BAB LANDASAN TEORI (Untuk Perancangan Sistem)

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum Penjelasan sistem dan perkembangan IT secara umum 1.2. Maksud dan Tujuan Maksud dari penulisan Tugas Akhir Tujuan penulisan Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (D.III) jurusan Manajemen Informatika pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI) 1.3. Metode Penelitian Observasi, Wawancara, Studi Pustaka 1.4. Ruang Lingkup Berisi penjelasan lingkup bahasan dari Tugas Akhir 1.5. Sistematika Penulisan Berisi penjelasan isi Tugas Akhir per bab BAB LANDASAN TEORI (Untuk Perancangan Sistem) 2.1. Konsep Dasar Sistem (Uraikan konsep teori sesuai dengan tema yang dibahas) 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) A.Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) 1. Konsep Dasar Diagram Alir Data (Data Flow Diagram) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. 2. Simbol-simbol yang digunakan EXTERNAL ENTITY Simbol yang digunakan untuk menggambarkan asal/tujuan data. Merupakan lingkungan sistem, berupa Departemen, Organisasi, sekelompok orang yang terlibat dalam sistem. (diluar/didalam). Berikan label/nama di dalam entity tersebut. PROCESS Digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data. Kegiatan yang dilakukan oleh organisasi/perusahaan, kelompok orang, mesin/komputer dari hasil suatu arus data. DATA FLOW Untuk menggambarkan aliran data yang berjalan. Mengalir diantara proses, data store dan external entity. Dapat berupa masukan untuk sistem atau keluaran dari proses sistem. DATA STORE Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 1

2 Untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan/ diarsipkan. 3. Aturan Main a. Tidak boleh menghubungkan antara External Entity dengan External Entity secara langsung. b. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan Data Store secara langsung. c. Tidak boleh menghubungkan antara Data Store dengan External Entity secara langsung (atau sebaliknya). d. Setiap Proses harus ada Data Flow yang masuk dan ada Data Flow yang keluar. 4. Cara Membuat a. Top-Down Analysis, mulai dari umum sampai dengan detail. b. Jabarkan proses sampai dengan sedetail mungkin. c. Pelihara Konsistensi Entity, Proses, Data Flow dan Data Store yang terjadi dalam Data Flow Diagram. d. Berikan Label yang bermakna untuk tiap-tiap simbol. 5. Tahapan Proses Pembuatan a. Buat Diagram Konteks Untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau diagram yang menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada b. Buat Diagram Nol Untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang ada didalam Diagram Konteks (penjabaran secara rinci) c. Buat Diagram Detail (Rinci) Untuk menggambarkan arus data secara lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol B. Kamus Data (Data Dictionary) 1. Konsep Dasar Kamus data merupakan Katalog Fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem secara lengkap. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow & data store. 2. Hal yang harus dimuat dalam Kamus Data a. Nama Arus Data b. Alias c. Tipe Data d. Arus Data e. Penjelasan f. Periode g. Volume h. Struktur Data NOTASI suatu bentuk utk mempersingkat arti/makna dari simbol yang dijelaskan. 3. Notasi Tipe Data Untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data. Notasi Keterangan X Setiap karakter 9 Angka Numerik A Karakter Alphabet Z Angka Nol yang ditampilkan dalam spasi kosong. Titik, sebagai Pemisah Ribuan, Koma, sebagai Pemisah Pecahan _ Hypen, sebagai tanda penghubung / Slash, sebagai tanda pembagi 4. Notasi Struktur Data Untuk membuat spesifikasi elemen data. Notasi Keterangan = Terdiri dari Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 2

3 + And (dan) ( ) Pilihan (Ya atau Tidak) { } Iterasi/Pengulangan Proses [ ] Pilih salah satu pilihan I Pemisah pilihan di dalam tanda [ ] * Keterangan atau Petunjuk (Key Field ) C. Normalisasi 1. Konsep Dasar Normalisasi adalah merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. 2. Key Field key yang digunakan : a. Candidate Key Satu attribute atau satu set minimal attribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari suatu entity. b. Primary Key Satu attribute atau satu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. c. Alternate Key Candidate Key yang tidak terpilih sebagai Primary Key. d. Foreign Key Satu attribute atau satu set attribute yang melengkapi satu hubungan (relationship) yang menunjukkan ke induknya. 3. Tahapan Proses Normalisasi a. UnNormalized Form Proses pengumpulan data yang akan direkam dengan tidak mengikuti suatu format tertentu. b. First Normal Form/1NF Mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file dengan setiap field berupa atomic value tidak ada atribut yang berulang. c. Second Normal Form/2NF Mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk 1NF &atribut non key bergantung fungsi dengan primary key. d. Third Normal Form/3NF Relasi harus dalam bentuk 2NF & semua atribute non primer tidak punya hubungan transitif. e. Boyce-Codd Normal Form/BCNF Mempunyai paksaan yang lebih baik dari bentuk 3NF, Relasi harus dalam bentuk 1NF & setiap atribute harus bergantung fungsi pada atribute superkey. D. Pengkodean Digunakan untuk mengklasifikasikan data, yang dimasukkan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya. Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode Mnemonik (Mnemonic Code), Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok Urut (Block Code), Kode Chiper, Kode Subset Digit-Signifikan, Urutasn Kode Sederhana. Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 3

4 BAB ANALISA SISTEM BERJALAN (Contoh Studi Kasus) A. Prosedur Sistem Berjalan 1. Prosedur penyerahan absen Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke bagian Akunting untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, absen karyawan dan rekapitulasi absensi tersebut diarsipkan. 2. Prosedur penghitungan gaji Penghitungan gaji bruto karyawan dilakukan oleh bagian Akunting dengan membaca atau melihat arsip rekapitulasi absensi karyawan dan arsipover Time. Setelah gaji bruto dihitung, bagian akunting melihatke arsip kasbon karyawan untuk menghitung gaji net sehingga didapatkan take home pay. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya oleh bagian Akuntingdan selanjutnya meminta persetujuan ke direktur. Dari persetujuan direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian akunting untuk diarsipkan, begitu dengan data-data gaji karyawan juga disimpan dalam arsip gaji karyawan. 3. Prosedur pembayaran gaji Berdasarkan arsip rekapitulasi gaji yang telah disetujui oleh direktur dan arsip gaji karyawan, Bagian Akunting membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan.slip gaji tersebut berisi rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan dan Bagian Akunting juga memberikan tanda terima gajikaryawan untuk ditandatangani sebagai bukti pembayaran dan setelah ditanda tangani, tanda terima tersebut diarsipkan. 4.Prosedur laporan gaji Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka Bagian Akunting membuat laporangaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah ditandatangani oleh karyawan dan ditujukan kepada direktur sedangkan copy-nya di arsipkan. Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 4

5 B. Diagram Alir Data Sistem Berjalan b. Diagram Alir Data Keterangan : KA : Kartu Absensi Gambar III.1. Diagram Konteks Sistem Berjalan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 5

6 a. Diagram Nol Sistem Berjalan Gambar III.2. Diagram Nol Sistem Berjalan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 6

7 b. Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan Gambar III.3. Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 7

8 C. Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data sistem berjalan ini adalah menjelaskan mengenai isi dari dokumen masukan ke dalam bentuk penulisan kamus data. Misalnya salah satu dokumen masukan pada sistem berjalan adalah dokumen Purchase Order. Maka kamus data dari dokumen masukan sistem berjalan tersebut adalah sebagai berikut : Kamus Data Dokumen Masukan Formulir Permintaan Pesanan 1. Nama arus data : KA Alias : Kartu Absen Bentuk data : Dokumen dasar Arus data : Karyawan - Proses 1.0 Proses Arsip Rekap Absen Penjelasan : Untuk mengetahui jam masuk dan jam pulang karyawan Periode : Setiap bulan Volume : Satu lembar Struktur data = Header + Isi Header = No + Nama + Bagian + Bulan + Sakit + Izin + Alpa + Lambat + Lain_lain Isi = 1{Tgl + Pagi + Siang + Lembur + Jam}15 Keterangan : Pagi = Masuk + Keluar Siang = Masuk + Keluar Lembur= Masuk + Keluar D. Spesifikasi Sistem Berjalan a. Spesifikasi Bentuk Masukan berupa: Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan, dapat Nama Dokumen : Kartu Absen Fungsi : Untuk mengetahui jam masuk dan jam pulang karyawan Sumber : Karyawan Tujuan : Bagian Akunting Media : Kertas Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lampiran A.1 b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen-keluaran yang digunakan pada sistem berjalan adalah: Nama Dokumen : Slip Gaji Fungsi : Untuk mengetahui total gaji karyawan Sumber : Bagian Akunting Tujuan : Karyawan Media : Kertas Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap bulan Bentuk : Lampiran A.2 Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 8

9 BAB RANCANGAN SISTEM USULAN A. Prosedur Sistem Usulan Pada sistem usulan ini, Supermarket Negri Antahi melakukan pembangunan komputerisasi sistem untuk sistem penjualan.untuk pelayanan yang terbaik kepada Customer maka setiap order penjualan dibantu dengan aplikasi program yang menangani transaksi penjualan. Untuk lebih jelasnya prosedur dari sistem usulan adalah sebagai berikut: 1. Prosedur absensi Setiap karyawan yang datang dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan Id Card. Id Card tersebut diinputmenggunakan barcode kedalam absen yang telah disediakan oleh perusahaan dan secara otomatis data absen karyawan tersimpan kedalam file absen yang sudah dihubungkan denganfile karyawan. 2. Prosedur penghitungan gaji Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Akunting dengan membaca atau melihat file absen, filetrangaji,file jabatan, danfile pinjaman serta file karyawan. Setelah dihitung total gaji keseluruhan selanjutnya disimpan dalam file gaji. 3. Prosedur pembayaran gaji Bagian Akunting memberikan gaji dan slip gaji kepada karyawan setelah seluruh proses perhitungan gaji selesai. 4. Prosedur Jurnal Untuk prosedur jurnal, file yang terbentuk dapat dibedakan menjadi file jurnal dan file detail jurnal sehingga akan mempermudah dalam pembuatan laporan pengeluaran kas. 5. Prosedur laporan gaji Setelah semua prosedur selesai, maka Bagian Akunting mencetak laporan gaji dan laporan pengeluaran kas, dimana data-data laporan tersebut diambil dari file karyawan, file pinjaman, file jabatan, file trangaji, file jurnal, file detail jurnal dan file perkiraan. Laporan tersebut diserahkan kepada Direktur. Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 9

10 B. Diagram Alir Data Sistem Usulan Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 10

11 Gambar III.2 Diagram Nol Sistem Usulan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 11

12 Gambar III.3 Diagram Detail 3.0. Sistem Usulan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 12

13 Gambar III.4 Diagram Detail 5.0. Sistem Usulan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 13

14 C. Kamus Data Sistem Usulan Pembuatan kamus data sistem usulan ini diambil dari rancangan dokumen masukan dan dokumen keluaran yang diusulkan oleh penulis. Misalnya salah satu dokumen keluaran pada sistem usulan adalah Dokumen Laporan Gaji Karyawan. Maka kamus data dari dokumen keluaran sistem usulan tersebut, sebagai berikut: Kamus Data Dokumen Keluaran Laporan Gaji Karyawan Nama Arus Data : Laporan Gaji Alias : - Bentuk Data : Dokumen Cetakan Komputer Arus Data : Proses 5.1 Direktur Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah gaji karyawan dalam setiap bulannya Periode : Setiap Bulan Volume : Rata-rata 2 halaman Struktur Data : Header + Isi Header = NmPerusahaan + Judul +Periode Keterangan: Periode = Bulan + Tahun Isi = 1{No+NIK + NmKaryawan + GajiPOkok + Tunjangan + UangMakanl +JumlahLembur + NilaiLembur + Potongan+Gajibruto+GajiNetto }n+total Keterangan : NIK * 9 digit bertipe karakter * NmKaryawan *25 karakter *,,,,,,,,,,,,, D. Spesifikasi Sistem a. Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan yang digunakan pada sistem usulan adalah : 1. Nama dokumen : IdCard Fungsi : Untuk melakukan absensi Sumber : Karyawan Tujuan : Bagian Akunting Media : Barcode Jumlah : Satu Frekuensi : Setiap absensi karyawan Bentuk : Lihat lampiran B.1 b. Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk rancangan dokumen-dokumenkeluaran yang digunakan pada sistem usulan, dapat berupa: a. Nama dokumen : Laporan Gaji Karyawan Fungsi : Sebagai dokumen akhir dari proses penggajian Sumber : Bagian Akunting Tujuan : Direktur Media : Kertas cetakan Jumlah : Satu lembar Frekuensi : Setiap akhir bulan Bentuk : Lihat lampiran C.1 Lampiran C.1 Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 14

15 E. Normalisasi Normalisasi ini diambil dari salah satu dokumen keluaran yang sudah dirancang oleh penulis. Batasan normalisasi, sebagai berikut: 1. Rancangan dokumen keluaran (cukup hanya satu buah dokumen) yang mewakili keseluruhan. 2. Attribute / field yang digunakan hanya yang mewakili suatu dokumen (pengembangan ada pada spesifikasi file) Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 15

16 Contoh : a. Bentuk Tidak Normal (Unnormal Form) NIK Nm_kar Nm_jab Tgl_msk Almt Tlpn Sts Gapok Tunj_jab Intensive U_makan NIK No_abs Tgl_abs Hari Jam_msk Jam_klr Jml_OT OT Jml_abs NIK No_pinj Tgl_pinjam Jml_pinj Pemby_pinjam Sisa_pinj NIK No_transgaji Gaji_bruto Gaji_net Periode Jml_u_mkn Jml_OT Jml_lembur Total_gaji NIK Jml_skt Jml_izin Jml_alpa Gambar IV.1. Bentuk Tidak Normal (Unnormal Form) Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 16

17 b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form) NIK * Nm_kar Nm_jab Tgl_msk Almt Tlpn Sts Gapok Tunj_jab Intensive U_makan No_pinj * Tgl_pinjam Jml_pinj Pemby_pinjam Sisa_pinjam Gaji_bruto Gaji_net No_transgaji * Periode Jml_u_mkn Jml_OT No_abs * Tgl_abs Jam_msk Jam_klr Jml_abs Jml_skt Jml_izin Jml_alpa Keterangan : * Candidate Key Gambar IV.2. Bentuk Normal Ke Satu (1 st Normal Form) Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 17

18 c. Bentuk Normal Ke Dua (2 nd Normal Form) Keterangan : * Primary Key One To One ** Foreign Key One To Many Gambar IV.3. Bentuk Normal Ke Dua (2 nd Normal Form) Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 18

19 d. Bentuk Normal Ke Tiga (3 rd Normal Form) Gambar IV.4 Bentuk Normalisasi Ketiga (3 nd Normal Form) Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 19

20 F. Spesifikasi File a. File Karyawan Nama file : File Karyawan Akronim : Karyawan Fungsi : Untuk menyimpan data Karyawan Tipe : File Master Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random Media : Hard Disk Panjang record : 50 Karakter Kunci Field : NIK Software : Microsoft Visual Foxpro 9.0 Tabel IV.1. Spesifikasi File Barang No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1 Nomor Induk Karyawan NIK Character 8 Primary Key 2 Nama Karyawan Nm_Kar Character 25 3 Tanggal Masuk Tgl_msk Date 8 4 Alamat Almt Character 40 5 Telepon Telp Character 12 6 Status Sts Character 15 Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 20

21 G. Spesifikasi Program Gambar IV.5. Diagram HIPO Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 21

22 Spesifikasi program dalam perancangan program pada pembuatan tugas akhir ini, terdiri dari: a. Menu Utama Nama Program : Menu Utama Akronim : Menu.scx Fungsi : Isi Disesuaikan dengan Kamusnya Index Program : ---- Bahasa Program : Visual Foxpro Bentuk Tampilan : Lihat lampiran D.1 Proses : Pada Menu Utama terdapat enam buah pilihan yaitu: 1. Menu Login 2. MenuMaster 3. Menu Transaksi 4. Menu Report 5. Menu Utility Lampiran D.1. b. Menu Karyawan Nama Program : Menu Karyawan Akronim : Karyawan.scx Fungsi : Isi Disesuaikan dengan Kamusnya Index Program : NIK Bahasa Program : Visual Foxpro Bentuk Lampiran : Lihat Lampiran D-2 Proses : Pada Menu Karyawan terdapat beberapa fungsi instruksi (Tambah, Ubah, Hapus, Tampilkan, Simpan) Pilih Instruksi tambah maka: Input NIK Jika ketemu (Y) maka tampilkan data karyawan, kembali ke menu karyawan.jika Tidak Ketemu (T) maka : Input Data Karyawan Data akan disimpan? Jika (Y) Simpan data kembali ke menu karyawan, Jika (T) maka kembali ke menu karyawan Pilih Instruksi Ubah (Edit) maka: Input NIK Jika ketemu (Y) maka tampilkan data karyawan, edit/ubah data karyawan, data akan disimpan? Jika (Y) maka simpan data kembali ke menu karyawan. Jika (T) maka kembali ke menu karyawan.jika Tidak Ketemu (T) maka: data tidak ditemukan Kembali ke menu karyawan. Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 22

23 Pilih Instruksi Hapus (Delete): Data akan dihapus? Jika (Y)maka proses data dihapus. Kembali ke menu karyawan. Jika (T) maka kembali kemenu karyawan. Pilih Instruksi Tampilkan (Display): Input NIK Jika Ketemu (Y) maka tampilkan data karyawan, kembali ke menu karyawan. Jika Tidak (T) maka data tidak di temukan Tampilan Menu Data Karyawan Lampiran E.2. H. Struktur Kode Pengkodean Nomor Induk Karyawan Stuktur kode NIK bertipe karakter dengan panjang sembilan digit isinya merupakan NIK (Nomor Induk Karyawan), adapun cara pengisiannya sebagai berikut: Tahun masuk Contoh : Keterangan : Tahun masuk = 2009 Bulan Masuk = September Nomor Urut Karyawan = 340 Bulan masuk Nomor urut karyawan Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 23

24 I. Spesifikasi Sistem Komputer a. Umum b. Perangkat Lunak 1. Sistem Operasi : Microsoft Windows XP 2. Paket Program : Micrososft Visual Foxpro 9.0 c. Perangkat Keras 1. Processor : Pentium IV 3.0 GHz 2. RAM : 512 MB 3. Hardisk :80 GB 4. CD ROM : 52X 5. Mouse : Standard mouse 6. Keyboard : 101/102 keys 7. Monitor : Super VGA Printer : Dot Matriks d. Konfigurasi Komputer Keyboard/ Mouse 108 keys CPU Monitor SVGA 14 Printer Dot Matrix Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 24

25 J. Jadwal Implementasi Tabel IV.3 Jadwal Implementasi NO KEGIATAN 1 Persiapan data Awal 2 Pembuatan & Test Program 3 Tes sistem 4 Pelatihan 5 Pembuatan Buku Petunjuk 6 Evaluasi & Operasional WAKTU BULAN I BULAN II BULAN III BULAN IV Akademi Manajemen Informatika dan KomputerBina Sarana Informatika 25