Kantor Maya & Sistem Informasi Perusahaan. Lecture s Structure. Otomatisasi Kantor

Transkripsi

1 Kantor Maya & Sistem Informasi Perusahaan Yudi Agusta, PhD Sistem Informasi Manajemen, Lecture 12 Lecture s Structure Otomatisasi Kantor dan Kantor Maya Keuntungan dan Kerugiannya Aplikasi Otomatisasi Kantor Sistem Informasi Perusahaan Alur Data dalam Perusahaan Evolusi & Penerapan EntIS Industri Perangkat Lunak ERP Otomatisasi Kantor Berawal dari word processing yang diciptakan IBM tahun 1960-an 1964 Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) Otomatisasi Kantor mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan

2 Kantor Maya Merupakan pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik Muncul pertama tahun 1970-an Istilah yang digunakan sejak saat itu al: Teleprocessing Telecommuting Keuntungan dan Kerugian Keuntungan Pengurangan biaya fasilitas Pengurangan biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Pengurangan penghentian kerja Kontribusi sosial Kerugian Rasa tidak memiliki Takut kehilangan pekerjaan Semangat kerja rendah Ketegangan keluarga Strategi Kantor Maya Sediakan sumber daya komputer Sediakan akses ke sumber daya informasi Sediakan perlengkapan nonkomputer Sediakan fasilitas untuk melanjutkan telpon yang masuk Gunakan konferensi telpon Jadwalkan pertemuan rutin Lakukan rutinitas kerja

3 Aplikasi Otomatisasi Kantor Pengolah kata (word processing) Surat elektronik ( ) Voice mail Kalender elektronik (electronic calendaring) Konferensi audio Konferensi video Konferensi komputer Transmisi faksimil Videotex Pencitraan (imaging) Desktop publishing Sistem Informasi Perusahaan Enterprise Information Systems (EntIS) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang dapat melakukan semua tugas akuntansi standar bagi semua unit organisasi secara terintegrasi dan terkoordinasi EntIS mengakumulasi seluruh data transaksi akuntansi dari bagian manufaktur, penjualan, pembelian, SDM dan berbagai fungsi bisnis lain Tujuan: mengumpulkan dan menyebarkan data dari dan ke seluruh proses perusahaan Disebut juga dengan Enterprise Resourse Planning (ERP) Alur Data dalam Perusahaan Perencanaan & Pengendalian Data semakin Bersifat luas EIS Sistem Informasi Pemasaran Sistem Informasi SDI Sistem Informasi SDM Sistem Informasi Keuangan Sistem Informasi Manufaktur Pencatatan Transaksi EntIS Data terinci

4 Evolusi EntIS Sistem Pengolahan Transaksi berkaitan dgn pencatatan dan penghitungan berbagai tindakan perusahaan yg menghasilkan banyak tugas administratif SIM mengendalikan operasi dan merencanakan masa depan Sistem Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirements Planning MRP) dikembangkan di area manufaktur untuk mengatasi masalah pengendalian persediaan yg rumit : penjadwalan, penentuan lokasi material di gudang, dll Sistem MRP II (Manufacturing Resources Planning) atau perencanaan sumber daya manufaktur, kelanjutan dr sistem MRP Mencakup arus material dr pemasok, melalui proses manufaktur hingga ke pelanggan dlm bentuk barang jadi Menyatukan berbagai fungsi bisnis Industri Perangkat Lunak ERP Industri ERP Perangkat Lunak ERP digunakan untuk membangun suatu sistem informasi perusahaan Penjual ERP : SAP, Oracle, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan Kantor Belakang Sistem Informasi Perusahaan disebut back office systems -> kurang berhubungan dgn lingkungan di luar organisasi, mengolah data internal bagi organisasi Kelayakan EntIS Kelayakan Ekonomis keuntungan dan biaya Masalah yg ada: Biaya investasi tinggi: konsultasi, perangkat lunak dan perangkat keras ERP -> tujuan tidak tercapai Kelayakan Teknis ketersediaan teknologi Kelayakan Operasional kemampuan SDM Masalah yang ada: Standarisasi proses bisnis -> sasaran> Budaya organisasi Penggerak EntIS yaitu satu orang atau kelompok dalam organisasi yg berfungsi sebagai tenaga penggerak di balik perubahan organisasi menuju EntIS

5 Penerapan EntIS Penerapan EntIS: berlangsung 2 tahun karena adanya sistem warisan (legacy system) Legacy sistem merupakan sistem yg umumnya melaksanakan proses bisnis inti perusahaan yang ada sejak lama dan biasanya tidak mencakup teknologi dan metodologi terbaru. Hal-hal yang harus diperhatikan: Pemilihan Vendor: dasar konsep bisnis dalam perangkat lunak, proses baru dapat diterima Pelatihan Pemakai: dilaksanakan sebelum, pada saat, dan sesudah penerapan Pendekatan Peralihan: pendekatan bertahap Mengantisipasi Kegagalan EntIS Mengerti kerumitan organisasi Mengenali proses yg dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan Mencapai konsensus dalam organisasi sebelum memutuskan untuk menerapkan sistem informasi perusahaan EntIS, WWW dan Masa Depan EntIS dan WWW Kemudahan penggunaan: digunakan sebagian besar pegawai dan tidak perlu pelatihan Masalah pelanggan: mengutamakan perusahaan sebagai pelanggan Masa Depan EntIS Alat-alat pengembangan ERP yang dipercepat Perangkat lunak yang mudah digunakan

6 Tema Kali Ini Menyadari pergeseran dalam pekerjaan kantor dari lokasi yang tetap ke rumah pegawai Mengetahui berbagai area aplikasi yang secara kolektif dikenal sebagai kantor maya Memahami peran yang dimainkan otomatisasi kantor dalam pemecahan masalah Tema Kali Ini Memahami evolusi sistem informasi yang menuju padasistem informasi perusahaan (enterprise information systems) Mengetahui para penjual utama perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan dan jasa yang mereka sediakan Menyadari berbagai masalah kelayakan yang menyertai penerapan sistem informasi perusahaan Mengetahui penyebab umum kegagalan sistem informasi perusahaan Mengetahui dampak WWW pada sistem informasi perusahaan Menyadari berbagai masalah penting sistem informasi perusahaan di masa depan Topik Diskusi 1. Yang mana dari keuntungan kantor maya yang dapat diukur dalam nilai uang? Bagaimana melakukannya? 2. Aplikasi otomatisasi kantor yang mana yang sangat mungkin diterapkan pada skala perusahaan daripada diterapkan secara perorangan? 3. Bagaimana suatu sistem informasi perusahaan mempengaruhi sekolah anda? Pertimbangkan area pendaftaran mata kuliah dan penilaian, bantuan keuangan, sarana olahraga, asrama dan kantin, serta berbagai area lain yang berkaitan dengan sekolah anda? 4. Faktor-faktor apa saja yang menyebabkan banyak organisasi mengembangkan EntIS di tahun 1990-an?