ANALISIS PENANGANAN DELEGASI EVENT KONFERENSI TINGKAT MENTERI WORLD TRADE ORGANIZATION-IX (KTM WTO-IX) 2013 PADA PT ROYALINDO EXPODUTA JAKARTA

Transkripsi

1 ANALISIS PENANGANAN DELEGASI EVENT KONFERENSI TINGKAT MENTERI WORLD TRADE ORGANIZATION-IX (KTM WTO-IX) 2013 PADA PT ROYALINDO EXPODUTA JAKARTA Skripsi ini Disusun Sebagai Salah Satu Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sains Terapan Oleh : BERNADETTA MARIA SEMBIRING NIM PROGRAM STUDI MICE JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN 2014

2 ABSTRAK Setiap penanganan delegasi harus melakukan koordinasi dengan tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui proses penanganan delegasi dalam Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 yang ditangani oleh PT Royalindo Expoduta dan Kementerian Perdagangan. Penelitian ini menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif untuk bisa menggali informasi dan memberikan penjelasan yang mendalam mengenai penanganan delegasi. Penggalian informasi dilakukan oleh peneliti dengan melakukan wawancara mendalam guna mendapat gambaran dan informasi secara rinci tentang penanganan delegasi secara keseluruhan dengan informan atau narasumber dari PT Royalindo Expoduta serta kementerian Perdagangan. Hasil penelitian menunjukkan beberapa faktor kunci sukses dari proses Penanganan delegasi mulai dari: a). Pelayanan ground handling, b). Mengatur transportasi, c). akomodasi, dan d). Registrasi. Bahwa keseluruhan berjalan dengan serta mendapat kesan yang memuaskan dari para delegasi yang hadir setelah event berlangsung dan seluruh kegiatan tepat waktu. Kata kunci : Penanganan delegasi, Konferensi, dan Akomodasi event. iv

3 ABSTRACT Each delegation shall coordinate treatment with a goal of this research is to investigate the process of handling delegation in the Ministerial Conference of the World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013, which is handled by PT Royalindo Expoduta and the Ministry of Commerce. This study uses descriptive qualitative approach in order to review the information and provide in-depth explanation about the handling of the delegation. Excavations conducted by researchers with the information depth interviews in order to get an overview and detailed information about the handling of the delegation as a whole with the informer or informant of PT Royalindo Expoduta and Ministry of Commerce. The results showed some of the key success factors of the process of handling delegation from: a). ground handling services, b). arranging transportation, c). ccommodations, and d). registration. That the overall running and got a satisfactory impression of the delegates in attendance after the event took place and all of schedule ontime. Key words: handling delegation, conference, event and accommodation. iv v

4 KATA PENGANTAR Alhamdulillahi rabbil alamin. Puji syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat dan rahmat-nya, sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan skripsi ini. Penulisan skripsi ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Sains Terapan Jurusan Administrasi Niaga di Politeknik Negeri Medan. Skripsi ini tidak dapat diselesaikan oleh penulis tanpa bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. M. Syahruddin S.T., M.T, Selaku Direktur Politeknik Negeri Medan, 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si., Selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan, 3. Safaruddin S.E., M.Si, Selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Medan, 4. Indra Siregar, S.E, Ak., M.Si. Selaku Ketua Program Studi MICE Politeknik Negeri Medan sekaligus dosen pembimbing I, yang telah memberikan saran, kritik, bantuan, dan arahan selama penulis menyusun dan menyelesaikan skripsi ini. Terima kasih atas waktu dan pikiran yang telah diberikan untuk membimbing penulis. 5. Suri Purnami, S.E., M.A, selaku dosen pembimbing II, yang juga banyak memberikan masukan dan perbaikan dalam tata tulis penulisan skripsi ini sehingga menjadi lebih baik. ix

5 6. Karyawan PT Royalindo Expoduta Jakarta, dan Staff Kementerian Perdagangan Republik Indonesia, atas ketersediaannya telah memberikan data-data yang diperlukan untuk menyusun skripsi ini. Terima kasih untuk Departemen Divisi Operational (Bang Jati, Bang Pardi, Mas Maud, Kak Enti, dan Kak Ami), yang telah membantu melengkapi permintaan data dan wawancara kepada penulis. 7. Benar Baik Sembiring, S.E.,M.Si (Ayah) dan (Almh) Perdemun Purba, Amkeb (Ibu), kedua orang tua, yang selalu mengirimkan doa dan mencurahkan kasih sayangnya, serta memberikan bantuan baik moril dan materiil dalam penyusunan skripsi ini. Terima kasih untuk Kakak Vetra, Amelia, Niken, Bram dan Eikin, kakak dan adik-adik penulis, yang selalu memberikan doa, motivasi, dan semangat kepada penulis. 8. Seluruh Bapak/Ibu Dosen, staff administrasi, perpustakaan, tata usaha, keamanan dan rumah tangga Politeknik Negeri Medan 9. Sahabat terbaik Liza Khairunnisa yang telah memberikan keceriaan serta dukungan motivasi bagi penulis. 10. Afdhol, Bobby, Benny, Cut, Dwi, Ellysa, Evi, Bang Fariz, Juni, Leo, Liza, Lastri, Masitah, Olivia, Putra, Sandy, Vully, Teman-teman MICE KOMPAK angkatan 2010, terima kasih telah menjadi rekan-rekan seperjuangan selama 4 tahun dalam susah dan senang dikampus ini. 11. Huda Muharram, Rusydi Ahmad, Yanuardi Sanjaya, Evelina, Khairini Melinda, Molland, dan teman-teman lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu. ix

6 12. Pengurus inti DPM dan juga BEM , serta teman- teman FKMPI diseluruh Indonesia yang telah memberikan kenangan- kenangan indah belajar berorganisasi bersama dikampus. 13. Teman-teman Magang di PT Royalindo Expoduta, dari STP Trisakti 2011 Jakarta Ainun, Apeles, Elvi, Maria, Calvin, Fharuk, yang sudah memberikan dukungan moral dan pemberian informasi kepada penulis dalam pengerjaan skripsi ini. 14. Pihak-pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu, yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini Penulis menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan dalam penyusunan skripsi ini. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak guna menyempurnakan skripsi ini. Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca. Medan, 28 Agustus 2014 Bernadetta Maria Sembiring ix

7 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... PERNYATAAN ORISINALITAS SKRIPSI... ABSTRAK... ABSTRACT... KATA PENGANTAR... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR ISI... Halaman i ii iii iv v vi x ix BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujusn Penelitian Manfaat Penelitian... 6 BAB II KAJIAN PUSTAKA Kajian Teoritis Pengertian Konferensi Pengertian Delegasi Transportasi Ground Handling Akomodasi Registrasi ix

8 2.2 Review Penelitian Terdahulu Kerangka Pemikiran...24 BAB III METODOLOGI PENELITIAN Pendekatan dan Jenis Penelitian Waktu dan Tempat Penelitian Subjek Penelitian Jenis Data Teknik Pengumpulan Data Analisis Data Batasan Penelitian Informan Tahap-tahap Penelitian..31 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN Deskripsi Unit Analisis / Observasi Profil Singkat PT Royalindo Expoduta Job Description di PT Royalindo Expoduta Misi dan Komitmen PT Royalindo Expoduta Struktur Organisasi PT Royalindo Expoduta Gambaran Umum Event Penyajian Data Karakteristik Informan Hasil Analisis Hasil Pengamatan / Observasi di PT Royalindo ix

9 4.2.2 Hasil Wawancara di PT Royalindo Expdouta Pembahasan BAB V SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN ix

10 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran Gambar 4.1 Struktur Perusahaan Gambar 4.2 Klasifikasi Informan Berdasarkan Jenis Kelamin Gambar 4.3 Skema Penanganan Kedatangan Delegasi VIP Gambar 4.4 Registration Flow x

11 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan event konferensi atau konvensi merupakan bagian dari industri pariwisata MICE (Meeting, Conference, Incentive, Exhibition) yang telah memberikan warna baru dalam kegiatan bisnis industri pariwisata dunia di Indonesia, yang sangat menonjol adalah identik dengan pemberian pelayanan/services. Kegiatan MICE merupakan kegiatan yang berkarakteristik padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan tenaga kerja maupun dalam memberikan devisa bagi negara. Saat ini, Indonesia sudah berkembang menjadi salah satu negara tujuan bisnis dan wisata. Hal itu dibuktikan dengan perolehan data dari Statistical Report on Visitor Arrivals to Indonesia , yang menyebutkan bahwa kunjungan wisatawan mancanegara untuk pertemuan, insentif, konvensi dan pameran atau meeting, incentive, convention, exhibition (MICE) mencapai 40.09% sementara untuk wisatawan liburan 53,15% dan lainnya 6,76%. Kegiatan bisnis MICE telah membuka lapangan kerja baru, tidak hanya menciptakan tenaga kerja musiman saja, tetapi juga telah menciptakan pekerjaan yang tetap bagi banyak masyarakat yang memiliki kemampuan tidak berbeda dengan bisnis pariwisata yang banyak diciptakan di negara-negara sedang berkembang. MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition) di Indonesia dikenal juga dengan nama wisata konvensi, kegiatan wisata konvensi ini merupakan bagian dari kegiatan pariwisata, karena banyak sekali 1

12 2 menggunakan fasilitas pariwisata dalam pelaksanaannya, sehingga kegiatan yang berkarakteristik padat karya, memberikan kontribusi baik dari sisi penyediaan tenaga kerja maupun dalam memberikan devisa negara. Sejak tahun 1980-an kegiatan MICE di Indonesia menunjukkan peningkatan jumlah peserta yang tinggi dengan jumlah pengeluaran rata-rata perhari sebesar US$ 210 untuk setiap peserta konvensi. Dibandingkan dengan wisatawan yang sengaja datang ke Indonesia untuk berwisata, pengeluaran mereka hanya sebesar US$ 400 untuk 7-12 hari. Dengan demikian pengeluaran peserta wisata konvensi juga membawa serta istrinya, anak atau bahkan temannya yang berdampak pada pengeluaran peserta selama mengikuti kegiatan kovensi menjadi lebih besar (Pendit, 1999). Berkembangnya industri MICE atau wisata konvensi sebagai industri baru yang bisa menguntungkan bagi banyak pihak, karena industri MICE ini merupakan industri yang kompleks dan melibatkan banyak pihak. Alasan inilah yang menjadikan tingkat pertumbuhan para pengusaha penyelenggara MICE bermunculan, sehingga tidak dipungkiri industri MICE sebagai industri masa kini yang banyak diminati oleh para pelaku bisnis pariwisata. Kegiatan bisnis MICE telah membuka lapangan kerja baru, tidak hanya menciptakan tenaga kerja musiman saja, tetapi juga telah menciptakan pekerjaan yang tetap bagi banyak masyarakat yang memiliki kemampuan tidak berbeda dengan bisnis pariwisata yang banyak diciptakan di negara-negara sedang berkembang. Kegiatan Industri MICE sebagai industri baru masa kini menunjukan bahwa MICE sebagi salah satu sektor dalam bisnis pariwisata, karena kegiatan MICE merupakan kegiatan bisnis wisata yang tujuan utama dari para delegasi

13 3 atau peserta kegiatan MICE adalah melakukan perjalanan dan menghadiri suatu kegiatan atau event yang berhubungan dengan bisnisnya sambil menikmati kegiatan wisata secara bersama-sama. Dalam topik pembahasan didunia Konferensi, akan ada bisnis organisasi yang ditransaksikan. Banyak pertemuan tahunan organisasi, sponsor, pemilihan ketua organisasi dunia, penghargaan dan kehormatan, laporan keuangan tahunan, maupun penilaian tentang hal-hal organisasi seperti peraturan perubahan. Beberapa acara yang terdapat didalam konferensi yaitu makan malam, tarian, musik atau film. Pada konferensi besar, yang mengubah lokasi setiap tahun, sering menjadwalkan perjalanan insentif ketempat wisata lokasi konvensi tersebut berlangsung. Professional Conference Organizer (PCO) contohnya PT Royalindo Expoduta, yang saat ini dipandang mampu menangani delegasi setingkat Menteri dan Presiden, terutama pada saat event WTO 2013 di Bali. Dalam tahap awal pihak PT Royalindo Expoduta mengikuti Bidding, dan ketika dipilih sebagai pemenang bidding, pihak komite lelang memandang secara teknis harga dalam proposal kompetitif (paling rendah). BahkaPn, dari proposal yang sudah disetujui tersebut, komite lelang dari pusat meminta pengurangan nilai proposal 15 persen. Dan penanganan delegasi secara khusus dalam event kongres yaitu dimulai dengan mempersiapkan transportasi untuk tamu VIP, Transportasi untuk delegasi reguler, transportasi untuk operational panitia dan Commuter Bus. Perkembangannya pada tahun-tahun belakangan banyak event-event yang telah diselenggarakan oleh perusahaan besar ini, mulai dari skala nasional maupun

14 4 internasional sehingga eksistensinya sampai saat ini semakin meningkat dan tidak mungkin dipandang sebelah mata. Penanganan delegasi dalam skala internasional diperhatikan dengan khusus dan butuh pengawalan secara penuh dan sangat sensitif apabila tidak dikelola oleh orang-orang yang professional. Dalam event WTO 2013, pihak Kementerian Perdagangan telah mempercayakan Pelaksanaannya kepada PT Royalindo Expoduta selaku Professional Conference Organizers (PCO), yang didalamnya terdapat ide-ide brilliant dengan kreatifitas dan loyalitas penuh berikut dengan tim yang sangat berpengalaman dibidang penanganan delegasi secara khusus. Oleh karena itu, penulis memilih untuk membahas kegiatan Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization IX (KTM WTO-IX) 2013, dalam tugas khususnya menangani delegasi atau bagaimana pelayanan mereka dalam menangani delegasi mulai dari kedatangan di bandara, sampai ke hotel dengan jumlah delegasi yang hadir yaitu sekitar 4000 peserta. Didalam skripsi ini penulis akan membahas mengenai Analisis Penanganan Delegasi Event Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 Pada PT Royalindo Expoduta Jakarta. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan ditulis adalah Bagaimana Penanganan delegasi event Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 pada PT Royalindo Expoduta Jakarta? 5

15 1.3 Tujuan Penelitian Adapun yang menjadi tujuan penelitian penulis adalah Untuk mengetahui proses penanganan delegasi dalam event Konferensi Tingkat Menteri World Trade Organization-IX (KTM WTO-IX) 2013 pada PT Royalindo Expoduta Jakarta. 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah : a. Menambah pengetahuan dalam pembendaharaan dibidang konferensi dan khususnya penanganan delegasi dalam skala nasional maupun skala internasional. b. Bagi penulis untuk menambah pengetahuan dan memberikan dampak positif dalam penanganan delegasi disebuah event. c. Bagi kepolisian dalam sistem keamanan dan pengawalan delegasi.