Naskah Publikasi. Disusun oleh: Bayu khrisna Bhakti

Transkripsi

1 Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan Metode GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai Negeri Dinas Pendapatan,pengelolaan keuangan dan asset Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Naskah Publikasi Disusun oleh: Bayu khrisna Bhakti JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010

2

3 Decision Support System Development Using Method GAP To Propose Increase DPPKA Servants of Yogyakarta Special Region Pembangunan Sistem Penunjang Keputusan Menggunakan Metode GAP Untuk Mengusulkan Kenaikan Golongan Pegawai Negeri DPPKA Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Bayu Khrisna Bhakti Jurusan sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT A governmental agency required to be able to adapt and move quickly for the sake of convenience services publik.kenyataan need for change in the structure of government agencies have an impact in filling vacant positions and the impact on the increase in class on the process of filling positions and increase class. These promotions often have trouble because the candidate who can occupy these positions must use matching employee profiles and job profiles in order to obtain maximum results. To minimize this problem we need a decision support system that can analyze the profile of employees who fit the profile of existing positions. Decision support system for the Profile Matching and GAP analysis is based on data and norms of Human Resources (HR) contained in the Department of revenue, finance and asset management (DPPKA) Special Region of Yogyakarta. The result of this process of ranking employees as recommendations for decision makers to choose which employees of the match on an empty position to be filled later promoted. Keywords: Decision Support Systems, Profile Matching, Job Increase, Planning, Career, Gap Analysis, Information Systems

4 1. Pendahuluan Suatu instansi pemerintahan dituntut untuk dapat beradaptasi dan bergerak cepat demi kenyamanan layanan publik.kenyataan perlunya perubahan dalam struktur instansi pemerintahan telah memberikan dampak dalam pengisian jabatan yang kosong dan berimbas pada kenaikan golongan pada proses pengisian jabatan dan kenaikan golongan. kenaikan jabatan ini sering mengalami kesulitan karena pengajuan calon kandidat yang bisa menempati jabatan tersebut harus dapat bekerja maksimal sesuai bidang yang dibutuhkan,untuk itu diperlukan sebuah cara yang efektif menggunakan pencocokan profil pegawai dan profil jabatan agar diperoleh hasil semaksimal mungkin. Untuk meminimumkan kendala tersebut diperlukan suatu sistem pendukung keputusan yang dapat menganalisa profil pegawai yang sesuai dengan profil jabatan yang ada. Sistem pendukung keputusan untuk proses Profile Matching dan analisis GAP ini dibuat berdasarkan data dan norma-norma Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdapat di Dinas pendapatan,pengelolaan keuangan dan aset (DPPKA) Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi pegawai dalam Sistem Kenaikan Jabatan dalam membantu Pengisian jabatan berdasar pada 3 aspek yaitu ketaatan pada peraturan,kedisiplinan dan kepemimpinan. Hasil dari proses ini berupa ranking pegawai sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih pegawai mana yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut untuk diisi kemudian dinaikkan jabatannya. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan jantung bagi sebagian besar organisasi. Sistem informasi tersebut mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan khusus. Perkembangan teknologi informasi dewasa ini menuntut sebuah dinas bekerja secara maksimal demi kenyamanan pelayanannya kepada publik,atas dasar itu diperlukan sebuah sistem yang mampu mengoptimalkan kinerja melalui sistem penunjang keputusan proses pengambilan keputusan dengan melibatkan DSS sebagai salah satu pedoman dalam menentukan sebuah keputusan. 2.2 Definisi Sistem Pendukung Keputusan Menurut Michael S. Scott Morton dan Gorry (1970-an) berpendapat bahwa DSS merupakan Sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunkan data dan berbagai model untuk memecahkan masalahmasalah tidak terstruktur.

5 2.3 Komponen-komponen Sistem Pendukung keputusan 1. Subsistem Manajemen Basis Data (Data base Management Subsystem) Perbedaan mendasar antara database untuk SPK dan non-spk. Pertama, yaitu sumber data SPK lebih luas dari pada non-spk dimana data harus berasal dari intern dan ekstern karena proses pengambilan keputusan membutuhkan banyak data valid. kedua SPK membutuhkan proses ekstraksi dan DBMS yang dalam pengelolaannya harus cukup fleksibel untuk memungkinkan penambahan dan pengurangan secara cepat. 2. Subsistem Manajemen Basis Model (Model Base Management Subsystem) Salah satu keunggulan SPK adalah kemampuan untuk mengintegrasikan akses data dan model-model keputusan. Hal ini dapat dilakukan dengan menambahkan model-model keputusan ke dalam sistem informasi yang menggunakan database sebagai mekanisme integrasi dan komunikasi. 3. Subsistem Perangkat Lunak Penyelanggara Dialog (Dialog Generation and Management Software) Karakteristik SPK timbul dari fleksibilitasnya dan kemampuan interaksi antara sistem dan pemakai, yang dinamakan subsistem dialog. Dimana, subsistem dialog ini terbagi menjadi tiga bagian yakni: Bahasa aksi, Bahasa tampilan atau presentasi dan Bahasa pengetahuan 2.4 Ciri-ciri dan Karakteristik Sistem Pendukung Keputusan 1. SPK ditujukan untuk membantu keputusan-keputusan yang kurang terstruktur dan umumnya dihadapi oleh para manajer yang berada di tingkat puncak. 2. SPK merupakan gabungan antara kumpulan model kualitatif dan kumpulan data 3. SPK memiliki fasilitas interaktif yang dapat mempermudah hubungan antara manusia dengan komputer 4. SPK bersifat luwes dan dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi 2.5 Model Pencocokan Profil (Profile Matching) Model Pencocokan Profil (Profile Matching) adalah suatu proses yang sangat penting dalam manajemen SDM dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi (kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan agar diperoleh hasil maksimum dari beberapa opsi. Kompetensi/kemampuan tersebut haruslah dapat dipenuhi secara maksimal ataupun paling mendekati oleh pemegang/calon pemegang jabatan. Dalam proses profile matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara kompetensi individu ke dalam kompetensi jabatan sehingga dapat diketahui perbedaan

6 kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar yang berarti memiliki peluang lebih besar untuk pegawai menempati posisi tersebut. Adapun sistem program yang dibuat adalah software profile matching yang berfungsi sebagai alat bantu untuk mempercepat proses matching antara profil jabatan (soft kompetensi jabatan) dengan profil pegawai (soft kompetensi pegawai) sehingga dapat memperoleh informasi lebih cepat, untuk mengetahui gap kompetensi antara jabatan dengan pemegang jabatan maupun dalam pemilihan kandidat yang paling sesuai untuk suatu jabatan. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem mereupakan tahapan yang sangat penting dalam pembangunan maupun pengembangan suatu sistem, karena analisis sistem yang baik akan berbanding lurus dengan keberhasilan yang dicapai dan memudahkan dalam pengerjaan tahapan-tahapan berikutnyanya, seperti perancangan dan implementasi sistem Identifikasi Masalah Untuk terus meningkatkan pelayanan public serta menjalankan aktifitas pengelolaan keuangan,dinas Pendapatan,Pengelolaan Keuangan dan Aset dihadapkan pada sebuah masalah yakni pergantian kompisisi pegawai terkait berakhirnya masa tugas seorang pegawai,dalam hal ini pensiun ataupun mutasi jabatan ke Dinas lain.melihat hal ini maka DPPKA harus mengangkat pegawai untuk mengisi posisi/jabatan yang ditinggalkan seseorang yang telah pensiun ataupun mutasi jabatan ke Dinas lain.dppka diharuskan mampu mengangkat seseorang yang paling mampu untuk mengisi posisi itu baik secara aspek intelektual maupun dari aspek psikomotor. Proses seleksi pengangkatan pegawai yang berkualitas oleh dinas menggunakan beberapa kriteria sesuai dengan peraturan yang ada yaitu dengan cara melakukan beberapa tes dan menghasilkan Data tes manual berupa kertas hasil tes. Dalam penilaian manual seperti ini terkadang terjadi kesalahan seperti adanya penilaian dan pengambilan keputusan yang bersifat subyektif, penumpukan file-file dan keterlambatan pengambilan keputusan untuk hasil tes yang telah dilakukan, keterlambatan pengumuman hasil tes dan salah pemberian nilai untuk hasil tes masih sering terjadi karena kelalaian manusia.

7 3.1.2 Sistem yang sedang Berjalan 1. Pegawai harus melalui beberapa tes untuk memperebutkan suatu jabatan yang kosong.dan hasil tes itu masih berupa data-data manual berupa lembaran kertas 2. Sistem penilaian secara manual yang rumit menimbulkan kesan proses pengangkatan jabatan menjadi lambat Kebutuhan Sistem kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang mampu dilakukan oleh sistem beserta informasi-informasi yang dihasilkan oleh sistem, berikut beberapa kebutuhan fungsional dari sistem pemilihan calon tenaga kerja Sistem ini dapat melakukan pendataan pegawai: 1. Pengguna bisa memasukkan nomor induk pegawai, nama lengkap, alamat, tanggal lahir, jenis kelamin,pendidikan terakhir. Pengguna bisa menambah,merubah,menghapus dan memberikan penilaian terhadap data pegawai Pengguna dapat menampilkan keseluruhan data pegawai secara detail. 2. Sistem dapat memasukkan entri nilai yang berhubungan dalam perhitungan profil pegawai dan profil dinas untuk mendapatkan hasil GAP dan bobot nilai GAP. Pengguna dapat memasukkan nilai criteria Pengguna dapat menampilkan data nilai kriteria. 3. Sistem dapat melakukan entri nilai core factor dan secondary factor untuk menghitung total prosentase dari corsec faktor. Pengguna dapat memasukkan nilai corsec faktor Pengguna dapat menampilkan data corsec factor 4. Sistem dapat melakukan entry nilai untuk menghitung ranking (nilai akhir) dari kandidat yang di ajukan. Pengguna dapat memasukkan nilai Pengguna dapat menampilkan data nilai yang berhubungan dengan perhitungan nilai akhir (ranking) 5. Sistem dapat melakukan laporan hasil penilaian pegawai secara otomatis: Pengguna dapat menampilkan laporan data pegawai dan rangking

8 Pangguna dapat menampilkan data GAP Pengguna dapat menampilkan data kriteria Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasioanal Dianjurkan untuk digunakan pada sistem operasi Windows XP. Spesifikasi computer minimum Pentium IV Kebutuhan minimum memori 256MB RAM 2. Security Sistem programnyanya dilengkapi dengan login password, sehingga orang yang tidak berkepentingan tidak dapat mengakses programnya 3. Informasi Digunakan untuk menginformasikan apabila password yang dimasukkan oleh pengguna salah Data yang digunakan Data-data yang dibutuhkan oleh sistem ada dua bagian yaitu, data internal dan data private. Data internal adalah data yang berasal dari dinas itu sendiri seperti data pegawai yang akan naik golongan. Data private merupakan nilai-nilai yang diberikan oleh seorang pengambil keputusan (Gubernur) misalnya pemberian nilai kriteria untuk profil jabatan dan profil dinas atau nilai akhir untuk pegawai yang dibutuhkan. 3.2 Metode GAP (Profile Matching) Adapun metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu, metode GAP (profil matching) yang nantinya dari proses tersebut bisa menghasilkan GAP yang berarti penentuan beda antara profil pegawai dan profil dinas. Semakin rendah nilai GAP, maka semakin besar bobot yang diperoleh. Berikut adalah penjelasan tentang perhitungan penentuan jabatan secara manual dengan contoh jabatan yang dipromosikan adalah kepala bidang pengelolaan kas daerah.

9 Table bobot GAP SELISIH BOBOT NILAI KETERANGAN 0 9 Tidak ada selisih (Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan) 1 8,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/ level -1 8 Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/ level 2 7,5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/ level -2 7 Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/ level 3 6,5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/ level -3 6 Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/ level 4 5,5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/ level -4 5 Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/ level Criteria yang pemilihan: SELISIH BOBOT NILAI KETERANGAN 0 9 Tidak ada selisih (Kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan) 1 8,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/ level -1 8 Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/ level 2 7,5 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/ level -2 7 Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/ level 3 6,5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/ level -3 6 Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/ level 4 5,5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/ level -4 5 Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat/ level 3.3 Perancangan Sistem Proses Model Pemodelan Proses yakni mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Pada laporan ini, akan dibuat DFD (Data Flow Diagram) logis yang menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana user akan menjalankan sistem tersebut.

10 1. Data Flow yang diusulkan DFD Level Context (level 0) Keterangan : Entitas bagian penyeleksi melakukan login dan melakukan entry data SPK kemudian system akan mengolah data-data tersebut kemudian system akan memberikan hasil pengolahan kepada bagian penyeleksi pengambil keputusan memberikan data nilai dan akan menerima laporan dari sistem SPK tersebut. Hasil dari laporan ini akan digunakan untuk mengambil keputusan DFD Level Perancangan Daatabase Database dapat diungkapkan sebagai suatu pengorganisasian data dengan bantuan computer yang memungkinkan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Database meruapakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi pemakai. Perancangan database dalam sistem pendukung keputusan untuk seleksi penerimaan calon tenaga kerja baru, yaitu sebagai berikut :

11 1. The Entity Relationship Diagram (ERD) yang diusulkan 2. Relasi antar table 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 implementasi Implementasi sistem (system implementation) merupakan tahap dimana sistem informasi telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar-benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahap pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat penggunaan memanfaatkan sistemnya.

12 Cara penggunaan: 1. Cara melakukan login system Form login merupakan form yang pertama kali muncul ketika sistem dijalankan. Pada Form ini user diminta untuk menginputkan username dan password agar bisa masuk ke sistem Berikut adalah cara untuk melakukan login ke sistem: 1. Menginputkan username dan password dengan benar 2. Pilih tombol login untuk melanjutkan dan exit untuk membatalkan 2. Masuk Menu Utama Untuk masuk menu utama diwajibkan untuk melakukan login sistem terlebih dahulu. Menu utama terdiri dari bebarapa sub menu, yaitu : 1. Klik menu file, akan muncul menu berikutnya, yaitu: a. Input admin, klik sub menu input admin untuk memasukkan user name dan password admin baru.

13 b. Rubah password untuk admin, klik rubah password untuk mengganti password yang lama dengan password yang baru. 2. Klik menu input pegawai, maka akan muncul form input pegawai, form ini berfungsi untuk memasukkan data calon pegawai. 3. Klik menu input data criteria, maka akan muncul form input data criteria, form ini berfungsi untuk menginputkan data criteria yang digunakan untuk proses GAP. 4. Klik menu input data aspek, maka akan muncul form input data aspek, form ini berfungsi untuk menginputkan data criteria yang digunakan untuk proses GAP 5. Klik menu aturan profil dinas,maka akan muncul form bantuan untuk inputan nilai pegawai 6. Klik menu input data GAP, maka akan muncul form input data GAP, form ini berfungsi untuk mengkonversi nilai menjadi bobot. 7. Klik Input data perhitungan, maka akan muncul form input data perhitungan, form ini berfungsi untuk menghitung nilai pada pegawai per kriteria.

14 8. Klik input data perhitungan core factor, maka akan muncul form input perhitungan core factor, form ini berfungsi untuk melakukan proses pemilihan core dan secondary dalm satu kriteria. 9. Klik menu aturan total aspek, maka akan muncul form total aspek form ini untuk menghitung nilai prosentase untuk aspek. 10. Klik aturan ranking, maka akan muncul form aturan ranking, form ini untuk menghitung nilai prosentase kriteria. 11. Menu laporan, pilih salah satu menu laporan yang ada untuk melakukan print terhadap laporan. 3. Cara melakukan pengolahan input data pegawai Untuk melakukan pengolahan input data pegawai, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pertama-tama klik tombol tambah kemudian inputkan data pegawai yang diperlukan dengan lengkap dan benar, kemudian klik tombol simpan untuk menyimpannya. 2. Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah dengan klik data grid, ubah data sesuai keperluan lalu tekan tombol update. 3. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan klick data grid, tekan tombol Delete. 4. Klik tombol exit untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama.

15 4. Cara melakukan pengolahan input data kriteria 1. Pertama-tama klik tombol tambah kemudian inputkan nama kriteria yang diperlukan dengan lengkap dan benar, kemudian klik tombol simpan untuk menyimpannya. 2. Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah dengan klick data grid, ubah data sesuai keperluan lalu tekan tombol update. 3. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan klick data grid atau cari data berdasarkan, tekan tombol Delete 4. Klik tombol exit untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama. 5. Cara melakukan pengolahan input data perhitungan 1. Pertama-tama klik tombol tambah kemudian inputkan nama aspek yang diperlukan dengan lengkap dan benar, kemudian klik tombol simpan untuk menyimpannya.

16 2. Untuk mengubah data, pilih data yang akan diubah dengan klick data grid, ubah data sesuai keperluan lalu tekan tombol update 3. Untuk menghapus data, pilih data yang akan dihapus dengan klick data grid atau cari data berdasarkan, tekan tombol Delete 4. Klik tombol exit untuk keluar dari form dan kembali ke menu utama 6. Cara melakukan pengolahan input profil pegawai 1. Pertama-tama klik aturan profil pegawai,maka akan muncul form untuk memasukkan nilai acuan untuk seluruh pegawai yang dinilai,ini digunakan untuk membantu dalam perhitungan. 2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya.

17 3. Klik tombol keluar untuk keluar dari form ini lalu kembali ke menu utama 7. Cara melakukan pengolahan Input data GAP 1. Pertama-tama input nilai GAP sesuai dalam aturan metode GAP,pilih tambah kemudia masukkan selisih dan bobot sesuai dalam aturan GAP,ketika nilai sudah benar maka kita bisa melakukan penyimpanan dengan mengklik tombol simpan. 2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya. 3. Klik tombol exit untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu utama 8. Cara melakukan perhitungan. 1. Pertama-tama pilih kode pegawai yang akan dihitung nilainya. Lalu pilih kode criteria dan yang terakhir memilih profil dinas yang diinginkan. Setelah pemilihan selesai kita bias menginputkan nilai aspeknya untuk masing-masing kriteria, lalu kita masukkan nilai pegawai sesuai dengan nilai kepribadian pegawai tersebut kemudian klik save untuk melakukan proses penyimpanan untuk menyimpan hasil perhitungannya. 2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya 3. Klik tombol keluar untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu utama

18 9. Cara melakukan pengolahan data perhitungan corsec factor 1. Pertama-tama memilih kriteria, lalu memilih NIK pegawai kemudian memilih profil dinas. Apabila data sudah ada maka secara otomatis nilai pegawai itu untuk kriteri yang diinginkan akan muncul, kemudian klik proses untuk memilah antara core dan secondarynya,jika sudah benar klik tombol simpan untuk menyimpannya. 2. Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya 3. Klik tombol exit untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu utama 10. Cara melakukan pengolahan data perhitungan total aspek 1. Perhitungan total aspek, klik aturan kemudian total aspek maka akan muncul form total aspek.input data NIK dan isi prosentase corsecnya kemudian pilih criteria mana yang akan dihitung maka akan muncul nilai pegawai dan kritria yang diinginkan dalam kotak. 2 Klik tombol cancel untuk membatalkan proses perhitungannya 3 klik tombol exit untuk keluar dari form ini lalu program akan kembali ke menu utama 11. Cara melakukan pengolahan data perhitungan ranking

19 1. Perhitungan ranking, klik aturan kemudian ranking maka akan muncul form ranking. isi prosentase corsecnya kemudian pilih pegawai mana yang akan dihitung maka akan muncul nilai pegawai dan kritria dalam kotak 1. Laporan data sub aspek Klik laporan data sub aspek, maka akan muncul laporan data sub aspek dan kriterianya. 2.

20 5. Kesimpulan GAP yang berarti penentuan beda antara profil pegawai dan profil dinas. Adapun variable-variabel yang digunakan dalam proses perhitungan GAP ini adalah : nilai criteria,nilai aspek,nilai profil dinas,nilai pegawai dan bobot nilai GAP. Variablevariabel tersebut digunakan untuk menghasilkan SPK untuk dinas Pendapatan,pengelolaan keuangan dan asset provinsi DIY. Berdasarkan pembahasan dari materi diatas dengan adanya pembuatan laporan skripsi dengan judul PEMBANGUNAN SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN MENGGUNAKAN METODE GAP UNTUK MENGUSULKAN KENAIKAN GOLONGAN PEGAWAI NEGERI DINAS DPPKA PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA secara umum kemudahan yang dapat diberikan oleh sistem ini, yaitu : 1. Dengan dibuatnya sistem ini dapat membantu pihak tata usaha dalam menentukan calon pegawai mana yang dapat diusulkan mengisi jabatan yang kosong dengan menggunakan metode GAP. 2. Data calon pegawai dan nilai pegawai dapat tersimpan dalam suatu database secara elektronik, begitu juga dengan criteria penilaian pegawai, yang jika suatu saat nanti dibutuhkan oleh pihak tata usaha dapat digunakan untuk member penilaian terhadap pegawai, dan tidak bersifat manual lagi.