SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL PELAYANAN ASURANSI PADA CV.BENGKEL MARTIN PALEMBANG

Transkripsi

1 pp. 1~5 ISSN: SISTEM INFORMASI BENGKEL MOBIL PELAYANAN ASURANSI PADA CV.BENGKEL MARTIN PALEMBANG Riska Septiana Pane, Suwirno Mawlan 2 STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No. 14 Paleembang, +62 (711) Kampus STMIK GI MDP 1,2 Jurusan Sistem Informasi dan 3 Komputerisasi Akuntansi, STMIK GI MDP, Palembang 1 riskapane@gmail.com, 2 suwirno@stmik-mdp.net Abstrak Tujuan dari tulisan ini adalah membuat sistem informasi bengkel mobil pelayanan asuransi pada CV. Bengkel Martin. Metodologi yang digunakan adalah metodologi Iterasi yang terdiri dari perencanaan, analisis sistem, desain sistem, implementasi sistem dan pemeliharaan, Pengembangan aplikasi menggunakan bahasa pemograman Microsoft Basic 2010dan sebagaidatabase management system menggunakan Microsoft SQL,proses pengumpulan data peneliti menggunakan metode wawancara dan observasi, adapun keluaran yang akan dihasilkan dari pengembangan sistem ini adalah sistem informasi bengkel mobil pelayanan asuransi, dan diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memenuhi kelengkapan dokumen (faktur tagihan, penawaran harga, dan kuitansi pergantian sparepart) yang diperlukan secara cepat dan akurat, mengetahui data piutang setiap asuransi, laporan tagihan biaya perbulan yang akan diserahkan kepada pihak asuransi dandapat mengetahui tingkat perkembangan pendapatan perbulan.. Kata kunci : Sistem Informasi,Bengkel Mobil, Asuransi, Iterasi, Microsoft Visual Basic 2010, Microsoft SQL. Abstract The purpose of this paper is to make a car repair shop information system of insurance services in the CV. Bengkel Martin. The methodology used is the iteration methodology of planning, system analysis, system design, system implementation and maintenance, application development using Microsoft Basic 2010 programming language and a database management system using Microsoft SQL, the process of data collection author interviews and observations, while the output that would result from the development of this system is a car repair shop information system of insurance services, and is expected to assist the company in meeting the documents (invoices, price quotes, and receipts replacement spare parts) needed quickly and accurately, knowing the data receivable each insurance, bills monthly report which will be submitted to the insurance and can determine the level of development of monthly income. Keywords :Information System, Repair Shop, Insurance, Iterative, Microsoft Visual Basic 2010, Microsoft SQL. Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 IJCCS ISSN: B 1. PENDAHULUAN erbagai kemajuan di bidang teknologi informasi telah mengubah segalanya menjadi cepat dan lebih mudah, salah satunya adalah pengelolaan bengkel mobil yang melayani konsumen asuransi, dimana teknologi informasi memegang peranan penting sebagai pendukung sistem informasi bengkel tersebut, untuk pengolahan data konsumen, servis dan pemakaian spare-part mobil, untuk menghasikan informasi yang memberikan manfaat untuk pemakainya. CV. Bengkel Martin dalam pengolahan bisnisnya sehari-hari seperti pengelolaan konsumen, pencatatan service, transaksi, pengolahan laporan tagihan perbulan ke asuransi menggunakan Microsoft Word, sedangkan arsip catatan data repair dan tagihan-tagihan ditulis pada dokumen yang disimpan pada lemari arsip, terkadang sulit untuk mencari kembali. Berdasarkan observasi awal, peneliti menemukan beberapa masalah seperti pencatatan service menggunakan kartu biasa mengakibatkan kartu bisa tercecer atau tidak dikembalikan ke tempat lemari arsip, sulit untuk mengetahui piutang perusahaan pada asuransi, lambat untuk memenuhi kelengkapan dokumen yang diminta oleh pihak asuransi diantaranya: faktur tagihan, dan penawaran harga, sering terjadi kesalahan perhitungan biaya sehingga tertundanya pembayaran dari pihak asuransi. Oleh karena itu, dibutuhkan pengembangan dalam proses pengelolaan data servis dengan memanfaatkan teknologi komputer menjadi sistem informasi yang lebih baik. Melihat permasalahan tersebut, maka peneliti bermaksud untuk menyusun peneliti dengan judul Sistem Informasi Bengkel Mobil Pelayanan Asuransi pada CV. Bengkel Martin Palembang yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang sedang terjadi. 2. METODE PENELITI 2.1 Landasan Teori Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu[1] Teknologi Informasi Teknologi informasi (TI) atau information technology (IT) adalah subsistem atau sistem bagian dari sistem informasi. Sistem informasi mempunyai 6 komponen atau bagian dan salah satu komponen dari sistem informasi adalah teknologi atau teknologi informasi[2] Data Menurut (Kadir, 2009, hal. 2 dan 3) dapat dikatakan bahwa data adalah suatu bahan mentah yang kelak dapat diolah lebih lanjut untuk menjadi sesuatu yang lebih bermakna. Data inilah yang nantinya akan disimpan dalam database[3].

3 IJCCS ISSN: Microsoft Visual Studio 2008 Microsoft Visual Studio 2008 merupakan aplikasi pemograman yang menggunakan teknologi.net Framework[6] SQL SQL adalah suatu Relational Database Management System (RDBMS) yang digunakan untuk menyimpan data. Data yang disimpan pada database bisa dalam skala kecil maupun besar[7]. 2.2 Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi yang digunakan peneliti adalah metodologi iteratif. Model iteratif merupakan suatu pendekatan sistem analisis dan perancangan yang melengkapi seluruh sistem informasi yang pelaksanaannya berurutan dan berulang. Setiap perulangan adalah beberapa analisis, beberapa perancangan dan beberapa pembangunan. Persamaan dari inkemental dan spiral[8]. Adapun 4 tahapan kerja dari metodologi iteratif ini adalah : 1. Tahap Perencanaan Tahap ini merupakan tahap pertama dalam metodologi iterasi. Pada tahap ini peneliti melakukan perencanaan sistem yang akan dibangun dengan menentukan permasalahan yang dihadapi pengguna berkaitan dengan pengelolaan arsip surat. Menentukan ruang lingkup permasalahan dan kemudian mengindentifikasi kebutuhan yang dibutuhkan oleh pengguna terhadap masalah yang dihadapi. 2. Tahap Analisis Pada tahap ini peneliti melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi sehingga menghasilkan suatu pemecahan masalah dan menentukan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. 3. Tahap Perancangan Pada tahap ini peneliti membuat rancangan aplikasi sistem informasi kearsipan agar masalah yang dihadapi dapat diatasi. 4. Tahap Implementasi Pada tahap ini melakukan implemestasi dan selanjutnya menguji sistem yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan membantu menyelesaikan masalah. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Masalah Untuk membantu mengidentifikasi, menganalisis dan memecahkan masalahmasalah yang dihadapi CV. Bengkel Martin, peneliti menggunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency and Service). Berikut ini permasalahan yang muncul pada CV. Bengkel Martin yaitu: P Tabel 1 Framework PIECES Performance (Kinerja) Penyerahan dokumen-dokumen yang dibutukan oleh pihak asuransi terkadang memakan waktu yang cukup lama, Selain itu juga sering terjadi kesalahan perhitungan biaya sehingga tertundanya

4 IJCCS ISSN: pembayaran dari pihak asuransi. I E C E S Information (Informasi dan Data) Sulitnya mengetahui informasi pengolahan data servis dan data piutang setiap asuransi, karena tidak semua data tertulis pada dokumen arsip. Economics (ekonomi) Banyaknya pemakaian kertas dan alat tulis kerja, sehingga meningkatnya biaya kertas untuk arsip dan dokumentasi. Controls or Security (control atau keamanan) Penyimpanan data-data pada lemari dokumen, membuat orang yang tidak tekontrol dengan baik sehingga orang yang tidak berwenang dapat melihatnya. Efficiency (efifsiensi) Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan penawaran harga terlalu lama, sehingga laporan penawaran harga ke asuransi yang disajikan terkadang kurang cermat dalam hal perhitungan dan menyebabkan kurang tepat. Service to Customer, Suppliers, Partners or Employees, etc. Sulitnya dalam memenuhi kelengkapan dokumen yang diminta oleh pihak asuransi. 3.2 Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan merupakan tahapan perancangan dalam pengembangan sistem dimana analisis kebutuhan digunakan sebagai pedoman dalam menentukan kebutuhankebutuhan yang diinginkan oleh pihak CV. Bengkel Martin yang digambarkan melalui use case diagram. Use Case Diagram Sistem Informasi bengkel Mobil Pelayanan Asuransi Pada CV.Bengkel Martin dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

5 IJCCS ISSN: Gambar 1 Use Case Diagram 3.3 Rancangan Sistem Berikut ini adalah rancangan sistem yang dibuat peneliti untuk sistem informasi kearsipan pada PT. Advantage Palembang, yaitu : 1. Diagram Konteks 2. Data Flow Diagram Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram ini memberikan gambaran mengenai keseluruhan sistem. Diagram konteks sistem Informasi Bengkel Mobil Pelayanan Asuransi pada CV. Bengkel Mobil dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

6 IJCCS ISSN: Gambar 2 Diagram Konteks Data Flow Diagram (Diagram Aliran Data) Data flow diagram yang diusulkan pada rancangan sistem dapat dilihat pada gambar berikut ini :

7 IJCCS ISSN: Win7GUI:Login_berhasil Win7GUI: Username_dan_password_operator Win7GUIO: Password_baru_operator_yang_disimpan Win7GUI: Username_dan_password_administrasi Win7GUI: Password_baru_administrasi_yang_disimpan Win7GUi:Username_dan_password_direktur Win7GUI:Password_baru_direktur_disimpan 1.0 Subsistem Hak akses SQL select: Rincian pengguna SQL Update: Detail_pengguna terubah SQL DELETE: Data_pengguna terapus SQL SELECT: Data_pengguna SQL_Update: Detail_password_terubah SQL server: Menu_utama pengguna Direktur Win7GUI: Pengelolaan_identitas_pengguna Win7GUI: Identitas_pengguna 2.0 Administrasi Pengelolaan_identitas_ Win7GUI: Identitas_ Subsistem Pendaftaran Server2008 SQL_Insert: Menyimpan_identitas SQL_update: Perubahan_identitas SQL select: identitas_ Win7GUI: Np_pendaftaran Win7GUI: Pengelolaan_identitas-servis Win7GUI: Identitas_servis Win7GUI: Np_pendaftaran Win7GUI: Pengelolaan_identitas-servis Win7GUI: Identitas_servis 3.0 SQL_Select: Identitas_ Operator Win7GUI: Np_pendaftaran Win7GUI: Pengelolaan_identitas servis Win7GUI:Identitas_servis Subsistem servis Sql Insert: Menyimpan_identitas SQL Update: Perubahan_identitas SQL select: Identitas lama servis Win7GUI: Np_pendaftaran Win7GUI:Pengelolaan_perintah kerja montir WIn7GUI:Cetak_spk montir Win7GUI: Np_pendaftaran Win7GUI: Pengelolaan_perintah kerja montir WIn7GUI:Cetak_spk montir 4.0 subsistem Perinta kerja montir SQL_Select: Data_servis SQL insert: menyimpan_spk_montir SQL insert: Laporan spk montir SPK Win7GUI: Pengelolaan_identitas_spare-part Win7GUI:Identitas_sprepart 5.0 subsistem Spare_part SQL insert: Menyimpan_identitas sparepart SQL_update: Perubahan_identitas sparepart SQL_Select:Identitas_sparepart_lama sparepart Win7gui: Pengelolaan_identitas_jasa_repair Win7GUI: Identitas_jasa_repair 6.0 subsistem Jasa repair Server2008 SQL_Insert: Menyimpan_identitas_jasa repair SQL_Update: Perubahan_identitas jasa repair SQL_Select: Identitas_jasa repair_lama Jasa repair Win7GUI: Pengelolaan_identitas mekanik WIN7GUI:Identitas_mekanik 7.0 subsistem mekanik VB SQL SQl_insert: Menyimpan_identitas mekanik Sql_Update: Perubahan_identitas_mekanik SQL_select: Identitas_mekanik_lama mekanik Win7GUI: Pengelolaan_penilaian_pelangan Win7GUI: Informasi_penilaian_ 8.0 Subsistem Penilaian SQL_Insert: Data_penilaian_ Penilaian_ Win7GUI: Identitas_piutang Win7GUI: Identitas_SPK_Montir Win7GUI: Identitas_lap_penawaran_harga Win7GUI: Identitas_lap_penilaian_ Win7GUI: Identitas_lap_faktur Win7GUI: Identitas_lap_pendapatan 9.0 Subsistem laporan VB SQL SQL_Select: laporan_penilian _ SQL_Select:laporan_nota_faktur SQL_Select: penawaran_harga SQL_Select: Laporan_penawaran_harga SQL_Select: Laporan_piutang SQL_Select: laporan_pendapatan Gambar 3 Data Flow Diagram

8 IJCCS ISSN: Rancangan Antarmuka Halaman Login digunakan untuk akses masuk ke halaman aplikasi, dengan pengaturan jabatan yang membedakan hak akses masing-masing user yaitu Administrasi, Operator dan Direktur. Untuk dapat melakukan akses masuk ke halaman aplikasi, user harus memasukkan idlogin dan sandi pada kolom yang tersedia, kemudian mengklik tombol masuk. Gambar 4 Form Login Gambar 5 Form Menu Utama

9 IJCCS ISSN: KESIMPULAN Dari hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan peneliti, maka peneliti mengambil kesimpulan mengenai Sistem Informasi Bengkel Mobil Pelayanan Asuransi pada CV. Bengkel Martin yaitu : 1. Aplikasi dapat memudahkan administrasi dan operator dalam melakukan pencatatan dan penyajian laporan yang terhubung dengan sistem database. 2. Aplikasi yang dibuat digunakan mempermudah bagian administrasi menyajikan data piutang setiap perusahaan asuransi. 3. Dengan adanya aplikasi ini pemilik perusahaan dapat mengetahui pendapatan perusahaan.khususnya pada perushaan asuransi. 4. Aplikasi yang dapat dibuat dapat membantu dalam perhitungan biaya secara efektif dan akurat. 5. SARAN Berdasarkan hasil laporan yang kami buat, kami ingin memberikan beberapa saran yang dapat membantu pengembangan sistem informasi tersebut, guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik lagi dan dapat bermanfaat bagi kita semua. Adapun saran yang diajukan yaitu : 1. Aplikasi yang telah dibangun sebaiknya dikembangkan lagi baik tampilan maupun fungsionalitasnya. Sehingga tidak hanya terbatas pada pelayanan asuransi saja. 2. Perlunya diadakan pelatihan bagi pengguna agar dapat menjalankan sistem informasi bengkel mobil pelayanan asuransi yang telah dibuat peneliti. 3. Perlunya dilakukan back-up data secara berkala, baik perbulan maupun pertahun untuk menghindari terjadinya kehilangan data akibat kerusakan pada sistem. UCAPAN TERIMA KASIH Peneliti mengucapkan terima kasih kepada Allah SWT dan pihak-pihak yang telah membantu dan memberi dukungan terhadap penelitian ini, yaitu kepada : 1. Bapak Alexander Kurniawan selaku Ketua Yayasan STMIK GI MDP. 2. Bapak Ir. Rusbandi, M. Eng., selaku Ketua STMIK GI MDP. 3. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T., M.T.I selaku Pembantu Ketua I STMIK GI MDP. 4. Ibu Yulistia, S. Kom., M.T.I., selaku Pembantu Ketua II STMIK GI MDP. 5. Bapak Antonius Wahyu Sudrajat, S.Kom., M.T.I., selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP. 6. Ibu Mardiani, S. Si., M.T.I., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan kesempatan dan persetujuan untuk melaksanakan penelitian ini. Harapan peneliti, semoga jurnal ini dapat bermanfaat bagi penggunanya dalam penyusunan peneliti yang lebih baik dikemudian hari. Semoga Allah membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu peneliti selama ini.

10 IJCCS ISSN: DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, Hartono 2005, Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta. [2] Sedarmayanti, 2008, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Mandar Maju, Bandung. [3] Barthos, Basir 2013, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta. [6] Solution Cybertron 2010, Kupas Tuntas Database, Andi Offset, Yogyakarta. [7] Wahana Komputer 2010, Membuat Aplikasi Client Server dengan Visual Basic 2008, Andi Offset, Yogyakarta. [8] Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley. 2007, System Analysis And Desain Methods. McGraw-Hill, New York.