PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTIK DAN TUGAS AKHIR (STUDI KASUS :STMIK PROVISI SEMARANG)

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTIK DAN TUGAS AKHIR (STUDI KASUS :STMIK PROVISI SEMARANG) PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTIK DAN TUGAS AKHIR (STUDI KASUS :STMIK PROVISI SEMARANG) Siwi Dwi Martanti 1, Arief Hidayat 2, Rissal Efendi Program Studi Sistem Informasi STMIK ProVisi Semarang 1 martha_shewe@yahoo.com, 2 rifmillenia@gmail.com, 3 rissal05@gmail.com Abstract Registration system of practical work report and essay at STMIK Provisi Semarang still use a manual which of course takes a lot of time and students must come to campus to register. Information System Design Practical Work Report And Essay Bassed Website (Case Study STMIK Provisi Semarang) required to replace old system who still uses manual process to practical work report and essay registration. Stage of system develop this system using the stage of System Development Life Cycle (SDLC). This information system will improve help facilitate registration practices reports and essay work. Keywords :Registration, Scheduling, STMIK Provisi Semarang. 1. Pendahuluan Informasi menjadi pemegang peranan yang sangat penting di dalam era globalisasi seperti sekarang ini. Organisasi dan juga perusahaan membutuhkan informasi yang tepat dan cepat dalam membantu menjalankan organisasi atau perusahaan baik itu yang bersifat penyedia barang maupun jasa. Penyedia jasa pendidikan pun tak luput dari kebutuhan informasi. STMIK ProVisi adalah sebuah penyelenggara pendidikan tinggi komputer yang berkualitas dan profesional, sehingga lulusannya akan mampu bersaing dalam mendapatkan pekerjaan maupun berwiraswasta di bidangnya. Sejak didirikan tahun 2002 STMIK ProVisi telah banyak mengalami perkembangan dalam jumlah, hal tersebut dapat dilihat pada gambar 1. praktik yang belum terpusat pada satu database sistem. Hal ini akan menimbulkan kesulitan bagi bagian administrasi akademik kampus atau dalam pencarian data dikemudian hari. Mahasiswa yang sudah bekerja maupun yang belum bekerja tentu juga merasa direpotkan jika harus datang ke kampus untuk mengurus pendaftaran kerja praktik, tugas akhir, ujian proposal, dan sidang tugas akhir. Sistem manual yang dijalankan juga mempersulit pihak administrasi akademik kampus maupun untuk mencari data-data yang berhubungan dengan laporan kerja praktik, proposal tugas akhir maupun tugas akhir, misalnya saat BAAK diminta untuk mencari form pendaftaran tugas akhir yang sudah lama, dibutuhkan waktu yang lama karena harus mencari dimana form itu disimpan. Waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem lama juga lebih banyak dan lama yaitu lebih dari 1 hari. 2. Landasan Teori Gambar 1. Jumlah Mahasiswa STMIK ProVisi Berdasarkan gambar 1., sejak angkatan 2002/2003 sampai 2011/2012 STMIK ProVisi mengalami peningkatan. Hal ini tentu sejalan dengan banyaknya jumlah yang mengerjakan laporan kerja praktik dan tugas akhir. Sistem manual yang selama ini digunakan untuk mengelola laporan kerja praktik dan tugas akhir dirasa kurang efektif dan efisien, karena masih menggunakan program spreadsheet untuk mengelolanya. Hambatan yang dialami selama ini adalah datadata yang berhubungan dengan tugas akhir dan kerja 2.5. Kerja Praktik Mata kuliah kerja praktek merupakan salah satu mata kuliah keahlian yang bertujuan untuk memperkenalkan kepada /i tentang dunia kerja yang sesungguhnya.melalui kerja praktek ini /i mampu menggambarkan suatu pekerjaan secara umum dan mampu menganalisa melalui tugas khusus yang diberikan berhubungan salah satu bidang keilmuan yang telah didapatkan sebelumnya pada bangku perkuliahan. Melalui kerja praktek ini pula /i dilatih lebih mengenal keilmuan yang diimplementasikan dalam dunia usaha yang sesungguhnya, mampu menerjemahkan pengertian industri, dimana ada input, proses dan output, mampu menjabarkan dalam laporan tertulis serta mempresentasikan laporan yang ditulis dan pengalaman yang diperoleh selama kerja praktek. 31

2 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN: , Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013 (Buku Panduan Penulisan Laporan Kerja Praktek STMIK ProVisi Semarang, halaman 2) 2.6. Tugas Akhir Tugas akhir adalah hasil karya akademik di lingkungan perguruan tinggi, yang dibuat dalam bentuk tertulis baik cetak maupun elektronik yang diterbitkan dan/atau dipresentasikan.(peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.17 Tahun 2010, No.6). Tugas Akhir (TA) atau skripsi adalah karya ilmiah untuk menandai salah satu persyaratan mencapai pendidikan strata 1. Mahasiswa di STMIK PROVISI diwajibkan untuk menyelesaikan skripsi sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan strata 1 atau mencapai sebutan Sarjana Komputer (S.Kom) pada program Teknik Informatika dan Sistem Informasi. (Buku Panduan Skripsi STMIK ProVisi Semarang, hal 1) 2.7. Metode System Development Life Cycle (SDLC) Metodologi pengembangan sistem informasi berarti suatu metode yang digunakan untuk pengembangan sistem informasi berbasis komputer.metode yang paling umum digunakan adalah dengan siklus hidup pengembangan sistem (System Development Life Cycle - SDLC).SDLC merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara dan menggunakan sistem informasi.metode ini menggunakan pendekatan sistem yang disebut pendekatan air terjun (waterfall approach), yang menggunakan beberapa tahapan dalam mengembangkan sistem (Supriyanto, 2007: 271).Adapun tahapan dalam SDLC (System Development Life Cycle) sebagai berikut : 1. Tahap Perencanaan Sistem (System Planning).Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya seperti perangkat fisik, manusia, metode (teknik dan operasi), dan anggaran yang sifatnya masih umum (belum detail/rinci) 2. Tahap Analisis Sistem (System Analysis). Tahap analisis sistem adalah tahap penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. 3. Tahap Perancangan/Desain Sistem (System Design). Tahap desain sistem adalah tahap setelah analisis sistem yang menentukan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Desain sistem dibedakan menjadi dua macam, yaitu desain sistem umum dan desain sistem terinci. 4. Tahap Penerapan/Implementasi Sistem (System Implementation). Tahap implementasi atau penerapan adalah tahap dimana desain sistem dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. 5. Tahap Pemeliharaan/Perawatan Sistem.Tahap pemeliharaan/perawatan sistem merupakan tahap yang dilakukan setelah tahap implementasi yang meliputi penggunaan sistem, audit sistem, penjagaan sistem, perbaikan sistem dan peningkatan sistem Penelitian Terdahulu Pada tahun 2010 Prasetyo juga penelitian yang sejenis. Penelitian tersebut menghasilkan sebuah Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di Jurusan Teknik Industri UNS yang berbasis desktop. Perbedaan penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah pada penelitian yang penulis lakukan menghasilkan sebuah sistem informasi yang bukan hanya bisa pendaftaran tugas akhir tetapi bisa untuk pendaftaran laporan kerja praktik. Sistem informasi yang dihasilkan oleh penulis berbasis web sedangkan pada penelitian yang dilakukan oleh Prasetyo berbasis desktop 3. Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah System Development Life Cycle (SDLC), tetapi terdapat satu tahapan yang tidak diikutsertakan di dalam pengembangan sistem ini, yaitu tahap pemeliharaan/perawatan sistem. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam perancangan sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku adalah: 1. tahap perencanaan sistem adalah mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada STMIK Provisi Semarang, seperti : penyimpanan data belum terpusat, harus datang kekampus untuk mendaftar laporan kerja praktik dan tugas akhir, lamanya proses pendaftaran. 2. Tahap analisa diawali dengan kegiatan mendefinisikan kebutuhan data dan informasi yang dibutuhkan untuk merancang sistem informasi kerja praktik dan tugas akhir.data yang yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah data nama, NIM, jurusan, judul laporan kerja praktik, judul tugas akhir, ujian proposal, sidang tugas akhir, nama dosen, NPP, surat keputusan pengangkatan dosen pembimbing, dan penguji. 3. Tahap perancangan sistem, kegiatan yang dilakukan yaitu membuat pemodelan proses, pemodelan data, dan membuat desain tampilan antar muka (interface). a. Pemodelan Proses. Pemodelan digambarkan dengan bisnis use case, use case diagram, dan activity diagram. Bisnis use case Sistem Baru ditunjukkan pada gambar 2. 32

3 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTIK DAN TUGAS AKHIR (STUDI KASUS :STMIK PROVISI SEMARANG) mengelola laporan KP admin Login mengelola tugas akhir Gambar 2. Bisnis Use Case Sistem Baru Pada use case diagram sistem yang baru, admin memiliki wewenang untuk mendaftarkan KP, mencetak ujian, mencetak sidang, mencetak SK pembimbing, mencetak SK penguji, mengatur ujian proposal, mengatur sidang, mengganti judul KP, dan mengganti judul TA, seperti yang ditunjukkan pada gambar 3. mendaftar KP mencetak ujian proposal mencetak sidang mencetak SK pembimbing Gambar 4. Relasi Antar Tabel c. Rancangan antarmuka, rancangan antarmuka aplikasi digunakan untuk memberikan gambaran mengenai sistem informasi kerja praktik dan tugas akhir yang dirancang. Rancangan antar muka halaman pendaftaran KP berfungsi untuk memasukan data laporan KP. Pada rancanganantar mukapendaftaram KP user hanya diminta untuk memasukkan data-data tentang laporan KP yang dibuat. Rancangan halaman pendaftaran KP ditunjukkan pada gambar 5. mencetak SK penguji admin (f rom Business Use-Case Model) mengatur ujian proposal Login (from Business Use-Case Model) mengatur sidang tugas akhir mengganti judul KP mengganti judul TA Gambar 3.Use Case Diagram Sistem Baru b. Pemodelan Data. Pemodelan data pada sistem informasi kerja praktik dan tugas akhir meliputi penggambaran entity relationship diagram, merancang tabel-tabel yang dibutuhkan pada database, dan membuat relasi antar tabel.entity Relationship yang dibuat memiliki keterkaitan antara data yang satu dengan data yang lainnya. Tabel-tabel yang telah dirancang kemudian direalisasikan antara tabel satu dengan yang lain untuk mendukung kelancaran pengolahan data. Gambar 4 merupakan hubungan antar tabel yang saling berelasi. Gambar 5.Rancangan Antar muka Halaman Pendaftaran KP Rancangan antar muka pendaftaran tugas akhir berfungsi untuk pendaftaran tugas akhir. User diminta untuk memasukkan datadata yang dibutuhkan dalam pendaftaran tugas akhir. Desain rancangan pendaftaran tugas akhir ditunjukkan pada gambar 6. 33

4 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN: , Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013 Gambar 6. Rancangan Antar muka Halaman Pendaftaran Tugas Akhir d. Implementasi sistem, Perangkat keras yang diperlukan untuk mengembangkan Sistem Informasi Kerja Praktik Dan Tugas Akhir adalah sebuah komputer dengan spesifikasi Processor Intel Pentium Core Duo, Memory Visipro 1 GB, Harddisk Seagate 320 GB. Perangkat lunak yang digunakan adalah AdobeDreamweaver, Microsoft Acces 2010, Rational Rose Metode Pengujian yang digunakan adalah pengujian kotak hitam (black box testing) yaitu dengan cara memberi input dari pengguna kepada sistem yang sudah berjalan dan mengamati hasil output dari sistem. 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.4 Hasil Halaman input data KP, halaman ini digunakan oleh admin ataupun untuk memeasukkan data-data yang berkaitan dengan laporan KP, seperti yang ditunjukkan pada gambar 7. Gambar 8.Halaman Input Data TA Halaman input ujian proposal, halaman ini digunakan untuk memasukkan atau mengatur ujian proposal yang akan dilaksanakan ditunjukkan pada gambar 9. Gambar 9.Halaman Input Ujian Proposal Halaman input sidang, halaman ini digunakan untuk memasukkan atau mengatur sidang tugas akhir yang akan dilaksanakan, seperti yang ditunjukkan pada gambar 10. Gambar 7.Halaman Input Data KP Halaman input data tugas akhir, halaman ini digunakan untuk memasukkan data TA yang akan didaftarkan,ditunjukkan pada gambar 8. Gambar 10.Halaman Input Sidang Tugas Akhir 4.5 Pengujian Sistem Pengujian untuk masing-masing use case menggunakan data yang sudah dipersiapkan sebelumnya dan membandingkan hasilnya dengan kriteria hasil pengujian. Beberapa hasil pengujian berdasarkan fungsi yang terdapat pada masingmasing use case dapat dilihat pada tabel 1. 34

5 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KERJA PRAKTIK DAN TUGAS AKHIR (STUDI KASUS :STMIK PROVISI SEMARANG) Tabel 1. Hasil Pengujian ID Kasus Uji UC-1 Deskripsi data Prosedur Pengujian Input Pengujian data password data Output yang Data bert ambah Data guru Password Data Hasil yang diperoleh Kesimpulan UC-2 data dosen data dosen dosen password dosen data dosen Data dosen Data dosen Password Data UC-3 data KP / Memasukkan data KP KP data KP Data KP masuk ke dalam database Data KP Data KP UC-4 data TA / Memasukkan data TA TA data TA Data TA masuk ke dalam database Data TA Data TA UC-5 data ruang data ruang ruang data ruang Data Data ruang Data ruang diharapakan diharapakan diharapakan UC-6 ujian proposal UC-7 sidang 35

6 Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, ISSN: , Volume 4 Nomor 2 Agustus 2013 Pelaksanaan pengujian sistem telah dilaksanakan, output dari sistem informasi sesuai dengan yang sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem ini berhasil. 4.6 Pembahasan Berdasarkan simulasi sistem informasi data sekolah selanjutnya dilakukan pembahasan terhadap sistem berjalan.pembahasan dilakukan dengan melihat hubungan sistem dengan kebutuhan siswa atau guru terhadap informasi yang ingin didapatkan. Berdasarkan hasil penilaian pada simulasi sistem, pembahasan meliputi : 1. Sistem informasi tugas akhir mempermudah admin dalam menyusun atau melihat informasi yang berhubungan dengan laporan kerja praktik dan tugas akhir. 2. Berdasarkan gambar 9 dan gambar 10 proses penyusunan ujian proposal dan sidang tugas akhir menjadi lebih mudah dan cepat. Proses penyusunan bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja selama ada komputer dan akses internet. 3. Sistem informasi tugas akhir mempermudah dalam pendaftaran laporan KP dan TA serta melihat informasi ujian proposal dan sidang. Daftar Pustaka: Prasetyo, Rendro Perancangan Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di Jurusan Teknik Industri UNS. Jakarta. Republik Indonesia.2010.Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI No.17 Tahun 2010, No.6. Sekretariat Negara. Jakarta STMIK ProVisi Semarang Buku Panduan Kerja Praktek STMIK ProVisi Semarang STMIK ProVisi Semarang Buku Panduan Tugas Akhir STMIK ProVisi Semarang Supriyanto, Aji Pengantar Teknologi Informasi.Jakarta: Salemba Infotek. 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.3 Kesimpulan Berdasarkan hasil dan pembahasan sistem informasi tugas akhir, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Sistem informasi tugas akhir mempermudah bagian administrasi akademik kampus pencarian data-data atau berkasberkas yang berkaitan dengan tugas akhir. 2. Sistem informasi tugas akhir mempermudah pendokumentasian berkas-berkas yang berkaitan dengan tugas akhir seperti berkas pendaftaran tugas akhir, berkas pendaftaran ujian proposal atau berkas pendaftaran sidang. 5.4 Saran Berdasarkan hasil, pembahasan, dan kesimpulan yang telah diuraikan, maka saran dalam penelitian sebagai berikut : 1. Sistem masih perlu dikembangkan lagi agar fungsi-fungsi yang belum ada pada sistem bisa ditambahkan. 2. Sistem sebaiknya digabungkan dengan website resmi kampus yang sudah ada. 36