Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Zenith Djaja Palembang

Transkripsi

1 pp. 1~5 ISSN: Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Zenith Djaja Palembang Dwi Oetari 1, Mulyati 2, Ery Hartati 3 2 STMIK GI MDP; Jl. Rajawali No. 14 Paleembang, +62 (711) Kampus STMIK GI MDP 1,2 Jurusan Sistem Informasi dan 3 Komputerisasi Akuntansi, STMIK GI MDP, Palembang 1 d.oetari@yahoo.com, 2 muliati@stmik-mdp.net, 3 ery_hartati@mdp.ac.id Abstrak Berkembanganya kegiatan administrasi saat ini maka menuntut sistem kearsipan juga mengalami kemajuan. Semua lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam pelaksanaan kegiatannya tidak terlepas dari arsip surat, salah satu perusahaan yang melaksanakan kegiatan pengarsipan adalah PT. Zenith Djaja Palembang. Dalam kegiatan kearsipannya PT Zenith Djaja Palembang masih mengalami masalah yaitu pencarian arsip yang disimpan masih memerlukan waktu yang cukup lama, terlalu banyak tumpukan kertas pada lemari arsip yang akan bertambah setiap harinya serta sering terjadi kehilangan arsip yang dipinjam tanpa tercatat dalam arsip peminjaman. Dalam penulisan skripsi ini, sistem yang dibuat adalah sistem informasi berbasis desktop dengan menggunakan metodologi iterasi, dimana ada empat tahapan yaitu tahap perencanaan, tahap analisis, tahap perancangan dan tahap implementasi. Aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2008 dan database menggunakan SQL Server Dengan adanya sistem informasi ini dapat memberikan kemudahan bagi pengguna yaitu bagian administrasi dalam melakukan aktivitas kearsipan serta mendapatkan informasi yang lebih lengkap dan cepat. Kata kunci : Sistem Informasi, Arsip, Microsoft Visual Basic 2008 Abstract The development of the current administration then demanded filing system also progressed. All private and government agencies in the implementation of activities can not be separated from the archives of letters, one of the companies that carry out activities of archiving is PT. Zenith Djaja Palembang. In archived activities PT Zenith Djaja Palembang still having problems, namely search files stored still require quite a long time, too many stacks of paper in a filing cabinet that will increase daily and frequent loss of records recorded in the archives borrowed without borrowing. In writing this essay, which made the system is a desktop-based information systems using iterative methodology, where there are four stages, phase planning, analysis phase, design phase and the implementation phase. This application is created by using Visual Basic 2008 and a database using SQL Server With this information the system can make it easy for the user that is part of the administration in archival activities and get more information and faster. Keywords : Information System, Archives, Microsoft Visual Basic 2008 Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012

2 IJCCS ISSN: S 1. PENDAHULUAN eiring dengan berkembangnya kegiatan administrasi saat ini maka menuntut sistem kearsipan juga mengalami kemajuan. Salah satu kegiatan yang erat hubungannya dengan administrasi adalah pengelolaan arsip. Semua lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam pelaksanaan kegiatannya tidak terlepas dari arsip surat. Ketepatan dalam pengelolaan arsip akan berpengaruh besar dan dapat memberikan nilai tambah bagi suatu kemajuan aktivitas kerja perusahaan dimasa yang akan datang. Dengan memanfaatkan teknologi komputer untuk kelancaran aktivitas suatu organisasi karena arsip yang disimpan selain sebagai alat pengingat juga merupakan sumber data dan informasi yang berguna dalam proses pengambilan keputusan dan sebagai alat bukti dari pelaksanaan kegiatan organisasi. Dalam proses penyimpanan arsip surat pada PT. Zenith Djaja Palembang masih mengalami banyak kendala, seperti dalam sistem penyimpanan arsipnya saat ini tidak menerapkan sistem pengindeksan, sehingga pencarian arsip dalam bentuk fisik menjadi sulit dan lambat, rusaknya kertas arsip surat dikarenakan penumpukan dan masih besarnya tingkat kehilangan arsip surat, serta kesulitan untuk memindahkan arsip surat yang berdasarkan klasifikasi kode arsip karena tidak tertatanya arsip sesuai dengan klasifikasi kode arsip. Oleh karena itu, dibutuhkan pengembangan dalam proses penyimpanan arsip dengan memanfaatkan teknologi komputer menjadi sistem informasi yang lebih baik. Melihat permasalahan tersebut, maka penulis bermaksud untuk menyusun penelitian dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Kearsipan Pada PT. Zenith Djaja Palembang yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang sedang terjadi. 2. METODE PENELITIAN 2.1 Landasan Teori Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu[1] Arsip Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam bentuk dan ciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi, prosedur pekerjaan, atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya[2]. Pengertian arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang : KETENTUAN POKOK KEARSIPAN pada Bab I Pasal I berbunyi sebagai berikut : Arsip adalah 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

3 IJCCS ISSN: Surat Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta[3] Indeks Indeks adalah alat bantu untuk menentukan suatu tempat. Indeks merupakan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip[4] Kode Arsip Kode arsip adalah tanda pengenal dari suatu urusan atau masalah dari klasifikasi arsip[5] Microsoft Visual Studio 2008 Microsoft Visual Studio 2008 merupakan aplikasi pemograman yang menggunakan teknologi.net Framework[6] SQL Server 2008 SQL Server 2008 adalah suatu Relational Database Management System (RDBMS) yang digunakan untuk menyimpan data. Data yang disimpan pada database bisa dalam skala kecil maupun besar[7]. 2.2 Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi yang digunakan penulis adalah metodologi iteratif. Model iteratif merupakan suatu pendekatan sistem analisis dan perancangan yang melengkapi seluruh sistem informasi yang pelaksanaannya berurutan dan berulang. Setiap perulangan adalah beberapa analisis, beberapa perancangan dan beberapa pembangunan. Persamaan dari inkemental dan spiral[8]. Adapun 4 tahapan kerja dari metodologi iteratif ini adalah : 1. Tahap Perencanaan Tahap ini merupakan tahap pertama dalam metodologi iterasi. Pada tahap ini penulis melakukan perencanaan sistem yang akan dibangun dengan menentukan permasalahan yang dihadapi pengguna berkaitan dengan pengelolaan arsip surat. Menentukan ruang lingkup permasalahan dan kemudian mengindentifikasi kebutuhan yang dibutuhkan oleh pengguna terhadap masalah yang dihadapi. 2. Tahap Analisis Pada tahap ini penulis melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi sehingga menghasilkan suatu pemecahan masalah dan menentukan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna sistem. 3. Tahap Perancangan Pada tahap ini penulis membuat rancangan aplikasi sistem informasi kearsipan agar masalah yang dihadapi dapat diatasi. 4. Tahap Implementasi Pada tahap ini melakukan implemestasi dan selanjutnya menguji sistem yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan membantu menyelesaikan masalah.

4 IJCCS ISSN: HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Analisis Masalah Untuk membantu mengidentifikasi, menganalisis dan memecahkan masalah-masalah yang dihadapi PT Zenith Djaja, penulis menggunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency and Service). Berikut ini permasalahan yang muncul pada PT Zenith Djaja yaitu: 1. Performance Tidak ada sistem indeks dalam penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip saat ini tidak terurut sesuai sistem pengindeksan arsip sehingga bagian administrasi memerlukan waktu yang cukup lama untuk menemukan arsip. 2. Information Informasi yang dibutuhkan tentang surat dari suatu perusahaan sehingga bagian administrasi kesulitan mendapatkan informasi dengan cepat. 3. Economics Adanya tingkat kerusakan kertas arsip sehingga pihak administrasi harus mencari atau menghubungi pihak perusahaan client yang bersangkutan. 4. Control Tingkat kehilangan arsip surat dikarenakan kurangnya pengawasan atas akses arsip yang disimpan. 5. Efficiency Proses pencarian membutuhkan waktu cukup lama karena bagian administrasi harus membuka satu persatu surat untuk mencari arsip yang diperlukan (waktu yang dibutuhkan lebih dari 10 menit bahkan sampai 1 hari). 6. Service Dalam proses pendistribusian bagian administrasi mengalami kesulitan karena penyimpanan surat tidak sesuai dengan klasifikasi kode arsip. 3.2 Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan merupakan tahapan perancangan dalam pengembangan sistem dimana analisis kebutuhan digunakan sebagai pedoman dalam menentukan kebutuhankebutuhan yang diinginkan oleh pihak PT. Zenith Djaja yang digambarkan melalui use case diagram. Use Case Diagram Sistem Informasi Kearsipan PT Zenith Djaja dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

5 IJCCS ISSN: Gambar 1 Use Case Diagram 3.3 Rancangan Sistem Berikut ini adalah rancangan sistem yang dibuat penulis untuk sistem informasi kearsipan pada PT. Zenith Djaja Palembang, yaitu : 1. Diagram Konteks 2. Data Flow Diagram Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram ini memberikan gambaran mengenai keseluruhan sistem. Diagram konteks Sistem Informasi Kearsipan PT Zenith Djaja dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

6 IJCCS ISSN: Gambar 2 Diagram Konteks Data Flow Diagram (Diagram Aliran Data) Data flow diagram yang diusulkan pada rancangan sistem dapat dilihat pada gambar berikut ini :

7 IJCCS ISSN: Gambar 3 Data Flow Diagram 3.4 Rancangan Antarmuka Halaman Login digunakan untuk akses masuk ke halaman aplikasi, dengan pengaturan jabatan yang membedakan hak akses masing-masing user yaitu Administrasi, Direktur. Untuk dapat melakukan akses masuk ke halaman aplikasi, user harus memasukkan idlogin dan sandi pada kolom yang tersedia, kemudian mengklik tombol masuk. Gambar 4 Form Login

8 IJCCS ISSN: Gambar 5 Form Menu Utama 4. KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan oleh penulis pada PT. Zenith Djaja Palembang, maka dapat mengambil kesimpulan yaitu : 1. Aplikasi pengarsipan yang sudah dibuat dapat menerapkan sistem indeks maka pencarian data arsip surat masuk maupun surat keluar menjadi lebih cepat dan mudah. 2. Aplikasi yang dibuat ini dapat mengurangi tingkat kerusakan arsip dan kehilangan arsip yang diakibatkan oleh penumpukan arsip. 3. Aplikasi memudahkan proses pendistribusian arsip sesuai dengan klasifikasi kode arsip sehingga arsip tersimpan sesuai dengan klasifikasi kodenya. Dengan aplikasi ini sangat bermanfaat bagi administrasi dalam menunjang aktivitas pengarsipan di perusahaan PT Zenith Djaja Palembang. 5. SARAN Sebagai akhir dari pembahasan ini penulis mencoba memberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Aplikasi yang telah dibangun ini sebaiknya lebih dikembangkan lagi dari segi tampilan maupun dengan penambahan fitur-fitur lain pada aplikasi ini apabila terjadi peningkatan ruang lingkup. 2. Melakukan backup data secara berkala disarankan setiap bulan untuk meminimalisirkan kemungkinan hilangnya data-data dari kejadian yang tidak diharapkan. 3. Perusahaan PT. Zenith Djaja Palembang dapat memberikan pelatihan kepada karyawan yang berwenang untuk mengetahui bagaimana cara menggunakan aplikasi tersebut sehingga aplikasi tersebut dapat digunakan secara maksimal.

9 IJCCS ISSN: UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada Allah SWT dan pihak-pihak yang telah membantu dan memberi dukungan terhadap penulisan ini, yaitu kepada : 1. Bapak Alexander Kurniawan selaku Ketua Yayasan STMIK GI MDP. 2. Bapak Ir. Rusbandi, M. Eng., selaku Ketua STMIK GI MDP. 3. Ibu Desy Iba Ricoida, S.T., M.T.I selaku Pembantu Ketua I STMIK GI MDP. 4. Ibu Yulistia, S. Kom., M.T.I., selaku Pembantu Ketua II STMIK GI MDP. 5. Bapak Antonius Wahyu Sudrajat, S.Kom., M.T.I., selaku Pembantu Ketua III STMIK GI MDP. 6. Ibu Mardiani, S. Si., M.T.I., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan kesempatan dan persetujuan untuk melaksanakan skripsi ini. 7. Ibu Mulyati, S.E., M.T.I dan Ibu Ery Hartati, M.Kom selaku dosen pembimbing yang sudah berkenan meluangkan waktu dan tenaga untuk memberikan bimbingan serta pengarahan. 8. Segenap dosen STMIK GI MDP yang telah memberikan bimbingan akademik kepada penulis selama perkuliahan. 9. Staf administrasi STMIK GI MDP yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan urusan akademis. 10. Staf Perpustakaan STMIK GI MDP yang telah membantu penulis dalam mencari data-data yang telah diperlukan dalam penyusunan laporan ini. 11. Keluarga serta sahabat yang selalu membantu dan memberi dukungan yang berarti dalam penulisan laporan ini yang tidak dapat disebutkan satu persatu. Harapan penulis, semoga jurnal ini dapat bermanfaat bagi penggunanya dalam penyusunan penelitian yang lebih baik dikemudian hari. Semoga Allah membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu penulis selama ini. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, Hartono 2005, Analisis dan Desain, Andi Offset, Yogyakarta. [2] Sedarmayanti, 2008, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Mandar Maju, Bandung. [3] Barthos, Basir 2013, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta. [6] Solution Cybertron 2010, Kupas Tuntas Database Server 2008, Andi Offset, Yogyakarta. [7] Wahana Komputer 2010, Membuat Aplikasi Client Server dengan Visual Basic 2008, Andi Offset, Yogyakarta. [8] Whitten, Jeffrey L, Lonnie D. Bentley. 2007, System Analysis And Desain Methods. McGraw-Hill, New York.

10 IJCCS ISSN: DATA PRIBADI Nama Lengkap : Dwi Oetari Tempat, Tanggal Lahir : Palembang, 14 Januari 1994 Jenis Kelamin : Perempuan Alamat : Jl. Musi Raya Barat No.520 RT 16 RW 05 Perumnas Sako Kenten Palembang Telepon/ HP : Riwayat Pendidikan / Kursus : : SD Karya Dharma Bakti 1 Palembang : SMP Negeri 4 Palembang : SMA YPI Tunas Bangsa Palembang : STMIK GI MDP Palembang