INTEGRASI SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT IN DATA PROCESSING (SAP) PADA SALES ORDER KE MICROSOFT EXCEL MELALUI VISUAL BASIC FOR APPLICATION (VBA)

Transkripsi

1 INTEGRASI SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT IN DATA PROCESSING (SAP) PADA SALES ORDER KE MICROSOFT EXCEL MELALUI VISUAL BASIC FOR APPLICATION (VBA) ABSTRAK Meilina Daistia 1, Tjut Awallyah 2, Lita Karlitasari 3 Program Studi Ilmu Komputer FMIPA Universitas Pakuan Meilinadaistia@gmail.com System Application and Product in data processing (SAP) Enterprise Resource Planning ( ERP) adalah sebuah sistem aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan SAP AG Jerman yang berdiri sejak tahun SAP ERP adalah sistem yang terbuka (open system) yang menyediakan fasilitas untuk berkomunikasi dengan system lain. SAP terdiri dari 3 modul besar salah satunya logistic, logistic memiliki sub modul yaitu Sales Order. Karna proses sale terdiri dari transaksi maka oleh karna itu dibutuhkan Nota Pembelian yang datanya di integrasikan melalui Microsoft excel menggunakan OLE, sedangkan SAP memiliki BAPI Sebagai Call function yang cocok untuk pembuatan laporan ini. Maka dibuatlah Integrasi SAP pada sales Order ke Microsoft excel Menggunakan VBA. Kata Kunci : Sales order, Integrasi SAP, Microsoft excell, VBA PENDAHULUAN System Application and Product in data processing (SAP) Enterprise Resource Planning ( ERP) adalah sebuah sistem aplikasi yang dikembangkan oleh perusahaan SAP AG Jerman yang berdiri sejak tahun 1973, SAP ERP R/1 diluncurkan. Enam tahun kemudian, pada tahun 1979 SAP AG meluncurkan SAP ERP R/2 dengan berbasis mainframe. Tahun 1992 SAP AG kembali meluncurkan SAP ERP R/3 dengan mengikuti trend perubahan dari mainframe computing menjadi berbasis arsitektur client server. ERP adalah suatu sistem aplikasi yang digunakan untuk memproses semua data yang diperlukan untuk mengelola semua sumber daya yang dimiliki oleh suatu perusahaan. untuk mencapai kondisi ideal. SAP ERP dilengkapi oleh tiga buah modul utama yaitu, logistic,finance, dan human resource. Proses penjualan (sales) berada pada modul logistic dan sub modul sales and distribution. Logistic dalam modul SAP ERP adalah mengurus segala hal berkaitan dengan sumber daya yang berbentuk barang baik asset bergerak maupun tetap, sedangkan sub modul Sales and Distribution meliputi seluruh kegiatan penjualan dari mulai customer melakukan order. Petugas penjualan perusahaan membuatkan order untuk customer yang telah memesan hingga proses pengiriman. Pengertian proses sales dalam SAP ERP adalah proses bisnis antara perusahaan dan pelanggan untuk memasok barang dan jasa selama jangka waktu tertentu dalam kuantitas atau unit yang disepakati. Sebuah dokumen penjualan (sales document) adalah komponen penting dari aplikasi penjualan yang mencatat dan memproses informasi yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan juga menandai awal dari siklus penjualan dalam sistem. Pada aktivitas proses sales dibutuhkan laporan salesorder order dari system SAP ERP yang terintegrasi menggunakan Microsoft excel. Laporan tersebut meliputi item, material, order quantity, unit dan description dengan key sales document yang akan digunakan untuk analisa banyaknya material yang dipesan. 1

2 SAP ERP adalah sistem yang terbuka (open system) yang menyediakan fasilitas untuk berkomunikasi dengan system lain dengan menggunakan interface yang dinamakan Business Application Programming Interface (BAPI). Microsoft Excel adalah salah satu system yang dapat berkomunikasi dengan menggunakan BAPI pada SAP ERP. Microsoft excel telah dikenal luas dikalangan pengguna komputer dalam aplikasi perkantoran. keunggulan Microsoft excel adalah tersedia fitur macro Visual Basic for Applications (VBA) yang akan memudahkan dalam mengelola data. Integrasi antara SAP ERP dan produk Microsoft Excel bergantung pada penggunaan Object Linking Embeding (OLE), teknologi standar untuk memindahkan dan berbagi informasi antar aplikasi. Maka pada kesempatan ini akan dibuat Integrasi Sistem SAP Pada Sales Order Ke Microsoft Excel Melalui Visual basic for Application (VBA) pada aplikasi Sales Order menggunakan Software SAP dan VBA. Tujuan dari penlitian ini meliputi : Mengintegrasikan Sistem SAP Pada Sales Order Ke Microsoft Excel Melalui Visual basic for Application (VBA) menggunakan Software SAP dan VBA Ruang lingkup dari penelitian di batasi pada: a. SAP ERP applikasi yang menggunakan data IDES Training versi ECC6 EHP7. b. Sub modul SAP ERP yang digunakan adalah SD (Sales and Distribution) yang meliputi seluruh kegiatan penjualan dalam suatu perusahaan. Proses SD dimulai dari konsumen melakukan pesanan hingga pengiriman. c. Laporan SAP ERP yang akan menjadi acuan adalah status Sales Order. d. Microsoft Excel 2010 dengan VBA sebagai bahasa pemograman. DASAR TEORI Integrasi sistem merupakan proses membangun suatu kesatuan sistem informasi dari komponen-komponen perangkat lunak, perangkat keras dan jaringan yang berbeda. Secara pengertian SAP adalah SAP (System Application and Product in data processing) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan perasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning(ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Modul SAP memiliki berbagai macam modul yang berkaitan dengan departement terkait, menurut modul besar tersebut antara lain adalah : a. Finance meliputi sub modul sebagai berikut:general Accounting, Financial Accounting,Controlling,Investment Mangement,Treasury,Enterprise Controlling. b. Logistic meliputi sub modul sebagai berikut General Logistics,Sales and Distribution,Materials Management,Logistics Execution Quality Management,Plant Maintenance,Customer Service,Production Planning and Control, Project System,Environment Managemen. c. Human Resource meliput sub modul Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management. Semua sistem itu terintegrasi kedalam satu kesatuan yang saling mendukung untuk mengaplikasikan System Application and Product in Data Processing (SAP). Visual Basic for Application (VBA) atau macro adalah fungsi dan perintah program di Microsoft Office yang 2

3 disimpan dalam bahasa Visual Basic. Dengan adanya VBA, sebuah pekerjaan di Office bisa diotomatiskan. Ada banyak hal yang bisa dioptimalkan atau dimudahkan penggunaannya melalui bahasa VBA macro Object linking dan Embeding (OLE) adalah spesifikasi microsoft untuk mengimplementasikan pengembangan perangkat lunak berorientasi objek. OLE adalah bentuk yang lebih disempurnakan dari DDE, menggunakan pendekatan berlapis, dan memungkinkan suatu file atau program untuk ditempelkan sebagai suatu objek dalam file lain. OLE2 dan driver ODBC dapat diubah tanpa mempengaruhi inti aplikasi perangkat lunak dari vendor yang berbeda agar dapat di akses dengan mudah. BAPI memungkinkan akses ke fungsi SAP di seluruh Interface secara formal, stabil dan mudah. Ulasan interface ini dapat digunakan oleh aplikasi eksternal yang dikembangkan oleh pelanggan dan mitra software pelengkap serta oleh aplikasi SAP lainnya. Didefinisikan sebagai metode API dari Obyek Jenis SAP Business, Ulasan jenis objek ini digunakan dalam Kerangka Bisnis untuk memungkinkan komunikasi berbasis obyek antar komponen. Sebuah Aplikasi Bisnis Programming Interface (BAPI) adalah antarmuka yang menyediakan didefinisikan secara tegas akses ke proses dan data dalam sistem aplikasi bisnis seperti R / 3. Sebuah BAPI diimplementasikan sebagai modul fungsi, yang disimpan dan dijelaskan dalam Builder Fungsi. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Sistem Development Life Cycle (SDLC). Dalam tahapan-tahapan ini dijelaskan proses pembuatan sistem serta langkahlangkah yang sesuai dengan tahapan sistem yang berlaku pada SDLC termasuk pengumpulan informasi pada system SAP ERP. Tahapan-tahapan tersebut dijelaskan dalam skema seperti pada gambar 3. Gambar 3. Sistem Development Life Cycle (SDLC) a. Tahap perencanaan sistem ini adalah kegiatan persiapan yang dilakukan untuk mendukung bekerjanya system. b. Tahap analisa adalah Mempelajari sistem SAP ERP yang akan diintegrasikan untuk menampilkan sales order status. SAP ERP dalam menjalankan suatu proses mengenal istilah transaction code atau disingkat tcode. Untuk display sales order status transaction code yang digunakan adalah SE37. - Logon ke dalam system SAP ERP dengan memasukan username dan password - Proses tcode SE37dengan memasukansalesdocume NT NO - Mencari BAPI yang akan digunakan pada sales order - Menggunakan tcode BAPI 3

4 - Mencari BAPI yang berhubungan dengan salesorder - Mempeljari komunikasi antar komponen pada Microsoft excel untuk mengintegrasikan dengan SAP ERP. c. Tahap perancangan adalah tahap dimana mencari Function modul yang digunakan untuk menemukan informasi dari sales order yang diinginkan tertentu sesuai dengan informasi yang diminta perusahaan yaitu berbentuk Bon Kontan yang meliputi data customer, item barang, quantity, price dan net value.masukkan nomor dokumen yang relevan dalam parameter SALESDOCUMENT, kemudian mendefinisikan table output yang akan dikeluarkan. Komunikasi antar komponen dan layout pada Microsoft Excel. Flowchart Design Form Flowchart Design form menjelaskan alur dari berjalannya proses Form LOGON dan Form sales order. Bila username password dari form logon tidak terdaftar maka diminta penginputan ulang username password. Bila sukses maka akan keluar tampilan Form sales order. Setelah diinputkan username password yang digunakan logon ke SAP, maka selanjutnya inputkan sales document sebagai key. Sesuai dengan sales document yang diinputkan bila data ditemukan maka akan tampil tombol Nota Pembelian dan Rekapitulasi. Terlihat pada gambar 4. d. Tahap implementasi sistem adalah Mempersiapkan instalasi SAP LOGON. Dimana OLE yang akan digunakan berada pada tahap instalasi itu. e. Tahap uji coba sistem ini merupakan tahap untuk mengetahui apakah sistem dibuat telah berhasil atau tidak, jika berhasil maka dilanjutkan ke tahap penggunaan sistem dan jika sistem ini tidak berhasil maka akan melakukan pengkajian ulang ke tahap analisis sistem. f. Tahap penggunaan atau pemeliharaan sistem ini dilakukan untuk memperbaharui sesuai dengan keinginan pengguna / user, agar sistem dapat berinteraksi lebih baik lagi. Penambahan sistem kemungkinan dapat ditambah sesuai dengan kebutuhan. Gambar 4. Flowchart Design Form Algoritma pemograman Algoritma Form LOGON Algoritma Form LOGON adalah logika yang digunakan untuk proses validasi username dan password yang terdaftar sebelumnya. Bila penginputan User Name dan password yang dilakukan pada Form LOGON salah, maka akan keluar Massage Box UserName atau Password Salah dan meminta untuk memasukan ulang. Bila benar maka akan berlanjut ke proses Massage Box Welcome To Sales Order APP dan membuka form sales order. Terlihat pada gambar 5. Tahap Perancangan (Design) Perencanaan meliputi flowchart design form, algoritma pemograman, 4

5 ini adalah membuat perancangan formform yang digunakan sebagai media komunikasi dengan penggunaan. From Logon adalah from yang diperuntukan untuk mengidentifikasi user name yang berhak menggunakan terlihat pada gambar 10. Gambar 5. Algoritma Form Logon Algoritma pemograman Form SALES ORDER Tahap perancangan diagram alir (flowchart) algoritma pemograman form sales order terdiri atas 3 bagian yaitu : Proses LOGON ke SAP Proses Nota pembelian Proses Rekapitulasi Gambar 10. Rancangan Tampilan Pada Microsoft Excel ` Form Sales Order dari tampilan Microsoft excel terdapat di sheet 1 yang berfungsi sebagai input dalam sistem meliputi variable yang digunakan untuk SAPLOGON dan SALES DOCUMENT NO.terlihat pada gambar 11. Komunikasi Antar Komponen Komunikasi antara komponen SAP dengan Microsoft Office masing- masing memiliki konektor untuk saling berhubungan. Diantaranya SAP memiliki BAPI sebagai call fungction untuk bisa berkomunikasi dengan Microsoft Office. Sedangkan Microsoft Office memiliki OLE untuk bisa berkomunikasi dengan SAP. Terlihat pada gambar 9. Gambar 9. Komunikasi Antar Komponen Perancangan Tampilan Perancangan Tampilan pada Microsoft Excel yang dilakukan pada tahap Gambar 11. Rancangan form LOGON DATA Form Rancangan Output Yang Terdapat Pada Nota Pembelian Pada form ini berisi informasi mengenai detail pembelian yang dikeluarkan berdasarkan SALES DOCUMENTS NO yang berasal dari sheet 1. Adapun informasi yang diperlukan terlihat pada gambar 12. 5

6 Form Rancangan Output yang terdapat sales order Customer By YearTampilan dibawah ini menunjukan Rekapitulasi sales order By Year yang dibuat berdasarkan customer no yang bertujuan Gambar 12. Tampilan Rancangan Nota Pembelian untuk mengetahui sejarah pembelian yang telah dilakukan. Informasi customer id berasal dari referensi dari Nota Pembelian, adapun informasi yang dibutuhan terlihat pada gambar 13. Gambar13. Tampilan Rancangan sales order Customer By Year 6

7 HASIL DAN PEMBAHASAN Pada tahap sebelumnya telah dijelaskan proses perancangan dan implementasi integrasi SAP ke Microsoft Excel Menggunakan VBA. Form yang dibuat untuk integrasi ini dibagi 2 bagian yaitu form LOGON dan form Sales Order. Form logon terdiri dari Username,Password, tombol Login dan cancel. Sedangkan untuk form Sales Order terdiri dari Username, Password, dan Sales Document, tombol OK, Exit, Continue. Untuk Preview Print terdiri dari tombol Nota dan Rekap. Berikut ini merupakan tampilan beserta penjelasanpenjelasan mengenai tampilan form yang telah dibuat. Hasil Form LOGON Form LOGON merupakan form pertama sebelum memasuki form Sales Order. Form Logon ini dilakukan untuk membatasi hak akses atau melindungi dari setiap user yang ingin menggunakan form dari Sales Order. Terlihat pada gambar 32. Hasil Tampilan Form Sales Order Form Sales Order merupakan langkah untuk berkomunikasi dengan Server SAP. Logon ini dibuat sesuai dengan peraturan yang ada di SAP. Setelah proses LOGON ke SAP berhasil maka proses selanjutnya inputkan sales document untuk menampilkan laporan yang berbentuk Nota Pembelian dan Rekap. Terlihat pada gambar 33. Gambar 33.Hasil Form Sales Order Hasil Tampilan Nota Pembelian Nota Pembelian adalah laporan yang diperlukan untuk sales order. untuk nota pembelian diperlukan sales document sebagai key. Nota pembelian terdiri dari header sebagai informasi dari customer dan tabel item sebagai informasi transkasi sales. Terlihat pada gambar 34. Gambar 32.Hasil Form Logon 7

8 Gambar 34. Tampilan Nota Pembelian Hasil Tampilan Rekaptulasi Sales Order By Customer Tampilan Rekapitulasi Sales Order By Customer ini adalah referensi yang diambil dari header Nota Pembelian. Referensi yang diambil adalah customer id, customer id adalah key untuk menampilkan rekapitulasi customer pertahunnya. Dari informasi customer id bisa dilihat berapa banyak setiap customer melakukan transaksi pertahun dan jumlah net value selama melakukan transaksi terlihat pada grafik. Ditampilkan grafik sebagai pelengkap informasi. Terlihat pada gambar 35. Gambar 35. Hasil Tampilan Rekaptulasi Sales Order By Customer 8

9 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari integrasi ini adalah Membuktikan sistem SAP ERP terbuka ( Open system ) untuk bahasa pemrograman lain salah satunya yaitu bahasa pemograman visual basic for application (VBA) pada Microsoft Excel. Pada aktivitas proses sales dibutuhkan laporan salesorder order dari system SAP ERP yang terintegrasi menggunakan Microsoft excel. Microsoft excel telah dikenal luas dikalangan pengguna komputer dalam aplikasi perkantoran. Oleh sebab itu dari keunggulan Microsoft excel inilah integrasi di buat sesuai dengan kebutuhan. Saran Integrasi sistem SAP pada sales order ke Microsoft excel melalu VBA yang dibuat masih jauh dari kata sempurna. Masih memiliki banyak kekurangan yang harus dikembangkan dalam integrasi ini. Misalnya integrasi yang dibuat tidak hanya menampilkan report dari modul sales order. akan tetapi report dari modul besar lainnya seperti module finance dan human resource yang ada di SAP. DAFTAR PUSTAKA Azhar Susanto Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer Bandung: LinggaJaya. Edy Winarno ST, M.Eng, Ali Zaki & SmitDev Community.(2004). Buku Pemrograman VBA Untuk Excel All Version.Penerbit Alex Komputindo. Indonesia. Jason Simmon (2004). Integrating SAP With PHP. Penerbit PHP Architect visit O Brien, J. A. (2000). Introduction to Information Systems (edisi 11). New York: McGraw-Hill Irwin. Pariandoyo A njar. (2007). Belajar SAP R/3 diakses dari 03/30/ belajar-sap-r3-dari-mana/ Roovere De Danny.(2007) How to company to SAP R/3 and call BAPI from MS Excel VBA. Penerbit SAP Belgium Luxembang. Schuessler G. Thomas. (2004). Tips and Trick for SAP Java Connector (JCo) Client Programming. Penerbit visit Shania ananda & Irwan Rouf ( 2011). Buku Pinter Menguasai Microsoft Excel. Penerbit PT.Trans Media: cipedak Jakarta Selatan. SAP AG Overview. (2006). SAP Participant Handbook. Whitten, J. & Bentley, L. (2007). Systems Analysis and Design Methods. New York: McGraw-Hill. Yani Ahmad,(2008) Panduan Menjadi Teknisi Jaringan Komputer, PT Kawan Pustaka: Jakarta, halaman 138. Ir. Yuniar Supardi.Semua Bisa Menjadi Programer Visual Basic 2012, Penerbit PT Elex Media Komputindo- Jakarta,2012. Irawan, Budhi 2005, Jaringan Komputer,Graha Ilmu, Yogyakarta. 9