Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem

Transkripsi

1 Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem Untuk Pemerintah Daerah, Sekolah dan Staf Kemendikbud

2

3 Panduan Penggunaan Aplikasi Sistem ( Pengelola) Untuk Pemerintah Daerah, Sekolah dan Staf Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 1

4 DAFTAR ISI Daftar Isi 2 Daftar Gambar 3 1 Pendahuluan Tujuan Pembuatan Dokumen Deskripsi Umum Sistem 4 2 Sumber Daya Yang Dibutuhkan Perangkat Lunak Perangkat Keras Sumber Daya Manusia 6 3 Menu dan Cara Penggunaan Struktur Menu Staf Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Cara Membuka Situs Pendaftaran Akun Mencari Satuan Pendidikan Pencarian menggunakan peta Pencarian Detail Detil Sekolah Membuat Laporan Kebutuhan Menelusuri Kebutuhan Laporan Bantu Sekolahku Melihat Detil Kebutuhan Mengomentari Kebutuhan Melakukan Penentuan pilihan (voting) Terhadap Kebutuhan (Menyukai/Tidak Menyukai sebuah Kebutuhan) Menandai Kebutuhan Yang Tidak Pantas Melaporkan Komentar Yang Tidak Pantas Pengajuan Perubahan Penanggung Jawab (Workflow) Pengajuan Perubahan Tenggat Waktu/Deadline Alur Kerja Merubah Status Alur Kerja 22 2 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

5 DAFTAR GAMBAR Kode Nama Gambar 2.1 Tampilan utama aplikasi 2.2 Login ke aplikasi 2.3 Tampilan registrasi 2.4 Berhasil mendaftarkan akun 2.5 Pencarian satuan pendidikan 2.6 Pencarian menggunakan peta 2.7 Informasi sekolah pada peta 2.8 Pencarian satuan pendidikan per lokasi 2.9 Hasil pencarian satuan pendidikan 2.10 Detil informasi sekolah 2.11 Informasi lokasi 2.12 Membuat kebutuhan baru 2.13 Detil kebutuhan 2.14 Form pencarian kebutuhan 2.15 Hasil pencarian kebutuhan 2.16 Laporan Bantu Sekolahku 2.17 Detil grafik berdasarkan jenjang pendidikan 2.18 Detil kebutuhan dengan aksi kebutuhan 2.19 Memilih (vote) kebutuhan 2.20 Grafik kemajuan 2.21 Tombol ikuti kebutuhan 2.22 Ikon melaporkan kebutuhan yang tidak sesuai 2.23 Tautan unduh dokumen pendukung 2.24 Kolom komentar 2.25 Menyukai / tidak menyukai kebutuhan 2.26 Melaporkan kebutuhan yang tidak sesuai 2.27 Menandai komentar yang tidak sesuai 2.28 Perubahaan penanggung jawab 2.29 Perubahaan deadline 2.30 Update status Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 3

6 1. Pendahuluan 1.1 Tujuan Pembuatan Dokumen Dokumen Pedoman Penggunaan Aplikasi (User Guide) ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut : 1. Menggambarkan dan menjelaskan penggunakan aplikasi Bantu Sekolahku untuk sekolah, divisi dan staf Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan dan 2. Panduan penggunaan aplikasi Bantu Sekolahku Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini adalah : 1. Staf Kementrian Pendidikan & Kebudayaan 2. Divisi Kementrian Pendidikan & Kebudayaan 1.2 Deskripsi Umum Sistem Pada tahun 2012, Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) dengan dukungan dari Bank Dunia, Uni Eropa dan Kerajaan Belanda mengembangkan sebuah sistem online yang dinamakan dengan Bantu Sekolahku. Tujuan Kami adalah untuk mendorong anggota masyarakat dan komunitas sekolah/universitas termasuk juga pemerintah daerah dan anggota Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan untuk melaporkan kebutuhankebutuhan yang penting pada sekolah atau universitas sehingga kebutuhankebutuhan tersebtu dapat dicatat dan di selesaikan secara sistematis oleh sistem Pendidikan (termasuk Kemdikbud, provinsi, kabupaten/kota dan sekolah/universitas itu sendiri). Pemerintah Indonesia dan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan berkomitmen kuat untuk meningkatkan sistem pendidikan dan sumber daya kependidikanan untuk memastikan lingkungan belajar yang optimal bagi anakanak dan generasi muda. Filosofi dibalik Bantu Sekolahku adalah untuk menarik pengetahuan orang tua dan masyarakat, pengalaman dan keinginan untuk meningkatkan institusi kependidikanan dalam langkah konkrit. Kementrian Pendidikan dan Kebudyaan menyadari dan menghargai fakta bahwa orang tua dan anggota komunitas sering memiliki pengertian yang lebih baik mengenai kebutuhan sekolah dan oleh karena itu bersedia untuk bekerja sama dengan mereka untuk mengatasi kesenjangan dalam kualitas pendidikan pada tingkat sekolah. Bantu Sekolahku adalah inisiatif unik pada bagian Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan untuk mengatasi tantangan pengiriman jasa dan kebutuhan akan transparansi dan akuntabilitas melalui penggunaan yang efektif dari ICT (Information, Communication and Technology) dan jaringan sosial. Sistem Bantu Sekolahku akan diintegrasi secara mendalam pada sistem Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan dan distrik-distrik supaya 4 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

7 mengakselerasi waktu penyampaian respon dan mempromosikan akuntabilitas yang lebih besar melalui sistem. Desain sistem ini telah di setujui oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, dibawah kepemimpinan UKMP3 dan Staf Khusus Menteri untuk Pengawasan dan Pengembangan Organisasi. Sistem Bantu Sekolahku akan didukung oleh Peraturan Mentri yang jelas atau setara yang memberi kewenangan tenaga kependidikan di semua tingkatan (pusat, provinsi, kabupaten, dan lain-lain) untuk mendukung dan menggunakannya, baik utnuk mengecek kebutuhan dan untuk memastikan bahwa kebutuhan tersebut terpenuhi. Sistem ini akan disosialisasikan secara luas, di semua tingkat sistem pendidikan (termasuk sekolah dan universitas). Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 5

8 2. Sumber Daya Yang Dibutuhkan 2.1 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : Browser Internet Explorer minimum versi 9.0, Mozilla Firefox minimum versi 4.0 ataupun Google Chrome minimum versi 10.0 ataupun browser lainnya yang mendukung HTML Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan untuk mengakses aplikasi adalah : Komputer atau notebook dengan sistem operasi baik Windows, Linux atau MacOS. 2.3 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang dimaksud disini adalah setiap individu yang memiliki akses pada aplikasi Bantu Sekolahku. Baik dari kalangan pejabat pemerintah, penanggung jawab kebutuhan atau PiC (Person in Charge) atau sekolah. 6 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

9 3. Menu dan Cara Penggunaan 3.1 Struktur Menu Adapun struktur menu yang ada pada sistem Bantu Sekolahku adalah : 1. Cari Satuan Pendidikan Pencarian menggunakan Peta Pencarian detil 2. Laporkan Kebutuhan Informasi Lokasi Detil Kebutuhan 3. Telusuri Kebutuhan Pencarian menggunakan NPSN / Nama Sekolah Pencarian mengunakan detil lokasi 4. Laporan Bantu Sekolahku 3.2 Staf Kementrian Pendidikan & Kebudayaan Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tata cara penggunaan aplikasi Bantu Sekolahku oleh pengguna dari staf Kementrian Pendidikan & Kebudayaan melalui alamat situs yang telah disediakan. Yang dimaksud staf Kementrian pendidikan & Kebudayaan disini adalah para penanggung jawab sistem ini yang ditunjuk melalui mekanisme tertentu. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 7

10 3.3 Cara Membuka Situs Aplikasi Bantu Sekolahku dapat diakses pada url Berikut adalah tampilan utama atau halaman depan situs Bantu Sekolahku. Gambar 2.1: Tampilan utama aplikasi 3.4 Pendaftaran Akun Pengguna dapat melakukan login untuk mengakses semua menu yang ada jika telah melakukan pendaftaran sebelumnya. 8 Gambar 2.2: Login ke aplikasi Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

11 Bantu Sekolahku juga terintegrasi dengan login media sosial seperti Facebook, Twitter, Google, Yahoo (saat ini baru terintegrasi dengan facebook). Jika pengguna belum memiliki akun, klik pada tautan Daftar akun baru. Berikut adalah tampilan menu registrasi : Gambar 2.3: Tampilan halaman registrasi Lengkapi form isian terutama field dengan tanda asterisk merah, centang pada syarat dan ketentuan penggunaan aplikasi kemudian klik tombol Daftar. yang pernah diregistrasikan sebelumnya tidak dapat digunakan dua kali. Jika semua data telah sesuai klik tombol Daftar maka akan tampil informasi bahwa Anda telah berhasil mendaftarkan satu akun. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 9

12 Gambar 2.4: Halaman pesan bilamana berhasil mendaftarkan akun 3.5 Mencari Satuan Pendidikan Menu Pencarian Satuan Pendidikan adalah fitur yang digunakan untuk mencari sekolah yang dapat disaring berdasarkan lokasi sampai dengan tingkat kecamatan dan juga dapat disaring berdasarkan jenjang pendidikan. Berikut adalah tampilan pencarian satuan pendidikan : Gambar 2.5 : Halaman pencarian satuan pendidikan Pada tampilan tersebut pengguna diberikan 2 cara untuk mencari sekolah, yaitu : 1. Pencarian dengan menggunakan peta 2. Pencarian dengan menggunakan penyaringan lokasi dan nama sekolah 10 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

13 3.5.1 Pencarian menggunakan peta Dengan mengunakan garis lintang dan garis bujur (koordinat) yang dimiliki oleh sekolah, pengguna akan melihat titik-titik dimana sekolah tersebut berada. Pengguna juga dapat mengetahui dimana posisi pengguna saat mengakses aplikasi pada peta tersebut. Berikut adalah tampilan peta dengan beberapa titik sekolah yang ada disekitar pengguna : Gambar 2.6 : Pencarian menggunakan peta Jika kursor diarahkan pada titik-titik lokasi yang ada di peta maka akan tampil informasi mengenai satuan pendidikan seperti gambar berikut : Gambar 2.7 : Informasi sekolah pada peta Jika nama satuan pendidikan yang tampil pada pop up tersebut di klik maka akan diarahkan ke tampilan detil sekolah. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 11

14 3.5.2 Pencarian Detail Fitur ini memberikan akses kepada pengguna untuk mencari sekolah berdasarkan lokasi yang disaring dari tingkat provinsi sampai dengan tingkat kecamatan. Pengguna juga dapat mengetikkan nama sekolah atau NPSN (Nomor Pokok Sekolah Nasional) untuk melakukan pencarian. Gambar 2.8 : Pencarian satuan pendidikan per lokasi Klik pada tombol Pencarian maka hasil pencarian akan tampil dibawah penyaringan pencarian Gambar 2.9 : Hasil pencarian satuan pendidikan Klik pada nama sekolah untuk melihat detil informasi mengenai sekolah. 12 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

15 3.5.3 Detail Sekolah Berikut adalah tampilan ketika pengguna memilih salah satu sekolah dari hasil pencarian. Adapun fitur yang ada pada halaman ini adalah : 1. Pengguna dapat mengikuti aktivitas pada sekolah ini dengan memilih tombol Ikuti 2. Pengguna dapat memberikan komentar terhadap sekolah juga dapat memberikan voting (menyukai/tidak menyukai) terhadap komentar yang diposting pengguna lain. 3. Jika ada komentar yang tidak sesuai atau bersifat SARA (Suku Agama Ras dan Anatomi / Antar golongan) pengguna dapat melaporkannya kepada Administrator dengan memilih ikon 4. Melaporkan kebutuhan yang berkaitan dengan sekolah. Gambar 2.10: Detil informasi sekolah Untuk melaporkan kebutuhan terhadap sekolah, klik tombol Laporkan Kebutuhan Baru dan menu untuk melaporkan kebutuhan akan tampil dengan informasi sekolah yang telah terisi. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 13

16 Gambar 2.11: Informasi lokasi 3.6 Membuat Laporan Kebutuhan Fitur yang paling utama dalam aplikasi ini adalah fitur user untuk melaporkan kebutuhan. Untuk mengakses menu ini, pada menu utama pilih bagian Laporkan Kebutuhan maka form isian akan tampil seperti berikut : Gambar 2.12: Membuat kebutuhan baru 14 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

17 Lengkapi form isian tersebut dan klik tombol Kirim jika sudah selesai mengisi. Akan tampil detil kebutuhan yang telah berhasil diposting. Gambar 2.13 : Detil kebutuhan 3.7 Menelusuri Kebutuhan Untuk mengakses menu ini, pada halaman utama pilih menu Telusuri Kebutuhan. Berikut adalah tampilan ketika pengguna mengakses menu Telusuri Kebutuhan. Gambar 2.14 : Form pencarian kebutuhan Lengkapi form isian tersebut sesuai dengan data/informasi yang akan dicari. Kemudian klik tombol Pencarian. Berikut adalah hasil pencarian yang tampil: Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 15

18 Gambar 2.15 : Hasil pencarian kebutuhan 3.8 Laporan Bantu Sekolahku Laporan Bantu Sekolahku merupakan fitur menu untuk mengakses beberapa statistik data yang berkaitan dengan aplikasi Bantu Sekolahku. Pada menu ini pengguna yang memiliki akses dapat men-generate informasi statistik berdasarkan lokasi, tipe kebutuhan, maupun jenjang pendidikan. Berikut adalah tampilan dari Laporan Bantu Sekolahku : Gambar 2.16 : Laporan Bantu Sekolahku 16 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

19 Informasi pada grafik dapat berubah sesuai dengan penyaringan data lokasi, kategori atau jenjang pendidikan. Pada setiap warna bar grafik dapat menampilkan informasi kebutuhan yang dibagi berdasarkan jenjang pendidikan. Berikut adalah tampilan jika grafik bar warna merah diklik : Gambar 2.17 : Detil grafik berdasarkan jenjang pendidikan 3.9 Melihat Detil Kebutuhan Berikut adalah tampilan detil dari kebutuhan yang telah diposting: Gambar 2.18 : Detil kebutuhan dengan aksi kebutuhan Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 17

20 Detil kebutuhan tersebut menampilkan informasi Aksi Kebutuhan. Aksi Kebutuhan adalah langkah-langkah yang dilakukan oleh role tertentu mengacu pada pilihan tipe kebutuhan yang diposting oleh pengguna. Berikut adalah fitur-fitur yang terdapat pada detil kebutuhan : 1. Menentukan pilihan. Pengguna dapat melakukan voting (menyukai/tidak menyukai) terhadap kebutuhan tersebut Gambar 2.19 : Pilihan kebutuhan 2. Progress penanganan kebutuhan. Terdapat progress bar yang menampilkan informasi sejauh mana kebutuhan tersebut ditangani. Gambar 2.20 : Progress bar 3. Tombol Tinggalkan / Ikuti. Tombol in digunakan untuk pengguna yang ingin memantau kebutuhan yang diposting. Pengguna dapat memilih tombol ikuti atau tombol Tinggalkan untuk berhenti memantau progres penanganan kebutuhan tersebut. Gambar 2.21 : Tombol ikuti kebutuhan 4. Tombol Laporkan adalah tombol yang digunakan untuk melaporkan kebutuhan yang diposting ternyata adalah tidak pantas atau bersifat SARA (suku, agama, ras dan antargolongan) Gambar 2.22 : Ikon melaporkan kebutuhan yang tidak sesuai 5. Tautan untuk mengunduh dokumen pendukung. Pengguna dapat mengunduh data-data yang berkaitan dengan kebutuhan yang dilaporkan jika si pelapor melampirkan data tersebut. Gambar 2.23 : Tautan unduh dokumen pendukung 6. Komentar terhadap kebutuhan. Setiap pengguna dapat memberikan komentar terhadap kebutuhan yang diposting. 18 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

21 3.10 Mengomentari Kebutuhan Pengguna diberikan akses untuk mengomentari setiap kebutuhan yang diposting. Untuk mengomentari kebutuhan fitur tersebut ada pada tampilan detil kebutuhan. Gambar 2.24 : Kolom komentar Komentar dapat berisi informasi tambahan yang berkaitan dengan kebutuhan yang diposting atau juga dapat berisi informasi bahwa pihak dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan telah menangani kebutuhan yang diposting. Klik tombol Posting Komentar maka komentar akan tampil pada detil kebutuhan Melakukan Pilihan Terhadap Kebutuhan (Menyukai/Tidak Menyukai Sebuah Kebutuhan) Untuk melakukan pilihan terhadap kebutuhan, pengguna dapat melakukannya pada tampilan detil kebutuhan. Gambar 2.25 : Menyukai / tidak menyukai kebutuhan Klik tanda jempol keatas untuk menyukai/mendukung kebutuhan yang diposting, atau klik tanda jempol yang kebawah untuk tidak menyukai atau tidak mendukung postingan kebutuhan tersebut. Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 19

22 3.12 Menandai Kebutuhan yang Tidak Pantas Untuk menandai kebutuhan yang tidak pantas atau ada pengguna yang memposting kebutuhan dengan informasi yang tidak relevan, pengguna dapat melakukannya pada tampilan detil kebutuhan. Gambar 3.26 : Melaporkan kebutuhan yang tidak sesuai Gambar 2.26 : Melaporkan kebutuhan yang tidak sesuai Klik Pada ikon bendera merah, kemudian isi pop up dengan alasan pelaporan kebutuhan tersebut. Klik tombol Laporkan maka secara otomatis laporan pengguna akan tampil pada data Administrator 3.13 Melaporkan Komentar Yang Tidak Pantas Untuk melaporkan komentar yang tidak pantas yang diposting oleh pengguna lain pada detil kebutuhan, pengguna dapat memilih ikon bendera pada komentar tersebut. Gambar 2.27 : Menandai komentar yang tidak sesuai 20 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

23 3.14 Pengajuan Perubahan Penanggung Jawab (Workflow) Fitur ini dimiliki oleh pengguna yang memiliki role penanggung jawab pada setiap alur kerja (workflow). Alur kerja adalah aksi-aksi yang dilakukan ketika ada pengguna yang memposting kebutuhan yang dikombinasi antara tipe kebutuhan dan jenjang kependidikan sehingga alur kerja akan berbeda-beda tergantung dengan tipe kebutuhan dan jenjang pendidikan yang dipilih oleh Administrator ketika membuat kebutuhan. Fitur perubahaan penanggung jawab akan tampil pada detil kebutuhan. Gambar 2.28 : Perubahaan penanggung jawab Jika pengguna merasa bahwa aksi yang tertera pada alur kerja adalah bukan tanggung jawab role/divisi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, pengguna dapat melakuan pengajuan untuk penggantian penanggung jawab dengan memilih ikon tersebut diatas. Masukan role yang disarankan pada kolom atas, kemudian alasan pengajuan perubahaan dan klik tombol Request jika telah selesai mengisi. Permintaan akan diterima oleh Administrator dan pengguna yang mengajukan permintaan akan menerima notifikasi Pengajuan Perubahan Tenggat Waktu/ Deadline Alur Kerja Sama seperti fungsi perubahan penanggung jawab alur kerja, fitur ini tampil pada pengguna yang memiliki tanggung jawab terhadap salah satu tipe kebutuhan. Jika pengguna ingin merubah tanggal deadline klik pada ikon seperti tampilan berikut : Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 21

24 Gambar 2.29 : Perubahaan deadline Masukan tanggal yang diinginkan kemudian isi alasannya perubahan tanggal tersebut dan klik tombol Request. Permintaan akan diterima oleh Administrator untuk persetujuan perubahaan tengat waktu pekerjaan Merubah Status Alur Kerja Setiap aksi yang dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap tipe kebutuhan yang diposting, pengguna dapat melakukan pembaharuan sejauh mana aksi terhadap kebutuhan tersebut ditangani. Gambar 2.30 : Update status Pilih pada status update, kemudian klik tombol Update Status. Informasi tersebut akan merubah grafik kemajuan yang ada pada detil kebutuhan. 22 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0

25 Panduan Penggunaan Aplikasi Bantu Sekolahku v1.0 23

26

27

28 ALAMAT SEKRETARIAT BANTU SEKOLAHKU : Unit Kerja Menteri Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKMPPP) Gedung A, Lantai 2 Kompleks Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Jl. Jendral Sudirman, Senayan, Jakarta Tel bantusekolahku@kemdikbud.go.id ukmp3@kemdikbud.go.id