ANALISIS KUANTITATIF MENGENAI BULLWHIP EFFECT DENGAN MENGGUNAKAN KONSEP SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

Transkripsi

1 B-19-1 ANALISIS KUANTITATIF MENGENAI BULLWHIP EFFECT DENGAN MENGGUNAKAN KONSEP SUPPLY CHAIN MANAGEMENT UNTUK MENINGKATKAN PEFOMANSI SISTEM DISTIBUSI (STUDI KASUS PADA PT BAKTI BUNGA ANANDA) Yuddy Krisna Sudirman 1, Heru Wiyono 2, Hendra 3, Andino Maseleno 4 1,2,3 Jurusan Teknik Industri Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta Jl. Babarsari No 2 Yogyakarta 55281, Indonesia krisna_dewa@yahoo.com; wiyono heru@yahoo.com; hauna81@yahoo.com 4 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Industri, Universitas Pembangunan Nasional Veteran Yogyakarta JL. Babarsari 2 Yogyakarta, 55000, Indonesia, andinomaseleno@yahoo.com ABSTAK Pada jumlah permintaan produk yang selalu berubah-ubah dengan waktu pemesanan yang tetap, serta keengganan dalam melakukan komunikasi yang transparan dan akurat, akan menimbulkan fenomena yang sering terjadi pada sistem rantai supply, yaitu terdapatnya permintaan yang meningkat dan beragam dari arah hulu ke arah hilir. Fenomena ini dinamakan bullwhip effect. Akibatnya terjadi pembengkakan biaya pada sistem inventory. Dalam penentuan periode tetap yang beragam, data yang diperoleh diolah dengan inventory probabilistic model periode review, kemudian dilakukan transformasi bullwhip effect ke dalam sistem periode review dengan cara pengurangan keseragaman pada periode review. Dengan melakukan perhitungan cara pengurangan keragaman, menghasilkan periode review 1 hari yang seragam dengan total biaya yang minimal sebesar p ,483 sehingga bullwhip effect menjadi mengecil. Kata kunci : Bullwhipp Effect, Keseragaman, Komunikasi. Pendahuluan Dalam memproduksi dan memasarkan produk, perusahaan bekerjasama dengan suppliers, distributors dan retailers, agar para konsumen dengan mudah mencari dan mendapatkan produk yang diinginkan. Semua produk yang dibuat pada umumnya mengalami operasi dari saat produk tersebut dirancang sampai produk tersebut tiba kepada konsumen. Selain itu, perusahaan harus bertanggung jawab terhadap keseluruhan rangkaian proses mulai dari perancangan produk, peramalan kebutuhan bahan, pengadaan material, produksi, pengendalian persediaan, penyimpanan, distribusi ke distributor, wholesaler, retailer, pelayanan pada konsumen, proses pembayaran dan sampai konsumen akhir. Untuk menciptakan pelayanan yang diinginkan seperti diatas, koordinasi antara pihak-pihak pada supply chain sangat diperlukan. Kurangnya koordinasi akan menimbulkan distorsi informasi, akibatnya adalah permintaan produk menjadi

2 B-19-2 meningkat dan beragam yang seringkali terjadi pada rantai supply downstream dalam waktu pemesanan yang tetap, yaitu antara perusahaan distributor dan retailer, yang dinamakan fenomena bullwhip effect. Konsep Supply Chain Management A. Supply Chain Management Supply chain (rantai pasok) adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. antai ini juga merupakan jaringan dari berbagai organisasi yang saling berhubungan yang mempunyai tujuan yang sama, yaitu sebaik mungkin menyelenggarakan pengadaan atau penyaluran barang tersebut. Pengertian SCM ( Supply Chain Management) adalah teknik manajemen yang mengatur tentang perencanaan dan penganalisisan kebutuhan produksi dalam menjalankan kegiatan industri. Sesuai perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, istilah SCM telah berubah paradigma, dari sekedar proses inventory dan transportasi menjadi proses peningkatan nilai tambah ( value creation) dari barang dan jasa yang berfokus pada efisiensi dan efektifitas aliran material, aliran uang dan yang terpenting adalah aliran informasi, yang terjadi secara simultan sehingga akan meningkatkan performansi rantai pasokan secara keseluruhan. Pada prinsipnya manajemen supply chain dan manajemen logistik menitikberatkan pada penggabungan komponen komponen mata rantai pasokan. Persamaan antara manajemen supply chain dengan manajemen logistik : 1. Keduanya menyangkut pengelolaan arus barang atau jasa. 2. Keduanya menyangkut pengelolaan mengenai pembelian, pergerakan, pengangkutan, administrasi, dan penyaluran barang. 3. Keduanya menyangkut usaha untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan barang. Perbedaan antara manajemen supply chain dengan manajemen logistik : Manajemen Supply Chain; a. Mengutamakan arus barang antar perusahaan, sejak paling hulu sampai paling hilir. b. Atas dasar kerangka kerja ini, mengusahakan hubungan dan koordinasi antar proses dari perusahaan perusahaan lain dalam bussiness pipelines, mulai dari supplier sampai kepada pelanggan. Manajemen Logistik; a. Mengutamakan pengelolaan, termasuk arus barang dalam perusahaan. b. Berorientasi pada perencanaan dan kerangka kerja yang menghasilkan rencana tunggal arus barang dan informasi di seluruh perusahaan. Oleh karena itu, manajemen supply chain menurut David Simchi Levi (2000) dapat didefinisikan sebagai berikut : A set of approaches utilized to efficiently integrated suppliers, manufacturers, warehouse, and stores, so that merchandise is produced and distributed at the right quantities, to the right locations, and the right time, in order to minimize systemwide cost while satisfying servise level requirement.

3 B-19-3 Melihat definisi tersebut, dapat dikatakan bahwa supply chain adalah logistic network. Dalam hubungan ini ada beberapa pemain utama yang merupakan perusahaan-perusahaan yang mempunyai kepentingan yang sama, yaitu : 1. Suppliers. 2. Manufacturer. 3. Distribution. 4. etail outlets. 5. Customers. Suppliers Suppliers Company Customers Customers End User Gambar 1. Model Supply Chain B. Bullwhip Effect Informasi yang terdistorsi dari salah satu unsur kepada yang lainnya dapat mengakibatkan ketidakefisienan yang besar, seperti; inventory yang berlebihan/penumpukan di gudang, kelambatan pengadaan barang, layanan pelanggan (costumer service) yang kurang baik, salah menentukan perencanaan kapasitas, penjadwalan produksi yang salah, pendapatan yang terbuang dan transportasi yang tidak efektif. Salah satu permasalahan yang cukup pelik adalah bullwhip effect. Bullwhip effect ini mendistorsi informasi permintaan dari rantai yang bawah ( end costumer) ke rantai diatasnya. Biasanya perusahaan itu mendasarkan peramalan produksi, perencanaan kapasitas, pengendalian persediaan, dan penjadwalan produksi terhadap data penjualan dari arah hilir. Akibatnya, terdapat variasi yang besar dari data permintaan ini. Seperti sering terjadi, reseller sering melebih-lebihkan order permintaan kepada pemasok, dan pemasok juga berproduksi dalam jumlah yang dilebih-lebihkan untuk menghindari lonjakan permintaan. Apabila dalam suatu periode produk tersebut tidak mencapai target penjualannya, maka pemasoklah yang akan menjadi korban dari hal ini, seperti membengkaknya inventory. Istilah bullwhip effect pertama kali digunakan oleh eksekutif Protec & gambler (P & G) ketika mengalami keragaman permintaan yang meningkat untuk produk popoknya Pampers. Bullwhip effect diidentifikasikan sebagai peningkatan variabilitas permintaan yang beragam disetiap tahap supply chain. Bullwhip effect sangat penting pada manufactur, distributor dan retailer karena : 1. Kebutuhan setiap fasilitas untuk meningkatkan safety stock pada pemesanan untuk memberikan service level. 2. Peningkatan biaya menjadi penting apabila terlalu banyak menyimpan barang. 3. Tidak efisiensinya penggunaan sumber daya, tenaga kerja, dan transportasi.

4 B-19-4 Metode Perhitungan Pengesetan periode review didasarkan pada asumsi-asumsi sebagai berikut: 1. Tidak ada perubahan harga LPG dari PT. Pertamina 2. Dealer dapat menampung botol dalam jumlah yang besar atau tak hingga. 3. Mesin pengisian gas (filling machine) dalam keadaan standar (normal). 4. Tidak ada goncangan dari luar (ekonomi, perubahan kebijakan pemerintah, sistem transportasi dan sebagainya). 5. Data Permintaan kebutuhan konsumen berdistribusi normal. Tahapan penghitungan untuk mencari total cost yang paling menguntungkan berdasarkan periode review adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis data kebutuhan permintaan dari retailer, dimana permintaan dari retailer merupakan permintaan aktual dari konsumen yang sering tidak dapat dipenuhi dengan tepat. 2. Kemudian mengubah data aktual permintaan kebutuhan konsumen menjadi data permintaan peramalan konsumen yang akan datang (dalam hal ini peramalan 6 bulan kedepan). 3. Menentukan besarnya biaya simpan. 4. Menghitung biaya kekurangan persediaan. 5. Menghitung Data keluar yang menunjukkan waktu set-t, jumlah kebutuhan yang dibutuhkan, dan biaya yang dibutuhkan, sehingga diperoleh total biaya yang minimal. Adapun perhitunganya menggunkan rumus berikut: Menghitung Maksimum level inventory (*) Level inventory terdapat dalam daerah 0 g( x,1 T ) dx sehingga * : ht * z ht..(1) Menghitung rata-rata kehabisan persediaan S (, T ) ( X ) g( X,1 T ) dx ( z) ( )(1 ( z))...(2) Menghitung biaya total TC = V A S(, T ) h Dl 1 DT S(, T ) (3) T 2 T Contoh perhitungan : PT. Bhakti Bunga Ananda merupakan perusahaan Mitra Produksi LPG PT. Pertamina dengan produknya yaitu gas LPG untuk keperluan rumah tangga. Jumlah permintaan gas LPG kemasan 12 kg dari beberapa dealer dapat dilihat pada tabel di bawah ini : 1. Data permintaan kebutuhan gas LPG di PT. Bhakti Bunga Ananda

5 B-19-5 Tabel 1. Permintaan kebutuhan LPG di PT. Bhakti Bunga Ananda Tahun 2004 Nama Dealer Data permintaan bulan (dalam botol) Januari Februari Maret April Mei Juni PT. Karya Pelita Abadi PT. estu Agung PT. Sido ahayu PT. Dian Paramitha Utama PT. Laras Gunita PT. Aji Setya Permana PT. Wina Wira Usaha Jaya Sumber : Data primer PT. Bhakti Bunga Ananda, Berdasarkan data yang diperoleh berupa data permintaan selanjutnya dilakukan peramalan guna memperkirakan kebutuhan untuk periode mendatang. Adapun hasil peramalan permintaan kebutuhan LPG untuk 6 bulan berikutnya yaitu: Tabel 2. Hasil peramalan permintaan LPG di PT. Bhakti Bunga Ananda Nama Dealer Peramalan permintaan bulan (dalam botol) Juli Agustus September Oktober November Desember PT. Karya Pelita 34900, , , , , ,69 Abadi PT. estu Agung 13668, , , , , ,04 PT. Sido ahayu PT. Dian 14015, , , , , ,35 Paramitha Utama PT. Laras Gunita 20881, , , , , ,92 PT. Aji Setya 6045, , , , , ,672 Permana PT. Wina Wira Usaha Jaya Perusahaan menetapkan biaya simpan dari harga pokok minyak gas elpiji perbotolnya. Harga minyak gas elpiji p ,00/botol, sehingga biaya simpan yaitu : a. Perawatan botol = 0,5 % b. Perawatan gudang = 0,125 % c. Tenaga kerja = 1 % 1,625 % + Biaya simpan/botol = 1,625 % x p ,- = p. 560,625 Jadi biaya simpan per botol = p. 560,625

6 B Perusahaan menentukan bahwa biaya kekurangan persediaan adalah sebesar 1% dari harga jual perbotol sebagai diskon untuk keterlambatan pengiriman. Dengan demikian berarti biaya kekurangan persediaan adalah sebesar : = 1% x p ,00 = p. 345,00 Data biaya-biaya inventori dealer dapat dilihat pada tabel 3 dibawah ini: Tabel 3. Biaya-biaya pada dealer yang mengambil gas LPG di PT. Bhakti Bunga Ananda Nama Dealer Persen dari HPP(%) Biaya Pemesanan (p/pemesanan) PT. Karya Pelita Abadi 24,5 p 8625,00 PT. estu Agung 24 p 8280,00 PT. Sido ahayu 25 p 8452,50 PT. Dian Paramitha Utama 24 p 8280,00 PT. Laras Gunita 24,5 p 8452,50 PT. Aji Setya Permana 23,5 p 8107,50 PT. Wina Wira Usaha Jaya 23 p 7935,00 Sumber : Data primer PT. Bhakti Bunga Ananda, Perhitungan Biaya Total Persediaan dengan Dasar Periode review (P) Perhitungan nilai P diambil dari dealer PT. Karya Pelita Abadi, kemudian perhitungan ini dilakukan sampai 7 dealer yang berada di wilayah yogyakarta. Pencarian total biaya yang optimal dilakukan secara iteratif, dengan melakukan setting awal nilai T dan menghitung nilai dan nilai T yang telah di setting. Dengan menggunakan rumus 1 sampai dengan 3. Sebagai contoh hasil perhitungan total persediaan di PT. Karya Pelita Abadi adalah sebagai berikut : Dealer PT. Karya Pelita Abadi 1. rata-rata demand ( D ) = 36653,543 botol 2. Harga beli (p) = p ,00/botol 3. Biaya pesan (A) = p.8462,50/pesan 4. Biaya Simpan (h) = p.560,625/botol 5. Biaya kekurangan (π) = p. 345,00/botol 6. Lead time (LT) = 3 hari StdDeviasi N N i1 N 2 X i X i i1 N N = 1494, Var = (Std Dev) 2 = ,916 6( ) ( ) 6(6 1) Misalkan untuk Set T 1 = 1 hari => 1/30 bulan = 0,033 bulan

7 B g( x,1 T ) dx 0,4941 ht ,625(0,033) karena T 1 = 1 hari ; maka : Ekspekktasi permintaan saat 1 + T = ,543 (0,1+0,033) = 4874,921 Variasi permintaan saat 1 + T = ,916 (0,1+0,033) = ,952 * Sehingga z(0,4941) * 4874,921 1, ,952 * 5763,081 ata-rata kehabisan persediaan adalah: S (, T ) ( X ) g( X,1 T ) dx ( z) ( )(1 ( z)) dimana : 1 2 ( z ) (1,63) = x eks ( 1/ 2(1,63) ) 2 1 = x (0,264) 0, 105 2,506 S (5763,081:0,033) = (544,882) (1,63) [5763, ,921)(1- (1,63))] = (544,882)(0,105) [(888,160)(1-0,4941)] = 12,005 A TC = h Dl DT S(, T ) V 1 S(, T ) T 2 T = , , ,354 (1 2)(36653,543)(0,033) (12,005) 0,033 = p ,636 + p ,169 + p ,818 = p , (12,005) 0,033

8 B-19-8 Tabel 4. Perhitungan Sistem P untuk Dealer PT. Karya Pelita Abadi Set T1 (Hari) Nilai (Botol) Total Biaya (upiah) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,180

9 B-19-9 Dari hasil perhitungan total biaya yang minimal pada setiap dealer dapat dilihat pada table 5. berikut ini : Tabel 5. Hasil Perhitungan Sistem Periode eview No. Nama dealer T (hari) Nilai (botol) Total Biaya (upiah) 1 PT. Karya Pelita Abadi ,618 2 PT. estu Agung ,994 3 PT. Sido ahayu ,243 4 PT. Dian Paramitha Utama ,198 5 PT. Laras Gunita ,220 6 PT. Aji Setya Permana ,025 7 PT. Wina Wira Usaha Jaya ,057 Transformasi Bullwhip Effect dalam Dasar Periode Tetap dengan Pengurangan Keragaman Selanjutnya, dilakukan pengurangan keragaman dengan cara mengambil batasan range dari nilai set T = 1 hari sampai dengan set T = 2 hari pada setiap masing masing dealer dengan kriteria nilai total biaya dari ketujuh dealer. Hasilnya adalah sebagai berikut : Tabel 6. Hasil Pengurangan Keragaman Pada Set T = 1 hari No. Nama dealer T (hari) Nilai (botol) Total Biaya (upiah) 1 PT. Karya Pelita Abadi ,618 2 PT. estu Agung ,588 3 PT. Sido ahayu ,243 4 PT. Dian Paramitha Utama ,198 5 PT. Laras Gunita ,220 6 PT. Aji Setya Permana ,559 7 PT. Wina Wira Usaha Jaya ,057 Total ,483 Tabel 7. Hasil Pengurangan Keragaman Set T = 2 hari No. Nama dealer T (hari) Nilai (botol) Total Biaya (upiah) 1 PT. Karya Pelita Abadi ,881 2 PT. estu Agung ,994 3 PT. Sido ahayu ,133 4 PT. Dian Paramitha Utama ,931 5 PT. Laras Gunita ,818 6 PT. Aji Setya Permana ,025 7 PT. Wina Wira Usaha Jaya ,194 Total ,976

10 B Dari pengurangan keragaman tersebut, diperoleh hasil nilai total biaya yang terkecil pada set T = 1 hari dengan total biaya persediaan ketujuh dealer sebesar p ,483 per 6 bulan. Perbandingan Bullwhip Effect Pada Kondisi Awal Dengan Kondisi Usulan Setelah dilakukan perhitungan periode review, maka akan dibandingkan metode usulan dengan kondisi awal bullwhip effect yang terjadi di perusahaan. Perbandingannya dapat dilihat sebagai berikut : Tabel 8. Perbandingan Kondisi Awal Dengan Kondisi Usulan No Nama dealer Kondisi Awal (T Kondisi Usulan (T hari) hari) 1 PT. Karya Pelita Abadi PT. estu Agung PT. Sido ahayu PT. Dian Paramitha Utama PT. Laras Gunita PT. Aji Setya Permana PT. Wina Wira Usaha Jaya 1 1 Dari kondisi perbandingan tersebut, dapat dijelaskan bahwa dengan metode usulan yang dilakukan dapat menyeragamkan nilai periode review sehingga bullwhip effect yang terjadi berkurang/mengecil. Kondisi perbandingan tersebut dapat dilihat dalam gambar 1. dan gambar 2. sebagai berikut : B(x) B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 Gambar 2. Kondisi Awal

11 B B1 B(x) Gambar 3. Kondisi Usulan Dengan kedua gambar diatas, aliran barang pada kondisi awal mengalami permintaan produk yang beragam sehingga bullwhip effect {B(x)} yang terjadi beragam dan jika dikumulatifkan terjadi penghematan biaya dari kondisi awal ke kondisi usulan, yaitu pada kondisi awal nilai bullwhip effect (B1 + B2 + B3 + B4 + B5 + B6 + B7) apabila dikumulatifkan biaya pada periode review akan membesar. Sedangkan pada kondisi usulan bullwhip effect dikurangi dengan cara pengurangan keragaman sehingga biaya kumulatif bullwhip effect (B1) pada periode tetap menjadi lebih kecil, dimana menghasilkan periode review seragam yaitu 1 hari. Kesimpulan Transformasi bullwhip effect ke dalam dasar periode tetap dengan pengurangan keragaman merupakan model usulan yang dapat mengurangi masalah bullwhip effect dalam setiap rantai supply dan layak diterapkan di PT. Bhakti Bunga Ananda. Dengan metode pengurangan keragaman yang merupakan model usulan dengan tujuan untuk memperoleh periode review yang seragam agar dapat mengurangi bullwhip effect pada setiap channel rantai pasok dan meminimasi biaya, dapat memberikan kemudahan perusahaan untuk berproduksi dengan jumlah yang tepat sesuai permintaan pasar.

12 B Daftar Pustaka Indrajit,, Eko, 2002, Strategi Mengelola Menejemen antai Pasokan Bagi Perusahaan Modern Di Indonesia, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Chopra, Sunil, 2001, Strategy, Planning, and Operation, Prentice-Hall, New Jersey. Bowersox, J, Donald, 1996, The Integrated Supply Chain Process, The McGraw-Hill, New Jersey. Krajewski, J, Lee, 1996, Operation Management Strategy and Analysis, Wesley Publishing Company, New Jersey. Yamit, Zulian, 1999, Manajemen Persediaan, Ekonisia FE UII, Yogyakarta. Hantoro, Sirod, 1993, Sistem Perencanaan dan Pengendalian Produksi, UPP IKIP, Yogyakarta. Dimyati, Thuju, Tarliah, 1992, Operation esearch Model Model Pengambilan Keputusan, Sinar Baru, Bandung. Gasper, Vincent,1998, Production Planning and Inventory Control Berdasarkan Pendekatan Sistem Terintegrasi MP II dan JIT Menuju Manufacturing 21, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Markidarkis, 1992, Metode dan Aplikasi Peramalan, Jilid 1, Erlangga, Jakarta.