan, perekam macro merekam semua yang anda lakukan (termasuk kesalahan yang anda buat). Ketika anda menjalankan macro, urutan instruksi yang telah direkam memberitahu apa yang harus dilakukan. Excel. Perekam macro memutar ulang apa yang anda pernah lakukan, persis dengan tape recorder yang memutar ulang apa yang anda katakan. Berikut ini merupakan langkah-langkah umum untuk merekam sebuah macro, kemudian contoh step by step menunjukkan bagaimana cara kerja prosedur Merekam macro 1. Dari menu Tools, pilih Record Macro, kemudian pilih Record New Macro 2. Pada box Macro Name, tuliskan nama untuk macro tersebut. Nama dapat mengandung huruf, angka dan garis bawah, nama macro harus dimulai dengan sebuah huruf. Nama tidak boleh mengandung spasi atau tanda baca 3. Pada kotak Description, ketikkan deskripsi dari sebuah macro 4. Untuk set options macro, pilih tombol Options, kemudian set options yang diinginkan. Untuk deskripsi dari option tersebut, anda dapat melihat dari Help 5. Pilih tombol OK. Ketika Perekam Makro bekerja, Tombol Stop Macro muncul pada layar anda sebagai toolbar sendiri. Jika anda memilih sebuah cell ketika menjalankan macro, maka macro akan memilih cell yang sama karena secara default macro akan mereka referensi cell secara absolut. Jika anda ingin macro memilih posisi cell sendiri untuk menjalankan macro, maka set perekam macro menjadi relative cell references dari toolbar Stop Recording, klik Relative Reference. Excel akan melanjtkan merekam macro dengan relative references sampai anda berhenti atau sampe mengklik Relative Reference lagi. 6. Lakukan aksi-aksi yang ingin direkam 7. Click tombol Stop Macro. Anda dapat juga memilih Record Macro dari menu Tools kemudian pilih Stop Recording Contoh merekam macro: Prosedur berikut ini memperlihatkan bagaimana merekam sebuah macro untuk mempersiapkan lembar kerja dengan mematikan gridlines, memasukkan judul ke cell c3 kemudian memformat cell dengan format tertentu. Anda dapat mulai dengan menghidupkan macro recorder dan memberikan ama dan deskripsi pada macro anda. Untuk memulai merekam contoh macro 1. Dari Menu Tools, pilih Record Macro, kemudian pilih Record New Macro 2. Pada kotak Macro Name, ketikkan Judul yang diinginkan 3. Pada kotak Description, ketik Mempersiapkan sebuah lembar kerja dengan judul pada cell C3 dan format tertentu 4. Pilih tombol OK Untuk menghilangkan gridlines 1. Dari menu Tools, pilih Options 2. Pilih tab View 3. Dari Window Options, kosongkan check box Gridlines Departemen Teknik Informatika ITB 146

147 4. Pilih tombol OK Berikutnya, anda memasukkan judul pada cell, memilih format yang diinginkan, dan menyelesaikan macro. Contoh ini mengasumsikan pilihan pada Tools --> Options, tab Edit, untuk setting Move Selection After Enter di nonaktifkan Untuk memasukkan judul, memilih format yang diinginkan, dan menyelesaikan macro 1. Pilih cell C3 dan ketikkan judul yang diinginkan, misalnya : Data Penjualan Spare Parts kemudian tekan ENTER. 2. Dari menu Format, pilih Cells 3. Pilih Tab Font 4. Pada kotak Font, plih Times New Roman 5. Pada kotak Font Style, pilih Bold Italic 6. Pada kotak Size, pilih Pilih Tab Border 8. Pilih Border Outline 9. Pada bagian Style, pilih garis solid yang paling tebal 10. Pilih tombol OK 11. Dari menu Format, pilih Column, kemudian pilih AutoFitSelection 12. Click tombol Stop Macro Anda dapat juga memilih menu Tools --> Record Macro --> Stop Recording Lembar kerja anda akan terlihat seperti gambar di bagian sebelumnya Menjalankan Macro Setelah anda merekam sebuah macro, anda dapat memanggil kembali atau menjalankan macro tersebut setiap kali di butuhkan. Microsoft Excel menyimpan semua perintah yang harus dijalankan dalam macro. Cara menjalankan macro 1. Dari menu Tools, pilih Macro 2. Pada kotak Macro Name/ Reference, ketik atau pilih sebuah nama 3. Pilih tombol Run Catatan : Anda dapat menginterrupt macro yang sedang berjalan dengan menekan kunci ESC. Ketika menginterrupt sebuah macro, Microsoft Excel akan menampilkan kotak dialog Macro Error. Contoh menjalankan Macro untuk menyiapkan lembar kerja baru 1. Ganti ke lembar kerja baru dalam workbook anda 2. Pilih Cell A1 3. Dari menu Tools pilh Macro 4. Pada kotak Macro Name/ Reference, ketik atau pilih nama macro yang tadi di buat 5. Pilih tombol Run Setelah menjalankan macro itu, anda akan mendapatkan lembar kerja yang terlihat sama dengan lembar kerja yang anda buat sebelumnya. Departemen Teknik Informatika ITB 147

148 Mengedit Macro hasil Rekaman Macro yang telah direkam dapat kita ubah sesuai dengan kebutuhan. Kita bisa menambahkan, ataupun mengurangi bagian yang kita perlukan, untuk ini kita harus mengerti Bahasa Visual Basic, karena macro hasil rekaman disimpan dalam code Visual Basic. Cara mengubah macro hasil rekaman 1. Dari menu Tools, pilih Macro 2. pada kotak Macro Name/Reference, ketikkan atau pilih nama macro yang ingin anda tampilkan 3. Pilih tombol Edit 4. Selanjutnya macro akan tampil dalam sebuah window visual basic editor Untuk mengedit code yang ada dalam macro, anda dapat melakukannya seperti halnya anda mengedit teks pada program pengolah kata pada umumnya. Menambah baris keterangan dalam kode program Menambahkan baris keterangan dalam kod program merupakan cara yang sangat baik untuk mengidentifikasi kegunaan dari berbagai bagian macro dan untuk mempermudah anda mengubah kode program ketika dibutuhkan adanya perubahan. Anda dapat menambahkan keterangan dari macro yang anda buat dengan cara menambahkan tanda petik tunggal seperti contoh berikut: 'baris keterangan pada kode macro Baris keterangan tidak akan ikut di proses menjadi urutan aksi, tetapi merupakan keterangan kode saja Mengubah Setting dan Option Macro Setelah merekam sebuah macro, anda dapat mengubah options untuk macro sebagai berikut: deskripsi dari macro shortcut dari keyboard untuk menjalankan macro nama macro yang muncul pada menu Tools Cara mengubah options untuk macro yang sudah ada 1. Dari menu Tools, pilih Macro 2. Pada Kotak Macro Name/References, ketik atau pilih nama macro yan ingin anda ganti options nya 3. Pilih tombol Options 4. Gantilah options yang terlihat dan ingin anda ganti 5. Pilih tombol OK Departemen Teknik Informatika ITB 148

149 12.3 Lebih Mudah dengan Macro Sekali anda merekam sebuah macro, anda dapat menempelkan macro tersebut ke sebuah item menu atau sebuah tombol atau object graphic lainnya, dan membuatnya menjadi gampang diakses dan lebih menyenangkan seperti halnya menu perintah yang disediakan oleh Microsoft Excel. Hal ini tidak saja meningkatkan performansi kerja anda, tetapi juga membuat macro menjadi lebih mudah digunakan oleh pengguna lainnya untuk menyelesaikan pekerjaan yang sama Membuat Shortcut Key Macro 1. Pada menu Tools, pilih Macro 2. Pada kotak Macro Name, pilih nama macro yang ingin anda beri shortcut key 3. Pilih Options 4. Untuk menjalankan macro dengan shortcut key, masukkan sebuah huruf ke dalam kotak Shortcut Key. Shortcut key ini akan menimpa shortcut default yang diberikan oleh Excel ketika buku kerja yang mengandung macro ini di buka 5. Untuk menambahkan deskripsi macro, ketiklah di kotak Description 6. Click OK 7. Click Cancel Macro pada Button di Toolbar Ketika anda membuat macro pada sebuah tombol di Toolbar, macro ini akan tersedia untuk semua lembar kerja pada bukukerja yang menampilkan toolbar tersebut. Biasanya button toolbar yang anda asosiasikan dengan macro merupakan tombol yang tidak dipakai (custom button) yang disediakan oleh Excel untuk macro atau untuk keperluan lainnya Cara membuat macro pada custom toolbar 1. Dari menu Tools, pilih Customize 2. Pilih tab Commands, dari list Categories pilih Macros, dari list Commands drag sebuah Custom button ke toolbar 3. Klik kanan pada tombol toolbar yang baru anda buat, kemudin set lah propertinya, isilah Name dengan nama button yang diinginkan, kemudian pilih menu Assign Macro 4. Pilih nama Macro yang ada dari kotak Macro Name Selain membuat button di Toolbar, dengan cara yang hampir sama anda dapat memilih Toolbar Menu untuk menjalankan Macro (pada langkah 2, yang dipilih menu bukan button) Macro pada Button di Lembar Kerja Pada Microsoft Excel anda dapat membuat sebuah tombol diatas lembar kerja atau lembar grafik untuk menjalankan macro. Dengan menambahkan macro pada sebuah tombol, anda membuat macro itu lebih visible dan siap untuk di pakai selama anda bekerja. Jika tombol tersebut ada pada lembar kerja, maka macro tersedia setiap saat anda membuka lembar kerja tersebut. Cara membuat macro pada tombol di lembar kerja Sebelum anda memulai procedure ini, anda harus memilih toolbar Form ditampilkan. Gunakan perintah Toolbar pada menu View untuk menampilkan Toolbar 1. Pilih tombol CreateButton pada toolbar Form 2. Tunjuk ke salah satu sudut dari letak tombol yang ingin anda buat Departemen Teknik Informatika ITB 149

150 3. Tarik sampai tombol berukuran dan berbentuk sebesar yang anda inginkan.ketika anda melepas tombol mouse, kotak dialog Assign Macro akan terlihat 4. Untuk menambahkan macro yang sudah ada, ketik atau pilih nama macro pada kotak Macro Name, kemudian pilih tombol OK atau untuk membuat macro baru, pilih Record Button, kemudian ikuti langkah-langkah untuk membuat macro Macro pada Object Graphic Cara membuat macro ini hampir sama dengan menambahkan macro pada button, bedanya, pada bagian ini kita membuat macro pada object-object graphic yang terletak diatas object graphic lainnya. Sebelum anda memulai procedure ini, anda harus memilih toolbar Drawing ditampilkan. Gunakan perintah Toolbar pada menu View untuk menampilkan Toolbar 1. Buatlah sebuah object gambar dari Toolbar Drawing 2. Pilih tombol CreateButton pada toolbar Drawing (atau bisa juga object drawing lainnya) 3. Tunjuk ke salah satu sudut dari letak tombol yang ingin anda buat 4. Tarik sampai tombol berukuran dan berbentuk sebesar yang anda inginkan.ketika anda melepas tombol mouse, kotak dialog Assign Macro akan terlihat 5. Untuk menambahkan macro yang sudah ada, ketik atau pilih nama macro pada kotak Macro Name, kemudian pilih tombol OK atau untuk membuat macro baru, pilih Record Button, kemudian ikuti langkah-langkah untuk membuat macro Membuat Prosedur Otomatis dan Menambahkan Aplikasi lain Pada bagian ini akan di bahas interaksi antara pengguna dan Microsoft Excel dan juga antara Microsoft Excel dengan aplikasi lain melalui event. Event tersebut bisa berupa pengulangan dari sebuah aksi misalnya untuk membuka sebuah bukukerja, bertukar ke lembar kerja lain, penggunaan kunci kombinasi yang umum, atau menghitung ulang formula dalam lembar kerja. Beberapa event harus diinisialisasi oleh pengguna, ada juga yang di inisialisasi oleh Excel atau oleh aplikasi lain. Ada 3 kelas utama dari event, diorganisasikan berdasarkan cara anda mengimplementasikan prosedur yang diasosiasikan dengan event tersebut: Anda dapat menggunakan perintah Assign Macro dari menu Tools untuk mengasosiasikan sebuah prosedur dengan aksi mengklik sebuah tombol atau object lainnya, seperti yang telah dijelaskan Anda dapat membuat prosedur berjalan otomatis ketika event tertentu terjadi dengan menggunakan konvensi penamaan yang dimulai dengan Auto_ Anda dapat menmbuat sebuah OnEvent Procedure (contohnya : menggunakan OnWindow atau OnCalculate property) yang berjalan ketika even yang diasosiasikan terjadi. Departemen Teknik Informatika ITB 150

151 Membuat Prosedur Otomatis Sebuah prosedur otomatis disimpan dalam sebuah buku kerja dan berjalan secara otomatis, misalnya saja ketika buku kerja tersebut dibuka atau ditutup. Anda dapat meletakkan prosedur Otomatis pada modul Visual Basic dalam sebuah buku kerja dimana saja. Level prosedur otomatis dari sebuah buku kerja diidentifikasi dengan nama yang muncul pada modul Auto_Open atau Auto_Close Untuk mendefinisikan prosedur otomatis 1. Switch ke modul Visual Basic yang ingin anda tambahkan prosedur otomatis 2. Buatlah sebuah prosedur baru yang diberi nama Auto_Open atau Auto_Close 3. Tuliskan kode dari prosedur Untuk menguji prosedur Auto_Open atau Auto_close tanpa secara eksplisit membuka atau menutup buku kerja, anda dapat memilih menu Tools--> Macro, kemudian pilih nama prosedurnya, lalu jalankan tombol Run. Anda hanya dapat menggunakan paling banyak satu Auto_Open dan satu Auto_Close pada setiap buku kerja. Jika lebih dari satu prosedur Auto_Open atau Auto_Close ada, maka tidak satupun prosedur dapat di jalankan. Prosedur Auto_Open Prosedur ini berjalan ketika sebuah buku kerja di buka. Anda dapat menggunakan prosedur ini untuk mengeset menu bar, kustomisasi uku kerja untuk sistem operasi yang berjalan, menampilkan layar startup yg di kustomisasi atau untuk menginisiasi link ke file lain atau aplikasi lain Sebagai contoh, prosedur otomatis berikut ini secara otomatis menambahkan sebuah menu tambahan ke menu Tools pada lembar kerja. Sub Auto_Open() MenuBars(xlWorksheet).Menus( Tools ).MenuItems.Add Caption:= My Analysis OnAction:= ThisWorkbook.Name ^!Module2.MyAnalysisProc Before:=1 End Sub Prosedur Auto_Close Prosedur auto_close dijalankan tepat sebelum buku kerja mengandung prosedur close. Anda dapat menggunakan untuk mengembalikan menu bars, toolbars dan elemet user interface lainnya ke kondisi sebelumnya dan menyimpan serta menutup file yang mendukung sebuah aplikasi. Anda dapat juga menggunakan prosedur Auto_Close untuk meyakinkan bahwa hubungan dengan aplikasi lain telah di putuskan. Sebagai conntoh, jika aplikasi anda menggunakan Windows Terminal untuk mendownload persediaan quotations dari layanan informasi secara remote, anda mungkin ingin Terminal melakukan log off dari layanan sebelum menutup buku kerja, berikut contoh kode nya: Sub Auto_Close() MenuBars(xlWorksheet).Menus( Tools ).MenuItems.Delete CloseLogFile Procedure: c;pse transaction file DisconnectService Procedure: disconnect info service End Sub Departemen Teknik Informatika ITB 151

152 Membuat Prosedur berdasarkan Event(OnEvent Procedures) Sebuah OnEvent procedure atau disebut juga event handler merupakan sebuah prosedur yang berjalan ketika event tertentu terjadi. Jenis event misalnya saja pada property dari Control dan Dialog Box(OnAction), contoh lain misalnya saja prosedur-prosedur untuk mengatasi kesalahan (OnError) atau juga mengontrol dan berkomunikasi dengan aplikasi lain. Cara Untuk mendefiniskan sebuah OnEvent Procedure 1. Tuliskan sebuah procedure (event handler itu sendiri) untuk dieksekusi ketika sebuah event terjadi 2. Pada proser lain, gunakan VisualBasic method atau property (contohnya OnTime method) dalam sebuah statement yang mengasosiasikan event dengan event handler tersebut Setelah statemen tersebut dieksekusi, handler akan berjalan setiap kali event terjadi. Hal ini disebut menjebak event. Untuk mematikan jebakan event, anda dpat menggunakan method Visual Basic yang sama dengan mengdisasosiasikan even dan handlernya. Untuk melihat contoh-contoh OnEvent Procedure, anda dapat melihat pada Microsoft Visual Basic Help, anda dapat melihat ada Event dan Method apa saja yang dimiliki oleh sebuah Object Aplication, ataupun Object Workbook Add-in Application Anda dapat menggunakan Add-in Application untuk mendistribusikan salinan dari pekerjaan anda ke dalambentuk yang tak dapat di baca atau di modifikasi oleh orang lain selain yang memiliki hak untuk menggunakannya. Dalam bentuk yang paling sederhana, sebuah add-in application berisi sekumpulan fungsi yang didefiniskan pengguna. Untuk add-in application yang lebih komplek, bisa berisi sebuah dialog box yang sudah di ubah, menu yang diubah, sebuah toolbar yang unik dan sekumpulan fungsi dan prosedur yang mengaitkan aplikasi itu menjadi satu. Add-in aplication di load berdasarkan kebutuhan. Contohnya jika sebuah add-in berisi menu editing list, efek dari menu ini muncul pada menu yang sedang aktif ketika pengguna membuka Excel. Ketika pengguna memilih sebuah menu specific kepada Add-In, maka Excel akan meload keseluruhan add-in, akan tetapi bila add-in berisi sebuah prosedur Auto_Open, maka add-in secara lengkap di load ketika Excel di buka. Dimana mendapatkan Add-ins Sekumpulan add-ins tersedia ketika anda menginstal Excel, dan lebih banyak lagi add-ins tersedia dari Microsoft on the Web. Loading add-ins ke dalam Excel Untuk dapat meload add-ins, pastikan anda sudah menginstal add-ins tersebut, kemudian setelah itu untuk membuat add-in tersedia untuk excel yang harus di lakukan adalah meload add-in ke Excel dengan cara : 1. Pada menu Tools, click Add-Ins 2. Jika add-in yang anda ingin gunakan tidak berada di list Add_ins available, klik Browse, kemudian tentukan lokasi folder dimana add-in berada. Lalu instal 3. Pada kotak Add-Ins Available, pilihlah checx box sesuai dengan yang ingin anda load. Departemen Teknik Informatika ITB 152

153 12.5 Explorasi Penggunaan Macro di Excel Excel sudah menyediakan beberapa contoh penggunaan macro yang dapat anda eksplorasi untuk mengetahui contoh-contoh aplikasi yang dapat dilakukan dengan macro pada Excel ini. Untuk melihat contoh macro, dari pilihan New Document, pilihlah tab Spreadsheet Solutions. Dari situ ada 4 contoh template yang di sediakan Excel dengan menggunakan macro Invoice Purchase Order Expense Statement Vilage Software Silahkan anda mengeksplorasi contoh-contoh yang ada, perhatikan button dan toolbar yang digunakan untuk menjalankan macro. Coba juga cari cara menampilkan online Help. Untuk eksplorasi ini, anda dapat melihat pada Help yang tersedia di Microsoft Excel maupun pada Microsoft Visual Basic Editor yang tersedia dalam Excel Latihan Tutorial Purchase Order Sederhana Buatlah sebuah Purchase Order sederhana seperti contoh yang ada di Excel, Designlah template anda sendiri, buatlah macro untuk button-button yang ada pada lembar kerja Purchase Order. Lembar Kerja ini harus dapat digunakan untuk melakukan satu kali Purchase Order (untuk kolom Total dan subtotal benar-benar bisa menghitung). Tambahkan satu button untuk mengeprint lembar Purchaser Order Batasan: Untuk latihan ini, anda tidak perlu membuat sampai ke Customize Your Purchase Order Sheet. Button Customize cukup sampai memanggil sheet kosong yang diberi nama Customize Your Purchase Order Sheet. Data dari worksheet ini tidak perlu disimpan ke basis data Form Data Entry Buatlah design sebuah form untuk entry data Pegawai. Kemudian tambahkan macro pada form tersebut sehingga bisa untuk mengentri, mengupdate dan menghapus record. Basis datanya bisa berupa tabel-tabel di Excel atau tabel di Access, silahkan anda mengeksplore sendiri car a mengakses basis data dengan macro. Prinsipnya dengan pemrograman di Acces sama saja, karena sama-sama menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Struktur Tabel Pegawai adalah sebagai berikut: Nama Tabel : t_pegawai Primary Key : NIP Fields : Nama Deskripsi Type & Len Default Keterangan NIP Nomor pegawai Text(8) Nama Nama pegawai Text(30) Tgl_Lahir Tgl lahir Date Departemen Teknik Informatika ITB 153

154 Nama Deskripsi Type & Len Default Keterangan Kota_Lahir Kota kelahiran Text(30) Alamat Alamat pegawai, jalan text (60) dan kota Sex Kd jenis kelamin Text(1) P P atau L P=Perempuan, L=Laki-laki Kd_agama Kode Agama Pegawai text (1) Merefer ke t_agama Kd_Goldarah Kode golongan darah Text(2) A Merefer ke t_darah status Status perkawinan Text (1) 1 1 / 2 / 3 1=Kawin; 2=Tidak kawin, 3=Janda/duda TinggiBadan Tinggi badan dalam cm integer Nama Tabel : t_agama Primary Key : Kd_agama Fields : Nama Deskripsi Type & Len Default Kd_agama Kode Agama: Text (1) I =Islam; K =Kristen, B =Budha; H =Hindu A =Aliran kepercayaan Deskripsi Keterangan Text(50) Nama Tabel : t_darah Primary Key : kd_goldarah Fields : Nama Deskripsi Type & Len Default Keterangan Kd_Goldarah Kode golongan Darah: Text(2) A A = Golongan darah A B = Golongan darah B O = Golongan darah O AB = Golongan darah AB Deskripsi Keterangan text (50) Catatan : Cobalah eksplorasi cara mengelola databasedengan macro menggunakan visual basic. Dari Microsoft Visual Basic Help yang disediakan di Excel. Untuk ini, sebaiknya Excel diinstal secara lengkap. Departemen Teknik Informatika ITB 154

155 13 Studi Kasus 13.1 Kasus 1 : Menghitung Uang Lembur Berikut adalah sheet daftar uang lembur karyawan Buatlah sheet tersebut menjadi tampilan hasil dengan menggunakan pengolahan pada MS Excel yaitu : Departemen Teknik Informatika ITB 155

156 a. Menghitung Uang Lembur Menghitung Rp. Kolom F6:F21 = (Jam Lembur) * (lembur per jam) b. Menghitung dengan IF ITB Menghitung Rp. Kolom F6:F21 = (Jam Lembur) * (lembur per jam lama / baru dengan IF) Departemen Teknik Informatika ITB 156

157 c. Menghitung dengan SUM dan SUMIF c. Menggunakan Look-up Departemen Teknik Informatika ITB 157

158 13.2 Kasus 2 : Menghitung Gaji dengan PPh Pasal Buatlah lembar kerja seperti pada gambar pertama Kasus Data masukan : pada tabel pembantu adalah TUNJANGAN/ANAK, KODE, STATUS, PTKP/BLN dan TRANSPORT pada lembar laporan adalah : NIP, Jabatan, KODE, GAJI POKOK 3. Ketentuan : Tanggungan : isi dengan rumus =VALUE(RIGHT(A6,1)) (value : fungsi untuk mengubah teks menjadi angka) Tunjangan = Tunjangan/anak + Tanggungan * Tunjangan/anak Status, Tunjangan dan Transport : gunakan fungsi VLOOKUP Gaji Kotor = Gaji Pokok + Tunjangan + Transport Pajak PPH-21 = (Gaji Kotor PTKP/Bln )* 5% Gaji Bersih = Gaji Kotor Pajak PPh-21 Gambar Tampilan Masukan Kasus Tampilan Hasil : Departemen Teknik Informatika ITB 158

159 13.3 Kasus 3 : Menghitung Nilai 1. Buatlah lembar kerja berikut ini : 2. Data masukan adalah : Nomor, Nama, NIM, UTS (Ujian Tengah Semester), UAS (Ujian Akhir Semester) 3. Buat tabel Ketentuan sebagai berikut di sel J7 s.d L12 Departemen Teknik Informatika ITB 159

160 ANGKA AKHIR HURUF KETERANGAN >=85 A Sangat baik 75<=NILAI<85 B Baik 60<=NILAI<75 C Cukup 45<=NILAI<60 D Kurang NILAI<45 E Mengulang 4. Ketentuan Soal : Angka Akhir = 40%*UTS + 60%*UAS Huruf : menggunakan fungsi IF dengan ketentuan seperti pada tabel di atas. 5. Keterangan : menggunakan fungsi VLOOKUP dengan sel kunci HURUF. 6. Tampilan Hasil : Departemen Teknik Informatika ITB 160

161 13.4 Kasus 4 : Menghitung Sewa Kamar Hotel Buatlah lembar kerja di bawah ini dengan ketentuan sebagai berikut : Data-data yang harus dimasukkan adalah : Nama Tamu, Kode Type Kode Kamar, dan Lama Tinggal Ketentuan Soal : Kolom Type Kamar diisi menggunakan fungsi = HLOOKUP berdasarkan pada TABEL TYPE KAMAR. Kolom Nama Kamar diisi menggunakan fungsi = VLOOKUP berdasarkan pada TABEL TARIF. Kolom Tarif Kamar diisi menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP berdasarkan pada TABEL TARIF sesuai dengan Kode Type dan Kode Kamar yang ada. Total Bayar = Tarif Kamar * Lama Tinggal Departemen Teknik Informatika ITB 161

162 13.5 Kasus 5 : Basisdata Lembur Karyawan a. Menampilkan dengan Sort b. Menampilkan dengan AutoFilter Departemen Teknik Informatika ITB 162

163 Menampilkan dengan Advance Filter c. Menampilkan dengan DCOUNT, DSUM, DAVERAGE Departemen Teknik Informatika ITB 163

164 Mengcopy rumus dengan Data, Table Tampilan hasil : d. Menampilkan dengan Subtotal Departemen Teknik Informatika ITB 164

165 13.6 Kasus 6 : Basisdata Rekap Nilai Berdasarkan daftar nilai berikut : Buat Tabel Rekapitulasi Nilai yang dihitung berdasarkan data di atas : Dimana : Jumlah Mahasiswa : dihitung menggunakan fungsi DCOUNT, dengan kriteria berdasarkan huruf Angka Akhir Maksimum : dihitung menggunakan fungsi DMAX, dengan kriteria berdasarkan huruf Angka Akhir Manimum : dihitung menggunakan fungsi DMIN, dengan kriteria berdasarkan huruf Rekapitulasi Nilai : HURUF Jumlah Mahasiswa Angka Akhir Maksimum Angka Akhir Minimum A 2 86,8 86,4 B C D E Departemen Teknik Informatika ITB 165

166 a. Pivot Data Asli Total Rupiah Per Unit Total Jam Lembur Per Orang (Dapat dipilih per unit) Departemen Teknik Informatika ITB 166

167 b. Chart Data Buatlah Grafik Jumlah Karyawan seperti Berikut : Buatlah Grafik Jumlah & Rata-rata Lembur Karyawan Seperti Berikut : Departemen Teknik Informatika ITB 167

168 13.7 Kasus 7 : Membuat Grafik Berdasarkan informasi dari media masa, nilai tukar rupiah terhadap Dollar Amerika pada minggu kedua bulan Juli 2000 adalah sebagai berikut : NILAI TUKAR RUPIAH TERHADAP US-DOLLAR JULI 2000 Tanggal Rupiah Buatlah grafik tipe Line dengan berbagai pilihan sehingga tampilannya menarik. Background grafik dapat menggunakan gambar yang tersedia. Departemen Teknik Informatika ITB 168