BAB II PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II KEBUN BASILAM. SH No. 12 tanggal 5 April 1976 yang diperbaiki dengan Akte Notaris No. 54

Transkripsi

1 BAB II PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II KEBUN BASILAM A. Sejarah Ringkas Perusahaan Perseroan PT Perkebunan II bergerak dibidang usaha Pertanian dan Perkebunan didirikan dengan Akte Notaris GHS Loemban Tobing, SH No. 12 tanggal 5 April 1976 yang diperbaiki dengan Akte Notaris No. 54 tanggal 21 Desember 1976 dan pengesahan Menteri Kehakiman dengan Surat Keputusan No. Y.A. 5/43/8 tanggal 28 Januari 1977 dan telah diumumkan dalam Lembaran Negara No. 52 tahun 1978 yang telah didaftarkan kepada Pengadilan Negeri Tingkat I Medan tanggal 19 Pebruari 1977 No. 10/1977/PT. Perseroan Terbatas ini bernama Perusahaan Perseroan (Perseroan) PT Perkebunan II disingkat PT Perkebunan II" merupakan perubahan bentuk dan gabungan dari PN Perkebunan II dengan PN Perkebunan Sawit Seberang. Pendirian perusahaan ini dilakukan dalam rangka pelaksanaan ketentuan-ketentuan dalam Undang-Undang No. 9 tahun 1969, Peraturan Pemerintah No. 2 tahun 1969 tentang Perusahaan Perseroan dan Peraturan Pemerintah No. 28 tahun Pada tahun 1984 menurut Keputusan Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham, Akte Pendirian tersebut diatas telah dirubah dan diterangkan dalam Akte Notaris Imas Fatimah Nomor 94 tanggal 13 Agustus 1984 yang kemudian diperbaiki dengan Akte Nomor 26 tanggal 8 Maret 1985 dengan persetujuan Menteri Kehakiman Nomor C HT.0104 tahun 1985 tanggal 14 Agustus Sesuai dengan Keputusan Rapat Umum Luar Biasa Pemegang Saham tanggal 20 Desember 1990 Akte tersebut mengalami perubahan kembali dengan Akte Notaris Imas Fatimah Nomor 2 tanggal 1 April 1991 dengan

2 persetujuan Menteri Kehakiman Nomor C HT.01.04TH-91 tanggal 20 September Pada tanggal 11 Maret 1996 kembali diadakan reorganisasi berdasarkan nilai kerja dimana PT Perkebunan II dan PT Perkebunan IX yang didirikan dengan Akte Notaris GHS. Loemban Tobing, SH Nomor 6 tanggal 1 April 1974 dan sesuai dengan Akte Notaris Ahmad Bajumi, SH Nomor 100 tanggal 18 September 1983 dilebur dan digabungkan menjadi satu dengan nama PT Perkebunan Nusantara II yang dibentuk dengan Akte Notaris Harun Kamil, SH Nomor 35 tertanggal 11 Maret Akte pendirian ini kemudian disyahkan oleh Menteri Kehakiman RI dengan Surat Keputusan No. C HT TH.96 dan diumumkan dalam Berita Negera RI Nomor 81. Pendirian Perusahaan yang merupakan hasil peleburan PTP-II dan PTP-IX berdasarkan Peraturan Pemerintah Ri Nomor 7 tahun Kemudian pada tanggal 8 Oktober 2002 terjadi perubahan modal dasar perseroan sesuai Akte Notaris Sri Rahayu H. Prastyo, SH.1:34 PM 7/21/2008. Adapun visi dan misi dari perusahaan ini yaitu : VISI Mewujudkan PT Perkebunan Nusantara II (Persero) menajadi Perusahaan agribisnis yang maju dan sehat serta memiliki daya saing yang kuat.

3 M I S I 1. Mempertahankan dan meningkatkan sumbangan sektor perkebunan bagi pendapatan nasional yang diperoleh dari produksi dan pemasaran dari berbagai jenis komoditi untuk konsumsi dalam negeri maupun luar negeri. 2. Menyedikan lapangan kerja untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat pada umumnya dan meningkatkan taraf hidup petani plasma/pir dan Petani Tebu Rakyat serta karyawan perkebunan pada khususnya. 3. Memelihara kekayaan alam khususnya dan menjaga kelestarian alam serta meningkatkan kesuburan tanah, sumber dan tatanan air. PTPN II mengusahakan komoditi kelapa sawit, karet, kakao,gula dan tembakau dengan areal konsesi seluas hektar. Budidaya kelapa sawit diusahakan pada areal seluas ha, karet ha dan kakao seluas ha. Selain penanaman komoditi pada areal sendiri + inti, PTPN II juga mengelola areal Plasma milik petani seluas ha untuk tanaman kelapa sawit. Disamping itu PTPN II juga mengelola tanaman musiman yaitu tanaman tebu dan tembakau. Tanaman tebu lahan kering ditanam pada areal seluas ha, tediri dari tebu sendiri (TS) ha dan tebu rakyat (TR) ha, sedangkan tanaman tembakau ditanam pada areal seluas ha. Kebun Basilam adalah salah satu Kebun PTP Nusantara II Tanjung Morawa. Terletak di Kecamatan Sei Wampu Kabupaten Langkat, lebih kurang 80 km dari Kodya Medan, dengan data sebagai berikut : 1. Sebelah Utara berbatasan dengan Dusun Bukit Karya dan Tahun XX. 2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Dusun Patok XVIII dan Kebun Gergas. 3. Sebelah Timur berbatasan dengan Kebun Gohor Lama.

4 4. Sebelah Barat berbatasan dengan PJR Bukit Dingding dan Sungai Besilam. Keadaan tanah ( Topografi Tanah ) sebagian besar berbukit (+/- 70%), bergelombang ( +/- 20% ) dan datar ( +/- 10% ), tinggi +/- 45 meter dari permukaan lain. Jenis tanah Podsolik Merah Kuning dengan tekstur liat berpasir. Kebun basilam ini adalah bekas perusahaan perkebunan swasta asing yang didirikan pada tahun Dinamakan GEO WEHRYX & CO, terdiri dari 2 perkebunan yaitu : 1. Kebun Basilam yang mempunyai areal mulai dari Afdeling II ( Dua ), Afdeling I ( Satu ) hingga Bukit Dingding. 2. Kebun Bukit Lembasah yang mempunyai areal mulai dari Afdeling III (Tiga), Afdeling IV ( Empat ) sampai dengan Batu VIII. Luas areal Kebun Basilam adalah Ha yang terdiri dari : 1. Luas Tanaman Karet = 2.239,80 Ha 2. Luas Tanaman K. Sawit = 50,00 Ha 3. Luas Pondok ( Perumahan Karyawan ) = 19,46 Ha 4. Luas Jalan = 19,11 Ha 5. Luas Jurang = 9,48 Ha 6. Luas Pinjam Pakai Pos Polisi = 0,15 Ha Jumlah = 2.338,00 Ha Pada tahun perusahaan ini diambil alih oleh pemerintah Indonesia kedalam perusahaan Perkebunan Negara, baru dinamakan Kebun Basilam Bukit Lembasah ( BBL ). Pada tahun 1963, Reorganisasi perusahaan

5 perkebunan berubah dari PPN Sumut II Kebun Basilam Bukit Lembasah menjadi PPN Antan II, dan pada tahun 1968 dirubah menjadi PNP II Kebun Basilam Bukit Lembasah. Pada tahun 1976 diubah lagi menjadi PT. Perkebunan II Kebun Basilam, dan pada tahun 1996 hingga sekarang menjadi penggabungan antara PTP II dengan PTP IX menjadi PTP Nusantara II Tanjung Morawa Kebun Basilam ( disingkat BM dan pada tahun 2007 sampai sekarang disingkat BAS ). Berdasarkan data yang diperoleh penulis dari perusahaan, berikut disajikan komposisi Tenaga Kerja Kebun Basilam per 01 November 2008 : Tabel 2.1 Komposisi Tenaga Kerja Kebun Basilam per 01 November 2008 No Uraian Tahun 2008 Pria Wanita Jumlah Karyawan Karyawan Pimpinan Karyawan Pelaksana Honorer Jumlah Keterangan B. Jenis Usaha / Kegiatan Jenis usaha atau kegiatan dari perusahaan ini yaitu pengolahan produksi karet. Kebun Basilam memiliki pabrik pengolahan karet ( Sheet ) yang berada di tengah tengah areal dengan kapasitas kg KK/ hari. Berikut gambar flow proses pengolahan pabrik sheet.

6 Gambar 2.1 Flow Proses Pengolahan Pabrik Sheet Latex/cup lumps TPH lapangan Tempat penerimaan latex Pabrik Crumb Rubber Latex Bubur Cup Lumps Bak penampungan latex Talang latex Bak Koagulan Talang Slab Sheeter Kamar Asap Lori Sheet Sortasi Eksport

7 C. Struktur Organisasi Pada umumnya setip perusahaan memiliki struktur organisasi. Bagi perusahaan besar maupun kecil struktur organisasi memiliki peranan yang sangat penting, dimana struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan dari hubungan hubungan diantara fungsi fungsi, bagian bagian atau posisi maupun orang orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda dari dalam suatu organisasi. Secara garis besar struktur organisasi menunjukkan susunan jabatan, siapa atasan yang memberi perintah dan siapa yang bertanggungjawab kepada atasan dalam melaksanakan perintah tersebut. Struktur organisasi yang baik akan membantu proses pencapaian tujuan organisasi karena keseluruhan tugas yang ada akan dibagi menurut unit atau bagian. Dengan demikian unit atau bagian yang ada dalam perusahaan akan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan satu dengan yang lain. Struktur organisasi dalam suatu perusahaan tergantung dari macam / jenis perusahaan, kegiatannya, dan pertimbangan pertimbangan lain. Dalam manajemen dikenal bentuk organisasi baris, organisasi garis dan staf, organisasi fungsional, dan organisasi matriks. Sedangkan sistem organisasi yang dipakai oleh PT. Perkebunan Nusantara II Kebun Basilam adalah sistem organisasi garis, dimana setiap karyawan akan menerima tugas dari seorang atasan dan bertanggung jawab kepada atasannya sesuai dengan tugas yang diberikan. Berikut adalah Bagan Organisasi PT. Perkebunan Nusantara II Tanjung Morawa Kebun Basilam.

8 Gambar 2.2 STRUKTUR ORGANISASI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II KEBUN BASILAM Manager Ir. G. SIPAHUTAR K.D. Tanaman Ir. A.G. HASIBUAN Asisten Afd I Asisten Afd II Asisten Afd III Asisten Afd IV J. Siahaan, SP KHTP = 83 KHTW = 15 JLH = 100 Ir. A.G Hasibuan KHTP = 83 KHTW = 11 JLH = 81 K. Muliady, SP KHTP = 100 KHTW = 19 JLH = 119 J. Saragih, SP KHTP = 99 KHTW = 14 JLH = 113 Asisten Tanaman / Pabrik Ir. M. Muslim KTU Rudi Manurung, SE Asisten Umum BAPAM S. Surbakti KHTP = 59 KHTP = 45 KHTW= 11 KHTW= 4 JLH = 61 JLH = 49 Sumber : PTPN II Kebun Basilam

9 D. Job Description Manager : 1. Melaksanakan tugas dan kebijaksanaan (Policy) yang telah digariskan oleh perusahaan. 2. Sebagai perpanjangantangan direksi 3. Membuat anggaran biaya kebun tahunan. 4. Mempertanggungjawabkan pencapaian produksi dalam bentuk produksi lapangan dan produksi pabrik sesuai dengan target yang telah di anggarkan. 5. Mengendalikan kegiatan harian opersional kebun dan membuat laporan manajemen tiap bulan. 6. Mengkoordinir pelaksanaan tugas para bawahan yakni Askep, para Asisten ( Tanaman, KTU, Bapam, Teknik, dan lain lain ). 7. Melakukan evaluasi kinerja bulanan, triwulan, semester, dan tahunan. 8. Melaksanakan tugas tugas khusus yang diberikan oleh Direksi. Kepala Dinas Tanaman : 1. Membantu manager kebun dalam hal pencapaian produksi serta dalam pelaksanaan tugas tugas operasional di unit kebun baik dalam bidang perencanaan, pengendalian, evaluasi, dan pengawasan yang menyangkut bidang tanaman sesuai sistem dan prosedur baku. 2. Menyediakan data dan informasi yang akurat untuk kepentingan manager dalam mengambil keputusan. 3. Melakukan / melaksanakan tugas tugas khusus yang disampaikan oleh manager yang berkaitan dengan operasional perusahaan.

10 4. Membuat laporan pertanggungjawaban kerja. 5. Koordinator dari setiap asisten afdeling, baik dalam hal pemasukan hasil panen dari seluruh afdeling bagi kepentingan pengolahan pabrik maupun dalam mencapai target atau sasaran. 6. Menyusun, mengevaluasi dan melakukan perbaikan terhadap penyimpangan kerja operasional di lapangan. 7. Mengendalikan biaya agar kegiatan operasional berjalan efektif dan efisien. 8. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan Rencana Anggaran Biaya unit kebun ( RKAP Kebun ). Asisten : 1. Membuat Rencana Kerja Anggaran Perusahaan ( RKAP ) Afdeling sesuai dengan norma norma yang telah ditentukan. 2. Memasok hasil panen sesuai kapasitas pabrik dan sesuai target harian dengan tetap memperhatikan standar mutu. 3. Mengendalikan biaya operasonal agar pekerjaan berjalan efektif dan efisien. 4. Asisten membantu manager dalam hal : menyusun rencana anggaran biaya kerja per tahun, semester, triwulan, dan bulanan sesuai dengan satuan luas yang diawasi, dalam hal ini yaitu wilayah afdeling masing masing. 5. Memberikan informasi / saran penting kepada kepala dinas tanaman atas jalannya operasional perusahaan. 6. Melaksanakan tugas tugas khusus yang diberikan oleh kepala dinas tanaman.

11 Asisten Teknik / Pengolahan / Pabrik : 1. Membantu manager dalam pengolahan bidang tekhnik, transport, dan sipil. 2. Bertanggungjawab kepada manager dalam hal kinerja pabrik dan pengolahannya. 3. Memonitor / mengevaluasi biaya pengolahan dan biaya umum sehingga diperoleh harga pokok serendah mungkin. 4. Mengevaluasi / memonitor pemakaian spare part pabrik serta bahan bahan proses pengolahan seefisien dan seefektif mungkin. 5. Melaksanakan pengendalian pemakaian sumber dana dan sistem kerja di pabrik serta mengambil langkah langkah penyelesaian jika terjadi gejolak / penyimpangan penyimpangan yang terjadi di pabrik. 6. Mengkoordinir personil proses pengolahan dan teknik untuk mencapai target produksi dan mutu serta mengusahakan dan menjaga mutu produksi sesuai standart. 7. Membuat permintaan peralatan / bahan bahan laboratorium dan bahan bahan pembantu proses pengolahan melalui DPBB serta mengawasi pemakaiannya selama proses pengolahan berlangsung. KTU : 1. Membantu manager dalam melaksanakan tugasnya di bidang administrasi dan keuangan. 2. Menyampaikan saran saran tentang kondisi keuangan dan administrasi yang berkaitan dengan operasional perusahaan kepada manager. 3. Mengkoordinir seluruh kegiatan administrasi perkantoran.

12 4. Pengendalian sumber dana dan penggunaan dana. Menyimpan uang kas dan surat surat berharga milik perusahaan 5. Melakukan inspeksi secara berkala ke kantor unit afdeling dalam lingkup kebun serta menganalisa dan memberikan tindakan perbaikan terhadap hasil kerja bidang administrasi. 6. Pengawasan dan pengendalian terhadap persediaan barang / bahan. 7. Melaksanakan standart biaya dan fisik. 8. Melaksanakan tugas tugas khusus yang diberikan oleh manager. Asisten Umum Membantu manager dalam hal : 1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia ( SDM ) atau Personalia. 2. Hubungan Masyarakat ( HUMAS ) atau Bidang Umum. 3. Hal hal yang terkait dengan instansi instansi yang terkait, baik yang ke dalam maupun yang ke luar perusahaan. BAPAM ( Bintara Pengaman ) : 1. Tenaga honorer dari kesatuan TNI yang bertugas membantu manager dalam bidang keamanan kebun dari gangguan gangguan yang berasal dari pihak luar maupun dari dalam perusahaan / kebun. 2. Membina hubungan dengan aparatur terkait seperti POLRI / TNI. 3. Menggunakan biaya keamanan sesuai persetujuan manager. 4. Menyusun Rencana Kerja Tahunan bidang Keamanan 5. Melakukan inspeksi / patroli secara sistematis dan melakukan pengawasan terhadap keamanan asset perusahaan, tenaga kerja, beserta keluarganya.

13 Serta penjagaan keamanan atas tamu tamu luar yang berkunjung ke areal lokasi perumahan / dengan upaya seleksi, pengamatan yang dianggap perlu 6. Menganalisa dan memperbaiki serta meningkatkan hasil kerja di bidang keamanan. Dan melakukan pengusutan awal atas suatu kasus yang telah dilimpahkan oleh manager. 7. Membuat laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja keamanan. 8. Bekerja sama dengan regu hansip dalam melaksanakan tugas tugas keamanan kebun. E. Kinerja Usaha Terkini Sampai dengan saat ini PT. Perkebunan Nusantara II Kebun Basilam telah memproduksi karet jenis RSS 1 yang merupakan jenis bahan baku siap ekspor dengan kualitas unggulan. Berikut adalah data produksi 6 tahun terakhir. Tabel 2.2 Data produksi karet perusahaan selama 6 tahun terakhir LUAS Produksi Efektif (L+C) Potensi Kg/Ha THN HA REAL RKAP REAL RKAP KET (%) , , , , , , , , , , , ,48

14 Berikut adalah harga pokok Rp / Kg sampai dengan September 2008 yaitu : Tabel 2.3 Harga Pokok Rp/Kg sampai dengan bulan september 2008 Uraian Realisasi RKAP +/- Rp/Kg +/- % Excl , , ,80 26,86 Penyusutan Incl. Penyusutan , , ,13 27,44 Dari data tersebut dapat kita lihat bahwa kondisi hasil produksi dari karet pada perusahaan ini naik turun. Terlebih lagi pada tahun 2006 yang turun secara drastis dari 69% menjadi 55%. Namun, hal ini tidak berlangsung terus karna pada tahun tahun berikutnya ada suatu peningkatan hasil produksi yang signifikan yang diikuti pula oleh peningkatan harga pokoknya. Selain itu PTPN II Kebun Basilam ini juga pernah mendapatkan penghargaan dari Depertemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI, berupa Penghargaan Kecelakaan Nihil untuk selama jam kerja orang, tanpa kecelakaan kerja yang dapat mengakibatkan kehilangan waktu kerja. Terhitung sejak tanggal 1 Januari 2007 sampai dengan 10 Desember 2007 yang diketahui oleh Mentri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI, Erman Suparno. Dan berdasarkan keputusan Mentri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI Nomor : Kep / 25 / II / 2008 tanggal 26 Februari 2008.

15 BAB III SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA II KEBUN BASILAM Seperti yang telah kita bahas di BAB I sebelumnya bahwa setiap perusahaan memerlukan suatu pengawasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Hal ini bertujuan agar kegiatan dalam perusahan itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Pengawasan intern dapat digolongkan kedalam dua bagian, yaitu Pengawasan Administrasi dan Pengawasan Akuntansi. Pengawasan administrasi terdiri dari prosedur prosedur dan catatan catatan yang membantu pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan. Misalnya, pimpinan dapat mengevaluasi kinerja karyawan dari hasil kerja yang rusak dari para karyawan, sehingga dapat dilakukan pengawasan atas mutu barang yang diproduksi. Pengawasan akuntansi terdiri dari metode dan prosedur yang terutama berhubungan dengan keandalan catatan laporan keuangan dan tindakan untuk melindungi aktiva perusahaan. Contohnya, prosedur yang dirancang untuk menjamin bahwa seluruh transaksi dicatat sesuai dengan prinsip prinsip akuntansi. Menurut Rollin dan Fess ( 1992 ), didalam sistem pengawasan intern ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan oleh setiap perusahaan yaitu : 1. Pegawai yang Mampu dan Perputaran Tugas Semua sistem akuntansi menghendaki agar para pegawai mengerjakan tugas tugas yang telah ditentukan. Tentu saja, suatu sistem hanya dapat dikatakan baik, apabila para pegawai yang mengerjakan tugas tersebut juga mampu. Karena itu, semua pegawai harus mendapat latihan yang cukup 23

16 diawasi ketika menjalankan tugasnya. Bila memungkinkan, para pegawai administrasi harus digilir dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain. Dengan mengetahui bahwa pegawai lain suatu saat akan mengerjakan pekerjaan yang sekarang dilakukan oleh seseorang, maka orang tersebut cenderung menghindari penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan. Perputaran tugas juga membantu menemukan ketidakwajaran yang mungkin terjadi. 2. Penetapan Wewenang Agar para pegawai dapat bekerja secara efisien, wewenang dan tanggung jawab harus ditentukan dengan jelas. Tanggungjawab yang tumpang tindih dan ketidakjelasan tanggung jawab harus ditiadakan. Misalnya, apabila mesin pencatat kas harus digunakan oleh dua atau lebih tenaga kasir penjualan, maka setiap petugas tersebut harus diberi laci dan kunci tersendiri, hingga bukti penanganan kas setiap hari untuk masing masing kasir tersebut dapat diperoleh. Demikian pula apabila beberapa pegawai diberi tugas untuk pembukuan ke perkiraan langganan, maka setiap pegawai harus diberi tugas untuk pembukuan ke perkiraan langganan tertentu, sehingga setiap kesalahan dapat diikuti sampai pada orang yang bertanggungjawab terhadap kesalahan tersebut. 3. Pemisahan Tanggung Jawab untuk Kegiatan yang Berhubungan Untuk menjaga terhadap kemungkinan ketidakefisienan, kesalahan, dan kecurangan, tanggung jawab untuk kegiatan yang berhubungan harus dibagikan kepada dua atau lebih orang. Misalnya pemesanan pembelian barang, pemeriksaan atas penerimaan barang dan pembayaran kepada penjual tidak boleh dikerjakan oleh satu orang saja. Hal ini disebabkan karena akan mengundang penyalahgunaan wewenang, seperti pemeriksaan yang tidak

17 teliti atas jumlah dan mutu barang yang diterima, digunakannya barang barang untuk keperluan pribadi pegawai, kecerobohan dalam pemeriksaan keabsahan dan ketepatan faktur, dan lainnya. Apabila kegiatan kegiatan tersebut diberikan kepada tiga orang yang berbeda maka kemungkinan penyalahgunaan wewenang semacam itu dapat diusahakan terjadi sekecil mungkin. 4. Pemisahan Antara Tugas Operasi dan Akuntansi Tanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi harus dipisahkan dengan tanggung jawab untuk melakukan kegiatan operasi dan penyimpanan aktiva. Dengan cara ini, catatan akuntansi akan dapat bertindak sebagai alat pemeriksaan yang bebas terhadap kegiatan perusahaan. Misalnya, kasir yang menerima pembayaran dari debitur tidak boleh menangani pencatatan jurnal dan buku besar. Pemisahan kedua fungsi ini akan mengurangi kemungkinan kesalahan dan penggelapan. 5. Bukti dan Tindakan Pengamanan Hal ini dimanfaatkan untuk melindungi aktiva perusahaan dan memastikan kecermatan data akuntansi. Salah satu contohnya adalah mesin pencatatan kas yang banyak digunakan untuk mencatat penjualan tunai. Kesempatan bagi pembeli untuk memeriksa kuitansi dari kasir akan menambah efektivitas peralatan tersebut sebagai bagian dari pengendalian intern. Penggunaan asuransi juga merupakan salah satu alat pembantu untuk pengendalian intern. Asuransi ini berlaku untuk kerugian kerugian akibat kecurangan dari sebagian pegawai yang dipercayai menangani aktiva perusahaan.

18 6. Pemeriksaan yang Bebas Untuk menentukan apakah prinsip prinsip pengendalian intern diterapkan secara efektif, sistem tersebut secara berkala harus diperiksa dan dinilai oleh auditor intern yang bebas terhadap pegawai yang bertanggungjawab atas kegiatan operasi perusahaan. Auditor ini yang akan melaporkan kelemahan dan mengusulkan perubahan untuk memperbaikinya. Salah satu bentuk pengawasan yang diperlukan oleh sebuah perusahaan adalah pengawasan dalam bidang kas. Karna seperti yang telah kita ketahui sebelumnya, bahwa kas adalah harta perusahaan yang paling mudah untuk dilikuidkan/dicairkan dan digunakan untuk kepentingan sendiri oleh pegawai. Sehingga pada bidang inilah sering terjadi tindak penyelewengan yang dilakukan oleh pihak pihak didalam perusahaan tersebut. Karena itu, merupakan suatu keharusan bahwa uang kas harus dilindungi secara efektif. Hal ini pula yang telah dipahami dengan baik oleh PT. Perkebunan Nusantara II, khususnya dalam hal ini pada kantor PTPN II di Kebun Basilam. Dimana dalam hal pengawasan intern kas, mereka telah memiliki pedoman yang telah sejak lama dibuat dan masih terus dipergunakan sampai dengan saat ini. Dalam perusahaan ini ada dua kegiatan yang berhubungan langsung dengan kas yang terus dilakukan dan diawasi, yaitu Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas.

19 A. Sistem Pengawasan Intern pada Penerimaan Kas Sumber penerimaan dalam perusahaan ini pada umumnya berasal dari Kantor Pusat / Kantor Direksi yang berlokasi di Tanjung Morawa. Dana dana tersebut sebagian besar digunakan untuk pembayaran gaji dan pembelian pembelian lokal. Kebun kebun yang letaknya dekat dengan bank pada umumnya dapat menggunakan fasilitas fasilitas bank yang tersedia dalam daerahnya masing masing. Sedangkan bagi kebun yang belum menggunakan fasilitas bank harus menyetor sebagian besar dananya dalam rekening giro di bank sehingga dengan demikian pengeluaran pengeluaran dapat dilakukan dengan check. Semua uang tunai yang diterima, kecuali untuk pengeluaran pengeluaran tunai untuk gaji maupun untuk penggantian kembali dana kas kecil dari bank, harus menggunakan Bukti Masuk ( BM ). Bukti Masuk ini merupakan gabungan Bukti Masuk atau Bukti Penerimaan dan Kwitansi yang digunakan sekarang ini. Formulir ini harus dicetak dan diberi nomor urut tercetak dan dikeluarkan menurut nomor urut. Selain itu bukti masuk yang belum dipakai merupakan formulir formulir berharga dan harus disimpan di tempat yang berkunci untuk mencegah penyalahgunaan. Auditor intern harus mengadakan pemeriksaan bukti bukti masuk yang tidak dipakai yang dibawah pertanggungjawaban kasir. Pemeriksaan ini biasanya bersifat tiba tiba tanpa ada pemberitahuan sebelumnya. Bagi kebun kebun yang letaknya jauh dari bank harus terus memelihara dana kerja dalam bentuk uang tunai yang disimpan dilemari besi, untuk kepentingan kepentingan praktis. Administratur dan kasir yang ditunjuk harus mengetahui kombinasi lemari besi tersebut. Dan kombinasi lemari tersebut

20 tidak boleh diberitahukan kepada orang lain, demi keamanan dana yang tersimpan didalam. Bila kebun mempunyai suatu rekening giro di bank, maka suatu daftar rekonsiliasi bulanan rekening ini harus dipersiapkan oleh kepala pembukuan kebun yang akan menerima rekening koran itu langsung dari bank. Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui beberapa hal antara lain : 1. Sumber penerimaan kas pada perusahaan ini berasal dari kantor direksi dan dengan kondisi tertentu dapat berasal dari bank. 2. Setiap dana yang masuk akan dicatat dalam Bukti Masuk atau kwitansi yang diberi nomor dan hanya dapat dikeluarkan menurut nomor urut. 3. Auditor harus melakukan pemeriksaan yang bersifat tiba tiba terhadap bukti masuk tersebut. Setiap dana yang diterima oleh kebun kebun yang berasal dari kantor direksi, semuanya berasal dari permintaan yang di lakukan oleh kebun kebun tersebut. Adapun prosedur permintaan dan penerimaan dana kerja tersebut dilakukan oleh beberapa orang dengan tugas yang berbeda - beda, yaitu : Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan 1. Seminggu sebelum akhir bulan, dibuatlah permintaan uang ( PU lampiran PB 3 ) dalam tiga rangkap. 2. Serahkan permintaan uang tersebut kepada administratur untuk disahkan. 3. Terima permintaan uang tersebut kepada administratur dan file. 4. Terima dari kasir. Bukti masuk ( BM ) lembar ke 1 dan ke 2 sebagai tanda terima dana kerja bersama sama dengan bukti pengeluaran kas kantor direksi. 5. Bandingkan bukti kas masuk dan bukti pengeluaran kas kantor direksi,dan paraf bukti masuk tersebut. Teruskan bukti masuk lembar ke 1 dan 2, dan

21 bukti pengeluaran kas kantor direksi kepada administratur untuk penandatanganan bukti masuk. Administratur 1. Menerima permintaan uang dari kepala bagian tata usaha / akuntan. 2. Periksa dan sahkan permintaan uang, lembar 1 dan 2 dikirim ke kantor direksi dan lembar ke 3 kepada bagian tata usaha / akuntan untuk di file-kan 3. Pada tanggal yang telah direncanakan, terima dari Kantor Direksi jumlah dana kerja yang diminta dengan lampiran Bukti Pengeluaran Kas yang bersangkutan. 4. Jika pengiriman uang tersebut dilakukan dalam bentuk cek, maka cek tersebut harus dicairkan di bank. Jika pengiriman melalui perintah pemindah bukuan, tarik dana dari bank berdasarkan perintah pemindah bukuan yang diterima. Untuk kebun yang mempunyai rekening dibank, pengiriman uang itu dapat disetor langsung kerekeningnya dan pengambilan dilakukan dengan menarik cek. 5. Serahkan dana kerja tersebut kepada kasir untuk disimpan, dan keluarkan Bukti Masuk ( BM ) sebagai tanda terima uang tersebut. 6. Terima Bukti Masuk lembar ke 1 dan ke 2, Bukti Pengeluaran Kas Kantor Direksi, dan tanda tangani Bukti Masuk lembar ke 1 dan ke 2. Semua hal tersebut lalu diserahkan kepada bagian pembukuan untuk dibukukan. Kantor Direksi 1. Terima permintaan uang lembar ke 1 dan ke 2 dari administratur. 2. Rencanakan tanggal pengiriman dana kerja itu dan kirimkan kepada kantor kebun pada tanggal yang telah ditentukan.

22 Kasir 1. Terima dan hitung dana kerja yang diterima dari administratur. Periksa apakah jumlah yang diterima sesuai dengan yang tercantum didalam Bukti pengeluaran kas kantor direksi yang terlampir. 2. Buatkan bukti masuk dalam tiga ( 3 ) rangkap dan catatlah jumlah uang yang diterima didalam buku kasir 3. Teruskan bukti masuk lembar ke 1 dan 2 bersama sama dengan bukti pengeluaran kas kantor direksi kepada kepala bagian tata usaha / akuntan. 4. Tahan bukti masuk lembar ke 3 dibuku bukti masuk. Pada perusahaan ini yang bertanggungjawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran kas adalah kasir. Untuk menghindari penyimpangan maka semua uang yang diterima harus dibuktikan dengan pembuatan bukti masuk. Jika memberi tanda pengakuan penerimaan kas, dalam bentuk cek atau giro, maka nomor cek atau giro harus dicantumkan dalam bukti masuk untuk memudahkan pengecekan bilamana perlu. Selain itu semua penerimaan kas, dalam bentuk apa saja, harus sedapat mungkin didepositkan ke bank pada hari kerja berikutnya. Penerimaan kas dari PTP yang letaknya jauh dari bank, dapat ditahan untuk dijadikan dana kerja ( revolving fund ). Menguangkan cek pihak ketiga dengan menggunakan uang tunai di kas milik PTP hanya dapat dilakukan dengan persetujuan Direktur Utama. Pada hari setelah proses penerimaan dana, maka kasir diwajibkan membuat laporan kas harian untuk mengikhtisarkan penerimaan dan pengeluaran kas hari sebelumnya, berdasarkan bukti bukti masuk dan bukti bukti pengeluaran kas yang dikeluarkan pada hari yang bersangkutan. Formulir Bukti Masuk adalah formulir yang harus dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu, harus

23 disimpan dalam tempat terkunci agar tidak dapat jatuh ketangan orang yang tidak berwenang yang dapat menggunakan bukti masuk itu untuk penyelewengan. Auditor Intern dalam pemeriksaaan mendadak dari pertanggungjawaban kasir harus pula memeriksa bukti masuk yang telah dipakai maupun yang belum dipakai. B. Sistem Pengawasan Intern Pada Pengeluaran Kas Pada perusahaan ini pengeluaran kas berupa : 1. Pembayaran Gaji Terdiri dari Gaji staf, pegawai non staf bulanan, karyawan harian dengan upah yang lebih tinggi dari upah minimal,karyawan harian dengan upah minimal, dan karyawan yang dibayar atas dasar tarif per potong. Setiap bagian tersebut akan membuat daftar hadirnya masing masing. Daftar hadir tiap pekerja dilaporkan dalam bentuk absensi harian kepada bagian umum. Bagian umum harus mencantumkan apakah absensi demikian diberi gaji atau tidak. Cuti tahunan atau cuti sakit harus berdasarkan formulir permohonan cuti yang akan dipakai sebagai dasar untuk menentukan pembayaran gaji dan untuk perhitungan cuti tahunan dan cuti sakit. Sedangkan tunjangan tertentu akan dibayarkan terpisah dari gaji pokok dan tunjangan pokok. Tunjangan tertentu ini akan dimasukkan ke dalam daftar tunjangan lain lain. Pinjaman pinjaman yang akan dipotong dari pembayaran gaji / upah bulanan, diberikan pada tanggal 15 tiap bulan kepada semua personalia kecuali staf. Perubahan perubahan penggajian ( pengangkatan, pegawai baru, kenaikan pangkat, PHK, dsb ) untuk semua personalia, kecuali staf harus disetujui terlebih dahulu oleh administratur. Untuk staf harus disetujui terlebih dahulu oleh Kantor Direksi. Untuk karyawan harian, mandor

24 mencatat kahadiran karyawan dalam buku mandor. Dan dikirim ke kantor bagian lalu dicatat dalam buku asisten. Begitu juga dengan jam jam lembur dicatat setiap hari didalam buku asisten berdasarkan daftar lembur. Premi dibayar berdasarkan pekerjaan lapangan yang tertentu, seperti pemungutan hasil, memuat, memangkas, menyiang, dsb. Suatu catatan diadakan untuk premi pemungutan hasil dalam buku premi. 2. Pengeluaran Kas Kecil Pembayaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil yang disimpan diberbagai bagian. Misalnya untuk urusan rumah tangga, suatu seksi dalam bagian umum, di bungalow dan di kantor kantor cabang. Setiap pengeluaran kas kecil harus didasarkan pada bukti pengeluaran kas kecil yang telah disetujui oleh kepala unit dimana kas kecil itu berada. 3. Pengeluaran Cek atau Giro Cek atau giro ini dipakai untuk melakukan pembayaran kepada pihak ketiga. Blanko cek atau giro disimpan oleh kasir sebagai petugas yang bertanggungjawab atas blanko blanko itu. Cek atau giro dipersiapkan oleh kasir setelah disetujui oleh manager pembiayaan dan telah melalui seksi pembukuan. Cek harus dibuat atas nama yang dibayar dan tidak Tunai atau Kepada Pembawa. Cek writer juga harus tetap digunakan untuk menghindari pemalsuan / tiruan. Sebagai tindakan pengawasan tambahan, suatu cek harus ditandatangani oleh sekurang kurangnya dua pejabat yang berwenang menandatangani cek, dan semua lampiran harus dibubuhi pula tanda cap TELAH DIBAYAR disertai tanggal pembayaran bersamaan dengan diberikannya cek kepada yang berhak menerimanya.

25 Prosedur pengeluaran kas adalah sebagai berikut : Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan 1. Menerima lampiran dokumen yang akan dibayar dari kreditur atau dari bagian yang bersangkutan dan diberi cap tanggal penerimaan. 2. Pada tanggal pembayaran yang telah direncanakan, paraf dokumen dokumen yang akan dibayar dan teruskan dokumen ini ke seksi pembukuan untuk dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas. 3. Terima Bukti Pengeluaran Kas dan lampiran lampirannya dari Seksi Pembukuan. 4. Periksa kebenaran daripada dokumen dokumen pembayaran itu dan tanda tangani Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda pembayaran. 5. Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas dengan lampiran - lampirannya kepada Administratur. Administratur 1. Terima Bukti Pengeluaran kas dan lampiran lampirannya. 2. Periksa dan sahkan Bukti Pengeluaran Kas. 3. Teruskan Bukti Pengeluaran Kas dengan lampiran lampirannya kepada kasir. Seksi Pembukuan 1. Terima dokumen dokumen yang akan dibayar dari Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan. 2. Periksa paraf dari Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan pada dokumen dokumen lampiran. 3. Periksa apakah faktur kreditur / pihak ketiga cocok dengan Order Pembelian Lokal yang bersangkutan dan Bukti Penerimaan Barang di file dan periksa

26 kebenaran daripada jumlah yang tertera di dalam faktur kreditur / pihak ketiga. 4. Buatkan Bukti Pengeluaran Kas dalam dua rangkap dan teruskan Bukti Pengeluaran Kas bersama sama dengan lampirannya kepada Kepala Bagian Tata Usaha / Akuntan. 5. Terima Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar dan lampiran lampirannya dari kasir. 6. Periksa nomor urut dari pada Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar selama satu hari itu. 7. Bukukan Bukti Pengeluaran Kas yang telah dibayar selama hari itu kedalam Kartu Rekening Buku Besar yang mempunyai salinan tembus Lembaran Kontrol. 8. File-kan bukti pengeluaran kas lembar ke 1 dan lampirannya menurut nomor urut Bukti Pengeluaran Kas. Kirimkan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 2 kepada Petugas File untuk file kantor. 9. Pada akhir bulan bukukan jumlah ayat ayat jurnal debit yang tercantum pada Lembaran Kontrol kedalam Kartu Rekening Buku Besar Kas atau bank sebelah kredit. Dan buatkan ikhtisar serta Rencana Penerimaan Dan Pengeluaran Kas. Kasir 1. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas yang telah disahkan oleh administratur, bayarlah jumlah uang tersebut. 2. Mintakan kepada penerima pembayaran untuk menandatangani Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda terima uang.

27 3. Cap TELAH DIBAYAR pada Bukti Pengeluaran Kas dan lampirannya dan cantumkan tanggal pembayaran dan paraf. 4. Bukukan Bukti Pengeluaran Kas kedalam Buku Kasir dan teruskan Bukti Pengeluaran Kas lembar ke 1 dan 2 bersama sama dengan lampirannya kepada Seksi Pembukuan. Kebun kebun akan mengambil pengeluarannya dari dana dana kerja umum. Pengeluaran pengeluaran harus didasarkan atas bukti bukti pengeluaran kas yang telah disetujui terlebih dahulu. Sebelum bukti pengeluaran kas diberikan kepada administratur untuk disahkan, harus terlebih dahulu melalui pemeriksaan pemeriksaan yang dilakukan oleh kepala pembukuan kebun untuk menentukan kebenaran dan sahnya pembayaran daripada dokumen dokumen yang diajukan. Bukti pengeluaran kas merupakan gabungan dua formulir yang dipakai sekarang yaitu Bukti Keluar atau Bukti Pengeluaran dan Kwitansi. Pada perusahaan ini pegawai pada bagian pembukuan dan kasir yang mengurusi penerimaan kas adalah orang yang berbeda dengan pegawai yang mengurusi bagian pengeluaran kas. Hal ini ditujukan untuk menghindari kemungkinan penyelewengan dana jikalau dikerjakan oleh satu orang. C. Sistem Pencatatan Kas Sistem pencatatan kas pada perusahaan ini kebanyakan berhubungan dengan berbagai buku buku atau lampiran lampiran. Kebanyakan PTPN menggunakan buku buku dan formulir formulir yang dibuat sedemikian rupa sehingga memungkinkan pembukuan dengan menggunakan sistem tulis tembus. Perusahaan ini sudah biasa menggunakan buku buku dan formulir formulir itu

28 maka dengan mudah transaksi transaksi itu dihimpun dan dibukukan. Oleh karena itu hanya perubahan perubahan kecil disarankan untuk memperbaiki buku buku dan formulir tadi. Buku buku atau lampiran lampiran yang biasanya dipakai dalam proses pencatatan transaksi adalah sebagai berikut : 1. Bukti Jurnal Formulir ini hampir sama dengan formulir yang dipakai sekarang oleh kebanyakan PTP. Formulir ini pada umumnya akan digunakan untuk semua transaksi yang tidak mengakibatkan perubahan kas. Ayat ayat dalam Bukti Jurnal akan dibukukan langsung kedalam Kartu Rekening Buku Besar. 2. Lembaran Kontrol Formulir ini berfungsi sebagai lembaran pengecekan pembukuan dan juga sebagai sarana pembukuan atau buku harian untuk membukukan jumlah debit dan kredit bulanan dari uang tunai di kas dan di bank kedalam Kartu Rekening Buku Besar. 3. Kartu Rekening Buku Besar Kartu Rekening Buku Besar adalah sarana pembukuan yang terakhir. Saldo dari setiap kartu rekening buku besar merupakan titik pangkal penyusunan laporan keuangan. Dari saldo saldo rekening Kartu Rekening Buku Besar pada setiap akhir bulan, harus dibuat suatu neraca percobaan, untuk mencek kebenaran perhitungan debit dan kredit. Kartu Rekening Buku Besar ini harus dipakai terus menerus ( mengganti kartu baru pada setiap bulan tidak terlalu perlu dilakukan ).

29 4. Buku Tambahan Buku tambahan harus diadakan untuk setiap rekening buku besar seperti misalnya rekening piutang niaga, rekening hutang niaga dan rekening piutang dan hutang lain lain. Bentuk buku tambahan dapat dibuat sama seperti Kartu Rekening Buku Besar. 5. Nota Debit dan Nota Kredit Semua transaksi dengan Kantor Direksi harus menggunakan Nota Debit dan Nota Kredit, yang dibukukan langsung kedalam kartu kartu Rekening Buku Besar. 6. Buku Penjualan Ekspor dan Lokal Dalam lampiran lampiran ada dua formulir yaitu untuk penjualan ekspor dan untuk penjualan lokal. Buku penjualan biasanya dipegang oleh bagian pembiayaan yang pada akhir bulan akan dibukukan kedalam kartu rekening buku besar yang bersangkutan.