BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN 3.1 Prosedur Sistem yang diajukan A d m i n i s t r a t o r S i s t e m O t o m a t i s I d e n s i t a s M a h a s i s w a N i l a i M a h a s i s w a Start Olah Data Excel Save Data Excel Data Excel Run Program Otomatis Open Menu Utam a Open Menu Mahasiswa Open Menu Nilai Tidak ada data Cek Data New Nilai Ada data Mata Kode Kuliah New Mahasiswa NPM Tidak ketemu Cari Kode Mat. Kul. Database Mat. Kul. Ketem u Ketem u Cari NPM Database MHS Nil. Absen Tidak ketemu Nil. Tugas Nam a Nil. UTS Jurusan Alam at Tgl Lahir Nil. UAS Save Database Nilai SLTA Exit Menu Nilai No. Telp Save Database MHS Cetak Print Out Nilai Finish Gambar 1 Flow Chart Sistem 30 30

2 3.1.1 Penjelasan Gambar 1 Flowchart Sistem User atau administrator menyiapkan atau mengolah data excel lalu disimpan pada folder tertentu. Kemudian user menjalankan program aplikasi otomatis, dimana sistem atau aplikasi akan membuka menu utama kemudian membuka menu mahasiswa dan selanjutnya akan melakukan pengecekan apakah ada data dari file excel, jika ada data mahasiswa baru akan diinputkan ke form input, jika tidak ada data langsung selesai. Jika data yang diinputkan itu belum ada dalam data base mahasiswa, maka sistem akan meneruskan proses input : Nama, Jurusan, Alamat, Tanggal lahir, Asal sekolah, No telepon lalu melakukan saving. Langkah selanjutnya sistem akan membuka menu nilai lalu melakukan proses input kode mata kuliah dan melakukan pengecekan, jika ditemukan maka sistem akan melanjutkan proses input nilai : Absen, Tugas, UTS, UAS kemudian melakukan penyimpanan atau saving. User melakukan print out. Selesai Diagram Konteks Perancangan dimulai dengan pembuatan diagram konteks, berupa gambaran sistem algoritma Otomatis secara garis besar. Berikut ini diagram konteks sistem simulasi yang akan dirancang : 31

3 Gambar 2 Diagram Konteks Diagram Aliran Data Dari diagram konteks tersebut, diturunkan Diagram Aliran Data (DAD) level 0 untuk penjabaran sistem yang terdiri dari Proses otomatis dan Proses manual. Gambar 3 Diagram Aliran Data (DAD) Level Diagram Rinci DAD Level 1 Proses 1 Dari DAD level 0 seperti pada gambar 3 diatas, dapat diturunkan menjadi DAD level 1 proses 1 yang merupakan rincian proses detil dari Sistem Otomatis. 32

4 Gambar 4 Rinci Level 1 Proses Diagram Rinci DAD Level 1 Proses 2 Dari DAD level 0 seperti pada gambar 3 diatas, dapat diturunkan menjadi DAD level 1 proses 2 yang merupakan rincian proses detil dari Sistem Mahasiswa. Gambar 5 Rinci Level 1 Proses 2 33

5 3.1.6 ERD ( Entity Relationship Diagram ) Diagram ini menggambarkan hubungan antara file-file yang dipergunakan dalam sistem. Adapun diagramnya adalah sebagai berikut : Gambar 6 Diagram ERD 34

6 3.1.7 Kamus Data a. Kamus Data untuk Data Store 1. Nama Data Store : MasMHS Alias : Data Master Mahasiswa Komposisi : NoNPM + NmMahas + TglLahr + Alamt + Telp + SekAlta + Jurusan } 2. Nama Data Store : MataKUL Alias : Data Master Matakuliah Komposisi : KdMatKul + NmMatKul + Sks } 3. Nama Data Store : Nilai Alias : Data Nilai Mahasiswa Komposisi : {@ NoNPM + KdMatKul + Description + NilAbsen + NilTugas + NilUts + NilUas + Hasil} b. Kamus Data untuk Elemen Data 1. Nama Elemen Data : NoNPM Panjang : Nama Elemen Data : NmMahas Panjang : Nama Elemen Data : TglLahr : Date Panjang : 10 35

7 4. Nama Elemen Data : Alamt Panjang : Nama Elemen Data : Telp Panjang : Nama Elemen Data : SekSlta Panjang : Nama Elemen Data : Jurusan Panjang : Nama Elemen Data : KdMatKul Panjang : 6 9. Nama Elemen Data : NmMatKul Panjang : Nama Elemen Data : Sks Panjang : Nama Elemen Data : NilAbsen : Numeric Panjang : 3 36

8 12. Nama Elemen Data : NilTugas : Numeric Panjang : Nama Elemen Data : NilUts : Numeric Panjang : Nama Elemen Data : NilUas : Numeric Panjang : Nama Elemen Data : Hasil Panjang : Strukture Data Nama File Format Media Organisasi Field Kunci : MasMHS : Microsoft Access : Disk : Index : NoNPM Total Pajang Karakter : 240 Fungsi : Sebagai penyimpan data Mahasiswa 37

9 Field Size Remark NoNPM Char 15 Nomor Induk Mahasiswa NmMahas Char 50 Nama Mahasiswa TglLahr Date 10 Tanggal Lahir Mahasiswa Alamt Char 50 Alamat Mahasiswa Telp Char 15 Telpon Rumah atau Handphone SelSlta Char 50 Nama Sekolah asal atau SMU Jurusan yang diambil Jurusan Char 50 Mahasiswa Nama File Format Media Organisasi Field Kunci : MataKUL : Microsoft Access : Disk : Index : KdMatKul Total Pajang Karakter : 57 Fungsi : Sebagai penyimpan data Matakuliah Field Size Remark KdMatKul Char 6 Kode Matakuliah NmMatKul Char 50 Nama Matakuliah Sks Char 1 Tanggal Lahir Mahasiswa 38

10 Nama File Format Media Organisasi Field Kunci : Nilai : Microsoft Access : Disk : Index : NoNPM+KdMatKul Total Pajang Karakter : 88 Fungsi : Sebagai penyimpan data Nilai Mahasiswa Field Size Remark NoNPM Char 15 Nomor Induk Mahasiswa KdMatKul Char 6 Kode Matakuliah Description Char 50 Nama Matakuliah NILaAbsen Char 4 Nilai Absen NilTugas Numeric 4 Nilai Tugas NilUts Numeric 4 Nilai Ujian Tengah Semester NilUas Numeric 4 Nilai Ujian Akhir Semester Hasil Char 1 Total Nilai 39

11 3.1.9 Rancangan yang akan digunakan adalah file data Excel dengan format seperti ini : Gambar 7 Format Excel keseluruhan 40

12 a. Proses Tahap 1 ( Kolom Data Mahasiswa ) Data yang akan diproses untuk tahap 1 adalah 10 baris pertama pada kolom A sampai D yang isinya merupakan data idensitas mahasiswa. Setelah tahap 1 selesai akan dilanjutkan tahap 2. Gambar 8 File Data Excel Mahasiswa b. Proses Tahap 2 ( Kolom Data Nilai ) Pada tahap ini yang akan diproses adalah mulai dari baris awal lagi pada kolom E sampai dengan K yang isinya data nilai mahasiswa. Gambar 9 File Data Excel Nilai Mahasiswa Sehingga untuk melakukan proses pada satu mahasiswa program akan melakukan proses tahap 1 kemudian tahap 2 dan kemudian akan ganti ke 41

13 mahasiswa kedua maka program akan memproses tahap 1 lagi kemudian tahap 2 begitu seterusnya sampai data mahasiswa habis Rancangan Output Output yang akan dihasilkan akan berbentuk print Out. Proses ini akan dibuat menggunakan program aplikasi Crystal Report dan report ini dijalankan dengan mengklick menu Print pada program Master Mahasiswa. Contoh hasil preview dari report ini bisa dilihat pada halaman berikutnya. Gambar 10 Layout Crystal Report Tehnik Membaca data Excel dengan Array oleh Wintask Source program yang diambil dari help aplikasi wintask, fungsinya untuk membaca data dalam format excel. 42

14 // Program Baca Excel // dim x$(10) fileexcel$="c:\contohdata.xls") j=1 repeat readexcel(fileexcel$,"a"+str$(j)+":h"+str$(j),x$()) j=j+1 until x$(0)="#" Keterangan Source Program Source Program Keterangan dim x$(10) X$ (array 1..10) X$(1),X$(2), X$(10) fileexcel$="c:\contohdata.xls") FileExcel$ = data excel Penghubung ke data excel j=1 Baris 1 = baris pertama Repeat readexcel(fileexcel$,"a"+str$(j)+":h"+str$(j),x$()) Mulai perulangan Short kolom A sampai Kolom H pada baris ke J, jika J=1 maka akan dishort A1:H1,index j=j+1 Baris = baris + 1 until x$(0)="#" Perulangan berakhir jika nilai yang terdapat pada index ke 0 adalah # 43

15 Bentuk pembacaan pada file Excel jika J = 2 dan X$ = 4 adalah sebagai berikut : Source = FileExcel$,"a"+str$(2)+":h"+str$(2),x$(4)) Dibaca = NamaData, Kolom Start : Kolom End, Index 1. NamaData = ContohData.xls 2. KolomStar : KolomEnd = A2:H2 3. Index = 4 ( dimulai dari 0 ) 4. Hasil = ContohData, A2:H2, 4 adalah Until Index 0 = ( # ) 44

16 3.2 Analisa Hasil Percobaan Analisa yang dilakukan adalah membandingkan proses entry data yang dilakukan oleh user atau administrator dengan yang berjalan secara otomatis. Penilaian ambil dari segi Kecepatan entry, Tingkat kesalahan input dan Efisiensi waktu. Pelaksanaan percobaan entry data dilakukan selama 1 jam. Akan melakukan proses entry identitas mahasiswa dan entry nilai mahasiswa seperti rancangan proses yang diajukan ( pada 1 data mahasiswa terdiri dari data identitas dan 10 nilai ) seperti dibawah : Data yang harus dientry dalam satu Mahasiswa terdiri dari : 45

17 Test yang dilakukan adalah sebagai berikut : Proses yang dilakukan user atau administrator Proses Entry 1 Data Identitas Mahasiswa Entry 1 Data Nilai Mahasiswa Entry 10 Data Nilai Mahasiswa Entry 1 Data Identitas & 10 Nilai Mahasiswa Waktu rata-rata 55 detik 35 detik 350 detik 450 Detik Sehingga untuk melakukan 1x entry data membutuhkan waktu 450/60 = 6,75 detik. Dalam waktu 1 jam data yang bisa dientry ada 3600/450 = 8 data mahasiswa. Bisa diambil kesimpulan : -Tingkat kecepatannya entry data hanya 8% dari 100 data yang dientry -Tingkat keakuratan data bisa di bilang 95 % tidak terjadi kesalahan entry -Efisiensi tenaga : (60 (8*6,75) = 6) (6/60)*100 = 10% ) Proses yang dilakukan secara Otomatis Proses Pengolahan Format Excel Entry 1 Data Identitas Mahasiswa Entry 1 Data Nilai Mahasiswa Entry 10 Data Nilai Mahasiswa Entry 1 Data Identitas & 10 Nilai Mahasiswa Waktu rata-rata 10 menit 7 detik 3 detik 30 detik 37 detik 46

18 Sehingga untuk melakukan 1x entry data membutuhkan waktu 37 detik. Dalam waktu 1 jam data yang bisa dientry ada (3600-(10*60))/37 = 81 data mahasiswa. Bisa diambil kesimpulan : -Tingkat kecepatannya 81% lebih cepat dari entry manual -Tingkat keakuratan data bisa di bilang 100 % tidak terjadi kesalahan entry -Efisiensi tenaga : 60 (10) = 50 (50/60)*100 = 83 % lebih efisien Hasil yang didapat dari percobaan ini bisa dilihat pada grafik dibawah ini K ecepatan entr y Manual K ecepatan entr y Otomatis Keakuratan Data Manual Keakuratan Data Otomatis E fisiensi Tenaga Manual E fisiensi Tenaga Otomatis Gambar 23 Grafik hasil Percobaan 47