50 ISSN: (Print), (Online)

Transkripsi

1 Rancangan Sistem Monitoring Dan Evaluasi Pembangunan Pada Pemerintah Daerah Provinsi Maluku Utara Arifandy Mario Mamonto Politeknik Sains dan Teknologi Wiratama Maluku Utara ABSTRACT - The development of the system of reporting and monitoring computerized and web based on Regional Government in North Maluku Province is needed to replace the old system where still manually / process of the correspondence with using the stages of the method in the System Development Life Cycle (SDLC) where information system development is expected in the future will improve the quality and the control of monitoring and evaluation, transparency and help policy makers in taking the steps to the implementation of policy development in the Regional Government in North Maluku Province. Key Words : North Maluku Province, SKPD, Information System, Monitoring and Evaluation ABSTRAK - Pengembangan sistem pelaporan dan monitoring yang terkomputerisasi dan berbasis web pada Pemerintah Daerah Provinsi Maluku Utara dibutuhkan untuk menggantikan sistem yang lama dimana masih manual / proses surat menyurat dengan menggunakan tahapan-tahapan dalam metode System Development Life Cycle (SDLC) dimana pengembangan sistem informasi ini diharapkan nantinya akan meningkatkan kualitas serta pengendalian monitoring dan evaluasi, transparansi, dan membantu pembuat kebijakan dalam mengambil langkah-langkah kebijakan terhadap pelaksanaan pembangunan di Pemerintah Daerah Provinsi Maluku Utara. Kata Kunci : Provinsi Maluku Utara, SKPD, Sistem Informasi, Monitoring dan Evaluasi 1.1. PENDAHULUAN Pemerintahan yang baik (good governance) merupakan isu yang paling mengemuka dalam pengelolaan pemerintahan dewasa ini. Tuntutan gencar yang dilakukan oleh masyarakat kepada pemerintah untuk penyelenggaraan pemerintahan yang baik adalah sejalan dengan meningkatnya tingkat transparansi dan pengetahuan masyarakat, disamping adanya globalisasi. Dalam rangka mewujudan pemerintahan yang baik (good governance) serta dalam rangka meningkatkan pelaksanaan pemerintahan yang lebih berdaya guna, berhasil guna, bersih dan bertanggungjawab, serta untuk lebih memantapkan pelaksanaan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah sebagai wujud pertanggungjawaban dalam mencapai tujuan instansi, pemerintah telah mengeluarkan berbagai panduan dan aturan yang menjadi dasar bagi pemerintah daerah; baik provinsi maupun kabupaten/kota; untuk melaksanakan kegiatan pemantauan dan evaluasi pembangunan di daerahnya, yaitu dengan dikeluarkannya PP No. 39 Tahun 2006 dan Permendagri No. 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah. Berdasarkan PP No 39 Tahun 2006, tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan yang kemudian disempurnakan dengan Permendagri No. 54 Tahun 2010, Pemerintah daerah diminta untuk melaporkan hasil monitoring dan evaluasi pelaksanaan perencanaan mereka secara bertahap, Kabupaten/Kota melapor ke Provinsi, Provinsi melaporkan ke Departemen/Pusat. Sehingga setiap instansi pemerintah didorong untuk dapat akuntabel dan meningkatkan kinerjanta secara berkelanjutan. Besarnya anggaran dan banyaknya kegiatan yang harus dilaporkan merupakan sebuah kesulitan tersendiri bagi pemerintah daerah untuk membuat laporan Monitoring dan Evaluasi Pembangunan, apalagi dilihat dari lokasi dan jarak yang harus ditempuh TINJAUAN PUSTAKA Monitoring dan evaluasi dalam pelaksanaan pembangunan memerlukan data dan informasi yang tepat waktu, akurat, relevan dan lengkap. Kegiatan monitoring diperlukan untuk mencatat perkembangan kondisi pelaksanaan pembagunan, memantau proses dan kemajuan pelaksanaan kebijakan secara terus - menerus, mengidentifikasi masalah dan penyimpangan yang muncul, merumuskan pemecahan masalah, dan membuat laporan kemajuan secara rutin dalam kurun waktu yang pendek. Evaluasi oleh Bappeda meliputi Penilaian terhadap pelaksanaan proses perumusan dokumen rencana pembangunan daerah, dan pelaksanaan program dan kegiatan 50 ISSN: (Print), (Online)

2 pembangunan daerah; dan Menghimpun, menganalisis dan menyusun hasil evaluasi Kepala SKPD dalam rangka pencapaian rencana pembangunan daerah (PP 8 Tahun 2008 Bab 6 Pasal 48 ayat 2). Menurut Jogiyanto (2001) suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu Menurut Gordon B. Davis & Margrethe. H Olson (1984) Sistem Informasi Manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fumgsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi berdasarkan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycles / SDLC) METODE PENELITIAN Desain Penelitian Desain penelitian ini merupakan penelitian kualitatif, dimana penelitian ini memanfaatkan teknik wawancara terbuka untuk menelaah dan memahami pandangan pengelola sistem berkaitan pengetahuan (produk data dan informasi), proses bisnis (kegiatan), dan komunikasi bisnis. Dengan menelaah dan memahami pandangan perangkat kerja organisasi, terjawab kebutuhan teknologi database (struktur data), teknologi perangat lunak (software) untuk otomatisasi proses bisnis (kegiatan) dan terjawab kebutuhan teknologi antar muka (interface) untuk mendukung komunikasi dan kolaborasi system monitoring dan evaluasi pembangunan berbasis web di provonsi Maluku Utara. Lokasi dan Waktu Penelitian Lokasi Penelitian serta pengembangan sistem ini dilakukan di BAPPEDA Provinsi Maluku Utara yang berlokasi di Kompleks Kantor Pemerintahan Provinsi Maluku Utara Gosale Sofifi, yang di bantu oleh perangkat kerja organisasi dan koresponden lainnya HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Obyek Penelitian Sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi ini, akan dikembangkan dengan berbasis web, dengan menggunakan pemodelan proses yang nantinya menjadi tolak ukur keberhasilan pengembangan sistem. Analisis dan Rancangan Sistem Perancangan sistem informasi pelaporan monitoring dan evaluasi ini, akan dikembangkan dengan berbasis web, dengan menggunakan pemodelan proses yang nantinya menjadi tolak ukur keberhasilan pengembangan sistem. Pemodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan aktivitas aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas aktivitas tersebut dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Gambar Diagram Konteks Pengembangan Sistem Monitoring dan Evaluasi Pemerintah Daerah Provinsi Maluku Utara berbasis web Pada gambar diatas merupakan diagram konteks dari pengembangan system informasi pelaporan monitoring dan evaluasi, dimana terdapat tiga entitas yaitu entitas SKPD, BAPPEDA dan Masyarakat. Entitas SKPD bertindak sebagai yang memberi data/informasi sekaligus yang menerima data/informasi (hasil laporan monitoring dan evaluasi), dimana sebagai pemberi data/informasi entitas SKPD melakukan input data laporan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembangunan di SKPD nya per periode sesuai dengan program dan kegiatan. Kemudian sebagai penerima data/informasi entitas SKPD dapat menggunakan suluruh informasi data data SKPD nya untuk dimanfaatkan sebagai fungsi pengendalian pelaksanaaan pembangunan internal di SKPD nya masing masing oleh Kepala SKPD/ Pejabat Pengguna Anggaran. Entitas BAPPEDA bertindak sebagai administrator sistem sekaligus sebagai yang menerima data/informasi (hasil laporan monitoring dan evalausi). Sebagai administrator sistem entitas BAPPEDA dapat melakukan perubahan terhadap seluruh data data laporan yang ada didalam database sistem sesuai dengan kebutuhan dan koordinasi yang ada, sedangkan sebagai 51 ISSN: (Print), (Online)

3 penerima data/informasi entitas BAPPEDA melakukan fungsi pengendalian pelaksaanaan pembangunan lewat informasi laporan monitoring dan evaluasi yang ada di dalam sistem. Sedangkan entitas Masyarakat betindak sebagai salah satu tujuan informasi dalam bentuk transparansi pemerintah terhadap pelaksaanaan pembangunan kepada masyarakat, dengan cara msayarakat dapat melihat langsung laporan yang ada didalam sistem dengan cara mengakses website lewat jaringan internet. Sehingga secara umum Konsep Desain Aplikasi Sistem Informasi Monitoring dan Evaluasi Pembangunan dapat dijelaskan sebagai berikut: Konsep Desain Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan Penjelasan : 1. Dirjen Pebendaharaan Kanwil Provinsi mengeluarkan dokumen DIPA APBN, yang berisi program dan kegiatan pembangunan yang bersumber dari dana APBN. 2. Data DIPA APBN oleh Dirjen Pebendaharaan Kanwil Provinsi dikirimkan ke Satker APBN yang berada di Provinsi dan Kabupaten/Kota. 3. Badan Keuangan Daerah Provinsi mengeluarkan dokumen DPA APBD, yang berisi program dan kegiatan pembangunan yang bersumber dari dana APBD. 4. Data DPA APBD oleh Badan Keuangan Daerah Provinsi dikirimkan ke SKPD Provinsi. 5. Selain DIPA dan DPA dikirimkan ke Satker dan SKPD, data tersebut juga dikirimkan ke Bappeda sebagai pusat data monitoring dan evaluasi (monev). 6. Oleh Bappeda Data DIPA dan DPA di masukkan ke dalam Aplikasi Monev untuk dijadikan acuan bersama oleh Satker APBN dan SKPD Provinsi dalam melaporkan kegiatan pembangunannya. 7. Sebelum melaksanakan kegiatan, Satker APBN dan SKPD Provinsi akan memasukkan target dari kegiatan sebagai acuan dalam menilai kinerja kegiatan dan Satker / SKPD. 8. Setiap bulan Satker APBN dan SKPD Provinsi melaporkan realisasi fisik, dana dan masalah yang terjadi selama pelaksanaan kegiatan sebagai bahan monitoring. 9. Setiap tiga bulan Satker APBN dan SKPD Provinsi melaporkan progress perkembangan pencapaian indicator kinerja program dan kegiatan sebagai bahan evaluasi. 10. Setiap tiga bulan, Bappeda melakukan rekonsiliasi realisasi data keuangan dengan Badan Keuangan Provinsi dan Kanwil Perbendaharaan, agar tercapai data yang sama. 11. Dari data monev keuangan, fisik dan masalah, Bappeda, melalui aplikasi monev dapat menilai kinerja pelaksanaan kegiatan dan SKPD. 12. Untuk meningkatkan akurasi monitoring dan evaluasi, laporan monev harus di dukung dengan datadata berupa Foto dan Lokasi yang sudah berbasis Peta Spasial. 13. Pimpinan melalui aplikasi monev bisa melihat kinerja kegiatan, program serta SKPD kapan saja dan dimana saja. Dengan demikian pimpinan dapat mengevaluasi internal tentang kinerja SKPD dan Kegiatan yang ada di wilayahnya. Desain Aplikasi Monitoring Aplikasi monitoring didesain untuk mencatat perkembangan pelaksanaan kegiatan pembangunan, memantau proses dan kemajuan pelaksanaan kebijakan secara terus menerus, mengidentifikasi masalah dan penyimpangan yang muncul, merumuskan pemecahan masalah, dan membuat laporan kemajuan secara rutin dalam kurun waktu yang pendek. Secara umum Konsep Desain Sistem Monitoring adalah: Desain Sistem Monitoring 52 ISSN: (Print), (Online)

4 Desain Aplikasi Evaluasi Aplikasi evaluasi didesain untuk melihat apakah pencapaian indikator kinerja (masukan, keluaran dan manfaat) mampu mengatasi masalah pembangunan yang ingin dipecahkan, mulai dari efisiensi anggaran, efektifitas hasil dan manfaat dari program dan kegiatan. Secara umum Konsep Desain Sistem Evaluasi adalah: Desain Sistem Evaluasi Desain Infrastruktur Komunikasi Infrastruktur teknologi informasi memegang peranan penting, agar supaya aplikasi bisa berjalan dengan optimal. Aplikasi Sistem Informasi Monitoring and Evaluation Pembangunan merupakan aplikasi berbasis internet (web based) sehingga infrastruktur memegang peranan penting, agar supaya aplikasi Sistem Informasi Monitoring and Evaluation Pembangunan bisa berjalan dengan optimal. Adapun desain infrastruktur yang disarankan : Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rencana yang ditentukan. Kegiatan Implementasi Pemilihan dan pelatihan personil Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem baru tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan sistem tersebut. Pertimbangan yang diperlukan mencakup permasalahan-permasalahan sebagai berikut : a. Pendidikan dan Tingkat Pelatihan Latar belakang dan tingkat keahlian serta kemampuan seorang pegawai akan memberikan peranan menuju kesuksesan penggunaan sebuah sistem. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah agar pegawai terhindar dari kesulitan dalam penggunaan sistem baru. b. Pelatihan (Training) Pelatihan dilaksanakan setelah personil yang ditunjuk lulus dari seleksi. Pelatihan merupakan suatu bentuk tahapan dimana para personil dilatih untuk melaksanakan tugas yaitu menjalankan sistem yang digunakan. Persiapan Tempat dan Instalasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Jika peralatan baru akan dimiliki, maka ruangan untuk peralatan perlu dipersiapkan lebih dulu. Langkah selanjutnya adalah proses instalasi perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras dan perangkat lunak di pasang oleh penjual dan dites antara penjual bersama-sama salah seorang personil dari pihak instansi. Desain Infrastruktur Aplikasi Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan 53 ISSN: (Print), (Online) Pemprograman dan pengetesan program 1) Pemrograman pengetesan program dimaksudkan untuk mengetahui lebih jauh dari kesalahankesalahan dan kekurangan dari program yang terjadi dan akan mungkin terjadi. 2) Pengetesan Program Tujuan pelaksanaan pengetesan program adalah untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan studi kelayakan. Jika sistem yang dibuat telah memenuhi permasalahan yang diminta

5 maka sistem dinyatakan layak penggunaanya dan jika tidak maka dilakukan pengecekan dan perbaikan ulang terhadap bentuk kekurangannya. a. Kesalahan Penulisan Kesalahan ini terjadi jika penulisan kode program tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan ini relatif mudah ditemukan dan diperbaiki, karena kompiler akan memberitahukan letak kesalahannya sewaktu program dikompilasi. b. Kesalahan Waktu Proses(Run-Time Error) Kesalahan ini terjadi pada saat executable program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada waktunya, karena kompiler menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi yang tidak bias dikerjakan. Kesalahan ini juga relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak sebab kesalahannya. c. Kesalahan Logika Merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit ditemukan, karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program, tetapi hasilnya salah. Pengolahan Data Adapun hirarki pengolahan data Aplikasi Sistem Monitoring dan Evaluasi ini terdiri atas : 1. Administrator Sistem Pada tingkatan ini, pengguna memiliki kewenangan dalam mengatur kebutuhan data yang akan digunakan dalam Aplikasi ini. Kewenangan tersebut meliputi membuat, mengubah dan atau menghapus data. 2. Client/User/Operator Pengguna pada tingkat ini memiliki kewenangan untuk memasukkan data monitoring dan evaluasi kegiatan. Pada tingkatan ini, pengguna hanya bersifat aktif terhadap data yang telah disediakan melalui aplikasi tanpa bisa mengubah dan bahkan menghapus data tersebut. 3. Eksekutif Pengguna pada tingkat ini, hanya memiliki akses untuk melihat/membaca informasi sebagaimana yang disajikan pada aplikasi, seperti melihat perkembangan pelaksanaan kegiatan dan melihat kinerja kegiatan dan SKPD.Analisis Hasil Pengujian Sistem Uji coba program atau testing adalah sebuah proses terhadap program atau aplikasi untuk menemukan kesalahan dan kemungkinan yang akan menimbulkan kesalahan sesuai dengan spesifikasi software yang telah ditentukan sebelum aplikasi tersebut digunakan. Metode testing ini ada dua: Black Box Testing Pengujian yang dilakukan untuk antar muka perangkat lunak. Pengujian ini dilakukan untuk memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam arti masukan yang diterima dengan benar dan keluaran yang dihasilkan benar-benar tepat, pengintegrasian dari external data berjalan dengan baik. Salah satu bentuk black box tersing adalah testing validasi. White Box Testing Pengujian yang dilakukan lebih dekat lagi untuk menguji prosedur prosedur yang ada. Lintasan logika yang dilalui oleh setiap bagian prosedur diuji dengan memberikan kondisi yang spesifik. Pengujian Aplikasi NO NAMA MODUL Form Login Form Menu Utama Olah Data Laporan JENIS UNIT HASILTES YANG DI UJI Login Sukses Exit Sukses Form Input Data Sukses Form Edit Data Sukses Form Detail Sukses Logout Olah Data Sukses Olah Data Edit Oleh Data Detail Laopran Data Sukses Laporan Progres Laporan Lokasi Laporan Sukses Pembangunan Pengujian Sistem Monitoring dan Evaluasi Pembangunan 54 ISSN: (Print), (Online)

6 4.1. KESIMPULAN DAN SARAN Dalam penelitian ini penulis mencoba membuat pengembangan sistem monitoring dan evaluasi dari sistem lama yang masih manual menjadi terkomputerisasi dengan cara mengembangkan sebuah web database menggunakan PHP dan MySQL serta pemanfaatan internet sebagai jaringan komunikasi. Dimana nantinya diharapkan dapat mempercepat dan mempermudah proses penyampaian dan penerimaan laporan, memaksimalkan akurasi laporan dan sebagai sarana akses informasi kepada masyarakat terhadap laporan monitoring dan evaluasi pembanguan daerah di Provinsi Maluku Utara sehingga diharapkan dapat meningkatkan kualitas pengendalian terhadap pelaksanaan pembangunan dengan pemantauan secara periode oleh BAPPEDA Provinsi Maluku Utara dan dapat membantu pembuat kebijakan dalam mengambil langkah-langkah kebijakan pembangunan di daerah. Setiap pengembangan sistem informasi yang baru pasti selalu terdapat ketidaksempurnaan sistem, begitu juga dengan pengembangan sistem pelaporan monitoring dan evaluasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Maluku Utara ini sehingga kedepan masih perlu perbaikanperbaikan yang bisa mengoptimalkan sistem ini sesuai dengan kebutuhan. DAFTAR PUSTAKA [1] Aji Supriyanto, 2005; Pengantar Teknologi Informasi, Edisi Pertama Salemba Infotek Jakarta. [2] Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Maluku Utara, 2014; Dokumen Data Rapat Koordinasi Daerah Provinsi Maluku Utara Triwulan III Tahun 2014, BAPPEDA Provinsi Maluku Utara. [3] Gordon B. Davis & Margrethe. H Olson, 1984; Management Information System : Conceptual Foundation Structure and Development, International Edition McGraw-Hill, Singapore. [4] v/..., 2008; Panduan Monitoring dan Evaluasi Riset Unggulan Terpadu. Kementerian Riset dan Teknologi. [5] ; Bab IV Sistem Monitoring dan Evaluasi, Strategi Nasional Penanggulan Kemiskinan, Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. [6] Jogiyanto. HM, 2001; Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi Kedua Andi Offset Yogyakarta. [7] Litbang BAPPEDA Provinsi Maluku Utara, 2014; Maluku Utara Dalam Angka, BAPPEDA Provinsi Maluku Utara. [8] Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 : Tahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Perencanaan Pembangunan Daerah, Pemerintah Republik Indonesia. [9] Raymond Mcleod, Jr.; 1995; Management Information System A Study of Computer-Based Information System 6th, edition Prentice-Hall inc, New Jersey. [10] Dody Wahyugi, 2014 ; Pengembangan Sistem Informasi Pelaporan Monitoring dan Evaluasi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kabupaten Bengkulu Utara Berbasis Web 55 ISSN: (Print), (Online)