HRD portal user manual

Transkripsi

1 2016 HRD portal user manual Dewi septiyani IT hinet PT.Berca Hardaya perkasa 5/1/2016

2 HRD Portal digunakan untuk hal yang berkaitan dengan Leave (Cuti) Bussines Trip (Dinas) Medical (Klaim Medical) Untuk mengakses hrd portal melalui link berikut kemudian masukkan nik dan password anda untuk login Untuk karyawan yang pertama kali login, username dan passwordnya menggunakan NIK. Contoh : Username Password Untuk mengganti password default dengan password buatan sendiri pilih change password > masukan lama > masukkan password baru >klik input User manual hrd portal -hinet Page 1

3 Saat login kembali ke hrd portal Lupa password?mudah, klik forget password > masukkan NIK > klik Reset Password, maka secara otomatis password baru akan dikirim ke anda. Namun pastikan saat anda memasukkan password baru dari jangan di copy paste,usahakan diketik. A. MENU HRD PORTAL I. Leave 1. Request Leave 2. Leave History 3. Pending Staff Approval Leave (manager page) 4. Req Extended Leave(manager page) 5. Staff Leave History(manager page) II. Bussines Trip 1. Request Bussines Trip 2. Bussines Trip History 3. Pending Staff Bussines Trip Request (manager page) 4. Staff Bussiness trip History (manager page) III. Medical 1.Medical History User manual hrd portal -hinet Page 2

4 IV. Staff 1. Data Staff B. Flow Pengajuan I. Cuti / Leave Gb.1 Flow cuti II. Dinas / Bussines Trip Gb.2 Flow Dinas User manual hrd portal -hinet Page 3

5 C. Leave Menu I. Request Leave Pengajuan cuti dilakukan pada menu Request Leave Gb.3 Pengajuan cuti Pada proses ini user diharuskan: a. memasukan jenis cuti yang ingin diambil, maka jumlah sisa hari akan muncul di kolom Active Balance. b. Kemudian memasukan tanggal awal pengambilan cuti c. Memasukan jumlah hari yang akan diambil. d. User juga diberi opsi jika ingin menambahkan cuti setengah hari. Misalkan : - amount leave=3 dan Half Day = YES, maka cuti yang diambil 3.5 hari. - Jika hanya mau mengambil cuti setengah hari cukup memilih YES di half day tanpa perlu memasukan amount - Jika cuti melahirkan tidak perlu memasukkan amount - e. Sebelum user mensubmit cuti yang akan diajukan, akan ditampilkan terlebih dahulu review data cuti dengan status Pending. Yang perlu diperhatikan disini End Date adalah hari terakhir cuti. User manual hrd portal -hinet Page 4

6 Seperti contoh diatas user mengambil cuti 3 hari, maka cuti diambil dari tanggal 13 mei 2016 sampai 17 Mei 2016 karena tanggal Mei libur sehingga tidak dihitung cuti. User bisa mensubmit cuti untuk approval atau menambahkan pengajuan cuti lain f. Untuk pengambilan cuti selain tahunan sebagai contoh cuti menikah (3 hari). Jika ingin mengambil cuti>3 hari, misal 5 hari maka user harus memasukan cuti menikah terlebih dahulu 3 hari kemudian cuti tahunan 2 hari kemudian di submit. Seperti contoh berikut : Gb.4 Preview Cuti User juga bisa membatalkan request sebelum cuti di approve, dengan memilih tombol cross merah seperti contoh diatas. Setelah tombol submit dipilih maka request cuti akan dikirim kepada manager untuk approval seperti berikut : Gb.5 Notifikasi cuti sudah terkirim Jika cuti di approve oleh manager maka karyawan akan menerima approval dari bhp.hris@hinet.co.id seperti berikut : User manual hrd portal -hinet Page 5

7 Gb.6 approval cuti yang sudah di approve II. Request Extended Leave Apabila pada bulan juni karyawan masih memiliki jatah cuti tahun sebelumnya maka jatah cuti tersebut tidak bisa diambil sebelum karyawan mengajukan request extend jatah cuti tersebut. Di awal bulan juni karyawan akan menerima alert dari system hrd seperti berikut : Gb.7 notifikasi extend dari system Jatah cuti tahun lalu tersebut akan muncul di suspend balance kolom : Gb.8 Tampilan halaman request cuti saat bulan Juni User manual hrd portal -hinet Page 6

8 User juga harus menginputkan dulu alasan kenapa masih ada sisa cuti di tahun lalu sebelum pengajuan proses dilakukan Gb.9 Tampilan halaman setelah klik perpanjangan cuti Gb.10 Notifikasi bahwa request Extend cuti sudah terkirim Gb. 11 Emai yang didapat oleh manager untuk approval extend cuti III. DROP LEAVE User bisa mengajukan pembatalan cuti ataupun mengedit cuti dengan klik menu history leave dan request akan dikirim ke manager. User manual hrd portal -hinet Page 7

9 Gb. 12 Tampilan history cuti IV. Manager Leave Menu 4.1 Approve / Reject Leave Apabila staff tertentu melakukan pengajuan cuti maka manager akan menerima pengajuan cuti tersebut via mail dan di aplikasi. Approval bisa dilakukan dari aplikasi (web) atau via mail. a. Mail b.aplikasi Gb. 13 yang didapat manager untuk approval cuti Gb. 14 Halaman approval cuti pada manager User manual hrd portal -hinet Page 8

10 4.2 Approve / Reject Extend Leave Seperti pada pengajuan cuti, untuk pengajuan perpanjangan sisa cuti tahun lalu approval juga bisa dilakukan dengan dua cara. via dan aplikasi : a. b.aplikasi Gb. 15 Halaman approval exten cuti pada manager Gb. 16 Halaman approval extend cuti pada manager D. BUSSINESS TRIP MENU I. Staff Bussines Trip Seperti halnya aplikasi cuti dalam aplikasi dinas ini setelah karyawan men submit permohonan perjalanan dinasnya maka system otomatis akan mengirimkan kepada direct manager untuk approval berangkat sampai kepala divisi. User manual hrd portal -hinet Page 9

11 Gb.17 Halaman request Dinas klik bussines trip history untuk melihat riwayat bussines trip Seperti halnya aplikasi cuti dalam aplikasi dinas ini setelah karyawan men submit permohonan perjalanan dinasnya maka system otomatis akan mengirimkan kepada direct manager untuk approval berangkati sampai kepala divisi. II. Manager Bussines Trip Apabila staff tertentu melakukan pengajuan perjalanan dinas maka manager akan menerima pengajuan cuti tersebut via mail dan di aplikasi. Approval bisa dilakukan dari aplikasi (web) atau via mail. Gb.18 Halaman History Dinas Approval ini akan bertingkat sesuai tingakatan karyawan dari direct manager sampai head divisi. a.via Approval 1 (Direct Manager / Department Head) User manual hrd portal -hinet Page 10

12 Gb.19 Request Dinas Karyawan akan mendapat seperti berikut,jika sudah mendapat approval pertama. Approval 2 (Division Head) Gb.20 Approval pertama unutk dinas Gb.21 Request Dinas untuk approval ke 2 User manual hrd portal -hinet Page 11

13 Jika sudah mendapat keseluruhan approval, maka karyawan akan mendapat seperti berikut. A. Via Aplikasi Gb.22 Approval dinas ke dua Gb.23 Halaman approval lewat aplikasi hrd portal Jika Dinas telah di approve oleh kepala divisi maka sekretaris dan admin divisi akan menerima untuk melakukan proses administrasi / kelengkapan perjalanan dinasnya. Seperti terlampir dibawah ini : Gb.23 Dinas, jika keseluruhan approval sudah didapatkan User manual hrd portal -hinet Page 12

14 E. MENU MEDICAL I. Flow Pengajuan Medical Gb.24 Flow pengajuan Medical II. Medical Menu 2.1 STAFF MEDICAL MENU HISTORY VIEW a. Permanent Employee Berikut adalah tampilan menu medical kliam untuk pegawai permanent atau permanent tetap yang bisa diakses melalui menu medical Claim. Khusus tipe medical other hospitalization (biaya lain-lain dari rawat jalan), hanya bisa dilihat jumlah transaksinya. User manual hrd portal -hinet Page 13

15 Gb.25 Medical History Pada menu ini user akan melihat tampilan medical history (riwayat pengajuan klaim).untuk jumlah jatah medical berbeda untuk tiap karyawan, hal ini dibedakan berdasarkan : Gender Pria / Wanita Status Pernikahan Single / Menikah / Cerai Untuk Status pernikahan ada beberapa pengecualian, yaitu: 1. Karyawan Wanita baik statusnya single atau menikah, untuk tipe medical Outpatient (rawat jalan), akan mendapatkan tipe medical Outpatient- S. 2. Karyawan Pria dan Wanita yang statusnya cerai, untuk tipe medical Outpatient (rawat jalan), akan mendapatkan tipe medical Outpatient-K 1 / Outpatient-K 2 / Outpatient-K 3 sesuai jumlah anak. Level Karyawan Director / Departement Head /Professional Staff / etc. User manual hrd portal -hinet Page 14

16 Gb.26 Contoh tampilan medical yang sedang di proses 2.3 STAFF MEDICAL MENU HISTORY DETAILS a. Details Transaction status Process Berikut tampilan dari detail transaksi klaim medical dengan status proses. Gb.27 Detail Medical Process b. Details Transaction status Paid Berikut tampilan dari detail transaksi klaim medical dengan status Paid(dibayar). Saat Admin sudah approved klaim yang diajukan, maka dengan otomatis plafond dari jatah medical akan berkurang, karena dipotong oleh jumlah klaim. User manual hrd portal -hinet Page 15

17 Gb.28 Detail Medical Paid Gb.29 Tampilan Medical balance c. Detail Transaksi ; Status Reject Berikut tampilan dari detail transaksi klaim medical dengan status Reject(dibayar). Saat Admin sudah reject, status plafond tidak akan berubah. Gb.30 Tampilan Medical yang di reject User manual hrd portal -hinet Page 16

18 User manual hrd portal -hinet Page 17