BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu institusi pemerintah yang memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat di suatu

Transkripsi

1 BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Puskesmas merupakan salah satu institusi pemerintah yang memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat di suatu wilayah tertentu. Lingkup pelayanan yang begitu luas, tentunya berpotensi menimbulkan permasalahan yang kompleks sehingga keberadaan sistem informasi yang akurat dan handal mutlak diperlukan. Sistem informasi diperlukan untuk mengumpulkan, mencatat, mengelola, menyimpan dan memanfaatkan data untuk menyelesaikan masalahmasalah kesehatan masyarakat. Namun banyaknya variabel di puskemas turut menentukan kecepatan arus informasi yang dibutuhkan oleh pengguna di lingkungan puskesmas (Kementerian Kesehatan RI, 2013). Saat ini pengumpulan data di puskesmas sebagian besar masih dikerjakan secara manual, dengan melakukan pencatatan pada buku-buku registrasi dan mengisi beberapa jenis formulir. Metode ini tidak efisien dari sisi waktu dan tenaga karena seringkali terjadi pengulangan pekerjaan yang sama untuk beberapa formulir yang berbeda. Masih sedikit puskesmas yang menggunakan komputer untuk mengolah data, apalagi memanfaatkan data bagi kepentingan kepentingan pengambilan keputusan. Sebenarnya sebagian besar puskesmas telah memiliki komputer, namun penggunaannya dalam sistem informasi puskesmas belum optimal, lebih banyak berperan sebagai mesin ketik. Disamping itu keterbatasan kemampuan dalam menggunakan komputer juga menjadi hambatan dalam komputerisasi sistem informasi puskesmas. Kepmenkes No. 511 Tahun 2002 tentang Strategi Pengembangan SIKNAS di Era Otonomi Daerah menegaskan bahwa sasaran pengembangan SIKNAS pada akhir tahun 2009 adalah telah tersedia dan dimanfaatkan data dan informasi kesehatan yang akurat, tepat dan cepat untuk pengambilan keputusan/kebijakan bidang kesehatan di Kabupaten/Kota, Provinsi dan Kemenkes dengan mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi. Indikatornya adalah terintegrasinya data dan informasi dari Kabupaten/Kota ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Kementerian Kesehatan. Data dan informasi yang terintegrasi di 1

2 2 Kabupaten/Kota berasal dari puskesmas yang diolah dengan system pencatatan dan pelaporan puskesmas atau SIMPUS sehingga kualitas data dan informasi di puskesmas menjadi sangat penting kedudukannya dalam pengambilan keputusan di tingkat kabupaten/kota, provinsi dan tingkat nasional. Data dan informasi yang tersedia diharapkan dapat berperan sebagai health intelligence. Data dan informasi yang digunakan sebagai health intelligence sangat bermanfaat dalam mengkritisi sebuah keputusan, membuat panduan dalam pengambilan keputusan, membuat interpretasi sebuah fenomena secara detail dan mendalam serta sebagai alert dan reminder untuk masalah-masalah kesehatan potensial (Kementerian Kesehatan RI, 2015a). SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Puskesmas) adalah suatu perangkat lunak yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan puskesmas dalam memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat. SIMPUS berfungsi melayani pengolahan data, profil, dari pasien, membantu mencari data untuk pelaporan dan juga mendukung dalam pengambilan keputusan di puskesmas. Data dan informasi yang diintergrasikan dalam SIKDA Kabupaten/Kota berasal dari SIMPUS, selanjutnya SIKDA Kabupaten/Kota merupakan subsistem dari SIKDA Provinsi, SIKDA Provinsi merupakan subsistem dari SIKNAS sehingga antara SIMPUS, SIKDA Kabupaten/Kota, SIKDA Provinsi dan SIKNAS merupakan sebuah keterkaitan administrasi yang saling mendukung untuk menghasilkan data dan informasi yang terintegrasi dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan/kebijakan kesehatan (Kementerian Kesehatan RI, 2011). Upaya dalam penerapan Sistem Informasi Kesehatan (SIK) di lingkungan Dinas Kesehatan merupakan respon positif akan tuntutan perbaikan kinerja dan peningkatan kualitas pelayanan kesehatan di Puskesmas oleh pemerintah kepada masyarakat. Puskesmas menyadari perannya sebagai ujung tombak pelayanan kesehatan kepada masyarakat, karenanya diperlukan prasarana bantu untuk mempermudah, mempercepat, dan meningkatkan kualitas pelayanan oleh puskesmas. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) sebagai bagian dari sistem informasi kesehatan merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan tujuan tersebut. Didorong untuk segera bisa mewujudkan pelayanan terbaik

3 3 tersebut menyebabkan Dinas Kesehatan kabupaten/kota saling berlomba menjadi yang terdahulu apalagi ada support pembiayaan dari pusat. Terbukti beberapa daerah telah mampu merubah budaya kerja dan paradigma pelayanan kesehatan dilingkungannya berbasis SIMPUS sehingga mampu mengangkat nama institusi dan mendapat apresiasi yang tinggi dari masyarakat. Namun demikian tak sedikit daerah yang terjebak ke dalam permasalahan baru yang bernama kegagalan implementasi simpus, bahkan kegagalan tersebut bisa terjadi sampai berulang berkali-kali (Kementerian Kesehatan RI, 2015b). Sistem Informasi menjadi bagian yang penting dalam dunia kesehatan di zaman sekarang, sesuai dengan amanat Undang-undang Kesehatan Nomor 36 Tahun 2009 tentang pengelolaan kesehatan, Pasal 167 ayat 1, dan 2, menyebutkan bahwa pengelolaan kesehatan diselenggarakan oleh Pemerintah, Pemda, dan/atau masyarakat. Salah satu bentuk pengelolaan tersebut ialah pengelolaan Sistem Informasi Kesehatan, Sistem Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi perencanaan, alokasi sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan-laporan tersebut memberikan informasi kepada manajemen tentang permasalahan yang terjadi di dalam suatu organisasi dan merupakan suatu bukti yang berguna dalam menentukan tindakan yang akan diambil (Jogiyanto, 2005). Perkembangan yang terus menerus dan sangat maju yang tumbuh pesat dari Teknologi Informasi menuntut adanya perubahan dalam suatu organisasi untuk menjadikan lebih efisien dalam menjalankan Organisasi tersebut. Salah satu Sistem Teknologi Informasi yang diterapkan di bidang kesehatan adalah Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS) yang tidak berdiri sendiri tetapi merupakan bagian fungsional dari Sistem Kesehatan yang dibangun dari jaringan Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA), Sistem Informasi kesehatan daerah dibangun dari jaringan Sistem Informasi Kesehatan di tingkat puskesmas yang disebut Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) (Kementerian Kesehatan RI, 2012).

4 4 Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS), merupakan pilihan bagi Puskesmas di daerah dalam pengembangan sistem informasi kesehatan untuk mendapatkan data dan informasi yang lebih cepat dan akurat. Pada potensi yang dimiliki sebenarnya Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) dapat menggantikan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Karena SIMPUS merupakan hasil dari pengolahan berbagai sumber informasi seperti laporan SP2TP, survei lapangan, laporan lintas sektor, dan laporan sarana kesehatan pemerintah dan swasta. Seiring kemajuan tekhnologi, SIMPUS pun dikembangkan melalui sistem elektronis terkomputerisasi dalam suatu software yang bekerja dalam sebuah sistem operasi (opearting system), tetapi kendalanya banyak penerapan SIMPUS yang masih belum berjalan secara optimal di daerah (Pusat Data dan Informasi Departemen Kesehatan RI, 2009). Pengembangan Sistem Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan-laporan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi perencanaan, alokasi sumber daya manusia, pengukuran dan pengendalian kejadian penyakit, laporan-laporan tersebut sangat berguna untuk memberikan informasi kepada manajemen tentang permasalahan yang terjadi di dalam suatu organisasi dan merupakan suatu bukti yang berguna dalam menentukan tindakan yang akan diambil (Jogiyanto, 2005). Seperti Provinsi dan Kabupaten/Kota lain yang telah berhasil mengembangkan dan mengimplementasikan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS), Dinas Kesehatan Kota Bima juga ingin mengembangkan sistem informasi manajemen puskesmas yang berbasis komputer dengan harapan data dan informasi yang dihasilkan dapat terintegrasi mulai dari puskesmas ke Dinas Kesehatan, antar bidang dan seksi yang ada di lingkungan Dinas Kesehatan, serta dapat lebih meningkatkan efesiensi dan efektifitas dari program kerja Dinas Kesehatan, Karena selama ini Sistem informasi kesehatan yang ada tidak berjalan dengan baik dikarenakan proses pengumpulan data dan pengolahan datanya masih terfragmentasi dan sering terjadi duplikasi data di masing-masing

5 5 program (Pusat Data dan Informasi Departemen Kesehatan RI, 2008). Pada tahun Dinas Kesehatan Kota Bima termasuk sebagai salah satu kabupaten/kota di provinsi Nusa Tenggara Barat yang mendapatkan proyek bantuan dari GTZ untuk mulai mengembangkan SIMPUS dengan memanfaatkan aplikasi SIKDA Generik yan merupakan software hasil pengembangan dari Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) Kementerian Kesehatan, adapun tahapan pengembangan tahap awal yang sudah dilalui antara lain: 1) Sosialisasi kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, semua Kepala Bidang di lingkungan Dinas Kesehatan, dan lintas sektor terkait yang ada di provinsi NTB, 2) Penjajakan kebutuhan dan kesiapan SIMPUS dan SIK Kabupaten/Kota serta pelatihan Komputer Microsoft Access bagi petugas puskesmas dan petugas SIK Dinas Kabupaten/Kota, 3) Pembentukan Tim SIKDA. Dari hasil pengembangan tahap awal tersebut ditemukan kata sepakat bahwa semua Kabuapaten/Kota Di Provinsi NTB sudah sepakat untuk menerapkan SIK secara terpadu dan menyetujui untuk Menganggarkan di APBD Masing-masing Kabupaten/Kota (Veranita, 2009). Berdasarkan hasil pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah ditahap awal tersebut sangat diharapkan agar perencanaan dan pembuatan kebijakan di semua tingkatan (Puskesmas, Kabupaten/Kota, Propinsi) didasarkan pada data yang akurat dan tepat waktu. Seiring berjalannya waktu pemanfaatan akan Sistem Informasi Kesehatan Daerah di puskesmas tidak banyak memberi informasi dan manfaat karena sebagian besar proyek telah gagal, banyak informasi yang seharusnya bermanfaat menjadi tidak bermanfaat, salah satunya karena disampaikan tidak tepat waktu. Kurangnya Pemanfaatan teknologi informasi dan telekomunikasi dimana bantuan pengadaan perangkat komputer dan jaringan di puskesmas dan di dinas kesehatan tidak digunakan untuk keperluan yang semestinya serta tidak didukung oleh sumber daya manusia yang memadai menjadikan pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah di Dinas Kesehatan Kota Bima tidak berjalan sesuai dengan harapan, tenaga puskesmas yang sudah dilatih banyak yang di mutasi sebelum mereka sempat menerapkan ilmu yang mereka dapatkan dari pelatihan di tingkat provinsi,

6 6 seharusnya dengan memanfaatkan aplikasi SIKDA Generik data lebih cepat dikumpulkan, lebih cepat diolah dan cepat dianalisis, sehingga menjadi informasi yang lebih bermanfaat dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Dinas Kesehatan Kota Bima melalui sub bagian program dan pelaporan sangat ingin untuk menerapkan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di lima Puskesmas yang ada di Kota Bima, untuk saat sekarang ini di Puskesmas dalam melakukan pengumpulan data masih secara manual menggunakan aplikasi Ms. Word dan Ms. Exel yang tidak expert, sehingga dalam proses pengumpulan data sering terjadi keterlambatan karena harus menyalin secara manual dari buku catatan ke dalam bentuk file word dan excel, sistem pelaporan (LB1, LPLPO, LB3, dan LB4) puskesmas yang ada masih manual, termasuk pencatatan rekam medis sehingga dalm melakukan pencarian data yang sudah lama akan sulit dilakukan dengan cepat, membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih untuk mendapatkan data yang relevan. Dampaknya sistem pendeskripsian data dan penyusunan data menjadi informasi membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih untuk melakukan rekapitulasi setiap bulan, sehingga Dinas kesehatan Kota Bima memiliki rencana untuk menggunakan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) berbasis elektronik, dan rencana ini mendapatkan respon positif dari pihak kepala Dinas Kesehatan Kota Bima dengan menyarankan untuk melakukan implementasi di salah satu Puskesmas sebagai Pilot project sambil menunggu kesiapan dan minat dari puskesmas yang lain untuk menggunakan SIMPUS dan dianggarkan pengadaan untuk 4 (empat) puskesmas di tahun berikutnya. Dengan demikian akan menjadi hal yang menarik bagi peneliti untuk mencoba melakukan analisis yang melihat sisi Kesiapan dan melakukan identifikasi terhadap faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factor) dalam Penerapan SIMPUS di 5 (lima) puskesmas yang ada di Kota Bima dan apabila memungkinkan peneliti juga ingin melihat bagaimana proses penerapan SIMPUS di salah satu puskesmas yang dari hasil penelitian dinyatakan telah memenuhi persyaratan kesiapan sumber daya manusia, kesiapan teknologi

7 7 pendukung, dan kesiapan tata keloala organisasi. Dengan melakukan analisis kesiapan dan mencari faktor-faktor penentu keberhasilan sangat penting dilakukan sehingga pada waktu Penerapan SIMPUS di puskesmas nantinya benar-benar telah mempertimbangkan sisi kesiapan dan telah melalui tahapan pengembangan sistem agar pada saat implemementasinya tidak mengalami kegagalan seperti yang telah dialami sebelumnya. B. Perumusan Masalah Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimanakah Analisis Kesiapan dan Faktor penentu keberhasilan penerapan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Kota Bima. C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan umum: Untuk mengeksplorasi Kesiapan 5 (lima) Puskesmas yang ada di Kota Bima dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) berbasis elektronik. 2. Tujuan Khusus: a. Mengidentifikasi persepsi dan motivasi petugas dalam mendukung dan menerima perubahan terkait penerapan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas yang ada di Kota Bima. b. Mengidentifikasi dukungan kebijakan dalam mendukung penerapan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas yang ada di Kota Bima. c. Mengidentifikasi dukungan tatakelola organisasi dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas yang ada di Kota Bima. d. Mengidentifikasi kesiapan manajemen informasi di Puskesmas. e. Mengidentifikasi kualitas sumber daya manusia yang berperan dalam penerapan SIMPUS di Puskesmas. f. Untuk menganalisis ketersediaan anggaran dalam penerapan SIMPUS di Dinas Kesehatan Kota Bima.

8 8 g. Untuk menganalisis ketersediaan sarana dan prasarana teknologi pendukung dalam penerapan SIMPUS di Puskesmas yang ada di Kota Bima. D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Dinas Kesehatan Kota Bima Sebagai bahan rekomendasi dan evaluasi dalam penerapan dan pemanfaatan sistem informasi manajemen puskesmas (SIMPUS), untuk pengembangan sistem informasi di masa yang akan datang. 2. Bagi Pemerintah Daerah Sebagai bahan masukan bagi Pemeritah Daerah untuk mendukung Pengembangan sistem informasi di semua instansi yang ada di lingkungan Pemerintah Daerah Kota Bima agar pengembangan e-goverment di Kota Bima dapat terlaksana. 3. Bagi Peneliti Lain Sebagai bahan Referensi pustaka penelitian tentang Analisis Kesiapan Penerapan Dan Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Puskesmas. E. Keaslian Penelitian Penelitian ini mengidentifikasi kesiapan puskesmas dalam adopsi Aplikasi SIMPUS di Kota Bima. Beberapa penelitian yang serupa pernah dilakukan mengenai penilaian dan analisis kesiapan organisasi dalam penerapan sistem informasi kesehatan berbasis elektronik sebagai berikut: 1. Pengembangan desain sistem informasi manajemen puskesmas (SIMPUS) Kota Payakumbuh oleh (Waluyo, 2006). Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif - kualitatif melalui action research. Unit analisis adalah unsur pimpinan dan staf puskesmas, informasi didapatkan melalui telaah dokumen, pengamatan, dan wawancara. Informasi dianalisis dengan teknik kualitatif menurut tahapan action research, untuk menjamin validitas data dilakukan teknik triangulasi terhadap beberapa puskesmas. Proses pendesainan sistem informasi manajemen puskesmas dilakukan dengan pengintegrasian sistem pencatatan dan pelaporan terutama integrasi register.

9 9 Proses ini mampu mengurangi duplikasi pencatatan di tiap unit pelayanan puskesmas. 2. Analisis kesiapan organisasi dalam penerapan Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) di Kabupaten Barito Kuala Provinsi Kalimantan Selatan oleh (Fathia, 2009). Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus deskriptif dengan menyajikan deskripsi lengkap dari Dinas Kesehatan dalam penerapan SIMPUS. Analisis secara kualitatif sehingga lebih menangkap realita dari berbagai sudut pandang. Kesimpulan dari penelitian ini bahwa penerapan SIMPUSBAKU di Dinas Kesehatan Kabupaten Barito Kuala memiliki kesiapan dari dukungan SDM, struktur organisasi dan perencanan walau belum optimal, serta teknologi dan pemerintah daerah. 3. Penerapan dan pemanfaatan Sistem Informasi Kesehatan daerah (SIKDA) di Provinsi NTB oleh (Veranita, 2009). Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan rancangan studi kasus dan menggunakan metode kualitatif maksudnya ingin mengungkapkan secara rinci proses yang terjadi dalam penelitian agar diperoleh gambaran tentang penerapan dan pemanfaatan SIKDA di Provinsi NTB. Subjek pada penelitian sebanyak 16 orang dengan rincian sebagai berikut: Kepala Dinas Kesehatan, Sekeretaris, Kepala Bidang (3 orang), Kepala Seksi (4 orang), Pengolah data (6 orang), Pembuat software (1 orang). Data dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan bantuan panduan wawancara, observasi lapangan, dan telaah dokumen dengan menggunakan checklist yang ada. Penerapan SIKDA di Dinas Kesehatan belum maksimal karena ada beberapa yang perlu disempurnakan seperti kualitas SDM, masterplan petunjuk teknis, dan perlu memperkuat Tim Kabupaten untuk pelaksanaan SIKDA. 4. Ajami et al., (2011), Department Health Management and Economics Research center, University of Isfahan, melakukan penelitian dengan judul penilaian kesiapan dalam implementasi pencatatan kesehatan elektronik. Tujuan dari penelitian ini yang pertama adalah, Untuk menunjukkan situasi penilaian kesiapan dan roadmap dalam implementasi sistem pencatatan kesehatan elektronik, kedua untuk mengenali persyaratan yang terkait dengan

10 10 penilaian kesiapan sistem elektronik dan penilaian kesiapan bidang utama dari sistem pencatatan elektronik tersebut. Hasilnya dijelaskan bahwa dalam tahap pertama dan utama dari penerapan sistem informasi kesehatan adalah pada penilaian kesiapan untuk menerima dan menerapkan sistem tersebut. Persamaan dengan penelitian ini adalah topik mengenai penilaian kesiapan dalam penerapan sistem pencatatan kesehatan elektronik dan metode penelitian yang digunakan, namun pada penelitian tersebut dilakukan dengan mengulas jurnal atau studi pustaka dan laporan yang relevan dari seluruh dunia Perbedaanya adalah pada unit analisis dan lokasi penelitian.