Analisis SWOT Metode Perencanaan Strategis Dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi Oleh Ir. Agus Hasbi Noor, M.M.Pd.

Transkripsi

1 Analisis SWOT Metode Perencanaan Strategis Dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi Oleh Ir. Agus Hasbi Noor, M.M.Pd. 1

2 Analisis SWOT Pengertian : Analisa SWOT (SWOT Analysis) adalah suatu metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi faktor-faktor yang menjadi kekuatan (Strengths), Kelemahan (Weaknesses), Peluang (Opportunities), dan Ancaman (Threats) yang mungkin terjadi dalam mencapai suatu tujuan. Analisis SWOT adalah instrument perencanaaan strategis yang klasik. Dengan menggunakan kerangka kerja kekuatan dan kelemahan dan faktor eksternal berupa kesempatan dan ancaman, instrument ini memberikan cara sederhana untuk memperkirakan cara terbaik untuk melaksanakan sebuah strategi. Instrumen ini menolong para perencana apa yang bias dicapai, dan hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan oleh mereka. (Daniel Start dan Ingie Hovland) 2

3 Sejarah : a. Penggunaan Analisis SWOT telah muncul sejak ribuan tahun yang lalu (dipakai dalam pertempuran). b. Metode SWOT secara sistematis pertama kali digunakan oleh Albert Humphrey yang melakukan penelitian di Stamford University pada tahun dengan analisa perusahaan yang bersumber dalam Fortune 500. Meskipun demikian, jika ditarik lebih ke belakang analisa ini telah ada sejak tahun 1920-an sebagai bagian dari Harvard Policy Model yang dikembangkan di Harvard Business School. c. Konsep dasar SWOT menurut Sun Tzu (1992) : apabila kita telah mengenal kekuatan dan kelemahan diri sendiri, dan mengetahui kekuatan dan kelemahan lawan, sudah dapat dipastikan bahwa kita akan dapat memenangkan pertempuran. 3

4 S (Strengths) W (Weaknesses) Faktor Internal Komponen Seringkali Tertukar O (Opportunities) T (Threats) Faktor External 4

5 S.W.O.T. Analysis Factors Internal to Organization Strengths Opportunities Weakness Threats Perencanaan Strategi dalam Peningkatan Kinerja Organisasi Factors External to Organization semua komponen harus ada keterkaitan (bagian yg diarsir)! 5

6 Hubungan Analisis SWOT Dengan Perencanaan Strategis 6

7 Sosial, ekonomi, politik, hukum, sains, teknologi, budaya Analisis Lingkungan Eksternal STRATEGI Perumusan Visi & Misi SWOT Perumusan Tujuan Korporat Unit Operasional Analisis Lingkungan Internal SASARAN Sumber daya Internal PKBM 7

8 Faktor Lingkungan dalam Analisis SWOT : 1. Beberapa metode penentuan faktor SWOT, secara umum terdapat keseragaman bahwa penentuan tersebut akan tergantung dari faktor lingkungan yang berada di luar institusi. 2. Faktor lingkungan eksternal mendapatkan prioritas lebih dalam penentuan strategi karena pada umumnya faktor-faktor ini berada di luar kendali institusi (exogen). 3. Faktor internal merupakan faktor-faktor yang lebih bisa dikendalikan. 8

9 Faktor Lingkungan dan Mekanisme terbentuknya Strategi Institusi berdasarkan Analisis SWOT Perubahan lingkungan eksternal Perubahan Karakteristik Institusi Perubahan Peluang dan Ancaman yang baru (eksternal) Formulasi, implementasi dan kontrol dari visi, misi, kebijakan, tujuan dan strategi organisasi Kekuatan dan Kelemahan (Internal) Munculnya Key Success Factor (KSF) Adanya Sumber Daya dan Skill yang diimiliki oleh Institusi 9

10 Kekuatan (Strengths) dan Kelemahan (Weaknesses) Kekuatan adalah faktor internal yang ada di dalam institusi yang bisa digunakan untuk menggerakkan institusi ke depan. Suatu kekuatan / strengths (distinctive competence) hanya akan menjadi competitive advantage bagi suatu institusi apabila kekuatan tersebut terkait dengan lingkungan sekitarnya. Hal-hal yang menjadi opposite dari kekuatan adalah kelemahan. 10

11 Distinctive competence : Kekuatan yang tidak mudah ditiru oleh pesaing serta menjelaskan kemampuan spesifik suatu organisasi yang meliputi : a. Keahlian sumber daya manusia Menghasilkan produk yang berkualitas Memahami secara detil keinginan konsumen Membuat program-program yang lebih baik, dsb. b. Kemampuan sumber daya Peralatan dan proses produksi yang canggih Jaringan distribusi yang cukup luas Bahan baku yang berkualitas tinggi Brand image yang positif Komputerisasi, dsb. 11

12 Competetive Advantage : Keunggulan bersaing yang disebabkan oleh pilihan strategi yang dilakukan untuk merebut peluang pasar. Strategi yang dapat meningkatkan keunggulan bersaing antara lain : a. Cost leadership Harga murah dengan nilai / kualitas yang sama, hal ini dapat dicapai dengan : skala ekonomis, efisiensi produksi, teknologi, akses bahan baku, dsb. b. Diferensiasi kontex konten c. Fokus Segmentasi Sasaran pasar 12

13 Peluang (Opportunities) Peluang adalah faktor yang di dapatkan dengan membandingkan analisa internal yang dilakukan di suatu institusi (strenghth dan weakness) dengan analisa internal dari kompetitor lain. Sebagaimana kekuatan, peluang juga harus diranking berdasarkan success probbility, sehingga tidak semua peluang harus dicapai dalam target dan strategi institusi. 13

14 Ancaman (Threats) Ancaman adalah segala sesuatu yang terjadi akibat trend perkembangan (persaingan) dan tidak bisa dihindari. Ancaman juga bisa dilihat dari tingkat keparahan pengaruhnya (serousness) dan kemungkinan terjadinya (probability of occurance). 14

15 Metode Penyusunan SWOT (Johnson and Scholes) 1. Mengidentifikasi existing strategy yang telah ada. 2. Mengidentifikasi perubahan lingkungan yang dihadapi institusi dan masih mungkin terjadi di masa mendatang. 3. Membuat cross tabulation antara yang ada saat ini dengan perubahan lingkungan yang ada. 4. Menentukan kategorisasi kekuatan dan kelemahan Metode Survey : 1. Focus Group Discussion (FGD) 2. Membuat Kuosioner SWOT 3. Analisis statistik 4. Pemetaan strategi 15

16 Secara garis besar, pendekatan dalam penyusunan analisis SWOT dapat dilakukan dengan cara : Pendekatan Kualitatif Pendekatan Kuantitatif 16

17 Tahapan dalam penyusunan analisis SWOT dengan pendekatan Kuantitatif : 1. Identifikasi : Kompetitor / pesaing potensial Faktor-faktor eksternal Faktor-faktor internal 2. Inventarisir faktor-faktor internal dan eksternal 3. Seleksi faktor-faktor internal dan eksternal yang benarbenar dirasakan berpengaruh secara langsung terhadap organisasi dan saling keterkaitan. 4. Susun dalam sebuah format angket penilaian 17

18 Tahapan dalam penyusunan analisis SWOT dengan pendekatan Kuantitatif (lanjutan): 5. Sebarkan angket kepada para pengambil kebijakan / para personel yang terkait. 6. Hitung rata-rata hasil penilaian. 7. Tetapkan komponen yang termasuk faktor internal (kekuatan dan kelemahan) dan komponen yang termasuk faktor eksternal (ancaman dan peluang). 18

19 Kisi-Kisi Instrumen Kuesioner SWOT (contoh) No. Komponen Penilaian A. FAKTOR INTERNAL Penilaian Kondisi Saat Ini Total Rata Sistem Manajemen ,5 2. Kompetensi Tutor dan ,0 Fasilitator ,0 3. Kualitas Pembelajaran ,8 4. Kejelasan sistem penilaian ,3 5. Tingkat kemadirian kemandirian ,0 6. Program yang dikembangkan ,3 Hasil Lengkap 19

20 Pemetaan SWOT Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weaknesses) 1. Kompetensi tutor dan fasilitator yang memadai. 2. Penilaian memiliki kejelasan akuntabilitas keterampilan dan dampak. 3. Tingkat kemandirian 4. Adanya kebutuhan warga belajar untuk mendapatkan layanan yang fleksibel (jadwal belajar dibuat fleksibel). 5. Erat dengan budaya lokal 6. Netralitas dalam afiliasi 1. Sistem manajemen yang masih sangat sederhana. 2. Kualitas pembelajaran yang rendah. 3. Lemahnya wawasan dan pemahaman penyelenggaraan PKBM. 4. Program pembelajaran yang dikembangkan masih terbatas. 5. Dukungan sarana dan prasarana yang ada. 6. Belum memiliki kesesuaian serta visi sesuai dengan program pemerintah. 20

21 Pemetaan SWOT (Lanjutan) Peluang (Opportunities) 1. Terdapat beberapa dunia usaha dan industri yang memiliki keperdulian sosial. 2. Adanya beberapa pendampingan yang dilakukan oleh pihak pendidikan tinggi dan lembaga profesi. 3. Adanya peluang untuk mengembangkan lembaga berbasis masyarakat (dari, oleh, untuk). 4. Adanya keinginan untuk memanfaakan fasilitas dari pihak tokoh daerah. 5. Anggaran PKBM terus meningkat. Ancaman (Threats) 1. Belum difahami peran PKBM dalam kerangka pendidikan untuk semua dan pendidikan sepanjang hayat 2. Bargaining position yang rendah 3. Masih kurangnya dukungan politik dari pemerintah kab/kota. 4. Anggaran dari Pemerintah Kab/kota yang masih rendah (khususnya sosialiasi PKBM). 5. Masih terbatasnya sosialisasi gagasan pengembangan PKBM 6. Kurangnya informasi bagi penyelenggara /pengelola PKBM, terutama yang jauh dari ibukota kabupaten/kota. 7. Kurangnya koordinasi antar instansi terkait. 21

22 SWOT Analysis Matrix Strategi SWOT Kekuatan (Strengths) Analisis Internal (IFAS) Kelemahan (Weaknesses) Analisis Eksternal (EFAS) Peluang (Opportunities) S-O-Strategies: Bagaimana membangun metodologi baru yg sesuai dengan kekuatan PKBM sehingga peluang dapat dimanfaatkan W-O-Strategies : Bagaimana menghilangkan kelemahan untuk mendapat peluang baru Ancaman (Threats) S-T-Strategies : Bagaimana menggunakan kekuatan untuk bertahan dari ancaman W-T-Strategies : Bagaimana membuat strategi untuk menghindari kelemahan yg mungkin menjadi sasaran ancaman dari luar Hasil Lengkap 22

23 PERUMUSAN STRATEGI OPERASIONAL 23

24 Perspektif Pelanggan Dukungan orang tua PETA STRATEGI OBJECTIVE KPI TARGET Visi : Ungul dalam mutu dan berakhlakul karimah Lulusan yang kompeten Persepsi positif dari masyarakat Lulusan yang kompeten Dukungan orangtua Persepsi positif dari masyarakat Tingkat kelulusan Nilai perolehan UN & UAS Indeks kepuasan Survei mind-share atau citra lembaga 100 % UN 7.0 UAS (skala 1-5) 4 (skala 1-5) Perspektif Proses Internal Sarana & prasarana memadai Kreativitas Teknologi Pembelajaran Lingkungan sekolah yang kondusif PBM yang PAKEMB Kurikulum adaptif & holistik Pengelolaan yang Profesional Penilaian objektif & berkesinambungan Lingkungan sekolah yang kondusif Sarana & prasarana memadai Proses Belajar Mengajar (PBM) yang aktif, kreatif, menyenangkan, dan bermakna (PAKEMB) Pengelolaan yang profesional Teknologi pembelajaran yang kreatif Kurikulum yang adaptif & holistik Sistem penilaian objektif & berkelanjutan Aman, nyaman, tertib Rasio siswa / kelas Rasio Guru / siswa Beban belajar Model pembelajaran KTSP Format penilaian zero-defact 30 org / kelas CTL Fortopolio Perspektif Pembelajaran & Pertumbuhan Pendidik & Tenaga Kependidikan kompeten Kepuasan Pendidik & Tenaga Kependidikan Pendidik & tenaga kependidikan yang kompeten Kepuasan pendidik & tenaga kependidikan Indeks kepuasan Standar kompetensi Turn-over rate 4 (skala 1-5) S-1 semua Perspektif Biaya Pengelolaan Anggaran Biaya Efisien & Efektif Pengelolaan anggaran biaya yang efisien & efektif, RAPBM tahunan transparansi akuntabilitas proses audit 24

25 S.W.O.T. Analysis Ancaman Peluang Kemajuan Timbul Karena Adanya Kemampuan Mengendalikan Masalah (Surfing on chaos) 25

26 SEKIAN Dan TERIMAKASIH 26