Manual Mutu PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN RUMAH SAKIT PROGRAM PASCASARJANA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010

Transkripsi

1 Manual Mutu PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN RUMAH SAKIT PROGRAM PASCASARJANA FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2010

2 Manual Mutu Program Studi Magister Manajemen Rumah Sakit Program Pascasarjana Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Status Revisi : Draft 1/23 Desember 2010 Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu PS MMRS FKUB ttd Disetujui oleh dr. Viera Wardhani, MKes : Ketua Program Studi MMRS FKUB ttd Prof. Dr.dr. Achmad Rudijanto, SpPD

3 Bagian 1: PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup Manual mutu merupakan dokumen mutu level 1 yang mendeskripsikan sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh Program studi (PS) Magister Manajemen Rumah Sakit (MMRS) Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya (FKUB). Sistem manajemen mutu yang dimaksud merupakan sistem yang dikembangkan untuk memastikan keseluruhan input, proses, output, dan outcome proses pelayanan program studi (Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) mampu memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Oleh karena itu dokumen Manual Mutu ini menjadi acuan penyelenggaraan keseluruhan proses pelayanan di program studi yang selanjutnya diterjemahkan lebih detil kedalam prosedur, petunjuk teknis, dan form baku. Sistem manajemen mutu yang dikembangkan oleh PS MMRS FKUB mengacu pada standar manajemen mutu ISO 9001:2008, panduan aplikasi manajemen mutu ISO 9001:2000 pada program pendidikan (IWA2:2007) dengan memperhatikan standar mutu penyelenggaraan program magister BAN PT Tujuan Manual Mutu Tujuan penyusunan dokumen manual mutu ini adalah untuk mendeskripsikan sistem manajemen mutu program studi. Oleh karena itu manual mutu ini merupakan acuan informasi dan standar penyelenggaraan pelayanan program studi dalam mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk mencapai misi, visi yang sesuai dengan yang disepakati. Disamping itu manual mutu juga berfungsi untuk menggambarkan hubungan dan keterkaitan antara semua kebijakan dan prosedur penyelenggaraan pelayanan yang menjamin sinergi untuk mencapai misi dan visi organisasi. Sistem manajemen mutu program studi sangat bergantung pada pendekatan sistematis penyelenggaraan pelayanan yang ditujukan untuk memastikan bahwa harapan pelanggan telah dipahami dan terpenuhi. Pengelola PS MMRS FKUB sangat menyadari bahwa komitmen pada prinsip manajemen mutu di semua level organisasi dan perbaikan sistem mutu yang telah berjalan hanya dapat dikembangkan berdasarkan umpan balik dari mahasiswa sebagai pelanggan utama, rumah sakit dan manajer rumah sakit sebagai pelanggan tidak langsung dan pengguna lulusan, institusi penyelenggara akreditasi program pendidikan dan persepsi semua stakeholder lain. Halaman 1 dari 25 halaman

4 Bagian 2: LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU Penyelenggaraan pelayanan PS MMRS FKUB merupakan bagian dari penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi di Indonesia serta dalam lingkup Universitas Brawijaya dan Fakultas Kedokteran. Oleh karena itu dalam mengembangkan manual mutu PS MMRS mengacu pada kebijakan penyelenggaraan pendidikan internasional, nasional, universitas dan fakultas sebagai berikut; 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. 2. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, Persyaratan SMM ISO 9001: Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2: Standar mutu world class university (WCU QS Asia) Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. 10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran. Halaman 2 dari 25 halaman

5 Bagian 3: ISTILAH DAN DEFINISI Manual Mutu Draft Halaman 3 dari 25 halaman

6 Bagian 4: SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Gambaran Program Studi MMRS Manual Mutu Draft Program studi MMRS FKUB pertama kali diselenggarakan sebagai minat dalam program studi Magister Manajemen di Fakultas Ekonomi pada tahun Selanjutnya tim pengelola mempersiapkan pengembangan program studi melalui proses studi kelayakan pada calon mahasiswa dan pengguna lulusan serta mempersiapkan dokumentasi pengajuan program studi. Sesuai dengan SK Rektor nomor program minat manajemen rumah sakit selanjutnya dikelola oleh Fakultas Kedokteran. Secara resmi penyelenggaraan pendidikan Magister Manajemen Rumah Sakit dengan gelar MMRS ditetapkan pada tahun 2009 dengan SK Mendiknas 4.2. Misi, Visi dan Sasaran Strategis Program Magister Manajemen Rumah Sakit Misi, visi awal yang dituliskan berikut merupakan misi dan visi yang ditetapkan bersamaan dengan pendirian program studi yang dikembangkan berdasarkan studi kelayakan pengembangan program studi. Visi Misi Pencapaian misi dan visi awal tersebut telah diterjemahkan dalam Program kerja MMRS yang ditetapkan bersama dengan Raker Fakultas pada Desember Sejalan dengan perkembangan organisasi, masukan dari stakeholder dan perkembangan lingkungan eksternal dipandang perlu melakukan revisi Misi dan Visi organisasi sebagai berikut (draft 1): Misi Misi dari PS MMRS FKUB adalah melayani mahasiswa dan masyarakat pengguna jasa pelayanan kesehatan dengan memenuhi kebutuhan ilmu dan keahlian dalam bidang manajemen rumah sakit di Indonesia terutama pada wilayah Indonesia Timur?. Program studi MMRS FKUB bukan sekedar menjadi penyelenggara layanan pendidikan tinggi tetapi mempunyai komitmen untuk memberikan kontribusi bermakna dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat secara menyeluruh. Misi tersebut dicapai melalui kualitas tertinggi dan peningkatan berkelanjutan dalam desain dan penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi setara magister, pelatihan, penelitian dan program pengabdian masyarakat. Secara spesifik MMRS memberikan penekanan program pelayanan dalam: 1. Pendidikan tinggi setara magister yang menekankan pencapaian keahlian dalam manajemen rumah sakit 2. Pendidikan profesional berkelanjutan bagi manajer rumah sakit dalam bentuk: short course, training, dan in-hospital training dan re-training Halaman 4 dari 25 halaman

7 3. Konsultasi dan pendampingan berkelanjutan bagi manajemen rumah sakit sesuai dengan jenis dan level kebutuhan 4. Penelitian yang berkesinambungan dan terprogram sesuai dengan kebutuhan pengguna dan perkembangan keilmuan 5. Pengembangan model aplikasi teknologi manajemen rumah sakit untuk menyelesaikan permasalahan di masyarakat Visi MMRS FKUB akan menjadi role model baru program pendidikan magister manajemen rumah sakit di Indonesia dan Asia yang mengedepankan pengembangan keahlian, aplikasi pengetahuan dalam praktek manajemen rumah sakit dengan memberikan keunggulan dalam setiap bentuk pelayanannya 2.3. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Program Magister Manajemen Rumah Sakit Komponen sistem manajemen mutu PS MMRS FKUB mengacu pada ISO 9001:2008 dan aplikasinya pada pelayanan pendidikan IWA2:2007 juga sistem penjaminan mutu internal Universitas dan Fakultas. Komponen yang dikembangkan harus mampu mengakomodasi misi dan visi program studi serta keseluruhan proses pelayanannya. Secara skematis komponen sistem manajemen mutu disajikan pada gambar 1. Halaman 5 dari 25 halaman

8 Skema tersebut menekankan bahwa sistem manajemen mutu MMRS mempunyai fokus pada pelanggan yang didukung dengan proses manajemen dan sistem pendukung yang adekuat dan terkendali. Keluaran yang diharapkan tidak terbatas pada kepuasan pelanggan (pembelajar) tetapi juga kualitas pengguna (pelayanan rumah sakit) yang selanjutnya berdampak pada kualitas hidup manusia (pengguna jasa layanan kesehatan). Sistem manajemen mutu MMRS membutuhkan komitmen manajemen yang memastikan bahwa setiap bentuk program layanan dikembangkan berdasarkan kebutuhan pembelajar dan manajemen rumah sakit. Berdasarkan desain layanan yang adekuat, program studi juga harus menjamin ketersediaan sumberdaya dan lingkungan yang adekuat pula sebagai prasyarat terselenggaranya pelayanan melalui pengendalian prosedur pengadaan dan rekruitmen, pemeliharaan yang bersifat proaktif dan pengembangan sumberdaya manusia yang terprogram. Proses pemberian pelayanan juga dikendalikan melalui standar dan prosedur pelayanan. Upaya peningkatan berkelanjutan dilakukan melalui proses monitoring dan evaluasi berkelanjutan dengan menetapkan indikator disetiap tahapan program dan pelayanan sehingga mampu mengidentifikasi secara dini setiap bentuk penyimpangan dari standar sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi dan perbaikan. Sistem monitoring dan evaluasi juga dikembangkan untuk menemukan peluang peningkatan mutu secara berkelanjutan. Output yang diamati secara langsung adalah prestasi dan kinerja akademik pembelajar serta kepuasan pembelajar. Dampak diamati melalui kinerja mutu pelayanan organisasi tempat pembelajar bekerja serta dampak makro pada kepuasan pelanggan rumah sakit dan kualitas hidup masyarakat Sistem Pengendalian Dokumen Dokumen yang dimaksudkan dalam sistem manajemen mutu meliputi dokumen mutu (manual mutu, prosedur operasional standar, petunjuk teknis, dan form), kebijakan manajemen internal maupun eksternal (fakultas dan universitas). Disamping itu proses pendidikan juga menghasilan dokumen legal dari pembelajar dan hasil belajar yang harus dikelola, demikian juga dokumen sumber belajar (textbook dan jurnal). Program studi mengembangkan suatu sistem pengendalian dokumen yang dituangkan dalam prosedur operasional standar pengendalian dokumen (Dokumen: ). Prosedur pengendalian dokumen ditujukan untuk memastikan: Adanya proses editing, review berkala dan persetujuan setiap bentuk dokumen internal serta pencatatan tentang status pengembangan dan revisinya. Manajemen berkomitmen setiap bentuk dokumen harus melalui proses review paling lambat dalam jangka waktu dua tahun sejak diterbitkan atau sesuai hasil audit dan umpan balik. Setiap bentuk dokumen kebijakan eksternal (Fakultas dan Universitas) didokumentasikan, ditindaklanjuti dan didiseminasikan sesuai dengan sasaran dan kebutuhan. Setiap bentuk dokumen diketahui dan dapat diakses oleh semua yang memiliki kepentingan terhadap dokumen tersebut. Halaman 6 dari 25 halaman

9 Dilakukan updating setiap bentuk sumber belajar mahasiswa minimal setiap dua tahun sekali untuk textbook dan setiap terbitan untuk jurnal. Informasi ketersediaan dan kekinian sumber belajar harus disosialisasikan dan mudah diakses oleh semua pembelajar. Setiap bentuk dokumen legal pembelajar terdokumentasi rapi dengan backup yang adekuat serta tetap up to date. Program studi MMRS FKUB mengembangkan sistem dokumentasi mutu yang mengacu pada sistem dokumentasi ISO yang telah diadaptasi pada tingkat universitas dan fakultas. Secara ringkas struktur dan jenis dokumen mutu menganut hirarki dokumen kerucut terbalik disajikan pada tabel 1. Struktur hirarki yang diterapkan menganut arti hubungan dan urutan antar dokumen. Prosedur merupakan penerjemahan langsung dari manual mutu sehingga berada satu level dibawah manual mutu. Petunjuk teknis menjelaskan lebih detail peran masing-masing fungsi yang diuraikan dalam prosedur. Tabel 1. Struktur Dokumen Mutu Magister Manajemen Rumah Sakit Level Dokumen Nama Dokumen Nomor Dokumen 0 Kebijakan SK Pendirian Program Studi Pernyataan Misi dan Visi Rencana Strategis Organisasi Pedoman Akademik I Manual Mutu II Alur dan Prosedur III Petunjuk Teknis IV Form Isian V Dokumen Pendukung Sistem Pengendalian Rekaman Tercatat dan Audit Rekaman tercatat yang dimaksudkan dalam dokumentasi mutu adalah semua rekam jejak pelaksanaan sistem manajemen mutu dan indikator keterlaksanaan (ketercapaiannya) disetiap tahapan. Termasuk didalam rekaman tercatat tersebut adalah dokumen legal evaluasi kinerja mahasiswa. Program studi MMRS mengembangkan Sie Pengendali Data dan Informasi yang bertanggungjawab untuk memastikan semua rekaman tercatat dan didokumentasikan secara sistematis, up to date, terkendali dan mudah diakses bagi semua pemangku kepentingan. Mekanisme ini dimaksudkan untuk dapat memberikan informasi berbasis bukti bagi manajemen tentang ketercapaian standar dan sistem manajemen mutu serta mengidentifikasi peluang perbaikan secara berkelanjutan. Rekaman tercatat dapat dalam bentuk hard copy maupun softcopy. Secara bertahap PS MMRS mengembangkan sistem networking office work dan data sehingga diharapkan semua data memiliki versi soft copy dan mudah diakses sesuai dengan tingkat kepentingan dan hak akses masing-masing. Halaman 7 dari 25 halaman

10 Prosedur pengendalian rekaman tercatat dituangkan dalam prosedur tersendiri ( ) untuk memastikan data yang terekam minimal meliputi: 1. Biodata mahasiswa, dosen dan tenaga administrasi 2. Kriteria input mahasiswa dan proses seleksi penerimaan mahasiswa 3. Rekam jejak waktu dan hasil evaluasi mahasiswa (pembelajar) disetiap tahapan pendidikan 4. Kriteria input, proses penerimaan, pembinaan dan kinerja dosen 5. Data keterlaksanaan semua prosedur pelayanan sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan dimasing-masing prosedur, petunjuk teknis dan form isian baku 6. Sumber belajar 7. Proses monitoring dan evaluasi program kerja serta sistem manajemen mutu 8. Dokumentasi proses, hasil penelitian dan publikasi Halaman 8 dari 25 halaman

11 Bagian 5: TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen Ketua dan Sekretaris PS MMRS FKUB menunjukkan komitmen yang jelas dan terukur terhadap pengembangan, penerapan serta monitoring dan evaluasi dari sistem manajemen mutu program studi. Komitmen tersebut diwujudkan melalui penetapan kebijakan mutu yang mencerminkan orientasi pada pembelajar (pelanggan) serta hasil yang tidak terbatas pada output tetapi dampak pada masyarakat melalui peningkatan mutu berkelanjutan dalam setiap bentuk pelayanan. Manajemen juga memastikan bahwa kebijakan mutu tersebut dipahami, dilaksanakan dan terpelihara dalam proses kerja harian melalui pendistribusian secara luas pernyataan kebijakan mutu organisasi serta melalui evaluasi periodik dalam proses manajemen organisasi untuk menjamin pencapaian tujuan mutu. Disamping itu manajemen juga berkewajiban untuk menerjemahkan tujuan dan sasaran mutu di masing-masing bagian dan individu yang direview secara berkala. Sistem penghargaan dalam organisasi harus mempertimbangkan pencapaian kinerja mutu organisasi, bagian dan individu. Komitmen setiap level manajemen dan individu di MMRS ditunjukkan melalui kesediaan setiap individu memberikan upaya terbaik dalam setiap bentuk pelayanan untuk memastikan tercapainya tujuan program dan kepuasan pelanggan tanpa terkecuali. Komitmen tersebut juga ditunjukkan dalam partisipasi aktif setiap unit dan individu dalam proses audit internal dan sikap pro aktif dalam peningkatan mutu berkelanjutan Fokus pada Pelanggan Pimpinan PS MMRS memastikan bahwa penyelenggaraan pelayanan program studi mulai dari desain hingga monitoring dan evaluasi dikembangkan berdasarkan kebutuhan pelanggan baik pembelajar maupun organisasi pelayanan kesehatan sebagai pengguna langsung. Kebutuhan pelanggan tersebut dipastikan secara jelas dalam desain dan perumusan kurikulum program studi. Keberhasilan program studi hanya dapat diukur dari keberhasilan pembelajar mengaplikasikan pengetahuan dan keahliannya dalam menyelesaikan permasalahan manajemen rumah sakit. Dalam proses pelayanan pendidikan fokus terhadap pelanggan diwujudkan melalui aktifitas berikut: Pengukuran kepuasan pembelajar, dosen pengajar, staf administrasi dan pengguna selalu diukur secara berkelanjutan untuk memastikan terpeliharanya kepuasan semua pelanggan internal dan eksternal melalui evaluasi proses belajar mengajar dan tracer study Keluhan dan saran pembelajar, dosen dan rumah sakit pengguna juga diidentifikasi dan dimonitor untuk mengidentifikasi peluang peningkatan mutu berkelanjutan dengan metode evaluasi proses belajar mengajar dan tracer study Halaman 9 dari 25 halaman

12 Organisasi juga membangun interaksi sosial yang adekuat antara dosen, mahasiswa dan administrasi untuk memastikan identifikasi dan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang bersifat unik. Kedekatan tersebut juga dibangun melalui milis, jejaring dan informasi yang mudah diakses bagi mahasiswa, alumni dan calon mahasiswa melalui website interaktif kami Kebijakan Mutu Setiap orang dalam organisasi ini bekerja untuk memberikan upaya terbaik menciptakan keunggulan melalui peningkatan mutu berkelanjutan dalam setiap bentuk pelayanan memenuhi kepuasan pelanggan lebih dari yang mereka harapkan Kebijakan mutu tersebut menunjukkan komitmen dan fokus organisasi tentang apa yang menjadi tujuan terpenting setiap orang dalam organisasi yaitu harapan dan kepuasan pembelajar dan pengguna sebagai pelanggan. Lebih lanjut organisasi menekankan bukan hanya sekedar memenuhi kepuasan tetapi kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan harapan yang terbaik dalam pelanggan bukan sekedar keinginan yang belum tentu tepat bagi pelanggan. Identifikasi kebutuhan yang tepat merupakan ciri dari pelayanan pendidikan yang membedakan dengan pelayanan jasa lainnya. Hal ini juga selaras dengan misi organisasi yang menekankan tujuan dasar bukan sekedar pada penyelenggaraan pendidikan tetapi kontribusi terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat (bagian 1.2). Manajemen memastikan kebijakan mutu ini dipahami dan dilaksanakan oleh setiap unit dan individu melalui berbagai bentuk kebijakan manajemen pengembangan sumber daya manusia termasuk diantaranya pendidikan, pelatihan dan sistem penilaian kinerja dan penghargaan (bagian 6.2.2) Perencanaan Sistem Mutu Sasaran Mutu Tujuan mutu secara umum adalah untuk mencapai kebijakan mutu organisasi serta memenuhi standar mutu pendidikan (BAN PT) yang telah diterjemahkan menjadi standar mutu program studi, dan standar manajemen mutu pendidikan yang mengacu pada ISO 9001:2008, IWA Secara spesifik tujuan yang ingin dicapai adalah terpenuhinya standar akreditasi program studi minimal B, terpenuhinya tingkat kepatuhan sistem manajemen mutu. Program studi MMRS juga menjadi bagian dari komitmen universitas untuk menuju World Class University. Sejalan dengan upaya tersebut PS MMRS juga menerjemahkan misi dan visi organisasi menjadi tujuan, ukuran ketercapaian tujuan, inisiatif mencapai tujuan dan target disetiap inisiatif sesuai tujuan dalam Halaman 10 dari 25 halaman

13 bentuk dokumen Scorecard MMRS. Scorecard tersebut selanjutnya diterjemahkan menjadi scorecard unit dan individu yang dituangkan dalam dokumen Scorecard unit dan individu. Pelaksanaan inisiatif dan pencapaian target dituangkan dalam MMRS Scorecard Board yang dapat dilihat dan dievaluasi oleh semua staf sebagai bentuk komunikasi dan penghargaan Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Proses perencanaan sistem manajemen mutu meliputi penetapan kebijakan mutu (bagian 3.3) dan sasaran mutu (5.4.1) yang dituangkan dalam manual mutu ini diikuti dengan penetapan prosedur terkait serta penyediaan sumberdaya yang adekuat (bagian 6.1.) untuk menjamin efektifitas sistem manajemen mutu. Oleh karena itu Manual Mutu ini menggambarkan keseluruhan perencanaan organisasi untuk mengembangkan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan suatu sistem manajemen mutu yang efektif. Proses review oleh manajemen (bagian 5.6) dan audit internal dilakukan untuk memastikan bahwa integritas sistem manajemen mutu organisasi tetap terpelihara ketika terjadi perubahan signifikan. Unit Jaminan Mutu bersama dengan Sekretaris Program Studi juga bertanggungjawab untuk mengembangkan dokumen perencanaan mutu untuk setiap bentuk program atau proyek yagn relevan dengan pelayanan organisasi Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi Tanggung jawab dan Wewenang Organisasi menetapkan secara jelas tanggung jawab setiap bagian organisasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing dalam melaksanakan sistem manajemen mutu organisasi yang dituangkan dalam struktur organisasi dan job deskripsi. Secara ringkas tanggung jawab masing-masing pemegang otoritas dalam penerapan sistem manajemen mutu yang efektif adalah sebagai berikut Ketua Program Studi dan atau Sekretaris Program Studi bertanggung jawab dalam menetapkan garis kebijakan mutu yang dituangkan dalam manual mutu serta mengelola pelaksanaan sistem manajemen mutu. Secara berkala pimpinan program studi bertanggungjawab untuk menyelenggarakan review penerapan sistem manajemen mutu berdasarkan kajian dari unit jaminan mutu. Unit Jaminan Mutu bertanggung jawab dalam mengembangkan dan mendokumentasi setiap bentuk dokumen sistem manajemen mutu, monitoring dan evaluasi penerapan sistem manajemen mutu serta melakukan kajian dokumen mutu dan standar. Unit juga bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan perkembangan pencapaian standar mutu yang disepakati bersama. Manajemen bidang atau seksi bertanggungjawab untuk memastikan pencapaian kinerja standar mutu di masing-masing bagian dengan mengidentifikasi peluang perbaikan dan merancang tindakan koreksi yang disepakati bersama Setiap pegawai: setiap orang dalam organisasi bertanggungjawab untuk mencapai target kinerja mutu individu sesuai dengan sasaran, indikator, inisiatif dan target yang tetlah disepakati. Setiap individu diberdayakan untuk mampu menemu kenali setiap potensi ketidaksesuaian Halaman 11 dari 25 halaman

14 proses organisasi dalam fungsi masing-masing dan melaporkannya dalam proses audit internal. Setiap orang juga terlibat merencanakan dan melakukan tindakan koreksi dan peningkatan pro aktif sesuai wewenang masing-masing. Secara detail deskripsi dan kontribusi masing jabatan dan orang untuk melaksanakan sistem manajemen mutu diuraikan pada berbagai dokumen yang relevan baik itu prosedur operasional standar pelayanan, alur kerja, job deskripsi, instruksi kerja Perwakilan Manajemen Perwakilan manajemen bertindaka mewakili organisasi dalam proses sertifikasi atau audit. Sesuai dengan manual mutu universitas Sekretaris program studi bertindak sebagai perwakilan manajemen. Sekretaris program studi mempunyai wewenang dan tanggungjawab untuk memonitor, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu. Untuk menjalankan fungsi dan tanggungjawabnya dalam pengelolaan sistem manajemen mutu, Sekretaris program studi dibantu UJM terutama dalam dokumentasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan sistem manajemen mutu. Pelaporan dilakukan sesuai dengan mekanisme tinjauan manajemen yang diuraikan pada bagian Komunikasi Internal Manajemen program studi mempunyai tanggungjawab untuk memastikan satu sistem komunikasi internal yang menjamin terlaksananya sistem manajemen mutu yang efektif oleh semua komponen organisasi dalam setiap langkah dan program organisasi. Sistem komunikasi internal yang dirancang PS MMRS FKUB adalah sebagai berikut: Unit Jaminan Mutu secara berkala melakukan review pencapaian kinerja standar mutu di masing-masing bagian dan menyampaikan hasil review melalui forum komunikasi mutu bulanan Manajemen harian PS MMRS melakukan review kinerja program setiap minggu dan bulan. Unit Jaminan Mutu mempunyai tanggungjawab untuk mendokumentasikan dan memantau keterlaksanaan setiap tindak lanjut permasalahan yang diidentifikasi 5.6. Tinjauan Manajemen Umum Ketua dan atau Sekretaris Program Studi MMRS melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem manajemen mutu minimal satu tahun sekali bersama dengan Unit Jaminan Mutu. Proses review atau tinjauan manajemen dilakukan untuk memantau pencapaian kinerja sistem manajemen mutu dan mengidentifikasi peluang untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Penilaian kepatuhan terhadap standar dilakukan terutama melalui audit internal mutu organisasi (bagian 8.5). Tinjauan terhadap pencapaian kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap rencana strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan pentahapan target yang disepakati bersama. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah rencana tindak lanjut manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan memastikan sumberdaya yang adekuat untuk upaya tersebut. Halaman 12 dari 25 halaman

15 Unsur Masukan dalam Tinjauan Manajemen dalam pengembangan Luaran Tinjauan Manajemen dalam pengembangan Halaman 13 dari 25 halaman

16 Bagian 6: PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Penyediaan Sumber Daya Manajemen bertanggungjawab untuk memastikan ketersediaan sumber daya pembelajaran (tidak termasuk infrastruktur) sesuai dengan standar mutu pendidikan yang disepakati untuk memastikan efektifitas penyelenggaraan sistem manajemen mutu. Sumber daya proses pembelajaran tersebut minimal harus meliputi materi belajar, sumber belajar dan alat serta tekhnologi yang mendukung proses pembelajaran sesuai dengan metode yang disepakati. Program studi memastikan adanya mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya melalui masukan dari pelaksana dan pembelajar, melakukan perencanaan yang adekuat serta penyediaan tepat waktu sesuai kebutuhan Sumber Daya Manusia Umum Program studi meyakini bahwa setiap staf dosen dan administrasi merupakan sumber daya utama yang tak ternilai sehingga manajemen memberikan upaya terbaik untuk memastikan setiap orang dalam organisasi mampu mencapai potensi optimum masing-masing sesuai melalui program pendidikan dan pelatihan berkelanjutan. Manajemen juga memastikan setiap upaya untuk terpenuhinya kesejahteraan karyawan dan keluarga Kompetensi, Pelatihan dan Awareness Kompetensi yang diharapkan bagi setiap posisi sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing dalam melaksanakan pelayanan yang bermutu ditetapkan oleh Program Studi dengan memperhatikan kebijakan nasional, universitas dan fakultas. Manajemen juga menetapkan kualifikasi kompetensi berdasarkan latar belakang pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman kerja yang dipersyaratkan. Sekretaris Program Studi mempunyai tanggungjawab penuh untuk merancang dan melaksanakan program pengembangan sumberdaya manusia sesuai dengan kebutuhan organisasi. Kebutuhan akan pendidikan dan pelatihan diidentifikasi melalui beberapa aktifitas berikut: Manajemen mengidentifikasi setiap kebutuhan kompetensi atau posisi baru berdasarkan hasil rapat rutin evaluasi dan review manajemen setiap semester. Kebutuhan baru tersebut selanjutnya diterjemahkan menjadi suatu job deskripsi spesifik yang perlu dipenuhi melalui rekruitmen staf baru, perubahan penempatan/promosi, atau perjanjian kontrak dengan rekanan (outsourcing). Sekretaris Program Studi dan atau Duty Manager (Kepala Kantor) dengan input dari semua staf melakukan penilaian terhadap kesesuaian kualifikasi pelamar dengan kompetensi yang dibutuhkan berdasarkan dokumen, wawancara dan tes lain yang ditetapkan. Bila dipandang perlu manajemen membantu satf dalam memenuhi kualifikasinya melalui pelatihan dan pendidikan termasuk on the job training. Halaman 14 dari 25 halaman

17 Sekretaris program studi memantau kinerja staf dan keterlaksanaan job deskripsi yang telah ditetapkan. Berdasarkan kebutuhan pendidikan, pelatihan dan awareness yang diidentifikasi melalui aktifitas terbut manajemen menetapkan program pelatihan, pendidikan dan awareness yang selanjutnya diprogramkan dalam program kerja tahunan Program Studi. Penyelenggaraan program ini dilakukan bekerjasama dengan universitas, fakultas atau pihak lain yang dipandang kompeten. Evaluasi efektifitas program pengembangan dipantau melalui perkembangan kinerja staf. Manajemen berkewajiban memastikan bahwa setiap staf memahami kebutuhan setiap pelanggan yang relevan dan penting sesuai pelayanan masing-masing dan bagaimana setiap staf dapat memberikan kontribusi terbaik untuk mencapai kebijakan mutu Program Studi. Proses ini dilaksanakan melalui customer awareness training, review kinerja staf, pelibatan staf dalam proses audit internal dan peningkatan berkelanjutan. Program studi berkewajiban untuk merekam setiap catatan pencapaian pendidikan, pelatihan dan kualifikasi setiap staf sebagai pertimbangan evaluasi kinerja secara pro-aktif. Secara spesifik kinerja staf dosen dipantau berdasarkan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi dan EWMP Sarana Prasarana Sarana dan prasarana pendidikan yang harus disediakan minimal raung kelas, perpustakaan, laboratorium manajemen yang secara bertahap akan dikembangkan, ruang bersama, ruang diskusi, dan akses internet yang adekuat. Fasilitas umum lain disediakan sebagai bagian dari sarana dan prasarana di Fakultas misalnya sarana transportasi dan parker, took buku, kafetaria dan fasilitas kesehatan. Standar yang digunakan dalam penyediaan sarana dan prasarana mengacu pada standar akreditasi program studi magister pada ptanar ke 6. Manajemen mempunyai komitmen untuk mengutamakan fungsi (ergonomi) desain sarana prasana dan estetika dengan tetap memperhatikan efisiensi pembiayaan. Proses pengadaan dilakukan dengan mengacu pada standar pengadaan instansi pemerintah. Disamping bangunan Program Studi juga memastikan tersedianya fasilitas pendukung proses belajar mengajar seperti alat presentasi (LCD, computer, pointer, sound system) yang disediakan dalam rasio yang ideal. Pasokan listrik dan air bersih juga menjadi fasilitas dasar yang harus dipenuhi. Manajemen harus memastikan tersedianya pasokan listrik dan air bersih sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan serta mempunyai sistem back-up yang adekuat ketika terjadi gangguan pasokan. Hal ini perlu dilakukan untuk menjamin terlaksananya proses belajar mengajar. Manajemen berkewajiban untuk melakukan proses pemeliharaan sarana dan prasarana yang bersifat pro-aktif. Artinya secara proaktif dilakukan pengecekan kondisi bangunan dan dilakukan upaya pemeliharaan periodic sebelum terjadi gangguan atau kerusakan pada sarana dan prasarana. Fungsi ini menjadi tanggung jawab dari pelaksana harian pemeliharaan fasilitas dibawah koordinasi bagian umum. Disamping fungsi faktor kebersihan dan keamanan juga harus menjadi perhatian. Pemeliharaan Halaman 15 dari 25 halaman