RINGKASAN PUBLIK AKREDITASI TERHADAP LEMBAGA SERTIFIKASI PT. SUCOFINDO

Transkripsi

1 RINGKASAN PUBLIK AKREDITASI TERHADAP LEMBAGA SERTIFIKASI PT. SUCOFINDO I. P E N D A H U L U A N I.1 Latar Belakang Hutan merupakan salah satu sumberdaya alam yang mempunyai arti penting baik dari segi ekonomi, ekologi-lingkungan maupun sosial-budaya. Oleh karena itu, pengelolaan kekayaan sumberdaya hutan harus dilaksanakan dengan memperhatikan aspek-aspek kelestariannya. Untuk mendorong tercapainya penerapan prinsip-prinsip pengelolaan hutan lestari berbagai kebijakan maupun perbaikan-perbaikan teknis telah dilakukan. Salah satu alat/instrumen yang diharapkan dapat mendorong tercapainya sasaran itu adalah sertifikasi hutan. Sertifikasi pengelolaan hutan produksi lestari ( Sertifikasi PHPL) adalah kegiatan yang dilakukan oleh pihak ketiga yang independen untuk mengeluarkan pernyataan bahwa pengelolaan hutan produksi oleh unit manajemen telah memenuhi prinsip-prinsip pengelolaan hutan lestari yang dirumuskan dalam Standar LEI Lembaga Ekolabel Indonesia (LEI) adalah lembaga akreditasi sekaligus sebagai pengembang sistem sertifikasi pengelolaan hutan produksi lestari dan lacak balak (chain of custody/coc). Semenjak tahun 1993, LEI telah mengembangkan Sistem Sertifikasi Pengelolaan Hutan Alam Produksi Lestari (PHAPL), dan pada tahun 1998 untuk pertama kalinya LEI melakukan Sertifikasi PHAPL terhadap unit manajemen hutan di Indonesia. Selanjutnya pada awal tahun 2002, LEI telah selesai mengembangkan sistem sertifikasi Pengelolaan Hutan Tanaman Lestari (PHTL) dan Pengelolaan Hutan Berbasis Masyarakat Lestari (PHBML). Dalam sistem sertifikasi sesuai dengan standar internasional, pelaksanaan kegiatan sertifikasi atas unit manajemen pemohon harus dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang independen. Berkaitan dengan hal tersebut di atas, maka LEI sebagai Lembaga Akreditasi, berkewajiban untuk mengakreditasi pihak ketiga yang independen yang akan berfungsi sebagai Lembaga Sertifikasi. Dengan demikian LEI dapat menjamin sekaligus menjagai akuntabilitas dan kredibilitas pelaksanaan kedua sistem sertifikasi tersebut. Laporan ini menampilkan hasil penilaian akreditasi penuh PT. Sucofindo atas materi akreditasi yang disampaikan termasuk pemenuhan rekomendasi akreditasi sebelumnya. Akreditasi yang dimohonkan meliputi Sistem Sertifikasi Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (terdiri dari Pengelolaan Hutan Alam Produksi Lestari/PHAPL, Pengelolaan Hutan Tanaman Lestari/PHTL, Pengelolaan Hutan Berbasis Masyarakat Lestari/PHBML) dan sertifikasi Lacak Balak (Chain of Custody/CoC) Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 1

2 1.2. Gambaran Umum Calon Lembaga Sertifikasi Badan Hukum : PT. Sucofindo didirikan sebagai perusahaan berstatus BUMN yang ditetapkan berdasarkan Akta Notaris Johan Lumban Tobing Sutan Arifin, SH di Jakarta No. 42 tanggal 22 Oktober 1956 yang terakhir telah diubah dengan akta No. 3 disahkan oleh Notaris Agus Hashim Ahmad, SH di Jakarta tanggal 4 Mei 1998 dan telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman RI dengan Keputusan No. C HT TH 98 tanggal 17 September Direktur Alamat Perusahaan Zafar D. Ilham : Graha Sucofindo, Jl. Raya Pasar Minggu Kav.34 Jakarta Visi : Menjadi perusahaan berkelas dunia dibidang inspeksi, supervisi, penilaian dan pengujian independen yang berkomitmen untuk memberikan kepuasan pada pelanggan (To be a world class independent inspection, supervision, assessment and testing company committed to meet customer satisfaction). Misi : Menyediakan kualitas jasa terbaik untuk memuaskan pelanggan melalui profesionalisme, jaringan yang luas, sebuah manajemen sistem yang terintegrasi, teknologi yang memadai dan penggunaan standar internasional Pengaturan nilai-nilai yang tinggi pada sumberdaya manusia dan komitmen pada pengembangan keunggulan mereka Penetapan pencapaian nilai-nilai keseimbangan antara kepentingan para stakeholder Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 2

3 II. PROSES PENILAIAN Mekanisme penilaian akreditasi mengacu pada Pedoman LEI tentang Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi PHPL dan CoC serta Manual Akreditasi. Penilaian akreditasi dilakukan oleh Tim Akreditasi yang ditetapkan oleh Direktur Eksekutif Lembaga Ekolabel Indonesia sebagai Lembaga Akreditasi. Proses penilaian dimulai dengan pengumumam secara terbuka tentang rencana akreditasi melalui media massa dan undangan. Selanjutnya calon lembaga sertifikasi yang telah memenuhi seluruh dokumen persyaratan akan dinilai dengan mengacu pada Manual Akreditasi. Tahapan proses akreditasi secara keseluruhan adalah sebagai berikut : 2.1. Proses Publikasi Tim Akreditasi LEI memberi kesempatan kepada pihak ketiga yang berminat untuk ikut seleksi calon lembaga sertifikasi PHPL dan CoC. Publikasi disampaikan secara terbuka melalui websites, mailing list, dan pemberitahuan secara khusus kepada lembaga sertifikasi PHPL (yang telah diakreditasi oleh LEI). Tim Akreditasi akan menilai secara mendalam pada aspek-aspek penilaian dan kesiapan baik teknis maupun non teknis masing-masing calon LS Kriteria Penilaian Kriteria penilaian yang digunakan dalam proses akreditasi mengacu pada Pedoman LEI tentang Persyaratan Umum Lembaga Sertifikasi PHPL dan CoC serta Manual Akreditasi yang telah ditetapkan oleh LEI. Kriteria penilaian terdiri tiga kategori yaitu kategori kriteria prasyarat, kriteria inti dan kriteria pendukung. a. Kriteria prasyarat meliputi aspek-aspek yang berkaitan dengan aspek legalitas badan usaha dan bebas konflik kepentingan. Prasyarat harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum penilaian kriteria kategori lainnya. b. Kriteria inti meliputi aspek-aspek yang berkaitan dengan manajemen organisasi dan sumberdaya manusia, sumberdaya keuangan dan jaminan implementasi sistem sertifikasi yang dituangkan dalam dokumen sistem mutu. c. Kriteria pendukung meliputi corporate statement yang menyatakan komitmen lembaga sertifikasi sebagai institusi yang akan menjalankan sistem sertifikasi secara seksama dan kredibel. Komitmen ini akan melandasi setiap aktifitas lembaga sertifikasi dalam implementasi sistem sertifikasi yang dengan demikian akan menjadi landasan penilaian lembaga sertifikasi oleh lembaga akreditasi. Dalam hal lembaga sertifikasi yang dinilai telah diakreditasi sebelumnya maka aspek kinerja pelaksanaan sistem sertifikasi menjadi bagian penilaian bersama dengan kriteria prasyarat, inti dan pendukung. Penilaian atas aspek-aspek yang temasuk dalam kriteria inti dan kriteria pendukung menggunakan kriteria penilaian dengan skala intensitas sebagaimana disajikan pada Lampiran 1. Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 3

4 2.3. Analisis dan Verifikasi Data/Informasi Proses analisis dan verifikasi data/informasi terbagi dalam dua tahap, yaitu : a. Penilaian dan analisis dokumen b. Wawancara/Interview yang dilakukan di kantor pemohon akreditasi (Office Visit) 2.3.a. Penilaian dan Analisis Dokumen Penilaian dan analisis dokumen meliputi tahapan sebagai berikut : 1) Evaluasi kelengkapan dokumen, dilakukan dengan mengidentifikasi pemenuhan terhadap dokumen yang dipersyaratkan. 2) Evaluasi keabsahan dokumen, dilakukan dengan memeriksa setiap dokumen dari aspek legalitasnya. 3) Evaluasi substansi dokumen, dilakukan dengan mengkaji fakta-fakta yang berkaitan dengan kegiatan sertifikasi. 2.3.b. Wawancara Proses wawancara dilakukan dalam rangka melakukan verifikasi kesesuaian data dan informasi yang terdapat dalam dokumen persyaratan akreditasi. Pernyataan-pernyataan dari calon Lembaga Sertifikasi dalam wawancara dipandang sebagai penjelasan resmi yang mengikat dalam pengambilan keputusan yang ditetapkan. Proses wawancara dilaksanakan di kantor calon lembaga sertifikasi untuk melihat langsung kemampuan dan kelayakan sarana dan prasarana calon lembaga sertifikasi dalam memfasilitasi proses sertifikasi. 2.4 Pengambilan Keputusan Proses pengambilan keputusan dilakukan melalui tahapan sebagai berikut : a. Penilaian atas pemenuhan kriteria prasyarat b. Penilaian atas pemenuhan kriteria inti c. Pengambilan Keputusan d. Penyusunan Rekomendasi Penilaian atas pemenuhan kriteria prasyarat Kriteria prasyarat yaitu kriteria yang berkaitan dengan status Badan Hukum dan Bebas Konflik Kepentingan. Penilaian difokuskan pada tujuan badan hukum serta ada atau tidak adanya konflik kepentingan. Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 4

5 Penilaian tahap selanjutnya dapat dilakukan setelah calon LS melakukan tindakan perbaikan (corrective action) dan dinyatakan lulus dalam penilaian kriteria keharusan (prasyarat) Penilaian atas pemenuhan kriteria inti Penilaian atas pemenuhan kriteria inti meliputi aspek pekerjaan, manajemen organisasi (struktur organisasi dan kualifikasi sumberdaya manusia), sumberdaya keuangan serta komitmen dan jaminan fasilitasi sertifikasi. Bobot penilaian (weighted scoring) dan kisaran nilai ditetapkan oleh Tim Akredtasi seperti tertuang dalam Tabel 2. Tabel 2. Kriteria, Kisaran Nilai, dan Bobot dalam Pengambilan Akreditasi Calon Lembaga Sertifikasi Keputusan Kriteria Kisaran Nilai Bobot (%) A. Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia B. Sumberdaya Keuangan C. Jaminan Implementasi Sistem (Sistem Mutu) D. Jaminan Komitmen (Corporate Statement) E. Kinerja Jumlah 100 Keterangan : - Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia : kejelasan dan kelengkapan fungsi organisasi dalam menunjang kegiatan sertifikasi, yang didukung oleh Kualifikasi Sumberdaya Manusia yang memadai, yaitu jumlah dan kualifikasi personel yang menjamin pelaksanaan sertifikasi yang obyektif dan independen. - Kualifikasi Sumberdaya Keuangan : kemampuan sumberdaya keuangan untuk membiayai program sertifikasi. - Sistem Mutu : sistem mutu lembaga sertifikasi yang mengatur tata cara pelaksanaan proses sertifikasi. - Jaminan fasilitasi dan Komitmen sertifikasi : relevansi dan konsistensi pernyataan dan fakta yang ditemukan untuk menjamin pelaksanaan sertifikasi - Kinerja : kemampuan dan kualitas calon lembaga sertifikasi dalam menangani pelaksanaan sertifikasi berdasarkan sistem sertifikasi LEI Pengambilan Keputusan Kelulusan calon LS didasarkan atas perolehan bobot kriteria inti yang ditentukan berdasarkan rumusan sebagai berikut : - Penentuan kisaran nilai dan bobot untuk setiap kriteria/indikator dilakukan berdasarkan kesepakatan seluruh anggota tim penilai. Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 5

6 - Penentuan nilai kumulatif dilakukan berdasarkan formulasi berikut : N = (I i x B i ), dimana : N I i B i = Nilai kumulatif; = Kisaran Nilai indikator ke-i; dan = Bobot dari indikator ke-i Calon LS dinyatakan lulus jika : a) Lulus dari proses penilaian pemenuhan kriteria keharusan b) Memiliki nilai kumulatif (N) lebih besar atau sama dengan 6 untuk semua kriteria inti Penyusunan Rekomendasi Rekomendasi bagi calon LS disampaikan dalam rangka memberikan saransaran perbaikan kinerja calon LS agar memenuhi persyaratan akreditasi LEI. III. HASIL PENILAIAN Berdasarkan hasil pengecekan dan analisis dokumen-dokumen persyaratan serta hasil wawancara dengan calon lembaga sertifikasi dapat disimpulkan sebagai berikut : 3.1. Aspek Badan Hukum dan Konflik Kepentingan Badan Hukum a. Akte Pendirian PT. Sucofindo ditetapkan berdasarkan Akta Notaris Johan Lumban Tobing Sutan Arifin, SH di Jakarta No. 42 tanggal 22 Oktober b. Akta Perubahan Anggaran Dasar Perseroan terakhir tanggal 23 Juni 1998, dibuat di hadapan Agus Hashim Ahmad, Notaris di Jakarta; Perusahaan Perseroan (Persero) Superintending Company of Indonesia, disingkat PT. Sucofindo (Persero) dengan NPWP Nomor adalah sah dan terdaftar menurut Keputusan Menteri Kehakiman RI, Direktorat Jenderal Hukum dan Perundang-undangan Nomor C HT Th.98 tanggal 17 September c. Selanjutnya dalam Akta Pendirian disebutkan bahwa aktivitas usaha Sucofindo adalah pemeriksaan ekspor hasil hutan, audit sumberdaya hasil hutan untuk kepentingan go public, penilaian asset HPH untuk merger, penilaian hutan untuk penyertaan saham, dan sertifikasi ISO 9000/ Konflik Kepentingan Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 6

7 Berdasarkan hasil pengecekan dokumen komposisi kepemilikan saham dan dokumen corporate self declare serta hasil wawancara, tidak ditemukan adanya konflik kepentingan pada PT. Sucofindo. Keputusan Kriteria Prasyarat Berdasarkan analisis kriteria di atas, maka PT. Sucofindo dinyatakan lulus kriteria prasyarat dan dapat melanjutkan penilaiannya berdasarkan kriteria inti. Laporan Akreditasi LEI untuk PT Sucofindo 7

8 3.2. Aspek Manajemen Organisasi dan Sumberdaya Manusia PT Sucofindo memiliki struktur organisasi yang mendukung implementasi sertifikasi berupa SBU tersendiri yang menangani sertifikasi, yang didalam pelaksanaannya didukung oleh SBU Kehutanan dan Kelautan. SBU sertifikasi dipimpin oleh personel setingkat vice president yang menunjukkan bahwa sertifikasi merupakan bagian yang penting dalam organisasi PT. Sucofindo. SBU sertifikasi PT. Sucofindo tidak spesifik hanya melakukan sertifikasi di bidang kehutanan serta bukan bagian yang langsung melakukan implementasi sertifikasi. Selain itu, bagian sertifikasi belum secara khusus diperuntukkan untuk menangani sertifikasi hutan dan CoC LEI. Personel serta kompetensi teknis yang melaksanakan sertifikasi PHPL LEI didukung oleh Departemen Kehutanan. Pendukung teknis personel merupakan bagian tersendiri dan dipimpin oleh personel setingkat senior manajer untuk implementasi di sektor kehutanan. Dalam melakukan peningkatan kapasitas sebagai lembaga sertifikasi, PT. Sucofindo tercatat telah mengirimkan personel-personelnya dalam pelatihan assessor dan fasilitator sertifikasi pengelolaan hutan yang diselenggarakan oleh LEI. Kecuali untuk sistem sertifikasi PHBML, PT. Sucofindo telah memiliki tenaga assesor terlatih sebagai staff tetap, dan beberapa personel telah diikutikan dalam pelatihan untuk Panel Pakar. PT. Sucofindo sebagai lembaga sertifikasi yang ingin menjadi penyelenggara sertifikasi PHBML perlu segera melengkapi personel ataupun menambah kapasitas personel yang ada dengan mengikuti pelatihan bagi penilai lapangan PHBML. PT. Sucofindo memiliki sistem rekaman proses-proses sertifikasi yang telah dilakukan serta personnel yang terlibat didalamnya. PT. Sucofindo juga memiliki database pool tenaga ahli yang berkualifikasi untuk ketiga aspek dalam sertifikasi PHPL dan CoC yang dapat digunakan dalam proses-proses sertifikasi. Meskipun tenaga ahli tersebut statusnya masih bersifat ad-hoc dalam hubungannya dengan PT. Sucofindo dan belum diikat dalam suatu perjanjian dimana mereka diwajibkan untuk selalu siap bekerja bila ada proses sertifikasi Aspek Jaminan Sumberdaya Keuangan Untuk menganalisis kondisi keuangan PT. Sucofindo disektor kehutanan secara lebih spesifik belum dapat dilakukan karena walaupun telah terdaftar sebagai lembaga sertifikasi Sistem Sertifikasi Hutan Alam LEI dari tahun 2001, belum ada kegiatan SBU PT. Sucofindo yang telah melakukan sertifikasi sistem PHPL - LEI. Analisis aspek keuangan yang dilakukan berdasarkan Laporan keuangan SBU SICS per SBU Kehutanan, Kelautan-Perikanan & Lingkungan/KKL maupun sektor Jasa Sertifikasi Internasional/SICS tahun 2005 dan tahun 2006 tidak dapat dipakai sebagai laporan segmentasi yang bisa memberikan gambaran prospek kemampuan perusahaan dalam menangani kegiatan sertifikasi khususnya sektor Kehutanan. Dari hasil office visit yang dilakukan ke kantor PT. Sucofindo diketahui bahwa tenaga assessor bersertifikat LEI digunakan bukan hanya untuk kegiatan KKL tetapi juga SICS maupun sektor lainnya. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan dari individu-individu PT. Sucofindo tidak hanya memiliki kemampuan sebagai assessor LEI tetapi juga bidang-bidang lain. Laporan Akreditasi PT Sucofindo 8

9 Berdasarkan Laporan Keuangan SBU SICS yang dikirimkan untuk periode tahun , didapatkan rasio keuangan untuk tahun 2006 yang memperlihatkan bahwa untuk jangka pendek, PT. Sucofindo Indonesia masih dapat mempertahankan dan memenuhi kewajibannya kepada pihak ketiga. Karena dalam kemampuan menghasilkan revenue di bidang sertifikasi menunjukan peningkatan dari tahun 2005 sampai tahun 2006 sehingga alokasi terhadap pengembangan usaha selain dari aktivitas yang sudah dijalankan masih sangat mungkin untuk dilakukan. Secara umum aktivitas usaha tahun 2006 PT. Sucofindo tidak berubah, tetapi terhadap biaya aktivitas telah terjadi efisiensi penurunan biaya sehinggan terjadi peningkatan pendapatan tanpa adanya penambahan aktivitas dari periode tahun PT. Sucofindo telah menyelesaikan kewajiban pajak untuk periode tahun 2005 dan telah memperhitungkan penyelesaian kewajiban bayar pajak dan kewajiban pihak ketiga lainnya untuk periode tahun 2006 sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kegiatan bisnis sertifikasi sistem LEI oleh PT. Sucofindo memang belum dijalankan, namun dari kemampuan mendapatkan bisnis di bidang non-sertifikasi Kehutanan telah dibuktikan. Oleh karena itu PT. Sucofindo perlu di dukung untuk dapat menjadi Lembaga Sertfikasi LEI Aspek Jaminan Fasilitasi dan Komitmen a. Surat Pernyataan Perusahaan sebagaimana disebutkan di atas, merupakan komitmen tertulis yang dapat dijadikan landasan dalam penilaian kesesuaian pelaksanaan sertifikasi PHPL dan Lacak Balak dengan sistem-sistem tersebut secara keseluruhan yang dilaksanakan oleh PT. Sucofindo di kemudian hari. b. Untuk dapat mewujudkan komitmen pelaksanaan jasa sertifikasi PHPL dan Lacak Balak yang transparan dan bertanggung gugat, diperlukan dukungan organisasi yang baik dan sumberdaya manusia yang sesuai dengan kualifikasinya. Struktur organisasi yang tersedia masih belum jelas menunjukkan ruang lingkup tanggung jawab dan mekanisme kontrol secara hierarki yang sesuai dengan sistem sertifikasi yang akan difasilitasi c. Sumberdaya manusia yang tersedia memiliki kualifikasi yang memadai untuk fasilitasi sertifikasi PHPL dan CoC, sedangkan untuk fasilitasi sertifikasi PHBML dan PHTL belum tersedia. Dalam hal ini, perlu ada kebijakan perusahaan untuk dapat memenuhi ketentuan yang ditetapkan dalam sistem sertifikasi. Disamping itu perlu disediakan pula kebijakan sub-kontrak yang dilakukan dalam menangani suatu pekerjaan sertifikasi hutan dan lacak balak Aspek Kinerja PT. Sucofindo sebelumnya pernah diakreditasi oleh LEI, tetapi selama masa berlakunya akreditasi tersebut tidak pernah menerima permintaan untuk melakukan sertifikasi. Laporan Akreditasi PT Sucofindo 9

10 IV. KEPUTUSAN DAN REKOMENDASI 1.1. Keputusan Berdasarkan analisis terhadap dokumen, fakta dan hasil dari wawancara langsung dengan calon Lembaga Sertifikasi, maka Tim Akreditasi memutuskan bahwa PT. Sucofindo memenuhi persyaratan sebagai LS PHPL dan CoC. Penilaian terhadap kriteria inti disajikan pada Tabel 5 di bawah ini. Tabel 5. Perhitungan nilai akreditasi berdasarkan bobot yang diperoleh oleh PT. Sucofindo Kriteria/Indikator Kisaran Nilai Perolehan Nilai Bobot (%) Nilai terbobot A. Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manuasia B. Sumberdaya Keuangan C. Jaminan Implementasi Sistem (Sistem Mutu) D. Jaminan Komitmen (Corporate Statement) E. Kinerja Jumlah Nilai total = Jumlah Perolehan Nilai x Prosentase Bobot = 6.65 (enam koma enam puluh lima) Keputusan Akreditasi PT. Sucofindo ditetapkan oleh Tim Akreditasi LEI pada tanggal 23 Juli 2007 bertempat di kantor Lembaga Ekolabel Indonesia. Susunan Tim Akreditasi LEI : 1.Alan Purbawiyatna (Ketua Tim & Sistem Mutu) 2.Daru Asycarya ( Sistem Mutu) 4. Luhut Simanjuntak (Badan Hukum dan Konflik Kepentingan) 5. Ferry (Sumberdaya Keuangan) 6.Aditya Bayunanda (Manajemen Organisasi dan SDM) 1.2 Rekomendasi 1. Personel yang akan bertindak sebagai fasilitator proses sertifikasi PHBML di PT. Sucofindo diikut sertakan dalam pelatihan penilai lapangan PHBML untuk mendapatkan predikat penilai lapangan PHBML, atau melakukan penambahan personel yang memiliki kualifikasi tersebut. 2. Perlu ditambahkan dokumen pelaksanaan PHBML dalam panduan mutu, supaya dapat mencerminkan kedua skema dalam sertifikasi PHBML. Laporan Akreditasi PT Sucofindo 1

11 3. Dalam rangka meningkatkan efektifitas keuangan, diharapkan PT. Sucofindo dapat mengaplikasikan Sistem Sertifikasi LEI kepada perusahaan-perusahaan yang membutuhkan sesuai dengan persetujuan akreditasi yang telah diberikan 4. PT. Sucofindo diharapkan menyampaikan dokumen Formulir sebagai salah satu dokumen kelengkapan sistem mutu Laporan Akreditasi PT Sucofindo 2