Perancangan Sistem Pendukung Keputusan untuk Evaluasi Kinerja Dosen. di STMIK AMIKOM Yogyakarta. oleh Kusrini STMIK AMIKOM Yogyakarta.

Transkripsi

1 di STMIK AMIKOM Yogyakarta oleh Kusrini STMIK AMIKOM Yogyakarta Abstract As a quality assurance of lecturers in their assigned class(es) activities, STMIK AMIKOM Yogyakarta holds lecturer performance evaluation in every end of a semester. This paper explains a designing process of a decision support system that helps lecturer board in STMIK AMIKOM Yogyakarta to evaluate their lecturer performance. This research produces a database design for internal and private data, interface design including data storing and retrieving procedures. Keywords : Decision Support System, Evaluation, Performance Pendahuluan Sebagai penjamin kualitas dosen dalam mengampu kegiatan perkuliahan, di STMIK AMIKOM Yogyakarta dilakukan evaluasi kinerja dosen di setiap akhir semester. Kegiatan ini dilakukan dengan cara jurusan menugaskan salah seorang dosen yang mengajar di suatu kelas untuk membagikan kuisener dan setiap mahasiswa yang mengikuti perkuliahan mengisi kuisener untuk semua dosen yang mengampu matakuliah yang diambil oleh mahasiswa tersebut. Penilaian ini sebagai salah satu pendukung dari salah satu visi STMIK AMIKOM Yogyakarta, yaitu 60% dosen mendapatkan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) lebih dari 3. Selama ini pengisian kuisener dilakukan secara manual dengan mengisi lembaran kertas, setelah itu dikumpulkan dan staf jurusan akan melakukan entri kuisener tersebut dengan menggunakan program aplikasi Ms. Excel. Setelah itu dilakukan rekapitulasi sehingga diperoleh IPK dari masing-masing dosen, dan beberapa diperoleh kategori dosen terbaik seperti dosen terfavorit dan dosen paling disiplin dalam menegakkan peraturan lembaga. 1

2 Kelemahan dari sistem lama ini diantaranya: 1. Pengisian kuisener hanya dilakukan oleh sebagian mahasiswa yang kebetulan mengikuti kegiatan perkuliahan pada saat kuisener dibagikan 2. Proses entri memakan waktu dan tenaga yang cukup besar kombinasi jumlah mahasiswa dan matakuliah yang diambil cukup banyak 3. Proses entri yang dilakukan oleh staf memungkinkan adanya kesalahan antara data yang dimaksud dan yang masuk ke komputer 4. Proses pengkategorian hasil evaluasi dosen cukup sulit dilakukan 5. Ada dosen mengajar disemua kelas untuk suatu semester dan jurusan tertentu, namun ada dosen yang hanya mengajar dibeberapa kelas saja, hal ini berakibat: a. Ada mahasiswa yang disuguhi form evaluasi untuk mengevaluasi dosen yang tidak mengajarnya di semester tersebut b. Untuk dosen yang tidak mengajar di semua kelas, probabilitas untuk dipilih sesuai dengan kategori penilaian yang kedua (lihat bagian penilain kerja dosen dibawah) oleh mahasiswa akan lebih kecil. Berdasarkan kelemahan yang telah disebutkan diatas, peneliti merasa perlu untuk membuat perancangan sebuah aplikasi sistem bantu keputusan untuk membantu pihak jurusan dalam mengevaluasi kinerja dosen. Dalam makalah ini akan dipaparkan rancangan aplikasi sistem bantu keputusan untuk evaluasi kinerja dosen tersebut. Sistem Pendukung Keputusan Sistem pendukung keputusan adalah sebuah sistem informasi berbasis komputer yang interaktif, fleksibel dan mudah beradaptasi, didesain secara khusus untuk membantu masalah managemen yang bersifat tidak terstruktur untuk memperbaiki pengambilan keputusan[2]. Secara garis besar DSS dibangun oleh tiga komponen besar: 1. Database 2. Model Base 3. Software System 2

3 Sistem database berisi kumpulan dari semua data bisnis yang dimiliki perusahaan, baik yang berasal dari transaksi sehari-hari, maupun data dasar (master file). Untuk keperluan DSS, diperlukan data yang relevan dengan permasalahan yang hendak dipecahkan melalui simulasi. Komponen kedua adalah Model Base atau suatu model yang merepresentasikan permasalahan ke dalam format kuantitatif (model matematika sebagai contohnya) sebagai dasar simulasi atau pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya tujuan dari permasalahan (obyektif), komponen-komponen terkait, batasan-batasan yang ada (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Kedua komponen tersebut untuk selanjutnya disatukan dalam komponen ketiga (software system), setelah sebelumnya direpresentasikan dalam bentuk model yang dimengerti komputer. Contohnya adalah penggunaan teknik RDBMS (Relational Database Management System), OODBMS (Object Oriented Database Management System) untuk memodelkan struktur data. Sedangkan MBMS (Model Base Management System) dipergunakan untuk mere-presentasikan masalah yang ingin dicari pemecahannya. Entiti lain yang terdapat pada produk DSS baru adalah DGMS (Dialog Generation and Management System), yang merupakan suatu sistem untuk memungkinkan terjadinya dialog interaktif antara komputer dan manusia (user) sebagai pengambil keputusan. Penilaian Kinerja Dosen Di STMIK AMIKOM Yogyakarta, parameter penilaian kinerja dosen dibagi menjadi 2 bagian yaitu bagian yang harus dinilai untuk setiap dosen dan bagian pemilihan satu dosen dari semua dosen yang mengajar disuatu kelas berdasarkan kriteria tertentu. Pada bagian pertama ada 5 materi yang dinilai dari semua dosen, yaitu: 1. Penguasaan dan kemampuan dalam menjelaskan materi 2. Kemampuan dalam menjawab pertanyaan 3. Kemampuan dalam memberi motivasi mahasiswa 4. Kemampuan membuat suasana kelas menyenangkan 5. Kedisiplinan haris dalam perkuliahan 3

4 Pada bagian ini setiap dosen akan mendapat penilaian dengan salah satu kategori A (sangat baik), B (Baik), C (Sedang) atau D (Kurang) dari masing-masing materi penilaian. Penghargaan untuk bagian ini, dilakukan per jurusan Perhitungan rangking untuk penilaian bagian pertama dilakukan dengan : 1. Mengkonversi nilai huruf menjadi nilai angka, yaitu: A = 4 B = 3 C = 2 D = 1 2. Menghitung rata-rata perolehan score untuk keseluruhan materi penilaian dari masing-masing dosen dari data penilaian seluruh mahasiswa yang mengambil matakuliahnya 3. Mengurutkan nilai rata-rata perolehan score dosen per jurusan Tujuan dari perangkingan pada penilaian bagian pertama adalah mendapatkan: 1. 3 dosen terbaik untuk kategori dosen tetap STMIK AMIKOM Yogyakarta 2. 3 dosen terbaik untuk kategori dosen tamu STMIK AMIKOM Yogyakarta 3. daftar dosen yang mendapatkan rata-rata score lebih besar atau sama dengan 3 Pada bagian kedua ada 2 materi yang dipilih yaitu: 1. Dosen paling disipilin dalam menerapkan aturan lembaga 2. Dosen favorit Pada bagian ini setiap mahasiswa hanya memilih salah satu dari semua dosen yang mengajarnya. Penghargaan untuk penilaian bagian kedua diberikan untuk masing-masing kategori penilaian pada masing-masing jurusan dan tahun angkatan Adapun pemilihan dosen yang berhak mendapat penghargaan adalah dengan cara: 1. Untuk masing-masing jurusan, semester pengambilan dan dosen, dihitung jumlah mahasiswa yang memilih dosen berangkutan sesuai dengan kategori pilihan. Misalnya si Ani mahasiswa jurusan Sistem Informasi 4

5 semester 3, mengambil 10 matakuliah. Dari 10 dosen yang mengampu matakuliah tersebut dia akan memilih salah satu dosen sebagai dosen terfavorit. 2. Setelah semua data terkumpul, untuk masing-masing jurusan dan semester pengambilan akan dihitung jumlah mahasiswa yang memilih seorang dosen sesuai dengan kategori pemilihan 3. Memilih satu dosen dengan perolehan pemilih terbanyak untuk masingmasing kategori penilaian, masing-masing semester pengambilan dan jurusan. Untuk point 3 peneliti mengusulkan sistem perhitungan bukan berdasarkan jumlah terbanyak yang memilih dosen, tetapi berdasarkan prosentase jumlah pemilih terhadap jumlah mahasiswa yang diajarkan pada semester dan jurusan tersebut. Perancangan Sistem Sumber data sistem pendukung keputusan untuk evaluasi kinerja dosen ini berasal dari data internal dan data private. Data internal merupakan data yang dikendalikan oleh STMIK AMIKOM Yogyakarta, berasal dari kegiatan operasional sehari-hari, sedangkan data private merupakan data penilaian yang dikendalikan oleh pihak managemen jurusan-jurusan yang ada di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Data internal yang digunakan dalam sistem ini, yaitu: 1. Data dosen 2. Data mahasiswa 3. Data matakuliah 4. Data kelas 5. Data dosen mengajar matakuliah disuatu kelas 6. Data pengambilan matakuliah oleh mahasiswa (KRS) Sedangkan data private yang digunakan dalam sistem ini adalah: 1. Data Item penilaian pada bagian 1 (lihat bagian penilaian kinerja dosen), beserta koefisiennya 2. Data item penilaian pada bagian 2 (lihat bagian penilaian kinerja dosen) Adapun relasi antar tabel yang diusulkan untuk data internal adalah seperti tertera pada gambar 1. 5

6 Gambar 1. Relasi antar tabel data internal Dari gambar 1 dapat diketahui, tabel yang dibutuhkan adalah: 1. Tabel Mahasiswa, digunakan untuk menyimpan data mahasiswa STMIK AMIKOM Yogyakarta. Kolom NIM untuk menyimpan nomor induk mahasiswa, nama untuk menyimpan nama mahasiswa. 2. Tabel Dosen, digunakan untuk menyimpan data dosen yang mengajar di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Kolom NIK untuk menyimpan nomor induk karyawan, nama adalah nama dosen dan status untuk menyimpan status dosen sebagai dosen tetap atau dosen tamu. 6

7 3. Tabel Jurusan, digunakan untuk menyimpan data jurusan yang ada di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Kolom IdJurusan untuk menyimpan Id Jurusan dan Jurusan untuk menyimpan nama jurusan 4. Tabel Matakuliah, digunakan untuk menyimpan data matakuliah yang ditawarkan di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Kolom Kode untuk menyimpan kode matakuliah, Matkul untuk menyimpan nama matakuliah, dan IdJurusan untuk menyimpan jurusan yang menawarkan matakuliah tersebut. 5. Tabel Kelas, digunakan untuk menyimpan data kelas yang ditawarkan di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Kolom IdKelas menampung data id kelas tersebut, Kelas menampung data nama kelas, tahun menyimpan data tahun ditawarkan, isganjil menyimpan data semester ditawarkan yaitu pada ganjil atau genap, NIK menyimpan data NIK dosen yang mengajar matakuliah, sedangkan Semester digunakan untuk menyimpan semester pengambilan. 6. Tabel KRS, digunakan untuk menyimpan data KRS mahasiswa yang mengambil matakuliah pada kelas tertentu. Kolom IdKelas menyimpan data IdKelas yang akan diikuti oleh mahasiswa, sedangkan NIM menyimpan data mahasiswa yang mengikuti kelas tersebut. Sedangkan relasi antar tabel yang diusulkan untuk data private adalah seperti tertera pada gambar 2. Gambar 2. relasi antar tabel data private Dari gambar 2, dapat diketahui bahwa sistem pendukung keputusan memerlukan 2 tabel untuk menampung data private, yaitu berupa: 1. Tabel Item_IPK, berisi tentang item-item penilaian untuk menghitung IPK. Kolom IdItem digunakan untuk menyimpan data iditem, nama untuk nama item dan koefisien menyimpan koefisien penghitungan untuk item tersebut. 7

8 2. Tabel Pilihan, berisi tentang kategori penilaian untuk penilaian dosen bagian 2. Kolom IdPilihan digunakan untuk menyimpan data idpilihan, pilihan berisi nama/keterangan tentang pilihan, sedangkan isdipakai berisi status apakah pilihan tersebut akan dievaluasi atau tidak. Selain data-data tersebut diatas, dibutuhkan tempat penyimpan data penilaian/pilihan mahasiswa. Tabel-tabel tersebut dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. Tabel-tabel kerja Dari gambar 3, dapat diketahui tabel-tabel kerja tempat penyimpan penilaian/pilihan mahasiswa adalah sebagai berikut: 1. Tabel Data_Pilihan, berisi tentang dosen pilihan mahasiswa yang memenuhi kategori pilihan tersebut. Kolom Nim berisi tentang nomor induk pemilih, semester berisi tentang semester penilaian, idjurusan berisi idjurusan penilaian, idpilihan berisi kategori pilihan dan NIK adalah NIK dosen yang dipilih. 2. Tabel Data_IPK, berisi penilaian yang diberikan mahasiswa untuk setiap dosen yang mengajarnya pada semester itu. Kolom IdKelas berisi Idkelas idkelas yang dinilai (mengandung data dosen dan matakuliah yang diajarkan), NIM berisi NIM mahasiswa yang menilai, iditem berisi materi penilaian dan Nilai berisi nilai yang diberikan mahasiswa untuk item dan kelas tersebut. Secara lengkap relasi antar tabel sistem pendukung keputusan untuk evaluasi kinerja dosen dapat dilihat pada gambar 4. 8

9 Gambar 4. Rancangan database Sistem Pendukung Keputusan Rancangan database yang ada pada gambar 4, hanya berupa tabel-tabel dengan atribut yang dibutuhkan untuk keperluan sistem pendukung keputusan ini, sedangkan kebutuhan atribut ataupun tabel lain untuk keperluan operasional sistem informasi lainnya tidak disertakan. Untuk mengimplementasikan sistem pendukung keputusan diatas diperlukan sebuah interface untuk melakukan penilaian/pemilihan yang akan disuguhkan kepada mahasiswa. Selain interface yang diberikan kepada mahasiswa, diberikan pula interface untuk input kebijakan penilaian oleh pihak jurusan dan interface untuk menampilkan hasil penilaian. Interface untuk input penilaian dan pilihan mahasiswa dapat dilihat pada gambar 5. 9

10 Pilih Pilih Pilih Pilih Gambar 5. Interface Input Penilaian oleh Mahasiswa Ketika seorang mahasiswa login dengan penekanan tombol Log_in, sistem akan otomatis melakukan: 1. Mencari data mahasiswa (nama) dari tabel mahasiswa, ditampilkan pada kolom nama 2. Mencari data dosen dan matakuliah yang mengajar mahasiswa tersebut dengan query sebagai berikut: 10

11 SELECT M.Matkul, D.Nama FROM KRS K, Kelas L, Matkul M, Dosen D WHERE K.Nim = NIM_Mahasiswa AND K.IdKelas = L.IdKelas AND L.Kode = M.Kode AND L.NIP = D.NIP AND L.Tahun = Tahun_Berjalan AND L.isGanjil = Semester_Berjalan Ditampilkan dalam tabel A, kolom matakuliah dan dosen. Dosen yang diperoleh juga ditampilkan dalam daftar pilihan yang ada pada pilihan B. 3. Mencari daftar item-item penilaian IPK dari tabel Item_IPK yang koefisiennya lebih besar dari 0, ditampilkan dalam kolom NK1, NK2, sampa dengan NKn 4. Mencari daftar pilihan yang akan dievaluasi dari tabel Pilihan yang isdipilih bernilai true, tampilkan dalam data pilihan B dari nomor 1 sampai dengan n Setelah dilakukan pengisian oleh mahasiswa yang bersangkutan, penilaian pada kategori A akan disimpan dalam tabel Data_IPK, sedangkan pemilihan pada kategori B akan disimpan dalam tabel Data_Pilihan. Untuk data-data penilaian, ada beberapa informasi yang bisa diperoleh diantaranya: 1. Daftar IPK Dosen untuk masing-masing jurusan. Untuk mendapatkan informasi tersebut, dibuat query sebagai berikut: SELECT D.Nama, ( SELECT sum(n.nilai*i.koefisien) FROM Data_nilai N, Item_IPK I WHERE N.IdKelas = K.Idkelas AND K.NIP = D.NIP AND K.Tahun = Tahun_berjalan AND K.isGanjil = Semester_berjalan AND N.IdItem = I.IdItem) / ( SELECT sum(i.koefisien) FROM Data_nilai N, Item_IPK I WHERE N.IdKelas = K.Idkelas AND K.NIP = D.NIP AND K.Tahun = Tahun_berjalan AND K.isGanjil = Semester_berjalan AND N.IdItem = I.IdItem)) as IPK 11

12 Hasil FROM Dosen D, Kelas K WHERE D.NIP = K.NIP AND K.Tahun = Tahun_berjalan AND K.isGanjil = Semester_berjalan 2. Daftar persentase pemilih dosen untuk masing-masing semester, jurusan dan kategori. Untuk mendapatkan informasi tersebut, dibuat query sebagai berikut: SELECT D.Nama, ( SELECT count(*) FROM Data_Pilihan N WHERE N.IdKelas = K.Idkelas AND K.NIP = D.NIP AND K.Tahun = Tahun_berjalan AND K.isGanjil = Semester_berjalan AND K.Semester = Semesterke_berjalan AND K.IdJurusan = Jurusan_terpilih AND N.IdPilihan = Kategori_Pemilihan)/ ( SELECT count(*) FROM Data_Pilihan N WHERE N.IdKelas = K.Idkelas AND K.Tahun = Tahun_berjalan AND K.isGanjil = Semester_berjalan AND K.Semester = Semesterke_berjalan AND K.IdJurusan = Jurusan_terpilih AND N.IdPilihan = Kategori_Pemilihan) * 100 FROM Dosen D, Kelas K WHERE D.NIP = K.NIP AND K.Tahun = Tahun_berjalan AND K.isGanjil = Semester_berjalan AND K.Semester = Semesterke_berjalan AND K.IdJurusan = Jurusan_terpilih AND N.IdPilihan = Kategori_Pemilihan Rancangan tersebut diatas harus diimplementasikan dengan dukungan DBMS yang mendukung query bersarang, seperti SQL server dan Interbase. Untuk Interface, peneliti menyarankan berbasis web agar lebih mudah diakses oleh mahasiswa dari manapun. 12

13 Untuk memaksa mahasiswa mengisi penilaian ini, pihak STMIK AMIKOM Yogyakarta dapat memberikan interface ini ke setiap mahasiswa yang belum mengisi penilaian yang akan melihat informasi KHS/transkrip ataupun mengisi KRS untuk semester depannya. Kesimpulan Telah dibuat rancangan sistem bantu keputusan untuk evaluasi kinerja dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah rancangan basis data baik data internal maupun data private, rancangan interface berikut prosedur penyimpanan dan pengambilan data. Rancangan ini diharapkan untuk bisa diimplementasikan sehingga dapat membantu pihak jurusan dalam menilai kinerja dosen. Rancangan sistem ini bisa diimplementasikan dengan berbasis web dan dengan dukungan DBMS yang mampu menjalankan query bersarang. Daftar Pustaka [1]. Indrajit, Richardus E., ---, Decision Support System [2]. Turban, E., 1995., Decicion Support System And Expert System, Prentice Hall International, United State 13