PEMBUATAN TATA KELOLA PENENTUAN FUNGSI APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN COBIT DAN ITIL (STUDI KASUS RUMAH SAKIT DELTA SURYA SIDOARJO)

Transkripsi

1 PEMBUATAN TATA KELOLA PENENTUAN FUNGSI APLIKASI TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN COBIT DAN ITIL (STUDI KASUS RUMAH SAKIT DELTA SURYA SIDOARJO) Indriyanti Nirmalasari * dan Achmad Holil Noor Ali Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl Cokroaminoto 12 A, Surabaya, Indonesia *in.ririen@yahoo.com ABSTRAK Pada umumnya penerapan TI akan disertai suatu konsekuensi kebutuhan sumber daya yang besar, dimana munculnya resiko terjadinya kegagalan juga cukup besar. Kondisi ini membutuhkan konsistensi dalam bidang pengelolaan sehingga suatu tata kelola TI yang sesuai akan menjadi kebutuhan yang esensial. Oleh karena itu dibutuhkan standar tata kelola TI di Rumah Sakit Delta Surya yang mampu menerjemahkan persyaratan bisnis menjadi sebuah tata Kelola TI yang baik dengan mempertimbangkan tujuan Rumah Sakit Delta Surya. Penelitian ini difokuskan pada domain Acquire and Implement, dengan menggunakan control objectives AI1 (Identify Automated Solutions), yang kemudian dipetakan kedalam best practices ITIL versi 3. Sehingga akan dihasilkan dokumen tatakelola ini yang akan digunakan oleh pihak manajemen sebagai standar acuan dalam penentuan fungsi aplikasi TI di Rumah Sakit Delta Surya. Selain itu dokumen ini akan menjadi pelengkap bagi pihak manajemen dalam melengkapi kebutuhan tatakelola perusahaan secara keseluruhan. Dokumen Tata Kelola Penentuan Fungsi Aplikasi TI terdiri dari 1 Kebijakan yang menaungi 4 Standar Prosedur yaitu Definition and Maintenance of Business Functional and Technical Requirements, Laporan Analisis Resiko, Feasibility Study and Formulation of Alternative Action dan Requirements and Feasibility Decision and Approval. Selain itu juga dilengkapi dengan beberapa Instruksi Kerja serta formulir yang mengadopsi dari ITIL dan COBIT. Kata kunci: COBIT, ITIL, fungsi aplikasi TI, tata kelola TI PENDAHULUAN Sebuah rumah sakit merupakan sebuah tempat pelayanan masyarakat dalam bidang kesehatan. Dalam prosesnya untuk mencapai sasaran tersebut, rumah sakit membutuhkan sumber informasi dan komunikasi yang mutakhir. Dengan menghasilkan layanan sistem informasi yang berkualitas dalam rumah sakit, penerapan teknologi informasi (TI) merupakan kebutuhan yang hampir mutlak diperlukan. Pada umumnya penerapan TI akan disertai suatu konsekuensi kebutuhan sumber daya yang besar pada finansial, baik dari segi pengadaan hardware, pengembangan software, implementasi dan pemeliharaan sistem secara keseluruhan, dimana munculnya resiko terjadinya kegagalan juga cukup besar. Kondisi ini membutuhkan konsistensi dalam bidang pengelolaan sehingga suatu tata kelola TI yang sesuai akan menjadi kebutuhan yang esensial. Hal tersebut dilakukan dengan harapan dapat tercapainya rencana dan strategi TI untuk menunjang pencapaian visi dan misi rumah sakit. Rumah Sakit Delta Surya merupakan rumah sakit yang dipercaya mengemban tugas sebagai rumah sakit swasta type C yang ada di Sidoarjo. Di Rumah Sakit Delta Surya yang C-24-1

2 memiliki lebih dari 12 unit/bagian dengan berbagai macam pelayanan kepada pasien yang saling terkait, dan setiap unit/bagian membutuhkan proses bisnis yang perlu didukung oleh teknologi informasi dan setiap proses bisnis memiliki keterkaitan baik antar proses bisnis maupun antar unit/bagian. Setiap proses bisnis yang ada memiliki kompleksitas tersendiri sehingga dalam mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh internal manajemen TI di rumah sakit ini. Dari sistem informasi yang sudah ada, fungsi-fungsinya kurang memenuhi sasaran bisnis, sehingga pihak manajemen ingin memperbaiki sistem yang ada dan menentukan fungsi-fungsi aplikasi yang baru untuk peningkatan dan pemeliharaan fungsionalitas proses bisnis. Namun untuk menentukan fungsi-fungsi aplikasi yang baru, unit EDP dan SIMRS belum mempunyai standar tata kelola yang jelas seperti tiak ada acuan prosedur untuk mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan fungsional bisnis dan teknis untuk mencapai hasil yang diharapkan dari program investasi yang terkait dengan TI, tidak ada panduan yang jelas untuk mengidentifikasi dan menganalisis resiko terkait dengan kebutuhan bisnis dan penyusunan solusi dari proses pengembangan kebutuhan di rumah sakit, dan juga untuk mengembangkan studi kelayakan dan alternatif tindakan, memverifikasi proses tersebut membutuhkan sponsor bisnis untuk menyetujui dan menandatangani terhadap fungsional bisnis dan kebutuhan teknis serta laporan studi kelayakan yang telah ditetapkan. Isu yang berkembang saat ini adalah banyaknya keluhan tentang pengelolaan data stok yang tidak sesuai kenyataan, prosedur yang kurang ditaati oleh user, proses aplikasi yang terasa sangat lambat sehingga ini mengganggu proses bisnis yang dijalankan oleh rumah sakit Delta Surya. Oleh karena itu dibutuhkan standar tata kelola TI di Rumah Sakit Delta Surya yang mampu menerjemahkan persyaratan bisnis menjadi sebuah tata Kelola TI yang baik dengan mempertimbangkan tujuan Rumah Sakit Delta Surya. METODE Urutan langkah-langkah penelitian penyelesaian masalah dapat dilihat pada gambar 1 adalah sebagai berikut: Studi Kepustakaan Pada tahapan ini, setelah melakukan perencanaan tahapan langkah-langkah penyelesaian masalah, penulis melakukan tinjauan kepustakaan yang berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti, yaitu: Telaah Dokumen Bisnis Proses ini dilakukan dengan meninjau sejarah perusahaan sebagai objek yang akan diteliti. Penulis melakukan kajian terhadap dokumentasi yang dimiliki oleh RS Delta Surya Sidoarjo. Studi Literatur Proses studi literatur melibatkan pencarian dasar-dasar teori dan penelitian pendamping yang telah dilakukan sebelumnya yang terkait dengan permasalahan penelitian seperti COBIT, ITIL, audit sistem informasi, dan teori pendukung lainnya dengan menuliskan secara singkat dan telah disesuaikan dengan tingkat yang diperlukan dalam penelitian ini. Pemilihan Domain COBIT Setelah memperoleh pemahaman mengenai permasalahan di RS Delta Surya dan proses yang terdapat di COBIT, penulis melakukan pemilihan proses pada COBIT yang terkait dengan pendefinisian bagaimana kebutuhan fungsional bisnis dan control diterjemahkan dalam solusi otomatis yang efektif dan efisien. Pemilihan proses dilakukan untuk C-24-2

3 memfokuskan penelitian yang akan dilakukan yang difokuskan pada AI1 (mengidentifikasi solusi otomatis) Mapping COBIT ke ITIL Pada proses ini kita mengacu kepada dokumen Mapping of ITIL v3 With Cobit 4.1 dari IT Governance Institute. Dari Proses ini nantinya dapat diketahui komponen ITIL yang membangun tiap Control Objective di Cobit dan dilakukan study literature terhadapnya. Selanjutnya diharapkan dapat diketahui cara membangun dokumen tata kelola. Penetapan Kebutuhan Pembuatan Tata Kelola Pada proses ini akan dibahas tentang kebutuhan pembuatan tata kelola, mulai dari studi literature sampai identifikasi tentang kebutuhan dokumen terkait pembuatan tata kelola. Proses ini merupakan proses induk dari 3 proses yaitu mengumpulkan informasi tentang Identify Automated Solutions, mempelajari syarat yang ditentukan ITIL tentang identify automated solutions dan mengidentifikasi kebutuhan dokumen terkait pembuatan tata kelola. Mengumpulkan Informasi Tentang Identify Automated Solutions Pada proses ini dilakukan study literature tentang identify automated solutions dimana lebih berfokus pada dokumen/proses yang diperlukan dalam pembuatan tata kelola Identify Automated Solutions. Mempelajari Syarat yang Ditentukan ITIL Terkait Identify Automated Solutions Setelah dilakukan mapping pada proses sebelumnya, pada proses ini dilakukan proses penggabungan dari beberapa proses pada ITIL dalam masing masing control objective, sehingga penamaan prosedur dapat didasarkan pada nama control objective (Cobit ) namun isinya telah mencakup semua komponen ITIL yang telah di mapping. Mengidentifikasi Kebutuhan Dokumen Terkait Pembuatan Tata Kelola Pada proses ini akan dibahas tentang dokumen apa saja yang ada dalam dokumen tata kelola. Disini juga akan dibahas tentang dokumen pendukung terkait dokumen tata kelola. C-24-3

4 Desain Dokumen Kebijakan/Pedoman Gambar 1. Metodologi Penelitian Proses selanjutnya adalah desain dokumen kebijakan/pedoman. Pada proses ini dibahas komponen komponen apa saja yang harus ada didalam dokumen kebijakan, serta format penulisan yang disarankan oleh penulis. Pada akhir proses ini sudah digambarkan draft kebijakan/pedomannya. Observasi dan Pemetaan Proses yang Berjalan Pada proses ini akan di pilah serta dipetakkan proses proses yang ada di IT tempat penelitian. Proses yang ada di tata kelola dan ada prosesnya ditempat penelitian menjadi prioritas utama pembuatan dokumen tata kelolanya. Desain SOP/Prosedur Tetap Setelah didapat semua prosesnya, pada tahapan ini akan dibuatkan detail desain SOP atau Prosedur Tetap untuk masing masing proses tersebut. Pada proses ini dibahas komponen komponen apa saja yang harus ada didalamnya sebagai dokumen pendukung, serta format C-24-4

5 penulisan yang disarankan oleh penulis, nantinya keluaran dari proses inilah yang menjadi inti dari penelitian ini. Tata Kelola Proses ini merupakan proses rangkuman yang dari semua proses diatas, dimana pada proses ini didapatkan desain usulan Tata kelola yang terdiri dari kebijakan, desain solusi layanan dan pendukung yang sudah final. Kesimpulan Pada tahapan terakhir ini penulis akan menyampaikan hasil kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan metodologi penelitian maka pembahasan ini dimulai setelah pemetaan COBIT dan ITIL dilaksanakan kan didapatkan seperti dibawah ini: Syarat-syarat yang ditentukan ITIL berkaitan dengan Identify Automated Solutions Setelah proses pemetaan antara COBIT dan ITIL dilakukan, maka akan didapatkan proses-proses yang disyaratkan ITIL berkaitan dengan Identify Automated Solutions, untuk selanjutnya akan dirangkum dalam dokumen kebijakan/pedoman/prosedur. Proses-proses tersebut adalah: Service acceptance criteria adalah suatu proses untuk membuat daftar kriteria yang digunakan untuk memastikan bahwa layanan TI memenuhi persyaratan fungsi dan kualitas dan penyedia layanan TI siap untuk mengoperasikan layanan TI yang baru ketika sudah disebarkan. Service management adalah satu set kemampuan khusus organisasi untuk memberikan nilai kepada pelanggan dalam bentuk layanan. Kemampuan itu menggambarkan kapasitas, kompetensi dan keyakinan suatu organisasi layanan untuk melakukan tindakan. Application management bertanggung jawab untuk mengelola aplikasi selama siklus hidup mereka. Fungsi Aplikasi Manajemen dilakukan oleh kelompok, departemen atau tim yang terlibat dalam mengelola dan mendukung operasional aplikasi. Tujuan dari Aplikasi Manajemen adalah untuk mendukung proses bisnis organisasi dengan membantu mengidentifikasi kebutuhan fungsional dan pengelolaan untuk software aplikasi, dan membantu dalam desain dan penyebarannya serta memberikan dukungan yang berkelanjutan untuk peningkatan aplikasi tersebut. Strategy and improvement adalah suatu rencana yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan dan eksekusi untuk peningkatan atau perbaikan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Strategi ini mencakup perspektif kualitas, faktor garansi, keandalan dan pemeliharaan sistem, waktu antara failures dan accessibility dan interaksi antara ketersediaan faktor layanan. Service automation adalah sarana untuk menangkap pengetahuan yang diperlukan untuk proses pelayanan, dimana otomasi ini memiliki dampak yang sangat signifikan terhadap kinerja aset layanan seperti manajemen, organisasi, orang, proses pengetahuan, dan informasi. Aplikasi adalah sarana otomatisasi tetapi kinerja mereka juga dapat ditingkatkan di mana mereka harus dibagi antara orang dan aset proses. Balanced design adalah suatu tindakan menyeimbangkan antara persyaratan fungsional, sumber daya yang tersedia dan skala waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi perubahan kebutuhan bisnis. C-24-5

6 Identifying service requirements adalah proses mengidentifikasi kebutuhan layanan sehingga layanan yang diberikan memenuhi fungsi dan kualitas pelayanan yang diharapkan oleh bisnis di semua bidang. Identifying and documenting business requirements and drivers adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan bisnis dan drivernya secara akurat agar dapat memberikan katalog layanan yang paling tepat dengan tingkat yang dapat diterima kualitas layanan yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Design activities adalah aktivitas memproses desain. Designing service solutions adalah suatu proses mendisain solusi layanan TI sehingga diperoleh solusi layanan yang tepat bagi perusahaan. Designing supporting systems, especially the service portfolio adalah proses mendisain Service portfolio yaitu satu set lengkap layanan yang dikelola oleh penyedia layanan. Service Portfolio ini digunakan untuk mengelola seluruh Siklus Hidup dari semua services. Portfolio Layanan harus berisi informasi yang berkaitan dengan setiap layanan dan statusnya saat ini dalam organisasi. Designing technology architectures adalah suatu proses mendisain arsitektur teknologi. Designing processes adalah kegiatan perencanaan dan mengatur proses, dengan tujuan melakukan proses secara efektif, efisien dan konsisten. Design of measurement systems and metrics adalah suatu proses mendisain metode pengukuran dan metrik, yang mana harus mencerminkan persyaratan dan dirancang untuk mengukur kemampuan proses desain yang cocok dengan persyaratan. Semua pengukuran dan metrik yang digunakan harus mencerminkan kualitas. Design constraints. Semua kegiatan desain beroperasi dalam banyak kendala. Kendalakendala tersebut berasal dari bisnis dan strategi layanan dan mencakup berbagai bidang, Service oriented architecture adalah sebuah paradigma untuk mengatur dan memanfaatkan kemampuan terdistribusi yang mungkin berada di bawah kendali dari domain kepemilikan berbeda. Ini menyediakan seragam berarti untuk menawarkan, menemukan, berinteraksi dengan dan menggunakan kemampuan untuk menghasilkan efek yang diinginkan sesuai dengan prasyarat terukur dan harapan. Bila pendekatan ini digunakan, secara signifikan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memberikan solusi baru untuk bisnis. Application sizing. Tujuan utama dari aplikasi sizing adalah untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya untuk mendukung perubahan yang diusulkan ke layanan yang sudah ada atau pelaksanaan layanan baru, untuk memastikan bahwa memenuhi tingkat layanan yang dibutuhkan perusahaan. Ukuran dari aplikasi perlu diperbaiki sebagai desain dan kemajuan proses pembangunan. Penggunaan pemodelan dapat digunakan dalam proses aplikasi sizing. Align service transition plans with the business needs adalah proses menyelaraskan rencana Transisi Layanan dan baru atau diubah service with persyaratan bisnis customer and organisasi dalam rangka memaksimalkan nilai disampaikan oleh perubahan. Design aspects. Aspek dari layanan desain ada 5 aspek yaitu aspek utamanya adalah desain solusi layanan yang baru untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah. Requirements and strategy. Requirements melakukan Analisis Dampak Bisnis ( Business Impact Analysis) dan penilaian risiko, sedangkan Strategy harus mendokumentasikan langkah-langkah pengurangan risiko yang diperlukan dan pilihan pemulihan untuk mendukung bisnis sesuai analisis kebutuhan. Evaluation of alternative solutions yaitu suatu taahapan evaluasi solusi alternatif mungkin diperlukan jika supplier layanan dan solusi eksternal yang terlibat. C-24-6

7 Maximise reuse of established processes and systems, dimana proses Layanan Transisi diselaraskan dengan proses organisasi dan sistem yang terkait untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dan mana proses baru yang diperlukan, mereka dikembangkan dengan penggunaan kembali dalam pikiran menggunakan kembali proses dan sistem yang sudah dibangun sedapat mungkin Tata Kelola Semua kebutuhan proses telah didefinisikan, kemudian akan dituangkan ke dalam dokumen kebijakan, SOP, instruksi kerja maupun formulir. Semua dokumen yang dihasilkan tersebut merupakan setu kesatuan dokumen tatakelola. Dokumen Tata Kelola Penentuan Fungsi Aplikasi Teknologi Informasi ini terdiri dari 1 dokumen kebijakan yang menaungi 5 dokumen Standard Operational Procedure. Terdapat pula dokumen instruksi kerja dan dokumen formulir sebagai pelengkap agar dokumen Tata Kelola dapat berjalan tanpa kendala. Dengan adanya dokumen tersebut, diharapkan proses penentuan fungsi aplikasi (pengidentifikasian solusi) TI akan semakin mudah dan tertata serta terkelola dengan baik. Untuk melihat lagi dokumen yang dihasilkan dari pembuatan tata kelola ini, bisa dilihat pada table 4.1 Pada prinsipnya, dalam dokumen tata kelola ini, proses yang ada dalam ITIL akan dituangkan ke dalam dokumen Standard Operational Procedure. Jika prosesnya tidak dapat di akomodir dalam dokumen Standard Operational Procedure, maka proses tersebut dapat di tuangkan dalam dokumen turunannya yaitu dokumen instruksi kerja. Jika proses-proses yang ada dianggap kurang detail dijabarkan dalam dokumen Standard Operational Procedure dan Instruksi Kerja, maka dokumen tersebut akan lebih di detailkan pada dokumen Formulir. Dengan adanya penataan Tata Kelola diharapkan terjadi peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam proses penentuan fungsi aplikasi TI pada Rumah Sakit Delta Surya. Dan yang paling penting adalah proses untuk terus memonitor sejauh mana Tata Kelola ini terus dikelola termasuk adanya proses perbaikan dari ketidak sempunaan dari proses-proses sebelumnya. Control objectives ITIL SOP Identify Automated Service management SOP Identify Automated Solutions Solutions Application management (identifikasi solusi IT) IK identifikasi dan pengelolaan software aplikasi Formulir daftar perangkat lunak/software apikasi Definition and maintenance Strategy and improvement SOP Definition and maintenance of of business functional and Service automation business functional and technical technical requirements Balanced Design requirements (pendefinisian dan Identifikasi kebutuhan layanan pemeliharaan kebutuhan bisnis dan teknis) Identifikasi kebutuhan bisnis Formulir persyaratan fungsional bisnis Design activities Formulir spesifikasi arsitektur IT Designing service solutions (perangkat lunak dan perangkat keras) Designing Service Portfolio IK identifikasi catalog service Designing technology architectures Designing process Formulir Service Portfolio Desain sistem pengukuran dan metric Formulir sistem pengukuran desain Kendala desain Service oriented architecture (SOA) Ukuran aplikasi Align service transition plans with business needs Laporan analisis resiko Aspek desain SOP Analisis resiko Requirement and strategy Formulir penilaian dampak bisnis C-24-7

8 Control objectives ITIL SOP Feasibility study and Designing service solutions formulation of alternative courses of action Evaluasi solusi alternative Requirements and feasibility decision and approval KESIMPULAN DAN SARAN Maximize reuse of established processes and systems SOP Studi Kelayakan Solusi IT Formulir SOR (statement of requirement) Formulir Request for Proposal (RFP) Designing service solutions SOP Kebutuhan dan keputusan kelayakan Dari kegiatan penelitian ini, penulis menarik kesimpulan dan saran, yaitu: 1. Dokumen Tata Kelola Penentuan Fungsi Aplikasi TI terdiri dari 1 Kebijakan yang menaungi 5 Standar Prosedur yaitu Identify Automated Solutions, Definition and Maintenance of Business Functional and Technical Requirements, Laporan Analisis Resiko, Feasibility Study and Formulation of Alternative Action dan Requirements and Feasibility Decision and Approval. Selain itu juga dilengkapi dengan beberapa Instruksi Kerja serta formulir yang mengadopsi dari ITIL dan COBIT 2. Hasil Mapping Cobit dan ITIL tejadi overlapping yaitu Designing service solutions (Definition and Maintenance of Business Functional and Technical Requirements, Feasibility Study and Formulation of Alternative Action dan Requirements and Feasibility Decision and Approval). Untuk itu proses proses tersebut dirumuskan dalam Instruksi Kerja/formulir yang dijadikan lampiran dalam Prosedur Operasional yang terkait. 3. Dokumen tata kelola yang dihasilkan telah sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh Cobit dan ITIL. 4. Saran mengenai hasil penelitian ini adalah : Rancangan Tata Kelola Penentuan Fungsi Aplikasi TI belum mencakup keseluruhan proses di Teknologi Informasi, secara bertahap dapat dikembangkan ke proses lain untuk mendukung Penentuan Fungsi Aplikasi TI misalnya AI2 Acquire and maintain application software dan AI 6 Manage changes. DAFTAR PUSTAKA IT Governance Institute (2008b), COBIT Mapping: Mapping of ITIL v3 With COBIT 4.1, IT Governance Institute. Office of Government Commerce (2007b), ITIL Service Design, The Stationary Office. C-24-8