Kata Kunci : Pencatatan, Pelaporan, SIMPUS

Transkripsi

1 ANALISIS PENCATATAN DAN PELAPORAN PUSKESMAS PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PUSKESMAS WENANG KOTA MANADO Fauzia Tuwongkesong *, Chreisye. K. F. Mandagi *, Paul. A. T. Kawatu * * Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi ABSTRAK Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di masyarakat. Pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan telah mengalami kemunduran seperti menurunnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian data SP2TP/SIMPUS, akurasi dan validitas data diragukan dan lambatnya pengiriman data baik ke Dinas Kesehatan maupun ke Kementrian Kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis variabel yang berkaitan dengan Pencatataan dan Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang. Metode penelitian yang digunakan merupakan penelitian kualitatif, Informan dalam penelitian ini berjumlah 6 orang yang terlibat langsung dalam pencatatan dan pelaporan. alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara mendalam, alat perekam/telepon Genggam (voice recorder). Hasil penelitian, Simpus di Puskesmas Wenang masih menggunakan cara manual, Pencatatan di Puskesmas mencatat kegiatan harian di dalam maupun di luar gedung puskesmas, namun tidak tersedia panduan dan formulir pencatatan, pelaporan di Puskesmas belum akurat serta beberapa arsip laporan yang tidak tersedia, pengolahan data di Puskesmas menggunakan cara manual yang disajikan dalam bentuk tabel, Puskesmas tidak mengolah data menjadi pemantauan wilayah setempat, dalam proses pemanfaatan Puskesmas tidak memanfaatkan data SP2TP sebagai pengambilan keputusan. Kesimpulan dari penelitian tentang Pencatatan dan Pelaporan pada SIMPUS di Puskesmas Wenang belum optimal, disebabkan masih ada beberapa faktor yang belum diterapkan serta tidak sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Untuk membangun Puskesmas agar menjadi lebih baik diperlukan perhatian dari pihak-pihak yang terlibat, khususnya dalam sistem informasi manajemen puskesmas agar mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang ada untuk tindakan perbaikan bagi puskesmas untuk menjadi lebih optimal. Kata Kunci : Pencatatan, Pelaporan, SIMPUS ABSTRACT A system of recording and reporting public health center is integrated activities and reporting public records, facilities, exertion and effort of health services in the community. The implementation of health information system has been declining as a fall in the completeness and timeliness of the delivery of data SP2TP/SIMPUS, accuracy and validity of the data would be questionable and slowness data is sent either to department of health and the ministry of health. This study attempts to analyze variables relating to pencatataan and reporting on SIMPUS at public health center wenang. Research methodology used are the qualitative study, informants in this research were 6 people who were directly involved in recording and reporting. An instrument used in this research was guidelines deep interviews, the tape recorder / mobile phone ( voice of a recorder ). The results of the study, SIMPUS at public health center wenang still use manual way, recording in public health center record daily activities on and off health center buildings, but not available a guide and form recording, reports in public health center not accurate and some archives reports that were not available, data processing in public health center use manual way presented in the form of table, public health center do not process data to monitoring the local area, in the process usage of public health center not utilise data SP2TP as decision-making. Conclusions from research on recording and reporting on SIMPUS at public health center wenang not yet optimal, caused still there are several factors that yet to and not in accordance with the directive set. To build public health center to be better required attention of parties involved, especially in information system management a public health center in evaluate deficiencies there is for the act of repairing for public health center to be more optimal. Keywords: Recording, Reporting, SIMPUS 2

2 PENDAHULUAN Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan Kesehatan di masyarakat (SK Menkes No 63/Menkes/SK/11/1981). Departemen Kesehatan telah mengembangkan Sistem Informasi Puskesmas (SP2TP), namun sistem tersebut belum terintegrasi dengan baik dan sempurna. Pelaksanaan Sistem Informasi Kesehatan telah mengalami kemunduran secara nasional seperti menurunnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian data SP2TP /SIMPUS, belum adanya kebijakan tentang standar pelayanan bidang kesehatan termasuk mengenai data dan informasi mengakibatkan persepsi masing-masing pemerintah daerah berbeda-beda hal ini menyebabkan Sistem Informasi Kesehatan yang dibangun tidak standar juga, variabel maupun format input/output yang berbeda, sistem dan aplikasi yang dibangun tidak dapat saling berkomunikasi, akibatnya data yang dihasilkan dari masing-masing daerah tidak seragam, akurasi dan validitas data diragukan ditambah dengan lambatnya pengiriman data baik ke Dinas Kesehatan maupun ke Kementrian Kesehatan, pada akhirnya para pengambil keputusan/pemangku kepentingan mengambil keputusan dan kebijakan kesehatan tidak berdasarkan data yang akurat (Kemenkes RI, 2011). Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan, setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan program dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Berdasarkan hasil observasi awal, Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas Wenang menggunakan pencatatan yang manual dengan format yang diberikan langsung dari Dinas Kesehatan, Pelaporan dari pustu dan tiap pemegang program seringkali mengalami keterlambatan pengumpulan laporan.. Pengolahan dan pemanfaatan data dari pencatatan dan pelaporan belum maksimal karena masih menggunakan cara manual serta tidak memanfaatkan data dengan baik. SIMPUS di 2

3 Puskesmas wenang belum optimal, masih terdapat beberapa faktor yang tidak dilaksanakan oleh Puskesmas. Dari uraian di atas maka penelitian ini akan menganalisis beberapa variabel yang berkaitan dengan Pencatataan dan Pelaporan pada Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas Wenang yang meliputi Pencatatan, Pelaporan, pengolahan data pemanfaatan. METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan merupakan penelitian kualitatif dengan tujuan untuk memperoleh informasi yang mendalam mengenai pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan di Puskesmas Wenang Kota Manado. Penelitian akan dilaksanakan di PuskesmasWenang Kecamatan Wenang Kota Manado pada bulan September tahun Informan yang dipilih adalah yang terlibat dalam pelaksanaan SP2TP di Puskesmas, dapat dipercaya untuk menjadi sumber informasi yang baik serta mampu mengemukakan pendapat dengan baik dan benar. Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Tata Usaha,Koordinator SP2TP, Pemegang program KIA, Pemegang program KB, Pemegang program Imunisasi, Pemegang program Gizi. Instrument atau alat yang digunakan dalam penelitian ini adalah pedoman wawancara mendalam, alat perekam/telepon Genggam (voice recorder). Data primer diperoleh melalui proses wawancara mendalam (indeph interview) dan Observasi terhadap informan dengan menggunakan alat perekam/telepon Genggam (voice recorder) dan pedoman wawancara yang sudah disiapkan. Data sekunder diperoleh melalui pengamatan dokumen SP2TP di Puskesmas Wenang yang digunakan sebagai data pendukung dan pelengkap dari data primer untuk keperluan penelitian. Data primer yang diperoleh dari hasil wawancara mendalam diolah secara manual dengan mengelompokkan hasil sesuai dengan tujuan penelitian. Kemudian, disajikan dalam bentuk naskah beserta penjelasan sesuai dengan pelaksanaan yang ada, kemudian dibuatkan matriks yang diredukasi dari transkrip wawancara mendalam. HASIL DAN PEMBAHASAN SIMPUS Berdasarkan hasil wawancara Simpus di Puskesmas Wenang masih menggunakan cara manual yaitu masih menulis dengan ATK, serta petugas yang mengikuti pelatihan Simpus hanya 1 orang sebanyak 1 kali, berdasarkan hasil observasi Simpus di Puskesmas tidak tersedia layanan internet, komputer yang ada hanya berjumlah 2 buah dan tidak tersedia komputer khusus SIK, di 3

4 Puskesmas sudah ada pelatihan SIMPUS namun belum diterapkan oleh petugas. SIMPUS akronim dari Sistem Informasi Manajemen Puskesmas. Menurut Kemenkes No. 128/Menkes/SK/II/2004 mengenai kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat, SIMPUS adalah suatu tatanan yang menyediakan informasi untuk membantu proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. SIMPUS juga merupakan suatu program aplikasi yang memberikan informasi baik untuk administrasi dan pengelolaan sebuah Puskesmas demi meningkatkan kinerja dan menangani keseluruhan proses manajemen di Puskesmas. (Barsasella, 2012) Puskesmas dalam pelaksanaan SIMPUS masih menggunakan cara manual, dan belum tersedianya pelayanan internet, petugas khusus pencatatan dan pelaporan sudah pernah mengikuti pelatihan sebanyak satu kali, belum diterapkannya SIMPUS secara komputer disebabkan petugas belum sepenuhnya menguasai sistem komputer ditambah belum adanya komputer khusus SIK di Puskesmas, serta kurangnya SDM yang menyebabkan SIMPUS belum diterapkan. ini belum sesuai dengan program SIMPUS yang seharusnya sudah menggunakan koputerisasi. Pencatatan Dari hasil wawancara Puskesmas dalam proses pencatatan mencatat kegiatan harian di dalam maupun di luar gedung puskesmas dengan menggunakan buku register atau buku harian yang dibuat sendiri, dalam proses pencatatan hanya beberapa yang menggunakan formulir pencatatan, dalam pelaksanaannya tidak menggunakan buku pedoman karena sudah tidak tersedia. berdasarkan hasil observasi pencatatan di Puskesmas Wenang hanya menggunakan formulir family folder serta tidak tersedia buku pedoman I, II, dan III. Pencatatan adalah proses mencatat kegiatan yang dilakukan di dalam maupun diluar gedung Puskesmas dengan tujuan agar setiap kegiatan dapat diketahui dan dimanfaatkan menjadi sebuah informasi, dalam pencatatan harus diperhatikan, dalam beberapa hal penting seperti formulir pencatatan yang terdiri dari Rekam Kesehatan Keluarga (RKK), Kartu rawat jalan, Kartu Indeks Penyakit, Kartu Ibu, Kartu Anak, KMS balita, anak sekolah, KMS ibu hamil, KMS usia lanjut, Register (Barsasella, 2012). Puskesmas Wenang dalam proses Pencatatan melakukan pencatatan harian di dalam maupun di luar gedung yang 4

5 terdiri dari data-data pemegang program dan pustu, kemudian di salin dibuku harian masing-masing kemudian di rekap, dalam proses pencatatan formulir yang tersedia hanya family folder dan untuk formulir lainnya tidak tersedia, kegiatan pencatatan di Puskesmas belum sesuai dengan pedoman yang ada yang harus menggunakan formulir pencatatan dengan lengkap, Puskesmas dalam pencatatan tidak ada buku panduan, dalam hal ini puskesmas belum sesuai dengan pedoman yang harus menggunakan buku pedoman I,II, dan III dalam proses pencatatan. Pelaporan Dari hasil wawancara Puskesmas Wenang dalam proses pelaporan terkadang mengalami keterlambatan pengumpulan dari setiap pemegang program, laporan yang dihasilkan tidak akurat, serta arsip laporan yang tidak lengkap. Berdasarkan hasil observasi laporan di kirimkan pada tanggal 6 september 2016 dan arsip laporan tidak tersedia laporan tahunan. Frekuensi laporan dalam buku Anonim, (2015) 1. Laporan dari puskesmas ke Kota/Kabupaten, laporan bulanan LB1,LB2,LB3, dan LB4, dilakukan setiap bulan dan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehaatan Kota/Kabupaten. 2. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten, propinsi dan pusat 3. Laporan tahunan (LT-1, LT-2, dan lt- 3) dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya khusus untuk laporan LT-2 (data kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai yang baru/belum pernah mengisi formulir Data Kepegawaian. Puskesmas Wenang dalam proses pelaporan melakukan pelaporan yang datanya di ambil dari pustu, pemegang program, dan kegiatan yang dilakukan serta administrasi puskesmas, koordinator bertugas mengumpulkan laporan dari masing-masing pemegang program, dalam pengumpulan laporan kadang terjadi hambatan seperti lamanya mengumpul laporan maka koordinator SP2TP harus segera mengirim laporan sebelum lewat tanggal 5 meskipun pelaporan tersebut belum lengkap, data dari pemegang program yang harus dilaporkan nantinya akan dibawa masing-masing pemegang program itu sendiri langsung ke dinas kesehatan. Puskesmas dalam proses pelaporan belum sesuai dengan pedoman yang harus mengirimkan laporan setiap tanggal 5 untuk setiap bulannya. Pelaporan di puskesmas wenang masih belum akurat karena laporan sedikit 5

6 ditambah-tambahkan untuk menyesuaikan target yang telah ditentukan, dalam hal kualitas data pelaporan di Puskesmas tidak sesuai pedoman karena menghasilkan data yang tidak akurat, adapun arsip dari pelaporan yang masih belum lengkap karena tidak semua laporan disimpan hal tersebut dapat mempengaruhi manajemen puskesmas dalam pengambilan sebuah keputusan karena semua laporan bulanan harus tersedia sebagai evaluasi peningkatan puskesmas. Pengolahan Data Dari hasil wawancara Puskesmas Wenang dalam proses pengolahan data mengolah kegiatan kunjungan pasien dan diolah secara manual kemudian disajikan dalam bentuk tabel. Berdasarkan hasil observasi pengolahan data di menggunakan cara manual, dan disajikan dalam bentuk tabel dengan format langsung dari Dinas, Puskesmas tidak mengolah data manjadi Pemantauan Wilayah Setempat. Puskesmas dalam pengolahan pencatatan berdasarkan keputusan Direktur Jenderal Pembinaan Kesehatan Masyarakat nomor : 590/BM/DJ/INFO/V/96 tentang penyederhanaan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) menjadi PWS, distribusi penyakit dan kecenderungannya, serta stratifikasi Puskesmas (Ditjen Binkesmas,1997). Tujuan pengolahan data adalah untuk mengubah data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang dibutuhkan untuk tujuan tertentu. (Anonim, 2015). Puskesmas Wenang dalam pengolahan masih manual karena tidak tersedia komputer khusus SIK serta petugas yang belum sepenuhnya menguasai komputer, data yang diolah yaitu 10 penyakit kecenderungan dan stratifikasi puskesmas tidak ada data tentang pemanfaatan wilayah setempat. Pengolahan data di Puskesmas wenang sebagian belum sesuai dengan pedoman karena tidak tersedia dan tidak mengolah data menjadi pemantauan wilayah setempat. Pemanfaatan Data Dari hasil wawancara Puskesmas Wenang dalam proses Pemanfaatan tidak memanfaatkan data SP2TP namun sudah ada rencana untuk membicarakan tetntang pemanfaatan data dalam setiap 6 bulan. Berdasarkan hasil observasi Puskesmas Wenang tidak memanfaatkan data SP2TP dengan maksimal dilihat dari keadaan Puskesmas masih seperti biasanya dan tidak ada kemajuan. Pemanfaatan data dari SP2TP dapat digunakan sebagai pemantauan untuk tindakan perbaikan segera dan yang paling penting untuk dilakukan di 6

7 tingkat puskesmas, adapun perencanaan pelaksanaan kegiatan (POA) sebagai penyusunan hasil kegiatan pokok Puskesmas dan kondisi tenaga serta wilayah kerjanya, serta lokakarya mini bulanan yang membahas hasil kegiatan bulan lalu, baik yang merupakan keberhasilan maupun merupakan masalah/hambatan dengan maksud mencari penyebab hambatan dan rencana tindakan yang akan dilakukan (Anonim, 2015). Puskesmas wenang dalam pemanfaatan data belum maksimal karena tidak memanfaatkan data dengan baik, sampai saat ini Puskesmas masih seperti biasanya dan belum ada perkembangan. Puskesmas tidak memanfaatkan data sebagai POA dan telaah lokakarya mini, Puskesmas tidak melakukan evaluasi kegiatan SP2TP dalam pertemuan 3 bulan dalam hal ini puskesmas tidak optimal dalam memanfaatkan data. KESIMPULAN 1. Pelaksanaan SIMPUS di Puskesmas Wenang belum optimal, pelatihan SIMPUS yang sudah dilaksanakan tidak diterapkan di Puskesmas serta kurangnya fasilitas yang mendukung membuat pelaksanaan SIMPUS belum berjalan sebagaimana mestinya 2. Proses Pencatatan di Puskesmas Wenang belum optimal masih terdapat pencatatan yang tidak menggunakan formulir serta tidak menggunakan buku pedoman yang menyebabkan proses pencatatan tidak sesuai dengan pedoman yang ada. 3. Proses Pelaporan di Puskesmas Wenang belum optimal masih terdapat data yang tidak akurat serta beberapa arsip pelaporan yang tidak tersedia, dalam hal ini proses pelaporan tidak sesuai dengan pedoman yang ada karena dapat mempengaruhi pengambilan keputusan 4. Pengolahan data di Puskesmas Wenang masih manual belum optimal, tidak diolahnya data Pemantauan Wilayah Setempat membuat proses pengolahan tidak sesuaai dengan pedoman yang ada 5. Pemanfaatan data di Puskesmas Wenang belum optimal karena tidak memanfaatkan data yang dapat menjadi bahan pertimbangan dalam proses pembangunan Puskesmas. SARAN 1. Bagi Puskesmas a. Kepala Puskesmas : Agar segera menerapkan aplikasi SIMPUS untuk mendapat kemudahan dalam proses pencatatan dan pelaporan serta dapat 7

8 menjamin keamanan dalam penyimpanan data. Agar menggunakan tenaga kader atau bidan desa untuk lebih memudahkan pencatatan di luar gedung agar sesuai dengan pedoman pencatatan. Agar memanfaatkan data sebaik mungkin dengan keputusan yang tepat dan bijak. b. Pemegang Program : Agar memaksimalkan lagi waktu pengumpulan laporan serta mebuat laporan dengan akurat agar dinas kesehatan dapat mengetahui kekurangan yang terjadi di lapangan sehingga dapat menjadi informasi penting guna untuk pengambilan keputusan. c. Koordinator SP2TP : Agar menyesuaikan pengolahan data dengan pedoman yang ada agar Puskesmas dapat berkembang menjadi lebih maksimal. 2. Bagi Dinas Kesehatan Agar mengoreksi terlebih dahulu data yang ada dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan keputusan yang tepat serta menyediakan segera kebutuhan yang diperlukan Puskesmas agar Puskesmas bisa berkembang menjadi lebih baik. Agar menetapkan standar yang tepat sesuai dengan keadaan yang ada di lapangan. DAFTAR PUSTAKA Anonim, Konsep Dasar dan Penerapan Sistem Informasi Kesehatan. Diana Barsasella Sistem Informasi Kesehatan. Jakarta: Mitra Wacana Medika Kemenkes RI Data dan Sistem Informasi Kesehatan. (Online) ( diakses pada 08 Agustus 2016 Nurul Dwi Suryani. Solikhah, Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) di wilayah Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu Provinsi NTB. (Online) Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta. Siska Jufia Puspita, Kajian Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu wilayah kerja Puskesmas Umbulsari, (Online) (Repository.unej.ac.id) diakses pada 08 Agustus