BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Sebelum membahas tentang sistem informasi kesehatan, perlu dipahami

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem dan Informasi Konsep Dasar Sistem Sebelum membahas tentang sistem informasi kesehatan, perlu dipahami terlebih dahulu batasan sebuah sistem, komponen-komponen sebuah sistem dan bagaimana pemanfaatan sebuah sistem untuk digunakan mengkaji program kesehatan. Menurut Amsyah (2005), sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan atau organisasi. Contohnya adalah sistem tata surya, sistem irigasi, sistem tubuh manusia dengan subsistem-subsistem seperti peredaran darah, syaraf, otak, pencernaan dan sebagainya. Menurut Shrode dan Voich seperti dikutip oleh Azwar (2004) ciri-ciri sistem dibedakan atas enam macam yakni: a. Sistem mempunyai tujuan dan karena itu semua perilaku yang ada pada sistem pada dasarnya bermaksud mencapai tujuan. b. Sistem sekalipun terdiri dari berbagai bagian atau elemen, tetapi secara keseluruhan merupakan suatu yang bulat dan utuh jauh melebihi kumpulan bagian atau elemen tersebut. c. Berbagai bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem saling terkait, berhubungan serta berinteraksi. 29

2 30 d. Sistem bersifat terbuka dan selalu berinteraksi dengan sistem lain yang lebih luas, yang biasanya disebut dengan lingkungan. e. Sistem mempunyai kemampuan transformasi, artinya mampu mengubah sesuatu menjadi sesuatu yang lain. Dengan perkataan lain, sistem mampu mengubah masukan menjadi keluaran. f. Sistem mempunyai mekanisme pengendalian, baik dalam rangka menyatukan berbagai bagian atau elemen, atau dalam rangka mengubah masukan menjadi keluaran. Menurut Muninjaya (2004) sistem adalah suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain dan mempunyai suatu tujuan yang jelas. Komponen suatu sistem terdiri dari input, proses, output, effect outcome dan mekanisme umpan baliknya. Hubungan antara komponen-komponen sistem ini berlangsung secara aktif dalam suatu tatanan lingkungan. Input yaitu sumber daya atau masukan yang dikonsumsi oleh suatu sistem. Sumber daya dari suatu sistem adalah man, money, material, method, machine dan market, disingkat dengan 6M. Proses yaitu semua kegiatan sistem. Melalui proses akan diubah input menjadi output. Output yaitu hasil langsung (keluaran) suatu sistem effect yaitu hasil tidak langsung yang pertama dari proses suatu sistem. Pada umumnya effect suatu sistem dapat dikaji pada perubahan pengetahuan, sikap perilaku kelompok Masyarakat yang dijadikan sasaran program. Outcome yaitu dampak atau hasil tidak langsung diri proses suatu sistem (Muninjaya, 2004).

3 31 Menurut John Me Manama seperti dikutip Azwar (2004) disebutkan bahwa sistem adalah suatu struktur konseptual yang terdiri dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu unit organik untuk mencapai keluaran yang diinginkan secara efektif dan efisien. Sedangkan menurut Lumbangaol (2008) sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila satu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Dari defenisi di atas, sistem terbentuk dari berbagai elemen atau unsur yang saling berhubungan dan bekerja sama dalam satu kesatuan. Ini berarti bahwa elemen atau unsur tersebut mutlak harus ada dalam satu sistem. Menurut Azwar (2004) ada 6 unsur dalam suatu sistem yaitu : a. Masukan (input) adalah kumpulan elemen atau bagian yang terdapat dalam system dan yang diperlukan untuk dapat berfungsinya system tersebut. b. Proses (process) adalah kumpulan elemen atau bagian yang terdapat dalam sistem dan yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan. c. Keluaran (output) adalah kumpulan elemen atau bagian yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem. d. Umpan balik (feedback) adalah kumpulan elemen atau bagian yang merupakan keluaran dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut.

4 32 e. Dampak (impact) adalah akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem f. Lingkungan (environment) adalah dunia di luar sistem tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap sistem. Dalam administrasi kesehatan ke semua rincian tersebut secara umum dapat dibedakan atas dua macam yakni: 1. Sistem sebagai upaya menghasilkan pelayanan kesehatan. Jika sistem kesehatan dipandang sebagai upaya untuk menghasilkan pelayanan kesehatan, maka yang dimaksud dengan: a. Masukan adalah perangkat administrasi yakni tenaga, dana sarana dan metoda atau dikenal pula dengan istilah sumber, tata cara dan kesanggupan. b. Proses adalah fungsi administrasi, yang terpenting ialah perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan penilaian. c. Keluaran adalah pelayanan kesehatan yakni yang akan dimanfaatkan oleh masyarakat. 2. Sistem sebagai upaya untuk menyelesaikan masalah kesehatan Jika sistem kesehatan dipandang sebagai suatu upaya untuk menyelesaikan masalah kesehatan, maka yang dimaksud dengan: a. Masukan adalah setiap masalah kesehatan yang ingin diselesaikan. b. Proses adalah perangkat administrasi yakni tenaga, dana sarana dan metoda atau dikenal pula sebagai sumber, tata cara dan kesanggupan. c. Keluaran adalah selesainya masalah kesehatan yang dihadapi (Azwar, 2004)

5 33 Departemen Kesehatan RI (2007) menyebutkan bahwa yang tercakup dalam komponen masukan adalah informasi, instrumen pencatatan dan pelaporan data dan sumber daya. Komponen proses mencakup pengorganisasian dan tata kerja serta pengolahan data dan komponen keluaran mencakup penyimpanan, penyebarluasan, pendayagunaan dan pemanfaatan informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data. Hasil penelitian Sugito (1991) di Sidoarjo menyimpulkan terjadinya hambatan pengelolaan sistem informasi kesehatan adalah output yang tidak sesuai, teknik pengumpulan dan pengisian data serta terbatasnya tenaga dan sarana. Menurut Amsyah (2005) data dan informasi diperlukan dan dihasilkan oleh tiap unit kerja, maka unit yang bekerja dengan data dan informasi tersebut dapat dikatakan sebagai memiliki sistem informasi sendiri. Transaksi dan Kegiatan unit Kerja Data Pengolahan Informasi Umpan balik Gambar 2.1. Sistem Informasi Suatu Unit Kerja Konsep Dasar Informasi Informasi menurut Gordon B. Davis yang dikutip Amsyah (2005) dalam bukunya berjudul Management Information Sistem, adalah data yang sudah

6 34 diproses menjadi bentuk yang berguna bagi pemakai, dan mempunyai nilai pikir yang nyata bagi pembuatan keputusan pada saat sedang berjalan atau untuk prospek masa depan. Definisi tersebut menekankan bahwa data harus diproses dengan cara-cara tertentu untuk menjadi informasi yang berguna bagi pemakai. Menurut Hartini (2002) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan lain-lain, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya. Menurut Lumbangaol (2008) informasi adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan atau manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya. Tanpa ada suatu informasi dalam suatu organisasi para manajer tidak dapat bekerja dengan efisien dan efektif. Oleh karena itu menurut Achua (2004) kualitas informasi tergantung pada 3 hal yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Komponen akurat meliputi :

7 35 a. Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. b. Correctness berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran. c. Security berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan. 2. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. 3. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. 4. Ekonomis, informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Berikut proses informasi yang dibuat oleh Achua (2004) data yang masih merupakan bahan mentah harus diolah untuk menghasilkan informasi melalui suatu

8 36 model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi). INPUT DATA PROSES KEPUTUSAN TINDAKAN PENERIMA OUTPUT Gambar 2.2. Model Siklus Informasi, Achua (2004) Menurut Amsyah (2005), informasi dikelompokkan menjadi 2 macam yaitu : 1. Informasi Substantif Adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan substantif. Kegiatan substantif adalah kegiatan pokok dari suatu organisasi. Kegiatan tersebut merupakan atau bidang utama dari suatu organisasi, sesuai dengan tujuan utama dari organisasi bersangkutan. 2. Informasi Fasilitatif Adalah informasi yang berkaitan dengan kegiatan fasilitatif. Kegiatan fasilitatif adalah kegiatan pendukung dari suatu organisasi. Informasi itu sendiri adalah data yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai dengan bentuk yang diperlukan. Dengan perkembangan teknologi alat pengolah data sampai kepada komputer dewasa ini, maka data dapat diolah menjadi informasi sesuai keperluan tingkat manajemen organisasi. Dengan demikian unit organisasi dapat mencapai tujuannya masing-masing sehingga secara keseluruhan organisasi akan dapat mencapai tujuan secara efisien dan efektif (Amsyah, 2005).

9 37 TUJUAN MANAJEMEN INFORMASI DATA Gambar 2.3. Hubungan data dan tujuan organisasi Informasi Kesehatan Menurut Muninjaya (2004), yang dimaksud dengan informasi kesehatan adalah hasil pengumpulan dan pengolahan data yang merupakan masukan bagi pengambilan keputusan di bidang kesehatan. Informasi kesehatan tersebut harus mencakup seluruh data yang terkait dengan kesehatan, baik yang berasal dari sektor kesehatan ataupun dari sektor pembangunan lainnya. Informasi kesehatan harus menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan di berbagai jenjang administrasi kesehatan. Menurut Departemen Kesehatan RI (2003), prinsip-prinsip penyelenggaraan informasi kesehatan adalah: 1. Mencakup seluruh data yang terkait dengan kesehatan, baik yang berasal dari sektor kesehatan ataupun dari berbagai sektor pembangunan lain.

10 38 2. Mendukung proses pengambilan keputusan di berbagai jenjang administrasi kesehatan. 3. Disediakan sesuai dengan kebutuhan informasi untuk pengambilan keputusan. 4. Disediakan harus akurat dan disajikan secara cepat dan tepat waktu dengan mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi. 5. Pengelolaan informasi kesehatan harus dapat memadukan pengumpulan data melalui cara-cara rutin (pencatatan dan pelaporan) dan cara-cara non rutin (survei). 6. Akses terhadap informasi kesehatan harus memperhatikan aspek kerahasiaan yang berlaku di bidang kesehatan dan kedokteran. Informasi Kesehatan harus akurat dan disajikan secara cepat dan tepat, mudah diakses, serta mutakhir dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. (Dinas Kesehatan Propinsi Sumatera Utara, 2007). Sistem informasi kesehatan adalah suatu sistem informasi yang menyangkut segala hal yang terkait dengan keseluruhan manajemen pelayanan kesehatan, dalam kegiatan ini dimengerti sebagai suatu bagian pentingnya yang menyangkut langsung pengenalan masalah kesehatan dan tindakan pemecahannya (Kushadiwijaya, 2000) Bentuk Informasi Menurut Amsyah (2005) berdasarkan bentuknya maka informasi dapat dibedakan dalam 8 bentuk informasi, yaitu :

11 39 1. Informasi uraian Adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisikan kalimat-kalimat yang ringkas dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat, atau memo. 2. Informasi rekapitulasi Adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk kolom-kolom. Contoh dari informasi ini adalah neraca, kuitansi, rekening, daftar pembelian, daftar penjualan, kalkulasi harga. 3. Informasi gambar Adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar atau bagan, misalnya gambar konstruksi dan bagan. 4. Informasi model Adalah informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi dan nilai-nilai lain seperti nilai hasil pemecahan persoalan yang optimal sebagai alternatif bagi pembuatan keputusan. 5. Informasi statistik Adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau tabel.

12 40 6. Informasi formulir Adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan disesuaikan dengan keperluan kegiatan masingmasing. 7. Informasi animasi Adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara atau video. Informasi ini disebut juga informasi multimedia. 8. Informasi simulasi Adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada suatu situasi atau peralatan yang dibuat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layer computer menjadi mirip seperti ukuran sebenarnya Nilai Informasi Manfaat / nilai informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari suatu ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga manusia dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan (Amsyah, 2005). Nilai informasi ditentukan oleh 5 karakteristiknya, yaitu : 1. Ketelitian Ketelitian atau akurasi didefenisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan data tertentu.

13 41 2. Ketepatan waktu Ketetapan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting. Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu atau setidaknya saat informasi diperlukan. Kendatipun informasinya akurat tetapi kalau diterimanya atau diketahuinya terlambat tentu saja informasi tersebut sudah tidak berguna lagi. 3. Kelengkapan Kadang-kadang manajer menghadapi suatu keputusan yang harus dibuat dengan informasi yang diteliti, waktu yang tepat, tetapi informasinya tidak lengkap. Hal ini dapat menjadi penghambat dalam pengambilan keputusan yang tepat dan efisien. 4. Ringkas Karena sering menghadapi masalah kurang lengkapnya informasi, maka sering terjadi dalam penyediaan suatu informasi diupayakan secara berlebihan. Karena itu informasi yang bernilai untuk manajer adalah informasi yang ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to the point). 5. Kesesuaian Informasi yang bernilai tinggi tentu saja mempersyaratkan pula unsur ke lima yaitu sesuai (relevan). Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan atau keperluan dari manajemen.

14 42 Informasi Keluaran Dari hasil Pengolahan data Teknik Membuat Keputusan Ketidakpastian Keputusan Tindakan yang menguntungkan Gambar 2.4. Nilai Informasi Sistem Informasi Kesehatan di Puskesmas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Definisi Sistem Informasi Kesehatan menurut AbouZahrl, Carla & Boermal Ties (2005) adalah integrated effort to collect, process, report and use health information and knowledge to influence policy-making, programme action and research (usaha yang terintegrasi untuk mengumpulkan, memproses, melaporkan dan menggunakan pengetahuan dan informasi kesehatan untuk mempengaruhi pengambil kebijakan, tindakan program dan riset) (Gondoputro, 2007) Definisi ini mengandung arti bahwa kita harus memproses data menjadi informasi yang nantinya digunakan untuk penyusunan kegiatan atau program dan penelitian.

15 43 KAB/KOTA UDKP RENCANA USULAN KEGIATAN TINDAKAN KOREKTIF SEGERA RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN MANAJEMEN PUSKESMAS MONEV PTP LINSEK STRATIFIKASI PUSKESMAS MINI LOKAKARYA INFORMASI MANAJEMEN DISEMINASI INFORMASI ANALISIS & INTERPRETASI PENGOLAHAN SP2TP: - PELAPORAN - PENCATATAN INFORMASI LAIN: - SARKES SWASTA - DEMOGRAFI - SEKTOR LAIN Gambar 2.5. Bagan Simpus

16 44 Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) adalah suatu tatanan manusia/peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen Puskesmas mencapai sasaran kegiatannya. Sumber informasi utamanya adalah SP2TP, sedangkan informasi lain yang ada, berperan sebagai pelengkap (Departemen Kesehatan RI, 2007). Tujuan SIMPUS yaitu meningkatnya kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil-guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yang menunjang. SIMPUS juga bertujuan : 1. Sebagai dasar penyusunan Rencana Tahunan Puskesmas 2. Sebagai dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan Puskesmas (lokakarya mini) 3. Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Puskesmas (PWS dan Stratifikasi Puskesmas) 4. Untuk mengatasi berbagai hambatan pelaksanaan kegiatan Puskesmas. Sebagaimana diketahui, SP2TP terdiri dari komponen pencatatan dan komponen pelaporan. Yang terutama dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajemen Puskesmas adalah komponen pencatatannya, oleh karena informasi yang dapat dihasilkan dari komponen ini lebih lengkap daripada komponen pelaporannya. Pencatatan-pencatatan yang utama, antara lain adalah : 1. Kartu Individu, seperti Kartu Rawat Jalan, Kartu Ibu, Kartu TB, Kartu Rumah dan sebagainya.

17 45 2. Register, seperti Register Kunjungan, Register KIA, Register Filariasis, Register Posyandu, dan sebagainya. 3. Laporan Kejadian Luar Biasa dan Laporan Bulanan Sentinel 4. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK atau family folder), yang diberikan khusus untuk keluarga berisiko, antara lain : a. Salah seorang anggota keluarganya menderita TB Paru. b. Salah seorang anggotanya menderita kusta. c. Salah seorang anggotanya mempunyai risiko tinggi seperti; ibu hamil risti, neonatus risti (BBLR) dan balita kurang energi kronis (KEK). d. Salah satu anggotanya menderita gangguan jiwa. Di samping SP2TP, juga diperlukan informasi dari instansi di luar sektor kesehatan ataupun sumber-sumber lainnya, seperti informasi kependudukan, hasil kegiatan sektor lain yang terkait, seperti BKKBN, Pertanian, Bangdes, Diknas, PU, dan lain-lain. Hasil pengolahan data SP2TP dan informasi lainnya dimanfaatkan untuk meningkatkan manajemen Puskesmas (Muninjaya, 2004). Mekanisme dalam pencatatan SIMPUS yaitu : 1. Data SP2TP dan data lainnya diolah, disajikan dan diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masing-masing program yang ada (seperti KIA/KB, Gizi, Kesling, P2M, dan lainlain)

18 46 2. Pengolahan, analisis, interpretasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di Puskesmas dan pengelola program di semua jenjang administrasi. 3. Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interpretasi data SP2TP dan sumber lainnya, dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun dan tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, persentase dan sebagainya. Informasi tersebut berupa laporan tahunan Puskesmas Sumberdaya Organisasi yang Mempengaruhi Penerapan SIMPUS di Puskesmas Sumberdaya organisasi yang merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi dikenal dengan 6M adalah sumberdaya manusia (man), peralatan (machine), bahan-bahan (materials), biaya (money), metode (method), dan pasar (market). Banyak teori manajemen yang mengatakan bahwa SDM merupakan unsur yang paling penting. Hal ini karena SDM sangat menentukan arah dan kemajuan organisasi (Saleh, 2007). Berkaitan dengan judul penelitian ini maka sumberdaya organisasi yang akan diteliti berdasarkan terdiri dari 4 unsur yaitu manusia (man) atau tenaga pengolah data, bahan-bahan (materials) atau sarana prasarana, biaya (money) atau dana, dan metode (method). Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan.

19 47 Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Money atau uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan (organisasi). Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alatalat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Secara sederhana dapat disimpulkan bahwa uang (money) bertujuan untuk memperoleh SDM yang berkualitas, dan mempertahankan SDM yang ada saat ini. Seringkali dijumpai dalam praktek sehari-hari bahwa SDM yang berkualitas tidak dapat diperoleh karena sistem kompensasi yang tidak menarik. Di samping itu, banyak kasus dimana SDM yang berkualitas malah keluar setelah diperoleh dengan susah payah akibat sistem kompensasi yang tidak menarik. Prinsip kompensasi yang harus dipenuhi dan tidak bisa ditawar-tawar lagi adalah adil dan layak. Adil tapi tidak layak bukanlah kompensasi yang baik, sebaliknya, layak tapi tidak adil hanya akan membuat masalah baru di kalangan karyawan sendiri (Arep, 2003). Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli

20 48 dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Sarana dan prasarana dalam pengolahan data informasi merupakan salah satu faktor penting. Sarana dan prasarana dalam sistem informasi dapat berupa data yang baik, alat-alat tulis (kertas, pena, penggaris, dan lain-lain), komputer. Sarana dan prasarana yang lengkap menunjang keberhasilan dalam pengolahan data (informasi). Data yang baik adalah suatu data yang bernilai dan harus memenuhi 3 unsur yaitu ketelitian data, komparabilitas data (data yang digunakan harus benar), dan validitas data yaitu data yang digunakan merupakan data yang menunjang tercapainya tujuan (Sutabri, 2005). Salah satu kegiatan dalam pengolahan data yaitu penyimpanan data. Penyimpanan data meliputi pekerjaan pengumpulan (filing), pencarian (searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim disebut file. File ini dapat berbentuk map, ordner, disket, tape, hard disk, dan lain sebagainya. Sebelum disimpan, suatu data diberi kode menurut jenis kepentingannya. Pengaturan dilakukan sedemikian rupa sehingga mudah mencarinya. Pengkodean memegang peranan penting, karena kode yang salah akan mengakibatkan data yang masuk ke dalam file juga salah, yang selanjutnya akan mengakibatkan kesulitan dalam mencari data tersebut apabila diperlukan (Amsyah, 2005). Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan dalam suatu organisasi. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara

21 49 pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbanganpertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri Perencanaan Kesehatan Definisi Perencanaan Menurut Azwar (2004) dari berbagai fungsi administrasi yang dikenal, yang terpenting diantaranya adalah fungsi perencanaan. Mudah dipahami karena berbagai fungsi administrasi lainnya baru berperan apabila fungsi perencanaan telah selesai dilaksanakan. Lebih dari pada itu sebenarnya, pelaksanaan berbagai fungsi administrasi lainnya tersebut, hanya akan berjalan sempurna apabila dapat selalu berpedoman pada perencanaan yang telah disusun sebelumnya. Perencanaan adalah fungsi terpenting dalam manajemen karena fungsi ini akan menentukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan merupakan landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan. Tanpa ada fungsi perencanaan, tidak mungkin fungsi manajemen lainnya akan dapat dilaksanakan dengan baik. Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan

22 50 menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (Muninjaya, 2004). Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. (Terry, 1986). Perencanaan kesehatan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalahmasalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut (Muninjaya, 2004) Proses Perencanaan Proses perencanaan merupakan fungsi manajemen dasar yang utama yang harus dihadapi suatu organisasi. Setelah perencanaan dikembangkan seorang manajer harus mampu mengatasi bagaimana rencana tersebut dapat tercapai. Perencanaan sering kali dilaksanakan dalam kondisi yang sangat dinamis dan sehubungan dengan itu perlu pihak perencana memberikan ruangan yang cukup untuk melakukan modifikasi serta perubahan-perubahan dalam hal menghadapi kejadian-kejadian dan situasi yang berkembang (Siagian, 2007). Menurut Syamsi (1983) proses perencanaan merupakan kegiatan yang lebih dahulu harus dilakukan agar pelaksanaan kegiatan selanjutnya dapat berjalan lancar

23 51 dan teratur. Dengan demikian, maka perencanaan itu berarti kegiatan untuk melihat jauh ke depan, menyiapkan keputusan untuk mengantisipasi masalah yang memungkinkan bakal terjadi, sehingga tujuan yang dikehendaki dapat tercapai dengan seefisien mungkin. Untuk membuat rencana yang baik, bahan yang diperlukan adalah tersedianya data atau sistem informasi yang lengkap dan akurat Keuntungan dan Kelemahan Perencanaan Menurut Siagian (2007) perencanaan pada dasarnya merupakan pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa depan yang mempunyai keuntungan dan kelemahan. Dengan perencanaan yang baik akan diperoleh keuntungan sebagai berikut: 1. Perencanaan akan menyebabkan berbagai macam aktivitas organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur. 2. Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif. 3. Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai karena dalam perencanaan ditetapkan berbagai standard. 4. Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya, terutama untuk fungsi pengawasan. Sebaliknya, perencanaan juga memiliki kelemahan yaitu: 1. Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta-fakta di masa yang akan datang dengan tepat.

24 52 2. Perencanaan yang baik memerlukan sejumlah dana. 3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf karena harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai. 4. Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif. Gagasan baru untuk mengadakan perubahan harus ditunda sampai tahap perencanaan berikutnya. 5. Perencanaan juga menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staff (Muninjaya, 2004) Unsur-unsur Perencanaan Menurut Syamsi (1983) untuk membuat suatu rencana tertentu yang cukup lengkap, kiranya unsur-unsur di bawah ini perlu dipenuhi. Unsur-unsur perencanaan ini merupakan 6 pertanyaan yang harus dijawab. Rumusannya terkenal dengan istilah 5 W + 1 H, yaitu : 1. What (Apa) : apa yang dilakukan sehingga perlu direncanakan 2. Why (Mengapa) : apa alasannya hal itu perlu dilakukan atau perlu diprioritaskan pelaksanaannya. 3. Who and Who : Siapa (obyek) dan siapa (subyek) pelaksanaannya. 4. Where (Di mana) : mencari tempat yang strategis untuk melaksanakan suatu kegiatan 5. When (Kapan) : pelaksanaannya yang tepat. Ini berarti menentukan timing yang tepat untuk pelaksanaannya.

25 Langkah Langkah Perencanaan Langkah awal untuk menyusun perencanaan dapat dimulai dengan sebuah gagasan atau cita-cita yang terfokus pada situasi tertentu. Sebagai suatu proses, perencanaan kesehatan mempunyai beberapa langkah. Ada 5 langkah yang perlu dilakukan pada proses penyusunan sebuah perencanaan (Muninjaya, 2004) 1. Analisis Situasi Analisis situasi adalah langkah pertama proses penyusunan perencanaan. Langkah ini dilakukan dengan analisis data laporan yang dimiliki oleh organisasi (data primer) atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan, observasi dan wawancara. Analisis situasi merupakan langkah awal perencanaan yang bertujuan untuk mengidentifikasi masalah. Langkah analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan berbagai jenis data atau fakta yang berkaitan dengan masalah kesehatan masyarakat yang dijadikan dasar penyusunan perencanaan. Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan kesehatan terdiri dari : a. Data tentang penyakit dan kejadian sakit. b. Data kependudukan c. Data potensi organisasi kesehatan d. Keadaan lingkungan dan geografi e. Data sarana dan prasarana

26 54 Semua data yang diperoleh dari hasil analisis situasi diolah dan dijadikan informasi. Semua informasi yang terkait akan menjadi pengetahuan bersama yang sangat berharga untuk menyusun perencanaan kesehatan terpadu. Langkah-langkah penting proses analisis data sampai menghasilkan informasi yang dapat dimanfaatkan untuk menunjang pengembangan program merupakan bagian dari sistem informasi manajemen kesehatan. Proses ini digambarkan pada bagan di bawah ini. Data Dianalisis dan Disajikan Informasi Pengetahuan Evaluasi Hasil Pencatatan dan Pelaporan Pelaksanaan Program Perencanaan Dipantau Gambar 2.6. Proses Analisis Data dalam Suatu Sistem Informasi Manajemen Menurut AbouZahrl, Carla & Boermal Ties (2005) Pengumpulan data dari masyarakat dapat memberikan informasi tentang :

27 55 a. Health determinants (sosioekonomi, lingkungan, perilaku dan faktor genetik). b. Masukan (inputs) untuk sistem kesehatan dan proses yang berhubungan dengan penggunaan masukan seperti kebijakan, organisasi, infrastruktur kesehatan, fasilitas dan peralatan, biaya, sumber daya manusia, pendanaan kesehatan dan sistem informasi kesehatan sendiri. c. Performance or outputs (keluaran) dari keberhasilan atau kegagalan sistem kesehatan seperti availability, quality dan penggunaan informasi kesehatan serta sarana kesehatan (utility). d. Health outcomes (hasil) yaitu angka kematian, angka kesakitan, angka kecacatan, kejangkitan penyakit dan status kesehatan. e. Faktor penentu dalam kesehatan inequas, penggunaan dan pemenuhan jasa dan hasil yang mencakup jenis kelamin, status sosioekonomi, kelompok kesukuan dan lokasi geografis. 2. Mengidentifikasi Masalah dan Prioritasnya Identifikasi masalah mulai dari langkah awal untuk mengkaji berbagai masalah kesehatan yang berkembang di wilayah kerja Puskesmas (analisis 10 penyakit terbesar) potensi Puskesmas untuk mengatasinya, sejauh mana bantuan yang diperoleh. 3. Menentukan tujuan program Setelah prioritas masalah kesehatan diterapkan, manajer program menetapkan tujuan program. Semakin jelas rumusan masalah kesehatan masyarakat dengan menggunakan kriteria di atas akan semakin mudah menyusun tujuan program.

28 56 4. Mengkaji hambatan dan kelemahan program Langkah keempat proses penyusunan perencanaan adalah mengkaji kembali hambatan dan kelemahan program yang telah dilaksanakan. Tujuannya adalah untuk mencegah atau mewaspadai timbulnya hambatan serupa. 5. Menyusun rencana kerja operasional (RKO) Pada saat memasuki fase ini, tim perencana sudah menetapkan tujuan dan target yang ingin dicapai (langkah 1-4). Proses perencanaan yang terakhir adalah menetapkan alternatif kegiatan dan sumber daya pendukung. Langkah ini dilakukan sebelum proses penyusunan RKO (Muninjaya, 2004) Landasan Teori Perkembangan dan perubahan yang cepat dalam segala hal juga terjadi di dunia pelayanan kesehatan dan yang paling pesat perkembangan dan perubahan tersebut adalah informasi. Hal ini semata-mata disebabkan sektor pelayanan kesehatan merupakan bagian dari sistem yang lebih luas dalam masyarakat dan pemerintahan dalam suatu negara, bahkan lebih jauh lagi sistem yang lebih global. Jaringan sistem pelayanan kesehatan tersebut memerlukan sistem informasi yang saling mendukung dan terkait sehingga setiap kegiatan dan program kesehatan yang dilaksanakan dan dirasakan oleh masyarakat dapat diketahui, dipahami, diantisipasi, dan dikelola dengan sebaik-baiknya (Adisasmito, 2007). Setiap kegiatan program akan menghasilkan data. Data perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan tersebut adalah informasi

29 57 tentang pelaksanaan program dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf Puskesmas. Paling penting untuk Puskesmas adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang sudah dibuat dalam laporan sebagai masukan (input) untuk menyusun perencanaan pengembangan program Puskesmas. Dalam proses penerapan sistem informasi kesehatan di Puskesmas, seorang kepala Puskesmas dipengaruhi oleh berbagai faktor sumberdaya organisasi yaitu manusia (man) atau keterampilan petugas pengolah data, biaya (money) atau dana, bahan-bahan (materials) atau sarana prasarana, dan metode (method) dalam penerapan SIMPUS secara efektif dan efisien (Muninjaya, 2004). 2.4 Kerangka Konsep Penelitian Berdasarkan rumusan masalah dan tujuan penelitian, maka dapat digambarkan kerangka konsep penelitian sebagai berikut: Variabel X Sumberdaya Organisasi: 1. Keterampilan petugas pengolah data (man) (X 1 ) _ 2. Dana (money) (X 2 ) 3. Sarana prasarana (material) (X 3 ) 4. Metode (method) (X 4 ) Variabel Y PENERAPAN SIMPUS Perencanaan Kesehatan Gambar 2.7. Kerangka Konsep Penelitian

30 58 Berdasarkan kerangka konsep di atas menunjukkan bahwa sumberdaya organisasi meliputi manusia (man) atau keterampilan petugas pengolah data, biaya (money) atau dana, bahan-bahan (materials) atau sarana prasarana, dan metode (method) mempunyai hubungan yang berarti / signifikan dengan penerapan SIMPUS di Kabupaten Langkat.