MAKALAH TENTANG ATTENTION Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian ( ATTENTION ) SMK MUHAMMADIYAH 01 KELING TAHUN PELAJARAN 2015/2016

Transkripsi

1 MAKALAH TENTANG ATTENTION Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian ( ATTENTION ) SMK MUHAMMADIYAH 01 KELING TAHUN PELAJARAN 2015/2016 KATA PENGANTAR Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah tentang Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian ( ATTENTION ). Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian ( ATTENTION ).ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca. Penyusun

2 DAFTAR isi Halaman Judul i Kata Pengantar ii Daftar isi iii BAB I PENDAHULUAN 1 A. Latar Belakang 1 B. Rumusan Masalah 1 BAB II PEMBAHASAN 2 A. Apa Pengertian Pelayanan Prima? 2 B. Bagaimana Konsep Pelayanan Prima? 4 C. Apa Saja Prinsip Pokok Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian 5 BAB III PENUTUP 8 A. Kesimpulan 8 DAFTAR PUSTAKA 9 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Abad 21 sekarang ini merupakan abad yang penuh tantangan yang tidak dapat dielakan. Dalam memasuki abad 21, dinamika perekonomian dunia ditandai oleh perubahan yang sangat cepat dalam bidang transportasi, telekomunikasi dan travel yang terkenal dengan tripel T revolution. Dampak revolusi ketiga aspek tersebut akan terasa dimanapun di berbagai belahan bumi sehingga hanya bangsa yang bersiap sajalah yang dapat mengantisipasi kebutuhan dunia dan mulai memberikan pelayanan terbaiknya terhadap masyarakat sesuai dengan keinginan mereka (customization). Dalam hubungan ini manajemen pemerintahan harus dapat terus menerus memantapkan diri dalam meningkatkan daya guna dan hasil guna pelayanan terhadap masyarakat pengguna jasanya. Menurut kamus besar bahasa Indonesia pengertian melayani adalah membantu menyiapkan apa yang diperlukan seseorang. Sedangkan pengertian pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain. Pelayanan pelanggan adalah rangkaian kegiatan sikap dan

3 perilaku petugas bank dalam menerima kehadiran atau berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung maupun tidak langsung. Tujuan pelayanan prima adalah memberikan pelayanan yang dapat memenuhi dan memuaskan pelanggan atau masyarakat serta memberikan focus pelayanan kepada pelanggan. Untuk dapat memberikan pelayanan prima dan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan maka yang menjadi kunci keberhasilannya adalah orang (human), karena pelayanan dan menjalin hubungan dengan pelanggan merupakan interaksi antara pegawai/pekerja perusahaan dengan masyarakat diluar perusahaan yang disebut pelanggan. B. Rumusan Masalah A. Apa pengertian pelayanan prima? B. Bagaimana konsep pelayanan prima? C. Apa saja prinsip pokok pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian?

4 BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Pelayanan Prima Menurut kamus besar bahasa Indonesia pengertian melayani adalah membantu menyiapkan apa yang diperlukan seseorang. Sedangkan pengertian pelayanan adalah usaha melayani kebutuhan orang lain. Pelayanan pada dasarnya adalah kegiatan yang ditawarkan oleh organisasi atau perorangan kepada konsumen, yang bersifat tidak berwujud dan tidak dapat dimiliki. Sementara itu pelayanan prima merupakan terjemahan dari istilah excellent service yang secara harfiah berarti pelayanan yang sangat baik atau pelayanan yang terbaik. Disebut sangat baik atau terbaik, karena sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku atau dimiliki oleh instansi yang memberikan pelayanan serta memuaskan pelanggan. Standar pelayanan adalah ukuran yang telah ditentukan sebagai suatu penbakuan pelayanan yang baik. Pelayanan pelanggan adalah rangkaian kegiatan sikap dan perilaku petugas bank dalam menerima kehadiran atau berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung maupun tidak langsung. Dapat disimpulkan dari pengertian diatas sebagai berikut : adanya rangkaian kegiatan sikap dan perilaku petugas bank, adanya komunikasi dengan pelanggan, dan bertujuan untuk membantu menolong dan menyenangkan konsumen (pelanggan) atau memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Salah satu kualitas pelayanan yang banyak dijadikan acuan dalam riset pemasaran adalah modal servqual ( service quality). Pelayanan dapat dibedakan menjadi tiga kelompok, yaitu : 1. Core service adalah pelayanan yang ditawarkan kepada pelanggan yang merupakan produk utamanya. 2. Facilitating service adalah fasilitas layanan tambahan kepada pelanggan. 3. Supporting service merupakan pelayanan tambahan untuk meningkatkan nilai pelayanan atau untuk membedakan dengan pelayanan-pelayanan dari pihak pesaing. Dalam proses pelayanan ada tiga hal penting yang harus diperhatikaan yaitu : 1. Penyedia layanan, adalah pihak yang dapat memberikan suatu layanan tertentu kepada konsumen, baik berupa layanan dalam bentuk penyediaan barang atau jasa. 2. Penerima layanan, adalah mereka yang disebut sebagai konsumen atau pelanggan yang menerima layanan dari para penyedia layanan. Penerima layanan atau biasa disebut konsumen atau pelanggan dapat dibedakan menjadi dua kelompok : Konsumen internal, adalah orang-orang yang terlibat dalam proses penyediaan jasa atau proses produk barang sejak dari perencanaan sampai dengan pemasaran, penjualan dan pengadministrasian. Konsumen eksternal, adalah semua orang yang berada diluar perusahaan, yang menerima layanan penyerahan barang atau jasa dari perusahaan.

5 3. Jenis dan bentuk layanan, yang dapat diberikan oleh penyedia layanan kepada pihak yang membutuhkan layanan terdiri dari beberapa macam yaitu : Pemberian jasa-jasa Layanan yang berkaitan dengan penyediaan dan distribusi barang-barang saja Layanan yang berkaitan dengan kedua-duanya. Tujuan pelayanan prima adalah memberikan pelayanan yang dapat memenuhi dan memuaskan pelanggan atau masyarakat serta memberikan focus pelayanan kepada pelanggan. Dalam etika pelayanan ada beberapa karakter yang harus dimiliki oleh petugas bank dalam melakukan pelayanan kepada pelanggan, yaitu : 1. Tidak melakukan perbuatan tercela 2. Memegang teguh amanah 3. Menjaga nama baik bank dan pelanggan 4. Beriman dan mempunyai rasa tanggung jawab moral 5. Sabar tapi tegas dalam menghadapi permasalahan 6. Memiliki integritas, artinya bertindak jujur dan benar 7. Manners, artinya tidak egois, disiplin dan tidak kasar. Cirri-ciri etika pelayanan perbankan yang prima adalah : 1. Memiliki personil yang professional dan bermoral 2. Memiliki sarana dan prasarana yang meyakinkan 3. Responsive (tanggap) 4. Komunikatif 5. Memiliki perilaku dan penampilan simpatik 6. Memiliki penampilan dan bicara yang meyakinkan. B. Konsep Pelayanan Prima Ada enam factor dalam pelayanan prima, yaitu Ability (kemampuan), attitude (sikap), appearance (penampilan), attention (perhatian), action (tindakan), dan accountability (pertanggung jawaban). Untuk dapat memberikan pelayanan prima dan menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan maka yang menjadi kunci keberhasilannya adalah orang (human), karena pelayanan dan menjalin hubungan dengan pelanggan merupakan interaksi antara pegawai/pekerja perusahaan dengan masyarakat diluar perusahaan yang disebut pelanggan. Perlu ditetapkan konsep diri dalam member pelayanan dan menjalin hubungan dengan pelanggan berupa : 1. Sikap mental positif Sikap mental ini merupakan landasan dalam melaksanakan interaksi dengan pelanggan. Ada tujuh perwujudan dari sikap mental positif, yaitu keinginan untuk maju, belajar dari orang lain, terbuka dan menerima ide-ide baru, kritis, aktif bertanya dan diskusi, partisipasi dalam kegiatan, komitmen mau mencoba sampai sukses, dan cermat mencatat hal-hal penting.

6 2. Orientasi kepuasan pelanggan dan mengenal pelanggan Pencapaian kepuasan pelanggan hanya dapat dicapai dengan adanya sinergi dalam perusahaan yang pada akhirnya pegawai dapat memberikan kepuasan yang berkesinambungan kepada pelanggan yang akan memberikan keuntungan jangka panjang kepada stake holder dan selanjutnya pemilik perusahaan dapat meningkatkan kesejahteraan pegawainya. 3. Penghayatan terhadap waktu Sebagai pegawai perusahaan terkadang belum terdapat persepsi yang sama diantara para petugas mengenai waktu, sehingga tidak jarang kita bahwa terdapat pegawai yang masih menganggap remeh kepada pelanggan, seolah-olah tidak menghargai waktu yang telah dikorbankan. Untuk itu perlu adanya persepsi yang sama terhadap waktu dalam kaitannya dalam pelayanan. Kunci kebehasilan pelayanan adalah bagaimana kita dapat membagi waktu-waktu tersebut bersama dengan pelanggan dan menempatkan waktu tersebut sesuai dengan proporsinya masing-masing sehingga dapat memuaskan pelanggan. C. Prinsip Pokok Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian Pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian (attention) mencakup tiga prinsip pokok, yaitu: 1. Mendengarkan dan memahami secara sungguh-sungguh kebutuhan para kolega dan pelanggan. 2. Mengamati dan menghargai perilaku para kolega dan pelanggan 3. Mencurahkan perhatian penuh kepada para kolega dan pelanggan. Agar memperoleh gambaran yang lebih jelas, ketiga hal tersebut akan diuraikan sebagai berikut. 1. Mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan Pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian dapat diterapkan dengan cara mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan. Cara-cara yang efektif dalam mendengarkan dan memahami kebutuhan pelanggan dapat dilakukan seperti berikut ini. 1. Melakukan pendekatan kepada pelanggan dengan sikap yang empati 2. Menghindari sikap mencari-cari alasan 3. Tidak memberikan interpretasi atau penafsiran yang keliru tentang pelanggan 4. Berusaha dengan penuh perhatian untuk mendengarkan permintaan dan kebutuhan pelanggan 5. Mencatat semua kebutuhan pelanggan agar tidak lupa 6. Menanyakan kembali kebutuhan pelanggan jika lupa atau kurang jelas. 7. Memberikan penjelasan dengan sejujur-jujurnya tentang kondisi kualitas dan harga barang yang akan dibeli oleh pelanggan 2. Mengamati perilaku pelanggan Perilaku pelanggan adalah tindakan, proses dan hubungan sosial yang dilakukan oleh seseorang, kelompok, dan organisasi dalam mendapatkan dan menggunakan suatu produk atau lainnya sebagai suatu akibat dari pengalamannya dengan produk, pelayanan, dan sumber lainnya.

7 Berdasarkan hasil penelitian Ernest Kretschmer, perilaku pelanggan sangat dipengaruhi oleh bentuk tubuhnya. Ia mengelompokkan perilaku pelanggan kedalam tiga tipe kepribadian, yaitu tipe piknis, tipe leptosom, dan tipe atletis. Ciri-ciri dan karakter ketiga tipe pelanggan tersebut adalah sebagai berikut. Pelanggan tipe piknis Bentuk tubuh pelanggan tipe piknis antara lain bentuk badan bulat, agak pendek, dan muka atau wajahnya bulat lebar. Pelanggan tipe ini pada umumnya bersifat ramah, suka berbicara, tenang dan suka humor. Dalam menghadapi pelanggan tipe piknis ini, seorang penjual hendaknya memperhatikan suasana hatinya dan melayani bercakap-cakap jika pelanggan menghendakinya, serta menghindari perdebatan atau tidak bersikap konfrontasi. Pelanggan tipe leptosom. Bentuk tubuh pelanggan tipe leptosom, diantaranya agak kecil dan lemah, bahu tampak kecil, leher dan anggota badan kurus dan panjang. Pelanggan tipe leptosom umumnya bersifat sombong, sok intelek, dan sok idealis. Dalam menghadapi pelanggan tipe leptosom, seorang pelayan atau penjual hendaknya menghormati pelanggan seperti layaknya seorang raja yang harus selalu dilayani, bersikap sabar, perhatian, penuh hormat, bijaksana, dan menuruti perintahnya. Pelanggan tipe atletis Bentuk tubuh pelanggan tipe atletis, diantaranya badannya kokoh, pundak tampak lebar, dan pinggul berisi, anggota badannya cukup panjang, berotot dan lebar, muka atau wajahnya bulat lonjong. Pelanggan tipe atletis ini umumnya mempunyai karakter, seperti banyak gerak, berpenampilan tenang, jarang humor, dan tidak cepat percaya pada orang lain. Dalam menhadapi pelanggan tipe atletis, pelayan atau penjual hendaknya menghindari perdebatan yang tidak bermanfaat, memberikan kesan seolah-olah pelanggan adalah orang yang baik dan cerdas, serta menghindari sikap terburu-buru, dan harus bersabar dalam melayaninya. Selain tiga tipe pelanggan tersebut, pelanggan dapat pula dikelompokkan sebagai berikut. 1. Pelanggan pria 2. Pelanggan wanita 3. Pelanggan remaja 4. Pelanggan lanjut usia 5. Pelanggan pendiam 6. Pelanggan yang suka berbicara 7. Pelanggan yang guigup 8. Pelanggan yang ragu-ragu 9. Pelanggan pembantah 10.Pelanggan yang sadar 11.Pelanggan yang curiga

8 12.Pelanggan yang angkuh Dari bermacam-macam tipe dan golongan pelanggan seperti tersebut di atas, kita dapat mengetahui bahwa tidak semua pelanggan bersikap baik dan bersahabat. Itulah sebabnya mengamati pelanggan sangatlah penting, karena hal itu merupakan syarat mutlak yang harus dilakukan dalam melaksanakan pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian. Penerapan pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian merupakan konsep yang sesuai dengan hukum tentang pelanggan, yaitu the costumer is always right artinya pelanggan selalu menganggap dirinya paling benar. 3. Mencurahkan perhatian kepada pelanggan Pelayanan prima berdasarkan konsep perhatian (attentioan) dapat dilakukan dengan cara mencurahkan perhatian penuh kepada perilaku pelanggan. Dalam hal ini terdapat tujuh prinsip dalam mewujudkan perhatian kepada pelanggan, yaitu sebagai berikut. 1. Menetapkan visi, komitmen, dan suasana 2. Mensejajarkan dengan pelanggan 3. Mengidentifikasi dan mengatasi permasalahan pelanggan 4. Memanfaatkan informasi dari pelanggan 5. Mendekati pelanggan 6. Memberdayakan karyawan 7. Penyempurnaan produk dan proses secara terus menerus Pada dasarnya seorang pelanggan akan merasa senag jika harapan dan kebutuhannya diperhatikan. Oleh karenanya penjual atau perusahaan dalam mencurahkan perhatian terhadap pelanggan dapat dilakukan dengan cara berfokus pada pelanggan dan harus memperhatikan ketujuh prinsip tersebut diatas. BAB III PENUTUP A. KESIMPULAN pelayanan prima merupakan terjemahan dari istilah excellent service yang secara harfiah berarti pelayanan yang sangat baik atau pelayanan yang terbaik. Pelayanan pelanggan adalah rangkaian kegiatan sikap dan perilaku petugas bank dalam menerima kehadiran atau berkomunikasi dengan pelanggan secara langsung maupun tidak langsung. Prinsip Pokok Pelayanan Prima Berdasarkan Konsep Perhatian ada 3 yaitu :

9 1. Mendengarkan dan memahami secara sungguh-sungguh kebutuhan para kolega dan pelanggan. 2. Mengamati dan menghargai perilaku para kolega dan pelanggan 3. Mencurahkan perhatian penuh kepada para kolega dan pelanggan. DAFTAR PUSTAKA