BAB I SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 1 BAB I SISTEM INFORMASI Tujuan Pembelajaran Mengetahui penjabaran ruang lingkup sistem Mengetahui karakteristik suatu sistem Mengetahui siklus suatu informasi Mengetahui sebuah sistem informasi Definisi Sistem Menurut LUDWIG VON BARTALANFY Seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan ANATOL RAPOROT Suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain L. ACKOF Setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya bagian-bagian Jerry Fith Gerald Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu Klasifikasi Sistem SISTEM FISIK ( PHYSICAL SYSTEM ) SISTEM ABSTRAK ( ABSTRACT SYSTEM) Sehingga bisa di jabarkan : 1. Sistem ABSTRAK (Abstract system ) 2. Sistem FISIK (Physical system) 3. Sistem ALAMIAH (Natural system) 4. Sistem buatan manusia (Human made system) 5. Sistem Deterministik (Deterministic System ) 6. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System ) 7. Sistem Tertutup (closed system) 8. Sistem Terbuka (open system) Definisi Sistem Informasi Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter, 1992) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna (Bodnar dan Hopwood, 1993)

2 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 2 Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai, (Gelinas, Oram, dan Wiggins, 1990) Komponen Sistem Informasi Sejarah Peranan Sistem Informasi Data Management Decision Processing Reporting Support Strategic & End User Electronic Commerce Electronic Data Management Processing Information - TPS Systems Decision Support Systems - Ad hoc Reports End User Computing Exec Info Sys Expert Systems SIS Electronic Business & Commerce -Internetworked E-Business & Commerce Contoh Sistem : Sistem Reservasi Pesawat Terbang Sistem Penjualan kredit kendaraan bermotor Sistem POS (point of sale) Sistem Informasi akademis berbasis web E-Government E-Business E-Learning dll

3 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 3 Studi Kasus : Sistem Pembayaran Uang Kuliah Definisikan 1. Komponen yang terlibat 2. Input dan Output yang di hasilkan dari sistem 3. Proses yang terjadi 4. Gambarkan Bagan Alir Dokumen. Tugas Perorangan : Sistem Perpustakaan. Definisikan 5. Komponen yang terlibat 6. Input dan Output yang di hasilkan dari sistem 7. Proses yang terjadi 8. Gambarkan Bagan Alir Dokumen.

4 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 4 BAB II PENGEMBANGAN SISTEM Pengembangan Sistem Menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada Perlunya pengembangan sistem Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama Permasalahan yang timbul dapat berupa : Ketidakberesan.(problems) Pertumbuhan organisasi Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities) teknologi informasi yang berkembang dengan sangat cepatnya. Adanya instruksi-instruksi (directives) Prinsip Pengembangan Sistem Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal : a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi b. Investasi yang terbaik harus bernilai Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem Proses pengembangan sistem tidak harus urut. Jangan takut membatalkan proyek. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem PIECES Performance (Kinerja) Peningkatan terhadap kinerja system yang baru sehingga menjadi lebih efektif Information (Informasi) Peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Economy (Ekonomi) Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi. Control (Pengendalian) Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi Eficiency (Efisiensi) Peningkatan terhadap efisiensi operasi Services (Pelayanan) Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem Tahapan Pengembangan Sistem Perencanaan Sistem ( Systems Planning) Analisis Sistem (System Analysis) Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Umum Seleksi Sistem (System Selection)

5 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 5 Perancangan Sistem (Systems Design) Secara Terinci Implementasi (System Implementation) Pemeliharaan Sistem (System Maintenance) Interaksi antar proses tahapan pengembangan sistem Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi adalah Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan postulat-postulat yang diugnakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah : Suatu cara / teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh: Penulis Buku Peneliti Konsultan System House Pabrik Software Alat Pengembangan Sistem Tools untuk ANALISIS 1. Data Collection Tools Membantu mendapatkan prosedur sistem yang sedang berjalan Dokumentasi proses dan aktivitas Digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan sistem 2. Charting Tools

6 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 6 Membantu membuat presentasi sistem dan aktivitas dengan menggunakan grafik (DFD) termasuk juga flowchart 3. Dictionary Tools Membantu untuk mencatat dan memelihara elemen sistem, seperti data items, proses data stores Tools Untuk DESIGN 1. Specification Tools Membantu mendapatkan features yang harus ada di dalam aplikasi, seperti : Output (keluaran) yang efektif Input (masukan) sistem yang efektif File dan data base Spesifikasi proses atau pseudocode,dll 2. Lay-Out Tools Membantu menguraikan : Posisi data Pesan Bentuk layar tampilan Bentuk laporan Struktur deskripsi data Rancangan kode Rancangan formulir,dll Tools Untuk Development Software Engineering Tool Membantu dalam memformulasikan rancangan perangkat lunak termasuk prosedur dan kontrol, seperti juga dokumentasi desain. Bertujuan menghasilkan rancangan yang optimum Code Generator Tools Membantu untuk menghasilkan source code Testing Tools Membantu mengevaluasikan sistem atau bagian-bagian sistem dengan spesifikasi yang telah dibuat Teknik Pengembangan Sistem Teknik Manajemen Proyek : - CPM (Critical Path Method) - PERT (Program Evaluation and Review Technique ) Teknik Menemukan Fakta - Wawancara - Observasi - Kuesioner - Sampling Teknik Analisis Biaya Teknik Menjalankan Rapat Teknik Inspeksi

7 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 7 Team Pengembangan Sistem Manajer analis sistem Sebagai ketua/koordinator team Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota team Membuat jadual pelaksanaan proyek Bertanggung jawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapan Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem Membuat laporan kemajuan proyek Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari team Ketua Analis sistem ; wakil dari manajer analisis sistem Analis Sistem Senior Analis sistem yunior Pemrogram Aplikasi senior Pemrogram Aplikasi yunior Penyebab Kegagalan Pengembangan Sistem Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik

8 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 8 BAB III PERANCANGAN SISTEM Definisi Verzello/ John Reuter III : Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan bangun implementasi : "menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk John Burch & Gary Grudnitski Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi George M. Scott Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangan yang telah ditetapkan pada akhir tahap analis sistem 2 Tujuan utama perancangan sistem yaitu : Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci ) Untuk mencapai tujuan di atas, analis sistem harus dapat mencapai sasaran yaitu : Desain sistem harus berguna, mudah dipahami, dan nantinya mudah digunakan. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yg dilanjutkan pada tahap analisis sistem. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan mendukung keputusan yg akan dilakukan manajemen. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data informasi, simpanan data, metode, prosedur, orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak. Tekanan Desain Integrasi (Integration) Jalur Pemakai / Sistem (user/system interface) Tantangan persaingan (competitive forces) Kualitas dan kegunaan informasi (information quality and usability) Kebutuhan - kebutuhan sistem (systems requirements ) - Keandalan - Ketersediaan - Keluwesan - Skedul instalasi - Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan

9 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 9 - Kemudahan diperlihara Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data (data processing requirements ) - Volume - Hambatan waktu pengolahan - Permintaan perhitungan Faktor-faktor organisasi (Organization factors) Kebutuhan - kebutuhan biaya efektivitas (cost efectiveness requirements) Faktor-faktor manusia (human factors) Kebutuhan - kebutuhan kelayakan (feasibility requirements) - Kelayakan teknik - Kelayakan ekonomi - Kelayakan hukum - Kelayakan operasi - Kelayakan skedul Personil yang terlibat Spesialis pengendalian Personil penjamin kualitas Spesialis komunikasi data Pemakai system Desain sistem dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu Desain sistem secara umum(general systems design) Desain sistem secara terinci (detailed systems design) Disebut juga desain konseptual(conceptual design) atau desain logical (logical design) atau desain secara makro(makro design). Tujuan : memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistim informasi yang akan didesain secara rinci. Alat bantu perancangan sistem : - Data Flow Diagram - Bagan Alir Dokumen - ERD

10 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 10 BAB IV TEKNIK BAGAN ALIR DFD Dipopulerkan oleh Tom DeMarco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sistem terstruktur (structured system analysis method) DFD dapat digunakan untuk merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik Komponen DFD TERMINATOR Adalah Entitas diluar sistem yang berkomunikasi / berhubungan langsung dengan sistem. Terdapat 2 jenis Terminator : 1. Terminator Sumber Merupakan Terminator yang menjadi sumber 2. Terminator Tujuan Merupakan Terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem. Terminator Sumber Terminator Tujuan T. Tujuan & Sumber Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, perusahaan/departemen yang berada diluar sistem yang akan dibuat, diberi nama yang berhubungan dengan sistem tsb dan biasanya menggunakan kata benda. Contoh : Dosen, Mahasiswa. Hal yang perlu diperhatikan tentang terminator : Alur data yang menghubungkan terminator dgn sistem, menunjukkan hubungan sistem dgn dunia luar. Profesional sistem tidak dapat mengubah isi/cara kerja, prosedur yang berkaitan dgn Terminator. Hubungan yang ada antar terminator tidak digambarkan dalam DFD.

11 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 11 Pedoman Penamaan Terminator Nama terminal berupa kata benda Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama (digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk membuat diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas. PROSES Komponen proses menggambarkan transformasi input menjadi output. Penamaan proses disesuaikan dgn proses/kegiatan yang sedang dilakukan. Ada 4 kemungkinan yang dapat terjadi dalam proses sehubungan dgn input dan output : Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses : Proses harus memiliki input dan output. Proses dapat dihubungkan dgn komponen terminator, data store atau proses melalui alur data Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan dgn komponen proses. Pedoman Pemberian Nama Proses Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya: Hitung Gaji, Pendataan Order, Cetak Laporan Penjualan, dll. Jangan menggunakan kata proses sebagai bagian dari nama suatu process (bubble). Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama. Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran / urutan proses; namun demikian, urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis Penomoran proses pada tingkat pertama ( Diagram Nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst. Context Diagram tidak perlu diberi nomor. Proses 2.1 adalah proses level terendah, tidak dirinci lagi

12 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 12 DATA STORE Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dgn kata benda bersifat jamak. Data store dapat berupa file/database yang tersimpan dalam disket, harddisk atau bersifat manual seperti buku alamat, file folder. Proses Write Proses Read Proses Update Yang perlu diperhatikan tentang data store : Alur data dari proses menuju data store, hal ini berarti data store berfungsi sebagai tujuan/tempat penyimpanan fari suatu proses (proses write). Alur data dari data store ke proses, hal ini berarti data store berfungsi sbg sumber/ proses memerlukan data (proses read). Alur data dari proses menuju data store dan sebaliknya berarti berfungsi sbg sumber dan tujuan. Pedoman Pemberian Nama Nama harus mencerminkan isi data store tersebut ALUR DATA Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data / paket datadari satu bagian ke bagian lainnya. Alur data dapat berupa kata, pesan, formulir / informasi. Ada 4 konsep tentang alur data : Packets of data Apabila ada 2 data / lebih yg mengalir dari 1 sumber yg sama menuju pada tujuan yg sama & mempunyai hubungan digambarkan dgn 1 alur data. Diverging data flow Apabila ada sejumlah paket data yg berasal dari sumber yg sama menuju pada tujuan yg berbeda atau paket data yg kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yg berbeda.

13 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 13 Converging data flow Apabila ada beberapa alur data yg berbeda sumber menuju ke tujuan yg sama. Sumber dan Tujuan Arus data harus dihubungkan pada proses, baik dari maupun yg menuju proses. Dari proses ke bukan proses Dari bukan proses menuju proses Dari proses ke proses Pedoman Pemberian Nama Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen Hindari penggunaan kata data untuk memberi nama pada aliran data Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap Tingkatan Diagram pada DFD Context Diagram (Diagram Hubungan) Diagram Zero (Diagram 0) Diagram Rinci (Level 1, Level 2, dst) CONTEXT DIAGRAM Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi boundary

14 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 14 Hanya ada satu proses. Tidak boleh ada data store. DIAGRAM 0 Perlihatkan data store yang digunakan. Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan * pada akhir nomor proses. Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram hubungan haru s terpelihara. DIAGRAM RINCI Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya. Penomoran pada DFD Di dalam satu level seyogyanya tidak terdapat lebih dari 7 buah proses dan maksimal 9, bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi. Balancing Dalam DFD Aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari suatu proses harus sama dengan aliran data yang masuk ke dalam dan keluar dari rincian proses tersebut.

15 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 15 PENGGAMBARAN DFD Buat daftar proses (List Activity) Buat diagram context Diagram ini adalah diagram level tyertinggi dari DFD yg menggambarkan hubungan sistem dgn lingkungan luarnya. Cara : - Tentukan nama sistemnya. - Tentukan batasan sistemnya. - Tentukan terminator apa saja yg ada dalam sistem. - Tentukan apa yg diterima/diberikan terminator dari/pada sistem. - Gambarkan diagram context. Buat diagram level Zero Diagram ini adalah dekomposis i dari diagram Context. Cara : - Tentukan proses utama yg ada pada sistem. - Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing proses pada/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yg keluar/masuk dari suatu level harus sama dgn alur data yg masuk/keluar pada level berikutnya) - Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data. - Gambarkan diagram level zero. + Hindari perpotongan arus data + Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses). Buat diagram level Satu Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Cara : - Tentukan proses yg lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yg ada di level zero. - Tentukan apa yg diberikan/diterima masing-masing sub-proses pada/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan. - Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sbg sumber maupun tujuan alur data. - Gambarkan DFD level Satu + Hindari perpotongan arus data. + Beri nomor pada masing-masing sub-proses yg menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh : 1.1, 1.2, 2.1 DFD level dua, tiga,.. Diagram ini merupakan dekomposisi dari level sebelumnya. P roses dekomposisi dilakukan sampai dg proses siap dituangkan ke dalam program. Aturan yg digunakan sama dgn level satu.

16 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 16 TUGA S Buatlah DFD dari sistem informasi pembayaran uang kuliah, jika diketahui daftar p roses yang digunakan yaitu : 1. Membuat master data mahasiswa 2. Membuat master data uang kuliah 3. Pembayaran uang kuliah a. Cek data mahasiswa b. Cek pembayaran sebelumnya c. Hitung Denda d. Input data / Buat kwitansi pembayaran uang kuliah 4. Membuat Laporan

17 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 17 BAB V STUDI KASUS Sistem Informasi Penyewaan Tujuan Pembahasan Menganalisa SIFO Penyewaan Mengetahui secara umum, gambaran mengenai Sistem Informasi Penyewaa Memahami jalannya aliran data Mengetahui Entitas yang terlibat Mampu mengembangkan kembali Sistem Informasi Penyewaan ke arah yang lebih baik Daftar Aktifitas 1. Transaksi Sewa & Pengembalian / DVD - Pendataan Pemasok - Pendataan /DVD - Pendataan Peminjam - Pencarian - Penyewaan /DVD - Pengembalian /DVD 2. Pembayaran Sewa /DVD 3. Order 4. Pembuatan Laporan Lap. Pemasok Lap. Katalog Lap. Peminjam Lap. Penyewaan Lap. Pengembalian Lap. Pembelian Entitas Entitas Internal Staf Penjaga Entitas External Pemilik Peminjam Pemasok

18 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 18 Data Flow Bukti Kembali Harga Sewa Diagram Level Konteks Nota Sewa Info. Penolakan Info. PEMINJAM Detil Sewa Detil Kembali Kartu Anggota Identitas Peminjam Daftar Permintaan Pembayaran Sewa Identitas Pemasok PEMASOK Faktur Beli Lap. Pembelian Lap. Pengembalian Lap. Pemasok Sistem Informasi Penyewaan Rincian Lap. Peminjam Lap. Penyewaan Daftar Order Lap. Katalog PEMILIK

19 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 19 Data Flow Diagram Level 0 Nota Sewa Harga Sewa PEMINJAM Info 2.0 Pembayaran Sewa Identitas Peminjam Detil Sewa Detil Kartu Kembali Anggota Info Penolakan Daftar Permintaan Bukti Kembali Detil Pembayaran Sewa Sewa OK Peminjam 1.0 Transaksi Sewa & Pengembalian Baru Peminjam Peminjam Baru Peminjam Pembayaran Lap. Pengembalian Lap. Peminjam Lap. Pemasok Identitas Pemasok Pemasok Sewa & Kembali Peminjam Lap. Katalog Pemasok 4.0 Pembuatan Laporan PEMASOK Rincian Pemasok Baru Pemasok Faktur Beli 3.0 Order Pembelian Lap. Pembelian Daftar Order PEMILIK Lap. Sewa

20 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 20 Data Flow Diagram Level 1 Proses 1.0 :Transaksi Sewa dan Pengembalian Kartu Anggota Identitas Peminjam 1.3 Pendataan Data Peminjam 1.2 Pendataan Data 1.1 Pendataan Data Pemasok Identitas Pemasok Info Peminjam Baru Peminjam Baru Baru Peminjam Pemasok Daftar Permintaan Rincian Update Peminjam 1.4 Searching Detil Sewa Info Penolakan Bukti Kembali Sewa OK Sewa Baru 1.5 Sewa Sewa Sewa Detil Kembali Sewa Kembali Update 1.6 Pengembalian Sewa & Kembali

21 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 21 DFD Level 2 Proses 1.3 : Pendataan Data Peminjam Identitas Peminjam Kartu Anggota Cek Peminjam Peminjam Peminjam Peminjam Cetak Kartu Anggota Peminjam Valid Peminjam Invalid Peminjam Baru Input Data Peminjam Update/Delete Data Peminjam

22 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 22 DFD Level 2 Proses 1.5 : Sewa Detil Sewa Informasi Penolakan Cek Peminjam Peminjam Terdaftar Peminjam Sewa OK Update Stock Belum Terdaftar Penyiapan Bukti Penolakan Daftar Sewa Rekam OK Update Masih ada Cek Peminjaman Sebelum Perekaman data sewa Bebas dari Pinjaman Sewa Baru Sewa Sewa Tugas : Berdasarkan DFD Level Konteks & Level 0 coba anda kembangkan kembali untuk proses : 1. Order 2. Pembayaran Sewa 3. Pembuatan Laporan

23 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 23 BAB VI STUDI KASUS Sistem Informasi Perpustakaan TUJUAN Menganalisa SIFO Perpustakaan Mengetahui secara umum, gambaran mengenai Sistem Informasi Perpustakaan Memahami jalannya aliran data Mengetahui Entitas yang terlibat pada SIFO Perpustakaan Mampu mengembangkan kembali Sistem Informasi Perpustakaan ke arah yang lebih baik DAFTAR AKTIFITAS Pendataan Anggota Baru Staf Perpustakaan memberikan formulir permohonan anggota Formulir diisi oleh Calon Anggota & dikembalikan lagi ke staf perpustakaan dengan melampirkan identitas/syarat menjadi anggota Staf perpustakaan melakukan verifikasi terhadap formulir pemohon Jika permohonan di setujui maka Staf perpustakaan melakukan penginputan data-data Anggota & melakukan pencetakan kartu anggota yang kemudian diberikan ke Anggota Jika permohonan di tolak maka Staf perpustakaan menginformasikan dengan melalui surat pemberitahuan Staf perpustakaan membuat laporan Anggota dan diserahkan ke Ka. Perpustakaan Pendataan Buku Perpustakaan Data buku perpustakaan diperoleh dari Penerbit Staf Perpustakaan membuat laporan Katalog buku Pendataan Peminjaman Buku Anggota memberikan Kartu Anggota & Buku yang dipinjam ke Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan melakukan verifikasi Kartu Anggota (berlaku/tidak berlaku) Kemudian Staf Perpustakaan mengambil kartu peminjaman buku pada buku yang dipinjam oleh mahasiswa & memberikan buku ke mahasiswa. Staf Perpustakaan membuat laporan Grafik peminjaman buku Pendataan Pengembalian Buku Anggota memberikan buku ke Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan mencari kartu anggota dan kartu pinjam buku kemudian melakukan verifikasi terhadap buku yang dipinjam. Kartu Anggota di kembalikan kepada Anggota Staf Perpustakaan membuat laporan pengembalian buku (Lap Keterlambatan) Pendataan Sumbangan Buku Mahasiswa memberikan buku sumbangan ke Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan membuat bukti penerimaan buku dan diberikan ke mahasiswa Staf Perpustakaan membuat Laporan Buku Sumbangan Order Buku Penerbit memberikan data-data penerbit dan daftar buku baru

24 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 24 Staf perpustakaan melakukan pengecekan terhadap buku baru dan buku yang ada. Kemudian Staf Perpustakaan membuat Daftar Order Buku dan diserahkan ke Ka. Perpustakaan Setelah Daftar Order Buku disetujui maka diberikan kepada Yayasan Penerbit memberikan Faktur Beli Buku (atas order) & buku baru tersebut di data oleh Staf Perpustakaan Staf Perpustakaan membuat Laporan Penerbit Staf perpustakaan membuat Laporan Buku yang di beli ENTITAS Entitas Internal Staf Perpustakaan ( 2 Orang ) Entitas External Kepala Perpustakaan Anggota Mahasiswa Penerbit Yayasan DATA FLOW DIAGRAM LEVEL KONTEKS DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 0 DATA FLO W DIAGRAM LEVEL 1 : Proses DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 1 : Proses

25 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 25 BAB VII PERANCANGAN OUTPUT TUJUAN Sasaran output adalah menyediakan / melayani informasi bagi user Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement) Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan) Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan Jaminan ketepatan penyampaian output Memilih device dan media komputer yang baik Type Output yang dihasilkan oleh sistem informasi : Output tercetak Output melalui tampilan layar Audio Klasifikasi Output Output Eksternal Dibuat untuk disampaikan kapada pihak-pihak di luar sistem / organisasi Misal : Tagihan pelanggan Laporan tahunan Laporan untuk pelanggan,vendor Dan lain-lain Output Internal Dibuat untuk kebutuhan di dalam organisasi. Terdiri atas : Historical Report : Menyajikan informasi rinci kegiatan suatu kelompok / periode tertentu (laporan periodik) Exception Report : Menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian) Turnaround Document : Output berupa dokumen yang dikembalikan, misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah JENIS-JENIS LAPORAN Report Untuk Level Manajemen Hierarchical Report Menyingkat, mengumpulkan dan menyesuaikan data untuk hierarki manajemen sehingga memungkinkan manajer pada semua tingkatan menerima informasi sesuai kebutuhan khusus mereka. Tipe Report ini terdiri atas 2 jenis : Filter Report Report dibuat untuk memfilter elemen data yang sesuai dengan permintaan Contoh : Manajer Proyek membutuhkan laporan biaya bahan baku dan biaya overhead Responsibility Report Report dibuat untuk melihat siapa yang bertanggung jawab Contoh : Manajer Pemasaran memerlukan laporan pengeluaran untuk iklan

26 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 26 Report Untuk Membandingkan Comparative Report Memungkinkan manajer dan pemakai lain memeriksa dua atau lebih item untuk menentukan kesamaan dan ketidaksamaan. Tipe Report ini : Horizontal Report Contoh : laporan rugi laba, neraca, jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu/ lebih report sebelumnya Vertical Report Contoh : laporan pendapatan, yang membedakan suatu bagian dari totalnya dalam report (%) Counterbalance Report Contoh : laporan keuntungan atau kerugian dari mulai kasus terburuk, moderat hingga terbaik Monitoring Report Memperlihatkan sebuah varian (variance) dan divergensi (divergence) dari sebuah standar, anggaran kuota, rencana atau tolak ukur. Tipe Report ini : Variance Report Contoh : laporan kinerja tenaga kerja dirancang untuk membandingkan standard dan hasil nyata Exception Report Contoh : Laporan penjualan salesman yang melebihi atau kurang dari target yang telah ditetapkan Membuat Grafik untuk ilustrasi data Digunakan untuk mengilustrasikan informasi numerik agar dapat dipahami secara cepat. Grafik mengubah kuantitas ke suatu bentuk Perangkat untuk membuat prototype grafik : Spreadsheet, CASE tools, DBMS, 4thGL. Jenis Grafik Grafik Sebaran (Scatter Graph) Menggambarkan suatu trend data Grafik Garis (Line Graph) Mengggambarkan fluktuasi selama jangka waktu tertentu, apakah naik atau turun (tinggi, rendah atau stabil) Jenis Grafik lanjutan Grafik Batang (Bar Graph) Menunjukkan proporsi atau kuantitas yang saling berhubungan Ada 2 jenis yaitu Horisontal (Horizontal Bar Graph) Digunakan untuk membandingkan item yang berbeda dalam kerangka waktu yang sama

27 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 27 Vertikal (Vertical Bar Graph) Digunakan untuk mengukur perbandingan item yang sama pada periode waktu yang berbeda Sektograf (Sectograph) Menunjukkan pembagian jumlah total yang terpisah Bagan kue (Pie Chart) Berupa lingkaran yang disegmentasi yang menunjukkan prosentasi Grafik Lapisan (Layer Graph) Wilayah antara garis menunjukkan kuantitas dan ditambahkan ke jumlah total Piktograf (Picturegraph) Serupa batang hanya diganti dengan icon. Setiap gambar menunjukkan kuantitas item yang diilustrasikan MEDIA OUTPUT Printer Jenis impact, menggunakan pukulan (impact) dan pita (ribbon) untuk menghasilkan cetakan Dotmatrix printer Daisy wheel printer Line printer Band printer Jenis non-impact, menggunakan teknologi penyinaran, pemanasan, atau tinta Ink jet Desk jet Laser jet Thermal printer Screen monitor Monochrome CRT RGB (CGA, VGA, Super VGA) LCD (passive,active) Output Audio (suara) Output microform (microfilm dan microfiche) Pertimbangan Pemilihan Media Output Untuk siapa output tersebut diberikan Seberapa banyak yang dibutuhkan Di mana output tersebut dibutuhkan Jenis media (tercetak,layar,suara) Seberapa cepat dibutuhkan Frekuensi output Berapa lama output disimpan(retensi) Apakah terdapat aturan tertentu dalam membuat, menyimpan,dan menyampaikan output Perhitungan biaya maintenance dan supplies Pengaruh teknologi yang dipilih Pedoman Pembuatan Output Tercetak

28 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 28 Laporan d irancang untuk dibaca dari kiri ke kanan Item yang penting diletakkan sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan Semua halaman harus mempunyai titel, tanggal, dan nomor halaman Semua kolom harus dilabel Singkatan sebaiknya dihindarkan Metode Perancangan Output yang Efektif Informasi yang disampaikan terdiri dari : Informasi yang tetap (Constant Information) Informasi yang tetap (sama) setiap kali dicetak Misal : judul, label kolom dll Informasi yang berubah (Variable Information) Informasi yang berisi data atau hasil perhitungan yang menjadi isi output. Misal : isi detail Pada lay-out Misal : Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah 30 karakter alfanumerik harus ditunjukkan panjang karakter dan jenis data setiap informasi variabel, diberi tanda X sebanyak 30 buah, Untuk menunjukkan panjang informasi sejumlah tujuh karakter numerik diberi tanda 9 sebanyak tujuh buah. Bila ingin ada tanda pemisah harus dicantumkan, contoh : ,99 Jika informasi yang ditampilkan berulang-ulang dalam suatu kolom, gunakan tanda garis memanjang dari atas ke bawah pada kolom tersebut (detail lines) Untuk menghitung lebar tiap kolom, tentukan panjang field sesuai dengan kamus data Misal : Kolom NIM pada laporan daftar mahasiswa (a) panjang field sesuai kd, 10 karakter (b) panjang judul 18 (NO INDUK MAHASISWA) (c) ditambah 2 spasi kosong untuk jarak dengan kolom berikutnya (d) jumlahnya menjadi panjang kolom, yaitu 20 Gunakan printer lay-out form Tahap Pembuatan Output Tercetak 1. Tentukan kebutuhan laporan 2. Tentukan pemakai laporan tsb Staf operasi laporan operasional Manajer laporan manajerial 3. Tentukan elemen data yang akan dimasukkan 4. Hitung jumlah karakter tiap kolom 5. Buat judul laporan 6. Tentukan jumlah detil setiap halaman 7. Tentukan jumlah halaman setiap laporan 8. Tentukan tanggal laporan (tanggal tertentu atau per periode) 9. Buat judul tiap kolom 10. Tentukan jenis data (A,X,9) pada informasi variabel 11. Tentukan letak summary(control break) 12.Lakukan review dengan pemakai dan pemrogram

29 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 29

30 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 30 Pedoman Tambahan lain Jika jumlah halaman laporan lebih dari satu maka pada bagian bawah halaman (kecuali halaman terakhir) dicetak keterangan bersambung dan pada akhir laporan di halaman terakhir dicetak keterangan akhir laporan Jika suatu kolom numerik merupakan hasil perkalian dua kolom numerik lainnya (misalnya NILAI JUAL, yang merupakan hasil perkalian JUMLAH UNIT dan HARGA PER UNIT) pastikan bahwa jumlah digit yang disediakan cukup Jika terjadi level break tambahan satu baris kosong sebagai pemisah. Hindari data duplikat (pada laporan berlevel) Bedakan LAPORAN dari DAFTAR Selain laporan dalam bentuk angka, laporan dalam bentuk grafik cukup bermanfaat bagi manajemen level menengah ke atas

31 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 31 PERANCANGAN LAYAR Modus layar Teks - 25 baris x 80 kolom - 1 jenis font, ukuran karakter sama BAB VIII PERANCANGAN KELUARAN Grafis - Resolusi yang beragam ( 640 x480, 800 x600, 1024 x 768, 1024 x 1024 ) Screen Total area layar monitor yang bisa dipakai Window Bagian dari screen, biasanya empat bersegi, dalam satu waktu yang bersamaan bisa ada lebih dari satu, boleh saling menimpa Widget Window, tempat fungsi tertentu terjadi Event Proses terhadap widget, melalui input device Label Widget Memberi label bagi widget lain Tidak ada event Form Widget Penyedia tempat (alas) bagi widget lain Membentuk hubungan parent-child dengan widget lain yang ditempatkan di atasnya : jika ukuran form widget diubah (resize) maka ukuran childwidget juga berubah, jika posisi form widget diubah maka posisi child widget juga pindah Tidak ada event

32 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 32 List Widget Menyediakan entri-entri untuk dipilih Entri-entri berada di dalam sebuah window Jika jumlah entri melebihi ukuran window maka disertakan scroll bar widget Drop-Down List Widget Varian dari list widget Digunakan untuk menghemat area tampilan Entri pilihan baru ditampilkan bila diaktifkan Scroll Bar Widget Tidak berdiri sendiri, digunakan bersama widget lain Penggulungan vertikal atau horisontal Terdiri dari panah atas, panah bawah dan elevator Push-Button Widget Tombol diberi label dan/atau image sesuai fungsi tombol Jika di-click maka aktifkan callback routine Toggle Switch Widget Berfungsi sebagai saklar (switch) on-off Switch tidak diberi berlabel Radio Box Button Diberi nama berdasarkan cara kerja tombol pesawat radio kuno Dalam satu waktu hanya ada satu tombol yang bisa dipilih Dialog Widget Digunakan bila sistem ingin berdialog dengan pemakai Biasanya terdiri dari text widget dan push-button widget

33 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 33 Text Widget Digunakan untuk menyunting text Single line edit atau multi line edit Dilengkapi dengan fasilitas penyuntingan teks (cut,copy,paste dll) Menu Bar Widget Ditata secara horisontal Dilengkapi dengan tombol short cut Pull-Down Menu Widget Digunakan jika entri pilihan terlalu banyak Kelompok menu dirancang secara hirarkis Diberi label yang mudah dimengerti Dibedakan antara entri akhir, entri yang perlu diberi masukan, entri yang masih ada rinciannya Hal-hal yang harus di perhatikan Jumlah dimensi tampilan (2 dimensi, 3 dimensi) Jumlah baris dan kolom tampilan Tingkat resolusi (rendah, menengah, tinggi) Jumlah warna (monochrome, 3 warna, 8 warna) Cara penyorotan data penting (garis bawah, tebal, miring, berkedip) Pedoman Perancangan keluaran Buatlah rancangan layar yang sederhana Buatlah tampilan yang konsisten Sediakan fasilitas perpindahan antar layar Buatlah tampilan layar yang menarik Pedoman Perancangan Keluaran

34 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 34 Layar dibagi 3 area - Judul - Isi tampilan - Pesan atau instruksi Gunakan widget yang sesuai Usahakan tampilan muat dalam satu layar(ke samping) Untuk data berlevel kosongkan entri yang sama Untuk data tidak berlevel gunakan warna pembeda antara baris ganjil dan baris genap Gunakan efek khusus (tebal,miring,kedip) untuk menampilkan data yang penting (misalnya stok yang kurang dari stok minimum) Bila jumlah entri (field) tampilan terlalu banyak, sebaiknya gunakan multi screen. Pada layar utama ditampilkan entri utama. Bila entri ini dipilih (misalnya dengan mouse clicking) buat window lain (pop up) untuk menampilkan entri rinci.setelah mendapat respon user (selesai baca) hapus window pop up ini.

35 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 35 BAB IX PERANCANGAN INPUT TUJUAN Membuat Penyelesaian input yang mudah dan efisien Menjamin Input akan memenuhi tujuan yang diharapkan Menjamin pentelesaian yang tepat Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik Membuat input yang tidak rumit Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten Kualitas masukan menentukan kualitas keluaran Garbage In Garbage Out KARAKTERISTIK FORMULIR MASUKAN (Visual Display Terminal) Efektif Formulir dan layar masuka melayani tujuan spesifik dalam sistem informasi Akurat Menunjukkan bahwa rancangan masukan adalah tepat dan sempurna Mudah penggunaannya Tidak membutuhkan waktu ekstra/ pelatihan khusus dalam pemasukan data Konsisten Formulir dan layar masukan adalah seragam Sederhana Formulir dan layar masukan terfokus pada perhatian user Menarik User senang menggunakannya Media Input PAPER FORMS Dokumen sumber yang membutuhkan pengisian dengan metode tulisan tangan atau pengetikan. Perancangan formulir kertas melibatkan : Pemilihan kertas yang tepat Ukuran Warna Zoning Penyiapan instruksi Pembuatan kapsion dan penggambaran field data Pemberian spasi Pemberian sekuens ELECTRONIC FORMS Merupakan layar entri data yang dirancang untuk digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Komponen yang digunakan Zoning Instruksi

36 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 36 Garis, kotak dan kapsion Indikator field data Urutan pedoman perancangan Perancangan formulir elektronik Rancangan field data Pengaturan kapsion dan field data Rancangan pesan pada layar DIRECT-ENTRY DEVICE Merupakan layar entri data yang dirancang untuk digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Beberapa peralatan tersebut : Magnetic Ink Character ognition (MICR) Optical Character ognition (OCR) Optical Mark ognition (OMR) Digitizer Image scanner Point-of-sales (POS) devices Automatic Teller Machine (ATM) Mouse Voice recognition. CODES Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke komputer dan mengambil bermacam2 informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf karakter2 khusus, simbol (bar code), warna dan suara. Beber apa guideline dalam membuat kode : Mudah diingat Unik Fleksibel Efisien Konsisten Sesuai standar Menghindari spasi Menghindari karakter yang mirip Panjang yang harus sama. MENUS Menu banyak digunakan dalam dialog karena merupakan user interface yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi alternatif atau option. Metode pemilihan menu : Keying Pointing Touching Voice input Teknik perancangan menu yang modern : Pull down menus

37 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 37 Nested menus Shingled and tiled menus Icons menus Touch menus Sound cues. 5. NATURAL LANGUAGES Memungkinkan sistem komputer mengerti bahasa manusia. Ba hasa natural berupa dialog percakapan dan antarmuka database Banyak aplikasi untuk interface dengan database menggunakan query atau bahasa perintah. Beberapa DBMS telah membangun pengetahuan linguistik yang memungkinkan komputer mengerti input user. Contoh : Query ata u perintah Fungsi Display the accountants who work within division C in alphabetic order sorting List analysts with salaries greater than $75,000 selection retrieval Pedoman Perancangan Layar Masukan Mudah diisi Sesuai dengan yang diinginkan (tujuan) Akurat Bentuk masukan harus atraktif Mempertimbangkan media pemasukan (di key-in ataukah dibaca OMR) Mudah Diisi Alur pengisian formulir - Kiri ke kanan - Atas ke bawah Formulir dibagi atas tujuh bagian - Judul - Identifikasi dan akses - Instruksi - Isi (inti) - Tanda tangan dan pengesahan - Total - Komentar Gunakan Caption ( pedoman pengisian) - Line caption - Boxed caption - Checked-of caption - Table caption

38 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 38 Caption Sesuai Dengan Tujuan Format laporan yang berbeda untuk departemen yang berbeda

39 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 39 Sesuai Dengan Tujuan Perancangan layar Masukan yang Baik Jika layar masukan disajikan berdasarkan dokumen/ formulir masukan maka rancang layar masukan mirip dengan formulir masukan Untuk masukan dengan data tertentu, gunakan - Daftar data yang diperoleh (Clasification Codes) - Window pop up - Widget list atau drop down list - Widget radio button (untuk check-off) Jika entri tampilan terlalu banyak, gunakan pendekatan parentchild (header-detail) Tampilan yang balance akan lebih mudah untuk dibaca Clasification Codes Check Number CHECK REGISTER Date / / Paid to For Amount Classification CLASSIFICATION CODES ADS Advertising PAY Payroll CUST Customer ( refund ) POST Postage MAIN Maintenance RENT Rent MERC Merchandise SERV Service MISC Miscellaneous SUPP Supplies INS Insurance TAX Taxes

40 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 40 Windows Pop Up CHECK REGISTER Check Number Date Paid to For Amount Classification / / CLASSIFICATION CODES ADS Advertising CUST Customer ( refund ) MAIN Maintenance MERC Merchandise MISC Miscellaneous INS Insurance PAY Payroll POST Postage RENT Rent SERV Service SUPP Supplies TAX Taxes Type? to see classification codes Drop-Down List TUGAS 1. Rancanglah formulir-formulir masukan yang diperlukan oleh sebuah perusahaan jasa penyewaan video dan laser disc 2. Rancanglah layar-layar masukan sehubungan dengan soal nomer 1

41 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 41 BAB X PERANCANGAN PROSEDUR DATA ENTRI Tujuan Memastikan bahwa data yang dimasukkan kedalam sistem adalah akurat Dicapai dengan Pengkodean yang efektif dan efisien Penangkapan dan pemasukan data yang efektif dan efisien Menjamin kualitas melalui validasi Pengkodean Tujuan Pengkodean : 1. Memelihara suatu urutan - Simple Sequence Code - Alphabetic Derivation Code 2. Mengklasifikasi informasi - Classification Code - Block Sequence Code 3. Menyamarkan / menjadikan informasi - Cipher Code 4. Mengungkapkan informasi - Significant-Digit Subset Code - Mnemonic Code 5. Meminta aksi yang tepat - Function Code Pedoman Umum Pengkodean Ringkas Stabil Unik Dapat diurutkan (sortable) Hindari kode yang membingungkan Seragam Dapat dimodifikasi Mempunyai arti Simple Sequence Code - Pemberian nomor urut - Tidak ada hubungan antara nomor urut dengan data yang diberi nomor tsb - Lebih baik dari pengkodean acak Eliminasi pemberian kode yang sama Dapat memperkirakan item yang sudah diinput Contoh :

42 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 42 ALPHABETIC DERIVATION CODE - Mengurangi kesalahan dibandingkan dengan simple sequence code - Menggunakan huruf atau dikombinasikan dengan angka - Biasanya digunakan sebagai nomor account Co ntoh : 68506KND7533TVG Format CLASIFICATION CODES Digunakan untuk membedakan kelompok data Menggunakan karakter tunggal ( huruf atau angka ) Sebagai cara singkat untuk mewakili suatu : orang, tempat, benda dll Contoh : Code Tax Deducable Item I Interest payments M Medical payments T Taxes C Contribution D Dues S Supplies Masalah timbul bila ada beberapa item memiliki code yang sama, di atasi dengan menggunakan lebih dari satu karakter BLOCK SEQUENCE CODE Pengembangan dari sequnce code Data dikelompokkan berdasarkan karakteristik yang sama Contoh : Code Name of S/W Package Type Speadsheet 101 Multiplan 102 VP- Planner Rbase System V Database 201 Paradox dbase Wordstar 9.0 Word Processing 301 Word Perfect Ms Word 7.0

43 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 43 CIPHER CODE Mengganti huruf dengan huruf, atau angka dengan dengan angka, atau huruf dengan angka Contoh : Code B L E A C H M I N D Arti Code BIMC Ar ti $ SIGNIFICANT-DIGIT SUBSET CODE Maknanya tersembunyi bagi orang awam tapi dimengerti oleh orang internal Berupa suatu bilangan dengan banyak angka Contoh : MNEMONIC CODE Digunakan untuk membantu pengingatan Kombinasi huruf dan simbol Contoh: Code Arti JKT Jakarta BKK BSB DPS Bangkok Bandar seri Begawan Denpasar FUNCTION CODE Misalnya digunakan untuk mengkode fungsi yang harus dilakukan komputer Sebagai pengganti input yang terlalu panjang Contoh : Digunakan untuk meng updating inventory Code Function 1 Delivered 2 Sold 3 Spoiled 4 Lost or Stolen 5 Returned 6 Transferred Out 7 Transferred In 8 9 Memilih Metode Pemasukan Data Key to storage key to tape key to disk Journal Entry (add) Journal Entry (subtract)

44 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 44 Optical character recognition (OCR) Magnetic Ink Caracter ognition (MICR) Mark-sense form (seperti pada pengisian KRS) Punch-out form Bar code (seperti pada kartu mahasiswa)

45 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 45 BAB XI PERANCANGAN DATABASE Tujuan Ketersediaan data (data availability) Akurat dan konsistensi (data integrity) Penggunaan storage yang efisien Kemudahan dalam updating Kemudahan dalam reviewing data Konsep Penting File Kumpulan record sejenis ord Kumpulan data item (field) yang menggambarkan suatu entitas secara lengkap Key Satu atau beberapa data item pada record yang menjadi identitas record tersebut Database Kumpulan table-table yang digunakan pada suatu piranti lunak aplikasi Perbedaan utama field konvensional dengan table databas Field konvensional, (Pascal,C, COBOL) column (position) oriented Table database (Oracle, Informix,FoxPro) attribute oriented Jenis-Jenis File File MASTER - Berisi record suatu entitas - Attribute (field) nya boleh diupdate - Jumlah record relatif permanen Contoh : File Master Mahasiswa File Master Dosen File Master Barang File Master Pelanggan File TABLE - Mirip file master, umumnya hanya read only Contoh : File Tabel Bulan File Tabel Mata Kuliah File TRANSAKSI - Merekam data transaksi - Meng-update file master - Jumlah record terus bertambah Contoh : File Transaksi Penjualan File Transaksi Retur Pembelian FileTransaksi Perkuliah-an File Perantara/Sementara/Kerja/Temp Dibentuk supaya proses lebih cepat Contoh : File Indeks Berisi record key terurut File Sort File master/transaksi terurut File Laporan Hitung cukup sekali, cetak berkali-kali

46 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 46 File HISTORI Merupakan file gabungan dari record-record pada file master dan file transaksi yang tidak diperlukan lagi ( kadaluarsa, logical delete ) dipindah ke file histori NORMALISASI FILE Yaitu proses transformasi dari user-view yang kompleks dan data store ke dalam struktur data yang kecil dan stabil. Normal PERTAMA (1NF) Hilangkan semua kelompok data yang berulang (repeating Group) dan menentukan primary key hasilnya adalah relasi dibagi-bagi menjadi relasi yang lebih sederhana. Normal KEDUA (2NF) Semua non - key atribute (field yang bukan record key) harus full dependent kepada primary key : jika terjadi relasi yang lain maka dibuat relasi yang baru Normal KETIGA (3NF) Hilangkan transitive dependency, yaitu sebuah non-key attribute yang tergantung pada non-key attribute yang lain dalam satu relasi Tip Perancangan File Tipe data untuk field kunci (record key) sebaiknya alphanumeric, walaupun isinya mungkin data numerik. Pertimbangkan panjang field File table Vs table dalam program Jika jumlah data item sedikit dan relatif permanen maka sebaiknya diletakkan pada program ( dalam sebuah modul yang bisa diaccess secara global) Pastikan pemilihan record key tidak menimbulkan duplikasi Penentuan Field Kunci File Transaksi Perkuliahan NIM Kode _Mt_ Kuliah Kode_Semester Kode_Kelas Jumlah_Kehadiran Nilai_Tugas_Mandiri Nilai_Praktikum Nilai_Ujian_Midsmt Nilai_Ujian_Smt

47 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 47 ord key : NIM Duplikasi Seseorang mahasiswa mengambil beberapa mata kuliah ord key : NIM + Kode_Mt_Kuliah Du plikasi Bila tidak lulus mata kuliah tsb maka diambil kembali (jadi 2 record ) ord key : NIM + Kode_Semester Duplikasi Semua mata kuliah yang diambil sama mempunyai NIM dan Semester yang sama mahasiswa tsb pada semester yang ord key : NIM + Kode_Mt_Kuliah + Kode_Semester UNIK TUGAS 1. Tentukan file-file yang diperlukan untuk mencetak kedua laporan ini (file yang sama digunakan untuk mencetak keduanya) 2. Tentukan cara index yang digunakan pada masing-masing laporan

48 Diktat Mata Kuliah : Perancangan Sistem Informasi Hal : 48 BAB XII KONVERSI SISTEM & PELATIHAN Pelatihan merupakan sebagian dari aktivitas untuk mendukung berhasilnya implementasi sistem aplikasi, agar hasil pengoperasian aplikasi sesuai dengan kebutuhan user. Aktivitas dan implementasi adalah sbb : a. Merencanakan dan menyiapkan organisasi pengolahan data b. Memberikan pelatihan untuk user c. Strategi konversi d. Evaluasi sistem baru Penyiapan organisasi pengolahan data meliputi : a. Menetapkan sasaran organisasi b. Menyusun organisasi pengolahan data c. Penyiapan tugas organisasi pengolahan data Strategi Pelatihan Memilih peserta pelatihan a. Peserta pelatihan adalah user, terdiri dari Primary User dan Secondary User b. Instruktur, dapat berasal dari vendor, system analyst, lembaga pendidikan, in-house training User Instruktur Primary Secondary Vendor - x System Analist x x Lembaga pendidikan - x In-House x - Lainnya x Pedoman Pelatihan a. Menetapkan tujuan pelatihan Menetapkan sasaran yang diharapkan Melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan b. Metode pelatihan Disesuaikan dengan peserta terdiri : peragaan, ceramah, praktek langsung Terdapat dua metode utama yaitu demonstrasi (presentasi) dan penyiapan materi pelatihan (hands-on) Keuntungan metode demonstrasi adalah terjadinya diskusi, tanya jawab antara instruktur-peserta c. Materi pelatihan, terdiri dari : Manual pelatihan Contoh kasus Prototipe dan contoh model output d.tempat pelatihan (training sites) Disesuaikan dengan tujuan, biaya dan tersedianya tempat pelatihan