1) Field Interrogation (Pemeriksaan field)

Transkripsi

1 1. Aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning) untuk perusahaan dagang penjualan - elektronik, manajemen membuka cabang di berbagai wilayah Indonesia yaitu : Tanjungpinang, Medan, Pontianak, Surabaya dan Bandung sebagai kantor pusat. Departemen yang ada Divisi Penjualan, Gudang dan Distribusi, Akuntansi dan Keuangan, Pembelian, Audit dan controller. Rancanglah ERP Sistem penjualan yang terhubung dengan seluruh cabang dan kantor pusat sebagai pusat pengendalian transaksi. ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia dari sebuah perusahaan. Rancangan ERP Sistem Penjualan disajikan dalam bentuk struktur :

2 Keterangan: Pemilik perusahaan dagang a. Menyiapkan dan menyidiakan modal,sarana dan prasarana b. Sebagai partner dagang dalam menentukan kebijakan-kebijakan diperusahaan. c. Menyeleksi dan menentukan karyawan dilingkungan perusahaan

3 Bagian Audit a. Untuk memeriksa akuntansi yang berlaku diperusahaan tersebut. Bagian Penjualan a. Mengawasi proses terjadinya penjualan elektronik b. Membuat laporan penjualan c. Mencari pelanggan sebanyak-banyaknya d. Memberikan informasi- informasi produk kepada pembeli Bagian Distribusi (Ekspedisi) a. Mengantar elektronik sampai tujuan dengan baik b. Membuat tanda terima Bagian Akuntansi dan keuangan a. Mengawasi dan membuat daftar hadir karyawan b. Mengawasi dan membuat daftar pembeli c. Membuat laporan Gudang a. Bertanggung jawab atas semua pencacatan keluar masuknya (stock ). b. Membuat laporan data persediaan elektronik..jelaskanlah masing-masing pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap yang terdiri dari terdiri dari a).pengendalian dokumen sumber, b).pengendalian Pengolahan data. c).pengendalian validasi. d).pengendalian kesalahan imput, e).pengendalian sistem input data umum a. Pengendalian dokumen sumber Pengendalian dokumen sumber, harus dilaksanakan secara hati-hati, kerena penipuan dengan dokumen sumber dapat memindahkan aset perusahaan. Contohnya seorang yang memiliki akses ke pesanan pembelian dan laporan penerimaan dapat membuat transaksi pembelian ke pemasok yang fiktif. Jika dokumen semacam itu masuk ke dalam aliran pemrosesan data, bersama dengan faktor pemasok buatan, maka sistem dapat saja memproses berbagai dokumen ini seolah olah telah terjadi transaksi yang sah. Oleh karena itu maka perusahaan harus mengimplementasikan berbagai prosedur pengendalian atas dokumen sumber dengan memperhitungkan setiap dokumen, seperti: 1. Menggunakan dokumen sumber yang telah diberi nomor terlebih dahulu. Dokumen sumber harus dibuat otomatis dengan nomor melalui printer yang menunjukkan angka disetiap dokumen.

4 3. Mengaudit dokumen secara berkala. Hal ini biasa dilakukan dengan cara merekonsiliasi urutan angka dokumen yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai dokumen sumber yang hilang. 4. Menggunakan dokumen sumber secara berurutan. Dokumen sumber harus di distribusikan kepada para pengguna dan digunakan secara berurutan. Hal ini memerlukan penjagaan keamanan fisik yang memadai atas berbagai dokumen sumber di lokasi pengguna. 5. Pengendalian pengkodean data yaitu merupakan pemeriksaan integras kode yang digunakan dalam pemprosesan yang terdiri dari nomor akun pelanggan, nomor persediaan, daftar akun. Metode Batch adalah salah satu metode yang tidak efektif dalam mengelola volume data transaksi yang berukuran besar dalam sistem. Untuk merekonsiliasi output yang di hasilkan oleh input yang dimasukkan kedalam sistem terkait untuk memastikan tidak ada record pemrosesan yang lebih dari sekali. b.pengendalian Pengelolaan Data Cara-cara pengendalian yang dapat dilakukan adalah: a) Pengecekan keterkinian data (data currency check) b) Nilai standar (default value). Dalam field-field tertentu. c) Pencocokan data (data matching) d) Pelaporan perkecualian (exception reporting) e) Rekonsiliasi data eksternal (external data reconciliation) f) Rekonsiliasi rekening control (control account reconciliation) g) Pengamanan file (file security) h) Pengendalian konversi file (file conversion control) i) Tampungan kesalahan (error logs) j) Pelaporan kesalahan (error reporting) c. Pengendalian Validasi Pengendalian input validasi dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan pada data transaksi sebelum diproses. Prosedur validasi adalah prosedur yang paling efektif ketika dilakukan dekat dengan sumber dari transaksi yang mungkin terjadi. Tetapi, berdasar pada tipe penggunaan CBIS, validasi input dapat dilakukan pada berbagai poin dari sistem. Ada 3 level pengendalian validasi input yaitu:

5 1) Field Interrogation (Pemeriksaan field) Field interrogation melibatkan prosedur program yang memeriksa karakter data pada field. Terdapat beberapa tipe keadaan pada penggunaan field integorration yaitu: a) Missing data check, digunakan untuk memeriksa isi field untuk mengisi bagian yang kosong. b) Numeric alphabetic data check, menentukan form yang benar pada sebuah field c) Zero Value Check, digunakan untuk memeriksa field khusus diisi dengan nol. d) Limit Check, menentukan jika nilai pada field melebihi batas yang ditetapkan. e) Range check, menentukan batasan tertingi & terendah untuk memeriksa nilai data. f) Validity check, membandingkan nilai sebenarnya terhadap nilai yang cocok. Pengendalian ini untuk memeriksa kode transaksi, kependekan bagian atau kode keahlian karyawan. g) Check digit, mengendalikan identifikasi masalah serangan kunci dengan menguji validasi kode internal. ) Record Interrogation Prosedur pemeriksaan record mengesahkan seluruh record dengan memeriksa hubungan timbale balik antar nilai field. Beberapa tipe penguian adalalah sebagai berikut: a) Reasonableness checks menentukan jika nilai pada sebuah field yang sudah melalui tes batasan dan tes susunan sudah layak ketika diseimbangkan dengan field data yang lain pada record b) Sign Check adalah pengujian untuk melihat jika tanda dari sebuah field benar untuk tipe record yang sedang diproses. c) Sequence Check digunakan untuk menentukan jika record melebihi urutan.

6 3) File interrogation Tujuan dari tahapan ini untuk memastikan file yang benar sudah diproses oleh sistem. Pengendalian ini penting dilakukan pada file master, yang berisi record permanen perusahaan, jika file ini rusak atau dihilangkan, maka akan sulit diganti. Beberapa bagian dari file interrogation adalah: a) Internal label check, memeriksa bahwa file yang diproses adalah satusatunya program yang dipakai. b) Version check, digunakan untuk memeriksa versi file yang diproses adalah benar. c) An Expiration date check mencegah file dihapus sebelum kadarluasa, untuk mencegah kerusakan file yang aktif karena kesalahan, sistem pertama kali memeriksa tanggal kadarluada yang terdapat pada label. Jika periodenya belum kadarluasa, sistem akan menghasilkan pesan kesalahan dan menggagalkan prosedur yang salah. Pengendalian tanggal kadarluasa merupakan pilihan. Panjangnya waktu dispesifikasi oleh program. d.pengendalian Kesalahan Input Ketika kesalahan didetekdi dalam batch, kesalahan tersebut harud diperbaiki dan record terkait harus diserahkan ulang untuk pemrosesan ulang. Proses ini haruslah merupakan proses terkendali untuk memastikan bahwa perbaikan teah ditangani secara menyeluruh dan benar. Terdapat tiga teknik umum untuk menanggulangi kesalahan: 1) Memperbaiki segera Setelah mendeteksi adanya kesalahan ketik atau hubingan yang tidak logis, sistem seharusnya menghentikan prosedur entri data sampai pengguna memperbaiki kesalahan tersebut. ) Membuat file kesalahan Pada akhir prosedur validasi, record yang ditandai sebagi kesalahan akan dikeluarkan dari batch dan dimasukkan ke dalam file sementara, sampai kesalahan tersebut diperiksa.

7 3) Menolak batch terkait Beberapa bentuk kesalahan berkaitan dengan batch terkait secara keseluruhan sehingga tidak dapat dengan jelas dihubungkan dengan record tertentu. Salah satu contoh dari kesalahan jenis ini adalah ketidaksamaan dalam total pengendali batch. Kesalahan betch adalah salah satu alasan untuk menjaga ukuran batch tetap dalam ukuran yang mudah dikelola. Record yang terlalu sedikit dalam suatu batch dapat membuat pemrosesan menjadi tidak efisien, sedangkan bila terlalu banyak membuat deteksi kesalahan sulit dilakukan, hingga menyebabakan gangguan bisnis lebih besar daripada kjika batch terkait ditolak, dan juga meningkatkan kemungkinan terjadinya berbagai kesalahan saat menghitung total pengendalian batch. e. Pengendalian Sistem Data Input Umum Sistem ini digunakan untuk mewujudkan tingkat pengendalian dan standarisasi yang tinggi atas berbagai prosedur validasi input. Teknik ini meliputi berbagai prosedur terpusat yang mengelola input data untuk semua sistem pemrosesan transaksi di perusahaan. Kelebihan GDIS (Generalized Data Input System): 1) Memperbaiki pengendalian dengan membuat sebuah sistem yang sama untuk melakukan semua validasi data ) Memastikan bahwa tiap aplikasi SIA menggunakan standar secara konsisten untuk validasi data. 3) Memperbaiki efisiensi pengembangan sistem. Dengan adanya kesamaan yang tinggi pada persyaratan validasi input untuk berbagai aplikasi SIA, GDIS akan meniadakan kebutuhan untuk melakukan ulang berbagai pekerjaan yang berlebihan untuk tiap aplikasi baru. GDIS memiliki lima komponen Utama: a) Modul validasi yang digeneralisasi

8 Generalized Validation Module (GVM) menyajikan standar validasi rutin yang umum untuk aplikasi-aplikasi yang berbeda. Kegiatan rutin ini disesuaikan untuk kebutuhan aplikasi individu dengan parameter yang dikhususkan pada kebutuhan program yang spesifik. b) File data yang divalidasi Data input yang divalidasi oleh GVM disimpan pada sebuah file data validasi. Ini adalah file sementara yang transaksi sudah divalidasi mengalir pada masing-masing aplikasinya. c) File kesalahan Kesalahan dalam GDIS memakai aturan yang sama seperti file kesalahan tradisional. Kesalahan record dideteksi selama validasi tersimpan dalam file, diperiksa dan diserahkan kembali ke GVM. d) Laporan kesalahan Standarisasi laporan kesalahan disalurkan ke pengguna-pengguna untuk memfasilitasi pemeriksaan kesalahan. e) Catatan transaksi Catatan transaksi adalah record permanen dari semua transaksi yang sudah divalidasi. Dari sudut pandang record akuntansi catatan transaksi, catatan transaksi sama dengan jurnal dan merupakan elemen yang penting pada jejak audit, meskipun begitu hanya transaksi yang sukses yang masuk ke dalam jurnal. 3.Pemanfaatan teknologi e-business dan e-commerce serta pembuatan promosi melalui website di Indonesia untuk sekarang ini telah berkembang. Hal ini disebabkan infrastruktur yang ada saaat ini sudah memadai, ketersediaan pekerja yang ahli tentang teknologi informasi (IT) cukup meningkat secara signifikan. Perkembangan teknologi informasi yang sangat dramatis dalam beberapa tahun terakhir telah membawa dampak transformational pada berbagai aspek kehidupan, termasuk di dalamnya dunia bisnis. Jelaskanlah menurut pendapat anda: a. Pengendalian Transaksi e-busines dan e-commerce b. Pengendalian transaksi online yang terhubung dengan komputer perusahaan agar terhindar dari para pelaku kejahatan melalui internet dan pencurian data perusahaan

9 a. Pengendalian Transaksi e-commerce : o Pengendalian masukan atau input control o Pengendalian proses pengolahan data atau process control o Pengendalian keluaran atau output control o Pengendalian file/database Pengendalian Transaksi e-bussines : 1. Pengendalian akses. Software ini berfungsi untuk menghubungkan dan memutuskan hubungan antarberbagai peralatan; secara otomatis memutar dan menjawab telepon; membatasi akses hanya hanya pada para pemakai yang berwenang, serta membuat parameter seperti: kecepatan, mode, dan arah pengiriman.. Pengelolaan jaringan Pada software ini berfungsi untuk mengumpulkan data untuk memeriksa kesiapan peralatan jaringan untuk mengirim atau menerima data; membuat aturan antri untuk masukan dan keluaran; menetapkan prioritas dalam sistem,mengirimkan pesan; dan mencatat aktivitas, penggunaan, dan kesalahan dalam jaringan. 3. Pengiriman data dan file Software ini berfungsi untuk mengontrol pengiriman data, file dan pesan-pesan diantara berbagai peralatan. 4. Pendeteksi dan pengendalian atas kesalahan Software ini berfungsi untuk memastikan bahwa data yang dikirim benar-benar merupakan data yang diterima. 5. Keamanan data Software ini berfungsi untuk melindungi data selama pengiriman dari akses pihak yang tidak berwenang. b Pengendalian yang dilakukan agar terhindar dari para pelaku kejahatan melalui internet dan pencurian data perusahaan yaitu dengan memastikan keamanan data melalui software komunikasi.

10 4. Kegagalan perusahaan dalam mengelola data perusahaan, karena sistem informasi akuntansi yang belum maksimal dan tidak benar, sehingga sering terjadi perubahan software untuk mengatasi permasalahan di perlukan tahap rekayasa ulang proses bisnis pembuatan prototipe. a. Jelaskan proses tahap rekayasa ulang proses bisnis pembuatan prototipe. b. Jelaskan proses computer-aided software engineering dalam tipe perusahaan Jasa, dagang dan pabrik c. Jelaskan bagaimana startegi memilih vendor untuk mendapatkan software dan hardware. a. Tahap rekayasa ulang prototype 1. Pengumpulan kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.. Membangun prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output) 3. Evaluasi protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan. Jika sudah sesuai maka langkah 4 akan diambil. Jika tidak prototyping direvisi dengan mengulangu langkah 1,, dan Mengkodekan sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai 5. Menguji sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan. Pengujian ini dilakukan dengan White Box, Black Box, Basis Path, pengujian arsitektur dan lain-lain 6. Evaluasi Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan. Juka ya, langkah 7 dilakukan; jika tidak, ulangi langkah 4 dan 5.

11 7. Menggunakan sistem Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan. b. Dalam proses computer-aided software, terdapat beberapa langkah-langkah sebagai berikut: 1. Inisialisasi. Proses software sangatlah panjang dan bahkan membuat stakeholder kualahan. Stakeholder adalah siapa saja yang ikut dalam proses software(manager, analist, programmer, user, dan client). Sedikit proses yang didefinisikan dan keberhasilan dari software proses tergantung pada kemampuan individu.. Dapat diulang. Manajemen dasar proyek dibentuk untuk mengetahui dan mengukur biaya, jadwal, dan kegunaan. Tujuannya adalah untuk memberikan kemudahan jika terdapat masalah atau proyek yang hampir sama. 3. Jelas. Proses software untuk manajemen dan engineering (perekayasaan) akan didokumnetasi, distandardkan, dan di integrasi kedalam suatu organisasi besar dalam proses software. 4. Teratur. Detail dari proses software dan kualitas produk telah diketahui. Keduanya diketahui seberapa besar ukurannya dengan menggunakan pengukuran yang detail. 5. Optimal. Proses perbaikan yang berlanjut terus yang berasal dari feedback pada proses dan testing. Pada tahap ini berarti sudah menyakup tahap-tahap sebelumnya. Begitu juga pada tahap 4, berarti sudah menyakup tahap ke 3 begitu seterusnya. c. Strategi memilih vendor Vendor dapat ditemukan dengan mencari dari buku telepon, mendapatkan referensi, mencari-cari dalam majalah komputer atau perdagangan, menghadiri konferensi, atau menggunakan organisasi pencari. Beberapa vendor berkembang sementara lainnya tidak lagi beroperasi. Selain itu, banyak perusahaan yang menawarkan layanan tetapi memiliki sedikit pengalaman atau modal. Ketika vendor tidak lagi beroperasi, mereka sering kali meninggalkan perusahaan yang menggunakan produk mereka tidak terurus. Berikut ini adalah beberapa langkah-langkah dalam memilih vendor yang baik, sebagai berikut: 1. Harga. Jangka waktu pembayaran 3. Kualitas pelayanan

12 4. Variasi Produk 5. Klien dan Mitranya 6. Priode rekutmen dan seleksi 7. Metode rekutmen 5. Rancanglah SIA Barang Dagang untuk perusahaan Electronik dilengkapi flowchart, flowmap, DAD (Diagram Konteks, Diagram Nol dan Diagram Detail)! Sie. Adm Keuangan,,, SA,,,,, SPTB SPP ACC. Gudang Pimpinan BRP,, SPTB, SA,, Neraca, L/R, Neraca, L/R SIA Barang,,, BRP, BTB, ACC., SPP Sie. Akuntansi, ACC., Neraca, Laporan Keuangan,, SPP,, BRP, BTB, Acc. SPTB SPP,,,, BTB S. Pelayanan Publik Kantor Pusat, BRP, Mitra KErja Keterangan : 1. : Surat Permintaan Pengadaan Barang. : Surat Permintaan Alokasi 3. : Delivery Order 4. : Surat Timbang 5. : Bukti Catatan Pengeluaran Harian 6. SPTB : Surat Perintah Terima Barang 7. BRP : Bukti Retur Pembelian 8. BTB : Bukti Terima Barang 9. SA : Sertifikat Analisa 10. : Bukti Catatan Pemasukan Harian 11. N : Neraca 1. L/R : Laporan Laba/Rugi 13. ACC. : yang telah di ACC 14. ACC. : yang telah di ACC Gambar 5.a : Diagram Konteks SIA Barang Dagang

13 Kartu BRP Kartu.0 Kartu BRP 4.0 Rektur Gd1m, SA Kartu BRP, Barang Gudang Acc.,, Gd1m, SA,, SPTB, Barang, SPTB, Barang, Barang,, SPP, Barang Acc.,, Barang BRP, Barang, BTB Acc. Acc.,, Barang, SPP Pimpinan 1.0 Penerimaan Barang Sie.Pel.Pub 3.0 Pengeluaran Barang BRP, Barang, BTB Mitra Kerja Acc.,, Gd1m, SA SPTB, Barang,, SPP, Barang ACC., Barang,, Barang, SPP Kartu Neraca L/R Kartu Keterangan : Neraca Neraca L/R JU L/R JU Kartu 5.0 Pembuatan L/K BB BB Kartu Kantor Pusat Acc. Adiministrasi Keuangan SPP, Akuntansi Acc., 1. : Surat Permintaan Pengadaan Barang. : Surat Permintaan Alokasi 3. : Delivery Order 4. : Surat Timbang 5. : Bukti Catatan Pengeluaran Harian 6. SPTB : Surat Perintah Terima Barang 7. BRP : Bukti Retur Pembelian 8. BTB : Bukti Terima Barang 9. SA : Sertifikat Analisa 10. : Bukti Catatan Pemasukan Harian 11. N : Neraca 1. L/R : Laporan Laba/Rugi 13. ACC. : yang telah di ACC 14. ACC. : yang telah di ACC Gambar 5.b : Data Flow Diagram Level 0 SIA Barang Dagang 1.5 Menyerahkan Barang dan BRG, Acc. BRG, Kantor Pusat Acc. 1.4 Menyerahkan revisi Sie. Akuntansi ACC, Acc. 1.7 Membuat Dan SA,SA 1.8 Pengecekan SA Sie.Pel.Pus SPTB, Barang SA,SA SPTB,Barang Gudang 1.1 Membuat Pimpinan 1.6 Menyerahkan SPTB dan Barang 1.3 direvisi 1. Melakukan Diagnosa Acc. Acc. SPTB,Barang ACC, Gambar 5.c : Data Flow Diagram Level 1 proses 1 SIA Barang Dagang

14 Kartu Gudang,SA.1 Membuat Kartu Kartu. Menyerahkan Kartu Kartu,, SA Pimpinan Gambar 5.d : Data Flow Diagram Level 1 Proses SIA Barang Dagang Sie Pelayanan Publik 3.1 Input data pemesanan Kartu Kartu 3. Input 3.3 Buat 3.4 Buat Gudang,, 3.6 Cetak,, 3.5 Buat Sie Akuntansi Pimpinan Gambar 5.e : Data Flow Diagram Level 1 Proses 3 SIA Barang Dagang

15 Mitra Kerja,, SPP,,, 4.1 SPP, Pengecekan produk dan bongkar produk 4. Membuat BRP BRP, 4.4 Menyerahkan BRP, BRP, Sie. Pelayanan Publik BRP, 4.3 Menyerahkan BRP, BRP, BTB, BTB, Gudang BRP, 4.5 Membuat BTB& mengganti 4.6 Menyerahkan BTB& BTB, BRP BRP Gambar 5.f : Data Flow Diagram Level 1 Proses 4 SIA Barang Dagang Sie. Akuntansi, Acc. 5.1 Input Data Pemesanan Data Data Data Neraca 5.4 Buku Besar 5.3 Jurnal Neraca Buat Neraca & Posting ke Buku L/R Besar L/R L/R Neraca, L/R Buku Besar 5. Buat Jurnal JU JU Buku Besar Pimpinan Gambar 5.g : Data Flow Diagram Level 1 Proses 5 SIA Barang Dagang

16 Gudang Pimpinan Subdivre mulai 1 1 Melakukan cek persediaan Input data persediaan Berdasarkan pemesanan, menerima dari Mitra Kerja 1 Neraca 1 L/R 1 Tidak melakukan Ada permintaan Kartu Cek persediaan Tidak ada Membuat T Membuat,, 11 Melakukan Prognosa Tidak setuju Prognosa Setuju ACC. 1 Selesai T 14 Barang revisi 1 Acc. BRP T Acc. BRP Barang ACC 1 8 T direvisi Menyiapkan & buat BTB 4 SA revisi ACC. BRP BTB Cek Dokumen Barang Barang 3 SPTB 9 1 Sesuai Ya Tidak Buat &SA direvisi 10 ACC. SA 9 SA revisi T 8 Gambar 5.h : Flowchart System SIA Barang Dagang yang berjalan

17 Gambar 5.i : Flowmap persediaan dagang sistem yang sedang berjalan