ABSTRAK. Kata kunci: Talent Management, Analisis Pekerjaan, Wawancara, Evaluasi pekerjaan, karir

Transkripsi

1 ABSTRAK Sumber daya manusia (SDM) penting bagi perusahaan karena menghasilkan nilai tambah, dan oleh sebab itu diperlukannya sistem pengelolaan yang baik dan benar. Artikel ini dibuat untuk mengetahui pengelolaan SDM di Universitas Pembangunan Jaya melalui wawancara terhadap Totok Hedriyanto selaku manager SDM. Pengelolaan sumber daya manusia di UPJ sejauh ini sudah mulai menerapkan beberapa teori yang ada, seperti melakukan analisis pekerjaan, perencanaan dalam rekrutmen, melakukan tes, wawancara, hingga memberi insentif serta pelatihan terhadap karyawan, akan tetapi masih ada beberapa teori yang belum diterapkan di UPJ Kata kunci: Talent Management, Analisis Pekerjaan, Wawancara, Evaluasi pekerjaan, karir ABSTRACT Human resource is a very crucial aspect in a company because it gives value added to the company. Therefore, a company need to organize it very well. This article is made to reveal the organizing system of human resource in Pembangunan Jaya University through the interview with Totok Herdiyanto as the human resource management. So far, Pembangunan Jaya University has applied some of theories, Such as doing the job analysis, planning in recruitment, testing the job applicants, interviewing the job applicants, until giving the incentives and training the employees, although there are still some of the theories that Pembangunan Jaya University haven't apply to it's human resource management system Keywords: Talent Management, Job Analysis, Interview, Job Evaluation, Career

2 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sumber daya manusia penting bagi perusahaan karena menghasilkan nilai tambah, dan oleh sebab itu diperlukannya sistem pengelolaan yang baik dan benar. Hal tersebut berlaku di Universitas Pembangunan Jaya (UPJ), perguruan tinggi swasta yang berdiri Februari 2011, dengan dukungan Pembangunan Jaya kelompok usaha dengan pengalaman lebih dari 50 tahun bergerak di 17 jenis usaha property, manufaktur, konsultan manajemen, konsultan desain, kontraktor, pariwisata/rekreasi, trading, mekanikal dan elektrikal juga pendidikan (Jaya, 2014). 1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah tulisan ini adalah: Bagaimana UPJ merekrut karyawan? Bagaimana UPJ mempertahankan karyawan? Bagaimana UPJ meningkatkan kemapuan karyawan? 1.3 Manfaat Manfaat dari karya ilmiah ini adalah untuk memahami penerapan teori tentang pengelolaan sumber daya manusia di UPJ. II. TUJUAN Tujuan tulisan ini adalah sebagai Ujian Akhir Semester mata kuliah Managemen Sumber Daya Manusia dengan mengetahui pengelolaan sumber daya manusia di UPJ III. LATAR BELAKANG TEORI Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) adalah proses mendapatkan, melatih, menilai, dan juga memberi imbalan kepada karyawan, dan mengurus hubungan kerja, kesehatan, keamanan, dan urusan keadilan (Dessler, 2013). Pengelolaan SDM juga merupakan kebijakan-kebijakan, praktik-praktik, serta sistem-sistem yang mempengaruhi prilaku, sikap, kinerja karyawan (Noe, 2010), dan juga mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja secara efektif dan efisien sehingga tercapai tujuan organisasi atau perusahaan manajemen SDM (Subekhi, 2012). Pengelolaan SDM dilihat secara kritis untuk kesuksesan sebuah bisnis (Noe, 2012). Pentingnya pengelolaan SDM untuk menghindari perusahaan memperkerjakan orang yang salah, mengurangi tingginya tingkat keluar masuknya karyawan, dan menemukan orang yang tidak melakukan kerjanya dengan baik (Dessler, 2005).

3 IV. METODE Metode yang digunakan adalah wawancara dengan Totok Herdiyanto selaku Manager Human Resources Department (HRD) UPJ yang berlangsung kurang lebih 2 (dua) jam di UPJ. Bahan dan alat yang digunakan saat proses wawancara adalah voice recorder dari perangkat handphone. Hasil wawancara ditranskrip dan dianalisis berdasarkan teori. Selanjutnya penulis membuat kesimpulan yang diambil dari hasil analisa. V. HASIL DAN PEMBAHASAN Talent Management terdiri dari perencanaan, rekrutmen, pengembangan, pelaksana, dan pemberian imbalan karyawan (Dessler, 2013). Untuk itu, perlu dilakukan analisis pekerjaan untuk menentukan tanggung jawab, tugas dan kegiatan guna menghasilkan deskripsi pekerjaan itu (Bohlander, 2007). Menurut Totok Herdiyanto, UPJ belum melakukan talent management sebagaimana di atas karena masih sebatas kompensasi. Analisis pekerjaan hanya sebatas keperluan promosi, dimana individu merangkap jabatan sebelumnya. Pengelompokan pekerjaan baru dilakukan di bidang akademik saja yaitu dosen, sekretaris Program Studi (Prodi), Kepala Prodi, dekan dan rektor semuanya dengan deskripsi pekerjaan yang belum lengkap. Sebelum melakukan pengrekrutan harus dilakukan Workforce personnel planning. Workforce personnel planning merupakan proses untuk memutuskan posisi apa yang akan diisi oleh perusahaan dan bagaimana cara mengisi posisi itu. Seringkali perusahaan menggunakan berbagai macam metode salah satunya metode ratio analysis dimana perusahaan membuat perkiraan karyawan yang dibutuhkan berdasarkan dengan rasio. Setelah mengetahui posisi apa yang akan diisi, selanjutnya kita dapat melakukan pengrekrutan karyawan. Rekrutment merupakan proses menemukan pelamar yang menarik untuk lowongan yang tersedia (Dessler, 2013). Menurut Totok Herdiyanto, UPJ melakukan Workforce personnel planning dengan melihat target mahasiswa yang akan masuk ditahun yang akan datang. Metode yang digunakan untuk memperkirakan dosen yaitu ratio analysis dengan rasio 1 dosen mengampu 30 mahasiswa. Untuk merekrut karyawan UPJ melakukan pemasangan iklan, lalu melihat CV dari pelamar dan melakukan interview. Selanjutnya dilakukan tes dan seleksi. Tes adalah salah satu alat seleksi yang populer, karena tes menggambarkan contoh kepribadian dari pelamar. Tes bisa

4 mengasumsikan reliable dan valid. Reliable adalah tes yang dilakukan untuk menunjukan hasil yang konsisten dan bisa dipercaya. Valid berbeda dengan reliabilitas yang mengacu pada konsistensi, biasanya tes validity ini menggunakan gambar yang tidak jelas sebagai soal (Dessler, 2013). Seleksi karyawan merupakan proses dimana perusahaan-perusahaan memutuskan orang yang akan atau tidak akan diizinkan masuk ke organisasi-organisasi. Beberapa standar umum harus dipenuhi pada proses seleksi apapun. Proses seleksi berfokus pada 5 standar antaralain keandalan, keabsahan, generalisasi, pemanfaatan, legalitas (Noe, 2010). Menurut Totok Herdiyanto, tes yang dilakukan UPJ pertama melakukan interview, kemudian psikotest dengan bantuan dari lembaga psikologi, pihak UPJ hanya memberikan job description yang ada, lalu lembaga tersebut melakukan penilaian terhadap calon karyawan. Biasanya tes yang dilakukan tentang tes intelegensi, kepribadian, serta kepemimpinan dan kecerdasan. Hasil dari psikotest akan diseleksi kembali oleh UPJ dan hasil psikotest dapat menjadi rekomendasi. Wawancara terutama selection interview merupakan prosedur pemilihan kandidat yang memiliki potensi atau memenuhi syarat untuk menjadi seorang pegawai di sebuah perusahaan atau instansi tertentu, yang dirancang untuk memprediksi sebuah peforma pekerjaan yang didasari respon lisan dari kandidat untuk menjawab pertanyaan yang diajukan secara lisan (Dessler, 2013) Menurut Totok Herdiyanto, proses wawancara dilakukan untuk menggali pemahaman si pelamar tentang pekerjaan yang dilamarnya, karena ada kemungkinan dia tidak mengetahui tentang apa yang dia lamar. Karena perbedaan pekerjaan misal staf marketing bank dengan marketing di UPJ. Lalu dilanjut dengan pertanyaan tentang pengalaman kerja ditempat kerja sebelumnya, agar dapat mengetahui pengalaman yang mendukung terhadap UPJ. Lalu apa alasannya pindah ke UPJ. Terakhir ditanya apa yakin mengerjakan pekerjaan itu di UPJ. Untuk menilai karyawan dilakukan Performance management, atau pengelolaan kinerja merupakan proses lanjutan dari mengidentifikasi, mengukur, dan mengembangkan kinerja dari perseorangan, tim dan deretan kinerja dengan tujuan organisasi (Dessler, 2013). Performance appraisal atau penilaian kinerja merupakan proses yang biasanya dilakukan setiap tahun oleh supervisor untuk bawahannya, yang dirancang untuk membantu pekerja mengerti tentang peran, tujuan, harapan dan keberhasilan kinerja (Bohlander, 2007). Menurut Totok Herdiyanto, dalam proses performance management biasanya dibuat target pekerjaan, diawal menyusun rencana dalam setahun kedepan dan menentukan target, lalu dilihat apakah tercapai atau tidak. Untuk performance

5 appraisal di UPJ yang dinilai ada 3 hal knowlage, skill, attitude. UPJ belum memiliki target, jadi dinilai menggunakan kuisioner, skill, attitude juga dinilai oleh orang lain. Di UPJ mencoba membuat Key Performance Indicator (KPI) tapi belum berjalan lancar. Tools yang digunakan masih kuisioner yang dinilai oleh atasan lalu dinilai oleh atasannya lagi melalui beberapa proses penilaian lalu diletakan kedalam Forum. Menurut undang-undang pemerintah nomor 21 tahun 2000 tentang serikat pekerja/serikat buruh, pasal 1 ayat 1 menyebutkan bahwa Serikat pekerja/serikat buruh adalah organisasi yang dibentuk dari, oleh, dan untuk pekerja/buruh baik di perusahaan maupun di luar perusahaan, yang bersifat bebas, terbuka, mandiri, demokratis, dan bertanggung jawab guna memperjuangkan, membela serta melindungi hak dan kepentingan pekerja/buruh serta meningkatkan kesejahteraan pekerja/buruh dan keluarganya (Indonesia, 2010). Menurut Totok Herdiyanto, di UPJ tidak ada perserikatan, karena peraturan di Indonesia tentang serikat kerja memperbolehkan karyawan untuk membuat serikat kerja dan perusahan tidak diperkenankan untuk melarang hal tersebut. Tapi kepada karyawan dan perusahaan dipersilahkan membuat serikat dan tidak diwajibkan. Serikat pekerja bukan harus dikembangkan, tapi kita tidak bisa melarang dan kita juga tidak perlu memaksa untuk membuat serikat buruh. Ethics atau etika merupakan prinsip dari tingkah laku yang diatur oleh individu atau kelompok secara khusus, yang digunakan untuk memutuskan apa yang seharusnya dilakukan (Dessler, 2013). Menurut Totok Herdiyanto, Sesuai dengan kode etik jaya. Integritas keadilan komitmen disiplin motivasi, nilai itu yang ditanamkan kepada karyawan supaya jadi pola mereka dalam bertingkah laku. Jadi integritas supaya karyawan merasa mempunyai nilai yang positif seperti jujur, loyal, keadilan. Komitmen supaya kita serius dalam melakukan pekerjaan. Disiplin bukan hanya datang tepat waktu tapi supaya disiplin kepada tujuan kita. Motivasi supaya kita punya semangat dan kemauan untuk mencapai tujuan. Untuk menetapkan gaji karyawan hal yang dilakukan yaitu mengevaluasi pekerjaan yang biasa disebut Job evaluation yaitu perbandingan yang dilakukan untuk menentukan apakah nilai dari satu pekerjaan relatif dengan yang lain. Dalam melakukan Job evaluation biasnya ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan antaralain kemampuan, upaya, tanggung jawab, dan kondisi kerja dari pekerjaan itu.

6 Alternatif lain untuk menentukan gaji dengan menggunakan salary survey. Salary survey bertujuan untuk menentukan rata-rata umum gaji (Dessler, 2013) Menurut Totok Herdiyanto, di UPJ dilakukan job evaluation disetiap akhir tahun anggaran yaitu bulan juli juni dengan cara mengirimkan formulir kepada karyawan tersebut dan diberitahu kepada atasannya untuk mengisi apa saja yang sudah dikerjakan, lalu mereka memberi nilai sendiri dan diajukan kepada atasannya, kemudian nilai tersebut dikumpulkan dan dibuat rekapitulasi per-departement oleh HRD, dan terakhir dibawa kerapat pimpinan. Untuk menetapkan gaji dosen UPJ melakukan salary survey dari 10 universitas, dan mereka membuka struktur gajinya masing-masing. Dengan itu UPJ dapat membanding struktur gaji yang sudah ada dengan rata-rata gaji di Universitas lain. Untuk memacu kinerja karyawan perlu hadiah tambahan berupa insentif. Insentif merupakan salah satu penghargaan yang dikaitkan dengan prestasi kerja. Semakin tinggi prestasi kerja, maka semakin tinggi juga insentif yang diberikan. Pemberian insentif bermanfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Jika insentif yang diterima tidak dikaitkan dengan prestasi kerja, tetapi bersifat pribadi maka mereka akan merasakan adanya ketidakadilan dan ketidak adilan ini menyebabkan ketidak puasan yang pada akhirnya mempengaruhi perilaku. Seperti misalnya ketidakhadiran dan menurunnya prestasi kerja. (Yani, 2012). Menurut Totok Herdiyanto, Kompensasi/insentif untuk dosen UPJ diberikan apabila jam mengajar melebihi jumlah Sistem Kredit Semester (SKS). Misalnya seorang dosen diwajibkan mengajar 13 SKS, akan tetapi mereka mengajar 15 SKS maka 2 SKS dibayarkan dengan insentif tambahan. Untuk karyawan non dosen tidak diberi insentif, karena pekerjaan karyawan sudah pasti atau sudah rutin. Lalu insentif lainnya yang diberikan yaitu insentif penelitian, pihak UPJ membudgetkan setiap tahun untuk penelitian dosen sebesar Rp ,- akan tetapi tidak diberikan begitu saja melainkan diperebutkan. Dosen membuat proposal penelitian lalu akan direview oleh P2N, lalu apabila disetujui penelitian yang dilakukan dosen tersebut akan dibiayai oleh UPJ. Dari penelitian itu dosen menentukan honor untuk mereka sendiri. Selain gaji yang didapat biasanya perusahaan memberi bonus tambahan atau benefit lainnya. Benefits atau keuntungan merupakan pembayaran finansial langsung dan finansial tidak langsung yang didapat pekerja untuk melanjutkan pekerjaan mereka dengan perusahaan (Dessler, 2013).

7 Menurut Totok Herdiyanto, benefit yang diterima karyawan UPJ berupa tunjangan, ada tunjangan fasilitas, lalu tunjangan kesehatan yang diberikan bersamaan dengan gaji, yang akan diberikan walaupun mereka tidak sakit, lalu ada tunjangan asuransi untuk rawat jalan dan inap untuk karyawan itu sendiri, kalau untuk anak istri hanya rawat inap saja. Lalu ada benefit lainnya yaitu dana pensiun bagi pegawai tetap, jadi di tabungkan dari 18% gaji mereka yang dibagi 6% dari gaji mereka sendiri dan 12% dari yayasan lalu ditabungkan untuk dana pensiun orang itu yang akan dibayarkan diumur pensiun. Untuk cuti ada 12 kali setiap tahunnya, cuti tambahan 14 hari untuk pegawai tetap yang sudah bekerja selama 6tahun jadi mereka mendapatkan 26 hari untuk cuti untuk digunakan selama 2 tahun. Setiap perusahaan terkadang perlu melakukan pelatihan kepada karyawan untuk mengembangkan pengetahuan dan memperbaiki skills mereka. Pelatihan adalah proses pembelajaran. Hal tersebut akan effektif apabila pelatih mengerti bagaimana orang-orang belajar (Dessler, 2005). Pelatihan juga mengacu pada upaya yang direncanakan oleh suatu perusahaan untuk mempermudah pembelajaran karyawan tentang kompetensi-kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaan. Kompetensikompetensi tersebut meliputi pengetahuan, keterampilan, atau perilaku yang sangat penting untuk keberhasilan kinerja karyawan. Pengembangan (development) mengacu pada pendidikan formal, pengalaman kerjam hubungan, penilaian kepribadian, dan kemampuan yang membantu para karyawan mempersiapkan dirinya di masa depan. Menurut Totok Herdiyanto, di UPJ semua pegawai disusun budget buat training,tetapi untuk dosen pelatihannya dikelola sendiri. Karena mereka yang tau akan mengembangkan prodinya ke arah mana. Untuk karyawan UPJ belum merencanakan pelatihannya seperti apa untuk tahun kedepan tapi UPJ tetap membudgetkan anggaran untuk nanti ada pelatihan yang dirasa perlu dilakukan. Untuk perorangan ada pelatihan yang diberikan oleh pihak yayasan biasanya diberikan kepada mereka yang sudah menjadi kepala departement atau akan menjadi kepala departement. Ada pelatihan-pelatihan seminar yang diberikan oleh prodi, ada pula seminar yang diberkan oleh pihak Jaya. Biasanya di hari ulang tahun grup jaya ada seminar yang diberikan oleh grup jaya kepada kepala-kepala departement. Employee retention meliputi beberapa tahap yaitu selection dengan mempekerjakan karyawan yg benar, professional growth jika prospek saat kerja buruk karyawan lebih memilih untuk keluar tapi sebaliknya jika prospek perusahaan jelas dan loyal, karyawan akan memilih untuk bertahan, culture suasana dan budaya yg ada mempengaruhi karyawan dan environment.employee Engagement atau keterlibatan karyawan merupakan hal penting karena keterlibatan karyawan

8 mempengaruhi kesuksesan dari perusahaan itu sendiri. Menurut penelitian dari Galup Organization, perusahaan yang memiliki tingkat keterlibatan dengan karyawannya memiliki 87% kesempatan untuk perform sedangkan perusahaan yang memiliki tingkat keterlibatan karyawan yang rendah hanya memiliki 17% kesempatan untuk perform. Career atau karir adalah posisi yang dimiliki dalam kurun waktu bertahuntahun. (Dessler, 2013). Meurut Totok Herdiyanto, untuk employee retention di UPJ tidak terukur, hanya dengan cara kompensasi keuangan, seperti insentif dan tunjangan. Untuk employee engagement UPJ menerapkan kebersamaan seperti tatalaku etik Jaya, ketika bagian marketing mengadakan pameran maka dari dosen dan lain lain ikut membantu menjaga pameran, mengadakan liburan bersama, diadakan coffee morning dimana setiap prodi memfasilitasi secara bergilir. Untuk jenjang karir UPJ belum tersusun dengan baku, hanya staff, supervisor, manager, direksi yang baru tersusun. Jenjang karir untuk dosen UPJ tidak mengatur melainkan pihak Pendidikan Tinggi (Dikti) yang menentukan karir dosen. VI. KESIMPULAN Pengelolaan sumber daya manusia di UPJ sejauh ini sudah mulai menerapkan beberapa teori yang ada, seperti melakukan analisis pekerjaan, perencanaan dalam rekrutmen, melakukan tes, interview, hingga memberi insentif serta pelatihan terhadap karyawan. Akan tetapi masih banyak hal-hal dari teori yang belum atau masih kurang seperti talent management yang belum diterapkan, job description yang belum lengkap, tidak ada perencanaan untuk pelatihan ditahun yang akan datang, hingga employee retention yang tidak terukur. UPJ seharusnya mulai menerapkan teori-teori mendasar sebagaimana telah ditulis di atas. UCAPAN TERIMAKASIH Dengan terselesaikannya artikel ilmiah ini, kami tidak lupa mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah membantu kami dalam penyusunan artikel ilmiah ini, maka kami persembahkan artikel ilmiah ini kepada : 1. Allah S.W.T atas limpahan karunia dan hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan Artikel Ilmiah 2. Ibu Leenawaty Limantara Ph.D selaku rektor UPJ. 3. Bapak Teguh Prasetio, SE., M. Si. selaku kepala prodi manajemen dan selaku dosen pembimbing akademik. 4. Ibu Gita Widya Laksmini, M.Psi., Psikolog selaku dosen pembimbing teknis mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.

9 5. Bapak dan ibu dosen pembimbing di UPJ. 6. Bapak Totok Herdiyanto selaku manajer sumber daya manusia di UPJ dan selaku narasumber. 7. Orang tua kami yang selama ini membantu kami baik secara material ataupun spiritual. 8. Dan semua teman-teman kami, yang selalu mendukung kami selama ini.

10 Daftar Pustaka Bohlander, Human Resource Management. south western: Thomson Higher Education. Dessler, G., Human Resource Management. 10 penyunt. New Jersey: Pearson Education. Dessler, G., Human Resource Management. 13 penyunt. Edinburgh: Essex : Pearson Education Limited. Indonesia, K. S. N. R., Produk Hukum : Undang - Undang. [Online] Available at: [Diakses 24 April 2016]. Jaya, U. P., Profil : Sejarah UPJ. [Online] Available at: Upj.ac.id [Diakses 20 April 2016]. Noe, Human Resource Management. Great Britain: McGraw-Hill Education. Noe, R. A., Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Salemba Empat. Subekhi, A., Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Prestasi Pustakaraya. Yani, Manajemen Sumber Daya Manusia. Bogor: Mitra Wacana Media.