Manajemen Proyek. dari berbagai sumber 6/10/2016 1

Transkripsi

1 Manajemen Proyek dari berbagai sumber 1

2 Konsep Manajemen Proyek Merupakan buah pemikiran tentang manajemen yang ditujukan untuk mengelola kegiatan yang berbentuk proyek. Perumusannya disusun sedemikian rupa sehingga dapat menghadapi dan mengakomodir perilaku dan dinamika yang melekat pada kegiatan proyek. 2

3 Konsep Manajemen Proyek Seperti halnya manajemen klasik, dalam manajemen proyek fungsi perencanaan dan pengendalian, memegang peranan yang amat menentukan. Terlebih pada kegiatan proyek yang sifatnya cepat berubah, kompleks dan memiliki hubungan keterkaitan yang tinggi. Perlu adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian 3

4 Kebijakan dan Tata Laksana Manajemen Proyek Kebijakan (policy) dan tata laksana (prosedur), memegang peranan penting dalam penyelenggaraan suatu kegiatan, yaitu merupakan sarana komunikasi untuk mengatur, mengkoordinir dan menyatukan arah gerak organisasi. Keperluan akan adanya sarana tersebut amat terasa bagi proyek yang memiliki personil atau peserta yang baru pertama kali bekerja sama. 4

5 Lingkup Pembahasan dan Aplikasi Konsep Manajemen Proyek a. Mengkaji kelayakan sebelum memutuskan untuk mewujudkan suatu gagasan menjadi bentuk fisik. Aktivitas ini berlangsung pada Tahap Konseptual. b. Perencanaan dan pengembangan, termasuk menyiapkan perangkat dan peserta. Kegiatan tersebut dilakukan pada tahap Project Proposal /Definisi. 5

6 Lingkup Pembahasan dan Aplikasi Konsep Manajemen Proyek c. Implementasi kegiatan proyek di kantor pusat lapangan. Kegitan ini dilakukan pada Tahap Implementasi. d. Penyelesaian akhir dan penutupan proyek yang berlangsung pada Tahap Terminasi. 6

7 Perilaku Kegiatan Proyek Kegiatan proyek bersifat non rutin, terdiri dari aneka ragam kegiatan yang saling terkait dan mengikuti pola siklus kelangsungan hidup atau life cycle tertentu yang memiliki batas jelas kapan proyek dimulai dan berhenti. Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan bertujuan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. 7

8 Ciri pokok Proyek adalah : Bertujuan menghasilkan lingkup (deliverable) tertentu berupa produk akhir atau hasil kerja akhir. Dalam proses mewujudkan lingkup di atas, ditentukan sejumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Waktu mulai dan pengakhiran ditentukan dengan jelas. Non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung. 8

9 Ciri umum Program : Memiliki sifat yang sama dengan proyek. Dalam kurun waktu pelaksanaan dan besarnya sumber daya yang diperlukan, lebih besar dari Proyek. Program memiliki skala yang lebih besar daripada Proyek. 9

10 Triple Constraint Project : Biaya Anggaran Jadwal Mutu Waktu Kinerja 10

11 Anggaran Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal pengerjaan bertahun-tahun, anggarannya tidak hanya ditentukan secara total proyek, tetapi dipecah atas komponen-komponennya atau per periode tertentu (misalnya per kuartal) yang jumlahnya disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian penyelesaian bagian-bagian proyek pun harus memenuhi sasaran dan hasil anggaran setiap periodenya. 11

12 Jadwal Proyek harus dikerjakan dengan kurun waktu dan tangal akhir yang telah ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati batas waktu yang telah ditentukan 12

13 M u t u Produk atau hasil kegiatan suatu proyek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang dipersyaratkan. Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi memenuhi persyaratan mutu berarti mampu memenuhi tugas yang dimaksudkan (fit for the intended use). 13

14 MANAJEMEN PROYEK Manajemen Fungsional / General Management (versi H.Koontz 1982) : Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan. 14

15 Kompleksitas suatu Proyek 1. Jumlah macam kegiatan di dalam proyek 2. Macam dan jumlah hubungan antar kelompok organisasi di dalam proyek. 3. Macam dan jumlah hubungan antar kegiatan organisasi di dalam proyek dengan pihak luar. 15

16 Macam-macam Proyek : Proyek Engineering Konstruksi Kegiatan utama proyek jenis ini terdiri dari pengkajian kelayakan, disain engineering, pengadaan dan konstruksi. Contoh proyek jenis ini adalah pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri, dll. 16

17 Macam-macam Proyek : Proyek Engineering Manufaktur Proyek ini bertujuan untuk menghasilkan produk baru. Jadi produk tersebut merupakan hasil usaha dari kegiatan proyek. Proyek manufaktur merupakan proses untuk menghasilkan produk baru. Kegiatan utamanya meliputi designengineering, pengembangan produk, pengadaan, manufaktur, perakitan, uji coba fungsi dan operasi produk yang dihasilkan. Contoh: Pembuatan ketel uap, generator listrik, mesin pabrik, kendaraan, dll. Apabila kegiatan manufaktur dilakukan berulang-ulang, rutin dan menghasilkan produk yang sama dengan terdahulu, maka kegiatan ini tidak lagi diklasifikasikan sebagai proyek. 17

18 Macam-macam Proyek : Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek Penelitian dan Pengembangan (research and development) bertujuan untuk melakukan penelitian dan pengembangan suatu produk tertentu. Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini seringkali menempuh proses yang berubahubah, demikian pula dengan lingkup kerjanya. Agar tidak melebihi anggaran atau jadwal secara substansial, maka perlu diberikan batasan yang ketat untuk masalah tersebut. 18

19 Macam-macam Proyek : Proyek Pelayanan Manajemen Perancangan sistim informasi manajemen, soft ware ataupun hard ware. Merancang program efisiensi dan penghematan. Melakukan diversifikasi, penggabungan dan pengambil alihan. Proyek semacam ini tidak menghasilkan sesuatu dalam bentuk fisik, tetapi dalam bentuk laporan akhir 19

20 Macam-macam Proyek : Proyek Kapital Hal ini berkaitan dengan penggunaan dana kapital (istilah akuntansi) untuk investasi. Proyek kapital biasanya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material dan peralatan (mesin-mesin), manufaktur (pabrikasi) dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi. 20

21 Macam-macam Proyek : Proyek Radio dan Telekomunikasi Bertujuan untuk membuat jaringan telekomunikasi yang dapat menjangkau area yang luas dengan biaya yang relatif tidak terlalu mahal. Komponen kegiatan utamanya adalah: Beda dengan proyek industri yang terpusat pada satu lokasi yang tetap, proyek radio telekomunikasi biasanya terdiri dari banyak lokasi dan terpencar di antero wilayah yang berjauhan. Untuk itulah aspek logistik dan koordinasi harus mendapatkan perhatian utama. 21

22 Proyek Radio dan Telekomunikasi Komponen kegiatan utamanya adalah: Site survey, untuk menentukan titik-titik yang akan dihubungkan dengan lokasi repeater. Penentuan frequency band. Design engineering system. Manufaktur/pabrikasi peralatan telekomunikasi. Instalasi repeater dan peralatan Demobilisasi peralatan dan installing, dll. 22

23 Macam-macam Proyek : Proyek Konservasi Bio-Diversity Proyek ini berkaitan dengan pelestarian lingkungan. Salah satu pendekatan yang lazim dilakukan adalah IPAS (Integrated Protected Area System), yaitu menentukan daerah yang dilindungi pada daerahdaerah: Protected area Zona buffer, dan Adjacent area 23

24 Proyek Konservasi Bio-Diversity Aspek jangkauan pokoknya amat luas, meliputi kajian sosial, ekonomi, ekosistem, kependudukan dan yang lainnya. Komponen utama kegiatan terdiri dari: Penyusunan dan pelaksanaan program penyuluhan dan penyadaran penduduk yang daerah pemukimannya akan terkena proyek (tidak harus memindahkan mereka), tujuan proyek berusaha untuk melestarikan lingkungan dan menaikkan taraf hidup mereka. Mengadakan survei biofisik dan sosial ekonomi. Menentukan batas-batas protected area, dll. (zoning, delineation dan demarkasi). Membangun zona buffer dan adjacent area dengan cara penghijauan, agro forestry, konservasi tanah dan community development, seperti pembuatan jalan dan jembatan. 24

25 Proyek Konservasi Bio-Diversity Terlihat bahwa proyek jenis ini tidak terlampau banyak muatan engineering, konstruksi atau manufaktur, tetapi sarat dengan pengkajian, penelitian dan survei. Untuk implementasinya memerlukan jasa konsultan yang amat intensif. Sebagai contoh: Proyek Roteng-Flores, Siberut, Lahan Gambut-Kalimantan, dll. 25

26 Timbulnya suatu Proyek : a. Rencana Pemerintah Semisal proyek pembangunan prasarana seperti jalan, jembatan, bendungan, saluran irigasi, pelabuhan, lapangan terbang, dll. Tujuannya lebih dititik beratkan pada kepentingan umum dan masyarakat. b. Permintaan Pasar Hal ini terjadi bila suatu ketika pasar memerlukan kenaikan suatu macam produk dalam jumlah besar. Permintaan ini dipenuhi dengan jalan membangun sarana produksi baru. 26

27 Timbulnya suatu Proyek : c. Dari dalam Perusahaan yang Bersangkutan Dari suatu keputusan dari suatu kajian dirasa perlu untuk merealisasikan nya menjadi suatu proyek. Misal proyek peningkatan efisiensi kerja dan modernisasi mesin di pabrik tekstil, dengan tujuan agar lebih mampu bersaing. d. Dari Kegiatan Penelitian & Pengembangan Dari kegiatan tersebut dihasilkan produk baru yang diperkirakan akan banyak manfat dan peminatnya, sehinga mendorong dibangunnya fasilitas produksi. Misal komoditi obat-obatan dan bahan kimia yang lain. 27

28 Perilaku selama Siklus Proyek Perubahan Titik Berat Pengelolaan Potensi Pengendalian Biaya Menurunnya Resiko sejalan dengan Kemajuan Proyek Perubahan Lingkup versus Siklus Proyek. 28

29 Menurut H. Fayol, Manajemen bukanlah bakat seseorang, melainkan suatu kepandaian (skill) yang dapat dipelajari, yaitu dengan memahami teori serta prinsip-prinsip dasarnya. 29

30 Beberapa Perilaku dan Fenomena kegiatan Proyek & Pengelolaan yang diperlukan : Perilaku dan Fenomena kegiatan Proyek Bersifat Dinamis. Non Rutin Kegiatan bermacam-ragam Bersifat Multi Kompleks Kegiatan yang singkat dengan Resiko tinggi. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak., bidang & organisasi. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sararan yang sama & berbeda pada waktu yang bersamaan 30

31 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya Jenis dan intensitas kegiatan cepat berubah dalam kurun waktu yang relatif pendek. Sifat kegiatan yang non-rutin dengan sasaran jelas dan waktu yang terbatas. Sifat kegiatan yang bermacam-macam serta membutuhkan berbagai keahlian. Bersifat Multikompleks. Kegiatan berlangsung sekali lewat dan beresiko tinggi. Peserta mempunyai multisasaran yang seringkali berbeda. Memiliki waktu mulai dan waktu penyelesaian. 31

32 Menurut J.R.Adams-1994 Kriterium seorang Pimpinan Proyek : Pada hakekatnya, siapa saja terlepas dari berbagai pengalaman kerjanya, tidak pandang latar belakang pendidikan akademisnya, dapat menjadi Pimpro dengan sekedar meng-klaim posisi / jabatan tersebut. 32

33 Alasan sebenarnya seseorang diakui mampu bertindak selaku Pimpro apabila : Memiliki keahlian teknik sesuai dengan lingkup kerja proyek. Tersedia pada waktu yang memang dibutuhkan / diperlukan. Manajer lini berpengalaman yang diharapkan mampu memecahkan masalah manajerial yang mungkin timbul. Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai tantangan. Jujur, memiliki integritas tinggi dan profesional. 33

34 Area Ilmu Manajemen Proyek : a. Kerangka Kerja yang terdiri dari : Pengelolaan Integrasi b. Komponen Inti terdiri dari. Pengelolaan Lingkup Proyek Pengelolaan Waktu dan Jadwal Pengelolaan Biaya Pengelolaan Kualitas dan Mutu c. Komponen Pendukung terdiri dari, Pengelolaan SDM. Pengelolaan Resiko Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak Pengelolaan Komunikasi. 34

35 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: a. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek Pada umumnya suatu proyek berjalan kurang dari 4 tahun (kecuali proyek PLTN dan PLTA). Dalam periode tersebut jenis dan intensitas kegiatan mengalami perubahan yang cepat. Hal ini dibutuhkan metode dan teknik pemantauan, pengawasan dan pengendalian yang cukup peka atau sensitif. 35

36 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: b. Sifat kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan Waktu yang terbatas Karena nonrutin, banyak hal belum dikenal. Hal ini terutama pada perusahaan selaku pemilik proyek yang yang jarang menyelenggarakan proyek. Bahkan bagi perusahaan konstruksi dan engineering masih ada hal baru yang membedakan proyek satu dengan yang lain. Karena faktor tersebut, ditambah dengan tekanan syarat ketat yang berkaitan dengan jadwal, mutu dan biaya, maka kegiatan kegiatan proyek memerlukan perhatian khusus dari perusahaan yang bersangkutan. 36

37 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: c. Sifat Kegiatan yang bermacam-macam serta Meliputi Berbagai Keahlian. Kegiatan proyek sangat beraneka ragam, mulai dari pengkajian aspek ekonomi, design engineering, pembelian, pengadaan, manufaktur, konstruksi, dampak lingkungan, inspeksi sampai dengan uji coba produk, gedung atau instalasi yang selesai dibangun. Untuk pengawasan yang lebih intens, terkadang Pimpro meminta penanggung jawab per bidang pengembangan berada pada dibawah koordinasinya langsung. 37

38 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: d. Bersifat Multikompleks Kompleksitas suatu proyek disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan keluar dari organisasi peserta proyek. Hubungan ke dalam adalah hubungan dengan departemen fungsional, mulai dari personalia, manufakturing, humas, engineering dan logistik. Sedangkan hubungan keluar adalah hubungan dengan sub kontraktor, rekanan, instansi pemerintah, investor, dan yang lainnya. Kompleksitas ini ditambah lagi dengan kenyataan adanya saling ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya. 38

39 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: Untuk mengurangi berbagai masalah yang timbul, lazim diambil langkah-langkah sebagai berikut: A. Mengadakan rapat kordinasi atau kontak dalam bentuk lain, diantara berbagai pihak yang berkepentingan. B. Membentuk panitia add-hoc dengan anggota dari berbagai organisasi yang terlibat dan berkepentingan. C. Membuat prosedur dan peraturan kerja sama. D. Membuat rencana kerja dengan melibatkan pihak-pihak yang bersangkutan. 39

40 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: e. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Resiko Tinggi Hampir setiap usaha mengandung resiko. Demikian juga dengan proyek, gambaran resiko tinggi telah tampak sejak awal pengembangannya. Resiko yang dihadapi akan bertambah dengan adanya kenyataan bahwa kegiatan proyek hanya berlangsung sekali lewat (sesuai dengan project life cycle). Pada proses ini tidak diharapkan pengulangan suatu proses/tahapan, karena akan mengakibatkan penambahan biaya dan melewati jadwal yang telah ditentukan. 40

41 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: f. Peserta Mempunyai Multi sasaran yang seringkali Berbeda. Karena perserta proyek terdiri dari berbagai bidang, internal (pemasaran, engineering, keuangan, konstruksi, dll) maupun eksternal perusahaan (rekanan, sub kontraktor, dll.). Akan terdapat sasaran lain yang berbeda atau bahkan berlawanan dengan peserta lainnya. Misalnya pemilik, kontraktor dan rekanan sama-sama bertujuan untuk menyukseskan pelaksanaan suatu proyek. 41

42 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: f. Peserta Mempunyai Multi sasaran yang seringkali Berbeda. Pemilik menginginkan harga proyek yang rendah, sedangkan rekanan dan kontraktor berusaha memperoleh laba setinggi mungkin. Hal ini berbeda dengan pengelolaan pada suatu pabrik atau industri. 42

43 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: g. Waktu Mulai dan Penutupan Mengingat waktu periode suatu proyek relatif pendek, maka akan selalu ada kegiatan awal (inisiasi) yang terjadi yang terjadi pada waktu mulai dan pada waktu penutupan (terminasi) proyek. Sehingga perlu suatu pengelolaan spesifik yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Hal ini berbeda dengan pengelolaan operasi rutin (on-going operation) yang meskipun juga mengena masa awal dan akhir, jarak waktu yang memisahkannya sangat lama (sesuai dengan umur perusahaan yang bersangkutan) 43

44 Perilaku Proyek dan Pengelolaan yang Dituntutnya: Pada konsep manajemen proyek, hal tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: Inisiasi Proyek, tahap ini menandai dan mengakui proyek mulai berlangsung. Peristiwa ini umumnya didahului oleh kegiatan studi kelayakan dan definisi keperluan lain-lainnya. Terminasi Proyek, tahap ini merupakan akhir siklus proyek yang ditandai dengan adanya kegiatan penyerahan hasil akhir proyek, seperti inspeksi dan testing akhir, start-up dan turn-over. 44

45 Pengelolaan Biaya : 1. Perencanaan Sumber Daya Perencanan ini meliputi identifikasi jenis dan kuantitas sumber daya (man power, peralatan dan material) yang diperlukan guna melaksana kan pekerjaan sesuai dengan lingkup proyek. Output dari proses ini adalah catatan atau daftar jenis sumber daya yang diperlukan serta kuantitas masing-masing komponennya 45

46 Pengelolaan Biaya : 2. Prakiraan Biaya Identifikasi kuantitas dan jenis sumber daya dilanjutkan dengan proses estimasi keperluan biaya guna pengadaan sumber daya tersebut. Dan dinyatakan dalam satuan uang, misal rupaih atau US$. Output dari proses ini adalah dokumen yang berisi perkiraan biaya proyek berserta penjelasannya. 46

47 Pengelolaan Biaya : 3. Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran berarti merinci alokasi biaya untuk masing-masing kegiatan, yang diintegrasikan dengan jadwal penggunaannya. Anggaran ini nantinya akan menjadi tolok ukur pengendalian kinerja kegiatan yang bersangkutan. Output dari proses ini adalah dokumen anggaran biaya proyek serta rencana penggunaannya. 47

48 Pengelolaan Waktu atau Jadwal : Waktu atau jadwal merupakan salah satu saaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan berbagai bentuk kerugian, misal penambaan biaya, kehilangan produk memasuki pasaran, dll. Penyelesaian proyek sesuai atau lebih cepat dari rencana dengan tetap harus memperhatikan batasan biaya, mutu dan lingkup proyek. 48

49 Pengelolaan Waktu atau Jadwal : 1. Identifikasi kegiatan Pengelolaan proyek diawali dengan identifikasi kegiatan proyek agar komponen lingkup proyek yang telah ditentukan dapat terlaksana sesuai dengan jadwal. 49

50 Pengelolaan Waktu atau Jadwal : 2. Penyusunan Urutan Kegiatan Setelah diuraikan menjadi komponennya, lingkup proyek disusun kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungan. Output dari proses ini adalah jaringan kerja. 50

51 Pengelolaan Waktu atau Jadwal : 3. Prakiraan Kurun Waktu Setelah jaringan kerja terbentuk, masingmasing komponen kegiatan diberikan prakiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Output proses ini adalah jaringan kerja yang telah memiliki kurun waktu dan perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. 51

52 Pengelolaan Waktu atau Jadwal : 4. Penyusunan Jadwal Jaringan kerja yang masing-masing item telah diberikan kurun waktunya, secara keseluruhan dianalisis dan dihitung kurun waktu penyelesaian proyek, terutama pada tahapan yang kritis dan perlu dicermati. Output dari proses ini adalah jadwal induk dan jadwal untuk pelaksanaan pekerjaan di lapangan. 52

53 Pengelolaan Waktu atau Jadwal : 5. Pengendalian Waktu dan Jadwal Pengendalian waktu meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pemantuan dan koreksi agar kemajuan proyek sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Output dari proses ini adalah revisi jadwal induk dan jadwal pekerjaan lapangan. 53

54 Pengelolaan Mutu : Pengelolaan mutu meliputi kegiatan yang dilakukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, kriteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Agar produk memenuhi syarat penggunaan, diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari kajian syarat yang dikehendaki oleh owner atau pemesan produk, menyusun program mutu dan akhirnya merencanakan dan mengendalikan aspek mutu pada tahap implementasi atau produksi. 54

55 Pengelolaan Mutu : 1. Program Pengelolaan Mutu Program pengelolaan mutu menitik beratkan pada perencanaan sistematik suatu kegiatan yang bertujuan memberikan keyakinan (confidence) bahwa proyek akan dapat memenuhi standar mutu yang ditentukan. Program ini meliputi identifikasi kriteria dan spesifikasi yang akan dipakai proyek, kemudian mengkaji relevansinya dengan standar yang telah dibakukan (established), pembuatan perencanaan kebijakan kualitas dan review organisasi pelaksana. Output proses ini adalah dokumen policy kualitas, organisasi pelaksanaan dan rencana kerja. 55

56 Pengelolaan Mutu : 2. Quality Assurance (QA) Quality Assurance meliputi semua kegiatan dalam quality system yang bertujuan memberikan kepercayaan kepada semua pihak yang berkepentingan bahwa semua tindakan yang diperlukan untuk mencapai standar mutu proyek telah dilaksanakan dengan berhasil. 56

57 Pengelolaan Mutu : 3. Quality Control (QC) Quality control meliputi semua kegiatan yang berhubungan dengan pemantauan dan pengkajian hasil proyek (baik hasil antara atau final). Output dari proses ini adalah perbaikan (bila terjadi penyimpangan) dan keputusan persetujuan atau persetujuan dapat diterima (acceptance). 57

58 Pengelolaan Mutu : Quality Control (QC) Teknik dan metode dalam pengelolaan mutu adalah sebagai berikut: >. Destruction test >. Inspeksi dan uji coba kemampuan kinerja (performance test). >. Control chart >. Metode sampling. 58

59 Pengelolaan Sumber Daya Manusia Satu jenis pengelolaan yang mungkin paling sulit adalah manajemen sumber daya manusia. Pengelolaan ini bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif sumber daya manusia proyek. Pengelolaan ini dimulai dari inventarisasi kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, menyusun organisasi, membentuk tim, serta mempraktekkan cara kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan kegiatan proyek. Pimpro diharapkan juga menguasai aspek motivasi, human relation, conflict management dan leadership. 59

60 Pengelolaan Sumber Daya Manusia 1. Perencanaan Organisasi Proses pada tahap ini meliputi identifikasi lingkup kerja proyek, inventarisasi keperluan personil, tugas dan tanggung jawab, peranan serta jalur pelaporan anggota atau kelompok yang akan menangani proyek. Untuk proyek E-MK, perencanaan organisasi biasanya digolongkan menjadi organisasi kantor pusat (head office) dan lapangan. Output dari tahap ini adalah bagan struktur organisasi proyek, uraian tugas bagi posisiposisi penting atau kunci, serta perencanaan pengisian personil. 60

61 Pengelolaan Sumber Daya Manusia 2. Pengisian Personil Pengisian personil terdiri dari kegiatan mencari, menyeleksi dan melatih personil proyek yang akan ditugaskan di kantor pusat ataupun di lapangan. Personil proyek dapat berasal dari induk organisasi atau dari luar, misalnya konsultan atau kontraktor. Out put dari langkah ini adalah terbentuknya tim proyek yang semakin lama semakin meningkat kinerjanya. 61

62 Pengelolaan Sumber Daya Manusia Teknik dan metode pengelolaan sumber daya manusia meliputi: =. Penggunaan teori umum organisasi dan manajemen. =. Penggunaan kebijakan dan prosedur perusahaan yang bersangkutan. =. Pengadaan dengan ikatan kerja sama / kontrak jangka pendek untuk merekrut personil. =. Pelatihan dan kursus untuk meningkatkan efektivitas tim. 62

63 Pengelolaan Resiko Dalam konteks proyek, pengelolaan resiko meliputi identifikasi secara sistimatis jenis, besar dan sumber resiko selama siklus proyek. Pemantauan dan pengendalian dimaksudkan untuk mengurangi dampak negatif yang mungkin timbul. Pengelolaan bersifat proaktif dan bukannya reaktif (menunggu sampai dengan terjadinya persoalan yang sulit diatasi). 63

64 Pengelolaan Resiko 1. Identifikasi dan Klasifikasi Kegiatan ini terdiri dari identifikasi segala kemungkinan terjadinya resiko yang memiliki dampak bagi keberhasilan proyek. Kemudian dilakukan klasifikasi agar pengelolaannya dapat sistimatis dan tepat. Output dari tahap ini adalah pengenalan sumber, sifat serta potensi terjadinya resiko. 64

65 Pengelolaan Resiko 2. Kuantifikasi Resiko Setelah resiko selama siklus proyek mampu diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengadakan analisis dan penilaian secara kuantitatif dengan tujuan untuk mengetahui dampak yang ditimbulkan terhadap proyek dan tingkat kemungkinan terhadap proyek dan tingkat kemungkinan terjadinya. Output dari langkah ini adalah kuantifikasi resiko serta dimensi dampak yang ditimbulkannya. 65

66 Pengelolaan Resiko 3. Tanggapan terhadap Resiko Ini merupakan usaha, perencanaan dan strategi dalam kaitannya dengan berbagai ancaman yang mungkin terjadi. Output dari tahap ini adalah dokumen yang berisi perencanaan manajemen untuk menghadapi resiko proyek, seperti menutup asuransi, menutup kontinjensi, cadangan dan pengaturan sharing apabila terjadi resiko. 66

67 Pengelolaan Resiko 3. Tanggapan terhadap Resiko Hal ini dapat berupa: >. Menghindari atau menghilangkan ancaman yang bersifat khusus. >. Mengurangi nilai resiko, misalnya dengan menurunkan kemungkinan terjadinya permasalahan yang bersangkutan. >. Menerima resiko, semisal denaganb menyiapkan segala sesuatunya. 67

68 Program Pemantauan dan Pengendalian Langkah ini bertujuan memantau dan mengawasi pelaksanaan penanganan resiko yang sudah diperkirakan sebelumnya. Perlu dipersiapkan data base bagi evaluasi yang berkelanjutan untuk proyek yang sedang ditangani ataupun yang akan datang. 68

69 Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak Dalam tahap ini meliputi kegiatan yang berkaitan dengan usaha mendapatkan barang dan atau jasa dari pihak luar untuk proyek. Bila kontraktor utama berfungsi sebagai pelaksana, maka pihak luar tersebut dapat terdiri dari subkontraktor, rekanan, konsultan, dll. Untuk tujuan tersebut diadakan ikatan kerja sama atau kontrak jasa pembelian, bantuan teknis dan lain-lain. 69

70 Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak 1. Perencanaan Pengadaan Didahului dengan identifikasi jasa, material dan peralatan yang diperlukan proyek dan diteruskan dengan membuat spesifikasi dan kriteria. Output dari tahap ini adalah daftar material dan jasa yang akan diadakan pada proyek tersebut. Pada tahap ini juga diatur policy, prosedur lelang, dan lainnya. 70

71 Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak 2. Penyiapan Dokumen Kontrak dan Lelang Dokumen utama untuk proses pengadaan terdiri dari dokumen lelang yang memuat undangan lelang, rancangan kontrak dan kriteria seleksi. Output dari langkah ini adalah paket lelang. 71

72 Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak 3. Proses Lelang Pada proses lelang dan negosiasi terjadilah akuisisi yang ditandai dengan penandatanganan kontrak. Output dari langkah ini adalah dokumen proposal dan kontrak. 72

73 Pengelolaan Pengadaan dan Kontrak 4. Administrasi Kontrak Administrasi kontrak meliputi kegiatan-kegiatan dengan tujuan agar proses dan kinerja pengadaan memenuhi pasal-pasal yang tercantum dalam kontrak. Output dari langkah ini adalah penyerahan dan penerimaan deliverable, change order dan pembayaran. 73

74 Pengelolaan Komunikasi Pengelolaan komunikasi adalah proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam proses, semisal stake holder dapat memperoleh informasi yang diperlukan pada waktu yang tepat. Informasi tersebut dapat berupa hasil dari perumusan, pengumpulan, penyampaian, penerimaan dan penyimpanan informasi proyek. 74

75 Pengelolaan Komunikasi 1. Perencanaan Komunikasi Perencanaan komunikasi meliputi penentuan jenis informasi yang diperlukan proyek, seperti kepada siapa, kapan waktunya dan bagaimana cara menyampaikannya. Output dari tahap ini adalah lembaran perencanaan komunikasi. 75

76 Pengelolaan Komunikasi 2. Distribusi Komunikasi Proses ini bertujuan untuk memberikan materi informasi yang diperlukan stake holder tepat pada waktunya. Output dari langkah ini adalah lembaran atau catatan informasi. 76

77 3. Pelaporan Pengelolaan Komunikasi Proses ini berkaitan dengan pembuatan laporan kemajuan proyek serta sumber daya yang telah digunakan untuk melakukan kegiatan sampai saat pelaporan. Output dari langkah ini adalah laporan kemajuan atau kinerja proyek. 77

78 Pengelolaan Komunikasi 4. Penutupan Administrasi Penutupan administrasi meliputi verifikasi dan dokumentasi laporan yang penting guna mempersiapkan laporan penyelesaian proyek dan project acceptance. Output dari langkah ini adalah dokumen penutupan proyek dan formal acceptance. 78

79 Thanks 79