ABSTRAK Siti Kamilah Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok

Transkripsi

1 ABSTRAK Siti Kamilah Manajemen Kearsipan Personil Pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui bagaimanakah pelaksanaam manajemen kearsipan personil pendidikan dan untuk mengetahui seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka proses menunjang pendidikan. Hasil penelitian ini adalah digambarkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan Di SMK Harapan Bangsa Depok dikategorikan cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari fasilitas kearsipan yang tersedia di SMK Harapan Bangsa Depok cukup lengkap sehingga memudahkan pegawai kearsipan melaksanakan kegiatan kearsipan, mulai dari pencatatan dan pendistribusian surat, penyimpanan arsip, penemuan kembali arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Disamping itu tenaga yang ada juga mendukung keterlaksanaan pengelolaan arsip dengan baik. Metode penelitian yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif. Untuk memudahkan penganalisaan data, fakta dan informasi yang akan mengungkapkan dan menjelaskan permasalahan data penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif melalui penelitian lapangan (field research). Metode ini dimaksudkan agar dapat memberikan gambaran dan analisis secara obyektif tentang pelaksanaan pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Responden sebagai sumber data dalam penelitian ini adalah kepala Tata Usaha SMK Harapan Bangsa Depok. Namun demikian tentunya masih terdapat banyak kekurangan dalam pengelolaan kearsipan itu sendiri, diantaranya belum adanya pegawai arsiparis yang tetap (khusus mengelola arsip) karena pegawai arsiparis masih merangkap sebagai tata usaha yang tentunya banyak hal lain yang harus diselesaikan. i

2 DAFTAR ISI ABSTRAK... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii DAFTAR TABEL... iv BAB I : PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Identifikasi Masalah... 4 C. Pembatasan Masalah... 5 D. Perumusan Masalah... 5 E. Kegunaan Hasil Penelitian... 5 BAB II : KAJIAN TEORI... 7 A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN Pengertian Arsip Personil Pendidikan Fungsi Arsip Personil Pendidikan Jenis-jenis Arsip dan Media Penyimpanan Arsip B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN Pentingnya Kearsipan Yang Baik Kegiatan Pengelolaan Kearsipan BAB III : METODE PENELITIAN A. Tujuan Penelitian B. Tempat dan Waktu Penelitian C. Sumber Data D. Metodologi Penelitian E. Teknik Pengumpulan Data F. Teknik Analisis Data BAB IV : HASIL PENELITIAN A. Gambaran Objek Penelitian B. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan Personil pendidikan Di SMK Harapan Bangsa Depok C. Faktor-faktor Kearsipan yang baik iv

3 BAB V : PENUTUP A.Kesimpulan...64 B.Saran...64 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN v

4 DAFTAR TABEL Tabel 1 Pedoman wawancara dengan kepala tata usaha Tabel 2 Struktur organisasi Tabel 3 Data tenaga guru SMK Harapan Bangsa depok Tabel 4 Data guru dan karyawan SMK Harapan Bangsa Depok Tabel 5 Jumlah siswa tahun ajaran 2006/ Tabel 6 Keadaan sarana dan prasarana SMK Harapan Bangsa Depok vi

5 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. 1 Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada manajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi; bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang terkandung dalam record setepat-tepatnya dan secepat-cepatnya bila 1 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h. 2 1

6 2 diperlukan. Adapun ciri-ciri penyelenggaraan prosedure record yang baik antara lain: 1. Sedikit record. Record yang sedikit, benar-benar bermutu baik 2. Untuk informasi sekarang, maupun yang akan datang 3. Prosedur yang dipilih mengakibatkan penghematan biaya tanpa mengurangi efisiensi dan efektivitas. 2 Untuk dapat mencapai ciri-ciri tersebut, diperlukan sistem-sistem filing yang menunjang tercapainya efisiensi. Penerapan sistem filing di tiap-tiap unit kerja dengan memperhatikan unsur-unsur dasar sebagai motor penggerak bagi penyelenggaraan sistem filing. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi omong kosong apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi. Sehubungan dengan itu semua, maka peningkatan dan penyempurnaan bidang kearsipan merupakan bagian integral daripada bidang 2 E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 74

7 3 administrasi dan manajemen. Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan yang baik. Banyak arsip hanya terkelola seadanya tanpa pengelolaan yang intensif. Padahal arsip merupakan hal yang sangat penting. Arsip perlu dipelihara, dijamin keselamatannya agar dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Ini berarti bahwa setiap organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menyelematkan bahan pertanggung jawaban kegiatan organisasi. Upaya ini disamping melakukan pembinaan di bidang sistem kearsipannya, juga merancang penggunaan ruangan dan peralatan sesuai dengan ketentuan teknis kearsipan. Kelengkapan pusat arsip harus dirancang agar mampu menampung arsip dalam jumlah besar dan dengan biaya serendah mungkin. Penempatan pusat arsip harus dirancang sedemikian rupa, yang disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasinya. Untuk penempatannya ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan, diantaranya adalah pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung induk, atau dapat pula dibangun terpisah dari gedung kantornya. Bagi organisasi yang tidak besar (sedang atau kecil) dengan jumlah arsip yang relatif kecil, pada umumnya pusat arsip dibangun menjadi satu dengan gedung kantor. Untuk gedung yang bertingkat ditempatkan pada lantai bawah agar tidak membebani kontruksi gedung kantor. Sedangkan bagi gedung kantor yang tidak bertingkat, dapat ditempatkan ditengah, dengan syarat terhindar dari lalu lalang pegawai unit kerja lainnya. Hal ini agar lebih mudah melayani pengguna arsip, dan dipihak lain juga untuk menjaga keamanan informasi dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Ruangan dan perlengkapan disediakan dengan memperhatikan keamanan arsip dari bahaya kebakaran, air, serangga, suhu dan kelembaban. 3 Pengelolaan arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu 3 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar, 1992), Cet. Ke-1, h. 89

8 4 organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan. Hal ini seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana prasarana selalau menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang pinggiran di sekolah sehingga pengelolaannya pun kurang begitu diperhatikan. Selain itu, tidak adanya kontrol yang baik dari kepala sekolah membuat keadaan arsip tidak begitu terjaga. Arsip-arsip hanya menjadi sesuatu hal yang sifatnya pelengkap bukan menjadi data penting yang semestinya harus terjaga dengan baik. SMK Harapan Bangsa sebagai salah satu pusat kegiatan pendidikan formal pasti memproduksi berbagai dokumen harus dipelihara dengan baik agar dapat dimanfaatkan oleh warga sekolah yang bersangkutan. Oleh karena itu sekolah sangat membutuhkan tata kelola arsip yang baik. Masih pada kenyataan bahwa banyak sekolah yang kurang peduli dengan kearsipan sehingga sekolah mengalami kendala-kendala dalam mengambil kembali data-data yang dibutuhkan. Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk membahas dan menuangkan masalah ini dalam bentuk skripsi dengan judul Manajemen Kearsipan Personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok. B. Identifikasi Masalah Berdasarkan pada latar belakang yang telah dikemukakan di atas dapat diidentifikasikan masalah sebagai berikut: 1. Belum terkelola dengan baik arsip-arsip yang ada di sekolah. 2. Terbatasnya keterampilan yang dimiliki pegawai kearsipan dalam mengelola arsip-arsip yang ada di sekolah.

9 5 3. Minimnya kontrol pimpinan terhadap keadaan arsip-arsip yang ada di sekolah. 4. Kurangnya kebijakan yang menunjang pengelolaan arsip-arsip yang ada di sekolah. 5. Terbatasnya sarana dan prasarana penunjang tata kelola arsip yang baik. 6. Minimnya perhatian khusus yang diberikan pimpinan dan pegawai administrasi dalam menjaga arsip personil pendidikan di sekolah. C. Pembatasan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah dan untuk membatasi kajian pendidikan hanya pada pengelolaan kearsipan personil pendidikan. Adapun yang dimaksud dengan pengelolaan kearsipan personil pendidikan adalah pengelolaan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat,diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi /lembaga / badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan kearsipan personil pendidikan termasuk di dalamnya adalah guru. D. Perumusan Masalah Sesuai dengan pembatasan masalah di atas, penulis merumuskan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah pelaksanaan manajemen kearsipan personil pendidikan di SMK Harapan Bangsa Depok? 2. Seberapa efektif manajemen kearsipan personil pendidikan dalam rangka membantu proses pendidikan? E. Kegunaan Hasil Penelitian Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat secara akademik dalam pengembangan ilmu manajemen kearsipan. Selain itu penelitian diharapkan memberikan manfaat secara praktis bagi berbagai pihak, terutama:

10 6 a. Penelitian ini diharapkan berguna bagi penulis dalam menambah wawasan, pengalaman, dan pengetahuan tentang materi atau kajian yang dibahas. b. Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi para kepala sekolah sebagai masukan positif dalam menciptakan kondisi sekolah yang baik. c. Penelitian ini diharapkan berguna bagi guru untuk memperbaiki komunikasi yang baik antar sesama guru demi terciptanya hubungan kerja yang baik dan harmonis.

11 BAB II KAJIAN TEORI A. ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN 1. Pengertian Arsip Personil Pendidikan Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Secara etimologi arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan Archivum yang artinya tempat untuk menyimpan. 1 Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya. Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan. Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang 1 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, (Yogyakarta, Liberty, 1985), Cet. Ke-1, h. 1 7

12 8 didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan). Yang dimaksud dengan kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur yaitu penyimpanan, penempatan dan penemuan kembali. 2 George R. Terry dalam bukunya Office Management and Control mengatakan kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat. 3 Dalam istilah kearsipan, arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang dapat berwujud surat menyurat, data dan bahan-bahan yang dapat berbicara dan dapat memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4 Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badanbadan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan. 2 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, h. 3 3 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, h. 3 4 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

13 9 Personil pendidikan dalam arti luas meliputi guru, pegawai, dan siswa. dimaksud dengan personil pendidikan adalah golongan petugas yang membidangi kegiatan edukatif dan yang membidangi kegiatan non edukatif (ketatausahaan ). 5 Personil bidang edukatif adalah mereka yang bertanggung jawab dalam kegiatan belajar mengajar, yaitu guru dan konselor dan konseling ( BK ), sedangkan yang termasuk didalam kelompok personil bidang non edukatif adalah petugas tata usaha dan penjaga atau pesuruh sekolah. Tiap kelompok personil diperlukan pembagian tugas dan tanggung jawab serta hubungan kerja yang jelas. Seorang pimpinan sekolah/kepala sekolah dapat dibantu oleh seseorang atau beberapa orang wakil kepala yang mengkoordinasikan urusan kurikulum/kegiatan belajar mengajar, urusan kesiswaan, urusan sarana prasarana pendidikan, urusan hubungan sekolah masyarakat, dan sebagainya. 2. Fungsi Arsip Personil Pendidikan Dilihat dari segi fungsi arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan). Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis di Amerika yang disebut sebagai records, sedangkan arsip statis merupakan pengalihan arti dari archives. Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan secara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umunya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi dipergunakan didalam fungsi-fungsi menajemen organisasi pencipta, tapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Sementara itu menurut Sauki (1999 : 6) setidaknya ada 4 fungsi arsip yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3) sebagai bahan pendukung proses pengadilan 5 cpl9haqf&start=40&sa=n

14 10 (lagition support), dan (4) penyusutan berkas kerja (retention). Fungsifungsi ini akan dapat dicapai apabila arsip dikelola dengan tepat antara lain melalui Sistem Informasi Kearsipan. Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif (active records) dan inaktif (inactive records).arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus-menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekwensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang. Menurut Betty R. Rikcs, suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekwensi penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing. Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekwensi penggunaan terhadap arsip berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama. Dengan melihat fungsi dan kegunaannya, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi pada dasarnya harus dikelola di dalam suatu sistem (manajemen), sehingga memberi kemungkinan untuk dapat disajikan informasinya secara tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang diusahakan serendah mungkin. Berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. 6 Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Berdasarkan fungsinya dan juga untuk kepentingan tugas pekerjaan seharihari arsip dinamis dibedakan atas : 6 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, (Jakarta: PT. Gramedia, 1989), h 2

15 11 a. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja pada suatu organisasi. b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolahan sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai frekuensi bagi satu organisasi. 7 Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu arsip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya. Program perlindungan arsip dinamis vital mengidentifikasi apa saja yang dicakup oleh arsip dinamis vital, prosedur penyimpanan atau prosedur penyimpanan duplikat arsip dinamis di tempat yang aman. 8 Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan. Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital. 7 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, h Sulistyo Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 229.

16 12 Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan). Sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam fungsi manajemen di dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Menurut Schwart dan Hernon informasi saat sekarang merupakan sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (Value and a cost of production) (1993:202). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi, sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat diperjualbelikan. Disamping itu proses pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki nilai kuantitatif yang dapat diukur secara ekonomi. Arsip (records) sebagai salah satu sumber informasi terekam (recorded information) memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi negara dan manajemen birokrasi. Di samping itu arsip (archives) dapat pula dimanfaatkan oleh lembaga dan instansi pemerintah serta masyarakat umum bagi pendidikan dan penelitian. Sebagai endapan informasi kegiatan administrasi dan menajemen, arsip akan terus tumbuh dan berkembang secara akumulatif sejalan dengan semakin kompleksnya fungsi dan organisasi. Dampaknya arsip semakin menumpuk secara tidak terkontrol. Arsip-arsip cenderung diabaikan oleh pengelolaannya, karena dipandang tidak perlu disimpan di dalam suatu sistem. Akibatnya, apabila organisasi membutuhkan informasi arsip untuk kebutuhan pelaksanaan tugas ataupun untuk pengambilan keputusan (decision making), jadi sulit atau memerlukan waktu yang relatif lama untuk ditemukan kembali. Arsip sebagi salah satu sumber informasi membutuhkan suatu sistem pengelolaan (management) yang tepat sehingga dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan produktifitas

17 13 bagi organisasi. Apapun sebutan dan istilahnya, yang dimaksud dengan arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film, media komputer, dan lain-lain. 9 Dari pengertian ini dapat ditarik beberapa pemahaman mendasar. Pertama, arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti itu merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial. Kedua, arsip harus disimpan di dalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum terdiri dari kertas (paper), film dan (magnetic media). Arsip berbasis kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat kertas. Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer. Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip. Dalam pengertian yang hampir sarna, Milburn D. Smith ill, menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk inforrnasi yang terekam. Media arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media arsip menurutnya dapat berupa kertas, film, microfilm, media magnetik atau disk optik (1986:4). Pendapat ini sedikit berbeda dengan Lundgren dan Lundgren, karena media optik telah dimasukkan sebagai sebagai salah satu 9 Amsyah, Manajemen Kearsipan..., h. 3

18 14 media arsip. Smith ill membagi media arsip ke dalam beberapa kategori. Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi disk magnetic, diskette, pita magnetic dan disk optik. Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang meliputi mikrofilm atau microfiche dan komputer output microforms (COM). Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama. Bentuk media yang ketiga adalah arsip-arsip dalam basis kertas. Arsip ini umumnya berbentuk hard copy seperti memo-memo, surat, kontrak-konrak dan berkas proyek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk referensi jangka pendek dan sering kali digunakan untuk arsip vital (vital record). Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan terakhir mengarah kepada media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD) yang menyimpan arsip-arsip multidata, teks, gambar, grafik dan suara. Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenis arsip harus memiliki tiga unsur yaitu, (1) arsip merupakan informasi terekam, (2) memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaannya. Berkaitan dengan hal itu pula, setidaknya ada beberapa fungsi arsip personil pendidikan, diantaranya adalah untuk menjaga informasi-informasi yang berkaitan dengan personil pendidkan suatu organisasi, menjadi keberlangsungan sebuah organisasi itu sendiri dan memudahkan kerja dan kinerja elemen yang ada dalam sebuah organisasi.

19 15 3. Jenis-jenis dan Media Penyimpanan Arsip Arsip dinamis aktif yaitu arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi. Pada saat-saat tertentu arsip aktif mengalami perubahan nilai dan artinya menurut fungsinya dalam administrasi, sehingga arti dan nilainya dalam kehidupan administrasi mulai berkurang, dalam arti bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan lagi. Pada tahap ini arsip dikatakan mencapai tahap inaktif/semi statis. Sedangkan arsip dinamis inaktif yaitu arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi. Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada satuan kerja/unit pengolah, akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di Pusat Penyimpanan Arsip. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, jenis-jenis Arsip yaitu : a. Arsip menurut Subyek atau Isinya : 1) Arsip Kepegawaian, contoh : data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, rekaman dsb. 2) Arsip Keuangan, contoh : laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, SPMU dsb. 3) Arsip Pemasaran, contoh : surat penawaran, surat pesanan, daftar harga dsb. 4) Arsip Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, rapor, transkrip mahasiswa dsb. 10 b. Arsip menurut Bentuk dan Wujud Fisik, dapat dibedakan menjadi : a) Surat, contoh : naskah perjanjian/kontrak, surat keputusan dsb. b) Pita rekaman, mikrofilm, disket dan CD. 11 c. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya, yaitu : 10 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, (Yogyakarta: Kanisius, 1999), Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, h. 10

20 16 1) Arsip bernilai Informasi, contoh : pengumuman, pemberitahuan, undangan dsb. 2) Arsip bernilai Administrasi, contoh : ketentuan-ketentuan organisasi, prosedur kerja dsb. 3) Arsip bernilai Hukum, contoh : akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan dsb. 4) Arsip bernilai Sejarah, contoh : laporan tahunan, notulen rapat, gambar/foto peristiwa dsb. 5) Arsip bernilai Ilmiah, contoh : hasil penelitian 6) Arsip bernilai Keuangan, contoh : kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan dsb. 7) Arsip bernilai Pendidikan, contoh : kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran dsb. 12 d. Arsip menurut sifat kepentingannya : 1) Arsip nonesensial, contoh Surat Undangan dsb. 2) Arsip berguna/biasa, contoh surat permohonan cuti, surat pesanan barang dsb. 3) Arsip Penting, contoh : surat keputusan, laporan keuangan dsb. 4) Arsip Vital, contoh : akte pendirian perusahaan, sertifikat tanah/bangunan dsb. 13 e. Arsip menurut Fungsinya : 1) Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 2) Arsip Statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. f. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya, dibedakan menjadi : 1) Arsip Pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta. 12 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, h Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, h. 11

21 17 2) Arsip Unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas Daerah di ibukota Propinsi. 14 g. Arsip menurut keasliannya dapat dibedakan : 1) Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama. 2) Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dst. yang dalam proses pembuatannya bersama dengan dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli. 3) Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli. 4) Arsip Petikan, yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu dokumen asli. 15 h. Arsip menurut Kekuatan Hukum, dibedakan : 1) Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotocopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah. 2) Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa foto copy, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya. B. PENGELOLAAN ARSIP PERSONIL PENDIDIKAN Kegiatan pengelolaan arsip personil pendidikan sangat diperlukan untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan. Personil pendidikan yang dimaksud meliputi guru, tenaga kependidikan, 14 Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, h Suparjati, et.al, Tata Usaha dan Kearsipan, h. 11

22 18 kepala sekolah dan pegawai tata usaha. Pengelolaan arsip personil pendidikan yang dimaksud meliputi: 1. Pentingnya Kearsipan yang Baik Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama untuk mempermudah penemuan kembali suatu arsip, maka diperlukan banyak hal diantaranya sistem dan tenaga pengelola arsip itu sendiri. Sistem yang baik perlu didukung oleh manusia yang baik pula. 16 Sistem penyimpanan arsip yang tepat sangat menentukan dalam penemuan kembali arsip dari tempat penyimpanannya secara mudah dan tepat. Fasilitas kearsipan yang baik juga dapat mendukung keberhasilan pengelolaan suatu arsip. Fasilitas tersebut diantaranya adalah kertas, mesin tik, komputer, mesin stensil, map, folder, lemari, filing cabinet dan pencahayaan yang baik. Di samping itu, yang tidak kalah pentingnya adalah petugas arsip sendiri. Seseorang diberi tugas mengelola kearsipan harus memiliki syarat-syarat tertentu agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Syarat-syarat tersebut diantaranya adalah memiliki pengetahuan tentang kearsipan, mengetahui seluk-beluk organisasi, terampil, tekun, sabar, teliti, loyal, cerdas, serta dapat menyimpan rahasia. Berdasarkan pendapat di atas, maka setiap petugas arsip hendaknya memperhatikan sistem kearsipan yang ada di kantornya. Sistem kearsipan tersebut hendaknya sesuai dengan ciri-ciri seperti yang tersebut di atas. Apabila sistem kearsipan sesuai dengan ciri-ciri tersebut, maka tidak dapat dipungkiri lagi bahwa pengelolaan kearsipan akan berjalan lancar. 2. Kegiatan Pengelolaan Kearsipan Daur hidup suatu arsip menurut Patricia E. Wallace mencakup proses penciptaan arsip (record creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan (records utilization), penyimpanan arsip aktif 16 Moeftie Wiriadihardja, Beberapa Masalah Kearsipan Di Indonesia, (Jakarta, Balai Pustaka, 1987), Cet. Ke-1, h. 46

23 19 (storage-active record), pemusnahan arsip (record disposal) dan menyimpan arsip secara permanen (permanent storage). Sedangkan Betty R. Ricks etat, membagi daur hidup arsip dalam beberapa fase yakni penciptaan dan penerimaan (creation and receipt) pendistribusian (distribution), penggunaan (use), pemeliharan (maintenance) dan penyusutan (dispotition) arsip. Dari beberapa konsep mengenai daur hidup arsip sesungguhnnya dapat disederhanakan dalam tiga fase yaitu fase penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan fase penyusutan arsip sebagai masa istirahat arsip. Fase Penciptaan sebagai tahap awal arsip, baik pada daur hidup arsip menurut Wallace maupun Ricks, akan menentukan "perjalanan hidup" arsip selanjutnya. Pada fase inilah sesungguhnya cikal bakal suatu informasi akan menjadi arsip atau tidak. Oleh karenanya pengelolaan (manajemen) arsip dimulai pada fase penciptaan ini. a. Fase Penciptaan Masa penciptaan arsip merupakan awal dari lahirnya suatu active record (arsip dinamis aktif). Menurut Suzan Z. Diamond, proses penciptaan arsip mulai ketika perlu dituliskan diatas kertas, data dimasukkan ke dalam komputer atau informasi ditangkap ke dalam film. Arsip dinamis dapat berwujud berbagai media seperti kopi makas (hard copy), media magnetis, mikrobentuk, atau cakram optik (optical disc). 17 Betty R. Ricks et al, dalarn bukunya Information and Image Management. : A. Records Sistem Approach menyatakan bahwa arsip-arsip tercipta pada seluruh level organisasi mulai dari tingkat clerk sampai tingkat pimpinan eksekutif (1992 : 10). Pada masa penciptaan arsip ini menurut Robek, Brown and Maedke dilaksanakan beberapa proses manajemen adalah manajemen desain formulir, manajemen korespondensi dan manajemen pelaporan. 1). Manajemen dan Desain Formulir 17 Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis..., h. 229

24 20 Formulir bagi organisasi merupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan yang administratif, dan dapat digunakan untuk transaksi, mentransmisi keterangan-keterangan, memberikan data untuk pengawasan dan mengurangi kesalahan-kesalahan administratif. Formulir dapat memberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahan data dan informasi dengan cepat dalam bentuk yang ringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karena formulir menentukan informasi apa yang akan dikumpulkan dan disimpan (Smith ill, 1986 : 1949). Formulir-formulir dinas harus dirancang terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu suatu program manajemen formulir sangat dibutuhkan. Manajemen formulir merupakan salah satu fungsi menajemen arsip dinamis, yang dirancang untuk memperoleh pengumpulan dan distribusi informasi secara efisien (Rikcs,et al 1992 : 358). Menurut Smith III manajemen formulir bertujuan untuk membuat desain, produksi dan distribusi formulirformulir untuk suatu kegiatan seefisien mungkin (1986 : 149). Manajemen formulir merupakan fase penciptaan standarisasi dari desain formulir, akan menentukan data dan infomasi apa saja yang layak direkarn. Isi data dan informasi yang akan direkarn sebaiknya juga akan menentukan kualitas kertas dan formulir. Informasi yang dianggap penting bagi organisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hidup organisasi akan menggunakan kualitas kertas yang tinggi. Dengan demikian desain formulir merupakan fase yang penting di dalam manajemen formulir. 2). Manajemen Korespondensi Surat-surat yang berisi informasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yang dibuat oleh organisasi sebagai sarana komunikasi pada dasarnya harus dikelola secara tepat agar dapat

25 21 meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi. Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan hal yang penting. Hal ini berangkat pada efisiensi informasi yang akan direkam dalam surat dinas, yang memberikan pengaruh terhadap masa simpan fisik dan informasi surat. Sistem pengelolaan ini merupakan correspondence management atau yang seringkali disebut sebagai tata persuratan. Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang dan mengatur bentuk, sistematik dan susunan, ukuran, kualitas kertas. Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan hidup arsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihan sarana simpannya dan membantu di dalam penemuan kembali. 3). Manajemen Pelaporan Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikan fakta-fakta dan kejadian-kejadian secara actual dan tertulis didalam rangka upaya pembinaan organisasi. Naskah laporan ini harus didistribusikan dengan cepat dan tepat dan disimpan untuk bahanbahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. Untuk memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatu sistem (manajemen) yang mengatur keseluruhan proses penyusunan laporan. Manajemen pelaporan akan memberikan batas-batas sistematik di dalam menyusun dan merancang suatu laporan, baik yang menyangkut bahasa, materi dan format serta prosedur pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harus memiliki kriteria, antara lain: a) Laporan harus mentransmisi keterangan-keterangan. b) Laporan harus berisi fakta dan solusi dan bukan opini-opini. c) Laporan harus memberikan penjelasan yang rinci (exposition). Laporan harus bersifat objektif sehingga hal- hal yang bersifat subjektif dan emosional harus dihindarkan.

26 22 b. Fase Penggunaan dan Pendistribusian Arsip Pengurusan surat merupakan salah satu elemen dan fungsi arti program manajemen kearsipan. Pengelolaan surat yang dilaksanakan secara efisien merupakan hal yang penting di dalam mendistribusikan informasi dari satu unit kerja ke unit kerja lain di dalam organisasi dan distribusi informasi antar organisasi. Dengan melaksanakan pengelolaan surat secara efektif akan mempercepat proses pelaksanaan kerja. Proses pengelolaan surat meliputi kegiatan-kegiatan penerimaan, pengarahan/penilaian, pencatatan, pendistribusian, pengendalian, pengolahan dan pengiriman surat dinas. Surat-surat yang telah selesai diolah atau selesai tindak lanjutnya disimpan (storage) pada tempat penyimpanan dengan suatu sistem tertentu. 1). Sistem Penyimpanan dan Pemberkasan Surat-surat yang telah mendapat disposisi dapat dikatakan telah menjadi arsip. Arsip dapat disimpan dengan penataan terhadap arsip-arsip yang sudah memberkas (mengelompok). Kegiatan penataan berkas ini merupakan kegiatan yang bersifat mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Di dalam skema, pemberkasan, sistem penyimpanan dan penemuan kembali dapat digambarkan sebagai berikut: Sistem Pemberkasan Penyimpanan (storage) => Temu Kembali (Fisik) => informasi. Di dalam menyimpan arsip yang harus diperhatikan masalah asas pengorganisasian arsip. Arsiparsip dinamis (aktif) dapat disimpan dan dikelola secara sentralisasi pada satu unit khusus di dalam organisasi yang biasa dikenal sebagai central file. Secara organisatoris pusat arsip merupakan bagian integral dari suatu organisasi, mengemban tugas melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip inaktif dalam

27 23 lingkungannya. 18 Teknik pengurusan penyelenggaraan rekod secara sentral sudah tentu amat menguntungkan bagi organisasi yang masih sederhana atau organisasi kecil yang urusannya tidak begitu rumit. 19 Dengan menerapkan asas sentralisasi maka sistem penyimpanan yang digunakan akan menjadi standar. Seluruh arsip akan dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan aturan dan prosedur yang sama. Untuk organisasi yang relatif besar, asas penyimpanan yang tepat untuk diterapkan adalah desentralisasi. Dalam asas ini semua unit pengolah/kerja diberikan otoritas untuk menyimpan dan mengelola arsip aktifnya masing-masing. Asas ini dapat diterapkan apabila organisasi mempunyai rentang tugas yang panjang, beban kerja yang besar dan lokasinya berpencar dan berjauhan. Disamping dua asas ini, organisasi juga dapat menerapkan asas gabungan yang merupakan kombinasi asas sentralisasi dan desentarlisasi. Prinsip asas ini adalah bahwa setiap unit pengolah diberikan otoritas untuk melakukan penyimpanan dan pengelolaan arsip dengan kontrol atau pengendalian sistem secara terpusat oleh satu unit khusus di dalam organisasi. Untuk melakukan penyimpanan arsip-arsip aktif ini ada beberapa Classification sistem yang dapat diterapkan (Lundgren and Lundgren, 1989 : 83). Beberapa pakar kearsipan menyebut terminology sistem klasifikasi sebagai filing sistem (sistem pemberkasan) dan filing methods (metode pemberkasan) (Lih : Robek, 1987 : 157 dan Penn, 1989 : 122). Pemilihan sistem pemberkasan yang akan digunakan sangat bergantung pada kegunaan masing-masing arsip bagi pengguna dan jenis arsip itu 18 Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar, 1992), Cet. Ke-1, h E. Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern, (Jakarta: Karya Utama, 1994), Cet. Ke-5, h. 12

28 24 sendiri. Sehingga dapat terjadi beberapa arsip yang berbeda diberkaskan dengan sistem yang berbeda pula. Di dalam menentukan sistem pemberkasan yang akan diterapkan perlu dipertimbangkan beberapa hal diantaranya adalah bentuk arsip, sifat serta bidang-bidang kegiatan organisasi dan karakteristik organisasi bersangkutan. Perlu juga diperhatikan bahwa sistem pemberkasan yang akan diterapkan harus menggambarkan secara jelas bentuk berkas arsipnya, sehingga di dalam penemuan kembalinya dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Beberapa sistem pemberkasan diantaranya adalah Numeric, Alphabetcal dan Alphanumeric (Penn, 1989 : ) atau menurut Lundgren dan Lundgren membedakan atas Alphabetic Classification, Numeric Classification dan Subject Clasification (1989 :83-87). 2). Penemuan Kembali Prosedur kearsipan yang baik dilakukan secara sentralisasi ataupun secara desentralisasi bermaksud menyediakan pelayanan informasi yang terkandung dalam rekod setepat-tepatnya dan secepat cepatnya bila diperlukan. Penataan berkas sebagai salah satu bagian dari kegiatan kantor sudah tenti mempunyai sasaran tujuan yang hendak dicapai. Kegiatan mengurus warkat merupakan mata rantai yang penting dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran pada umumnya dan ketatausahaan pada khususnya. Administrasi dalam arti sempit ialah tata usaha. 20 Pekerjaan tata usaha itu merupakan pekerjaan kantor yang senantiasa dikerjakan dengan teliti dan terus menerus. Maksud suatu warkat disimpan adalah agar bila perlu memperoleh informasi yang terkandung di dalam warkat itu dapat 20 E. Martono, Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, (Jakarta: Karya Utama, 1985), Cet. Ke-4, h. 21

29 25 diperoleh kembali bila diperlukan. Oleh karena itu inti dari filing adalah penemuan kembali warkat dengan cepat dan tepat. 21 Sistem filing yang dipergunakan hendaknya menjamin kemudahan pencarian kembali warkat yang tersimpan, apapun sistem yang dipergunakan. Masalah lain yang sering timbul dalam penyelenggaraan tata kearsipan/tata berkas antara lain berupa: a) Kesulitan memperoleh kembali warkat karena hilang b) Kesulitan menemukan arkat baru didapat setelah membongkari tumpukan berkas c) Setiap kali warkat senantiasa bertambah volumenya d) Kesulitan memperoleh tempat penyimpanan yang layak dan memenuhi syarat e) Kekurangan pegawai yang cukup terlatih di bidang tata berkas. 22 Untuk mengatasi dan memecahkan masalah di bidang tata berkas, sebenarnya disinilah letak pengertian filing sesungguhnya. c. Fase Pemeliharaan Agar arsip dapat terkelola dan tertata dengan rapi serta apik, maka sangat diperlukan tenaga pengelola yang profesional dengan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai dan lengkap, untuk melahirkan sumber daya aparatur yang terampil di bidang kearsipan. Kemudian pembenahan adiministrasi kearsipan, hendaknya senantiasa sejalan dengan tujuan pelaksanaan tata kearsipan, baik sebagai sumber infomasi, pusat ingatan, alat pengendali dan sarana pengungkapan sejarah, sarana penelitian maupun sebagai sarana evaluasi dalam penyelenggaraan pemerintahan. Selanjutnya, untuk mendorong terciptanya sikap aparat kearsipan sesuai tuntutan zaman dan kebutuhan, antara lain perlu diperhatikan pengembangan karir yang bersangkutan. 21 Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing, h Martono, Kearsipan, Rekod manajemen dan Filing, h. 75

30 26 d. Fase Penyusutan Tidak selamanya arsip-arsip harus disimpan di dalam tempat penyimpanan. Kalau semua arsip harus disimpan terus, dapat dibayangkan bahwa kantor-kantor akan dipenuhi oleh arsip. Penyusutan adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah N0. 34 tahun 1979 disebutkan, penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 1) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolahan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan pemerintah masing-masing. 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. 23 Untuk keperluan itu hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut di bawah ini: 1) Angka pemakaian 2) Jadwal retensi arsip 3) Nilai kegunaan arsip 4) Pemindahan arsip 5) Pemusnahan arsip 24 Dari kelima hal tersebut di atas, tiga di muka merupakan rambu-rambu penyusutan arsip. Jadi dalam menentukan penyusutan arsip dapat berkonsultasi dengan angka pemakaian, jadwal retensi arsip dan nilai kegunaan arsip. Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by 23 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, h Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, h. 52

31 27 product) dari kegiatan organisasi atau instansi. Di sini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya) sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan. Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, sebagaimana tujuan diselenggarakannya manajemen arsip dinamis (records management), arsip harus disusutkan. Manfaat penyusutan yang konsisten dan prosedural dapat menghemat ruang penyimpanan, peralatan kearsipan, tenaga, waktu dan akhirnya akan tercapai penghematan biaya operasional. Arsip yang frekuensi penggunaannya sudah sangat rendah yang digunakan kurang dari enam kali dalam satu tahun (standar International Council on Archives), harus disimpan di tempat yang nilai ekonominya lebih rendah, yaitu Unit Kearsipan (Records Centre) sebagai arsip inaktif. Persoalannya adalah bahwa di Indonesia belum ditemukan tradisi menghitung frekuensi penggunaan berkas. Sering diperdebatkan pengertian frekuensi penggunaan sangat menurun ini, antara pihak Unit Pengolah dengan pihak petugas arsip/arsiparis. Dalam situasi seperti tersebut ada kecenderungan anggapan di Unit Pengolah, bahwa arsip yang masih sesekali digunakan dianggap masih aktif dan hanya arsip yang sudah tidak digunakan saja yang disebut in aktif. Akibat langsung dan kecenderungan ini ialah bahwa Unit Kearsipan diidentikkan dengan tempat penyimpanan sampah, atau bahkan petugas arsip pada Unit Kearsipan cenderung dianggap tidak ada sama saja. Untuk mengatasi hal tersebut, maka Jadwal Retensi Arsip (JRA) sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, merupakan kompetensi pimpinan instansi. Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok

32 28 arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. 25 Penyusunan JRA, dengan sendirinya tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik atas dasar jenisnya, fisiknya maupun informasinya. Dari penilaianpenilaian yang dapat dilakukan itu, penilaian yang paling esensial ialah penilaian atas dasar informasi yang terkandung di dalam arsip. Dengan adanya informasi yang terkandung dalam arsip itu, maka dapat ditentukan nilai kegunaannya. Penilaian mengandung pengertian tindakan analisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan (retensi), serta menentukan simpan permanen dan musnah. Penilaian arsip adalah dasar dari penyusutan arsip. Tidak ada standar yang pasti untuk menilai arsip, dan tata cara penentuan nilai tidak dapat dilakukan secara mekanis. Syarat-syarat yang perlu diperhatikan dalam rangka menilai arsip adalah: 1) Penilaian dilakukan dengan memperhatikan hubungan antara seri berkas dengan yang lainnya. 2) Penilaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan bersangkutan. 3) Penilaian harus memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan dan memperhatikan kedudukan masingmasing unit organisasi dan struktur pemerintahan, sifat kegiatannya. 4) Penilaian harus memperhatikan faktor biaya untuk pemeliharaannya. 26 Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan pedoman kerja petugas arsip/arsiparis dalam penyusutan arsip yang secara minimal harus mencakup jenis arsip, jangka simpan, dan keterangan nasib akhirnya. Ini berbeda dengan tradisi barat yang melihat JRA (Records Retention Schedule) sebagai inisiatif petugas arsip (records clerk, records management, archivist) dan merupakan rangkaian kegiatan 25 Sularso, et.al, Dasar-dasar Kearsipan, h Boedi Martono, Sistem Kearsipan Praktis; Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990), Cet. Ke-1, h. 47