BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK

Transkripsi

1 BAB III MANAJEMEN DAN ORGANISASI PROYEK 3.1 Manajemen Proyek Hubungan keseluruhan antara owner (PT. Citicon Propertindo), konsultan perencana, manajemen kontruksi, kontraktor dan subkontraktor dimaksudkan agar terdapat suatu keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Hubungan kerja antara owner, konsultan, perencana, manajemen kontruksi, kontarktor, dan subkontraktor adalah: a. Hubungan ikatan kontrak kerja. b. Kontraktor melaksanakan pekerjaan proyek, kemudian menyerahkan hasil pekerjaannya kepada owner. c. Owner membayar biaya pelaksanaan dan imbalan jasa kontruksi kepada kontraktor. d. Konsultan perencana memberikan hasil perencanaannya kepada owner e. Owner memberikan imbalan jasa kepada konsultan perencana. f. Manajemen kontruksi memberikan pengendalian teknis pelaksanaan proyek. Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya dan waktu yang direncanakan. III - 1

2 Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Adapun definisi lain dari manajemen proyek, yaitu sebagai berikut: a. Ilmu manajemen proyek termasuk disiplin ilmu manajemen, yaitu pengetahuan untuk mengelola suatu kegiatan tersebut bersifat spesifik, yaitu berbentuk proyek. b. Sebagai ilmu manajemen, profesi manajemen proyek berkaitan erat dengan fungsi merencanakan, memimpin, mengorganisir dan mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang sering kali sarat dengan kandungan disiplin ilmu arsitektur, engineering, akutansi, dan keuangan. c. Konsep manajemen proyek merupakan buah pemikiran tentang manajemen yang ditunjukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. d. Perumusannya disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghadapi dan mengakomodir perilaku dan dinamika yang melekat pada kegiatan proyek. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Apartemen Wang Residence, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi 5, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penjadwalan (schedulling) pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Pengertian tahap kegiatan proyek: III -2

3 1. Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan perencanaan diaplikasikan dengan menentukan metoda pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan. Tindakan-tindakan yang dilakukan adalah: a. Menentukan tujuan dan sasaran proyek. b. Menganalisis kendala dan resiko yang mungkin terjadi untuk seluruh proyek ataupun perbagian-bagian dari rencana. c. Menetapkan penggunaan sumber daya. d. Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek. e. Menyumbangkan strategi dan prosedur operasi. f. Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan. g. Menentukan metode dan aspek-aspek teknik yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan. Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawas maupun pengendali kegiatan, atau pedoman pelaksanaan kegiatan, serta saran untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. III -3

4 Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan. Didalam menjalankan fungsi organisasi diperlukan pengetahuan tentang berbagai tipe organisasi, sehingga dapat dilakukan analisis terhadap penerapan jenis organisasi yang sesuai dengan proyek yang akan dilaksanakan. Tindakan yang dilakukan antara lain: a. Menetapkan daftar penugasan b. Menyusun lingkup kegiatan c. Menyusun struktur kegiatan d. Menyusun daftar personil organisasi berikut lingkup tugasnya Manfaat dari pengorganisasian merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, dimana pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab delegasi kewenangan terlihat jelas. 3. Penjadwalan (Schedulling) Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang dan bahan yang digunakan dalam proyek. Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktivitas. Pendekatan yang populer yang digunakan adalah Diagram Gantt atau Metode Bagan Balok (Bar III -4

5 Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT (Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method). Penjadwalan proyek membantu dalam bidang: a. Menunjukan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek. b. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan diantara kegiatan. c. Menunjukan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk setiap pekerjaan. d. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek. 4. Pelaksanaan (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan. Tindakan yang dilakukan dalam pelaksanaan (Actuating) antara lain: a. Mengkoordinasikan kegiatan b. Mendistribusikan tugas, wewenang dan tangung jawab c. Memberikan pengarahan penugasan dan motivasi. III -5

6 Manfaat dari fungsi pelaksaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama. 5. Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang diaplikasikan dalam bentuk antara lain : a. Pelaksanaan tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut. b. Pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). S curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya. c. Mengevaluasi penyimpangan yang terjadi. d. Memberikan saran-saran perbaikan. e. Menyusun laporan kegiatan. Fungsi pengendalian adalah memperkecil kemungkinan kesalahan yang terjadi dari segi kualitas, kuantitas, biaya maupun waktu. Fungsi pengendalian dilaksanakan oleh semua tingkat dalam struktur organisasi, laporan-laporan kemajuan pekerjaan dan sebagainya yang menjadi bagian dari fungsi III -6

7 pengendalian harus dipersiapkan secara tepat dan segera agar menjadi bermanfaat. Laporan-laporan itu juga harus disimpan sebagai referensi dimasa yang akan datang sehingga suatu sistem pengarsipan secara tertib dan benar, yaitu formatformat laporan yang baik, ketepatan waktu pembuatan laporan perlu dilakukan dengan baik. 3.2 Organisasi Proyek Organisasi proyek adalah suatu sistem hubungan kerjasama dari berbagai pihak yang terlibat pada suatu proyek pembangunan dalam mengatur pelaksanaan berbagai pekerjaan dalam rangka mencapai suatu hasil yang seefektif dan seefisien mungkin sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan. Dengan adanya organisasi proyek ini maka kegiatan masing-masing pihak yang terlibat dalam suatu proyek pembangunan jelas tidak berbenturan satu dengan yang lainnya. Ada tugas dan wewenang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya masing-masing yang harus dipertanggung jawabkan kepada pihak-pihak yang terkait, dalam hal ini orang yang kedudukannya dalam organisasi berada diatasnya. 3.3 STRUKTUR ORGANISASI Organisasi dan Pihak yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang terdiri dari organisasi organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan III -7

8 kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan.pada pembangunan Proyek Wang Residence, organisasi organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut : 1. Pemilik ( Owner ) Yaitu perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan tersebut. Pada proyek Wang Residence yang bertindak sebagai owner adalah PT.Citicon Propertindo. Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a. Menyediakan dana pembangunan proyek b. Mengadakan pembebasan tanah. c. Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksitersebut (IMB). d. Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak. e. Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak). f. Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan/pengurangan pekerjaan). III -8

9 g. Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya. h. Menghadiri rapat-rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek. 2. Pengawas Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untukmengetahui apakah rencana yang direncanakan benar benar dilaksanakan sesuai aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Enam PM Project Management. 3. Konsultan Perencana Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner. Pada proyek Wang Residence konsultan pada bidang struktur ditunjuk PT. GistamaInti Semesta. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a. Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling. b. Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan. c. Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan. d. Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan. III -9

10 e. Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan - perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi. 4. Kontraktor Yaitu perseroan atau badan hukum (pemerintah / swasta ) atau pihak pihak yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain ( sub kontraktor ). Pada proyek Wang Residence yang bertindak sebagai kontraktor Utama adalah PT.PP (PERSERO). Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a. Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor - mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan. b. Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan. c. Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya. d. Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan. e. Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan. f. Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai. g. Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian III -10

11 internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu. h. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan. Struktur organisasi yang terlibat pda aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum dalam sekema pada gambar 3.1: PemilikProyek Kontraktor Konsultan PengawasProyek Gambar 3.1 HubunganKerjaOrganisasi III -11

12 PemilikProyek PT. Citicon Propertindo Konsultan Perencana PT. GistamaInti Semesta. Konsultan Arsitektur Ong&Ong Pte.ltd dan Megatika International Konsultan M & E PT. Skemanusa Konsultama Teknik KontraktorUtama PT. PP (PERSERO) KonsultanPengawasMK PT. Enam PM Subkontraktor Pondasi : PT. Indopora Beton : PT. Adhimix PT. Pionir Beton Struktur organisasi pada proyek ini bisa dilihat pada gambar 3.2 : Gambar 3.2. struktur organisasi proyek III -12

13 3.3.2 TinjauanProyek Dalam pelaksanaan proyek pembangunanwang Residence, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak-pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 1. PelelanganUmum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika. 2. PelelanganTerbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan kesempatan pada pihak-pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran. 3. PenunjukanLangsung \Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. Pada pelaksanaan proyek pembangunanthe Kencana Pondok Indah Apartement, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masingmasing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing-masing. III -13

14 3.3.3 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan/menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan/surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh/lumpsump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a. Surat perjanjian (kontrak) b. Surat keputusan penunjukan pemenang lelang c. Surat keputusan penetapan pemenang lelang d. Surat penawaran e. Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujuispesifikasi teknis dan gambargambar f. Berita acara hasil lelang g. Berita acara pembukaan penawaran h. Berita acara penjelasan i. Syarat-syarat umum kontrak j. Syarat-syarat khusus kontrak k. Jaminan pelaksanaan dan lain-lain yang dipersyaratkan Ada beberapa jenis sistem kontrak yang di kenal selama ini, antara lain : 1. Kontrak Unit Price III -14

15 Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah dikerjakan. 2. Kontrak Lump Sum Fixed Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilih yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang. 3. Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya-biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata. 4. Kontrak Owner Builder Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor. 5. Kontrak Design and Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. Pada pelaksanaan proyek pembangunan Wang Residence sistem kontrak yang digunakan ialah system Lum Sump Fixed Price. Yaitu dimana system kontrak diawal sudah diketahui tentang apa-apa saja yang akan dikerjakan sehingga diketahui berapa besaranggaran yang akan digunakan untuk biaya pembangunan proyek tersebut. Bisa saja di tengah-tengah perjalanan proyek terjadi perubahan pekerjaan tetapi harus disetujui antara owner dengan kontraktor tersebut. III -15

16 Gambar 3.3. Struktur organisasi PT.PP (Persero) III -16

17 3.3.4 DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI 1. PENGERTIAN DAN FUNGSI A. Pengertian struktur organisasi dan fungsinya Organisasi adalah sekelompok orang (dua orang ataupun lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. B. Struktur organisasi Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan. Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara kemponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut. Di dalam sebuah struktur organisasi terdapat beberapa bagian yang juga ada mengenai job desk masing masing didalam sebuah jabatannya. Didalam sebuah struktur oprganisasi ini dilakukan selain dalam jangka permanen maupun sementara. Struktur organisasi permanen yaitu sebuah perusahaan yang menggunakan itu tidak dalam waktu tertentu tetapi untuk selamanya dimana tempat itu ada maka struktur organisasi itu ada. III -17

18 C. Fungsi Struktur Organisasi Adapun fungsi / kegunaan dari struktur dalam sebuah organisasi, berikut dibawah ini penjelasannya: a. Kejelasan tanggung jawab. Setiap anggota dari organisasi harus dapat bertanggung jawab dan juga apa saja yang harus dipertanggung jawabkan. Setiap anggota suatu organisasi tentunya harus dapat bertanggung jawab kepada pimpinannya atau kepada atasannya yang telah memberikan kewenangan, karena pelaksanaan atau implementasi kewenangan tersebut yang perlu di pertanggung jawabkan. Itulah fungsi struktur organisasi tentang kejelasan tanggung jawab. b. Kejelasan Kedudukan. Yang selanjutnya yaitu kejelasan mengenai kedudukan,disini artinya anggota atau seseorang yang ada didalam struktur organisasi sebenarnya dapat mempermudah dalam melakukan koordinasi dan hubungan, sebab adanya keterkaitan penyelesaian mengenai suatu fungsi yang telah di percayakan kepada seseorang atau anggota. c. Kejelasan Mengenai Jalur Hubungan. Fungsi selanjutnya yaitu sebagai kejelasan jalur hubungan maksudnya dalam melaksanakan pekerjaan dan tanggung jawab setiap pegawai didalam sebuah organisasi maka akan dibutuhkan kejelasan hubungan yang tergambar dalam struktur sehingga dalam jalur penyelesaian suatu pekerjaan akan semakin lebih efektif dan dapat saling memberikan keuntungan. III -18

19 d. Kejelasan Uraian Tugas. Dan Fungsi lainnya yaitu kejelasan mengenai uraian tugas didalam struktur organisasi akan sangat membantu pihak atasan atau pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan maupun pengendalian, dan juga bagi bawahan akan dapat lebih berkonsentrasi dalam melaksanakan suatu tugas atau pekerjaan karena uraian yang jelas. Itulah salah satu fungsi sebagai kejelasan uraian tugas. D. Job Description Struktur Organisasi a. Project Manager Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Tanggung jawab project manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan team, dan kebutuhan individual. Project manager menjadi penghubung antara strategi dan tim. Manajemen proyek yang efektif mensyaratkan project manager memiliki kompetensi-kompetensi: a) Knowledge Terkait pengetahuan project manager akan project management b) Performance Terkait dengan apa yang project manager mampu untuk aplikasi pengetahuan project management yang dimiliki. c) Personal - Terkait dengan bagaimana perilaku project manager dalam melaksanakan proyek atau aktifitas terkait. Efektifitas personal mencakup attitude, karakter inti personal, dan kepemimpinan, yang menyediakan kemampuan untuk membimbing team proyek ketika mencapai objective proyek dan menyeimbangkan project constraints. Dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan tim proyek dan stakeholder, project manager yang efektif disyaratkan keseimbangan etika, interpersonal, dan keahlian III -19

20 konseptual yang dapat membantu mereka menganalisa situasi dan berinteraksi dengan sesuai. Sehingga diperlukan interpersonal skill yang penting bagi project manager (PMBOK), yaitu: a) Leadership. b) Team building. c) Motivation d) Communication. e) Influencing. f) Decision Making (termasuk dalam problem solving). g) Kesadaran budaya dan politis. h) Negosiasi. i) Trust building. j) Manajemen konflik. k) Coaching. b. Officer a) Membuat permintaan untuk pemeriksaan atau pengetesan barang untuk intern kontraktor maupun bersama dengan konsultan pengawas atau owner untuk memastikan material yang akan digunakan sudah sesuai dengan criteria yang diinginkan pemilik proyek bangunan. b) Membuat surat teguran atau menegur secara langsung kepada pelaksana, sub kontraktor atau mandor apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan atau pemngadaan material yang mempengaruhi mutu hasil pekerjaan dilapangan. c) Melakukan pengecekan terhadap material yang akan didatangkankan maupun yang sudah tiba di lokasi proyek untuk memberikan status kepada bahan bangunan tersebut apakah ditolak atau diterima setelah melihat kualitas bahan. III -20

21 d) Mengikuti jalanya pelaksanaan pembangunan sehingga setiap penyimpangan dalam pelaksanaan yang dapat mengurangi mutu pekerjaan dapat dicegah, hal ini lebih baik jika dibanding perlakuan pengecekan pekerjaan pada hasil akhir saja sehingga apabila terjadi mutu yang kurang baik harus dilakukan bingkar pasang yang dapat menyebabkan biaya tambahan. e) Melakukan pengecekan apakah pelaksanaan pekerjaan dilapangan sudah sesuai dengan gambar pelaksanaan atau shop drawing. f) Meminta contoh material atau brosur yang berisi spesifikasi material bahan kepada supplier sebelum melakukan pembelian sehingga material terpilih sesuai dengan standar kualitas yang dalam kontrak kerja. Membuat laporan dan data-data yang dibutuhkan perusahaan yang berhubungan dengan pekerjaan quality qontrol pada proyek bangunan. c. Administrasi a) Mengurus kebutuhan alat-alat kantor, akomodasi, serta peralatan-peralatan kerja lainnya. b) Mewakili project manager untuk urusan dengan pihak lain berkaitan dengan masalah umum dan administrasi. c) Membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan personalia proyek, inventaris peralatan proyek. Bertanggung jawab terhadap surat-menyurat antar pejabat yang berwenang d. SHE Officer Pekerjaan suatu konstruksi bangunan marupakan pekerjaan yang berbahaya. Secara khusus pada pekerjaan konstruksi. Maka dari itu pelaksanaan Keselamatan dah Kesehatan kerja (K3) harus dilakukan pada setiap bagiannya, perlindungan terhadap alat berat, pengamanan III -21

22 terhadap kebakaran, pengamanan terhadap arus listrik, dan yag lain dimana memerlukan pengamanan saat pelaksanaan konstruksi yang harus diperhatikan. a) Perhatikan jalan dan langkah saat berada dilokasi pekerjaan. b) Jangan berada dibawah beban yang sedang diangkat, saat pengangkatan beban dipastikan beban tersebut terikat kuat. c) Pergunakan perlengkapan sefty saat berada dilokasi pekerjaan. d) Tempatkan material, peralatan atau apapun pada tempat yang disediakan. e) Siapkan sarana dan prasarana sementara untuk keadaan darurat, seperti kotak P3K dan tabung pemadam kebakaran (aphar). Pada lokasi yang berbahaya dan sekitarnya penting untuk diberi pembatas. Sedangkan perlindungan diberikan kepada pekerja dan pengunjung, maka perlu ada rambu-rambu dan pembatas untuk setiap daerah yang berbahaya. 1. Tipe dari pembatas : a. Pembatas dan handholds b. Tape c. Landasan d. Pembatas lain yang diperlukan (batas pejalan kaki, pembatas area yang licin, dll) 2. Area yang memerlukan pembatas dan perlindungan : a. Tangga b. Lubang c. Tanjakan d. Manholes terbuka e. Area alat berat bekerja f. Area galian g. Area dalam pekerjaan III -22

23 3. Penggunaan pembatas dan pelindungan : a. Jika dibutuhkan, route pejalan kaki dan lalu lintas alat berat perlu diberikan pembatas. b. Perlindungan diberikan pada galian terbuka dimana orang bisa jatuh. c. Pastikan bahwa lantai yang terbuka, seperti manhole yang terbuka, diberikan pembatas, jika tidak harus ada orang yang standby. d. Pastikan bahwa setiap tangga, lubang manhole, dan yang lain jika diperlukan memiliki handrail yang sesuai. e. Berikan tanda dan perlindungan di setiap pekerjaan. e. Struktur engineer Tugas dan wewenangnya adalah mwngawasi pekerjaan struktur yang sedang berjalan. f. Drafter Tugas dan tanggung jawab draftman : a. Bertanggung jawab atas record-record pekerjaan. b. Melakukan pengarsipan serta penyimpanangambar desain dan perencana. c. Melaksanakan penyediaan gambar pelaksana lapangan. g. Quantity Surveyor Quantity Surveyor bertugas dalam pengawasan dan pengendalian keuangan proyek agar dalam hal penggunaannya tidak menyimpang dari perencanaan dan bertugas dalam pembuatan dokumen lelang, dokumen kontrak dan bills of Quantities dan mencatat progress kemajuan konstruksi. h. Supervisor 1 (Pelaksana Besi) Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur dan mengawasi pemasangan pembesian di lapangan mulai dari tulangan pokok, tulangan torsi, tulangan geser pada kolom, plat lantai dan dinding geser. b. Mengatur serta mengawasi pengadaan pembesian dan pembengkokan pembesian. III -23

24 c. Membantu pelaksanaan pekerjaan di lapangan. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksanaan struktur. i. Supervisor 2 (Pelaksana bekisting) Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur pembuatan bekisting. b. Mengatur pelaksanaan pemasangan bekisting sebelum pengecoran dilakukan. c. Melakukan pemeriksaan bekisting sebelum dan sesudah di isi coran beton. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksanaan struktur. j. Supervisor 3 (Pelaksana cor/beton) Tugas dan tanggung jawab : a. Mengatur waktu pelaksanaan pengecoran. b. Berkoordinasi dengan pelaksanaan pembesiaan dan pelaksana bekisting sebelum pengecoran. c. Melakukan pengecekkan bahan beton sebelum melakukan pengecoran. d. Melaporkan hasil pekerjaan kepada bagian pelaksana struktur. k. Surveyor Tugas dan tanggung jawab Surveyor adalah sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas ketepatan pengukuran di lapangan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. b. Menggunakan dan merawat alat-alat ukur yang dipakai agar sesuai kebutuhan di lapangan. c. Melakukan metode plaksanaan survey yang sesuai dengan kondisi di lapangan. III -24

25 l. M/E M & E bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan proyek dan mengawasi pengadaan alat yang dibutuhkan di proyek m. Supervisor M/E (Pelaksana M/E) Mekanikal bertanggung jawab penuh atas kelancaran pelaksanaan proyek dalam hal pemenuhan keperluan alat-alat yang diperlukan, serta melaksanakan perawatan atas segala alat yang digunakan dalam penyelesaian proyek. Tugas dan tanggung jawab Mechanical adalah sebagai berikut : a. Mempersiapkan keperluan pelaksanaan alat. b. Penyediaan alat bantu untuk kerja, seperti saran lampu, panel, air supply, dll. c. Membuat laporan harian dan pemakaian bahan bakar dan alat-alat setiap minggu. d. Membuat order spare-part/alat yang diperlukan dengan disetujui site manager/chief supervisor. e. Mengatur pembagian kerja mekanik. f. Memelihara/menjaga kebersihan semua alat yang ada dalam proyek. n. Staff Acounting & Finance Tugas dan tanggung jawab Administrasi Keuangan : a. Mengendalikan biaya proyek agar tidak melebihi dari anggaran yang telah ada. b. Menerima tagihan dari sub-kontraktor dan membuat tanda terima dalam bentuk kwitansi. c. Menangani pembukuan biaya proyek secara rinci dan benar. o. Logistik Tugas dan wewenangnya adalah : III -25

26 a. Memonitor dan membuat laporan keluar masuk barang. b. Membantu memonitor material/ alat yang diperlukan. c. Belanja keperluan material/ alat yang diperlukan (bila perlu) d. Order beton Readymix Hubungan Kerja Organisasi Proyek Hubungan kerja adalah hubungan antar pengelola yang mempunyai tanggung jawab terhadap pelaksanaan pembangunan proyek.oleh karena itu dibuat hubungan kerja agar dapat mencapai target dari pelaksanaan proyek. Hubungan kerja antar unsure pengelola terhadap penyelenggara proyek dapat dilihat dalam bagan kerja. 1. Hubungan Kerja Antara Owner dengan Manajemen Konstruksi a. Owner memberikan tugas kepada Manajemen Konstruksi untuk mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor. b. Manajemen Konstruksi menerima tugas dari owner dan dalam pelaksanaan tugasnya senantiasa berkoordinasi dengan owner. c. Segala hal-hal mengenai hubungan kerja antara owner dengan manajemen konstruksi diatur dalam suatu kontrak kerja yang di sepakatioleh kedua belah pihak. d. Pemberi tugas (owner) memberikan tugas kepada kontraktor untuk dilaksanakan oleh kontraktor harus melewati manajemen konstruksi. 2. Hubungan Kerja Antara Manajemen Konstruksi Dengan Kontraktor a. Manajemen Konstruksi memberikan pengarahan dan teguran kepada kontraktor agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilaksanakan dengan lancar, baik sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. III -26

27 b. Sebaliknya kontraktor meminta penjelasan kepada manajemen konstruksi bila ada halhal yang kurang jelas. c. Kontraktor dan manajemen konstruksi dapat bersama-sama memecahkan masalahmasalah yang dihadapi dilapangan dan disetujui terlebih dahulu oleh owner. d. Anatara manajemen konstruksi dan kontraktor tidak ada hubungan kontrak secara langsung. 3.4 Manajemen Pelaksanaan Proyek Pada suatu proyek pembangunan rapat merupakan hal yang paling penting. Rapat berfungsi sebagai sarana untuk berdiskusi antara pihak owner, konsultan maupun kontraktor. Hasil dari suatu rapat disebut laporan. Laporan proyek dibagi menjadi 3 bagian yaitu laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Pada proyek Apartemen The Windsor Puri Indah Residence laporan harian, mingguan dan bulanan dibuat oleh kontraktor kemudian dilaporkan kepengawas dan disesuaikan dengan laporan pengawas. 1. Laporan Harian Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Pengadaan bahan dan material yang telah dilaksanakan. b. Peralatan yang tersedia dilapangan. c. Pekerjaan yang telah diselesaikan. d. Keadaan cuaca. III -27

28 e. Waktu atau jam kerja, jumlah tenaga kerja 2. Laporan Mingguan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Laporan progress dan koordinasi konstruksi. 1. Kondisi site safety. 2. Membandingkan progress dengan program (rencana vs realisasi). 3. Antisipasi keterlambatan. 4. Quality control 5. Koordinasi antar kontraktor 6. Informasi work outstanding 7. Shop drawing b. Laporan Perencanaan 1. Merencanakan koordinasi dan mengontrol pekerjaan (current and future) yang menjadi tanggung jawab konsultan. 2. Mempertimbangkan dan membuat rekomendasi terhadap usulan perubahan desain. 3. Review, pantau dan evaluasi progress design atau produksi dokumen, bila diperlukan menerbitkan instruksi tindakan perbaikan yang diperlukan. 4. Evaluasi respon konsultan terhadap informasi yang belum clear (ex. RFI, design). c. Laporan safety meeting 1. Meyakinkan seluruh aspek healthy safety, environment and security dikelola dengan baik. 2. Melaksanakan audit safety pada proyek. III -28

29 3. Mendiskusikan dan mengantisipasi seluruh kejadian dan kecelakaan yang terjadi dari unsafe activities and condition, nearmisses, serious and minor injuries termasuk kasus first aid. 4. Menciptakan safety awareness 5. Meyakinkan bahwa standar safety dan upaya berkelanjutan selalu dilaksanakan seiring dengan upaya-upaya healthy, safety, environment and security (dalam rencana mingguan). 6. Meningkatkan komnikasi dalam hal safety. 7. Melaksanakan analisa terhadap informasi dari laporan kecelakaan. 3. Laporan Bulanan Segala sesuatu yang bahan atau keterangan tentang seluruh suatu hasil kerja atau jalannya suatu pembangunan secara fisik yang telah dilakukan dalam proyek konstruksi, dapat berupa berita lisan dan tertulis pada tiap harinya pada suatu proyek konstruksi. Laporan ini memuat hal-hal sebagai berikut: a. Penjelasan atas upaya yang dilakukan proyek untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian agar realisasi tercapai sesuai yang direncanakan, termasuk penjelasan upaya antisipasi, pencegahan dan perbaikan. b. Realisasi pelaksanaan proyek secara fisik terhadap rencana yang telah ditetapkan. c. Pengaturan pendapatan biaya anggaran proyek dan biaya pengeluaran proyek. d. Foto-foto dokumentasi pekerjaan dari beberapa pekerjaan. Pengendalian suatu proyek merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen proyek, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengontrolan, pelaksanaan dan pengendalian. Pengendalian proyek dimaksudkan untuk menjaga agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat sesuai dengan tujuan proyek tersebut sehingga proyek dapat diselesaikan secara tepat waktu, dengan biaya yang sesuai dan memenuhi persyaratan kualitas yang diharapkan. III -29

30 Tujuan yang ingin dicapai dalam pengendalian proyek adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan efisiensi dari pekerjaan sehingga dapat meminimalkan pengeluaran proyek (pengendalian biaya). 2. Memperoleh kualitas bangunan yang sesuai dengan perencanaan (pengendalian mutu). 3. Waktu pelaksanaan sesuai dengan time schedule sehingga pihak pemilik proyek maupun pelaksana tidak merasa dirugikan karena adanya keterlambatan (pengendalian waktu). Maka untuk dapat menciptakan tujuan-tujuan tersebut diperlukan beberapa pertimbanganpertimbangan agar mendapatkan rencana yang baik, teliti yaitu sebagai berikut: 1. Metode pelaksanaan sesuai dengan tender atau rencana yang telah dibuat. 2. Dana dan tenaga kerja yang tersedia. 3. Bahan bangunan atau material dan peralatan yang tersedia. 4. Waktu yang telah ditentukan Pengendalian Biaya Proyek Pengendalian biaya proyek adalah semua upaya yang dilakukan seluruh staff proyek, untuk mencapai biaya pelaksanaan proyek sesuai dengan yang diharapkan. Pengendalian biaya proyek sangat dipengaruhi oleh: 1. Pengendalian waktu pelaksanaan karena semakin bertambahnya waktu pelaksanaan semakin besar biaya yang dikeluarkan. 2. Penegndalian mutu dan hasil pelaksanaan proyek karena jika hasil pelaksanaan dan mutu tidak sesuai dengan rencana maka harus menambah biaya pekerjaan ulang, finishing dan pembongkaran. 3. Pengendalian sistem manajemen operasional proyek yang bersangkutan yang kurang baik atau tidak konsisten dalam pelaksanaanya atau penerapannya dikarenakan in-efektivitas III -30

31 dari cara dan sistem kerja serta efisiensi realitas biaya pekerjaan dari yang seharusnya yang direncanakan. Pengendalian biaya proyek dilakukan secara rutin selama proyek berlangsung dan hasilnya diwujudkan dalam bentuk laporan yang berisikan rincian pemasukan dan pengeluaran operasional dan non-operasional Pengendalian Mutu Bahan Pengendalian mutu bahan dalam proyek dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pengawasan pekerjaan dan uji mutu dari setiap pekerjaan yang dilaksanakan. Pengendalian mutu bahan sangat diperlukan untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang diinginkan sesuai dengan spesifikasi dan mutu yang dapat dipertanggung jawabkan Pengendalian Waktu Pelaksanaan Pengendalian waktu proyek mumnya dilakukan dengan sistem penjadwalan dengan pembuatan time schedule yang merupakan sistem pengendalian waktu dengan menetapkan alokasi waktu untuk masing-masing tahap pekerjaan yang disesuaikan dengan urutan logika pekerjaan. Pengendalian waktu dilakukan dengan cara sebagi berikut: 1. Pengendalian jumlah tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan, apabila terjadi sebuah keterlambatan maka diperlukan penambahan tenaga kerja atau mengadakan jam kerja tambahan (kerja lembur). 2. Pengecekan pengadaan material dan alat yang selalu siap apabila suatu pekerjaan akan berlangsung. 3. Menetapkan tenaga ahli pada tiap pekerjaan sesuai dengan keahlian masing-masing sehingga akan tercipta keselarasan pekerjaan yang bagus dan saling membantu. III -31

32 II.4 Lingkup Pekerjaan Proyek Pekerjaan yang terdapat di proyek Pembangunan Wang Residence meliputi : a. Persiapan : 1. Mobilisasi dan demobilisasi 2. Direksi keet dan perlengkapan 3. Air kerja 4. Listrik kerja 5. Papan nama proyek 6. Pengukuran dan pemasangan bowplank 7. Pagar proyek 8. Bedeng pekerja 9. Pembersihan tapak bangunan 10. Proteksi b. Struktur 1. Pekerjaan Galian Tanah 2. Pekerjaan Urugan Tanah dan Pemadatan 3. Pekerjaan Dewatering 4. Pekerjaan Pile Cap 5. Pekerjaan Raft pondasi 6. Pekerjaan potong bore pile, kepala D wall 7. Pekerjaan slab 8. Pekerjaan sump pit 9. Pekerjaan dinding basement 10. Pekerjaan Facing Wall III -32

33 11. Pekerjaan Capping beam 12. Pekerjaan kolom 13. Pekerjaan Shear Wall 14. Pekerjaan dinding GWT & STP 15. Pekerjaan Drop Panel 16. Pekerjaan tangga 17. Pekerjaan dinding Parapet 18. Pekerjaan Swimming Pool 19. Arsitektur 20. Pekerjaan dinding bata ringan 21. Plester + aci 22. Floor hardener 23. Precast concrete facade 24. Pekerjaan Cat 25. Plafond ( proposed to be excluded) Adapun lingkup pekerjaan yang diamati selama kerja praktek berlangsung antara lain: 1. Pekerjaan pembesian pelat basement 2 2. Pekerjaan pile cap 3. Pekerjaan pelat dengan tulangan khusus untuk basement 2 4. Pekerjaan struktur beton kolom 5. Pekerjaan struktur beton shear wall 6. Pekerjaan Ramp tower 1 lantai basement 2 menuju 1, lantai basement 1 ke semi basement, semi basement ke ground. 7. Pekerjaan pembuatan tempat produksi Half Slab 8. Pekerjaan pembuatan tempat produksi Wall Precast III -33

34 9. Pekerjaan pembuatan modul tiap lantai dengan menggunakan Half Slab 10. Pekerjaan fabrikasi untuk cetakan Half Slab sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. 11. Pekerjaan pembuatan mbiditch III -34