PENYUSUNAN PROGRAM APLIKASI ADMINISTRASI PENELITIAN PADA LEMBAGA PENELITIAN UNIVERSITAS XYZ

Transkripsi

1 PENYUSUNAN PROGRAM APLIKASI ADMINISTRASI PENELITIAN PADA LEMBAGA PENELITIAN UNIVERSITAS XYZ Verdiana Sugondo Sistem InformasiUniversitas Tarumanagara Jl. Letnan Jendral S. ParmanNo. 1, Jakarta Indonesia ABSTRACT Research is an opportunity for teachers to develop their knowledge. reseach group XYZ University is an institute for XYZ University s teaching staff to submit their research paper. Curriently, research administration process in reseach group XYZ University is done manually. Thus the process is inefficient. Research administration application program in reseach group XYZ University is a website based program used to help during the implementation process. The purposes of this application program are to help administrator in writing and searching letters, writing report, and organizing schedules. For reviewer, program is useful to asses the research. The program can support the researcher to register their research. Based on user, there is in this application program, for researcher, reviewer, admininistrator, researcher and reviewer. The application program employs SDLC (System Development Life Cycle) method, consist of planning, analysing, designing, implementation. The result of this program can enhance the performance in research group administrator in Tarumanagara University. Key words : System Development Life Cycle, Research, Administration. 1. Pendahuluan Teknologi yang berkembang semakin pesat, berpengaruh dalam sistem pengarsipan pada suatu lembaga penelitian. Pengaruh teknologi tersebut membawa sistem pengarsipan menjadi lebih mudah, rapi dan juga dapat menyingkat waktu dalam pencarian kembali surat tersebut. Penelitian pada Lembaga Penelitian berbasis website memberikan beberapa manfaat. Manfaat yang didapat dengan pengkomputerisasian arsip surat adalah dapat membantu user dalam proses pengketikan surat, penyimpanan surat, serta memudahkan dalam mencari surat penting yang berhubungan dengan penelitian. 2. Masalah yang Dihadapi Penelitian merupakan suatu wadah untuk memberikan kesempatan kepada para staff pengajar dalam mengembangakan ilmu pengetahuan. Suatu lembaga penelitian berisi tentang banyak data yang berhubungan dengan peneliti, reviewer, maupun lembaga. Proses administrasi penelitian yang terdapat pada Lembaga penelitian ini masih dilakukan manual sehingga memiliki beberapa kendala yaitu: Proses pencarian data penelitian menjadi sulit oleh banyaknya data. Terjadi kesulitan dalam pembuatan surat. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk para peneliti mengetahui pernah melakukan penelitian apa saja yang penah dilakukan. Sering terjadi kesalahan dalam penghitungan hasil perkalian nilai. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam memilih penelitian yang diterima atau ditolak. Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk membuat jadwal hibah dan jadwal monev (monitorig dan evaluasi). Terjadi kesulitan dalam pembuatan laporan laporan. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan surat. 2.1 Sistem manual yang terjadi pada lembaga penelitian Lembaga penelitian merupakan suatu wadah untuk menampung penelitian-penelitian yang dilakukan oleh dosen Univesitas XYZ. Penelitian yang dikumpulkan ke lembaga penelitian harus dinilai dengan tiga tahap, yaitu: penilaian untuk tahap usul, penilaian tahap monitoring dan evalusi, dan penilaian untuk tahap akhir. Pada awalnya, penelitian yang dikumpulkan kepada lembaga peneltian harus di cek kelengkapannya syaratnya oleh admin. Berikut adalah syarat kelengapannya: 200

2 1. Apakah ketua peneliti merupakan dosen tetap 2. Apakah sudah terdapat tanda tangan sendiri 3. Apakah sudah terdapat tanga tangan dekan 4. Apakah data penelitian sudah lengkap 5. Apakah format laporan sesuai Semua laporan yang telah memenuhi proses dilanjutkan dengan memilih nama reviewer untuk menilai proposal. Surat dan proposal dikirim kepada untuk menilai proposal. Setelah proposal dinilai oleh reviewer maka akan dikembalikan kepada lembaga penelitian. Proses pengembalian laporan harus di cek syaratnya, antara lain: 1. Apakah proposal dikembalikan 2. Apakah nilai sudah diisi 3. Apakah ada keterangan tambahan pada proposal. Bila ada haus dilakukan pengetikan keterangan tambahan Setelah semua syarat sudah memenuhi maka akan dilakukan pemberian kwitansi sebagai tanda pembayaran kepada reviewer. Nilai yang diberikan kepada reviewer untuk penelitian akan dilihat apakah jumlahnya memenuhi atau tidak. Jika tidak memenuhi, maka akan dibuat surat penolakan proposal. Apabila jika memenuhi, maka proses selanjutnya adalah pencetakan SPK (Surat Perjanjian Kerja). Proses akan dilanjutkan dengan mencetak surat pemberitahuan peneliti untuk mencetak SPK. Setelah SPK sudah ditanda tangan, maka proses dilanjutkan dengan pencetakan pengambilan dana tahap 1. Proses dilanjutkan dengan proses pengembangan proyek. Pada proses ini akan di cek apakah pengembalian proyek penelitian sudah diterima, dan apakah laporan administrasi sudah diterima. Setelah semuanya lengkap maka proses akan dilanjutkan dengan penyerahan dana tahap 2 kepada peneliti. Setelah penyerahan dana tahap 2, maka dilakukan proses pencetakan surat undangan untuk monev (monitoring dan evaluasi). Setalah tanggal yang ditentukan para pemonev datang untuk melakukan monitoring dan evaluasi dengan memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Apakah pemonev membawa lengkap laporan kemajuan 2. Apakah pemonev membawa form Para peneliti yang datang juga harus memenuhi syarat sebagai berikut: 1. Apakah formulir monev telah diisi 2. Apakah laporan kemajuan peneliti telah dibawa 3. Apakah logbook dibawa 4. Apakah kwitansi dibawa 5. Apakah rincian dana tahap 1 dibawa Setelah proses monitoring dan evaluasi selesai para pemonev akan diberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran penyelesaian monitoring dan evaluasi. Setelah hasil dari monitoring dan evaluasi dilanjutkan maka, proses penyerahan softcover. Syarat yang diberlakukan pada saat penyerahan softcover, yaitu: 1. Apakah laporan yang diterima lengkap 2. Apakah laporan administrasi dibawa 3. Apakah tanda tangan sudah lengkap 4. Apakah format laporan sesuai Setelah semua syarat sudah memenuhi maka akan dilakukan penilaian laporan akhir. Laporan akhir akan dikirim kepada reviewer yang telah ditunjuk untuk dinilai. Setelah selesai dinilai maka proses yang akan dilaksanakan yaitu proses pengembalian laporan yang sudah dinilai. Proses pengecekan pengembalian laporan dengan cara sebagai berikut: 1. Apakah nilai sudah diisi 2. Apakah komentar sudah diisi 3. Apakah ada keterangan tambahan pada laporan akhir. Proses berikutnya adalah proses penyerahan kwitansi untuk reviewer akhir. Setelah semuanya nilai dan syaratnya sudah memenuhi maka akan dilakukan proses penyerahan laporan akhir. Proses penyerahan laporan akhir mempunyai syarat: 1. Apakah form sudah diisi 2. Apakah laporan akhir dikumpulkan 3. Apakah CD dikumpulkan 4. Apakah rincian keuangan dikumpulkan 5. Apakah format sesuai 6. Apakah tanda tangan lengkap Setelah semuanya telah memenuhi, maka diberikan surat pengambilan dana tahap Batasan Rancangan Untuk membuat suatu program aplikasi arsip dalam Lembaga Penelitian berbasis website maka dibuat pembatasan ruang lingkup. Pada aplikasi arsip dalam Lembaga Penelitian Ilmiah akan dibuat pengolahan informasi yang diterima dari para peneliti. Terdapat Batasan-batasan pada rancangan program aplikasi arsip dalam Lembaga Penelitian, yaitu: 1. Modul Beranda 2. Modul Dosen 3. Modul Penelitian 4. Modul Universitas 5. Modul Surat 6. Modul Hibah 7. Modul Data Diri 8. Modul Jadwal 9. Modul Logout Ada rancangan program pada Lembaga Penelitian berbasis website dapat menampilkan data dari peneliti, reviewer. Program aplikasi ini dapat memudahkan user atau admin dalam melaksanakan tugasnya. 2.3 Profil Lembaga Penelitian Pendirian Lembaga Penelitian bermaksud untuk mengembangkan, mengupayakan, mengalakan, serta membangkitkan motivasi dosen agar kegiatan penelitian 201

3 di Universitas XYZ dapat menjadi suatu kegiatan yang mampu meningkatkan kualitas SDM dalam menyongsong persaingan global. Tujuan dari Lembaga Penelitian adalah menyelengarakan kegiatan-kegiatan yang mendukung terselengaranya kegiatan penelitian di Universitas XYZ. 3. Landasan Teoritik Beberapa teori yang mendukung dalam perancangan program aplikasi administrasi penelitian pada Lembaga Penelitian. 3.1 SDLC (System Development Life Cycle) SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapantahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam empat kegiatan utama, yaitu [1]: perencanaan, analisis, desain, implementasi. 3.2 PHP PHP merupakan bahasa pemograman yang bersumber dari Perl dan dapat bekerja di lingkungan server dan menghasilkan teks HTML [2]. Keunggulan PHP yaitu: 1. Mudah digunakan 2. Serba guna 3. Aman 3.3 MySQL MySQL (My Structured Query Language) adalah sebuah pembuatan database yang bersifat opensource, artinya setiap orang dapat menggunakannya tanpa harus memiliki software asli[3]. Keunggulan dari MySQL, yaitu[4]: 1. Cepat 2. Tidak mahal 3. Mudah digunakan 4. Berjalan pada berbagai sistem operasi. 5. Dukungan situs banyak tersedia. 3.4 Administrasi Menurut Wursanto, administrasi dalam arti luas adalah keseluruhan proses kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang terlihat dalam suatu bentuk usaha bersama demi tercapainya suatu tujuan bersama[5]. 4. Perancangan Program Aplikasi 4.1. Perancangan Proses Alat bantu yang digunakan antara lain: flowchart, data flow diagram, context diagram, entity relationship diagram, hubungan antar tabel Flowchart Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program Context Diagram Context diagram pada rancangan program administrasi pada Lembaga Penelitian memiliki 3 entitas luar yang memberikan input dan output yaitu: peneliti, keuangan, LPPI. Gambar 1 Context Diagram 202

4 DFD (Data Flow Diagram) DFD merupakan jabaran penjelasan rinci dari context diagram Perancangan Basis Data Perancangan Basis Data Konseptual Entity Relationship Diagram merupakan representasi logika dalam bentuk grafik yang terperinci dari entitas dan asosiasinya dengan elemen-elemen data. Entitas yang terdapat pada program aplikasi administrasi penelitian pada Lembaga Penelitian dan Publikasi Ilmiah (LPPI) yaitu: 1. Entitas universitas berhubungan dengan entitas dosen yang memiliki hubungan one to many. 2. Entitas fakultas berhubungan dengan entitas dosen yang memiliki hubungan one to many. 3. Entitas program_studi berhubungan dengan entitas 4. Entitas bidang_keahlian berhubungan dengan entitas 5. Entitas jenis_dosen berhubungan dengan entitas 6. Entitas status_peneliti berhubungan dengan entitas 7. Entitas undangan_pemonev berhubungan dengan entitas dosen yang memiliki hubungan many to many. Sehingga membentuk entitas baru yaitu entitas Penerima_undangan_pemonev. 8. Entitas undangan_pemonev berhubungan dengan entitas tembusan yang memiliki hubungan one to many. 9. Entitas dosen berhubungan dengan entitas penelitian yang memiliki hubungan many to many. Sehingga membentuk entitas baru yaitu entitas anggota_penelitian. 10. Entitas penelitian berhubungan dengan entitas tingkat_pengujian yang memiliki hubungan one to many. 11. Entitas Reviewer Penelitian berhubungan dengan entitas tingkat_pengujian yang memiliki hubungan one to many. Sehingga membentuk entitas baru yaitu entitas detail_nilai_penelitian. 12. Entitas Reviewer Penelitian berhubungan dengan entitas nilai Penelitian yang memiliki hubungan one to many. 13. Entitas nilai Penelitian berhubungan dengan entitas formulir isian monev yang memiliki hubungan one to one. 14. Entitas formulir isian monev berhubungan dengan entitas detail formulir isian monev yang memiliki hubungan one to one. 15. Entitas nilai Penelitian berhubungan dengan entitas status penelitian yang memiliki hubungan one to one. 16. Entitas status Penelitian berhubungan dengan entitas spk yang memiliki hubungan one to one. 17. Entitas spk berhubungan dengan entitas pertanggungjawaban uang muka yang memiliki hubungan one to many. Pada perancangan basis data ini, entity relationship diagram digunakan untuk menjelaskan antar entitas. ERD dapat pada gambar berikut ini. Gambar 2 Entity Relationship Diagram 203

5 4.2.2 Perancangan Basis Data Logika Perancangan basis data logika yang kita bahas adalah hubungan antar tabel yang menggambarkan hubungan antara satu tabel dengan tabel lainnya. Gambar 3 Hubungan Antar Tabel Spesifikasi File Data Tabel-tabel yang dirancang memiliki spesifikasi tabel tersendiri yang telah disesuaikan dengan kebutuhan program sehingga rancangan program lebih mudah untuk dibuat dengan melihat nama field, tipe data, ukuran dan keterangan. 4.3 Rancangan Sistem Dialog Hirarki Diagram Dialog sistem adalah suatu urutan urutan dari form yang dirancang. Berikut adalah fungsi dari form-form tersebut berdasarkan pengguna: 1. Back office Pada back office yang berperan sebagai user adalah admin. Admin berperan dalam proses pembuatan surat, penginputan data master yang berguna dalam proses penelitian. Gambar 4 Hirarki Diagram untuk Admin 204

6 2. Front office Pada Front office yang berperan sebagai user adalah peneliti, reviewer, serta peneliti dan reviewer. Berikut adalah pembagian modul tersebut: a. Peneliti Peneliti dapat melihat data diri untuk dirinya sendiri dan dapat diubah, sehingga dapat menjaga kerahasiaan data dirinya. Peneliti juga dapat mendafarkan penelelitiannya, dapat melihat hasil akhir penelitian yang sudah dinilai, dan dapat juga melihat jadwal yang sudah dibuat oleh admin. c. Reviewer dan peneliti User yang mendapat hak akses sebagai reviewer dan peneliti dapat mendaftarakan penelitiannya dan juga mendapat hak untuk mengisi nilai penelitian lain. Gambar 5 Hirarki Diagram untuk Peneliti b. Reviewer Reviewer dapat melihat data diri untuk dirinya sendiri dan dapat diubah, sehingga dapat menjaga kerahasiaan data dirinya. Reviewer juga dapat mengisi nilai untuk penelitian yang harus di review. Reviewer juga dapat melihat hasil dari penelitian yang sudah dinilai. Reviewer juga dapat melihat jadwal hibah dan jadwal monev. Gambar 7 Hirarki Diagram untuk Reviewer dan Peneliti 5. Implementasi Sistem Sebelum dilakasanakan implementasi pada program aplikasi ini user perlu melakukan proses pengujian, instalasi, dan pelatihan kepada user yang berkepentingan. Jadwal Implementasi Sistem ini dibuat dalam bentuk Gantt Chart yang meliputi pengujian, instalasi, pelatihan dan implementasi program aplikasi pada Lembaga Penelitian. 6. Kesimpulan Gambar 6 Hirarki Diagram untuk Reviewer Sistem yang ini memberikan efektivitas dan efisiensi waktu dan mengurangi kesalahan yang akan timbul dibandingkan masih menggunakan sistem manual. Kelebihan yang dimiliki oleh program ini, adalah tersedianya form untuk mengisi nilai kepada reviewer, membantu dalam proses pembuatan serta pencarian surat yang dilakukan oleh admin, memudahkan para peneliti untuk mendaftarkan penelitiannya. Kekurangan dalam program aplikasi ini adalah jadwal hibah Perlu dilakukan pengembangan. Hasil yang diperoleh dalam pembuatan sistem aplikasi adalah: 205

7 1. Membantu admin dalam membuat dan mencari surat. 2. Membantu admin dalam membuat dan menyusun jadwal. 3. Membantu admin dalam pembuatan laporan. 4. Membantu peneliti dan Reviewer untuk mengubah data diri. 5. Membantu peneliti untuk mendaftarkan penelitiannya. 6. Membantu reviewer dalam memberikan penilaian. REFERENSI [1] Raymond McLead, Jr.dan George P.Schell,h.187 [2] Andi Pramono & M. Syafii, Kolaborasi Flash, Dreamweaver, dan PHP untuk Aplikasi Website, (Yogyakarta: Andi, 2005), h. 2 [3] Bunafit Nugroho, PHP & MySQL, (Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2004), h. 29 [4] Dian Rakyat, PHP 5 & MySQL 4 Proyek Shopping Cart, (Jakarta: Dian Rakyat, 2005), h.3 [5] I.G. Wursanto, Dasar-dasar ilmu Tata Usaha, (Jakarta: Pustaka Dian, 1993), h.7. Verdiana Sugondo, saat ini sebagai mahasiswa fakultas Teknologi Informasi program studi Sistem Informasi Universitas Tarumanagara. 206