PANDUAN TADBIR URUS KORPORAT MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA

Transkripsi

1 MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA

2 PENAFIAN Panduan Tadbir Urus Korporat ini ( Panduan ) diterbitkan oleh Bursa Malaysia Berhad untuk membantu lembaga mengguna pakai prinsip dan amalan terbaik tadbir urus korporat. Panduan ini tidak menyeluruh dalam liputannya. Lembaga harus menggunakan kearifan dan ketekunan dalam penggunaan Panduan ini. Lembaga dan pegawai syarikat harus mendapat nasihat profesional tentang sebarang set fakta atau isu khusus. Walaupun setiap usaha munasabah telah diambil untuk mengemukakan maklumat semasa dan berkaitan, Bursa Malaysia Berhad tidak membuat sebarang representasi atau jaminan, sama ada tersurat atau tersirat, atau memikul liabiliti undang-undang (sama ada dalam kecuaian atau sebaliknya) atau tanggungjawab ke atas ketepatan, lengkapnya atau kebolehpercayaan kandungan Panduan ini. Semua hak terpelihara. Bursa Malaysia Berhad dan logo Bursa Malaysia Berhad adalah tanda dagang berdaftar.

3 Etika perniagaan teguh, dasar dan prosedur baik dan sistem pengawasan berkesan dan efisien dengan sekatan dan imbangan yang betul merupakan unsur tadbir urus yang baik

4 PENDAHULUAN BURSA MALAYSIA : MENUJU KECEMERLANGAN BILIK LEMBAGA YANG AMAT BERBAHAGIA TUN MOHAMED DZAIDDIN HJ ABDULLAH CHAIRMAN, BURSA MALAYSIA BERHAD Tadbir urus korporat yang baik diterima secara global sebagai dasar penting kepada daya bersaing, perkembangan dan ketahanan mana-mana organisasi. Banyak perhatian dan beban ke atas lembaga pengarah untuk melaksanakan tugas dengan nilai etika tinggi dan kebertanggungjawaban dalam komitmen mereka kepada amalan tadbir urus yang baik. Oleh itu, tadbir urus baik patut diamalkan dengan meluas untuk memaparkan mutu dan integriti tertinggi pemimpin dalam organisasi tersebut. Penghasilan Panduan Tadbir Urus Korporat ini ditujukan untuk lembaga pengarah syarikat awam tersenarai (PLC) mendapat haluan arah yang jelas dan konstruktif tentang amalan terbaik tadbir urus korporat. Panduan ini berfokus kepada menjelaskan peranan dan keperluan PLC untuk mempertingkatkan amalan tadbir urus korporat di kalangan lembaga dan jawatankuasa, yang akan dapat menyumbang kepada pencapaian matlamat dan nilai strategik dalam perniagaan mereka. Dalam Panduan ini, kami menekankan cara penting lembaga pengarah dan jawatankuasa teras boleh menjalankan kuasa mereka dan melaksanakan tanggungjawab pengawasan mereka dengan berkesan, atas kebertanggungjawaban mereka kepada syarikat dan pemegang saham. Saya berharap sebagai pengusaha utama dalam pasaran modal Malaysia, anda mendapati Panduan ini berguna dalam memahami peranan anda dalam membina perkembangan perniagaan berterusan yang didasari oleh tadbir urus korporat yang mantap. Dalam persekitaran korporat yang semakin global, pelabur mengharapkan kita menjadi lebih tulus dan bertindak melebihi amalan terbaik yang disyorkan supaya dapat menarik mereka kepada kita. Marilah kita sama-sama berusaha membina pasaran dengan pemimpin berkualiti, pasaran dengan pelabur berpengetahuan dan pasaran berintegriti. 1

5 KANDUNGAN Penghargaan 5 Tentang Panduan Ini 6 1. Struktur, Tanggungjawab dan Keberkesanan Lembaga Menubuhkan Lembaga Tanggungjawab Utama Lembaga Tanggungjawab Teras Pengarah Kepimpinan dan Keterampilan Lembaga Saiz Lembaga Terma-terma Rujukan Pengendalian Mesyuarat Lembaga Akses kepada Maklumat dan Nasihat Bebas Perlantikan Ahli Lembaga Baru Pendidikan Lanjutan Peranan Pengarah dalam Penyemakan dan Penggunaan Pelan Strategik Kualiti Maklumat Peranan Setiausaha Syarikat Jawatankuasa Lembaga Etika Perniagaan Tanggungjawab Sosial Korporat Risiko Perbuatan Menipu dan Tukang Adu Jawatankuasa Audit dan Cabarannya Menubuhkan Jawatankuasa Audit Tanggungjawab Utama Komposisi Terma-terma Rujukan Peranan Pengerusi Jawatankuasa Audit Mesyuarat dan Agenda Akses kepada Maklumat dan Nasihat Bebas Hak Akses kepada Pekerja Perlantikan Ahli Baru Pendidikan Lanjutan Setiausaha Jawatankuasa 61 2

6 2.12 Hubungan dan Komunikasi Jawatankuasa Audit Penilaian Prestasi Laporan Jawatankuasa Audit Ciri-ciri Jawatankuasa Audit Berkesan Menilai Risiko dan Persekitaran Kawalan Peranan Lembaga dalam Pengurusan Risiko dan Kawalan Risiko Utama Kawalan Dalaman Menanam Rangka Pengurusan Risiko dan Kawalan Pengawasan Berkesan ke atas Pelaporan Kewangan Integriti Pelaporan Kewangan Jawatankuasa Audit dan Pelaporan Kewangan Audit Dalaman dan Luaran: Mata dan Telinga Jawatankuasa Audit Audit Dalaman Audit Luaran Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan Percanggahan Kepentingan Pihak Berkaitan dan Pendedahan Kepentingan Tanggungjawab Pengawasan Jawatankuasa Audit Dalam Menyemak Situasi Percanggahan Kepentingan dan Transaksi Pihak Berkaitan Penilaian Harga dan Terma dan Syarat Lain Transaksi Jawatankuasa Penamaan Terma-terma Rujukan Perlantikan Pengarah Komposisi dan Saiz Mesyuarat Penilaian Prestasi Penilaian Gabungan Kemahiran, Pengalaman dan Sifat Lembaga Perlantikan Semula Pengarah Perancangan Pewarisan 112 3

7 8. Jawatankuasa Imbuhan Terma-terma Rujukan Komposisi dan Saiz Mesyuarat Jawatankuasa Menetapkan Imbuhan Pengarah, CEO dan Pihak Pengurusan Atasan Imbuhan Pengarah Eksekutif Imbuhan Pengarah Bukan Eksekutif Imbuhan CEO dan Pihak Pengurusan Atasan Pendedahan Imbuhan setiap Pengarah Hubungan Pemegang Saham Dialog bersama Pemegang Saham Dasar Komunikasi Pemegang Saham 123 Eksibit Eksibit 1 Dasar Pengaduan Tukang Adu 126 Eksibit 2 Borang Pertanyaan Kecelikan Kewangan 128 Eksibit 3 Penilaian Sendiri Jawatankuasa Audit 129 Eksibit 4 Kawalan dan Kawalan Selia Borang Pertanyaan yang ditujukan kepada Pengurusan Atasan 134 Eksibit 5 Isyarat Amaran 137 Eksibit 6 Pelaporan Kewangan Borang Pertanyaan untuk ditujukan kepada Pihak Pengurusan Atasan 139 Eksibit 7 Sesi Peribadi dengan Juruaudit Luaran 144 Eksibit 8 Perkara untuk Dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit tentang Transaksi Pihak Berkaitan 146 Eksibit 9 Penyata Penilaian Prestasi Lembaga dan Jawatankuasa Lembaga 147 Eksibit 10 Penyata Penilaian Prestasi Penilaian Sendiri/ Rakan Sejawat Pengarah Individu 152 Eksibit 11 Contoh Kenyataan tentang Fungsi Audit Dalaman 154 4

8 PENGHARGAAN Bursa Malaysia ingin merakamkan penghargaan bagi sumbangan tidak ternilai dan kepakaran yang disumbangkan terhadap penghasilan Panduan ini, khususnya kepada En. Lee Min On dan Cik Kasturi Paramanathan dari KPMG Business Advisory Sdn Bhd, serta En. Philip Koh dari Mah-Kamariyah & Philip Koh (Peguambela & Peguamcara). Kami juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih khas kepada Suruhanjaya Sekuriti Malaysia, Institut Akauntan Malaysia (MIA), Kumpulan Pemantau Pemegang Saham Minoriti (MSWG), Institut Setiausaha dan Pentadbir Berkanun Malaysia (MAICSA), Institut Juruaudit Dalaman Malaysia (IIAM), Institut Tadbir Urus Korporat Malaysia (MICG) dan pengarah-pengarah syarikat awam tersenarai di atas sumbangan mereka dalam penyusunan Panduan ini. 5

9 TENTANG PANDUAN INI Panduan Tadbir Urus Korporat ( Panduan ) ini dirangka untuk membantu pengarah memahami peranan dan tanggungjawab mereka terhadap syarikat dan pemegang hak. Objektif utamanya adalah untuk meningkatkan sikap profesionalisme dalam lembaga dan jawatankuasa mereka dengan memberi: Cadangan bagaimana hendak memenuhi kewajipan tadbir urus syarikat yang disenaraikan di Bursa Malaysia Securities Berhad ( Bursa ); dan Contoh praktik bagaimana prinsip dan amalan terbaik tadbir urus korporat boleh diimplementasikan. Panduan ini telah merujuk kepada Prinsip dan Amalan Terbaik Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia (Semakan) 2007 ( Kod CG ), dan Syarat-syarat Penyenaraian Bursa Malaysia Securities Berhad ( Syarat Penyenaraian ) dan peruntukan utama perundangan dan kawalan selia. Walaupun Prinsip dan Amalan Terbaik Kod CG dinyatakan pada garisan tepi seluruh Panduan ini, syarikat-syarikat patut merujuk kepada dokumen sumber berkenaan untuk butiran lanjut. Panduan ini mengandungi contoh, senarai semakan dan borang soal selidik. Mereka bertujuan memberi panduan sahaja, tidak bertujuan menyeluruh dan tidak patut diterima sebulat-bulatnya oleh syarikat tanpa mengambil kira undang-undang dan keadaan. Syarikat dinasihatkan supaya mengubahsuai bahan yang terkandung dalam Panduan ini agar bersesuaian dengan keadaan industri, syarikat dan perniagaan masing-masing. Ini selaras dengan pendekatan yang disyorkan oleh Kod CG bahawa Syarikat digalakkan supaya menumpukan perhatian khusus kepada keperluan tadbir urus mereka. Dalam hal ini, syarikat harus mengelak pematuhan bentuk atau menanda kotak dan sebaliknya, menumpukan usaha mereka kepada menjalankan penilaian ke atas amalan tadbir urus korporat yang paling sesuai bagi syarikat mereka. Panduan ini bertujuan meningkatkan paras tadbir urus korporat melalui penstrukturan dan mengimplementasikan amalan baik dan proses yang membawa kepada lembaga yang berkesan. Ia berusaha memberi pengertian praktikal tentang amalan terbaik, termasuk bagaimana amalan sedemikian boleh dipatuhi dari segi isi dan bukan sahaja pada zahirnya, supaya membantu lembaga mencapai objektif strategik mereka dan membina nilai boleh diteruskan dalam perniagaan mereka. Syarikat patut mewujudkan persekitaran beretika yang menggalak pihak pengurusan melakukan yang betul dan memahami bahawasanya ini adalah sangat penting kepada prestasi kewangan syarikat boleh diteruskan. Analisis data 2 menunjukkan bahawa perbadanan yang mempunyai lembaga yang aktif dan bebas menjana keuntungan ekonomik yang lebih tinggi. Ini menyokong tanggapan munasabah bahawa tadbir urus korporat penting kepada prestasi korporat. 2 Ira M. Millstein dan Paul MacAvoy, Lembaga Pengarah Aktif dan Prestasi Perbadanan Besar yang Didagang Secara Awam Columbia Law Review 98. 6

10 Panduan ini dirangka dan distrukturkan menjadi sembilan bab di mana setiap bab menumpukan perhatian kepada unsur tadbir urus berkesan sementara mengkaji tunjangan Kod CG. Bab 1 menerangkan mekanisme lembaga yang berjaga-jaga dan berkesan. Bab ini menumpukan perhatian kepada nada dari atas yang menetapkan etos keseluruhan usaha perniagaan tersebut. Lembaga yang berkesan pada asasnya terdiri daripada pengarah yang melibatkan diri, komited dan berpengetahuan dan yang mempunyai kemahiran berlainan dan pengalaman yang relevan kepada perniagaan. Lembaga patut membina keseimbangan betul antara peranan menasihat dengan melibatkan diri dalam keputusan strategik syarikat dan memberi pihak pengurusan kebebasan yang mencukupi untuk mengendali operasi syarikat. Lembaga memenuhi peranan fidusiarinya dengan meneliti prestasi pihak pengurusan dan kualiti, kebolehpercayaan dan ketelusan kedua-dua maklumat kewangan dan bukan kewangan yang dibekalkan oleh pihak pengurusan. Bab 2 meneliti asas jawatankuasa audit yang bebas, objektif dan berkesan. Bab ini berfokus kepada empat tanggungjawab penting yang harus ditanggung oleh jawatankuasa audit: menilai proses berhubung dengan risiko syarikat dan persekitaran kawalan (kecuali diamanahkan kepada jawatankuasa lain oleh lembaga); mengawasi pelaporan kewangan; menilai proses audit dalaman dan luaran; dan menyemak transaksi pihak berkaitan dan keadaan percanggahan kepentingan. Bab 3 menumpukan perhatian kepada penilaian lembaga tentang proses berhubung dengan risiko syarikat dan persekitaran kawalan. Proses pengurusan risiko teguh yang sistematik mengenal pasti, menilai dan meringankan spektrum risiko yang menghadapi sebuah syarikat boleh membantu lembaga mengenal pasti dan mengurus risiko utama dengan berkesan. Bab ini juga membincangkan perlunya jawatankuasa audit mendapat pemahaman jelas tentang persekitaran dan rangka kawalan supaya dapat mencabar dan menguji persekitaran kawalan yang dibentuk oleh pihak pengurusan dengan berkesan demi membolehkan jawatankuasa audit mendapat jaminan munasabah tentang integriti proses pelaporan kewangan,. Bab 4 mengkaji peranan jawatankuasa audit sebagai pemantau proses pelaporan kewangan syarikat. Lembaga dengan sendirinya tidak boleh mengawasi transaksi kewangan dan menyedia rekod perakaunan. Disebabkan peranan utamanya dalam, dan kebertanggungjawabannya terhadap prestasi kewangan usaha perniagaan tersebut, lembaga boleh secara munasabah bergantung kepada peranan pengawasan, pemantauan dan pelaporan jawatankuasa audit. Proses pengauditan syarikat dilaksanakan oleh juruaudit dalaman dan luaran. Bab 5 meneliti tanggungjawab jawatankuasa audit untuk memastikan usaha mengaudit diselaraskan dan terdapat komunikasi berkesan antara kedua-dua juruaudit. Bab ini juga membincangkan pemilihan, peranan dan bidang kerja juruaudit dalaman dan luaran. Audit dalaman berada dalam kedudukan yang baik untuk memberi jawatankuasa audit pengertian kepada operasi dan hasil program pengurusan risiko yang tegap. Juruaudit luaran dan jawatankuasa audit mesti mempunyai hubungan erat dan berterus-terang. Perlu dijelaskan bahawa juruaudit luaran bekerja dengan pihak pengurusan tetapi untuk jawatankuasa audit dan melapor kepada pemegang saham. 7

11 Bab 6 membincangkan kepentingan tanggungjawab jawatankuasa audit memantau transaksi pihak berkaitan dan keadaan percanggahan kepentingan. Bab ini berfokus kepada keperluan jawatankuasa audit untuk memastikan rangka yang betul dan menyeluruh supaya dapat mengenal pasti, memantau, menilai, melulus dan melapor transaksi sedemikian terbentuk. Bab 7 meneliti peranan tadbir urus jawatankuasa penamaan. Jawatankuasa ini selalunya ditugaskan untuk mengenal pasti individu berkelayakan untuk berkhidmat sebagai ahli lembaga dan mengesyorkan calon tersebut untuk dilantik ke lembaga dan jawatankuasa lembaga. Jawatankuasa penamaan juga menjalankan penilaian berkala untuk mentaksir keberkesanan lembaga pada keseluruhannya, jawatankuasa lembaga dan sumbangan pengarah individu. Bab 8 berfokus kepada bagaimana jawatankuasa imbuhan patut mengurus dan mengesyorkan rangka imbuhan untuk menarik dan mengekalkan pengarah, ketua pegawai eksekutif dan pihak pengurusan atasan yang diperlukan untuk mengendali syarikat dengan jayanya untuk kelulusan lembaga. Aktivisme pemegang saham yang meningkat dan tekanan seiringan untuk pendedahan imbuhan pengarah telah meletak dasar dan proses imbuhan di bawah penelitian. Pakej imbuhan pengarah eksekutif patut distrukturkan untuk mengaitkan ganjaran kepada prestasi korporat dan individu. Dalam kes pengarah bukan eksekutif, tahap imbuhan patut mencerminkan pengalaman dan peringkat tanggungjawab yang terlibat. Akhir sekali, Bab 9 meneliti aspek berlainan perhubungan pemegang saham. Sifat responsif pihak pengurusan atasan dan lembaga terhadap pelabur adalah komponen penting syarikat yang merangkumi kebertanggungjawaban berterusan. Rujukan Kod CG, keperluan kawalan selia dan panduan berwibawa lain yang dirujuk dalam Panduan ini boleh diakses melalui laman web yang berikut: Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia Semakan 2007; Laman web Suruhanjaya Sekuriti Malaysia: Bab berkenaan Syarat Penyenaraian requirements/ Nota Amalan yang dikeluarkan oleh Bursa Malaysia requirements/practice-notes.html Penyata Bursa Malaysia tentang Kawalan Dalaman Panduan untuk Pengarah Syarikat Awam Tersenarai requirements/guidelines_best_practices_practices_.html Rangka Tanggungjawab Sosial Korporat Bursa Malaysia csr/resources.html Perhubungan Pelabur Bursa Malaysia Manual Pelaksanaan Amalan Manual.html 8

12 ChaPTER 1 STRUKTUR, TANGGUNGJAWAB DAN KEBERKESANAN LEMBAGA

13 STRUKTUR, TANGGUNGJAWAB DAN KEBERKESANAN LEMBAGA Akta Syarikat, 1965 ( CA ) menyatakan bahawa perniagaan dan urusan syarikat harus diurus oleh, atau di bawah arahan, lembaga pengarah. 2 Lembaga mempunyai kewajipan memainkan peranan aktif dalam mengarah pihak pengurusan. Walaupun ini tidak bermakna mereka patut terlibat dalam perkara operasi, ia sudah tentu mencadangkan lembaga tidak boleh menyokong keputusan pihak pengurusan secara pasif. CA juga menyatakan bahawa lembaga pengarah mempunyai semua kuasa yang perlu untuk mengurus dan mengarah dan menyelia pengurusan perniagaan dan urusan syarikat [...]. 3 Rangka tadbir urus syarikat patut dibentuk untuk: membolehkan lembaga memberi panduan strategik dan pengawasan berkesan pihak pengurusan; menjelaskan peranan dan tanggungjawab ahli lembaga dan pihak pengurusan untuk memudahkan kebertanggungjawaban lembaga dan pihak pengurusan kepada syarikat dan pemegang saham; dan memastikan keseimbangan kuasa supaya tiada seorang individu yang mempunyai kuasa tidak terhad. Fungsi tadbir urus bukanlah dengan sendirinya merupakan kesudahan, tetapi pematuhan adalah kesudahan, dalam hubungan dinamik dengan kepimpinan berprestasi: Peranan lembaga ialah untuk memberi kepimpinan pengusahaan syarikat dalam rangka kawalan wajar dan berkesan yang membolehkan risiko dinilai dan diurus. Lembaga patut menetapkan matlamat strategik syarikat, memastikan sumber kewangan dan manusia yang perlu sedia ada bagi syarikat mencapai objektif dan menyemak prestasi pihak pengurusan. Lembaga patut menetapkan nilai dan piawaian syarikat dan memastikan obligasinya kepada pemegang saham dan yang lain difahami dan dipenuhi 4. Pengarah juga diharapkan mempunyai kawalan ketat ke atas proses kawalan dalaman syarikat dan meningkatkan sifat berhati-hati mereka dalam mengenal pasti, menumpukan perhatian kepada dan mengurus risiko yang mungkin mempunyai kesan material ke atas penyata kewangan dan operasi syarikat. Lembaga patut distrukturkan supaya melindungi kepentingan pemegang saham dan pemegang hak berkaitan sementara membolehkan syarikat bersaing dalam persekitaran pasaran yang mencabar. 2 Seksyen 131B(1) CA 3 Seksyen 131B(2) CA 4 Tadbir Urus Korporat Panduan Praktik, London Stock Exchange plc & RSM Robson Rhodes LLP, Julai

14 1.1 MENUBUHKAN LEMBAGA Kejayaan lembaga dalam memenuhi tanggungjawab pengawasannya bergantung kepada saiz, komposisi dan sifat kepimpinan. Lembaga yang berjaga-jaga, sementara menyokong pihak pengurusan, harus; melibatkan diri secara proaktif dalam membuat keputusan strategik; Prinsip AI Setiap syarikat yang disenaraikan patut diketuai oleh lembaga berkesan yang akan memimpin dan mengawal syarikat tersebut. mencabar pihak pengurusan dengan soalan berdasarkan pengetahuan termaklum; mengawas rancangan, keputusan dan tindakan pihak pengurusan; memantau tindakan beretika, pelaporan kewangan dan pematuhan kawalan selia; dan dapat mencapai tadbir urus cemerlang yang berkesan dan memelihara kepentingan pemegang hak. Dalam menubuhkan lembaga yang berkesan, syarikat boleh mengambil langkah penting seperti mana digambarkan dalam Rajah 1. Langkah 5 Penilaian tahunan berhubung dengan keberkesanan dan sumbangan lembaga, jawatankuasanya dan pengarah individu Langkah 4 Membangunkan petunjuk prestasi utama untuk pengarah Langkah 3 Mendirikan proses teratur untuk memilih dan melantik ahli lembaga dan jawatankuasa lembaga Langkah 2 Membangunkan peranan dan tanggungjawab dan mengenal pasti kecekapan teras dan gabungan kemahiran yang diperlukan untuk lembaga dan jawatankuasanya Langkah 1 Menentukan kuasa lembaga, akses kepada maklumat tepat pada masa, nasihat bebas dan pengurusan syarikat, saiz lembaga dan jawatankuasa selaras dengan tujuan, objektif dan strategi syarikat Rajah 1: Lima langkah penting dalam menubuhkan lembaga berkesan 11

15 1.2 TANGGUNGJAWAB UTAMA LEMBAGA Amalan Terbaik AAI Kod CG menyatakan bahawa lembaga perlu menanggung enam tanggungjawab khusus yang berikut dalam melaksanakan peranan pengawasannya: Menyemak dan menerima pelan strategik untuk syarikat lembaga patut menyemak dan mengambil pakai pelan strategik dan perniagaan yang sejajar untuk memastikan kewajipan kepada pemegang saham dan pemegang hak dipenuhi; Mengawasi pengendalian perniagaan syarikat untuk menilai sama ada perniagaan diurus dengan betul oleh itu lembaga patut memberi kepimpinan pengusahaan; Mengenal pasti risiko utama dan memastikan sistem sesuai dilaksanakan untuk mengurus risiko tersebut lembaga patut menilai risiko utama syarikat dan mengawasi supaya pengurusan risiko dan prosedur kawalan dalaman yang sesuai disediakan; Perancangan pewarisan, termasuk melantik, melatih, menetapkan imbuhan untuk, dan di mana sesuai, mengganti pihak pengurusan atasan lembaga patut mengawasi proses pembangunan modal insan, pemantauan dan pampasan terhadap kriteria penilaian yang ditetapkan terlebih dahulu; Membangun dan melaksanakan program perhubungan pelabur atau dasar komunikasi pemegang saham untuk syarikat; dan Menyemak kelengkapan dan integriti sistem kawalan dalaman dan sistem pengurusan maklumat syarikat, termasuk sistem untuk pematuhan undangundang, kawalan selia, peraturan, arahan dan garis panduan terpakai - lembaga patut menentukan bahawa prosedur yang sedia ada telah dibentuk untuk memastikan aset syarikat dilindungi daripada kerugian akibat penggunaan/pelupusan tanpa izin dan semua transaksi syarikat diluluskan dengan wajar dan direkodkan sebagaimana perlu untuk membolehkan penyediaan penyata kewangan yang benar dan saksama dan pendedahan berkaitan seperti mana diperlukan daripada syarikat. 1.3 TANGGUNGJAWAB TERAS PENGARAH Pengarah harus sedar tentang parameter undang-undang yang mentaksirkan tanggungjawabnya dari segi undang-undang. Seorang pengarah menanggung tanggungjawab fidusiari seakan sama dalam beberapa segi seperti seorang pemegang amanah. Undang-undang mengakui bahawa pengarah harus dibenarkan membuat penilaian perniagaan dan keputusan perniagaan dengan semangat perusahaan 5. Ada dua aspek utama tentang tanggungjawab pengarah: (i) Tanggungjawab fidusiari; dan (ii) Tanggungjawab menggunakan hemat, kecekapan dan ketekunan munasabah. 5 Seksyen 132(1B) CA 12

16 Tanggungjawab pengarah Ketaatan dan bertindak secara jujur Hemat, ketekunan dan kecekapan Tanggungjawab bertindak secara bona fide demi kepentingan syarikat Tanggungjawab menggunakan kuasa untuk tujuan wajar Tanggungjawab tidak mengehadkan budi bicara Tanggungjawab mengelak percanggahan kepentingan sebenar dan berkemungkinan Tanggungjawab bertindak secara jujur demi kepentingan terbaik syarikat dan untuk tujuan wajar Tanggungjawab tidak menyalahgunakan maklumat, peluang atau kedudukan korporat Transaksi pihak berkaitan Pendedahan dan mengundi ke atas perkara yang mempunyai kepentingan peribadi material Tanggungjawab menggunakan hemat dan ketekunan seorang yang munasabah tertakluk kepada peraturan penilaian perniagaan Pematuhan undangundang sekuriti dan Syarat-syarat Penyenaraian Pandangan keseluruhan berdiagram tanggungjawab pengarah di bawah CA (i) TANGGUNGJAWAB FIDUSIARI Walaupun lembaga bertindak secara kolektif, tanggungjawab fidusiari ditanggung secara individu oleh setiap pengarah. Terdapat empat aspek utama tanggungjawab fidusiari pengarah: Tanggungjawab bertindak secara jujur; Tanggungjawab menjalankan kuasa untuk tujuan wajar; Tanggungjawab melaksanakan budi bicara sewajarnya ; dan Tanggungjawab mengelak percanggahan dan dagangan sendiri Tanggungjawab bertindak secara jujur Ia telah ditekankan berulang kali bahawa pengarah harus bertindak dengan jujur selaras dengan apa yang mereka percaya adalah kepentingan syarikat. 13

17 Tanggungjawab menggunakan kuasa untuk tujuan wajar Seorang pengarah harus pada setiap masa menggunakan kuasanya untuk tujuan wajar dan secara jujur, demi kepentingan terbaik syarikat 6. Kepentingan syarikat telah ditakrifkan oleh mahkamah untuk membawa maksud kepentingan pemegang saham pada keseluruhannya, dan bukan kepentingan mana-mana pihak ketiga. Tanggungjawab melaksanakan budi bicara sewajarnya Seorang pengarah mempunyai kebebasan luas dalam melaksanakan kuasa yang diberi kepadanya di bawah Tataurusan Pertubuhan syarikat dan beliau harus menggunakannya dengan sewajarnya. Seorang pengarah tidak boleh mengehadkan kuasa ini dengan melepaskan kuasa melaksanakan budi bicara sedemikian dengan bebasnya dan hanya membuat apa yang dikehendaki oleh seseorang yang lain. Tanggungjawab mengelak percanggahan dan dagangan sendiri Penyalahgunaan harta, kedudukan, peluang korporat atau bersaing dengan syarikat oleh seorang pengarah atau pegawai syarikat adalah dilarang, kecuali dengan kebenaran atau ratifikasi melalui mesyuarat agung 7. Menyalahgunakan maklumat Penyalahgunaan maklumat merujuk kepada tindakan yang tidak konsisten dengan pelaksanaan tugas, kewajipan dan tanggungjawab seorang pengarah secara wajar. Contoh termasuk dagangan dalaman dan salah laku pasaran sekuriti yang ditetapkan dalam Akta Pasaran Modal dan Perkhidmatan, 2007 ( CMSA ), yang menghalang dagangan dalam sekuriti korporat di mana terdapat maklumat sensitif harga yang belum lagi terdapat di domain awam. Pengarah juga tertakluk kepada larangan terhadap dagangan palsu dan transaksi menipu pasaran, manipulasi, membuat kenyataan palsu atau mengelirukan, memujuk dengan dorongan perbuatan menipu orang yang mendagang sekuriti dan penggunaan alat yang memanipulasi dan memperdayakan 8. 6 Seksyen 132(1) CA 7 Seksyen 132(2) CA 8 Seksyen 175, 176, 177, 178 dan 179 CMSA 14

18 Penggunaan Maklumat Orang Dalam Korporat dan Pemilikan dan Pengendalian Maklumat Sulit Pengarah mempunyai akses kepada pelbagai maklumat. Ini mungkin termasuk maklumat kewangan dan maklumat sensitif harga lain yang tidak atau belum terdapat untuk orang awam. Undang-undang adalah paling utama. Lembaga harus memastikan pematuhan kepada undang-undang dagangan dalaman yang termasuk, antara lain, memberitahu pihak ketiga atau mendapatkan orang lain untuk mendagang sekuriti di mana maklumat belum lagi didedahkan kepada orang awam. Tambahan lagi, pengarah harus mematuhi Syarat-syarat Penyenaraian apabila berdagang dalam sekuriti semasa dan/atau di luar tempoh tutup. Pengarah juga mempunyai tanggungjawab untuk memastikan bahawa maklumat yang dipunyai syarikat yang mempunyai nilai keempunyaan tidak boleh dieksploitasi. Pengarah harus memastikan bahawa terdapat sistem dan daftar harta yang lengkap yang merekodkan dan mengurus harta intelektual syarikat supaya syarikat dapat menguatkuasakan perlindungan terhadap penyalahgunaan atau penyelewengan aset sedemikian dengan berkesan. Selain daripada itu, pengarah harus memastikan terdapat prosedur wajar untuk memastikan maklumat sulit dikendalikan sewajarnya oleh pengarah, pekerja syarikat dan pihak berkaitan untuk mengelak kebocoran dan penyalahgunaan maklumat sedemikian. Keuntungan rahsia Seorang pengarah yang mendapat keuntungan rahsia harus menerangkannya kepada syarikat. Tiada sesiapa dalam peranan yang mewajibkannya bertindak secara jujur boleh melibatkan diri dalam pengaturan atau mempunyai kepentingan peribadi yang bercanggah dengan kepentingan mereka yang beliau harus melindungi. Kontrak dengan syarikat Pengarah dibenarkan berdagang dengan syarat pendedahan penuh dibuat kepada syarikat dan kelulusan pemegang saham diperoleh di mana wajib di bawah CA atau Syarat-syarat Penyenaraian. CA dan Syarat-syarat Penyenaraian juga memperuntukkan kriteria khusus dan ambang yang, apabila dicapai, akan memerlukan persetujuan pemegang saham di mesyuarat agung. Tanggungjawab membuat pendedahan Tanggungjawab seorang pengarah untuk mendedahkan kepentingan berkaitan dengan kontrak atau kontrak dicadangkan kini termasuk kepentingan pasangan dan anak (termasuk anak angkat atau anak tiri) pengarah 9. Syarikat diperlukan menyimpan daftar menunjukkan butiran pegangan saham dan sebarang kepentingan lain setiap pengarah Seksyen 131(7A) CA 10 Seksyen 134 CA 15

19 Tanggungjawab mengelak daripada mengambil bahagian dan mengundi Seorang pengarah yang secara langsung atau tidak langsung mempunyai kepentingan dalam kontrak atau kontrak dicadangkan tidak harus mengambil bahagian dalam sebarang perbincangan mempertimbangkan kontrak tersebut, atau mengundi di mesyuarat lembaga ke atas kontrak tersebut atau kontrak yang dicadangkan 11. Perhatian patut diambil bahawa, walaupun pengarah yang mempunyai kepentingan dikehendaki mengelakkan diri daripada mengambil bahagian dalam perbincangan atau mengundi ke atas kontrak atau kontrak yang dicadangkan, pengarah tersebut akan dikira untuk mendapat kuorum mesyuarat lembaga Beberapa peruntukan transaksi pihak berkaitan di bawah CA 13 Pelupusan oleh pengarah akan aku janji atau harta syarikat Pengarah dilarang daripada menguatkuasakan sebarang pengaturan atau transaksi untuk: (a) memperoleh aku janji atau harta bernilai tinggi; atau (b) pelupusan sebahagian besar aku janji atau harta syarikat, kecuali pengaturan atau transaksi tersebut telah diluluskan oleh syarikat di mesyuarat agung 14. Perolehan atau pelupusan saham atau aset bukan tunai Syarikat tidak dibenarkan memasuki pengaturan atau transaksi dengan orang dilarang tertentu untuk memperoleh daripada, atau melupuskan kepada, orang dilarang tersebut aset bukan tunai (yang termasuk saham) dengan nilai diperlukan 15, tertakluk kepada kelulusan terdahulu di mesyuarat agung dan pengecualian lain 16. Tanggungjawab Memastikan Integriti Maklumat Kewangan Setiap syarikat dan pengarah mempunyai tanggungjawab undangundang untuk menyimpan rekod perakaunan dan yang lain yang dapat menerangkan dengan secukupnya transaksi dan kedudukan kewangan syarikat dan membolehkan penyata untung rugi yang benar dan saksama dan kunci kira-kira dan sebarang dokumen yang perlu dilampirkan bersama untuk disiapkan dari semasa ke semasa, dan akan menyebabkan rekod tersebut disimpan dalam cara yang membolehkan mereka diaudit dengan senang dan betul 17. Tambahan lagi, di bawah Syarat-syarat Penyenaraian, syarikat diperlu mengeluarkan penyata kewangan yang tepat dalam jangka masa ditetapkan Seksyen 131A(1) CA 12 Seksyen 131A(1) CA 13 Lihat Bab 6 untuk transaksi pihak berkaitan di bawah Panduan ini 14 Seksyen 132C(1) CA 15 Seksyen 132E CA 16 Seksyen 132F CA 17 Seksyen 167 CA

20 Tanggungjawab Memastikan Pematuhan Syarat Penyenaraian oleh Pengarah dan Penerbit Tersenarainya Pengarah syarikat yang tersenarai pada Senarai Rasmi Bursa Malaysia Securities Berhad perlu mematuhi Syarat-syarat Penyenaraian 18. Kegagalan syarikat tersenarai mematuhi Syarat-syarat Penyenaraian merupakan pelanggaran ke atas mana tindakan boleh diambil dan/atau penalti boleh dikenakan bukan sahaja terhadap syarikat tersenarai tetapi juga pengarah, pegawai dan penasihat kepada syarikat yang didapati bertanggungjawab menurut Perenggan Syarat Penyenaraian. (ii) TANGGUNGJAWAB MENGGUNAKAN HEMAT, KEMAHIRAN DAN KETEKUNAN MUNASABAH Seorang Pengarah perlu menggunakan hemat, kemahiran dan ketekunan munasabah bergantung kepada pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang boleh diharapkan secara munasabahnya daripada pengarah yang mempunyai tanggungjawab sama, dan berdasarkan fakta, sebarang pengetahuan, kemahiran dan pengalaman tambahan yang sebenarnya dimiliki pengarah 19. Oleh demikian, piawaian dalam memutuskan sama ada seorang pengarah telah menggunakan hemat, kemahiran dan ketekunan munasabah adalah objektif, walaupun mahkamah akan menimbang ciri-ciri tertentu pengarah yang terlibat. CA tidak membezakan antara piawaian hemat yang diperlukan dari pengarah eksekutif dan bukan eksekutif. Untuk mengetahui tanggungjawab spesifik mana-mana pengarah, jenis perniagaan syarikat dan cara bagaimana kerja diagihkan antara pengarah dan pegawai perlu dipertimbangkan. Pengarah Penama: Undang-undang Malaysia menyatakan tanggungjawab prioriti yang harus dipatuhi pengarah penama apabila melaksanakan tanggungjawabnya20, iaitu untuk bertindak dalam kepentingan terbaik syarikat. 18 Perenggan 3.10 Syarat Penyenaraian 19 Seksyen 132(1A) CA 20 Seksyen 132(1E) CA 17

21 Keputusan Perniagaan: Tempat Selamat untuk Pengarah? Terdapat Peraturan Keputusan Perniagaan yang menganggap pengarah sebagai memenuhi tanggungjawabnya untuk menggunakan hemat, kemahiran dan ketekunan dengan munasabah, jika beliau: i) membuat keputusan perniagaan secara jujur untuk tujuan wajar; ii) tidak mempunyai kepentingan peribadi material dalam subjek keputusan perniagaan tersebut; iii) termaklum tentang subjek keputusan perniagaan setakat mana pengarah percaya dengan munasabahnya adalah bersesuaian dalam keadaan tersebut; dan iv) percaya dengan munasabahnya bahawa keputusan perniagaan adalah dalam kepentingan terbaik syarikat 21. Pembelaan Pergantungan Munasabah: Pembelaan Pergantungan Munasabah kini dimasukkan dalam CA 22. Perlindungan yang diberi oleh pembelaan ini boleh dibahagikan kepada dua bahagian: i) Pergantungan munasabah ke atas maklumat, nasihat, pendapat, laporan atau penyata profesional atau pakar 23 ; dan ii) Pergantungan munasabah ke atas tindakan diamanahkan 24. Garis Panduan Untuk Melaksanakan Tanggungjawab Hemat, Kemahiran Dan Ketekunan Pengarah patut melaksanakan tanggungjawab hemat, kemahiran dan ketekunan dalam caraberhemat dan boleh berpandukan berikut: i) Memastikan syarikat telah menubuhkan sistem dan proses tadbir urus yang berkesan; ii) Mengelak daripada membuat keputusan terburu-buru. Memberi masa yang mencukupi untuk pertimbangan dan penilaian perkara berhubung dengan transaksi dan kewangan; iii) Meminta notis dan pengagihan kertas lembaga dan apendiks penjelasan yang cukup sebelum mesyuarat; iv) Mengadakan mesyuarat tambahan sebagai respons kepada permintaan maklumat tambahan sebelum keputusan muktamad; v) Membuat keputusan termaklum berdasarkan maklumat yang diberi dan analisis dan cadangan penasihat profesional bebas syarikat. 21 Seksyen 132(1B) CA 22 Seksyen 132(1C), (1D), (1F) dan (1G) CA 23 Seksyen 132(1C) dan (1D) CA 24 Seksyen 132(1F) dan (1G) CA 18

22 vi) Memastikan tidak ada tekanan tidak wajar daripada personaliti dominan atau penama pemegang saham utama; vii) Memastikan pertimbangan membuat keputusan utama direkod dengan betul; viii) Meletakkan pergantungan kepada yang lain apabila terdapat sebab baik membuat demikian; dan ix) Menguji secara berkala sistem kawalan dalaman dan penilaian risiko yang dibentuk untuk integriti dan kekukuhan. 1.4 KEPIMPINAN DAN KETERAMPILAN LEMBAGA Prinsip AII Lembaga patut terdiri daripada gabungan seimbang pengarah eksekutif dan pengarah bukan eksekutif (termasuk bukan eksekutif bebas) supaya tiada individu atau kumpulan kecil individu dapat mendominasi proses membuat keputusan lembaga. Syarikat memerlukan kepimpinan teguh daripada lembaga yang mempunyai pengetahuan pasaran dan industri. Gabungan dinamik set kemahiran yang cekap dan berlainan bersama nada sesuai daripada pihak atasan dalam mengamal dan menggalakkan pematuhan undang-undang beretika dan perlakuan profesional adalah unsur yang perlu untuk lembaga yang ditadbir urus dengan berkesan. FOKUS: Lembaga yang seimbang mengelak risiko didominasi oleh individu atau kumpulan kecil dalam pihak pengurusan. Set kemahiran yang lebih luas akan menggalak kecekapan berdasar luas dengan pendapat berbeza yang memudahkan keputusan yang baik dan konstruktif dibuat. Persamaan tidak patut menghasilkan penurutan membuta. Pelaksanaan kritikal proses membuat keputusan yang dipertimbangkan patut digalakkan. 1.5 SAIZ LEMBAGA Tidak ada peraturan ditetapkan untuk saiz optimum lembaga. Amalan Terbaik AAXII Setiap lembaga harus menyemak saiznya dengan tujuan menetapkan impak bilangan tersebut ke atas keberkesanannya. Sementara CA menetapkan bilangan minimum pengarah, ia tidak menetapkan bilangan maksimum pengarah walaupun syarikat biasanya menetapkan bilangan maksimum dalam Tataurusan Pertubuhan mereka. Faktor yang berikut patut diambil kira apabila menetapkan bilangan tempat dalam lembaga: Keadaan berubah-ubah dan keperluan syarikat dari segi saiz, skop atau geografinya; Keperluan untuk mencapai keseimbangan sesuai antara pengarah eksekutif dan bukan eksekutif dan unsur bebas di kalangan pengarah bukan eksekutif. Lembaga dengan komposisi seimbang akan menentukan tiada individu atau kumpulan kecil individu akan mendominasi proses membuat keputusan; Penubuhan jawatankuasa lembaga menjadi tidak praktik dengan lembaga yang kecil; dan 19

23 1.5.1 Perlantikan Pengarah Keperluan kuorum untuk mesyuarat lembaga. Kod CG menonjolkan keperluan lembaga untuk menentukan saiz sesuai yang diperlukan untuk melaksanakan peranan dan tanggungjawabnya dengan berkesan untuk manfaat syarikat dan perniagaannya. Dalam menubuhkan saiz dan struktur lembaga, soalan yang berikut patut ditanya dan dipertimbangkan: Adakah mana-mana pengarah mewakili kepentingan pemegang saham atau kumpulan pemegang saham tertentu? (contoh. agensi negeri, dana persaraan, pekerja dan pembiaya)? Adakah mana-mana pengarah mempunyai pengetahuan teknikal atau pengalaman dalam industri/sektor berkenaan? Adakah lembaga mencerminkan kepelbagaian pengalaman profesional, bangsa dan jantina? Prinsip AIV - Prosedur formal dan telus untuk perlantikan pengarah baru ke lembaga sepatutnya diwujudkan.. Syarikat semakin menerima pendekatan lebih proaktif dan sistematik terhadap perlantikan lembaga mereka. Jawatankuasa Penamaan ditubuhkan dengan tanggungjawab untuk mengenal pasti calon sesuai, dilakukan sebelum kekosongan yang dijangkakan di lembaga. Amalan ini konsisten dengan Kod CG yang mengesyorkan penubuhan prosedur formal dan telus untuk perlantikan pengarah baru. Ini dibincang dengan lebih lanjut dalam Bab 7: Jawatankuasa Penamaan. Amalan Terbaik AAIV Dalam keadaan di mana syarikat mempunyai pemegang saham utama, selain daripada keperluan bahawa satu pertiga lembaga harus terdiri daripada pengarah bukan eksekutif bebas, lembaga patut memastikan terdapat bilangan pengarah yang secara adilnya mencerminkan pelaburan dalam syarikat oleh pemegang saham selain daripada pemegang saham utama. 20

24 1.5.2 Kecekapan Teras Amalan Terbaik AAV Dalam keadaan di mana pemegang saham memegang kurang daripada majoriti tetapi masih menjadi pemegang saham terbesar, lembaga harus melakukan penilaian dalam menentukan bilangan pengarah yang sesuai yang akan mencerminkan dengan adil kepentingan pemegang saham yang lain. Lembaga yang komited dan berpengetahuan menjadi asas kepada sistem tadbir urus korporat yang berkesan. Lembaga sedemikian biasanya terdiri daripada pengarah yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang perlu untuk mencapai matlamat syarikat. Rajah 2 di bawah menunjukkan sifat dan kecekapan peribadi yang disyorkan yang diperlukan daripada pengarah. Sifat Peribadi Kepimpinan Pengarah yang faham dan berupaya mendorong bakat yang berprestasi tinggi. Strategik Pengarah yang memberi pandangan dan arahan strategik dengan menggalakkan inovasi, membentuk haluan utama, menilai keputusan strategik, dan sentiasa mencabar organisasi untuk mengasah visinya. Etika kerja Pengarah yang bertindak dengan bebas dan proaktif dalam menyumbang kepada lembaga. Profesionalisme Pengarah yang mempunyai pendekatan profesional terhadap tanggungjawab. Kecekapan Pengetahuan industri Pengarah berbekalkan pengetahuan dan pengalaman khusus kepada industri yang sesuai dan berkaitan. Keputusan perniagaan Pengarah yang membuat keputusan yang difikirkan sepenuhnya sewaktu krisis. Kepakaran Pengarah dengan kepakaran profesional dan yang sentiasa mengikuti perubahan pesat persekitaran perniagaan. Kemahiran khas Pengarah yang mempunyai kepakaran dalam perakaunan kewangan dan kewangan korporat, pengurusan risiko dan kawalan dalaman dan pengurusan strategik. Rajah 2: Ciri pengarah yang disyorkan Pengarah Bebas Lembaga dipertingkatkan dengan ketara oleh kumpulan pengarah bukan eksekutif yang tidak mempunyai kaitan dengan syarikat. Para pengarah bukan eksekutif membawa objektiviti tanpa emosi yang tidak dapat diberi oleh pengarah yang mempunyai hubungan dengan syarikat. Pengarah bebas adalah penting bagi melindungi kepentingan pemegang saham minoriti dan boleh memberi sumbangan penting kepada proses membuat keputusan syarikat dengan membawa nilai adil dan saksama. Oleh kerana pengarah bebas tidak mempunyai percanggahan kepentingan dalam melaksanakan tanggungjawabnya, beliau patut menangani sebarang kelulusan yang diminta di peringkat lembaga untuk transaksi atau sebarang perkara dengan berwaspada dan dengan sifat yang ingin tahu. Pengarah bebas ternyata penting dalam hal di mana kepentingan pihak pengurusan, syarikat dan pemegang saham bercanggah, seperti prestasi dan imbuhan eksekutif, transaksi pihak berkaitan dan audit. 21

25 Amalan Terbaik AAVI Lembaga patut mendedahkan secara tahunan sama ada satu pertiga ahli lembaga adalah bebas, dan dalam keadaan di mana syarikat mempunyai pemegang saham besar, sama ada ia memenuhi keperluan untuk mencerminkan dengan adil, melalui wakil dalam lembaga, pelaburan pemegang saham minoriti dalam syarikat. Lembaga patut mendedahkan analisisnya ke atas penggunaan pakai amalan terbaik yang dinyatakan di atas kepada keadaan lembaga. Pengarah bukan-eksekutif perlu arif dalam penilaian dan mempunyai sifat yang ingin tahu Mereka patut menyoal dengan bijak, berdebat secara konstruktif, mencabar dengan gigih dan membuat keputusan tanpa dipengaruhi perasaan. Dan mereka patut mendengar secara sensitif pendapat orang lain, di dalam dan di luar lembaga 25 Syarikat tersenarai harus memastikan sekurang-kurangnya dua pengarah atau satu pertiga ahli lembaga (yang mana lebih tinggi) adalah pengarah bebas 26. Perenggan 15.02(3) Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa jika kekosongan dalam lembaga mengakibatkan ketidakpatuhan komposisi diperlukan, kekosongan tersebut harus diisi dalam masa 3 bulan. Kod CG mewajibkan lembaga mendedahkan secara tahunan sama ada satu pertiga ahli lembaga adalah bebas.. Perenggan 1.01 Syarat-syarat Penyenaraian memperuntukkan bahawa seorang pengarah bebas adalah orang yang bebas daripada pihak pengurusan dan bebas daripada sebarang perniagaan atau hubungan lain yang mungkin mengganggu pelaksanaan penilaian bebas atau kebolehan bertindak dalam kepentingan terbaik syarikat tersenarai. Penilaian patut dibuat dengan mengambil kira kriteria yang berikut, untuk memastikan bahawa pengarah tersebut: Bukan pengarah eksekutif syarikat tersenarai atau mana-mana perbadanan berkaitan dengan syarikat tersenarai (selepas ini, setiap perbadanan akan dirujuk sebagai Perbadanan tersebut ); Bukan pegawai sejak dua tahun yang lepas sehingga kini (kecuali sebagai pengarah bukan eksekutif) Perbadanan tersebut; Bukan pemegang saham utama Perbadanan tersebut; Bukan saudara mara mana-mana pengarah eksekutif, pegawai atau pemegang saham utama Perbadanan tersebut; 25 Laporan Higgs, Januari Perenggan Syarat Penyenaraian 22

26 Tidak bertindak sebagai penama atau wakil mana-mana pemegang saham utama Perbadanan tersebut; Tidak dilantik sebagai penasihat profesional oleh Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa atau buat masa ini bukan rakan kongsi, pengarah (kecuali sebagai pengarah bebas) atau pemegang saham utama, yang mana berkenaan, firma atau perbadanan yang memberi khidmat nasihat profesional kepada Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa; atau Tidak terlibat dalam sebarang transaksi dengan Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa atau buat masa ini bukan rakan kongsi, pengarah atau pemegang saham utama, yang mana berkenaan, firma atau perbadanan (selain daripada anak syarikat syarikat tersenarai) yang terlibat dalam sebarang transaksi dengan Perbadanan tersebut dalam keadaan yang ditetapkan oleh Bursa. Perlu diingatkan bahawa Syarat-syarat Penyenaraian menekankan bahawa walaupun seseorang itu tidak termasuk dalam golongan yang tidak layak, kedua-dua pengarah terlibat dan lembaga harus mematuhi niat, maksud dan tujuan taksiran tersebut. Keputusan nyata harus dibuat untuk menguji sama ada pengarah tersebut dapat menjalankan penilaian bebas dan bertindak demi kepentingan terbaik syarikat. Syarikat dapat memenuhi semua penanda atau kriteria kawalan selia bagi jawatan pengarah bebas secara zahir tetapi masih gagal dari segi kandungan dan proses yang berlangsung apabila lembaga bersidang untuk pertimbangan dan keputusan. Ciri bersama tetapi bebas dalam proses membuat keputusan yang harus diberi kepada pengarah bebas akan ditentukan sebahagiannya oleh perwatakan individu tersebut dan etos keseluruhan lembaga.. FOKUS: Pengarah Bukan-Eksekutif Bebas Kanan Sebahagian besar pengarah bukan-eksekutif patut mempunyai ciri utama iaitu kebebasan, dan diketahui bertindak dengan bebas. Pengarah sedemikian patut memastikan kepentingan bersaing berlainan semua pemegang hak dihormati tanpa mengorbankan prestasi kewangan dan kebertanggungjawaban. Kod CG mengesyorkan lembaga mengenal pasti seorang pengarah bukan eksekutif bebas untuk menjadi pengarah bebas kanan kepada siapa kekhuatiran boleh ditujukan, dan untuk mendedahkan perkara ini dalam laporan tahunan. 23

27 Walaupun Kod CG tidak menyebut tanggungjawab spesifik pengarah bukan eksekutif bebas kanan, tanggungjawab ini biasanya termasuk yang berikut: Memastikan semua pengarah bebas mempunyai peluang memberi sumbangan terhadap agenda, dan menasihati pengerusi tentang kualiti, kuantiti dan ketepatan masa maklumat yang dikemukakan oleh pihak pengurusan yang perlu atau sesuai bagi pengarah bebas melaksanakan tugas dengan berkesan; Merujuk kepada pengerusi tentang jadual mesyuarat lembaga untuk memastikan pengarah bebas dapat melaksanakan tugas dengan bertanggungjawab dan dengan masa yang mencukupi untuk perbincangan semua item agenda; Berkhidmat sebagai konduit utama antara pengarah bebas dan pengerusi berkenaan isu sensitif, contohnya, isu yang timbul daripada pengaduan tukang adu ; dan Berkhidmat sebagai titik perhubungan terpilih bagi rundingan dan komunikasi terus dengan pemegang saham berkenaan perkara yang tidak dapat diselesaikan melalui saluran perhubungan biasa dengan pengerusi atau CEO. 1.6 TERMA-TERMA RUJUKAN Cadangan Profil Analitikal Lembaga yang Berkesan Amalan Terbaik AAXV Lembaga patut mempunyai jadual formal perkara yang khususnya diuntukkan untuk keputusannya dan untuk memastikan arah tuju dan kawalan syarikat terletak dengan teguh dalam tangannya. Jadual formal perkara patut diuntukkan untuk pertimbangan lembaga dan pelaksanaan proses membuat keputusan untuk memastikan arah tuju dan kawalan syarikat terletak dengan teguh dalam lembaga. Jadual formal perkara patut mentaksir dengan jelas, inter-alia, yang berikut: Jenis dan sifat isu; Transaksi dan ambang had; Proses untuk pertimbangan; dan Semua maklumat berkaitan yang telah diedarkan kepada ahli lembaga sedia ada dan baru dilantik. Jadual formal perkara biasanya termasuk, antara lain, yang berikut: Penugasan kuasa kepada pihak pengurusan Perbezaan harus dikekalkan antara fungsi operasi harian eksekutif dan tanggungjawab keseluruhan lembaga. Lembaga boleh menugaskan kuasa kepada mana-mana jawatankuasa, pengarah atau pegawai, pekerja, pakar atau orang lain. Walau bagaimanapun, pengarah masih menanggung tanggungjawab untuk pelaksanaan kuasa oleh penerima amanah seolah-olahnya kuasa tersebut telah dilaksanakan oleh pengarah sendiri 27. Tanggungjawab ini tidak boleh dibatalkan, dan hanya terhad oleh syarat bahawa lembaga tidak akan bertanggungjawab jika: 27 Seksyen 132(1F) CA 24

28 i) lembaga percaya atas dasar munasabah bahawa penerima tugas akan melaksanakan kuasa yang ditugaskan selaras dengan CA dan Memorandum dan Tataurusan Pertubuhan; dan ii) lembaga percaya atas dasar munasabah, secara jujur dan setelah membuat siasatan sesuai bahawa penerima tugas (di mana perlu) boleh dipercayai dan cekap berhubung dengan kuasa yang ditugaskan 28. Menetapkan had pihak pengurusan Lembaga patut menetapkan parameter dalam mana keputusan pihak pengurusan akan dibuat. Lembaga patut memastikan sempadan undang-undang beretika yang dinyatakan dengan jelas. Perlakuan pekerja juga patut sejajar dengan pertimbangan tersebut. Penetapan, Pelaksanaan dan Kawal Seliaan Strategi Lembaga patut menyemak arah tuju strategik kumpulan (terdiri daripada syarikat dan anak syarikat, termasuk sekutu di mana berkaitan), termasuk meluluskan usaha korporat atau pelan penyusunan semula. Mesyuarat Lembaga dan Menetapkan Agenda Kertas lembaga dan jawatankuasa dengan nota dan penjelasan disertakan untuk item agenda, patut diterima sekurang-kurangnya 7 hari sebelum mesyuarat. Kekerapan mesyuarat harus ditentukan oleh keperluan syarikat. Syarikat tersenarai biasanya mengadakan minimum 6 hingga 8 mesyuarat lembaga (iaitu mesyuarat untuk meluluskan penyata kewangan suku tahun untuk diumumkan kepada Bursa dan untuk meluluskan penyata kewangan tahunan syarikat, dll) setahun. Dalam keadaan tertentu (contohnya transaksi utama atau bida mengambil alih) dan untuk industri dikawal selia, contohnya perbankan, insurans, dll, lembaga perlu bersidang lebih kerap. Resolusi lembaga yang diluluskan secara resolusi pekeliling patut diamalkan jarang sekali, dan ahli individu lembaga harus cermat apabila bersetuju kepada resolusi pekeliling yang melibatkan aset syarikat. Lembaga patut memastikan minit mesyuarat lembaga disediakan tepat pada masa dan menyemak minit untuk memastikan ia lengkap dan tepat. Proses Lembaga dalam Mesyuarat Item tindakan utama yang belum diselesaikan dari mesyuarat terdahulu patut disemak dengan bermakna. Perbincangan terus-terang tentang isu semasa, yang mungkin membawa kesan besar kepada perniagaan syarikat, patut digalakkan. Isu-isu tersebut termasuk: Perkara pengurusan risiko; Haluan ekonomi dan industri utama; 28 Seksyen 132(1G) CA 25

29 Tindakan pesaing; Publisiti/khabar angin buruk mengenai syarikat dan/atau anak syarikatnya; Perubahan dalam keperluan kawalan selia dalam industri/perniagaan di mana syarikat beroperasi; Turun naik harga bahan mentah utama dan bekalannya; dan Pemantauan prestasi pihak pengurusan Lembaga patut menjalankan semakan terhadap prestasi syarikat, iaitu keputusan kewangan dan operasi suku tahun semasa, tahun hingga kini dan ramalan, termasuk pelaporan variasi bajet. Pemantauan Prestasi Kewangan Patut diadakan perbincangan dan kelulusan perbelanjaan modal dan/atau pelupusan item modal yang diluluskan melebihi tahap yang ditugaskan iaitu di mana amaun yang terlibat melebihi ambang yang ditetapkan terdahulu yang diberi kepada pihak pengurusan. Lembaga patut menjalankan semakan ke atas keperluan pembiayaan syarikat secara berterusan, termasuk perkara perbendaharaan penting, kelulusan pengaturan pembiayaan, cek dan penandatangan lain. Lembaga patut memastikan prosedur baik disediakan dan penyata kewangan (termasuk pengumuman suku tahun/hujung tahun) kumpulan (terdiri daripada syarikat dan anak syarikatnya) disemak untuk integriti dan diluluskan untuk dihantar tepat pada masa dengan, dan/atau disebarkan kepada pihak berkuasa berlainan dan pasaran. Pengurusan Risiko Lembaga hendaklah secara aktif mengenal pasti, menilai dan memantau risiko perniagaan utama untuk memelihara pelaburan pemegang saham dan aset syarikat, termasuk tindakan berkaitan yang diambil oleh pihak pengurusan untuk menangani risiko tersebut. Lembaga harus faham risiko utama semua aspek perniagaan yang syarikat terlibat dan sedar bahawa keputusan perniagaan memerlukan tanggungan risiko. Lembaga pengarah harus memastikan tersedianya sistem yang memantau dan mengurus risiko tersebut dengan berkesan dengan tujuan memelihara daya bertahan jangka panjang syarikat. Semakan tahunan proses pengurusan risiko, termasuk prosedurnya, patut dijalankan.. Keberkesanan Memantau Sistem Kawalan Dalaman Lembaga harus mempunyai komitmen yang jelas dan dapat dilihat untuk menyuarakan, melaksana dan menyemak sistem kawalan dalaman syarikat. 26