BAB III PEMBAHASAN. Menurut La Rose (2003:38) bahwa Pengembangan Kepribadian

Transkripsi

1 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Pengembangan Kepribadian Menurut La Rose (2003:38) bahwa Pengembangan Kepribadian merupakan suatu proses pengembangan diri seorang sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi atau perusahaan. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup : Pre Service Training, yaitu latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu. Pelatihan ini meliputi pendidikan formal yang diselenggarakan umum, serta latihan pra jabatan yang dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan tempat sekretaris bekerja. Dan In Service Training, yaitu pelatihan yang diberikan pada waktu seseorang sedang menduduki jabatannya. Pengembangan kepribadian untuk menjadi seorang sekretaris terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan perlu dilakukan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kepribadian yang tercermin dari tingkah laku, tutur kata, dan sikapnya dalam kehidupan sehari-hari, baik di kantor maupun di lingkungan masyarakat. Kepribadian ini dapat menunjang secara maksimal potensi kemampuan kerja yang sangat menguntungkan bagi profesi yang dijalankan. Dengan kata lain bahwa pengembangan kepribadian ini menjadi senjata khas yang dapat meningkatkan kualitas seorang sekretaris ke arah yang lebih baik. Oleh karena itu, kepribadian haruslah dibina dan dikembangkan, agar dapat memunculkan citra yang lebih baik dalam dirinya sendiri, yang tentunya 24

2 25 sangatlah berpengaruh bagi nama baik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan pengembangan kepribadian sekretaris tersebut akan memudahkan menciptakan sekretaris yang handal, berpotensi, berwawasan luas, memiliki semangat, dan berdedikasi tinggi terhadap pekerjaan yang dapat meningkatkan kinerja serta berkepribadian yang menarik. Selain itu juga akan meningkatkan pengenalan kiat-kiat tertentu agar dalam pergaulan di lingkungan kerja dapat berjalan dengan lancar. Menurut Titiek dan Kristanto (2004:20) keberhasilan dalam pengembangan kepribadian mempunyai beberapa aspek kebutuhan, yaitu : a. Kebutuhan dasar, artinya pengembangan kepribadian yang dilakukan untuk seorang sekretaris mencakup pada kebutuhan pribadi seperti wawasan, pengetahuan serta keterampilan. b. Kebutuhan sekunder, artinya pengembangan kepribadian untuk seorang sekretaris meliputi pada pemahaman akan penampilan, tutur kata, etika dan moral seorang sekretaris. c. Kebutuhan sosial, artinya pengembangan kepribadian seorang sekretaris dilakukan untuk meningkatkan rasa solidaritas dan sosialisasi sekretaris pada lingkungan pekerjaan. d. Kebututuhan untuk saling menghargai dan dihargai.hal ini perlu karena sangat menyangkut pada batin pribadi. e. Kebutuhan jati diri, artinya pengembangan kepribadian seorang sekretaris dapat memberikan pemahaman mengenai identitas diri atau jati diri sebagai seorang sekretaris serta meningkatkan rasa percaya diri.

3 26 f. Kebutuhan untuk mengenal persepsi oranglain dan pribadi setiap orang dalam kantor. Hal ini perlu untuk menjaga hubungan seorang sekretaris dengan pimpinan ataupun karyawan lainnya dalam kantor. B. Pengertian Sekretaris Kata sekretaris menurut Rosidah dan Ambar (2005:12) berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire, dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang artinya rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam kerjanya harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan. Definisi diatas mengundang banyak pengertian mengenai seorang sekretaris. Menurut Rosidah dan Ambar (2005:13) ada beberapa pengertian sekretaris menurut beberapa ahli, antara lain : a. M. Braum dan Ramon dari Portugal dalam Hand Book for Goverment Secretary Steno-Grapher, mendefinisikan, secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief ( sekretaris adalah seorang asisten dari kepala pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan konsep surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajiban resminya yang berhubungan dengan pekerjaan kantor guna meningkatkan efektivitas pimpinan).

4 27 b. Fowler dan Fowler dalam Management of Secretary mendefinisikan sekretaris a person employed by another to assist in corespondence, literary, getting information and other confindential matters ( yang artinya sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah rahasia lainnya ). c. La Rose dalam Top Secretary, sekretaris adalah seorang asisten pimpinan yang memiliki keahlian dalam mengurus kantor, bertanggungjawab terhadap pekerjaan, mempunyai inisiatif dan pen,uh pertimbangan dalam mengambil keputusan. d. Burvows Cs, bahwa Secretary is some ones who writes letter and keeps records for person, company, etc. Jabatan sekretaris merupakan jabatan profesional yang bisa dikembangkan karena dalam pekerjaannya sekretaris membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang diperoleh dengan mengikuti jenjang pendidikan secara formal. Sekretaris dalam menjalankan profesinya haruslah memiliki karakter sifat yang berdasarkan pada keinginan untuk menjadi sekretaris yang dapat dipercaya dan diandalkan. Komponen karakter yang positif pada saat bekerja sangat berhubungan dengan profesi sekretaris, karena ruang lingkup sekretaris yang begitu luas dalam berbagai status sosial, latar belakang, kedudukan, serta hal lain yang mengharuskan sekretaris mampu berfikir positif. Menurut La Rose ( 2003: 18 ) terdapat beberapa persyaratan untuk menjadi seorang sekretaris yang secara umum diinginkan oleh perusahaan antara lain :

5 28 1. Secara primer, yang mencakup beberapa hal tentang bagaimana sifat dan kepribadian seorang sekretaris (seperti : rapi, sopan, etika baik, disiplin, dan berkarakter). Selain itu juga memuat keterampilan yang dimiliki serta minat dan tanggungjawab tinggi terhadap pekerjaan dan profesinya. Hal ini merupakan karakter pokok yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam dirinya. 2. Secara sekunder yang mencakup kepribadian dalam mengatur waktu, kemampuan dan kesanggupan untuk menyelesaikan tugas secara profesional, serta penuh dedikasi tinggi dalam melaksanakan tanggungjawabnya. Selain itu juga kesanggupan dalam menjaga rahasia perusahaan. Dalam hal ini sekretaris harus menjadi pemegang rahasia yang baik demi menjaga rahasia penting perusahaan karena dalam pekerjaan sekretaris berhubungan langsung dengan pimpinan perusahaan yang mengelola suatu perusahaan. Dan apabila rahasia perusahaan diketahui masyarakat luas akan sangat merugikan bagi perusahaan. Jenis-Jenis Sekretaris Pekerjaan Sekretaris berkembang dan bertambah banyak seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris itu sendiri serta penugasan dari pimpinannya. Pada saat menjadi pegawai baru barangkali tugas yang diberikan pimpinan/lembaga hanya terbatas. Seiring dengan perkembangan organisasi dan tingkat intelegasi (kemampuan dan keterampilan) yang dimilikinya, kemungkinan pekerjaan akan bertambah. Hal ini akan memberikan tingkat kedudukan sekretaris.

6 29 Terdapat 4 (Empat) jenis Sekretaris yang dapat dibedakan berdasarkan pada kedudukan, wewenang, tanggungjawab dan tugas yang menjadi bebannya (Rosidah dan Ambar, 2005:14 ), yaitu : a. Sekretaris Organisasi (Instansi) Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai office manager yang mencakup semua aspek kegiatan kantor. Yang dimaksud disini adalah sekretaris yang tidak semata-mata membantu pimpinan tetapi juga memberikan bantuan kepada keseluruhan organisasi baik melakukan urusan yang berhubungan dengan tata warkat maupun unsur administrasi, yang meliputi keorganisasian, manajemen, komunikasi (tata hubungan), personalia (tata kepegawaian), financial (tata keuangan), material (tata perbekalan), serta relasi publik (tata kehumasan). Karena secara formal pekerjaan sekretaris dapat meliputi keseluruhan ruang kantor. Sekretaris organisasi dapat disebut executive secretary, yang artinya sekretaris harus paham akan tujuan-tujuan, prinsip-prinsip, azas-azas, manajemen serta organisasi dengan baik. Dalam hal ini sekretaris dituntut mengerti dan memahami mengenai urusannya sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi sekretariat dengan baik. b. Sekretaris Pimpinan Yaitu sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan dan tangan kanan pimpinan dalam urusan warkat. Berfungsi melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan korespondensi, pengarsipan,serta menmbuat undangan pertemuan. Secara khususnya ada fungsi sekretaris pimpinan dalam hal tugas yang menyangkut penghimpunan, pencatatan, pengelolaan, pengadaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan dan penyingkiran bahan informasi.

7 30 c. Sekretaris Eksekutif Yaitu sekretaris yang berfungsi sebagai manajer karena secara formal menjalankan fungsi manajer eksekutif yaitu memiliki bawahan atau pegawai. Sekretaris eksekutif biasanya mempunyai satu unit organisasi, misalnya Sekretaris Yayasan, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Inspektorak Jendral. d. Sekretaris Pribadi Yaitu sekretaris untuk seorang pimpinan yang berperan semata-mata sebagai pembantu pribadi yang berkaitan dengan kantor tempat bekerja. Sekretaris pribadi harus mampu mencegah pimpinan agar jangan kelebihan beban yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi dalam mengatur kantor. Contoh sekretaris pribadi yaitu Sekretaris Direktur, Sekretaris Rektor, Sekretaris Manajer. Keempat jenis sekretaris tersebut memiliki beban tugas secara formal tergantung pada wewenang yang diberikan oleh pimpinannya. Dalam pelaksanaan sehari-hari seorang sekretaris harus bisa menjalankannya dengan berbagai keterampilan teksnis maupun non teknis. Adapun tugas seorang sekretaris secara umum dikelompokkan menjadi 4 ( Empat ) kegiatan (Rosidah dan Ambar, 2005 : 24) antara lain : 1. Tugas rutin, yakni tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus. Misalnya : tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, menerima telepon dan membuat jadwal kerja pimpinan. 2. Tugas khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman dalam menyelesaikan tugasnya. Misalnya mengirim faximile.

8 31 3. Tugas kreatif, yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri yang dapat menunjang kelancaran kerja pimpinan. Untuk menjadi kreatif maka perlu membangun kompetensi-kompetensi yang diperlukan seperti kemampuan intelektual, kemampuan sosial, dan kemampuan spiritual. 4. Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yang meliputi hubungan kerjasama dengan di dalam organisasi, dan hubungan kerjasama dengan dunia luar. Setiap sekretaris berbeda-beda tugas dan tanggungjawabnya. Peranan sekretaris dalam aktivitas kantor meliputi tugas-tugas atas ruang lingkup fakultas. Adapun beberapa tugas rutin sekretaris pada Fakultas Ekonomi a. Menjaga kenyamanan dan kerapian ruang lingkungan kerja. b. Menerima dan melayani tamu. c. Menelepon dan menerima telepon, serta mencatat pesan-pesan yang masuk lewat telepon. d. Mengetik laporan harian. e. Mencatat janji-janji serta menyusun acara kerja harian pimpinan. f. Menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan. g. Mewakili pimpinan dalam berbagai acara penting atau pertemuan penting yang ada kaitannya dengan Fakultas Ekonomi. Seorang sekretaris yang ingin sukses dalam menjalankan tugasnya apabila ada relasi personal dirinya dengan pekerjaan, seperti bekerja dengan menikmati pekerjaannya. Hal ini akan menambah semangat kerja serta memiliki rasa menghargai pekerjaannya. Ada beberapa kiat yang bisa menolong dalam kesuksesan pekerjaannya tersebut (Maurus, 2003 :133) antara lain :

9 32 1. Keinginan untuk bekerja lebih baik lagi 2. Tanggap terhadap sesuatu 3. Tertarik untuk menggali bakat terpendam 4. Rasa ingin tahu yang kuat terhadap pekerjaan 5. Penuh perhatian untuk memahami sesuatu secara menyeluruh 6. Konsentrasi untuk menekuni sesuatu secara mendalam 7. Kerja keras dan semangat dalam melaksanakan pekerjaan 8. Sabar untuk mempelajari pekerjaan secara terperinci 9. Optimis dalam mempercayai diri sendiri 10. Bekerjasama dengan karyawan/pegawai lainnya C. Peranan Pengembangan Kepribadian Untuk Menjadi Seorang Sekretaris Profesional Terhadap Mahasiswa D III Kesekretariatan Pengembangan Kepribadian untuk seorang sekretaris sangatlah penting. Fungsi pengembangan kepribadian untuk sekretaris pada mahasiswa D III Kesekretariatan dilakukan untuk meningkatkan mutu dan kualitas setiap sekretaris. Hal ini perlu dalam rangka peningkatan karir, menggali potensi-potensi demi sukses diri pribadi, dan agar dalam melaksanakan pekerjaan dapat berjalan dengan lancar. Pengembangan kepribadian ini dapat meningkatkan dalam bidang kesekretariatan seperti kemampuan untuk dapat mengerjakan bermacam-macam tugas pekerjaan secara bertanggungjawab, memunculkan kepribadian yang menarik, serta kemauan yang kuat untuk bekerja secara profesional. Kepribadian dapat diartikan dengan personality yang dapat diamati dari sikap, perilaku, tutur kata, dan perbuatan baik dalam pelaksanaan tugas profesi

10 33 maupun hubungan interpersonal sehari-hari diruang lingkup kerja dan kalangan masyarakat luas. Personality ini merupakan pesona seseorang untuk menutupi dirinya dari sifat atau karakter yang kurang baik, agar secara visual nampak baik dikalangan masyarakat. Berdasarkan hal tersebut maka kepribadian dapat dilatih dan perlu dikembangkan. Kepribadian bisa menjadi modal yang menguntungkan ataupun menjadi defisit yang tidak dapat dibayar. Kepribadian yang positif akan lebih terhormat dan dapat diterima dimana pun juga (Rosidah dan Ambar, 2005:58). Pada umumnya kesan perilaku yang positif akan memunculkan image serta penilaian yang positif dari oranglain. Sifat-sifat yang perlu dikembangkan oleh seorang sekretaris dalam upaya peningkatan kepribadiannya (Rosidah dan Ambar, 2005 : 62), antara lain : 1. Congeniality, sikap ini ditunjukkan dengan menjalankan jabatannya sebagai suatu tantangan. Tantangan dan masala dalam kerja merupakan bagian integral dalam kehidupan. 2. Compability, kemampuan untuk berhubungan dengan oranglain. Artinya bahwa seorang sekretaris harus berusaha mendapatkan kesenangan dalam berhubungan dengan oranglain dalam bidang pekerjaannya. 3. Loyality, kesadaran bahwa sekretaris adalah orang kepercayaan pimpinan dan bangga terhadap kepercayaan yang diberikan sehingga tidak ada niat untuk mengkhianati kepercayaan yang diberikan, serta juga menjaga hubungan kerja, bisnis dengan pimpinannya. 4. Salesmanship, artinya seorang sekretaris harus berusaha seolah-olah sebagai orang yang menjual, dalam artian sekretaris mewakili perusahaan dalam hubungan dengan orang lain. Dengan kata lain mewakili publik relation.

11 34 5. Poise, kemampuan untuk menguasai diri bagi sekretaris sangatlah penting. Seorang sekretaris harus bisa mengontrol pikirannya, misalnya tidak mudah bingung, emosi, menjaga perkataannya, terperamen. 6. Dependability. Seorang sekretaris harus bisa memberikan pertimbangan yang bijak. Dimana sikap selalu siap menerima pekerjaan ketika pimpinannya membutuhkan jasa, meskipun hal tersebut menghabiskan waktu istirahatnya. 7. Cooperativeness. Sekretaris harus menyadari bahwa keberhasilan tergantung pada kelompok kerja. Maka harus mampu bekerjasama dengan semua pegawai untuk kelancaran perusahaan. Bidang Pengembangan Kepribadian Menurut Nuraeni Nani (2008:86) ada beberapa bidang yang dapat dikembangkan dalam diri seorang sekretaris, yaitu : 1. Integritas Diri Integritas diri adalah sikap yang melekat pada diri, yang membuat pribadi mampu bekerja secara utuh, terampil, tak terpecah antara prinsip dan tindakan, antara sikap dan perbuatan. Integritas diri dapat dicapai dengan mengambil prinsip-prinsip hidup yang benar, lalu dipraktekkan sebagai pegangan hidup secara konsisten. 2. Kedisiplinan Disiplin adalah sikap menundukkan diri pada prinsip hidup yang dipegang. Untuk mencapai disiplin diri, harus mampu menjauhkan diri dari keinginan negatif, minat sesaat, cita-cita kosong dan anggapan sepele terhadap peraturan

12 35 pekerjaan. Kedisiplinan yang dimaksud dapat berupa ketepatan waktu dalam mengerjakan tugas serta kedisiplinan dalam aturan-aturan perusahaan. 3. Kegigihan dan Kebijaksanaan Gigih berarti mau melakukan pekerjaan dengan niat dan usaha yang keras meskipun pekerjaan tersebut berat. Dengan sikap gigih, pribadi seseorang dituntut untuk memiliki tekad yang kuat serta motivasi yang kokoh dalam diri. Bijaksana berarti berani mengambil resiko, tetapi sudah mempertimbangkan dengan matang segala konsekuensi positif dan negatifnya. Dengan kebijaksanaan, seseorang harus berani mengambil inisiatif sendiri, berani memulai sesuatu yang baru, serta berani merintis yang belum ada dengan menyadari dan mengetahui resiko dan konsekuensinya. 4. Etika Kerja Etika kerja adalah ruang lingkup mengenai tata cara serta moral seorang sekretaris yang berdampak bagi pribadinya. Etika kerja membantu dalam mengembangkan diri dan kemampuan dalam membangun hubungan dengan oranglain seperti : memeberi salam dengan sopan, menolong karyawan baru atau karyawan lainnya, bekerja sama, bergaul secara sopan dengan pimpinan atau karyawan, tidak melakukan bisnis pribadi yang dapat menganggu pekerjaan dikantor, dan menjaga kenyamanan karyawan atau tamu serta memahami etiket yang baik sebagai sekretaris. 5. Kecerdasan Logika Untuk menjadi sekretaris profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman. Maka sekretaris harus ditingkatkan kecerdasan intelektual atau

13 36 logikanya dalam menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi dalam pengambilan keputusan, untuk mencapai tujuan. Tahap-Tahap Untuk Membentuk Pengembangan Kepribadian Untuk melakukan pengembangan kepribadian untuk menjadi seorang sekretaris terhadap mahasiswa D III Kesekretariatan dilakukan beberapa tahapan penting agar tercapainya tujuan pengembangan kepribadian tersebut. Menurut Sulistiyani (2003:64) adapun tahap-tahap membentuk pengembangan kepribadian sekretaris, diantaranya : 1. Pergaulan Diri Pergaulan diri artinya mampu mengenali diri sendiri, baik dari segi positif untuk dijadikan kekuatan ataupun dari segi negatif untuk mengenali keterbatasan diri. Dalam tahapan ini setiap sekretaris harus mampu mengetahui sisi positif yang ada pada diri, kemudian lebih mengembangkan untuk menekan segala keterbatasan yang ada, sehingga tidak muncul rasa rendah diri atas keterbatasan yang dimiliki, karena setiap sekretaris pastinya memiliki keterbatasan dalam suatu hal. 2. Mencerminkan Pribadi Unggul Dalam tahap ini sekretaris harus mampu berbuat sesuatu untuk mencerminkan kepribadian serta keunggulannya seperti menunjukkan kreatifitas serta meningkatkan kinerja untuk mencapai hasil yang terbaik dalam pekerjaan didalam kantor.

14 37 3. Melaksanakan Cara Untuk Mengembangkan Diri Melaksanakan cara untuk mengembangkan diri seperti : menilai diri secara detail, berani menanggung resiko dan tidak takut salah, serta memperluas wawasan dan keterampilan dalam bidang sekretaris. Setelah diilakukakannya tahapan-tahapan pengembangan kepribadian, perlu memperhatikan setiap prosesnya agar berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan. Adapun rumusan yang sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris yaitu ABCC yang meliputi Appearance, Behaviour, Character, and Capability (Rosidah dan Ambar, 2005: 61 ), antara lain : 1. Good Appearance Bukan berarti cantik dalam wajah, tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan, penampilan, dan juga harus dapat diterima dalam lingkungan kantor di tempat bekerja. Artinya Sekretaris harus menampilkan etiket yang baik yang dapat dilihat dari tutur kata, keramah-tamahan, kesopanan, cara berpakaian dan berdandan. Hal ini dapat mencerminkan kepribadiannya terhadap ruang lingkup kerja dan masyarakat luas. Appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang, apakah gembira, kagum, sedih, dll yang mana dapat dibaca dari roman muka. Sekretaris perlu tahu bahwa roman muka adalah manifestasi dari pribadinya. Dan roman muka yang cerah, serta ramah adalah undangan dan penilaian positif dari setiap orang yang memandangnya. Maka dari itu, seorang sekretaris harus mampu memanifestasikan dirinya dengan sebaik mungkin.

15 38 2. Good Behavior Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap atau gerak mempunyai nilai yang beraneka ragam. Ada tingkah laku yang ceroboh, cekatan, kasar, halus, canggung, luwes, kaku, dan baik. Pelanggaran terhadap tingkah laku tidak ada hukumnya, hanya berupa tidak disenangi oleh oranglain. Pelajaran terhadap tingkah laku merupakan hukum etika, dan perlu diketahui bahwa hukum etika sangat tergantung pada waktu, tempat, dan suasana. Artinya seorang sekretaris harus mampu menempatkan perilakunya yang sesuai. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behavior adalah berupaya menjadikan diri sendiri menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja, kapan saja, dimana saja, dan dalam suasana apapun juga. 3. Good Character Seorang sekretaris dituntut mempunyai karakter (sifat) yang baik dalam pergaulannya, terlebih hubungannya kepada pimpinan atau lembaga di tempat bekerja. Artinya sekretaris harus memiliki sifat-sifat baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris tersebut, misalnya : kejujuran, pikiran positif, taat ibadah, bijaksana, supel, menghargai oranglain, bekerja keras dengan tulus dan penuh semangat. 4. Good Capability Kecakapan atau kemampuan sangat dibutuhkan untuk melakukan segala pekerjaan dalam tugasnya bahkan kehidupannya sebagai seorang sekretaris. Oleh karena itu, sekretaris harus meningkatkan kemampuannya untuk meningkatkan kelancaran pekerjaan dan perkembangan organisasi ataupun perusahaannya. Seorang sekretaris harus mempunyai kemampuan yang

16 39 mencakup intelektualitas dan skill untuk menjadi sekretaris yang profesional. Sekretaris yang mempunyai intelektualitas yang tinggi akan mampu menyelesaikan masalah dengan cepat serta tanggap dalam menentukan apa yang seharusnya dikerjakan. Kemampuan seperti kemampuan administrasi maupun manajerial sangat menunjang perkembangan lembaga tempat bekerja. Disamping itu sekretaris juga dituntut memiliki skill non teknis, misalnya kemampuan mengendalikan sikap, perilaku, kreativitas, komunikasi, inisiatif yang berkenaan terhadap hal-hal yang erat kaitannya dengan keseharian di kantor. Selain rumusan ada juga beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengembangkan kepribadian bagi seorang sekretaris profesional ( Titiek dan Kristanto, 2004 : 30 ), antara lain : a. Menumbuhkan rasa berani bertanggungjawab Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan tugasnya yang didasari oleh norma-norma formal yang berlaku. Sehingga dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya, sekretaris hendaknya menunjukkan komitmen dan tanggungjawab penuh terhadap pekerjaannya, apalagi yang berhubungan dengan relasi eksternal atau rekan kerja dari luar perusahaan. Untuk itu sekretaris harus melatih kemampuan bekerja mandiri tanpa pengawasan. b. Mengembangkan pengetahuan Sekretaris profesional bisa menjadi kunci sukses perusahaan, apabila memiliki pengetahuan dan berwawasan luas. Pengetahuan yang dimaksud tersebut dibidang kesekretariatan seperti : kemampuan menggunakan teknologi informasi yang semakin maju, mampu berkomunikasi dengan

17 40 bahasa yang baik dan benar, mampu memprioritaskan tugas dan tanggungjawabnya, serta mampu meningkatkan wawasan pengetahuan demi kelancaran dalam menjalankan tugasnya. Selain itu juga terdapat pengetahuan tentang visi dan misi perusahaan. c. Memiliki kemauan dan minat dari dalam diri untuk mengembangkan dan dikembangkan. Dengan minat untuk berkembang akan lebih mudah menerima masukan-masukan dan pelatihan. Dan dengan kemampuan untuk dikembangkan seseorang memiliki modal melalui sistem atau metode yang nyata, terarah serta bermanfaat. d. Menggunakan gaya bahasa yang positif Sebagai sekretaris yang sering berkomunikasi dengan orang banyak, maka dituntut untuk menggunakan gaya bahasa yang positif, sehingga akan membuat oranglain merasa dihargai. Sedangkan apabila dengan mengguanakan gaya bahasa yang negatif seperti berbahasa yang kasar akan membuat orang merasa tidak dihargai. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik menggunakan bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Sekretaris dituntut untuk memilih kata dan menyusun kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. e. Mengembangkan dinamika pribadi Untuk dapat mengembangkan dinamika pribadi, keterampilan diri yang perlu dilatih atau dikembangkan diantaranya keterampilan mengungkapkan ide-ide yang dimiliki, keterampilan menunjukkan perilaku yang tegas, anggun, serasi, dan berwibawa, serta kemampuan melaksanakan nilai tata karma dan etika

18 41 yang berlaku dilingkungan kerja. Pengembangan dinamika pribadi dapat berupa pengembangan ahlak dan tata krama seorang sekretaris. Hal tersebut dapat berupa pemahaman tentang etika seorang sekretaris dalam bekerja, yang berlaku di dalam kantor maupun masyarakat untuk mecegah kekeliruan dan mendapatkan kebenaran. f. Memberikan pelatihan, pembelajaran serta pengetahuan yang bermanfaat untuk pembentukan citra diri seorang sekretaris dan menjadikan pribadi yang profesional serta tanggap terhadap pekerjaan. Prinsip-Prinsip Pengembangan Kepribadian Adapun prinsip menurut Titiek dan Kristanto (2004:35) yang harus dimiliki sekretaris dalam mengembangkan kepribadian untuk melakukan tugas dan tanggung jawabnya yang dapat mempengaruhi kepribadiannya, antara lain : 1. Prinsip Atitude Yaitu perilaku yang tercermin pada diri seseorang ketika menghadapi situasi tertentu atau ketika berhadapan dengan orang lain. Misalnya dalam melayani tamu hendaknya dengan penampilan yang sesuai, berfikir positif dan sikap menghargai. 2. Prinsip Attention Attention merupakan sikap yang menunjukkan kepedulian dan perhatian terhadap sesuatu, misalnya : memperhatikan akan kebutuhan tamu, pelanggan atau relasi dengan memahami perilaku dan kritik ataupun sarannya. 3. Prinsip Action Merupakan prinsip untuk melakukan tindakan yang berupa perbuatan nyata dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik.

19 42 Selain itu, prinsip terpenting bagi sekretaris dalam bekerja adalah Tutup mulut rapat-rapat, pasang mata awas-awas, dan buka telinga lebar-lebar. Artinya seorang sekretaris harus dapat menjaga rahasia perusahaan dan rahasia pimpinan dengan baik, teliti dalam bekerja dan membuka telinga lebar-lebar untuk mendapatkan pengetahuan dan keterampilan-keterampilan untuk mengembangkan diri seorang sekretaris (Rosida dan Ambar, 2005 :22). D. Tujuan Pengembangan Kepribadian Sekretaris Tujuan utama pengembangan kepribadian untuk sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah membentuk citra pribadi sekretaris. Kepribadian seorang sekretaris terletak pada personal image, integritas, intelektual, watak, perilaku, karya, dan penampilan seorang sekretaris didepan umum. Hal ini untuk mengikuti perkembangan jaman, perkembangan teknologi yang semakin pesat, dan untuk menghadapu persaingan dunia bisnis serta perubahan tingkat kualitas seorang sekretaris. Tujuan pengembangan kepribadian bagi sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 (tiga) hal, yaitu : 1. Menambah wawasan dan pengetahuan. Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris terhadap mahasiswa D III Kesekretariatan meliputi : pengetahuan akan bidang tempat bekerja, serta pengetahuan akan rekanan bisnis pimpinan. Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantara : banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita dan surat kabar dan media, lalu juga banyak mengikuti forum (seperti : workshop, seminar-seminar yang diadakan oleh perusahaan, pelatihan khusus,

20 43 serta diskusi bersama rekanan kerja, baik pimpinan maupun sekretaris lainnya yang ada diperusahaan tersebut) serta belajar menuangkan ide dalam bentuk tulisan dan karya yang dapat mengembangkan kreatifitas seorang sekretaris. 2. Menambah keterampilan. Didalam pekerjaannya sekretaris tidak hanya dituntut untuk memahami tugas dalam kantor saja, tetapi juga untuk menjadi seorang sekretaris juga dapat menambah keterampilannya seperti: meningkatkan kreatifitas dalam bekerja, meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman, memproyeksikan diri yang positif dimata oranglain, serta mencapai prestasi yang unggul dalam keberhasilan setiap pekerjaan dan tanggungjawabnya. Hal ini dapat terjadi apabila sekretaris rutin untuk mengasah keterampilannya baik dalam bekerja maupun berinteraksi dalam bidang pekerjaanya secara luas. Dengan keterampilan yang dimilikinya akan membantu meningkatkan mutu dan kualitas seorang sekretaris. 3. Bekerja secara efisien Efisiensi kerja yaitu pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya. Hal ini dapat bertujuan untuk mempermudah sekretaris dalam mengerjakan tugas dalam pekerjaannya, dapat juga mempersingkat waktu pada saat melakukan tugasnya, meringakan beban tanggungjawabnya, serta dapat merubah sikap yang menunda atau mengulur-ulur pada saat ada pekerjaan yang diberikan padanya. Bekerja secara efisien yang diterapkan tersebut guna membiasakan diri bekerja sesuai prosedur kerja yang praktis dan tepat namun masih sesuai dengan aturan-aturan yang berlaku ditempat kerja.

21 44 4. Menjadikan citra kepribadian yang baik Sebagai seorang sekretaris yang menjadi kepercayaan pimpinan, diperlukan sikap yang sopan, ramah, santun, serta murah senyum untuk mendapat pribadi yang positif dalam diri seorang sekreatris. Sikap positif tersebut dapat membangun hubungan yang bisa menstimulasi sukses karir seorang sekretaris. Sikap tersebut nantinya akan mencerminkan citra diri dan dapat memunculkan penilaian yang baik bagi sekretaris. Untuk menciptakan kesan yang menyenangkan, yang perlu diperhatikan adalah penampilan diri yang diibaratkan seperti sampul dalam buku, yang dibentuk agar menarik. Ini menjadi acuan penting untuk kepribadian sekretaris. E. Meningkatkan Kemampuan Sekretaris Dalam Mencari, Menginterprestasikan, dan Memanfaatkan Informasi Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinannya. Untuk itu sekretaris harus mahir dalam menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memilih informasi yang dinilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin. pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup memberikan setiap tugas kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya dengan baik. Pimpinan memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi pengarahan, setelah itu menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menjalankan tugasnya, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya. Disitu lah sekretaris di tuntut

22 45 mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu ciri sekretaris yang profesional. Mencari informasi dapat dilakukan sekretaris dalam kegiatan sehari-hari, seperti dari berbagai info-info dan berita terbaru, serta dari berbagai media seperti koran, majalah, internet dan jejaring sosial yang semakin berkembang. Untuk informasi yang didapat, sekretaris harus mampu memanfaatkan informasi yang bersifat baik demi kelancaran tugas. Memanfaatkan informasi dilakukan dengan mengkaji sisi baik dari informasi. Oleh karena itu sekretaris perlu diarahkan untuk mengerti dan memahami informasi sebagai komponen dalam menginterprestasikn informasi. F. Standard Penampilan Sekretaris Image atau penampilan merupakan lukisan diri yang ditampilkan kepada orang lain. Seringkali orang tidak menyadari pentingnya kesan atau image ini. Keahlian atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tingi memang sangat dibutuhkan, akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlian yang paling sempurna sekalipun. Penampilan banyak dipengaruhi oleh faktor fisik, misalnya kebersihan badan, berpakaian dan kesehatan. Image yang buruk dapat juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide-ide dan permintaanpermintaan karir sesorang. Penunjang penampilan diatas sifatnya fisikal (Sulistiyani, 2003:33). Appearance, tampil menarik. Yaitu keadaan lahiriah yang dapat dilihat oleh orang lain. Untuk itu sekretaris mutlak harus memperhatikan agar selalu berpenampilan menarik dan rapi. Kenyataan bahwa penampilan merupakan fakor

23 46 utama saat anda dipilih atau diterima untuk posisi sekretaris seperti halnya kemampuan kerja dan kepribadian anda. Pada umumnya penampilan yang baik dapat dibangun dalam waktu yang relatif lama, karena dibutuhkan proses penyesuaian. Dengan penampilan menarik, orang dengan mudah memberikan kesan positif terlebih dahulu (Sulistiyani, 2003 : 33). Untuk mencapai kepribadian yang sempurna bukan hanya urusan fisik dan tampil menarik saja, tetapi juga perlu memiliki intelektualitas, keterampilan dan sikap yang baik. Dengan memiliki hal tersebut seseorang tidak dipandang remeh. Dewasa ini semakin diperlukan sekretaris yang menguasai diri dan dapat diajak berbicara masalah dan bertukar fikiran daripada yang pasif. Sekretaris yang bijaksana juga mampu menempatkan etiket penampilan sesuai dengan kondisi dan waktunya. Penampilan yang harus diperhatikan karena dianggap penting untuk kebutuhan fisik ataupun penampilan menarik. Saat menilai seseorang, yang paling terutama dinilai adalah melalui penglihatan, lalu baru yang lain-lainnya. Apa yang dilihat, itulah yang pertama kali menjadi penilaian terbesar. Cara berpenampilan akan sangat mendukung karir yang dimiliki, oleh sebab itu perlu untuk menjaga penampilan yang dimiliki. Menurut La Rose (2003:40) sekretaris haruslah menggunakan prinsip tampil sempurna dan tetap mejaga integritas serta meningkatkan kinerja dalam diri sebagai seorang sekretaris. Sikap positif adalah kunci kesuksesan di tempat kerja manapun yang akan memudahkan dalam melewati masa kesusahan saat membawa diri dengan kepercayaan diri dan sikap positif seperti mencoba berlatih bicara dengan diri sendiri (selftalk). Karena itulah, mengatakan hal-hal positif

24 47 kepada diri sendiri bisa sangat membantu membuat diri terlihat lebih menarik karena dan akan merasa lebih baik. Hadapi cermin dengan mantra positif setiap pagi dan melihat betapa makeup akan membantu seorang sekretaris terlihat lebih bersinar karena dibantu dengan semangat cantik dari dalam. Itulah sebabnya sekretaris harus mempunyai kemampuan semakin hari semakin bijak, lebih semangat, lebih sehat, serta lebih meningkatkan kinerja. Sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan. Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri, seperti : bagaimana cara duduk, berbicara, berjalan, berdiri, berpakaian dan merias diri. Respons Positif atau Negative tergantung dari image yang disampaikan, misalanya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan santun dan lain-lain. Relasi bisnis pimpinan anda bahkan mendapat kesan pertama akan perusahaan anda dari diri sekretarisnya. Sekretaris yang sukses sangat memperhatikan penampilan. Ada beberapa hal tentang penampilan yang perlu diketahui seorang sekretaris (Rosidah dan Ambar, 2005 : 64) antara lain: 1. Pakaian Walaupun mode pakaian berubah-ubah, hendaklah pakaian yang anda gunakan cocok untuk kantor tempat bekerja dan sesuai dengan pekerjaan yang dijalankan. Salah satu tuntutan profesi sekretaris untuk selalu bekerja cepat, lebih baik diantisipasi dengan pakaian yang praktis dan sedikit sportif. Pilihlah pakaian yang pantas dan membuat percaya diri, menarik, yang cocok dengan bentuk dan tinggi tubuh, serta warna kulit. Pakaian tidak harus selalu dari produk-produk yang ternama, akan tetapi hendaknya terlihat berkualitas.

25 48 Yang terpenting, sekretaris perlu memperhatikan pengaturan perpanduan warna, mempunyai cita rasa (taste) yang baik agar dengan pakaian tersebut dapat mengubah penampilan menjadi lebih baik. Mengatur dan merencanakan pembelian pakaian dengan baik, dimana sekretaris harus mampu melihat fashion pada pakaian agat tidak membosankan, mudah dikombinasikan dengan situasi dalam suatu kegiatan. Hal ini untuk memberikan variasi yang cukup menarik dalam tata cara berpakaian sekretaris. Bahan baju kantor tidak banyak berubah dari waktu ke waktu (konservatif). Untuk pakaian setiap harinya, sekretaris haruslah membuat perencanaan pada malam hari, apa yang harus di pakai keesokan harinya. Hal ini untuk mencegah keterburuburuan pada waktu yang terbatas. Perencanaan yang baik mencakup pemilihan baju dan kombinasi yang sesuai dengan tugas besok, warna, acsesoriss, pengecekan bagian-bagian baju (kancing, robek, jahitan lepas) dan yang lebih penting, apakah pakain tersebut sudah tersedia bersih dan disetrika. Sekretaris disarankan untuk tidak berseksi-seksi dengan rok yang terlalu pendek. Intinya seorang sekretaris harus mampu menyesuaikan gaya berpakaiannya di kantor. 2. Make Up Make-Up bukan hanya rias wajah, melainkan mencakup perawatan kulit muka agar bersih dan berseri-seri. Penggunaan bahan make-up yang cocok merupakan perawatan dasar wajah. Merias wajah harus dilakukan sewajar mungkin (naturaly) sesuai dengan jabatan dan ciri pembawaan seorang sekretaris. Agar jangan berdandan terlalu menor, namun juga tidak

26 49 melupakan riasan sehingga wajah terlihat sangat pucat. Sekretaris wajib mengetahui cara merawat dan menata rias wajah secara tepat dan benar. 3. Kulit Kulit juga harus bersih dan bebas penyakit. Jika kulit wajah dan tubuh sehat, penampilan akan terlihat segar dan sempurna walaupun tanpa make up yang berarti. Kulit yang bersih juga menghindari anda dari bau badan yang menyengat. 4. Rambut Rambut harus selalu dalam keadaan bersih dan tertata rapi dengan model yang sederhana. Keramaslah dengan selang waktu normal. Rambut yang panjang membutuhkan perawatan ekstra, tetapi bila cocok dengan rambut panjang, jangan terlalu ikut-ikutan mode pendek yang sedang trend saat ini. Namun, jangan sampai rambut yang panjang mengganggu saat melakukan pekerjaan. Sesuaikan model rambut dengan raut muka dan gunakan model rambut yang bisa mencerminkan rasa percaya diri dan keprofesionalan sebagai seorang sekretaris. 5. Tas Sekretaris yang mengikuti mode akan memperhatikan apakah tas yang akan dipakai keesokan harinya sesuai dengan pakaian yang akan di pakai. Sebaiknya sekretaris memiliki lebih dari satu tas dalam aneka warna, besar dan kecil untuk aneka kesempatan, bila tidak, tas hitam merupakan pilihan tepat untuk seluruh koleksi pakaian sekretaris. Seperti halnya model pakaian, pilihlah model tas yang konservatif, tidak terlalu banyak pernik sehingga cocok dikombinasikan dengan pakaian.

27 50 6. Sepatu Lebih baik tidak memakai sepatu sandal atau sepatu yang tidak berhak. Sepatu yang bertumit tinggi lebih sedap di pandang dan membuat figur tubuh lebih tegap sewaktu berjalan. Perencanaan pemakaian sepatu juga perlu dilakukan bagi seorang sekretaris. Apakah sepatu yang akan dipakai masih dalam keadaan baik, solnya, atau kulitnya. Apakah telah disemir dan telah sesuai warnanya dengan pakaian yang akan dipakai. Jangan melepas sepatu ketika bekerja, apalagi berjalan ke meja lain. 7. Perhiasan Sekretaris tidak diharuskan memakai semua perhiasan yang dimilikinya, hanya secukupnya saja, yang wajar dan tidak perlu berharga mahal. Selain jam tangan, anting, atau gelang merupakan perhiasan yang sudah selayaknya dimiliki. 8. Parfum Dalam kehidupan kantor, parfum memegang peranan yang lebih dominan dari pada asesori/perhiasan. Pilihlah parfum yang cocok dengan kepribadian anda dan tentu saja yang aromanya tidak terlalu menyengat. Demikian berkulirnya waktu, anda akan mampu membeli parfum dari merek-merek terkenal. Tidak hanya penampilan luar yang harus diperhatikan oleh, tetapi juga penampilan dalam sikap tubuh diri sekretaris. Sikap tubuh juga bisa mencerminkan kepribadian. Perhatikan sikap tubuh dengan sungguh-sungguh sebab akan meumnculkan penilaian tersendiri dari penampilan tersebut. Ada beberapa sikap yang harus diperhatikan ( Nuraeni, 2008:58 ) seperti :

28 51 a. Sikap berjalan yaitu berjalan yang sesuai profesi sekretaris. Berjalan dengan tegap, jaga kecepatan yang wajar, jangan terburu-buru, tetapi penuh percaya diri dan selalu siap disapa atau menyapa orang dengan senyum. b. Sikap duduk yaitu duduklah yang sopan. Duduk lemas apalagi sampai merosot menimbulkan kesan negative (malas). c. Sikap berdiri yaitu berdirilah dengan tegak. Hindari berdiri dengan satu kaki, bersandar maupun bertolak pinggang di jalan karena akan menimbulkan kesan negatif. d. Sikap berbicara dapat diekspresikan dengan menatap pandangan mata lawan bicara anda, jangan terlalu banyak menggoyang-goyangkan tangan atau bagian tubuh/wajah lainnya saat anda berbicara (mengernyitkan dahi, memutar-mutar mata) apalagi sambil menggaruk-garuk kepala, membunyikan jari-jari tangan, membersihkan gigi dengan jari, da hal-hal lain yang berkesan tidak sopan. Berbicaralah dengan volume suara yang jelas, tidak terlalu keras dan jangan pula berbisik-bisik. Usahakan menggunakan bahasa yang dimengerti oleh lawan bicara atau bila terdapat anggota kelompok yang tidak mengerti bahasa yang anda gunakan terjemahkan apa yang anda katakan agar ia tidak merasa tersisihkan. e. Sikap diam yaitu dengan menghindari kebiasaan menggigit kuku, pensil, bolpen, mengetuk-ketuk meja atau menggaruk-garuk rambut, bila sedang diam dan berpikir. Apabila seorang sekretaris sedang berkonsentrasi memikirkan suatu hal, harus mampu mengusahakan jangan sampai melupakan situasi sekeliling dan kemudian kaget, bila sesuatu terjadi. Hal ini

29 52 akan menimbulkan kesan bahwa sekretaris tersebut tidak konsentrasi terhadap perkerjaan. f. Menumbuhkan rasa percaya diri dan kepribadian yang kuat. Sebenarnya tanpa memoles make up, seseorang sekretaris tetap dapat memperlihatkan kecantikannya, yaitu dengan menumbuhkan citra diri yang positif. Citra diri adalah persepsi pradigma atau konsep sendiri tentang dirinya, identitas, kemampuan, dan martabatnya sebagai seorang sekretaris profesional yang memiliki sisi diri positif. Kecantikan diri dari dalam bersinar lebih cemerlang dari pada kecantikan hasil polesan semata. Yang lebih penting adalah citra positif mampu membuat berpikir positif dan pada akhirnya menuntun anda mencapai sukses. g. Beri kesan baik dari dalam diri. Artinya kesan baik yaitu kesan yang meliputi tutur kata, penampilan, gaya berbicara, sikap dan sopan santun yang berhubungan dengan profesi anda sebagai seorang sekretaris yang profesional. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Penampilan Penampilan seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini (Sulistiyani, 2003 : 44) yaitu: 1. Kondisi Fisik. Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan

30 53 dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain : makan makanan yang cukup gizinya, olahraga yang teratur, dan istirahat yang cukup. 2. Perawatan Badan. Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi : perawatan rambut, perawatan wajah atau muka, perawatan tangan dan kaki, kesehatan jasmani yang dilakan dengan baik. 3. Seorang sekretaris dituntut untuk berpenampilan rapih, menarik, dan sopan. Hal inilah yang sering kali diabaikan oleh para sekretaris dalam berpenampilan yang rapih dan sopan, seperti : jangan menggunakan pakaian terlalu ketat, jangan pula memakai pakaian yang terlalu besar. Gunakan pakaian yang nyaman namun tetap sopan. Harus memperhatikan bahan, warna, motif pakaian yang umum dipakai. Pengaruh warna dapat dapat memberikan kesan tersendiri bagi orang yang melihat. Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer. 4. Menghindarkan sifat yang berkesan berlebihan yang mencakup pemakaian aksesoris yang berlebihan seperti memakai gelang yang bertumpuk tumpuk,anting yang terlalu besar, dan kalung yang menimbulkan bunyi yang dapat mengganggu kelancaran pada saat bekerja dan kenyamanan diruangan kantor. Tidak hanya dari segi perhiasan, tetapi juga dari segi pemakaian baju

31 54 yang terlalu mengkilap yang dapat mengganggu penglihatan orang sekitar yang berada diruang lingkup kantor. 5. Memadukan warna pada pakaian agar berkesan modis dan elegan. Dalam hal ini tidak harus menggunakan merek termuka dan mahal, tetapi dengan memadukan setiap apa yang dipakai agar berkesan menarik dan disesuaikan dengan ruang lingkup kerja. 6. Menjaga kesehatan dengan membiasakan hidup dan makan yang sehat. Tidak ada perusahaan yang menginginkan karyawan yang sakit-sakitan. Kesehatan yang baik akan sangat menolong anda untuk tampil prima atau fit dan merasa lebih baik. Sekretaris yang selalu mengantuk, sering batuk-batuk atau pileknya tidak sembuh-sembuh akan menurunkan image-nya sendiri. Ketahuilah saat-saat kritis dimana tubuh anda memerlukan perhatian ekstra. Istirahat yang cukup, segera minum obat atau vitamin agar kondisi tubuh tidak terus menurun. Tidak hanya hal diatas yang perlu diperhatikan oleh seorang sekretaris, keunikan juga bisa membuat seseorang tampil berbeda dan diperhatikan. Tetapi bukan menjadi akibat tren yang negatif, namun dengan menciptakan kekhasan tersendiri dalam penampilan. Gaya unik bisa jadi cara efektif dalam menciptakan pesona kuat. Mereka yang lebih sering senyum sering dinilai sebagai orang yang cerdas, tulus, bisa dipercaya dan percaya diri daripada mereka yang jarang tersenyum. Atribut positif ini datang dari senyum sempurna. Saat menyangkut karier, dandanan simpel dan profesional adalah pilihan yang tepat. Upayakan dandanan tetap rapi, nyaman dan tidak berlebihan. Pergunakan pakaian kerja yang rapi, formal dan yang bisa menunjukkan posisi yang dimiliki. Pakaian yang

32 55 formal akan membuat kita lebih dihargai, namun penampilan yang bersih dan rapi akan membuat penampilan kita lebih percaya diri. Orang yang melihat kitapun juga pasti suka. Dalam meniti karir juga perlu menjaga setiap kepercayaan yang telah di berikan oleh pimpinan atau atasan. Saat ini profesi sekretaris dianggap tinggi dan penting profesi karena berhadapan langsung dengan inti dari suatu perusahaan. Sekretaris yang berintelektual tinggi juga haruslah di barengi dengan etika pada saat bekerja. Etika merupakan azas akhlak dan moral tentang baik atau buruknya perilaku seseorang yang bertujuan agar orang tau norma, tata krama yang berlaku dalam masyarakat. Maka dari itu, sekretaris haruslah mampu memperhatikian secara detail semua hal yang berkaitan dengan kinerja dan profesi yang dimilikinya. Intinya, jadilah seorang sekretaris yang profesioanal dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab, sertai dengan memperhatikan beberapa hal penting seperti dalam penampilan, siikap, dan tanggungjawab, dan tujukkan kinerja yang baik untuk mencapai tingkat yang terbaik dalam pekerjaan di dalam kantor.

33 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian terhadap pentingnya pengembangan kepribadian untuk seorang sekretaris terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Untuk menjadi seorang Sekretaris Profesional diperlukan kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai serta diterapkan oleh seorang sekretaris seperti : komunikasi, keterampilan kantor, penggunaan bahasa yang baik dan benar, etika, penampilan serta citra pribadi yang positif. 2. Dalam pengembangan kepribadian diri terhadap mahasiswa D-III Kesekretariatan, sekretaris haruslah berdedikasi tinggi terhadap pekerjaannya serta memiliki keterampilan dalam bidang kesekretariatan dan berinteraksi, karena tugas sekretaris berhubungan dengan banyak orang yang masing-masing berbeda latar belakang, status sosial, kepentingan, serta kedudukan/jabatan. Maka sekretaris dituntut mampu memahami dan berbaur dengan anggota lainnya dan masyarakat luas. 3. Sekretaris haruslah berjiwa setia kepada pimpinan tempat bekerja, dan menjaga kepercayaan yang diberikan. 56

34 57 B. Saran Dalam kesempatan ini, adapun saran yang dapat penulis berikan sebagai bahan masukan sebagai berikut : 1. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebaiknya melakukan praktek secara langsung mengenai sekretaris profesional dan mendukung keterampilan sekretaris dengan memberikan fasilitas yang memadai seperti : mesin fax, ruangan praktikum khusus sekretaris, dan seminar table manner untuk sekretaris serta hal-hal yang menunjang kinerja sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Melakukan pembelajaran serta pengajaran mengenai peranan pengembangan kepribadian kepada setiap sekretaris-sekretaris yang ada pada Fakultas Ekonomi, dimana dengan mengetahui hal ini maka tiap-tiap sekretaris dapat meningkatkan pengetahuan, keterampilan serta kegigihan yang lebih menunjang efisiensi dan efektivitas. 3. Untuk menjadikan setiap sekretaris menjadi profesional dan memiliki kecakapan, sebaiknya Fakultas Ekonomi mengadakan evaluasi dan kompetensi-kompetensi yang dapat mengembangkan ide, pengetahuan, keistimewaan, serta keunggulan yang dapat meningkatkan mutu dan kualitas setiap sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.