SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT KUD SUBUR MAKMUR TELUK PANJI IV LABUHAN BATU SELATAN SUMUT. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PERKEBUNAN KELAPA SAWIT KUD SUBUR MAKMUR TELUK PANJI IV LABUHAN BATU SELATAN SUMUT Naskah Publikasi diajukan oleh Elviana Dewi kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2 2

3 Payroll Information System For Oil Plam Plantations KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 Labuhan Batu Selatan Sumut Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur Teluk Panji IV Labuhan Batu Selatan Sumut Elviana Dewi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT Payroll system is the result of oil palm plantations on the fertile KUD Makmur for this is still using the manual method, meaning that in terms of processing still using sheets of paper. So the authors aimed to analyze the Payroll Information System palm oil plantation KUD Fertile Gulf Makmur Flag-going so far and designing and implementing a computerized payroll information systems as a solution to the problems faced by cooperatives based on the analysis of payroll information system is running. The analysis methodology using data collection methods and theoretically analyzed payroll information systems in general and ongoing. Then conducted interviews with the Prosperous or Fertile KUD concerned to know the problems faced and to learn about the business processes payroll information system is running. The results achieved are implementing a computerized payroll system of information on cooperatives Fertile Makmur that still use traditional / manual so that companies often experience delays in processing the payroll results of oil palm plantations. By generating a new payroll information system is expected to be beneficial according to expectations and desires of the company. Keyword : System, Information System, payroll 3

4 1. Pendahuluan Dalam suatu KUD terdapat strukutur organisasi yang tersusun rapi dengan masing-masing jabatan yang telah ditentukan, organisasi ini memiliki peran sangat besar dalam kelancaran proses penggajian hasil perkebunan kelapa sawit dan pengolahan keuangan koperasi di Desa itu sendiri. Pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit yang dimiliki secara individu tersebut juga tidak diberikan langsung kepada pemilik kebun, namun pengambilanya harus melalui ketua kelompok yang telah ditentukan. Melihat begitu banyaknya proses yang harus dilakukan untuk kelancaran pembagian hasil perkebunan kelapa sawit, maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi yang dapat mengolah data-data penggajian dengan baik, sehingga memudahkan dalam mengolah pembukuan dan proses input tentang penggajian yang akan dibagikan dan akan diterima oleh masingmasing ketua kelompok. Proses pembagian hasil dari perkebunan kelapa sawit selama ini masih menggunakan cara manual, artinya dari segi pengolahan masih menggunakan lembaran nota yang harus ditulis tangan oleh pihak KUD, cara ini tentu kurang efektif jika dilihat dari segi kecepatan, ketepatan dan waktu yang dibutuhkan. sehingga seringkali mengalami keterlambatan dalam memproses gaji hasil perkebunan kelapa sawit. Berdasarkan kelemahan tersebut maka diperlukan sistem yang terkomputerisasi dengan memakai perangkat lunak yang dapat membantu kelancaran proses pembagian hasil perkebunan kelapa sawit di KUD Subur Makmur. Sistem ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pengguna sehingga memudahkan dan memperlancar proses pembukuan dan pembagian hasil perkebunan kelapa sawit secara tepat dan akurat. Oleh karena itu, melihat dari adanya permasalahan yang muncul di atas maka penyusun atau penulis mengambil judul Sistem Informasi Penggajian Perkebunan Kelapa Sawit KUD Subur Makmur Teluk Panji 4 sebagai judul skripsi dan objek penelitiannya. 4

5 2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (Abdul Kadir, 2003: 28). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima yang mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan dalam keputusankeputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang (Gordon B. Davis, 1995: 28). 2.2 Siklus Sistem Informasi Sebuah sistem informasi dalam pengembangannya memerlukan proses-proses dan urutan-urutan yang standar, yakni Analisis, Desain, Implementasi, dan Pemeliharaan. Proses-proses tersebut dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodologi umum dalam pengembanganya sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut: 1. Identifikasi dan seleksi proyek; 2. Inisiasi dan perencanaan proyek; 3. Analisis; 4. Desain a. Desain logikal b. Desain fisikal 5. Implementasi 6. Pemeliharaan System / Informasions engineering Analysis Analysis Analysis Analysis 5

6 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Dalam tahap analisis system terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, langkah-langkah tersebut adalah: 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis Identifikasi Masalah 1. Proses pelayanan transaksi penggajian dan laporan membutuhkan waktu yang lama. 2. Informasi yang diperoleh tidak selalu akurat, karena semua data masih berbentuk nota / Hard Copy Penyebab Masalah 1. Pencatatan transaksi yang masih manual 2. Sistem yang ada kurang mampu mengatasi pertambahan data pengeluaran Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunakan dalam menganalisis kelemahan sistem KUD Subur Mamur dapat menggunakan metode analisis PIECES yang dijelaskan sebagai berikut: 1. Kinerja (performance) Parameter Hasil Penelitian Throughput Roesponse time Admin tidak mengetahui potongan apa saja yang harus dibayarkan oleh tiap kelompok, sehingga membutuhkan ketelitian untuk melakukan transakasi Membutuhkan waktu yang lama untuk melayani transaksi penggajian 6

7 2. Informasi (Information) Parameter Hasil Penelitian Akurat Informasi total tonase tidak sesuai dengan pencatatan sebelumnya Tepat waktu Relevan Membutuhkan waktu yang lama untuk melayani transaksi penggajian, karena potongan yang harus dibayar oleh masing-masing kelompok berbedabeda Sering terjadi kesalahan nota pada masing-masing tonase 3. Ekonomi (Economy) Parameter Hasil Penelitian Biaya Pencatatan Transaksi penggajian mengakibatkan biaya operasional yang tinggi, karena sering terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan Manfaat Infromasi yang disampaikan tidak jelas sehingga manfaat yang diperoleh tidak sesuai dengan biaya yang dikeluarkan 4. Pengendalian (Control) Hak Akses Keamanan Data Parameter Hasil Penelitian Data hanya dapat dibuka oleh admin Tingkat keamanan data keuangan saat ini memang cukup baik akan tetapi tidak belum ada pemantauan data untuk mencegah penyalah gunaan data. 7

8 5. Efisiensi (Efficiency) Parameter Pencatatan data transaksi Pembuatan Laporan Hasil Penelitian Setiap dokumen trnasaksi penggajian harus dibedakan satu dengan yang lain, sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama Dokumen-dokumen penyimpanan data yang akan dijadikan laporan sangat banyak, sehingga waktu yang relative lama 6. Pelayanan ( Service) Kualitas pelayanan Parameter Hasil Penelitian Proses pencarian data masing-masing kelompok masih lambat karena banyaknya arsip yang menumpuk Waktu pelayanan Untuk melayani satu kelompok membutuhkan waktu yang cukup lama Analisis Kebutuhan sistem Kebutuhan Fungsional 1. Admin a. Memiliki hak akses penuh untuk mengontrol serta mencetak laporan semua data yang ada. b. Dapat memasukkan data anggota kelompok baru. c. Dapat melakukan pengolahan laporan-laporan Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasional Prosesor Intel Pentium IV Motherboard BioStar I915P + SC RAM 512 MB Harddisk 160GB VGA 256MB DVDROM Samsung Sata 8

9 Monitor LCD 15 Keyboard + Mouse Casing Simbadda Sim-Cool 430W Printer 2. Keamanan (Security) a. Aplikasi dilengkapi dengan kata sandi (password) 3. Informasi a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya. b. Digunakan untuk memberikan informasi apabila terjadi kesalahan Analisis Kelayakan Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. Beberapa kelayakan yang dapat dipertimbangkan antara lain: 1. Analisis Kelayakan Teknik Sistem baru ini menggunakan sistem terkomputerisasi sehingga akan memudahkan dalam pendataan serta pencarian data penggajian. 2. Analisis Kelayakan Operasional Sistem baru dapat dioperasikan oleh admin atau staff yang menanganinya. Penggunaan pertama kali sistem ini membutuhkan pelatihan bagi pengguna sistem untuk mengetahui detail pengoperasian sistem secara keseluruhan. 3. Analisis Kelayakan Hukum Software atau perangkat lunak yang mendukung aplikasi yang dibuat adalah semuanya mengunakan sofware legal, bukan bajakan. Sehingga jika suatu waktu ketika sistem itu dijalankan terdapat pemeriksaan software, maka sistem ini tidak dapat dikatakan melanggar hukum. 9

10 3.2 Perancangan Sistem Perancangan Basis Data 1. Normalisasi Normalisasi merupakan teknik yang digunakan untuk memvalidasi model data. a. Bentuk Dokumen dasar 10

11 b. Bentuk tidak Normal IdAngg Kel Tonase Tanggal Jumlah tonase Angkutan Jasa KUD Simwaj Piutang Piutang Simpan pupuk ota kendaraan Anggota+usipa Dagang pinjam A001 I I,II,III,IV 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A002 II I,II,III,IV 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp c. Bentuk Normal Pertama IdAngg Kel Tonase Tanggal Jumlah tonase Angkutan Jasa KUD Simwaj Piutang Piutang Simpan pupuk ota kendaraan Anggota+usipa Dagang pinjam A001 I I 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A001 I II 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A001 I III 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A001 I IV 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A002 II I 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A002 II II 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A002 II III 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp A002 II IV 18/11/2012 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

12 d. Bentuk Normal Kedua Relasi 1 : Penggajian 1 Id_anggota Kelompok Tanggal Tonase Jumlah Potongan Jumlah Bersih A001 I 18/11/2012 Rp Rp A002 II 18/11/2012 Rp Rp Relasi 2 : Penggajian 2 Id_an Angkutan Jasa KUD Simwaj Piutang Piutang Simpan pupuk ggota kendaraan Anggota+usipa Dagang pinjam A001 Rp Rp Rp Rp Rp Rp A002 Rp Rp Rp Rp Rp Rp e. Bentuk Normal ketiga Relasi 1 : Penggajian 1 Id_angggota* Kelompok* Tanggal Tonase Jumlah Potongan Jumlah Bersih A001 I 18/11/2012 Rp Rp A002 II 18/11/2012 Rp Rp Hubungan Antar Tabel 12

13 3. Flowchart Sistem Gambar 3.1 Flowchart Sistem Data Flow Diagram (DFD) Merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses yang terjadi pada system yang akan dibuat a. Contex Diagram 13

14 b. Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Gambar 3.3 DFD Level 1 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 implementasi Database Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya siap untuk digunakan dan dioperasikan. Desain table berikut dapat dilihat dari SQL Server Entreprise Manager yang telah disediakan oleh SQL Server

15 4.2 Implementasi Program Listing Program a. Koneksi Database Untuk dapat mengakses masuk ke sebuah database SQL Server 2000 dengan visual basic 6.0 maka keduanya harus dihubungkan melalui sebuah koneksi 4.3 Testing Program Pengujian program dibagi menjadi dua, yaitu white box dan blackbox testing. a. Blackbox Testing No Nama Form Jenis Unit Tes Hasil 1. Form Menu Utama Master Data Menu Proses Menu Laporan 2. Mater Data Input Data Cari Data 3. Menu Proses Setting Harga Hitung Tonase Hitung Pengeluaran 15

16 Slip Gaji 4. Menu Laporan Lap Data Anggota Lap Tonase Lap Pengeluaran Lap Gaji Form Tambah 5. Input Data From Edit From Simpan Form Hapus 6. Cari Data Form Batal Tambah 7. Setting Harga Simpan Hapus Batal Exit 1. Hitung Tonase Baru Simpan Batal Tutup Baru 16

17 9 Hitung Pengeluaran Simpan Batal Tutup 10 Slip Gaji Baru Simpan Batal 1. Lap Data Anggota 2. Lap Data Tonase 3. Lap Data Pengeluaran 4. Lap Data Gaji Tutup Cetak Cetak Cetak Cetak 4.4 Manual Program Berikut adalah tampilan dari implementasi aplikasi Sistem Informasi Penggajian pada KUD Subur makmur. Berikut fungsi dari setiap tampilan yang telah dibuat: a. Form Login 17

18 b. Menu Utama c. Form Pengeluaran d. Form hitung Gaji 18

19 4.5 Pemeliharaan Sistem Backup Database Langkah-langkah untuk melakukan backup database menggunakan Enterprise Manager adalah sebagai berikut. a. Buka Enterprise Manager dan terhubung ke server. b. Buka folder database kudsubur dan klik kanan All Tasks, pilih Backup Database. c. Isikan nama backup baru d. Simpan folder beckup ke driver 19

20 e. Klik tombol untuk menyimpan Backup Database baru 5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penggajian ini, yaitu: 1. Kekurangan sistem lama a. Pengolahan data di KUD Subur Makmur IV masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman. b. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran - lembaran kertas. c. Untuk meminimalisasi masalah-masalah tersebut maka diperlukan suatu sistem pengolahan data transaksi penggajian yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta dapat membantu dalam proses perkembangan KUD tersebut. 2. Kelebihan sistem baru a. Sistem dapat memberikan informasi penggajian secara tepat waktu, akurat dan relevan. 20

21 b. Dapat menghemat waktu untuk melakukan pencarian, pencatatan dan pemasukan data. c. Dapat menghasilkan laporan dengan cepat dan lengkap. d. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang. e. Dapat meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak KUD Subur Makmur di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pengolah KUD. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak KUD Subur Makmur untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dan lebih menghemat waktu dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Dalam penerapan sistem baru ini hal yang perlu diperhatikan adalah adanya perawatan hardware dan software yang baik dan benar. 3. Sistem digunakan sebagai bahan penelitian berikutnya untuk mengembangkan program lebih lanjut. 4. Perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan KUD Subur Makmur Teluk Panji IV. 21

22 Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Al-Bahra Bin Ladjamudin Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu Yogyakarta Arief, M Rudyanto Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server Andi Offset, Yoygakarta. HM Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta. J. Alam, M. Agus Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Kusrini Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Sunyoto, Andi Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Andi Offset, Yogyakarta 22