RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI BARANG MASUK DAN BARANG KELUAR (Studi Kasus di CV. Berkah Mandiri Teknik Bandung)

Transkripsi

1 RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MASUK DAN KELUAR (Studi Kasus di CV. Berkah Mandiri Teknik Bandung) Ade Solihin Mustopa 1, Asep Deddy Supriatna 2, Rd. Erwin Gunadhi 3 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Jl. Mayor Syamsu No. 1 Jayaraga Garut Indonesia jurnal@sttgarut.ac.id 1 adesolihinmustopa@gmail.com 2 asepdeddy@sttgarut.ac.id 3 erwin.gunadhi@sttgarut.ac.id Abstrak - Hampir semua aplikasi bisnis kini menggunakan teknologi informasi dimana di dunia bisnis telah banyak di kembangkan dan di terapkan sistem informasi. Selain itu pula perkembangan teknologi informasi saat ini sangat pesat seiring dengan adanya tuntutan kebutuhan dari aktivitas bisnis, oleh karena itu, kebutuhan akan kebutuhan akan program aplikasi terhadap teknologi terkomputerisasi di harapkan juga semakin baik. Dilatarbelakangi dengan belum adanya sistem informasi pengolahan data barang yang dimana proses pengolahan datanya masih menggunakan cara manual, maka Perancangan sistem informasi barang masuk dan barang keluar di CV. Berkah Mandiri Teknik menjadi solusi dalam pengaplikasian sistem yang terkomputerisasi. Pengembangan sistem informasi ini menggunakan pendekatan konvensional dengan metode Traditional (Waterfall) System Development Methodology dikemukakan oleh Sandra Donalson Dewitz (1996) yang terdiri dari tahapan-tahapan Preliminary Investigation, System Analysis, System Design, System Implementation dengan dibantu oleh beberapa pemodelan sistem seperti Block Diagram, dan Entity Relationship Diagram (ERD). Bahasa pemrograman yang digunakan adalah java dan program aplikasi yang digunakan untuk database-nya yaitu MySQL. Hasil dari penelitian ini di harapkan sistem informasi Barang masuk dan Barang keluar dapat menjadi solusi permasalahan yang ada dalam membantu proses pengelolaan data barang menjadi lebih baik dan meminimalisir kesalahan. Kata Kunci - Sistem Informasi, Sistem Informasi Barang masuk dan barang keluar, Traditional (Waterfall) System Development Methodology. I. PENDAHULUAN Hampir semua aplikasi bisnis kini menggunakan teknologi informasi dimana di dunia bisnis telah banyak di kembangkan dan di terapkan sistem informasi. Selain itu pula perkembangan teknologi informasi saat ini sangat pesat seiring dengan adanya tuntutan kebutuhan dari aktivitas bisnis, oleh karena itu, kebutuhan akan kebutuhan akan program aplikasi terhadap teknologi terkomputerisasi di harapkan juga semakin baik. Guna meningkatkan efisiensi kerja dan efektivitas waktu yang di butuhkan untuk menghasilkan suatu informasi. Maka sistem informasi yang terkomputerisasi adalah salah satu solusi untuk memecahkan masalah yang terjadi pada sistem yang manual. Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang di buat untuk menghimpun,

2 ISSN : Vol. 11 No menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kapada para pemakai. (kadir, 2003) Salah satunya CV. Berkah mandiri teknik merupakan perusahaan mulai berkembang yang menjalaknkan usaha komersial yang bergerak pada bidang kontraktor jaringan, saat ini di.cv. Berkah Mandiri Teknik pada bagian gudang khususnya belum terdapat sistem informasi atau aplikasi pengolahan data barang, ysng dimana proses pengolahan data barangnya masih menggunakan cara manual. Dalam arti kertas dan buku arsip masih dijadikan media penyimpanan data, sehingga akan menyulitkan ketika melakukan pencatatan dan pencarian data. Salah satu cara untuk memaksimalkan kinerja perusahaan adalah dengan memamfaatkan teknologi informasi. Melihat teknologi informasi sangat cepat, sudah sepantasnya CV. Berkah Mandiri Teknik yang berkecimpung di dunia kontraktor menerapkan teknologi tersebut untuk memaksimalkan kinerja para karyawannya. Teknologi informasi juga berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu perusahaan. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses yang terjadi akan efisiensi dan fleksibel. Dengan di terapkannya sistem informasi di harapkan dapat membantu pekerjaan lebih efektif, baik dari segi waktu, tenaga, dan biaya. II. LANDASAN TEORI A. Konsep Dasar Sistem Informasi Dalam mendefinisikan sistem, terdapat dua kelompok pendekatan. yang pertama lebih menekankan pada prosedur dan yang kedua lebih menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan sistem sebagai berikut Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. [Jogiyanto HM, 1999]. Sedangkan pengertian prosedur [Jogiyanto HM,1999] mengungkapkan bahwa Prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi krerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. B. Definisi Sistem Informasi Dari beberapa definisi mengenai sistem dan informasi yang telah dijelaskan diatas, maka Sistem Informasi dapat diartikan/ didefinisikan sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan [Jogiyanto, 1999]. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang saling barkaitan dan berintegrasi satu sama lain dan bertujuan untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Adapun kegiatan di Sistem Informasi mencakup: 1 Input, menggambarkan suatu kegiatan yang menyediakan data untuk diproses. 2 Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses/ diolah untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3 Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. 4 Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. Kontrol, ialah suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkanpemodelan system 2

3 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut C. Software Pendukung dalam Perancangan Program 1. MySQL Relational Database Management System (RDBMS) menyediakan jalan terbaik sebagai media penyimpanan dan pengaksesan informasi yang kompleks.ada berbagai macam RDBMS yang bisa kita pilih. Beberapa RDBMS komersial yang terkenal antara lain Oracle, Sybase, Informix, Microsoft SQL Server, dan IBM db2. Pada Agustus 1999, Borland me-release Interbase di bawah lisensi open source dan mengijinkan untuk mendownload dan menggunakan secara gratis. Secara umum keseluruhan RDBMS menggunakan bahasa SQL untuk mengakses dan memanipulasi data yang berada didalamnya. SQL memungkinkan pengaksesan data secara mudah, cepat dan tidak tergantung platform sistemnya. Dalam bahasa SQL pada umumnya informasi tersimpan dalam tabel-tabel yang secara logik merupakan struktur dua dimensi terdiri dari baris (row atau record) dan kolom (column atau field). Sedangkan dalam sebuah database dapat terdiri dari beberapa tabel (table). MySQL merupakan salah satu RDBMS. MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (Relational Database Managemant System) yang bersifat "terbuka" (open source). Terbuka maksudnya adalah MySQL dapat di-download oleh siapa saja, baik versi kode program aslinya (source code program) maupun versi binernya (executable program) dan bisa digunakan secara gratis baik untuk dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan seseorang maupun sebagai program aplikasi database siap pakai. 2. Java Netbeans Netbeans versi 7 merupakan versi terbaru dari IDE Netbeans, yang dirilis oleh Sun Microsystem. Ada tambahan yang signifikan dalam netbeans 7 ini, khususnya penyempurnaannya pada modulnya untuk melakukan perancangan GUI yang memakai konsep layout baru secara mudah. Konsep layout yang boleh dikatakan mengubur berbagai macam layout manager yang tersedia, baik dari paket AWT maupun JFC/Swing. Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai komputer termasuk telepon genggam. Bahasa ini awalnya dibuat oleh James Gosling saat masih bergabung di Sun Microsystems saat ini merupakan bagian dari Oracle dan dirilis tahun Bahasa ini banyak mengadopsi sintaksis yang terdapat pada C dan C++ namun dengan sintaksis model objek yang lebih sederhana serta dukungan rutin-rutin aras bawah yang minimal. Aplikasi-aplikasi berbasis java umumnya dikompilasi ke dalam p-code (bytecode) dan dapat dijalankan pada berbagai Mesin Virtual Java (JVM). Java merupakan bahasa pemrograman yang bersifat umum/non-spesifik (general purpose), dan secara khusus didisain untuk memanfaatkan dependensi implementasi seminimal mungkin. Karena fungsionalitasnya yang memungkinkan aplikasi java mampu berjalan di beberapa platform sistem operasi yang berbeda, java dikenal pula dengan slogannya, "Tulis sekali, jalankan di mana pun". Saat ini java merupakan bahasa pemrograman yang paling populer digunakan, dan secara luas dimanfaatkan dalam pengembangan berbagai jenis perangkat lunak aplikasi ataupun aplikasi. III. KERANGKA KERJA KONSEPTUAL Pada bab ini penulis akan memaparkan tentang kerangka kerja secara konseptual. Dalam artian menjelaskan gambaran proses aktifitas yang akan dilakukan pada bab selanjutnya sesuai dengan metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu Waterfall. Berikut ini adalah struktur tahapan aktifitas yang terlihat pada gambar dibawah ini: Jurnal STT-Garut All Right Reserved

4 ISSN : Vol. 11 No Gambar 1.1 Work Breakdown Structure IV. HASIL DAN PEMBAHASAN A. System Analyze (AnalisisSistem) Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Adapun tahapan-tahapan yang ada pada analisis sistem adalah organizational context, functional area context, analisis sistem yang berjalan, analisis PPSDH dan analisis logis IPOSC. a. Analisis Organizational Context and Requirement CV.Berkah Mandiri Teknik adalah perusahaan baru yang sedang merintis di bidang kontraktor Civil dan Telekomunikasi., bidang tersebut adalah usaha yang akan berkembang pesat diera globalisasi saat ini. CV. Berkah Masndiri Teknik berdiri pada tanggal 28 April 2012 di Bandung, Perusahaan ini bekerja berdasarkan prinsip yang di terapkan pada perusahaan yaitu: 1. Jujur, baik kepada diri sendiri maupun orang lain 2. Mandiri, kami berusaha bekerja berdasarkan kemampuan yang kami miliki 3. Profesional, yang mengandung unsur-unsur kompetisi, Tanggung jawab, comperatif dan etika profesi yang saling terkait serta tidak bisa dipisahkan 4. Smart, berkemampuan untuk mengembangkan kemampuan secara berkala sesuai dengan tuntutan perkembangan. Adapun moto dari perusahaan ini adalah " One Team One Vision " yang berarti keberhasilan dari suatu usaha dicapai dengan satu tekad yang sama melalui kerja sama yang terbaik. b. Functional Area Context Dari struktur organisasi diatas bagian yang terlibat dengan sistem pengolahan data barang yang sedang berjalan adalah : 1. General Manager 2. Manager teknik 3. Bidang infrastuktur 4. Bidang Administrasi c. Analisis Sistem yang Berjalan ( Current System ) Sistem yang di analisis kerjanya yakni menganalisi data dan proses berjalannya barang 4

5 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut masuk dan barang keluar. pada dasarnya proses barang masuk dan barang keluar di gudang CV.Berkah Mandiri Teknik.. d. Physical Analysis ( People, Data, Sofware, Hardware (PPSDH) ) yang sedang berjalan Adapun pada tahap physical analysis (PPSDH) adalah sebagai berikut. Tabel Analisi Fisik(PPSDH)Sistem yang sedang berjalan People Procedure Data S/W H/W Mencatat dan Data pengadaan Buku Bagian menghitung barang, gudang/infrastruktur kuantitas barang data pengeluaran yang ada di gudang barang Membuat surat jalan MS.word Surat, dan Membuat bukti 2007 formulir permintaan dan pengeluaran barang gudang Mengajukan Data barang yang Buku Bag.lapangan/oprasional permintaan barang dibutuhkan yang di butuhkan dilapangan dilapangan Mengirim barang data barang yang Surat Supplier di kirim dan invoice Manager Menerima semua Buku laporan data Buku laporan data barang barang b. Logical Analysis (IPOSC) Yang sedang berjalan Analisis logis yaitu gambaran sistem yang akan menunjukkan proses apa yang sedang berjalan. Berikut adalah hasil analisis logis terhadap sistem pengelolaan data barang masuk dan barang keluar. 1. Pengisian formulir pengajuan barang keluar Input Proses Output Storage Control Data barang Mengisi formulir permintaan barang keluar Daftar barang permintaan Formulir permintaan barang staf lapangan B. Determine Functionality Of New System Berdasarkan hasil analisis permasalahan pada sistem informasi pengelolaan data barang masuk dan data barang keluar, maka kebutuhan fungsional dari sistem baru yang diperlukan adalah sebagai berikut : 1. Kebutuhan Fungsional Sistem 2. Kebutuhan Non Fungsional Sistem 3. Dari hasil analisis sistem informasi pengelolaan data barang masuk dan data barang keluar yang sedang berjalan diatas akan ditrasnlasikan ke dalam hasil Diagram Alir Data usulan, berikut usulan diagram Alir sistem pengelolaan data barang masuk dan data barang keluar: Jurnal STT-Garut All Right Reserved

6 ISSN : Vol. 11 No Gambar 2 Diagran Alir Data usulan a. Perancangan User Interface Perancangan UserInterfacemerupakan gambaran mengenai tampilan program yang nanti akan di gunakan dalam sistem yang baru. Adapun tampilan program yang akan dirancang adalah sebagai berikut : LOGIN ADMINISTRATOR MASTER DATA TRANSAKSI LAPORAN EXIT KARYAWAN MASUK DATA SUPPLIER KELUAR PEMASUKAN PENGAMBILAN JENIS Gambar 3 Struktur menu untuk administrator Tugas seorang administrator ialah mengelola data barang. Administrator dapat Dapat melakukan edit, delete dan menambah data. Administrator mempunyai hak akses dan mengelola data barang dan mengkonfirmasi pemasukan pengeluaran data barang administrator pula berhak mengupdate atau menghapus data barang tergantung pada keadaan barang juga dapat mengolah laporan data barang. 6

7 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut LOGIN USER LAPORAN EXIT DATA PEMASUKAN PENGAMBILAN Gambar 4 Struktur menu untuk user Tugas seorang user ialah mengelola laporan pemasukan dan pengeluaran barang. Operator tidak mempunyai hak akses dan mengelola data barang dan mengkonfirmasi pemasukan data barang. b. Keterhubungan Antar Tabel Gambar 5 Keterhubungan Antar Tabel c. Simulasi New System Tahap simulasi sistem baru ini merupakan tahap meletakan sistem supaya dapat siap untuk dioperasikan. Dalam pengembangan sistem informasi pengelolaan data barang masuk dan barang keluar iniada beberapa tahapan simulasi sistem yang harus dijalankan diantaranya adalah. a. Persiapan Perangkat Lunak ( Software ) b. Persiapan Perangkat Keras (Hardware) c. Persiapan Sarana Pendukung d. Pelatihan e. Pengujian Sistem f. Pengoperasian Jurnal STT-Garut All Right Reserved

8 ISSN : Vol. 11 No d. Implementasi User Interface Implementasi dari perancangan antar muka ini menjelaskan hal apa saja yang berkaitan dengan sistem yang baru di rancang sebagai gambaran pada pengguna sistem. 1. Form Login FormLogin merupakan form yang muncul pertama kali ketika program dijalankan, hal ini untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan hak akses oleh orang yang tidak berhak dan untuk menjaga keamanan data di dalamnya. Gambar 6 Form Login Gambar tersebut merupakan form pengisian password atau login, dimana data password pada form diambil dari database password, jika password yang dimasukkan tidak sama maka akan tampil message yang menyatakan password tidak terdaftar. Jika password yang dimasukan valid atau sesuai dengan data yang ada pada database maka akan muncul tampilan menu utama sistem dan sistem siap digunakan. 2. Menu Utama Sistem Menu utama sistem merupakan tampilan utama pada Sistem Informasi Peminjaman Kendaraan, yang didalamnya terdapat menu-menu login sebelum masuk ke menu utama user sesuai dengan akunnya masing-masing. Gambar 7 Form Utama Gambar tersebut merupakan form menu utama, dimana user dapat memilih form yang ada dengan menekan tombol shortcut yang tersedia. Form menu utama dapat di akses jika user telah memasukkan username dan password dengan benar. 8

9 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut 1. Daftar Data Barang Tampilan daftar seluruh data Barang, yang didalamnya terdapat fasilitas tambah, ubah, hapus, dan pencarian data. Gambar 8 Form Data Barang 2. Input Data Supplier Form ini berfungsi untuk menginputkan data Supplier dan secara otomatis data yang sudah di inputkan langsung tersimpan di database Gambar 9 FormData supplier 3. Form Barang Masuk Merupakan fasilitas isian untuk menginputkan data barang yang akan masuk ke gudang Jurnal STT-Garut All Right Reserved

10 ISSN : Vol. 11 No Gambar 10 Form barang masuk 4. Form Barang Keluar Merupakan fasilitas isian untuk menginputkan data barang yang akan keluar dari gudang. 5. Form Laporan Data barang Gambar 11 Form Barang Keluar Gambar 12 Tampilan FormCetak Laporan Gambar tersebut merupakan tampilanuntuk mencetak laporan data barang yang telah teregistrasi dalam sistem. 10

11 Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut V. Kesimpulan Dan Saran A. Kesimpulan Berdasarkan kajian, tinjauan teori yang dimiliki, serta dari hasil analisis dan pengembangan terhadap sistem yang berjalan di CV.Berkah Mandiri Teknik, kesimpulan yang dapat diambil yaitu. Pada proses pengolahan data barang yang sedang berjalan saat ini hanya menggunakan aplikasi komputer yaitu Microsoft Excel. Maka Perlu adanya perubahan dengan mengusulkan rancangan Sistem Informasi Barang masuk dan barang keluar di CV.Berkah Mandiri Teknik, dengan sistem yang di usulkan ini data-data yang dibutuhkan tersimpan di pada satu data base yang terpusat dan laporan yang terintrigrasi sehingga mempermudah aktifitas bisnis.juga dalam melakukan pencarian data pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. B. Saran Saran yang dihasilkan dari analisis dan pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 1. Dalam mengoprasikan sistem ini user harus memiliki kamampuan dalam menggunakan komputer dan memahami sistem yang di rancang. 2. Dengan keterbatasan ilmu yang penyusun miliki, penyusun menyadari masih banyak kekurangan dalam Tugas Akhir ini yang jauh dari sempurna. Maka dari itu, penyusun mengharapkan agar pembaca dapat memahami dan memberikan masukan referensi atau yang menunjang. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada ayah dan bunda tercinta yang telah memberikan dukungan moril dan materil kepada penulis dari sejak dalam kandungan hingga sampai saat ini. Juga untuk pembimbing yang telah memberikan pengarahan, fikiran, waktu dan tenaganya selama proses bimbingan menyelesaikan tugas akhir. Serta pada teman-teman dan orang terdekat yang telah membantu dan selalu memotifasi penulis. DAFTAR PUSTAKA [1] Data-data dari CV.Berkah Mandiri Teknik, Bandung, [2] Gordon B. Davis, 1984, Perancangan Sistem Informasi Absensi (Studi Kasus : Di PT. DEWHIRST), Laporan Tugas Akhir Indi Mahdi: Bandung 2011 [3] Hadiana. Ana, Cara Praktis Pemrograman Java,INFORMATIKA, Bandung, [4] HM. Jogiyanto, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, [5] Mcleod, 2001, Perancangan Sistem Informasi Absensi (Studi Kasus : Di PT. DEWHIRST), Laporan Tugas Akhir Indi Mahdi: Bandung 2011 [6] R. S. Pressman, Ph.D., Rekayasa Perangkat lunak: Pendekatan Praktisi (Buku Satu), ANDI, Yogyakarta, [7] Shalahuddin. M, Belajar Pemrograman Dengan Baha C++ Dan Java, Informatika, Bandung, 2007 [8] Whitten, Jeffry L, Metode Desain dan Analisis Sistem (Edisi Enam), ANDI, Yogyakarta, [9] Zulkifli. Amsyah,, Manajemen Sistem Informasi, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, Jurnal STT-Garut All Right Reserved