Memberikan pengetahuan secara Komprehensip tentang Sistem Informasi dan mencakup penerapan Sistem Informasi berbasis Komputer

Transkripsi

1 1

2 Tujuan Pemahaman konsep dasar Sistem Informasi, dapat menjelaskan peranan informasi dalam suatu organisasi, Struktur Sistem Informasi, dukungan sistem Komputer terhadap Sistem Informasi, Nilai Informasi bagi pengambilan keputusan. Memberikan pengetahuan secara Komprehensip tentang Sistem Informasi dan mencakup penerapan Sistem Informasi berbasis Komputer Buku referensi 1. Robert A. Szymanski, Donal P. Szymanski, Donna M. Pulschen, Computers and information systems, Prentice Hall, Kenneth C. Laudon, Jane E. Laudon, Essesntials of Management Information systems, Prentice Hall, Hutchinson, sawyer, Computer s and information systems, fifth edition,

3 Sistem Informasi Apa sistem informasi itu? A set of people, data, procedures, hardware and software that work together to achieve the common goal of information management. Keterkaitan komponen-komponen dalam pengumpulan (atau menerima), proses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan (decision making), mengkoordinasi serta mengkontrol Sistem informasi juga membantu, manajer dan para pegawai (pekerja) menganalisa masalah, menggambarkan subyek yang kompleks dan membuat (menghasilkan) produk-produk baru Dasar (pondasi) dari BISNIS pada umumnya. Sistem informasi juga terdiri dari informasi tentang manusia yang terlibat, tempat dan suatu organisasi atau lingkungan disekitar Ada 3 aktifitas pada sistem informasi menghasilkan informasi pada organisasi yang diperlukan untuk membuat suatu keputusan, pengkontrolan, analisa masalah-masalah dan membuat produk baru atau layanan. Aktifitas itu adalah INPUT PROCESS dan OUTPUT 3

4 ENVIRONMENT ORGANIZATION INFORMATION SYSTEM INPUT PROSES *CLASSIFY *ARRANGE *CALCULATE OUTPUT FEEDBACK INPUT : menangkap atau pengumpulkan data mentah (raw data) didalam organisasi atau dari luar organisasi environment / lingkungan PROSES : menterjemahkan data input kedalam bentuk yang lebih berarti OUTPUT: mentransfer informasi yang telah diproses kepada manusia dan aktivitasnya Sistem informasi juga memerlukan feedback yang dihasilkan dari output, yang dikembalikan dan digunakan oleh elemen organisasi untuk membantu mereka, mengevaluasi atau me-nyempurnakan inputan yang akan dimasukkan. Management dibagi kedalam 3 level dasar: 1. Strategic (top level) managers 4

5 2. Tactical (middle level) managers 3. Operational (low level) managers Manajer : adalah seorang yang bertanggung jawab untuk menggunakan sumber daya yang ada; orang, material/peralatan, tanah, informasi, uang untuk mencapai tujuan dari organisasi Manajer berkerja untuk mencapai tujuan mempunyai 5 fungsi yang spesifik ; 1. Planning 2. Staffing 3. Organizing 4. Directing 5. Controlling resources 1. Planning (perencanaan); Orientasi kemasa depan dari pengembangan yang akan dilakukan untuk tujuan jangka pendek maupun jangka panjang dari organisasi 2. Staffing: adalah penyusunan dan training ke personel untuk mencapai tujuan. 3. Organizing: 5

6 Penyediaan sumber daya dan struktur yang mana setiap personel bertanggung jawab dan dapat dihandalkan untuk berkerja agar tercapainya suatu tujuan 4. Directing: Memberikan keteladanan/memimpin dalam mengarahkan personel, dan dapat berkomunikasi serta mempunyai inovasi 5. Controlling: Melibatkan pengembangan procedure untuk mengukur kinerja dalam mencapai tujuan dan dapat membuat penyesuaian-penyesuaian yang dirasakan perlu untuk mengarahkan organisasi dapat bergerak mencapai tujuan Setiap level management memerlukan tipe informasi yang berbeda, ada tiga level manager yang berperan pada organisasi (lihat gambar) Strategic (top level) managers Long range strategic decissions Summarized past and present information Future projections Use of internal and external information sources Internal; situasi yang ada dalam perusahaan/organisasi External; evaluasi trend industri, trend ekonomi dunia, regulasi pemerintah Tactical (middle level) managers Short-term, tactical decisions Fairly detailed past and present information Primary internal and some external information sources 6

7 Banyak dari perusahaan yang telah menggunakan komputerisasi menekan jumlah tactical managers untuk memotong anggaran mereka Operational (low level) managers Immediate, operational decision Detailed, current information focussed on spesific topic Internal information sources only Contoh; Inventory lists, historical record dan procedural manuals C B S I: Computer Based Information System. Sistem informasi menggunakan komputer sebagai basic pengolahan data, Manual sistem informasi adalah tidak menggunakan komputer tetapi berupa seperti penggunaan kertas dan pencil Perbedaan antara komputer dan sistem informasi Meskipun CBSI menggunakan teknologi komputer untuk memproses dan mengolah data mentah menjadi informasi yang mempunyai arti, ada perbedaan yang mencolok antara komputer atau program komputer dengan sistem informasi Elektronik komputer dan program komputer merupakan kerangka dasar, alat bantu dan material dari suatu informasi. Masa kini computer menyediakan peralatan untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau software adalah kumpulan dari instruksi-instruksi pengoperasian secara langsung serta mengontrol proses pada komputer 7

8 Sistem informasi tidak hanya sekedar teknologi komputer, penggunaan sistem informasi yang efektif memerlukan pengertian tentang organisasi, manajemen dan teknologi informasi ORGANISASI TEKNOLOGI SISTEM INFORMSI MANAJEMEN Organisasi : Sistem informasi adalah bagian dari organisasi. Organisasi yang formal terdiri dari beberapa level (struktural) dan spesialisasi Organisasi adalah koordinasi dari pekerjaan melalui struktur hirarki dan struktur formal serta pengoperasian prosedur standart Struktur Hirarki mangatur sumber daya manusia dalam suatu bentuk piramida, mulai dari pencapaian kewenangan tanggung jawab (manager) Level-level hirarki bentuk piramida tadi dapat berisikan mulai dari hirarki yang level tinggi, managerial, profesional sampai ke karyawan mekanik, sementara level yang lebih bawah(rendah) berisikan dari operasional personal 8

9 Standard Operating Procedure (SOP s) Mendefinsikan aturan-aturan untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah dikembangkan untuk menghadapi situasi yang seperti diharapkan Relationalisasi dari prosedur-prosedur: Mengaris bawahi dari Standard Operating Proecdures agar lebih maksimal, keuntungan dari komputerisasi dan membuat sistem informasi lebih efisien Dalam organisasi terdapat beberapa kemampuan (skill) dari para pekerjanya untuk membantu managemen terutama manager Misalnya: Knowledge Workers: yaitu orang yang merancang produk atau jasa dan menghasilkan pengetahuan untuk organisasi, misalnya :sarjana/insinyur, arsitektur atau ilmuwan Data Workers: memproses paperwork dari organisasi; misalnya sekretaris, penjaga toko, teller Production or service : adalah orang yang menghasilkan produk-produk atau jasa dari organisasi; seperti mekanik, packers atau assemblers MANAGEMENT Management diperlukan untuk mengatur strategi organisasi, juga bertanggung-jawab dan mengalokasikan sumberdaya yang ada seperti manusia sampai ke biaya agar dapat dikoordinasikan dalam kerja di dalam organisasi 9

10 Yang bertanggung jawab dengan management perusahaan / organisasi umumnya dipimpin oleh seorang manajer, manajer dalam perusahaan dapat berbeda-beda level tergantung dari jenis dan struktur perusahaan yang ada. Besar kecilnya perusahaan menentukan juga jenis dari manajer yang memimpin. Pada umumnya ada beberapa level dari manager. Beberapa level pada manager diantaranya adalah Senior manager (strategic manager): Orang yang pada posisi tertinggi di level organisasi Bertanggung jawab untuk membuat kebijakan jangka panjang Nama Jabatan dari manager jenis ini adalah: o CEO (Chief executive officer), o President Director, o CIO (Chief Information Officer), o Executive vice President Middle manager (Tactical manager) : Orang yang pada posisi ditengah level organisasi Bertanggung jawab untuk mengalokasikan rencana dan tujuan-tujuan dari senior manager Nama Jabatan dari manager jenis ini adalah: o Direktur, o Manager cabang, o Manager devisi, o Manager perencanaan, o Sales manager. 10

11 Operational manager : Orang yang memonitor aktivitas sehari-hari dalam suatu organisasi Nama Jabatan dari manager jenis ini adalah o Supervisor Perbandingan Sistem informasi pada level operational, tactical dan Strategic Summary classification of Information System Characteristic Operational Tactical Strategic Frequency Regular, repetitive Mostly regular Often ad hoc (as needed) Dependability of result Expected result Some surprises may occurs Result often contains surprises Time period The past Comparative Future covered Level of detail Very detailed Summarised of Summarised of data data Source data Internal Internal and Internal and external external Nature of data Highly Some Highly Unstructured structured unstructured data (Semi Structure) Accuracy Highly Accurate data Some subjective data used Highly subjective data Typical user First-line Middle managers Top management supervisors Level of decision Task-Oriented Control and resource Allocation oriented Goal-oriented 11

12 Teknologi Teknologi masa sekarang diperlukan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan tepat, adapaun teknologi disini adalah computer dengan perangkatperangkat keras lain pembantunya, mulai dari perangkat lunak sampai ke perangkat keras maupun telekomunikasi untuk penyajian informasinya Perangkat keras Komputer adalah peralatan yang secara fisik digunakan untuk input memasukan data kedalam computer, proses- memproses data yang masuk diolah menajadi suatu bentuk yang lebih berharga, maupun outputhasil akhir yang dapat dijadikan informasi oleh pihak-pihak yang berkepentingan dengan informasi tersebut Perangkat lunak komputer: Detail instruksi-instruksi program yang mengontrol dan mengkoordinasi perangat keras Contohnya: o Operating system (OS), windons, unix/linuq, dos o Program-program aplikasi; VB, clipper, foxpro dsb o Penangan data; DBase, ACCESS, dsb Tempat penyimpanan: Media fisik untuk menyimpan data yang untuk digunakan agar menghasilkan suatu informasi Telekomunikasi: Peralatan fisik dan perangkat lunak yang menghubungkan beberapa komputer dan mentransfer data dari satu lokasi ke lokasi yang lain Teknologi dibutuhkan sebagai alat bantu untuk mempermudah mendapatkan atau membuat maupun menghasilkan informasi yang dibutuhkan orang-orang seperti manager dalam menentukan arah atau kebijakan yang harus diambil dalam perusahaan 12

13 KEBIJAKAN Dalam perusahaan kebijakan atau keputusan sangat diperlukan agar roda kehidupan perusahaan dalam berjalan, untuk itu perlu dilakukan pembuatan kebijakan yang tidak merugikan perusahaan. Misal dibawah ini adalah contoh bagaimana suatu proses kebijakan diambil. Bagaimana manajemen membuat keputusan/kebijakan 1. Problem Recognition and identification 2. Identification and evaluation of alternatives 3. Alternative Selection 4. Action 5. Follow Up 1. Problem Recognition and identification Pengetahuan manager mengenai masalah yang dapat berdampak pada bisnis 2. Identification and evaluation of alternatives Manajemen mengevaluasi berdasarkan pada beberapa alternatif untuk menyelesaikan masalah 3. Alternative Selection Memilih salah satu alternatif yang terbaik. Pemilihan secara logika harus dapat memberikan lebih banyak keuntungan dan sedikit kerugian 4. Action 13

14 Tindakan, misalkan pihak manajemen ingin menambahkan staff dan penjadwalan fasilitas yang ada untuk penambahan waktu kerja, maka implentasi tindakan yang akan dilakukan adalah: Defining spesific staff requirements and skills Advertising for additional staff Interviewing prospective staff members Selecting the best candidates Notifying existing customers of the additional staff and expanded hours Scheduling the use of the facility during the new hours of operations 5. Follow Up Step final, hasil dari tindakan yang diambil. INFORMATION Bagaimana informasi itu seharusnya, ada beberapa criteria informasi yang dibutuhkan oleh managemen baik level yang paling atas samapi ke level yang paling bawah. Informasi Umumnya pada semua level manejemen harus Correct (be accurate) Informasi harus benar dalam hal akurasinya Complete (include all relevant data) Informasi yang dihasilkan harus lengkap termasuk semua data yang rekait dengan informasi tersebut Current (by timely) Tepat waktu, sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan Concise (Include only the relevant data) Ringkas atau singkat dalam penyajiannya termasuk data-data yang terkait dengan informasi tersebut 14

15 Clear (Be understandable) Informasi yang jelas, mudah dimengerti dan tidak berbelit-belit Cost effective (be efficiently obtained) Sisi biaya harus memperhatikan efisiensi Time-sensitive (be based on historical, current, and/or future information and needs as required) Tepat waktunya, berbasiskan pada histori, keadaan sekarang dan ataupun masa depan jikalau diperlukan untuk informasi tersebut Meaningful and useful Mempunyai arti dan berguna Type type informasi Dalam pekerjaan, semua level manajer membuat suatu keputusan (kebijakan), setiap level mempunyai type informasi spesifik yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan suatu masalah. Type-tipe dari sistem informasi yang diperlukan untuk para manajer 1. Operational Information Systems Sistem Informasi yang merekam dan membantu dalam mengatur suatu aktivitas pekerjaan atau kegiatan Nama lainnya adalah Transaction Processing System (TPS) Digunakan oleh operational manager yang bertugas/bertanggung jawab dalam aktifitas sehari-hari diperusahaan TPS termasuk koleksi data, information processing, validasi input, updating record, output generator Contoh: accounting information system seperti; penggajian, pemesanan, inventory (persediaan), general ledger 15

16 2. Management Information Systems (MIS) Menyediakan informasi kepada manager untuk dipergunakan dalam menyelesaikan masalah, pengontrolan dan pembuatan keputusan Digunakan oleh tactical manager Tidak hanya membuat operasi internal lebih efisien tapi juga mempunyai dampak external, seperti hubungan antara customer dan vendor lebih efisien dan saling menguntungkan. Digunakan disemua area aktifitas; planning, production, marketing & sales, accounting & finance, manufacturing, human resources dan project management Contoh : o Production: membuat produk o Marketing & Sales: menangani iklan, promosi dan penjualan suatu produk o Accounting & Finance: menjaga untuk tetap pada jalur dari semua aktivitas finansial, penggajian, pengeluaran cek dan pengeluaran budget. o Human resources (personel): menyewa staff dan menangani cuti sakit, liburan, dana pensiun dan evaluasi kinerja personel o Information services: menangani analisa sistem, rancangan dan pengembangan; penyediaan layanan pada pengguna o Research and development: berhubungan dengan penelitian terhadap penyempurnaan dan produk baru; pengembangan-pengembangan dan test produk baru 3. Decision Support Systems (DSS) Decision support systems adalah sistem informasi interaktif yang membantu pengguna (user) dalam menyelesaikan masalah manajemen semistruktur maupun tidak terstruktur 16

17 Masalah yang tidak terstruktur adalah masalah yang tidak jelas solusinya, seperti misalnya; masalah yang tidak pernah berulang atau masalah yang tidak dapat diprediksi. Masalah terstruktur adalah dapat diketahui penyelesaiannya dengan jelas dan pada umumnya terjadi berulang, sedang masalah semistruktur adalah antara masalah terstruktur dengan masalah yang tidak terstruktur DSS berisikan himpunan dari program-program yang berkaitan dan data untuk membantu menganalisa dan pembuatan keputusan dalam organisasi Keterkaitan database dengan type-type dari keputusan yang dibuat, kemampuan untuk menyelesaikan masalah-masalah, pertanyaanpertanyaan, dan perangkat lunak permodelan Modeling software yang lebih powerful adalah IFPS (Integrated Financial Planning Systems) dan perangkat lunak permodelan Contoh: spreadsheet Ada beberapa perbedaan antara MIS dan DSS Pengguna MIS menerima laporan dan informasi dari sistem, sedangkan DSS pengguna berinteraksi langsung dengan sistem Pengguna MIS tidak dapat secara langsung meminta sistem untuk memberikan dukungan dalam hal keputusan yang spesifik, tetapi pengguna DSS dapat meminta hal tersebut MIS membuat informasi berdasarkan pada masa yang lalu, sedangkan DSS menggunakan informasi dari masa lalu untuk membuat skenario yang digunakan pada masa depan Aktivitas MIS adalah di-gunakan oleh middle management, sedangkan aktivitas DSS umumnya digunakan oleh top management 4. Executive Support Systems (ESS) atau Executive Information Systems (EIS) Executive biasanya sinonim dengan strategi atau top-level manajemen. 17

18 Executivre mempunyai tanggung jawab untuk membuat rencana tujuan jangka panjang dan arah strategi organisasi untuk beberapa tahun kedepan. Untuk mendukung informasi spesial jenis ini seperti; managerial planning, monitoring, dan analysis yang dibutuhkan oleh executive, maka Sistem seperti ini disebut dengan Executive support systems 5. Expert systems Sering disebut dengan knowledge based system; program aplikasi yang digunakan untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah pada bidang-bidang tertentu/khusus. Menggunakan pengetahuan dan aturan-aturan untuk analisa yang telah didefinisikan oleh seorang pakar pada bidangnya Expert systems adalah bagian kunci (penting) dari kebanyakan Decission Support Systems dan Executive Support System Dua komponen Expert systems: Knowledge Base dan Inference Engine Knowledge base berisikan pengetahuan tentang kemampuan manusia pada bidang tertentu (pakar) Inference Engine: perangkat lunak yang menggunakan dan menerapkan aturan-aturan dari knowledge base kedalam data yang akan dipergunakan oleh pengguna untuk mengambarkan suatu kesimpulan 6. Office information systems Dengan diterimanya teknologi komputer dan telekomunikasi, seluruh konsep dari pekerjaan perkantoran dan bisnis menjadi ber-ubah (pada th 70-80). Teknologi komputer dan komunikasi membuat kemungkinan konsep Office Information Systems (OISs) terjadi OIS membantu pekerja menangani dalam hal penyiapan, penyimpanan, penerimaan, re-produksi dan berkomunikasi mengenai informasi dengan dan diantara pe-bisnis. Contoh Word Processor 18

19 Teknologi komputer telah mengubah cara menyimpan, mem-proses serta mendapatkan data pada pekerjaan dikantor Banyak dari komponen dari office information system adalah menitikberatkan pada komunikasi informasi, termasuk , faximil, telepon dan pesan suara, elektronik teleconference dan telecommuting Dalam mengembangan Sistem Informasi Manajemen, Team pengembangan proyek mengikuti tahapan-tahapan dalam System Development Life Cycle (SDLC). Agar berhasil dan sukses dalam mengembangkan Sistem Informasi Manajemen memerlukan: Rencana jangka pendek dan panjang untuk perusahaan; perusahaan harus mempunyai rencana kedepan kemampuan untuk menentukan apa yang harus dilakukan besok, minggu depan dan bulan depan Komitmen dari manajemen untuk mengalokasikan personel dan sumberdaya yang diperlukan agar pekerjaan dapat selesai dikerjakan Staff spesialis teknik; dimana kemampuannya diperlukan untuk mengembangkan bagian-bagian sistem yang berbasis-komputer, dengan mempertimbangkan masukkan dari pengguna System Development Life Cycle (SDLC) Struktur urutan dari operasi yang diperlukan untuk mengembangkan & membuat berjalannya sistem informasi yang baru. Istilah cycle menitik beratkan bahwa rancangan sistem yang baru tidak digunakan untuk seterusnya, tetapi perlu diganti ataupun diperbaiki dan dikembangkan. Pengembangan sistem Informasi melalui SDLC melibatkan kesinambungan dan komunikasi yang jelas antar user dengan system personel. Profesional bertanggung jawab untuk merancang dan mengimplementasikan Sistem Informasi, 19

20 Tahapan-tahapan dalam SDLC 1. System Analysis 2. System Design 3. System Implementation 4. System Maintenance System Analysis Problem definition; mengidentifikasikan permasalahan Requirement analysis; men-determinasikan bagaimana sistem informasi yang digunakan, kemungkinan yang terbaik Project Justification; membandingkan alternatif-alternatif sistem informasi dan menentukan yang akan digunakan/dipakai System Design Logical System Design; menggambarkan aliran data yang akan menjadi informasi Physical System Design; menterjemahkan blueprint system kedalam hardware yang spesifik digunakan dan program komputer agar sistem informasi dapat digunakan System Implementation Testing; Sistem informasi yang baru diuji-coba untuk mengetahui apakah semua bagian dari sistem berjalan dengan benar Installation; Penerapan sistem kedalam kegiatan/pekerjaan sebenarnya 20

21 Pada installation terdapat conversion; yaitu menggantikan sistem yang ada dengan sistem yang baru. Beberapa jenis conversion ; direct, parallel, phased-in, pilot Direct conversion: sistem informasi yang ada diganti dengan sistem informasi yang baru Parallel conversion: sistem yang lama dengan sistem yang baru dijalankan pada periode waktu tertentu sampai sistem yang lama tidak dipakai lagi Phased-in conversion: sistem informasi yang baru diterapkan pada tahapan atau segment Pilot-conversion: sistem baru diterapkan pada satu lokasi dan dicoba, sebelum diterapkan ditempat yang lain Training Diperlukan untuk membuat pengguna dan pemakai lainnya lebih mengenal sistem yang diterapkan sehingga mereka dapat bekerja dengan efisien. Training pada umumnya digunakan untuk 3 jenis pegawai; users, operators dan managers Untuk users; Agar supaya mereka lebih mengenal sistem yang baru dan dapat mengoperasikannya. Untuk operators; Pengguna yang berhubungan langsung dengan computer center, karena mereka yang bertanggung jawab dalam hal mengoperasikan komputer secara detail. 21

22 Untuk managers; Agar mereka mengetahui kelebihan dan kelemahan dari sistem serta dampak yang dihasilkan pada organisasi. System Maintenance System maintenance umumnya di-berikan kepada special group; seperti maintenance programmer. Tahap terakhir dari SDLC. Maintenance programmer akan memberikan perubahan-perubahan minor yang dirasakan perlu untuk mensupport sistem, tetapi jikalau dana untuk maintenance membengkak maka sistem akan di-redegin lagi. Maintenance programmer umumnya adalah mahasiswa-mahasiswa yang setelah lulus dari sarjana infromatika dan mereka memulai karir dari sini. Prototyping Prototype Information System: mendifinisikan bagaimana sistem informasi itu bekerja, dibuat secara ekonomis dan cepat, dengan memperhatikan bahwa prototype dapat dimodifikasi 22

23 Prototype memperlihatkan sistem kepada manajemen sehingga personel (kunci) yang terlibat dapat melihat sampai seberapa jauh serta berapa banyak pengeluaran proyek sistem informasi dikerjakan. Pembuatan Prototype pada umumnya mengikuti tahapan-tahapan berikut ini 1. Bisnis User Meng-identifikasikan keperluan dari sistem informasi yang baru yang akan menyelesaikan beberapa kerjaan yang spesifik 2. Pengguna berkomunikasi dengan pembuat prototype, yaitu seorang pakar yang merancang sistem secara cepat, murah, dimana pengguna dapat mengubah secara mudah untuk meng-akomodasi keperluan-keperluannya yang spesifik 3. Merancang model secara cepat untuk di-uji oleh pengguna 4. Pengguna memberikan saran per-ubahan pertama mengenai prototype, per-ubahan dibuat dan pengguna ber-experimen dengan versi yang kedua. Semakin banyak saran per-ubahan dibuat dan semakin cepat pula versi prototype yang baru akan dihasilkan 5. Akhirnya, pengguna menyukai prototype, dan model tersebut akan menjadi cetak-biru (landasan) dari sistem informasi baru yang dikembangkan CASE Computer-Aided System Engineering Software (CASE) Perangkat lunak yang digunakan untuk Menampilkan secara Grafis, menghasilkan dan meng-ubah secara otomatis sistem informasi, misalnya alat-bantu analisa (contoh data flow diagram, program flowchart) Integrasi dari beberapa alat bantu produktivitas seperti word processor dan spread sheet 23

24 Fungsi Jaminan kualitas dalam mengevaluasi grafik-grafik dan produk CASE yang lainnya karena Kelengkapan, konsisten dan Ketepatannya Merupakan Prototyping yang berkesinambungan, dimana kecepatan dan pembuatan secara otomatis pada User input screen, laporan-laporan keluaran dan form-form End-User Computing Pada umumnya kebanyakan user mendapatkan informasi yang dibuat oleh komputer dan tidak mempunyai kontrol pada/antar komputer atau aplikasi yang menghasilkan informasi yang mereka butuhkan Karena Rancangan Informasi sistem, pengembangan dan penerapan dikontrol dilakukan oleh departemen system Kerumitan serta dampak dari perangkat keras dan perangkat lunak yang membuat para pengguna secara tidak langsung dapat mengambil alih kontrol untuk informasi yang mereka butuhkan Masalah yang ditimbulkan juga menjadikan masalah baru; kemungkinan dari beberapa user dari departemen yang berbeda membuat aplikasi yang sama untuk keperluan mereka, integritas data dan keamanannya akan menimbulkan masalah Keuntungan yang didapat kemungkian end-user computing adalah : Dapat menyelesaikan masalah pengembangan aplikasi yang menggunakan SDLC. Mengurangi waktu dan kebutuhan personal dalam pengembangan sistem informasi, serta Mengurangi biaya dalam departemen 24

25 Information Center Pusat informasi Adalah oraganisasi yang mendistribusikan informasi, penyediaan intruksi-instruksi dalam penggunaan sistem informasi, pengalokasian perangkat keras, penyediaan pakar sistem Informasi dan fungsifungsi lain yang berguna dalam mendukung aturan. Information center dibangun sebagai bagian dari perusahaan sistem informasi, orang yang bertanggung jawab pada information center adalah CIO (Chief Information Officer) Information center dikenalkan oleh IBM. Informasi center bertanggung jawab untuk memantau beberapa aktivitas yang berbeda: Technical Suport: Membantu end-user dengan perangkat lunak, perangkat keras, komunikasi dan teknik-teknik lainnya yang ada kaitannya dengan proses Education: Men-training end user dengan software atau hardware baru System Consulting: Membantu end-user mendefinisikan dan menyelesaikan masalah mereka Resource Allocation: Berhubungan dengan fungsi-fungsi pen-distribusian software, hardware dan informasi Evaluating: Mencari kemungkinan-kemungkinan pada produk baru Marketing: Promosi layanan dari informasi center kepada penguna yang potensial 25

26 Aktivitas ini membuat kebutuhan yang besar diperlukan untuk manajemen yang bagus dalam sumberdaya informasi Organizing Computer Facilities Pengelolaan Fasilitas Komputer Fasilitas komputer dapat secara sentralisasi (hanya satu/tunggal Computer department); Desentralisasi (beberapa Computer department); atau Distribusi (pengguna dengan computer mereka yang bergantung pada sistem komputer yang besar) Sentralisasi (centralized Computer Facilities) Keuntungan Cost-effectiveness: sumber daya perangkat keras dapat ditekan, karena tidak ada duplikasi Coordination and control: lebih mudah terkontrol dan terkoordinasi karena terpusat Standards: Lebih mudah menerapkan standarisasi (karena dapat dipaksakan untuk standarisasi) Support of users: Profesional data prosesing berlokasi lebih dekat dengan users, sehingga dapat dikembangkan hubungan yang bagus Lack of accountability; 26

27 pada perusahaan besar susah dalam melacak dan mengalokasikan biaya pada fasilitas komputer Unfamiliarity: Spesialis komputer bertanggung jawab mengembangkan aplikasi perangkat lunak, mereka butuh waktu lama untuk mengenal perusahaan (perusahaan besar), sehingga kemungkinan terjadi perangkat lunak yang dibuat tidak seperti yang diharapkan Delays: Banyaknya permintaan dari user sehingga mereka akan lama menunggu untuk hasilnya, bisa berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk menyelesaikan proyek mereka Cost: Pengeluaran akan semakin besar jika perusahan mencoba mengembangkan komunikasi dengan anak perusahaan yang areanya berjauhan. Desentralisasi (Decentralized computer facilities) Keuntungan: User akan lebih mudah bertemu dengan bagian informasi dari pada sentralisasi Lebih mudah untuk memcocokkan antara software dan hardware seperti yang diinginkan Lebih murah dalam penggunaan komunikasi antara software dan hardware Kelemahan Ketidak consisten-an data Terdapat duplikasi dari hardware, software and personel dalam menjalankan fasilitas komputer 27

28 Distribusi (Distributed Computer Facilities) Keuntungan Increased user involvement: users secara langsung terlibat dalam aktivitas prosessing dari pada struktur sentralisasi Easier cost allocation: biaya proses komputer lebih mudah dialokasikan pada departemen yang berbeda dari pada fasilitas sentralisasi komputer Familiarity: staff lebih awam/mengenal dalam aktivitas dibandingkan dari pada setting sentralisasi Focus on corporate processing needs: komputer pusat dapat lebih difokuskan pada corporare prosessing Fewer personnel: lebih sedikit duplikasi hardware, software dan personel dibandingkan pendekatan distribusi Improved Coordinated: lebih terkoordinasi antara fasilitas komputer corporate dan fasilitas divisilevel komputer dari pada pendekatan yang lainnya Feb