Persiapan Implementasi dan Training Sistem Katalog Lokal

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "Persiapan Implementasi dan Training Sistem Katalog Lokal"

Lanny Kartawijaya
7 tahun lalu
Tontonan:

1 Persiapan Implementasi dan Training Sistem Katalog Lokal

2 Pendahuluan Fitur Definisi Peran Persiapan Implementasi Pelatihan Jadwal Implementasi Q & A Agenda

3 Pendahuluan LKPP bekerja sama dengan MCA- I untuk Sistem Katalog Lokal Sistem diselaraskan dengan program Kontrak Katalog Lokal Sosialisasi dan Pelatihan melibatkan LPSE 5 pilot (Semarang, Badung, Yogyakarta, Gorontalo, DKI Jakarta) dan 20 LPSE percontohan Launching Kontrak Katalog Sistem e- Ticketing Kota Semarang pada Rakernas LPSE 3 November 2016

4 Sistem Katalog Lokal Fitur

5 Pengelolaan Kontainer Menentukan aturan dan parameter katalog dalam Kontrak Payung: Mulai / Selesai Organisasi Pembeli (SKPD/KLDI) Penyedia Pengelolaan Katalog Metode pembelian

6 Pengelolaan Katalog Template berbasis Excel untuk mengunggah katalog Proses unggah dan persetujuan katalog mudah Publikasi katalog otomatis Pembaruan katalog cepat (harga & stok) Pelaporan ringkas untuk perubahan dan persetujuan katalog.

7 Cari > Pilih Pengguna disajikan alur ringkas Cari > Pilih > Beli Konsisten dengan e- commerce terdepan di Indonesia

8 Pembeli Cari > Pilih > Beli Persetujuan Proses persetujuan PPK penuh Pilihan Terima/Tolak untuk Penyedia Alur Pembelian Negosiasi Harga (RFQ) Tanpa Negosiasi Kereta Belanja - > Penawaran Harga - > Surat Pemesanan - > Pesanan Pembelian

9 Portal Penyedia TiapPenyedia memiliki portal masing- masing untuk semua: Manajemen tugas, Unggah katalog, Pembaruan harga/stok, Laporan, Laporan kesalahan, Manajemen pembelian

10 Admin dan Laporan Laporan dan visibilitaspenuhuntuktiap tindakan dan transaksi

11 Fitur Lainnya Fitur Arsitektur berbasis peran Perbandingan bersisi Favorit Wishlist Pencarian Lanjut Notifikasi Portal Penyedia Pengelolaan Stok Pengelolaan Distributor Validitas kontrak dan katalog Deskripsi Akses ke sistem sesuai perannya Membandingkan beberapa item serentak (bersisi) Daftar item yang sering dibelanjakan Daftar item yang ingin dibeli Pencarian berdasarkan term (Kategori, Wilayah, dsb.) Notifikasi ke pengguna atas event tertentu Portal untuk tiap penyedia mengunggahkatalog dan merespon penawaran harga, surat pesanan dan Pesanan Pembelian Mengelola stok item (kuota stok dari penyedia, item yang dibeli dsb.) Supplier dapat mengalokasikandistributornya untuk menangani item- item pembelian yang berbeda Masa berlaku dimana kontrak dan item katalog aktif (dapat dibeli)

12 Sistem Katalog Lokal Definisi Peran

13 Peran Pengguna Peran Fungsi Pengelola Kontainer Membuat/mengelola kontainer Semua fungsi Pengelola Katalog Pengelola Katalog Menyetujui/menolak katalog Penyedia Mengunggah katalog untuk Penyedia Meminta pembaruan katalog atauharga/stok Pejabat Pengadaan (PP) Mencari/melihat/membandingkan item Membuat pembelian/kereta belanja Membuat Penawaran Harga dan Surat Pembelian Mengelola Wishlist dan Favorit Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Menyetujui/menolak Penawaran Harga dan Surat Pembelian Menyetujui/membatalkan Pesanan Pembelian Mengelola Wishlist

14 Peran Pengguna Peran Fungsi Admin SKPD Menambahkan/menyunting data organisasi Menambahkan pengguna baru Menyunting data pengguna Mendaftarkan Penyedia Penyedia Mengelola profil dan pengguna organisasi Penyedia Menyiapkan dan mengunggah katalog Merespon Penawaran Harga (RFQ), Surat Pembelian (Rekuisisi), dan Pesanan Pembelian (Purchase Order) Mengelola distributor Publik (Tamu) Melihat informasi umum (FAQ, Manual, Berita, dsb.) Mencari dan menampilkan daftar kontainer, katalog, item- item dalam sistem

15 Delegasi Peran Kontrak Katalog antarapemda tiap wilayahdengan Penyedia Delegasi Penuh: Kontainer disetup oleh Pengelola Katalog Lokal LKPP e- Katalog memverifikasidalam sistem hasil kontainer yang dibuat Dapat mengubah dan menyesuaikan behavior kontainer seperti alur, kategori komoditas dsb. Delegasi Parsial: Kontainer disetup oleh LKPP Pengelola Katalog Lokal tidak dapat mengubah dan menyesuaikan behavior kontainer Delegasi Parsial- Penuh: Pengelola Katalog Lokal meminta persetujuan offline pembuatan kontainer ke LKPP Kontainer disetup oleh Pengelola Katalog Lokal Perubahan dan penyesuaian behavior kontainer oleh Pengelola Katalog Lokal melalui persetujuan LKPP e- Katalog Pengelola Katalog Lokal menyetujui/menolak katalog dari Penyedia kedalam sistem

16 Sistem Katalog Lokal Implementasi

17 Domain Sistem Domain Sistem berada dibawah domain LKPP URL: katalog- lokal.lkpp.go.id/ Publikasi domain Sistem Katalog Lokal Sosialisasi domain saat pertemuan pertama Kick Off Katalog Lokal di Jakarta Publikasi kegiatan dan link ke Katalog Lokal dari website LKPP

18 Migrasi dan Registrasi Migrasi data Organisasi Pembeli (SKPD) LKPP e- Proc mengekspor data SKPD terbaru tiap wilayah dari SIRUP LKPP e- Proc mengekspor data Pengguna SKPD terbaru tiap wilayah dari SPSE Partner (ED) meload data SKPD dan Penggunanya ke format template impor data Excel LPSE memvalidasi data SKPD dan Penggunanya untuk wilayah masing- masing LPSE mengirim hasil validasi data ke Partner (ED) Partner (ED) meload data SKPD dan Penggunanya ke Sistem Katalog Lokal Registrasi Penyedia Partner (ED) mengirim formulir isian data Penyedia ke LPSE LPSE mengisi data formulir isian Penyedia dan menandatanganinya Penyedia mengembalikan formulir yang sudah diisi ke LPSE LPSE mendaftarkan Penyedia dan Penggunanya ke Sistem Katalog Lokal

19 Sistem Katalog Lokal Pelatihan (ToT) LPSE

20 Rencana dan Jadwal Pelatihan Pelatihan (ToT) LPSE dalam beberapa batch: Batch 1: Sebagian anggota tim LPSE (Tutorial Face- to- Face) Batch 2 dst.: Sisa anggota tim LPSE (Tutorial Face- to- Face) Pelatihan (ToT) LPSE dilakukandi fasilitas training center masing- masing LPSE Jadwal Pelatihan Kick- Off Meeting: (4 November) Batch 1: Semarang & DKI Jakarta November Batch 2: Yogyakarta & Badung& Gorontalo Desember/Januari Batch 3: TBD - Q1 2017

21 Pendekatan Pelatihan (ToT) Demo Sistem (Kickoff) Demo sistem (introduction) untukkepala LPSE pada Kickoff Meeting Memberikan gambaran fitur- fitur kunci sistem Tutorial ToT (Batch 1 dan 2) Pelatihan tatapmuka di ruang pelatihan masing- masing LPSE ED mengirim trainer dan LKPP mengirimkan pendampinganke tiap LPSE untuktot Pelatihan untuksemuapenggunasesuaimaterial Pelatihan berbasis Penjelasan - > Live/Video Demo Tutorial - > Self Test di demo environment demo.eurodyn.com/ccm Masa pelatihan: maksimal 2 hari kerja per batch

22 Quick Reference Guides Material Pelatihan Panduan cepat sesuai Pengguna untuksehari- hari Memberikan gambaran fitur- fitur kunci sistem User Manual Panduan lebih rinci untukpengguna sesuai organisasi (Administrator Sistem, Organisasi Pembeli, Penyedia) Memberikan gambaran detil dan menyeluruh fitur- fitur sistem Computer- based- Training (CBT) Video tutorial langkah- langkahskenario umum Dapat dikombinasikan denganlive Demo tutorial

23 Sistem Katalog Lokal Pelatihan Pengguna

24 Pelatihan Tim Katalog Lokal Pelatihan Pengguna Pengelola Katalog Lokal di tiap wilayah: Batch 1: Pelatihan ke Pengelola Katalog Lokal oleh LPSE didampingi ED/LKPP Trainer Batch 2 dst.: Anggota Pengelola Katalog Lokal berikutnyaoleh LPSE Pelatihan dilakukan di ruang pelatihan di LPSE Pemda Metode Pelatihan Material pelatihan disesuaikan untuk pengguna Pengelola Katalog Pelatihan berbasis Penjelasan - > Live/Video Demo Tutorial - > Self Test di demo environment Masa pelatihan: maksimal 1 hari kerja per batch Jadwal Pelatihan Batch 1: Minggu ke- 3 November Batch 2 dst.: Minggu ke- 4 November dst.

25 Pelatihan Pengguna SKPD Pelatihan Pengguna SKPD (PP & PPK) di tiap wilayah: Batch 1: Pelatihan ke Pengguna SKPD oleh LPSE didampingi ED/LKPP Trainer Batch 2 dst.: Anggota SKPD berikutnyaoleh LPSE Pelatihan dilakukan di ruang pelatihan di LPSE Pemda Metode Pelatihan Material pelatihandisesuaikanuntukpengguna PP & PPK Pelatihan berbasis Penjelasan - > Live/Video Demo Tutorial - > Self Test di demo environment Masa pelatihan: maksimal 1 hari kerja per batch Jadwal Pelatihan Batch 1: Minggu ke- 3 November Batch 2 dst.: Desember dst.

26 Pelatihan Pengguna Penyedia Pelatihan Pengguna Penyediadi tiap wilayah: Pelatihan ke Pengguna Penyedia oleh LPSE didampingi ED/LKPP Trainer Pelatihan dilakukan di ruang pelatihan di LPSE Pemda Metode Pelatihan Material pelatihandisesuaikanuntukpengguna (Quick Guides, Manual, Video Demo dll. hanyauntukpenyedia) Pelatihan berbasis Penjelasan - > Live/Video Demo Tutorial - > Self Test di demo environment demo.eurodyn.com/ccm Masa pelatihan: maksimal 1 hari kerja per batch Jadwal Pelatihan Minggu ke- 4 Nov dst.

27 Rencana Implementasi No. Aktivitas 1. Tugas teknis dengan LKPP 2. Publikasi katalog lokal dan peluncuran 3. Pelatihan dan Familiarisasi - Familiarisasi Trainer LKPP - ToT LPSE pilot (Dukungan Helpdesk) - Pelatihan Pengguna Pengelola Katalog - Pelatihan Pengguna SKPD - Pelatihan Pengguna Penyedia 4. Dukungan implementasi Oktober November Desember

28 Q & A

dokumen-dokumen yang mirip

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e- PURCHASING PRODUK BARANG/JASA PEMERINTAH DISTRIBUTOR/PELAKSANA PEKERJAAN

PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI e- PURCHASING PRODUK BARANG/JASA PEMERINTAH DISTRIBUTOR/PELAKSANA PEKERJAAN Update 21 Januari 2015 Daftar Isi 1 Pendahuluan... 2 1.1 Alur Proses e- Purchasing Produk Barang/Jasa