Start And Improve Your Business

Transkripsi

1 Start And Improve Your Business Mulai Dan Tingkatkan Bisnis Anda PANDUAN UNTUK PELATIH SIYB Indonesia Versi April 2009

2 Hak Cipta Kantor Kantor Perburuhan Internasional 2003 Diterbitkan untuk pertama kalinya di tahun 2003 (Revisi September 2005) Revisi kedua tahun 2008 Publikasi Kantor Perburuhan Internasional dilindungi oleh Protokol 2 dari Konvensi Hak Cipta Dunia (Universal Copyright Converntion). Walaupun begitu, kutipan singkat yang diambil dari publikasi tersebut dapat diperbanyak tanpa otorisasi dengan syarat agar menyebutkan sumbernya. Untuk mendapatkan hak perbanyakan dan penerjemahan, surat lamaran harus dialamatkan kepada Publication Bureau (Rights and Permissions), International Labour Office, CH-1211 Geneva 22, Switzerland. Kantor Perburuhan Internasional akan menyambut baik lamaran tersebut. ISBN Jakarta, Kantor Perburuhan Internasional, 2003 Sesuai dengan tata cara Perserikatan Bangsa-Bangsa, pencantuman informasi dalam publikasipublikasi ILO beserta sajian bahan tulisan yang terdapat di dalamnya sama sekali tidak mencerminkan opini apapun dari Kantor Perburuhan Internasional (International Labour Office) mengenai informasi yang berkenaan dengan status hukum suatu negara, daerah atau wilayah atau kekuasaan negara tersebut, atau status hukum pihak-pihak yang berwenang dari negara tersebut, atau yang berkenaan dengan penentuan batas-batas negara tersebut. Dalam publikasi-publikasi ILO tersebut, setiap opini yang berupa artikel, kajian dan bentuk kontribusi tertulis lainnya, yang telah diakui dan ditandatangani oleh masing-masing penulisnya, sepenuhnya menjadi tanggung jawab masing-masing penulis tersebut. Pemuatan atau publikasi opini tersebut tidak kemudian dapat ditafsirkan bahwa Kantor Perburuhan Internasional menyetujui atau menyarankan opini tersebut. Penyebutan nama perusahaan, produk dan proses yang bersifat komersil juga tidak berarti bahwa Kantor Perburuhan Internasional mengiklankan atau mendukung perusahaan, produk atau proses tersebut. Sebaliknya, tidak disebutnya suatu perusahaan, produk atau proses tertentu yang bersifat komersil juga tidak dapat dianggap sebagai tanda tidak adanya dukungan atau persetujuan dari Kantor Perburuhan Internasional. Publikasi-publikasi ILO dapat diperoleh melalui penyalur-penyalur buku utama atau melalui kantor-kantor perwakilan ILO di berbagai negara atau langsung melalui Kantor Pusat ILO dengan alamat ILO Publication, International Labour Office, CH-1211 Geneva 22, Switzerland atau melalui Kantor ILO di Jakarta dengan alamat Gedung PBB, Lantai 5, Jl. M. H. Thamrin 14, Jakarta Katalog atau daftar publikasi terbaru dapat diminta secara cuma--cuma pada alamat tersebut, atau melalui pubvente@ilo.org ; jakarta@ilo.org. Kunjungi website kami: Dicetak di Jakarta, Indonesia 2008 Halaman i

3 DAFTAR ISI LATAR BELAKANG PROGRAM START & IMPROVE YOUR BUSINESS...1 Sejarah Program Start & Improve Your Business...1 Untuk Siapa Panduan Pelatih Ini?...1 Mengapa SIYB di Indonesia?...1 Mempromosikan Pendidikan Kewirausahaan...2 SIKLUS PELATIHAN SIYB...3 TAHAP 1. MEMASARKAN PROGRAM SYB...4 Apakah yang dimaksud dengan Pemasaran?...4 Mengapa Pemasaran penting?...4 Menyesuaikan Produk Pelatihan SIYB (Product)...4 Memutuskan bentuk distribusi dan tempat untuk pelatihan SIYB (Place)...7 Mempromosikan Program SIYB ke pelanggan Anda (Promotion)...7 Memasang harga yang tepat untuk pelatihan SIYB (Price)...8 Bagaimana mempromosikan pelatihan SIYB kepada sponsor?...10 TAHAP 2. SELEKSI PESERTA PELATIHAN SIYB...12 Apa yang dimaksud dengan seleksi?...12 Mengapa seleksi menjadi penting?...12 Kriteria seleksi SIYB...12 Merekrut kandidat yang tertarik dan meminta mereka mengisi formulir pendaftaran...13 TAHAP 3. ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN SIYB...15 Apa yang disebut Analisis Kebutuhan Pelatihan?...15 Mengapa Analisis Kebutuhan Pelatihan penting?...15 Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB...15 Perangkat Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB...16 TAHAP 4. PERSIAPAN DAN RANCANGAN Menyiapkan dan mengorganisir program pelatihan SIYB Merancang Program Pelatihan SIYB...21 TAHAP 5. IMPLEMENTASI PELATIHAN SIYB Sesi pembukaan Menyamakan harapan Penjelasan tujuan dan jadwal Menyampaikan Sesi-Sesi SIYB Evaluasi Harian dan Evaluasi Akhir Seminar...39 Halaman ii

4 TAHAP 6. TINDAK LANJUT SIYB...41 Apa yang dimaksud dengan tindak lanjut?...41 Mengapa tindak-lanjut penting?...41 Tindak lanjut dalam program SIYB...41 Masalah-masalah yang biasanya dialami oleh pemilik usaha kecil...55 Langkah-langkah pemecahan masalah...56 TAHAP 7. MEMONITOR & MENGEVALUASI KEGIATAN SIYB...57 Apa yang dimaksud dengan Memonitor dan Mengevaluasi?...57 Mengapa memonitor dan mengevaluasi penting?...57 Tinjauan sistem Monitor dan Evaluasi SIYB...58 Perangkat Monitor dan Evaluasi SIYB untuk pelatih SIYB...59 LAMPIRAN Form Monitoring & Evaluasi Rencana Sesi SYB Halaman iii

5 Latar Belakang Program Start & Improve Your Business Sejarah Program Start & Improve Your Business Program Start & Improve Your Business (SIYB) adalah program pelatihan kewirausahaan yang disusun oleh International Labour Organization (ILO), bertujuan secara luas membantu peserta pelatihan untuk memulai dan membangun usaha kecil yang menguntungkan. Program ini bermula dari Start Your Business (SYB) atau Memulai Bisnis Anda, pertama kali dikembangkan oleh sebuah proyek kerja sama teknis ILO di Fiji di awal tahun 1990an. Sejak saat itu, proyek-proyek kerja sama teknis ILO yang lain di seluruh dunia mengadopsi program pelatihan SYB untuk melengkapi program Pelatihan Improve Your Business (IYB) atau Tingkatkan Usaha Anda, yang dikembangkan dari paket pelatihan bernama Look After Your Firm (Jaga Perusahaan Anda) oleh Federasi Pengusaha Swedia pada tahun 1970an. Paket IYB bertujuan membantu pengusaha mengembangkan manajemen bisnis dasar mereka. Saat ini lebih dari 80 negara di Afrika, Eropa dan Amerika Selatan telah menggunakan program SYB bersama dengan paket IYB yang kemudian dipasarkan dengan nama Start and Improve Your Business. Di Indonesia, program SIYB diperkenalkan di tahun 2002 untuk melengkapi program Know About Business, suatu program pendidikan kewirausahaan yang diperkenalkan ILO untuk sekolahsekolah dan di lembaga-lembaga pendidikan tingkat lanjut. Saat ini, program SIYB juga telah digunakan oleh LSM-LSM dan lembaga-lembaga swasta lainnya sebagai alat pelatihan untuk membantu calon pengusaha mempersiapkan rencana usaha dan mempersiapkan diri mereka untuk memulai bisnisnya. Untuk Siapa Panduan Pelatih Ini? Buku Panduan Pelatih SIYB bertujuan untuk digunakan oleh para pelatih yang telah sukses berpartisipasi dalam lokakarya Training of Trainers ILO - SIYB. Buku panduan ini dirancang untuk membantu para pelatih SIYB dalam menyiapkan, menyampaikan dan memonitor kegiatan-kegiatan SIYB dalam suatu siklus pelatihan yang akan dibahas setiap langkah secara terperinci. Didalam buku ini juga akan terdapat informasi praktis mengenai bagaimana cara mengimplementasikan program SIYB untuk pengusaha dan calon pengusaha. Mengapa SIYB di Indonesia? Kaum muda di Indonesia seperti halnya kaum muda di seluruh dunia, menghadapi tantangantantangan sosial dan ekonomi. Tantangan utama antara lain mencakup pengangguran dan pengangguran terselubung. Sejak tahun 1980-an, angka pengangguran kaum muda telah mengalami peningkatan mencapai +25% di daerah perkotaan dan +15% di daerah pedesaan. Selama sepuluh tahun terakhir, angka pengangguran ini terus meningkat dan peningkatan terbesar berasal dari kaum perempuan dan lulusan perguruan tinggi (universitas). Jumlah pengangguran tersembunyi atau pekerja yang kurang terampil angkanya juga tinggi, terutama di kalangan kaum muda yang terbatas pendidikannya. Umumnya, kaum muda yang memiliki latar belakang pendidikan terbatas ini bekerja di bisnis keluarga yang terdiri dari + 60% dari pengangguran terselubung di Indonesia. Pengangguran terselubung di kalangan kaum muda dan penduduk Indonesia pada umumnya akan membatasi kemampuan industri negara ini untuk memperoleh manfaat dari inovasi dan keterampilan yang melekat pada angkatan kerja yang hilang. Halaman 1

6 Penciptaan lapangan kerja melalui upaya penciptaan wirausaha atau entrepreneneurs merupakan strategi kunci dalam menyelesaikan masalah pengangguran dan pengangguran terselubung yang tengah dihadapi oleh negara Indonesia. Penciptaan lapangan kerja akan memberikan kontribusi yang besar terhadap perkembangan sosial ekonomi, pemberantasan kemiskinan dan pemecahan masalah-masalah sosial, eksklusivitas, keputusasaan dan frustasi. Mempromosikan Pendidikan Kewirausahaan Seperti negara lainnya, Indonesia menyadari pentingnya pendidikan kewirausahaan untuk membangun sikap dan keterampilan berwirausaha bagi kalangan anak muda. Program SIYB telah diperkenalkan di sekolah-sekolah di Indonesia mengenai keterampilan dasar memulai bisnis. Tujuan utama program SIYB di sekolah-sekolah adalah untuk: Mengembangkan keterampilan dan sikap kewirausahaan melalui simulasi bisnis atau dengan menjalankan bisnis mereka sendiri. Mengunjungi bisnis-bisnis yang sukses untuk memungkinkan mereka belajar menghargai dinamika, tantangan berbisnis dan nilai-nilai wirausaha sebagai sebuah pilihan karir bagi mereka. Menyediakan informasi mengenai wirausaha sebagai sebuah pilihan karir bagi kaum muda setelah lulus sekolah. Berinteraksi dengan model/contoh pengusaha muda yang sukses. Selain itu, juga mendorong sekolah-sekolah mengembangkan jaringan dengan lembaga-lembaga keuangan untuk memungkinkan para lulusan yang telah mengikuti pelatihan dapat mengakses sumber keuangan, berjejaring dengan LSM-LSM lain dan mendorong kompetisi. Program SIYB telah diadaptasi di Indonesia tidak hanya digunakan di Sekolah Menengah Atas dan Sekolah Menengah Kejuruan, tetapi juga di LSM-LSM, organisasi-organisasi berbasis masyarakat dan lembaga-lembaga lain yang memiliki misi pendidikan serta misi untuk membantu pengembangan usaha di Indonesia. Program ini menjadi sumber yang sangat bernilai bagi fasilitator/guru yang ingin memperkenalkan pendidikan kewirausahaan. Peserta dapat menerapkan konsep-konsep yang telah dipelajari untuk mengembangkan ide bisnisnya. Segera setelah latihan tersebut selesai, pembelajaran yang telah mereka terima digunakan untuk mengisi buku Rencana Usaha dalam mempersiapkan, memulai atau meningkatkan usaha mereka. Halaman 2

7 Siklus Pelatihan SIYB Kesuksesan kegiatan pelatihan SIYB akan tergantung dari seberapa baiknya Anda mengorganisir dan menyiapkan pelatihan tersebut, seberapa baiknya menyeleksi peserta, menyampaikan pelatihan dan memberikan layanan tindak lanjut kepada para peserta pelatihan. Persiapan yang baik akan membuat pelatihan Anda lebih mudah dan lebih menyenangkan serta akan mendapatkan hasil yang bagus dan pesertapun senang mengikuti pelatihan. Pelatihan disiapkan, diorganisir dan diselenggarakan dalam suatu siklus pelatihan. Siklus pelatihan mendeskripsikan proses atau tahapan yang harus diikuti pelatih ketika merancang dan mengimplementasikan intervensi pelatihan SIYB kepada calon pengusaha. Disebut sebagai siklus karena idealnya pada hasil akhir dari suatu intervensi pelatihan akan dikembalikan ke tahap perencanaan untuk pelatihan yang berikutnya. Umpan balik ini memungkinkan proses perbaikan secara terus menerus, sehingga kualitas program SIYB akan semakin meningkat dari waktu ke waktu. Buku Panduan pelatih ini akan menjabarkan setiap elemen siklus pelatihan dalam hal; mengapa setiap tahap siklus itu penting dan bagaimana menanganinya? Langkah-langkah dalam siklus pelatihan SIYB diilustrasikan dibawah ini. Siklus Pelatihan SIYB 7 Monitoring & Evaluasi 1 Pemasaran 2 Seleksi 6 Tindak Lanjut Pelanggan 3 Analisa Kebutuhan Pelatihan 5 Implementasi 4 Persiapan & Rancangan Pada bab-bab selanjutnya, Anda akan mempelajari setiap tahap Siklus Pelatihan SIYB. Halaman 3

8 Tahap 1. Memasarkan Program SYB Langkah pertama dalam Siklus Pelatihan adalah memasarkan Program SIYB kepada pelanggan Anda. Apakah yang dimaksud dengan Pemasaran? Pemasaran adalah segala sesuatu yang dilakukan untuk berhubungan dengan para pelanggan Anda di pasar dan mensuplai mereka dengan barang atau jasa yang mereka butuhkan dan mereka inginkan. Program SIYB mempromosikan pendekatan yang terpusat pada klien dalam pemberian layanan pelatihan. Sebagai seorang pelatih SIYB, Anda harus selalu memusatkan perhatian pada kebutuhan kelompok sasaran Anda. Mengapa Pemasaran penting? Pemasaran penting untuk berbagai macam alasan, apabila dilakukan secara sistematis maka kegiatan pemasaran akan membantu Anda untuk: Mengidentifikasi peluang pasar yang sesuai dengan kebutuhan, misi, mandat dan tujuan organisasi Anda Memilih segmen pasar (pelanggan) yang akan menerima manfaat terbesar dari produk dan jasa Anda sehingga Anda akan memiliki permintaan yang tinggi Menggunakan sumber daya secara tepat dan optimal dalam upaya pemasaran, agar dapat menjaring pelanggan Anda Dokumentasikan dan buktikan kesuksesan Pemasaran Anda dan gunakan informasi tersebut untuk membuat Rencana Pemasaran yang lebih efektif dimasa yang akan datang Agar dapat menata upaya pemasaran Anda, kelompokkan upaya-upaya tersebut kedalam 4P dari pemasaran (Bauran Pemasaran atau Marketing mix), yaitu product (produk), place (tempat), promotion (promosi) dan price (harga). Masing-masing kategori P tersebut perlu dianalisa secara terpisah: 1. Product: Sesuaikan produk SIYB dengan kebutuhan dan keinginan kelompok sasaran Anda. 2. Place: Putuskan mode/bentuk distribusi dan tempat pelatihan. 3. Promotion: Putuskan cara memberitahu pelanggan mengenai produk pelatihan SIYB dan tariklah mereka untuk membelinya. 4. Price: Pasang harga yang tepat untuk pelatihan SIYB. Menyesuaikan Produk Pelatihan SIYB (Product) Pelatihan SIYB merupakan sebuah produk seperti halnya produk-produk lain yang dijual secara komersil. Calon pelanggan akan membeli produk tersebut apabila sesuai dengan kebutuhan dan keinginan mereka. Sebagai seorang pelatih SIYB, terdapat sejumlah kegiatan yang harus Anda lakukan untuk memahami kebutuhan dan keinginan suatu kelompok sasaran. Satu unsur penting untuk memahami kebutuhan kelompok sasaran tersebut adalah dengan mengidentifikasi kelompok sasaran yang akan Anda tuju. Halaman 4

9 Kelompok Sasaran SIYB Pelatihan SIYB harus relevan bagi mereka yang ingin memulai dan meningkatkan bisnis mereka. Meskipun demikian, agar pelatihan bisa efektif, sebaiknya anda bekerja dengan para peserta yang memiliki sifat-sifat yang homogen. Menentukan kelompok sasaran dan karakteristikkarakteristik mereka dengan jelas merupakan hal yang penting, mereka adalah konsumen Anda. Beberapa kategori yang dapat dipertimbangkan dalam memilih sebuah kelompok sasaran adalah berdasarkan jender, jenis bisnis, jenis organisasi, kelompok usia, ukuran/besarnya bisnis, dan lamanya mereka dalam berbisnis serta lokasi kelompok sasaran. Berikut ini beberapa kategori yang dimaksud: Jender anda perlu berpikir dan hati-hati mengenai keseimbangan jender dalam lokakarya Anda dan berusahalah memperoleh jumlah laki-laki dan perempuan yang sama untuk berpartisipasi Jenis Bisnis Peserta bisa dikelompokan berdasarkan pedagang eceran, pedagang borongan, manufaktur, penyedia jasa akan lebih baik berada di kelompok-kelompok yang terpisah. Jenis organisasi Anggota serikat peminjaman, koperasi, asosiasi pemilik tanah, kelompok - kelompok perempuan dan asosiasi kemajuan. Sebuah program SYB akan memungkinkan mereka memperluas kegiatan mereka untuk memberikan manfaat bagi anggota-anggotanya. Besar bisnis Sendiri, 2-5 pekerja, 6-10 pekerja. Lamanya waktu berbisnis 1-2 tahun, 3-5 tahun, 6 tahun atau lebih. Kelompok usia dibawah 26, 26-35, 36-45, lebih dari 46. Dikaitkan dengan pelatihan teknis terdapat kemungkinan untuk mengkoordinir lokakarya MBA dengan beberapa lokakarya teknis yang terdapat di bidang tersebut seperti mekanik atau pengolahan makanan. Berdasarkan pengelompokan kategori diatas, buat analisa kebutuhan pelatihan pelanggan dan adaptasikan pelatihan Anda agar sesuai dengan kebutuhan tersebut. Tiga cara untuk mengadaptasi program SIYB adalah: 1. Mengadaptasi materi-materi pelatihan 2. Melengkapi sesi-sesi pelatihan 3. Menggunakan jadwal intervensi pelatihan secara luwes/fleksibel 1. Adaptasi materi pelatihan Materi-materi SYB dan IYB didasarkan pada suatu kajian kebutuhan yang menyeluruh terhadap kelompok sasaran. Meskipun demikian, kebutuhan pelatihan tersebut tidak bersifat statis, mungkin materi-materi tersebut perlu diadaptasi untuk memenuhi kebutuhankebutuhan khusus dari kelompok sasaran. Adaptasi-adaptasi tersebut disambut baik dan harus dibagi dengan pelatih-pelatih yang lain dan ILO agar program tersebut tetap inovatif. Adaptasi materi-materi pelatihan biasanya merupakan sebuah kegiatan yang mahal dan membutuhkan pertimbangan, Anda harus hati-hati sebelum melakukan dan pastikan bahwa kualitas program dapat dipertahankan. Sebagai seorang pelatih, Anda akan membutuhkan kerja sama dan input finansial dari organisasi Anda untuk adaptasi tersebut. Halaman 5

10 Sejumlah adaptasi materi-materi SYB telah dilakukan oleh kantor-kantor ILO yang berbeda di seluruh dunia. Sebelum memulai sebuah adaptasi, silahkan berkonsultasi dengan kantor ILO di wilayah Anda untuk mendapatkan ijin hak cipta serta untuk mencari tahu apakah adaptasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda sudah ada atau belum. 2. Melengkapi sesi-sesi pelatihan Materi-materi SIYB tidak selalu harus dibuat kembali. Sebagai contoh, Buku Petunjuk SYB dapat dengan mudah dilengkapi dengan materi-materi tambahan, mengenai topik-topik khusus untuk kelompok calon pengusaha (sasaran) tertentu. Nara sumber tambahan dapat diundang untuk melengkapi pelatihan. Seorang nara sumber misalnya dapat berbicara mengenai topik-topik bisnis yang terkait seperti isu-isu perpajakan, asuransi, pendaftaran usaha atau topik-topik untuk kelompok sasaran tertentu seperti pemasaran untuk bisnis kerajinan. Meskipun demikian, ketika Anda mengadaptasi atau melengkapi sebuah sesi, Anda harus selalu mengingat tujuan dan hasil pembelajaran sesi. Jangan membuat sesi-sesi terlalu padat dan jangan mengkompromikan manajemen waktu. 3. Menggunakan jadwal program pelatihan secara luwes/fleksibel Program pelatihan SIYB dapat diberikan dengan sangat fleksibel. Sebagai contoh, biasanya standar Program SYB adalah 5 hari pelatihan. Tetapi, karena struktur pelatihan SYB adalah berdasarkan modul, Anda dapat secara mudah membagi modul dan melakukan pelatihan pada periode waktu tertentu, misalnya akhir minggu saja, waktu sore hari selama satu minggu, atau periode waktu yang lainnya disesuaikan dengan kebutuhan peserta pelatihan. Anda dapat menemukan daftar modul pelatihan dan sesi-sesi yang dikelompokkan dalam setiap modul dalam lampiran buku panduan ini. Daftar modul tersebut sesuai dengan urutan kronologisnya, dengan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk memfasilitasi topik yang diberikan. Anda juga akan menemukan standard jadwal GYB, SYB dan IYB seminar dalam Lampiran tersebut. Gunakanlah jadwal dan daftar modoul sebagai sumber referensi ketika menentukan jadwal pelatihan. Ketika Anda menggunakan daftar tersebut untuk membuat jadwal pelatihan, jangan merubah urutan kronologis Modul tersebut! Urutan modul mengikuti struktur manual pelatihan. Jika Anda memecah urutan modul Anda akan membuat bingung pelanggan Anda selama pelatihan dan membatasi dampak pelatihan. Cara lain yang efektif untuk menyesuiakan pelatihan SIYB adalah dengan menyesuaikan satu atau beberapa sesi pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan segmen pasar Anda. Anda dapat melihat standar rencana sesi pelatihan GYB, SYB, dan IYB dalam Lampiran Petunjuk Pelatih. Rencana sesi pelatihan standar adalah arahan Anda ketika merencanakan sesi pelatihan khusus, tetapi rencana sesi tersebut dapat secara mudah dilengkapi. Anda diharapkan untuk mengadaptasi standar rencana sesi agar sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan pelanggan Anda. Halaman 6

11 Beberapa saran untuk mengadaptasi rencana sesi standar adalah: Memperkenalkan permainan tambahan Melengkapi informasi dalam manual pelatihan dengan informasi mengenai kondisi nyata yang sesuai dengan peserta pelatihan (misalnya peratutan daerah, pasar dan lainnya). Merencanakan kunjungan singkat ke tempat bisnis Ketika Anda mengadaptasi atau menambahkan rencana sesi, ingatlah selalu tujuan sesi, dan keseluruhan waktu dari program pelatihan. Jangan memperberat sesi hanya karena ingin menambahkan berbagai macam informasi. Hal ini akan terganggu Anda atau keluar dari poin utama pembelajaran dari sesi tersebut. Standar program pelatihan terdapat dalam panduan pelatih untuk memandu persiapan Anda. Jadwal dan rencana sesi akan harus disesuaikan agar cocok dengan kebutuhan-kebutuhan kelompok sasaran. Anda bebas untuk menggunakan waktu lebih banyak membahas topik-topik yang paling lemah penguasaannya oleh kelompok sasaran. Misalnya, kelompok sasaran Anda bisa menguasai pemasaran dengan sangat baik tetapi tidak terlalu baik dalam bekerja dengan angka dan keuangan, Anda dapat memilih untuk menghabiskan waktu lebih banyak untuk biaya dan rencana keuangan. Memutuskan bentuk distribusi dan tempat untuk pelatihan SIYB (Place). Setelah menentukan produk pelatihan, Anda harus memutuskan bagaimana pelatihan tersebut akan diakses ( P kedua place and distribution/ tempat dan distribusi). Tempat dalam pelatihan SIYB mengenai apa yang akan Anda lakukan untuk menyediakan paket pelatihan terkait dengan jumlah peserta dan di tempat yang dipilih oleh pelanggan Anda. Bentuk dan tempat pelatihan harus dipilih berdasarkan kebutuhan kelompok sasaran. Misalnya, beberapa klien Anda mungkin tidak dapat datang ke kantor Anda untuk memperoleh bantuan teknis dan pelatihan. Anda juga mungkin ingin menargetkan pengusaha dari lokasi-lokasi lain selain dari lokasi Anda. Pilihan tempat untuk pelatihan ditentukan oleh sejumlah faktor seperti fungsi tempat pelatihan serta kenyamanan tempat tersebut bagi para pengusaha. Beberapa kiat at untuk memilih tempat pelatihan yang cocok akan didiskusikan di bagian memilih tempat pada sesi Persiapan dan Rancangan. Mempromosikan Program SIYB ke pelanggan Anda (Promotion) P ketiga, Promosi terkait dengan seluruh kegiatan yang Anda lakukan untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang pelatihan SIYB dan membuat mereka tertarik ke pelatihan SIYB. Terdapat sejumlah metode yang disarankan untuk mempromosikan program SIYB di Indonesia. Gunakanlah salah satu atau beberapa metode berikut ini untuk mempromosikan lokakarya. Dikaitkan dengan pelatihan teknis ada kemungkinan untuk mengkoordinir lokakarya SIYB dengan beberapa lokakarya teknis yang terdapat di suatu bidang seperti mekanik atau pengolahan makanan. Kunjungan pribadi ke bisnis-bisnis calon peserta Sejauh ini, metode ini merupakan yang terbaik. Anda akan dapat menilai kecocokan lokakarya Anda dengan pengusaha tersebut setelah memahami kebutuhan-kebutuhan pelatihan mereka dengan lebih baik. Iklan di surat kabar Metode ini lebih murah dibandingkan kunjungan pribadi. Meskipun demikian, beberapa calon pengusaha mungkin berpotensi tidak melihat iklan tersebut. Halaman 7

12 Iklan di radio atau televisi Metode ini cukup efektif tetapi mahal. Program-program dapat dirancang untuk menjangkau sebanyak mungkin pengusaha. Hal ini dapat berupa acara talk show, dimana para pengusaha diwawancarai dan mendiskusikan manfaat-manfaat program tersebut. Iklan komersil dapat menginformasikan orang-orang mengenai keberadaan program Anda dan manfaat-manfaatnya. Dari mulut ke mulut Doronglah mereka yang telah memperoleh manfaat pelatihan untuk menyebarkan informasi tersebut dalam komunitas mereka. Metode ini dapat menjadi lebih efektif apabila Anda dapat menyediakan seperangkat selebaran. Membagikan selebaran Membagikan selebaran dapat menimbulkan ketertarikan diantara orang-orang dimana fasilitas-fasilitas lain mungkin tidak tersedia. Kompetisi antar pengusaha Kompetisi untuk para pengusaha dapat diorganisir melalui surat kabar, radio atau televisi. Hal ini dapat digunakan untuk menyeleksi dan memberikan hadiah kepada pengusaha terbaik bulan atau tahun ini berdasarkan kategori-kategori seperti pembukuan terbaik, display toko terbaik, pengaturan bengkel terbaik, layanan terbaik kepada pelanggan, dll. Acara pertemuan untuk promosi Undanglah calon-calon peserta ke dalam acara pertemuan untuk menginformasikan pelatihan SIYB. Tidak ada metode yang terbaik. Organisasi Anda perlu memilih sebuah metode yang dapat menjangkau kelompok sasaran yang dituju dengan efektif. Agar dapat menyusun strategi komunikasi yang efektif, organisasi Anda harus memutuskan siapa yang akan mengkomunikasikannya, siapa yang diajak berkomunikasi, isi pesan apa yang akan disampaikan dan jalur komunikasi apa yang akan digunakan. Manfaatkan informasi yang terkumpul mengenai kelompok sasaran tersebut untuk menentukan jalur komunikasi yang akan digunakan dan isi pesan yang akan disampaikan, sehingga menarik bagi kelompok sasaran yang dituju. Kegiatan promosi Anda harus fokus menyoroti manfaat-manfaat yang akan diperoleh dari keikutsertaan mereka dalam pelatihan Anda. Pastikan bahwa intervensi pelatihan Anda benar-benar memberikan nilai seperti yang dijanjikan untuk memperoleh pelanggan yang setia terhadap program SIYB dan mereka (peserta pelatihan) akan menyebarkan ceritanya ke orang lain. Program SIYB menyediakan contoh brosur dan materi-materi promosi lain yang dapat digunakan untuk mempromosikan program Anda. Memasang harga yang tepat untuk pelatihan SIYB (Price) P keempat dan yang terakhir adalah mengenai biaya yang terkait dengan kegiatan yang Anda laksanakan untuk menentukan harga pelatihan SIYB. Agar dapat menentukan harga pelatihan SIYB, hitunglah seluruh biaya untuk menyediakan layanan tersebut, cari tahu berapa banyak klien atau sponsor Anda yang bersedia untuk membayar dan bandingkan dengan pemberi layanan lain yang menawarkan pelatihan serupa (kompetitor). Idealnya, peserta harus membayar sebagian besar biaya pelatihan atau memberikan kontribusi terhadap pelatihan, seandainya mereka tidak mampu membayar penuh. Apabila Anda menawarkan lokakarya tersebut secara cuma-cuma, orang-orang akan menghadirinya karena lokakarya tersebut gratis dan mungkin bukan karena mereka benar-benar tertarik dalam memulai sebuah usaha. Pengalaman telah menunjukkan bahwa terdapat keterkaitan antara tingkat iuran yang harus dibayar atau kontribusi peserta terhadap tingkat komitmen pribadi mereka dalam mengikuti pelatihan. Halaman 8

13 Ingatlah selalu seberapa besar biaya yang dapat dibayarkan oleh peserta dan pastikan bahwa mereka selalu memberikan kontribusi (membayar sesuatu). Ini akan memastikan bahwa peserta akan berkomitmen dan kemudian mereka juga akan menuntut nilai atas uang yang mereka bayarkan yang akan membuat Anda terikat untuk selalu menyampaikan pelatihan yang berkualitas tinggi. Beberapa hal yang harus dicakup dalam menghitung harga pelatihan adalah sebagai berikut: Remunerasi untuk pelatih Materi pelatihan SIYB Biaya-biaya yang terkait dengan fasilitas pelatihan (contoh: biaya penyewaan ruangan, OHP, listrik) Makanan (dan akomodasi) untuk peserta Alat tulis, contoh: pensil, pulpen, kertas plano, notes, fotokopi, dan lain sebagainya komunikasi, contoh: telepon, fax Biaya tak terencana atau cadangan untuk biaya tak terduga (contoh: untuk transportasi darurat) Biaya overhead yang merupakan bagian kecil dari biaya operasional dari organisasi anda. Dengan membebankan biaya overhead, anda bertujuan untuk mendapatkan kembali sebagian dari baiyabiaya itu melalui setiap kegiatan pelatihan. Biaya operasional yang mungkin ada antara lain: - Sewa kantor - energi - komunikasi - asuransi - mempromosikan pelatihan (!) Pastikan bahwa klien Anda dapat memenuhi setidaknya sebagian dari biaya pelatihan diatas. Sebagai pelatih, kita perlu senantiasa mencari cara untuk mengurangi biaya pelatihan SYB. Cari tahu berapa harga yang bersedia dibayarkan oleh klien anda (dan sponsor) Hargai yang bersedia dibayarkan oleh klien anda untuk pelatihan SIYB tergantung pada besarnya pendapatan dan tabungan mereka. Profil segmen pasar akan memberikan anda informasi awal mengenai pendapatan klien anda. Terkadang, anda akan menemui klien yang hanya mampu memenuhi sebagian kecil biaya pelatihan, karena mereka miskin atau kurang beruntung. Tetapi kebanyakan klien anda akan mampu untuk membayar minimal sebagian atau bahkan seluruh biaya pelatihan. Untuk kasus yang pertama, SIYB harus diposisikan menjadi dua fokus utama dalam kegiatan pemasaran anda. Fokus yang pertama adalah berhubungan dengan penerima manfaat pelatihan di lapangan, sementara fokus yang kedua bertujuan untuk mendapatkan subsidi pelatihan dari sponsor, contoh: organisasi yang mungkin bersedia untuk menutupi kekurangan antara iuran peserta dan total biaya pelatihan. Untuk kasus kedua, kegiatan pemasaran anda harus memiliki fokus utama untuk meyakinkan klien bahwa hasil yang akan mereka peroleh sepadan dengan biaya pelatihan yang mereka bayarkan. Seringkali, klien mampu tetapi tidak bersedia untuk membayar pelatihan karena mereka tidak bisa menghargai nilai sebenarnya dari pelatihan atau mereka sudah terbiasa untuk mendapatkan pelatihan secara gratis atau dengan biaya dengan subsidi tinggi. Untuk meyakinkan klien-klien ini agar bersedia membayar, anda harus memberikan pelatihan yang berkualitas (substansi) dan memasarkan produk pelatihan berkualitas tersebut dengan cara-cara yang profesional (spin). Program SIYB menawarkan kepada anda berbagai perangkat untuk menarik klien agar bersedia membayar pelatihan anda. Sekali lagi anda mungkin harus Halaman 9

14 mencari dana tambahan dari sponsor pelatihan untuk memenuhi kekurangannya, tetapi anda disarankan untuk meminimalkan elemen subsidi dalam perhitungan anda. Subsidi akan membuat anda bergantung pada sponsor pelatihan dan menjadi rentan secara keuangan terhadap perubahan kebijakan sponsor-sponsor tersebut. Lebih lanjut lagi, subsidi pelatihan cenderung membuat fokus pemasaran penyedia latihan SIYB bergeser dari konsumen ke sponsor pelatihan. Sponsor pelatihan ditujukan untuk mendukung transaksi pelatihan di pasar dan bukan menjadi perhatian utama penyedia pelatihan. Cari tahu harga yang dikenakan oleh pesaing anda untuk mengadakan pelatihan Untuk mencari tahu berapa yang dikenakan oleh pesaing anda untuk pelatihan yang serupa dengan program SIYB, anda harus mengumpulkan informasi dari pasar lokal. Untuk tujuan itu, anda bisa mempelajari daftar harga resmi pesaing anda atau mencari tahu secara informal melalui jaringan anda di kalangan dukungan pengembangan usaha. Sangat penting bagi anda untuk mengetahui struktur harga pesaing anda. Mengetahui harga tersebut dapat memberikan anda keuntungan strategis pada proses tender pelatihan. Bagaimana mempromosikan pelatihan SIYB kepada sponsor? Terkadang, anda harus mempromosikan intervensi pelatihan SIYB yang terencana tidak hanya kepada klien anda tetapi juga kepada sponsor potensial, agar supaya sponsor dapat menutupi kekurangan di antara iuran peserta dan total biaya pelatihan. Sponsor pelatihan, baik badan-badan donor, pemerintahan, dunia usaha atau perorangan memiliki kebutuhan dan keinginan yang berbeda dengan klien anda dan anda harus menjawab kebutuhan dan keinginan mereka tersebut agar dapat menarik perhatian mereka. Anda juga harus memilih jalur, kode, dan media komunikasi yang tepat untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Pertama-tama, anda hanya menghubungi sponsor yang kemungkinan besar memiliki ketertarikan (laten) untuk mensubsidi pelatihan. Motivasi sponsor untuk mensubsidi pelatihan beragam, dari alasan filantropis atau berorientasi pembangunan atau bahkan hanya karena kepentingan bisnis semata. Sebagai contoh, badan donor mungkin memberikan subsidi bagi pelatihan untuk mendukung pembangunan sosial ekonomi untuk meningkatkan keterkaitan ke-hulu atau ke-hilir dengan pemasok-pemasok kecil, atau untuk menawarkan kesempatan berwirausaha bagi karyawan yang akan di-phk. Pelajarilah motivasi berbagai sponsor dengan seksama dan dekati mereka hanya apabila anda merasa kepentingan mereka dapat memberikan manfaat bagi klien anda dan sebaliknya. Untuk mendapatkan jalur komunikasi yang tepat agar menarik perhatian dari sponsor pelatihan, anda harus ingat bahwa mereka biasanya memiliki akses ke komputer, telepon, fax dan surat. Sponsor pelatihan berinteraksi selama pertemuan, lokakarya, dan konferensi. Apabila anda ingin berkomunikasi dengan sponsor pelatihan, telepon mereka, kirimkan pesan tertulis dan/atau cobalah untuk datang ke salah satu kantor mereka. Fokus dari upaya anda harus selalu pada negosiasi dua arah. Untuk mengidentifikasi media komunikasi yang tepat, anda harus selalu ingat bahwa sponsor pelatihan ingin informasi latar belakang yang terperinci mengenai pelatihan SIYB. Mereka mengharapkan anda dapat mengkategorisasikan informasi tersebut berdasarkan konsep-konsep yang banyak diperdebatkan di masyarakat. Apabila anda mau berbicara dengan sponsor Halaman 10

15 potensial mengenai paket pelatihan SIYB dan meyakinkan mereka untuk memberikan subsidi pelatihan, anda harus mengetahui beberapa konsep dan menggunakan terminologi yang relevan. Beberapa pertanyaan utama yang mungkin akan ditanyakan oleh donor adalah: Keberlanjutan: Bagaiman rencana organisasi anda mempertahankan program pelatihan apabila dukungan sponsor sudah berakhir? Apakah penerima manfaat pelatihan akan berkontribusi terhadap biaya pelatihan? Efisiensi-biaya: Apakah pelatihan SIYB efektif dari segi biaya dibanding program-program pelatihan lain (contoh: biaya per-peserta, biaya untuk setiap pekerjaan yang tercipta)? Dampak pelatihan: Apakah pelatihan SIYB memiliki dampak yang signifikan? Apakah dampak tersebut terdokumentasikan? Pengentasan kemiskinan: Apakah program pelatihan anda berkontribusi pada pengentasan kemiskinan? Sensitifitas Gender: Apakah program pelatihan menyeimbangkan kebutuhan-kebutuhan khusus dari kedua jenis kelamin? Lingkungan: Apakah program pelatihan menekankan aspek konservasi lingkungan dan pembangunan ekonomi yang berkelanjutan? Proyek vs. Program: Apakah intervensi pelatihan yang anda usulkan merupakan kegiatan yang berdiri sendiri atau merupakan bagian dari program yang lebih komprehensif? Apakah intervensi ini satu paket dengan komponen-komponen lain seperti pelatihan keterampilan teknis dan akses keuangan? Untuk memilih media komunikasi yang tepat, ingat bahwa sponsor pelatihan seringkali menggunakan dan mengharapkan pihak lain untuk menggunakan media komunikasi dengan standar profesional tertentu, seperti: transparansi berwarna, presentasi multi-media dan lain-lain. Untuk menghasilkan dampak bagi audiens anda, anda harus mengadaptasikan standar-standar tersebut. Halaman 11

16 Tahap 2. Seleksi Peserta Pelatihan SIYB Langkah kedua dari siklus pelatihan SIYB berfokus pada pemilihan peserta untuk berbagai program pelatihan SIYB. Apa yang dimaksud dengan seleksi? Terminologi seleksi merujuk pada proses identifikasi seseorang atau suatu obyek yang dianggap sesuai untuk tujuan tertentu. Sebagai contoh, dalam siklus pelatihan program SIYB, terminologi seleksi merujuk kepada identifikasi calon pengusaha kecil dan pengusaha kecil yang bisa mendapatkan manfaat terbesar dari pelatihan SIYB dan dapat diaplikasikan, memiliki sumberdaya untuk membayar baik sebagian ataupun keseluruhan dari pelatihan. Mengapa seleksi menjadi penting? Seleksi pelatih SIYB penting karena berbagai alasan, Untuk memastikan bahwa Anda, sebagai pelatih SIYB, menemukan klien yang bisa mendapatkan manfaat terbesar dari pelatihan SIYB Klien yang terpilih mengetahui bahwa mereka mendapatkan hasil dari uang yang mereka bayarkan Oleh karenanya, seleksi yang tepat merupakan hal yang akan menguntungkan bagi kedua belah pihak. Kriteria seleksi SIYB Seperti yang digariskan pada Bab Satu, program SIYB dikembangkan secara khusus untuk orang-orang yang mau memulai atau mau mengembangkan usaha, dengan demikian pengusaha atau calon pengusaha skala kecil secara potensial cocok untuk pelatihan ini. Salah satu kriteria seleksi untuk klien yang utama: Pengusaha atau calon pengusaha yang ingin mengikuti program pelatihan SIYB harus bisa membaca dan menulis dalam bahasa yang akan digunakan dalam pelatihan dan bisa melakukan perhitungan dasar. Apabila dianggap tidak bisa memenuhi criteria tersebut, maka mereka tidak akan mendapatkan manfaat penuh dari program pelatihan yang berbasis materi ini. Selain dari persyaratan umum bahwa calon peserta harus melek huruf dan angka, untuk modulmodul di bawah ini terdapat kriteria seleksi tertentu sebagai berikut: 1. Pelatihan GYB terbuka untuk semua pengusaha kecil yang berusaha mencari ide bisnis yang layak. Apabila pelamar sudah memiliki ide bisnis yang konkrit dan layak, mereka tidak boleh dipilih untuk pelatihan GYB tetapi harus langsung dirujuk pada program pelatihan SYB. 2. Untuk dapat dipilih mengikuti pelatihan SYB, pelamar harus memiliki bukti bahwa mereka memiliki ide bisnis yang konkrit. Lebih lanjut lagi, mereka harus membuktikan bahwa mereka memiliki keterampilan teknis, atau memiliki akses terhadap keterampilan teknis yang diperlukan berkaitan dengan ide bisnis tersebut. 3. Untuk dapat terpilih mengikuti pelatihan IYB, pelamar idealnya harus sudah menjalankan usaha mereka sendiri setidaknya selama enam bulan atau lebih baik lagi apabila sudah satu tahun berjalan atau lebih. Mereka harus memiliki pengalaman dalam operasi bisnis seharihari selama periode waktu tersebut agar mereka bisa mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelatihan mereka. Halaman 12

17 Dalam prakteknya, anda akan merasa sulit untuk menerapkan kriteria seleksi yang ketat. Sebagai contoh, apabila anda bekerja untuk penyedia pelatihan komersial anda akan berpikir dua kali sebelum menolak klien yang akan membayar anda. Dan juga apabila anda bekerja untuk organisasi LSM berbasis keanggotaan akan sulit bagi anda untuk menghalangi anggota untuk mengakses pelatihan SIYB. Tetapi jangan mengabaikan kriteria seleksi peserta SIYB karena: Apabila anda memilih pengusaha yang semi buta huruf atau buta huruf untuk mengikuti pelatihan, mereka tidak bisa menggunakan materi pelatihan dan mereka akan merasa bingung pada sesi pelatihan. Apabila anda menggabungkan calon pengusaha yang tidak memiliki gagasan bisnis yang layak dengan calon pengusaha yang memiliki gagasan yang jelas mengenai bisnis yang akan mereka lakukan, atau apabila anda menggabungkan pengusaha dengan calon pengusaha kecil, potensi pertentangan kepentingan di antara para peserta dapat timbul sehingga dapat berdampak tidak baik kepada anda dan Klien anda. Pada kedua kasus tersebut, pelatihan akan berdampak buruk bagi peserta dan anda gagal memenuhi kebutuhan dan keinginan klien dan catatan kinerja anda sebagai pelatih menjadi buruk. Apa bila anda mengikuti kriteria seleksi SIYB, dampak positif dari pelatihan anda sudah akan terbentuk. Proses seleksi peserta SIYB Proses seleksi peserta SIYB untuk memperoleh peserta yang tepat yang dapat berpartisipasi dalam program pelatihan terdiri dari dua langkah: 1. Merekrut kandidat yang tertarik dan meminta mereka mengisi formulir pendaftaran. 2. Menyaring atau mewawancarai pelamar untuk memastikan calon peserta yang akan mendapat manfaat paling besar dari pelatihan Merekrut kandidat yang tertarik dan meminta mereka mengisi formulir pendaftaran Sebagai bagian dari materi promosi, anda harus menyediakan formulir pendaftaran. Formulir pendaftaran dirancang untuk mengumpulkan informasi dasar mengenai peserta yang prospektif dan untuk mempelajari secara detil pribadi dan kesiapan mereka menjadi seorang kewirausahaan. Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menjadi beberapa kategori dan setiap kategoti tersebut memiliki skor. Kategori pertanyaan terdiri dari : 1. Pengalaman kerja; 2. Latar belakang kewirausahaan; 3. Jenis usaha yang direncanakan atau yang ada; 4. Sumber Pendanaan; dan 5. Komitmen. Terkadang anda akan merasa kesulitan untuk mengidentifikasi calon peserta tertentu dengan latar belakang yang sama untuk menentukan kebutuhan mereka, jumlah mereka dan bentuk intervensi pelatihan yang harus direncanakan. Dalam situasi seperti itu anda bisa menggabungkan mereka dengan menggunakan salah satu dari kombinasi di bawah ini: Pengecer dan penjual grosir Manufaktur dan penyedia jasa. Halaman 13

18 Saring atau wawancarai pelamar untuk memilih orang-orang yang akan mendapatkan manfaat paling besar dari pelatihan Contoh formulir pendaftaran terdapat dalam lampiran dan Panduan menilai form pendaftaran dirancang untuk membantu anda menentukan skor untuk dialokasikan kepada setiap responden. Gunakan panduan skor untuk menilai jawaban. Peserta yang mendapatkan skor tinggi pada Formulir Pendaftaran harus diwawancarai. Gunakan kriteria yang sama dalam proses wawancara untuk meninjau kembali Fomulir Pendaftaran. Karakteristik kewirausahaan pelamar juga bisa dinilai pada saat melakukan wawancara. Sebagai bagian dari proses wawancara, disarankan agar anda meminta pelamar untuk melakukan tes matematika sederhana. Contoh tes diberikan pada lampiran dalam buku panduan ini. Lebih lanjut lagi, apabila pelamar sudah memiliki usaha mereka harus mengisi Daftar dasar (From Base Line SIYB) yang juga terdapat pada buku panduan ini. Halaman 14

19 Tahap 3. Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Pada tahap ketiga Siklus Pelatihan SIYB anda diharapkan dapat mengidentifikasi kebutuhan dan merekomendasikan jalur pelatihan kepada calon peserta, hal ini yang disebut yang disebut dengan Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Apa yang disebut Analisis Kebutuhan Pelatihan? Analisa Kebutuhan Pelatihan merujuk ke proses penilaian lanjut untuk mengetahui apa yang menjadi kebutuhan konsumen Anda dan apa yang mereka inginkan?. Mengapa Analisis Kebutuhan Pelatihan penting? Analisis kebutuhan merupakan langkah yang penting dalam siklus pelatihan karena melalui hal ini Anda akan dapat: Memahami harapan pengusaha sehingga Anda dapat menyesuaikan pendekatan pelatihan dan Mengidentifikasi kesenjangan pelatihan, yang merupakan perbedaan antara apa yang diketahui oleh para konsumen anda apa yang seharusnya mereka ketahui, agar Anda dapat memilih intervensi pelatihan yang tepat. Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Metode Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB bisa dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Metode ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelatihan klien Anda dan untuk menyesuaikan pelatihan SIYB yang dengan kebutuhan dan keinginan tersebut. Identifikasi keinginan pelatihan klien anda Untuk mengidentifikasi keinginan pelatihan calon peserta (sering juga disebut kebutuhan pelatihan yang dirasakan ), anda disarankan untuk mempersiapkan daftar singkat pertanyaan dan secara langsung menanyakannya pada saat wawancara seleksi. Pendekatan ini dapat menghemat waktu dan uang. Serangkain pertanyaan berkaitan dengan keinginan pelatihan klien anda terdapat di bawah ini pada bagian Perangkat Analisis Kebutuhan Pelatihan. Identifikasi kebutuhan pelatihan klien anda Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang sebenarnya dari klien anda (kebalikan dari kebutuhan yang dirasakan di atas), fokuskan perhatian anda pada kesenjangan pembelajaran mereka. Kesenjangan pelatihan merupakan perbedaan antara apa yang klien anda harus tahu dan apa sebenarnya mereka ketahui mengenai dasar-dasar pengelolaan usaha. Apa yang harus diketahui mengenai pengelolaan usaha dideskripsikan dari materi pelatihan SIYB. Pengusaha skala kecil yang menguasai isi dari materi SIYB diharapkan untuk dapat memulai dan mengembangkan usahanya sendiri. Untuk menilai apakah klien anda mengetahui tentang mengelola usaha, rujuklah kembali ke Formulir Entry SIYB. Formulir Entry SIYB memberitahukan anda apakah klien anda sudah memiliki gambaran usaha atau mereka sudah memulai usaha tersebut, dan apabila demikian, apakah mereka menguasai konsep dasar-dasar pengelelolaan usaha. Halaman 15

20 Gunakan data dari Formulir Entry SIYB dan hasil wawancara anda untuk mengembangkan daftar kebutuhan dan keinginan pelatihan setiap pelamar. Ambil daftar ini dan tempatkan di samping draft program pelatihan yang telah anda buat sebelumnya berdasarkan profil segmen pasar klien anda. Sekarang saatnya bagi anda untuk menyempurnakan dan memfinalisasi struktur dan isi intervensi pelatihan agar lebih mencerminkan kebutuhan dan keinginan masing-masing klien. Perangkat Analisis Kebutuhan Pelatihan SIYB Perangkat utama yang direkomendasikan untuk analisis keinginan klien anda adalah kuesioner singkat yang diisi pada saat wawancara seleksi dengan klien. Anda bisa menggunakan contoh pertanyaan-pertanyaan di bawah ini kepada klien anda: Apakah anda memiliki ketertarikan terhadap topik pelatihan/ manajemen usaha tertentu? Tolong urutkan menurut prioritas anda subyek-subyek pelatihan di bawah ini: Yang mana yang menurut anda paling penting, dan mengapa? o SYB: Isi dari Rencana Usaha, Pemasaran, Penetapan Biaya, Pengelolaan Staff, Persyaratan Hukum, Bentuk-Bentuk Usaha, Perencanaan Keuangan, Modal Awal yang Diperlukan, Jenis dan Sumber Modal Awal o IYB: Bisnis dan Keluarga, Pemasaran, Pembelian, Pencatatan, Pengendalian Persediaan, Perencanaan Penetapan Biaya Dari subyek-subyek di atas, yang mana yang paling tidak anda sukai? Apakah anda bersedia membagi pengalaman pribadi anda dan apabila sesuai, permasalahan usaha anda dengan peserta pelatihan SIYB yang lain? Apakah ada permintaan khusus terkait dengan tempat pelatihan, makanan yang disajikan pada saat pelatihan? Anda bebas untuk menambah daftar pertanyaan di atas agar bisa mencerminkan profil khusus klien anda dengan lebih baik. Perangkat utama yang direkomendasikan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan dari peserta pelatihan SIYB adalah Formulir Entry SIYB. Formulir ini memberikan anda beberapa informasi penting mengenai tingkat pengetahuan klien anda pada saat ini. Sekali lagi, anda didorong untuk mengembangkan, dan bukan mengurangi jumlah pertanyaan di Formulir Entri, tetapi ingat jangan terlalu membebani wawancara dan jangan membuat klien anda merasa sedang diinterogasi. Halaman 16

21 Tahap 4. Persiapan dan Rancangan Bab ini dirancang untuk membantu pelatihan mengenai langkah-langkah persiapan dan rancangan intervensi pelatihan. Kemampuan pelatih dalam mengorganisir acara pelatihan adalah inti yang akan berkontribusi pada keberhasilan proses pelatihan. Pertama akan menunjukkan cara untuk menyiapkan dan mengorganisir intervensi pelatihan SIYB dan kedua mendiskusikan secara mendalam cara memilih metodologi yang tepat. 1. Menyiapkan dan mengorganisir program pelatihan SIYB Logistik adalah tantangan terbesar dalam menyiapkan dan mengorganisir intervensi pelatihan SIYB. Anda harus menyiapkan banyak hal pada waktu yang bersamaan dan sama pentingnya untuk keberhasilan rencana intervensi pelatihan anda. Bahkan pelatih yang sudah berpengalamanpun akan tetap melakukan hal yang sama dalam intervensi pelatihan mereka. Tabel 1. Daftar Untuk Persiapan Pelatihan SIYB Agenda Kerja Check 1. Memilih tempat pelatihan 2. Meminta persetujuan untuk anggaran pelatihan 3. Mengidentifikasi +membriefing narasumber 4. Memberitahu para peserta 5. Mengurus materi dan alat pelatihan 6. Melaksanakan pertemuan pra-seminar 7. Melakukan pemeriksaan detik-detik terakhir 1.1. Memilih Tempat Pelatihan yang Tepat Langkah pertama dalam menyiapkan intervensi pelatihan SIYB adalah menyeleksi tempat pelatihan yang cocok sesuai dengan keputusan mengenai Place (distribusi) dalam tahap pertama siklus yaitu pemasaran. Tempat pelatihan harus nyaman bagi para peserta sehingga tetap hadir dan tpat waktu selama seminar berlangsung. Ukuran, tempat pelatihan membutuhkan ruang yang cukup untuk kerja kelompokkelompok kecil agar dapat efektif selama sesi berlangsung. Disarankan ruangan berukuran setidaknya enam kali delapan meter untuk dua puluh orang peserta. Biaya, biaya untuk menyewa ruang pelatihan harus sesuai dengan anggaran yang telah dipersiapkan dalam langkah sebelumnya. Tata Ruang (Lay-out), pertimbangkanlah situasi pelatihan dan kenyamanan peserta. Pelatihan yang efektif membutuhkan konsentrasi, untuk memfasilitasi hal ini disarankan agar ruang pelatihan memiliki: o pencahayaan yang baik o ventilasi yang baik o tingkat keributan yang rendah o sedikit interupsi eksternal o fasilitas kamar kecil dan dapur o pengaturan tempat duduk yang fleksibel untuk lima kelompok yang masingmasing terdiri dari sekitar empat sampai lima orang. Halaman 17

22 Jika anda berencana untuk menggunakan alat TV/Video, pastikan ada sambungan listrik dan selalu coba peralatan-peralatan tersebut sebelumnya. Isu lain yang juga berkaitan dengan kenyamanan para peserta pelatihan, mungkin perlu Anda pertimbangkan : Apakah perlu menyediakan fasilitas penitipan anak bagi peserta yang memiliki dan membawa anak kecil ke pelatihan untuk meringankan beban mereka. Apakah fasilitas tersebut dapat diakses oleh peserta yang cacat fisik? Disarankan untuk konfirmasi mengenai tempat pelatihan sedini mungkin, misalnya empat minggu sebelum acara pelatihan, karena Anda perlu mengkomunikasikan detil tempat pelatihan ke para peserta dan narasumber secara tepat waktu. Jika Anda mengikuti panduan ini, Anda akan mengoptimalkan proses pembelajaran bagi semua peserta Meminta persetujuan untuk anggaran pelatihan Langkah berikutnya dalam persiapan intervensi pelatihan SIYB adalah menyelesaikan anggaran dan meminta persetujuan dari atasan Anda (apabila diperlukan). Anggaran untuk lokakarya SIYB harus mencakup semua biaya pelatihan. Daftar berikut ini akan membantu Anda menyiapkan anggaran : gaji para pelatih, biaya sewa tempat, biaya sewa perlengkapan pelatihan, bahan-bahan pelatihan dan alat tulis kantor, seperti buku catatan, buku latihan, dan flip chart, baik untuk pelatih dan peserta, makanan dan akomodasi peserta, apabila organisasi Anda menyediakan hal-hal ini; biaya komunikasi (telepon/telex/perangko, etc); biaya transportasi; kunjungan lapangan; o layanan-layanan bantuan tindak lanjut setelah pelatihan dan pertemuan-pertemuan; dan o biaya/kompensasi untuk nara sumber dan pembicara tamu Memilih para pelatih dan nara sumber Apabila Anda akan melaksanakan lokakarya SIYB, merupakan hal yang baik apabila mengidentifikasi para para pelatih dan nara sumber serta meminta masukan dari mereka selama lokakarya berlangsung. Melaksanakan lokakarya dengan bantuan orang lain akan membantu Anda untuk: 1. Mengurangi stres lokakarya yang berlangsung berhari-hari akan memberikan banyak tekanan bagi seorang fasilitator. 2. Saling melengkapi keterampilan setiap pelatih mungkin memiliki pengetahuan yang lebih baik mengenai topik yang berbeda-beda Kemungkinan Anda akan memerlukan dua jenis narasumber untuk membantu Anda dalam penyampaian beberapa topik, seperti: Narasumber yang menyampaikan modul pelatihan SIYB inti. Sesi yang telah dikelompokkan didalam modul pelatihan ini hanya boleh difasilitasi oleh pelatih yang sudah lulus seminar training of trainers SIYB. Halaman 18