ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO

Transkripsi

1 ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO OLEH : PUTRI PRADNYAWIDYA SARI NRP : DOSEN PEMBIMBING : IR. ARIES TJAHYANTO, M.SC.

2 Latar Belakang

3

4 Struktur organisasi Balitbang SDM Balitbang SDM Sekretariat Badan Pusat Penelitian & Pengembangan Pos & Telekomunikasi Pusat Penelitian & Pengembangan Aplikasi Telematika Sarana Komunikasi & Diseminasi Informatika Pusat Penelitian & Pengembangan Literasi Komunikasi & Informatika Pusat Penelitian & Pengembangan Profil Komunikasi & Informatika UPT BPPKI Medan BPPKI Jakarta BPPKI Bandung BPPKI Yogyakarta BPPKI Surabaya BPPKI Banjarmasin BPPKI Makassar BPPKI Manado

5 Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribu sikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI. Jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos. AKADEMISI LITBANG PUSAT INSTANSI WIL. KERJA LIPI JURNAL, HASIL PENELITIAN MASYARAKAT DI WIL. KERJA INSTANSI DAERAH PERPUSDA ARSIP NASIONAL Perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa tersebut kedalam sebuah digital journal.

6 Rumusan Masalah Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo? Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal? Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (

7 Tujuan Penelitian Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo. Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo yang sudah tersedia. Fasilitas e-journal dapat dengan mudah melakukan sharing resource antar instansi. Menghasilkankan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang.

8 Customer Communication Metode Penelitian Web Application Process Framework (Roger, S. Pressman, (2006). Software Engineering, a Practitioners Approach (SEPA) 6th nd.) Interview Identify The Problem observasi Requirement Analysis Fungsional kebutuhan dari litbang depkominfo Open Journal System Analysis Fungsional kebutuhan baru Modelling Architecture Design Database Design Interface Design Web menu Design Document Design

9 Interview Customer Communication 1. Kepala Subbid. Rencana dan Program Puslitbang Profesi, Bapak Arifianto yang memiliki tugas pokok merencanakan dan memprogram pelaksanakan penelitian dan pengembangan profesi komunikasi dan informatika. 2. Kepala devisi Publikasi BPPKI Surabaya, Bapak Ria putra Paripurna yang memiliki tugas pokok dalam mempublikasikan hasil-hasil penelitian BPPKI Surabaya dan penerbitan BPPKI Surabaya.

10 Hasil Interview Customer Communication CAUSE AND EFFECT ANALYSIS Problem or Opportunity 1. Belum adanya digital sehingga penerbitan dilakukan secara manual. 2. Mengembangkan sistem pemberitahuan mengenai jadwal masuknya tulisan ke redaksi 3. Data koleksi dan data penulis yang tersimpan kurang aktual dan akurat. Causes and Effects Dengan melakukan penerbitan secara manual maka penerbitan tidak berjalan sesuai dengan yang dijadwalkan karena prosesnya membutuhkan banyak waktu. Penerbitan yang ada saat ini memerlukan banyak biaya transportasi, ATK (Alat Tulis Kantor) dan waktu sehingga terjadi pemborosan Pengembangan pada halaman sistem berupa pengumuman mengenai jadwal terakhir artikel masuk kedalam redaksi. Jika melebihi batas waktu maka artikel tidak bisa masuk. Input data yang baru tidak tersimpan dengan baik. Akibatnya data sering hilang. Jurnal dapat dinyatakan hilang dan tidak diketahui letaknya.

11 Hasil Interview Customer Communication 1. Keterbatasan dalam mengakses. Sistem tidak dapat diakses dari luar Balitbang Kemkominfo. Pembaca harus menuju kantor Balitbang kominfo ato UPT jika ingin mencari. 2. Pengurus mengalami kesulitan dalam menerbitkan sebuah. Jumlah yang ada di perpustakaan balitbang kominfo sangat terbatas. pengguna harus menunggu untuk dapat membaca. Data dan Laporan dilakukan secara manual sehingga pengurus harus memindahkan data dari satu tempat ketempat yang lain. 3. Pembaca mengalami kesulitan dalam mencari koleksi. 4. Menyediakan informasi yang lengkap mengenai. 5. Pengembangan sistem pencarian berdasarkan UPT. Sistem pencatatan koleksi belum terintegrasi. Saat ini pengurus tidak dapat menyediakan informasi mengenai koleksi seperti review, abstrak, Author dan lain sebagainya. Calon peminjam kesulitan dalam menemukan informasi lengkap mengenai koleksi. Pengguna mengalami kesulitan untuk mengetahui informasi mengenai keberadaan koleksi. Hal ini menyebabkan pengguna tidak dapat melihat seluruh koleksi.

12 Hasil Interview Customer Communication 1. Pengembangan sistem download artikel dengan menyediakan fasilitas download. 2. Mengembangkan sistem untuk menangani pemberitahuan jika ada baru melalui Pengembangan sistem kotak kritik dan saran bagi kemajuan. Pengguna dapat mendaftarkan (mendownload) yang ingin dibaca Proses download masih dilakukan dengan cara melakukan permintaan terhadap pengurus, kemudian dikirim oleh pengurus. Pengembangan artikel tidak bisa di download oleh sembarang orang, harus melakukan permission ke pengurus/admin. Tampilan pada interface yaitu berupa abstrak dan kesimpulan. Untuk mengurangi waktu pendistribusian maka memerlukan sistem yang dapat memberitahu pengguna mengenai yang baru terbit Untuk meningkatkan pelayanan maka dapat disediakan fasilitas kritik dan saran bagi pengguna untuk kemajuan sehingga kedepannya menjadi lebih baik.

13 Journal Workflow ADMIN PENULIS PENYUNTING MITRA BESTARI PENGGUNA Observasi Start Kirim surat pemberitahuan akan diterbitkan melalui Menerima Membuat naskah Menerima naskah Mengirim naskah Cek naskah sesuai dengan lembar evaluasi Sesuai dengan acuan? NO Kirim pemberitahuan kekurangan YES YES Menerima revisi Melengkapi kekurangan Merevisi substansi dari naskah Perlu revisi? NO Menseleksi judul yang layak untuk diterbitkan NO Setuju diterbitkan? Memeriksa format tulisan YES Manajemen edisi/menyusun daftar pustaka Cetak Pembaca Jurnal Didistribusikan Finish

14 Open Journal System Workflow Penulis Editor Pengelola OPEN JOURNAL SYSTEM ANALYSIS Penulis meng upload ke website Penerimaan antrian Start Installasi & Pengaturan OJS Berikut adalah kebutuhan sistem OJS : 1. PHP (4.2.x ke atas) Review pengumpulan Cek penerimaan Peer review Memilih Reviewer Mengadakan review Reviewer mengadakan penilaian thdp 2. MySQL ( ke atas) atau PostgreSQL (7.1 ke atas) Review penerimaan No Keputusan Diterima? Yes Copyedit Layout Proofreading 3. Apache (1.3.2x ke atas) atau Apache 2 (2.0.4x ke atas) atau Microsoft IIS 6 (dibutuhkan PHP 5.x) Edit hasil penerimaan Pengeditan hasil penerimaan Copyedit Layout Manajemen Edisi, Jadwal penerimaan & mengatur daftar isi Pengumpulan Arsip Publikasi Arsip Jurnal Edisi terbaru Finish

15 New Journal Workflow ADMIN SYSTEM ADMIN REDAKSI PENULIS PENYUNTING MITRA BESTARI ANGGOTA NON ANGGOTA Alur Kerja E-Journal START Installasi & Pengaturan Sistem Maintenance User Membuat jadwal penerbitan Menerima Kirim Surat Pemberitahuan Melalui Membuat Naskah Jurnal Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo maka dibuat penggabungan antara workflow badan litbang kominfo saat ini dengan workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru. NO Penerimaan antrian Cek Kelengkapan Naskah Sesuai dgn acuan Jurnal? YES Memilih reviewer Kirim Pemberitahuan Kekurangan Jurnal Pengeditan Manajemen Edisi/Menyusun Daftar Pustaka Publikasi YES Mengupload ke website Menerima revisi Melengkapi kekurangan YES Mengadakan review Mengadakan penilaian thdp perlu revisi? NO Proofreading Keputusan Setuju diterbitkan? Edisi terbaru Pengumpulan arsip Arsip Jurnal A

16 New Workflow Journal ADMIN SYSTEM ADMIN REDAKSI PENULIS PENYUNTING MITRA BESTARI ANGGOTA NON ANGGOTA A A Back Up Data Membaca Download artikel Maintenance system Anggota e-journal? NO Membaca abstrak & kesimpulan dari artikel Finish YES login Download full artikel.pdf Laporan Artikel Finish

17 MODELLING 0 EJOURNAL 1 MAINTENANCE USER 2 PROSES JADWAL 3 PROSES JURNAL 4 PROSES SEARCHING 5 PROSES LOGIN 1.1 CREATE USER 1.2 EDIT USER 3.1 UPLOAD JURNAL 3.2 PROSES PENERIMAAN ANTRIAN JURNAL 3.3 REVIEW JURNAL 3.4 PROOFREADIN G JURNAL 3.5 MANAJEMEN JURNAL LAYOUT EDISI DAFTAR PUSTAKA 6 PROSES DOWNLOAD NASKAH JURNAL 7 PENGUKURAN STATISTIK 8 KRITIK & SARAN 8.1 ANGGOTA 8.2 NON ANGGOTA 9 MAINTENANCE SYSTEM 9.1 BACK UP DATA 9.2 LAY OUT EJOURNAL Hierarchy Process Diagram

18 MODELLING System Admin backup data layout ejournal Jadwal Penerbitan Penulis Admin Redaksi data jadwal data anggota data data review penyunting data penulis data penyunting data mitra bestari 0 E_JOURNAL + lap kritik saran Laporan_review_ naskah laporan naskah searching anggota login kritik saran anggota Anggota tampilan statistik Penyunting data review Mitra Bestari comment review Abstrak Jurnal kritik saran comment proofreader review penyunting searching non anggota Non Anggota DFD Level Konteks

19 MODELLING data anggota data mitra bestari data penulis data penyunting data edit mitra bestari 1 MAINTENANCE USER + data edit anggota data edit penyunting data edit penulis data mitra bestari edit mitra bestari data penyunting edit penyunting data anggota edit data anggota data penulis edit penulis 9 Data Mitra Bestari 10 Data Penyunting 11 Data Anggota 12 Data Penulis data backup mitra bestari data backup penyunting data backup anggota data backup penulis data jadwal 5 jadwal penerbitan lap kritik saran Admin Redaksi data jadwal data review penyunting 2 JADWAL PENERBITAN data login anggota Jadwal Penerbitan Penulis data Mitra Bestari comment proofreader Non Anggota review penyunting Penyunting searching non anggota Abstrak Jurnal arsip data review 3 PROSES JURNAL comment review 5 + PROSES SEARCHING naskah antrian naskah data judul 17 Data Login Laporan_review_ naskah 6 naskah abstrak nama penulis tgl penerbitan data antrian 7 arsip data backup arsip 4 MAINTENANCE SYSTEM + layout ejournal backup data kritik saran download naskah password System Admin 9 tampilan statistik KRITIK & SARAN 8 STATISTIK Pengukuran statistik 7 DOWNLOAD searching anggota hak akses download 6 PROSES AUTOTENTIFIKASI Gambar DFD Level 1 kritik saran anggota laporan naskah login Anggota tampilan statistik anggota

20 ERD-Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model Project : TESIS PUTRI Model : JURNAL Author : PUTRI Version 1.1 5/30/2011 penulis Data Penulis IDP First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As mengupload data antrian Number queue Submit date Tittle Abstrac t menyimpan review Proof reading penyunting Data Penyunting IDPG First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As jadwal penerbitan Number Volume Year Issues per volume Volumes per year tgl penerbitan mitra bestari Data Mitra Bestari IDM First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As ars ip ID Tittle Divisi Abstrac t Keyword Fulltext download Data Login ID Log in UserName Pass wor d login Data Ang gota IDA First name Middle name Last name Initials Gender Affiliation URL Phone Fax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As

21 User Interface Design

22 User Interface Design

23 Evaluasi Hasil Desain No. Kebutuhan Hasil Desain 1. Setting dan Maintenance sistem e- journal (back up data dan lay out). 2. Otentifikasi pengguna sistem (system login). DFD level 1.3 Sub Process Maintenance System. Tampilan untuk Setting e- journal. DFD Level 1.6 Proses Authentifikasi. Tampilan untuk Sistem Lo In. 3. Penambahan, pengubahan serta penghapusan data user. DFD level 1.1 Sub Process Maintenance User. Tampilan untuk Edit dan Create User. 4. Jadwal Penerbitan. DFD Level 1.2 Proses Jadw Penerbitan. Tampilan untuk Menu Jad Penerbitan. 5. Up date. DFD level 1.3 Sub Process Jurnal. Tampilan untuk Create Jurnal. 6. Review. DFD level Sub Proce Jurnal. Tampilan untuk Reviewer. 7. Proofreader Comments. DFD level Sub Proce Jurnal. Tampilan untuk Proofread 8. Fasilitas download naskah secara full text. DFD Level 1.7 Proses Download. Tampilan untuk Mendownload Artikel. 9. Pencarian koleksi (search DFD Level 1.5 Proses

24 Evaluasi Hasil Desain 10. Statistik. DFD Level 1.8 Proses Statistik. Tampilan untuk Statistik Jurnal. 11. Manajemen edisi. DFD level Sub Proce Manajemen Jurnal. 12. Kritik dan Saran DFD Level 1.9 Kritik dan Saran.

25 KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah : 1. Hasil interview dan observasi diperoleh analysis requirement dari penerbitan yang ada di badan litbang kemkominfo. 2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS, hasil analisa tersebut digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru. 3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, yang meliputi desain arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model dan desain interface dengan menginstal OJS. 4. Sistem e-journal yang sudah jadi akan diintegrasikan dengan cara membuat link untuk e-journal pada website

26 Sekian TERIMA KASIH