BAB III ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 36 BAB III ANALISIS SISTEM 3.1. Tujuan Analisis Sistem Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah kita mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan kita kembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (kadang ditambah dengan pendapat atau masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur. 1. Analisis Prosedur Prosedur barang masuk yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Supervisor membuat data barang sebanyak 3 rangkap dan memberikan ke bagian gudang sebanyak 2 rangkap, 1 rangkap lagi diarsip oleh Supervisor. b. Bagian gudang kemudian mengecek barang yang masuk dengan data barang yang diberikan oleh Supervisor, jika barang tidak 36

2 37 sesuai (kurang atau lebih), maka bagian gudang akan menandai data barang dan memberikannya kembali kepada Supervisor untuk dilakukan revisi data barang yang diarsip oleh Supervisor. Jika barang sesuai, maka bagian gudang melakukan pencatatan ke dalam buku data barang dan memberikan 1 rangkap kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh bagian gudang. c. TPO Marketing Sampoerna kemudian mengarsip data barang masuk yang diberikan oleh bagian gudang. d. Bagian Gudang kemudian membuat laporan barang masuk berdasarkan buku data barang masuk sebanyak 3 rangkat, 2 rangkap diberikan kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 lagi diarsipkan oleh bagian gudang. e. TPO Marketing Sampoerna kemudian memberikan 1 rangkap kepada Supervisor, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh TPO Marketing Sampoerna. 2. Flow Map Flow Map ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur yang sedang berjalan di TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. 37

3 38 Supervisor Gudang TPO Revisi Data Cek T Sesuai Y Catat Data Buku Membuat Lap. Gambar 3.1. Flow Map yang sedang Berjalan 38

4 39 3. Analisis Prosedur Prosedur barang keluar yang berjalan adalah sebagai berikut : a. TPO Marketing Sampoerna membuat data barang yang akan di keluarkan sebanyak 3 rangkap kemudian memberikan kepada bagian gudang. b. Bagian gudang kemudian mengecek barang dengan data barang yang diberikan oleh TPO Marketing Sampoerna. Jika barang kurang maka bagian gudang menandai data barang dan memberikannya kembali kepada TPO Marketing Sampoerna untuk disetujui. Jika barang ada maka bagian gudang melakukan pencatatan ke dalam buku data barang dan memberikan 2 rangkap kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh bagian gudang. c. TPO Marketing Sampoerna kemudian memberikan 1 rangkap data barang ke Supervisor, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh bagian gudang. d. Bagian Gudang kemudian membuat laporan barang keluar berdasarkan buku data barang keluar sebanyak 3 rangkat, 2 rangkap diberikan kepada TPO Marketing Sampoerna, 1 lagi diarsipkan oleh bagian gudang. e. TPO Marketing Sampoerna kemudian memberikan 1 rangkap kepada Supervisor, 1 rangkap lagi diarsipkan oleh TPO Marketing Sampoerna. 39

5 40 4. Flow Map Flow Map ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran dokumen dari awal sampai akhir mengenai prosedur yang sedang berjalan di TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. TPO Gudang Supervisor Revisi Data Cek T Ada Y Catat Data Buku Membuat Lap. Gambar 3.2. Flow Map yang sedang Berjalan 40

6 Analisis Dokumen Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang terkait dan diperlukan dalam sistem. Analisis dokumen ini juga akan membantu dalam perancangan sistem yang akan dibuat. Adapun dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem Inventory yang sedang berjalan ini antara lain : 1. Daftar Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Supervisor : Gudang & TPO : Untuk Mengetahui : 3 (tiga) 2. Daftar Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : TPO : Gudang & Supervisor : Untuk Mengetahui Setiap : 3 (tiga) 3. Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Gudang : TPO & Supervisor : Untuk Mengetahui Selama 1 bulan : 3 (tiga) 4. Sumber Tujuan : Gudang : TPO & Supervisor 41

7 42 Fungsi Rangkap : Untuk Mengetahui Selama 1 bulan : 3 (tiga) 3.4. Analisis Perangkat Keras (Hardware) TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan, namun komputer tersebut tidak digunakan untuk melakukan pengolahan data barang masuk dan barang keluar. Tentunya tidak digunakannya komputer tersebut untuk melakukan pengolahan data barang masuk dan barang keluar mempunyai sebab, yaitu karena tidak didukungnya perangkat lunak didalam komputer yang dapat melakukan pengolahan data yang diharapkan, adapun spesifikasi komputer yang dimiliki oleh TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang, yaitu : 1. AMD Athlon II X Ghz 2. Memory 2 GB RAM 3. Hardisk 320 GB 4. Monitor Keyboard & Mouse PS/2 6. Printer Xerox Setelah membandingkan komputer yang dimiliki TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem informasi Inventory ini ternyata sudah memenuhi standar kebutuhan, adapun spesifikasi standar yang dibutuhkan, yaitu : 42

8 43 1. Processor Pentium II 2. VGA Card 16 MB 3. Memori/RAM 64 MB 4. Hardisk 5 GB 5. Monitor Keyboard & Mouse PS/2 Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi hardware diatas maka, spesifikasi komputer yang dimiliki TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Inventory yang diusulkan Analisis Perangkat Lunak (Software) TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan barang masuk dan barang keluar, dalam melakukan hal itu tentunya komputer tersebut harus sudah terinstal sistem operasi. Sistem operasi yang digunakan oleh TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang adalah Sistem Operasi Windows XP Professional. Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi Software (sistem operasi) diatas maka, spesifikasi software (sistem operasi) yang dimiliki TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Inventory yang diusulkan. Adapun spesifikasi standar software (sistem operasi) yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak sistem informasi Inventory yang diusulkan, adalah : Sistem Operasi Windows

9 Analisis Brainware Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk membuat laporan, yaitu petugas TPO Marketing Sampoerna, khususnya bagian gudang atau yang langsung melakukan pengecekan dan pencatatan barang masuk dan keluar Analisis Kelemahan Sistem Berdasarkan hasil tinjauan yang penulis lakukan, penulis menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di TPO Marketing Sampoerna Tanjungpinang. Adapun uraian permasalahanpermasalahan yang dimaksud adalah sebagaimana berikut : 1. Seringnya terjadi kehilangan ataupun kerusakan dokumen disebabkan proses pencatatan barang masuk dan keluar masih dilakukan secara manual, sehingga berdampak pada lamanya proses pembuatan laporan. 2. Semakin rumitnya proses pengolahan data barang disebabkan penambahan jenis barang yang terus bertambah seiring dengan perkembangan perusahaan. Sehingga diperlukan penambahan waktu dalam proses perekapan laporan. 3. Seringnya terjadi ketidak sinkronan antara pencatatan barang masuk dan barang keluar dengan stok barang yang berada digudang, disebabkan proses perhitungannya masih dilakukan secara manual, sehingga berdampak pada ketidak akuratan data. 44