MODUL 3 MICROSOFT WORD 2007 (PENERAPAN)

Transkripsi

1 MODUL 3 MICROSOFT WORD 2007 (PENERAPAN) A. TUJUAN Mahasiswa dapat memahami dan memanfaatkan fasilitas tabel, grafik dan surat gabung (Mail Merge) dalam Microsoft Office Word. Setelah praktikum ini diharapkan peserta dapat memanfaatkannya dalam kegiatan studi sehari-hari. B. LANDASAN TEORI Dalam pembuatan neraca perkembangan perusahaan, baik itu neraca perdagangan, neraca pendapatan,dll mutlak ditampilkan grafik dan tabel untuk melihat kecenderungan suatu perusahaan bisa dikatakan naik apa turun. Karena itu nanti akan berpengaruh pada strategi yang akan diterapkan dan target yang diharapkan untuk kedepannya. Beruntung fasilitas Microsoft Word sudah menyediakan interface yang mampu untuk mengolah semua data tersebut, dan otomatis akan langsung mengkalkulasi data yang ada ke dalam bentuk tabel dan grafik sesuai dengan keinginan kita. Selain fasilitas yang ditawarkan diatas, ada pula fasilitas Surat masal. Surat masal atau yang lebih dikenal dalam word dengan sebutan Mail Merge adalah bentuk sebuah surat/amplop/dokumen yang dapat dibuat secara masal dengan menggabungkan antara master surat/dokumen dengan datanya. Sebagai contoh dokumen yang dapat dibuat dengan proses Mail Merge adalah surat undangan, surat pengangkatan jabatan, rapor siswa, blanko nilai, amplop surat dan lain sebagainya. Dengan Mail Merge memungkinkan kita untuk mengirimkan dokumen seperti surat ke banyak alamat tujuan dengan isi dan informasi yang sama sehingga tidak perlu dilakukan pengetikan secara berulang-ulang. Hal-hal yang akan dilakukan dalam bab ini antara lain: 1. Membuat Tabel a. Pilih tab Insert > klik icon Table

2 b. Klik tanda panah kebawah dan tentukan jumlah baris dan kolom yang dibutuhkan. Gambar 3.1. Memasukkan Tabel c. Jika tidak ada bentuk kolom yang sesuai, klik Insert Table o Table size : Ukuran table. Number of columns : Tentukan jumlah kolom. Number of rows : Tentukan jumlah baris o AutoFit behavior : Pengepasan tabel otomatis. o AutoFormat : Memilih bentuk format tabel. d. Pilih Ok dan Di layar muncul tampilan sebagai berikut. Gambar 3.2. Kotak Tampilan Insert Tabel Dari menu Layout yang akan aktif ketika kita membuat suatu tabel. Gambar 3.3. Menu Layout pada Tabel 1) Draw Table : Menggambar kotak tabel.

3 2) Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel. 3) Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel. 4) Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel. 5) Merge Cells : Menggabungkan sel. 6) Split Cells : Membagi sel. 7) Split Table : Membagi tabel. 8) Table AutoFormat : Memilih format tabel. 9) Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis. 10) Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya. 11) Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya. 12) Sort : Mengurutkan data tabel. 13) Formula : Operasi perhitungan data tabel. 14) Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel. 15) Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel 2. Merancang Grafik a. Sorot tabel yang akan di buat grafik Tabel 3.1. Tabel Masukan Pembuatan Grafik NO BARANG BULAN JANUARI FEBRUARI MARET DISKET MOUSE KEYBOARD

4 b. Klik pada tab Insert, pilih pada grup illustrations c. Klik Chart, di layar akan muncul tampilan default sebagai berikut Gambar 3.4. Tampilan Grafik Default Gambar 3.5. Pilih Grafik yang Sesuai 3. MAIL MERGE Semua mail merge dalam Word membutuhkan dua buah file : dokumen utama(main document) dan sumber data(data source). Dokumen utama berisi tulisan yang sama untuk kesemua dokumen mail merge yang dibentuk. Gambaran umum proses Mail Merge dalam Microsoft Word a) Select the document type Pilih tipe dokumen yang hendak dibuat dengan mail merge. Anda dapat membuat surat, pesan , amplop, label dan direktori. b) Select a starting document Dokumen awal/dokumen utama mengandung tulisan yang sama untuk ke semua dokumen mail merge.

5 c) Select the recepients Semua mail merge membutuhkan dua buah file yaitu untuk dokumen utama dan sumber data. Sumber data berisi informasi yang hendak ditampilkan dalam dokumen utama. Anda dapat membuat sumber data baru, atau menggunakan basis data (database) sebagai sumber data. d) Write your letter Tulislah ata editlah dokumen awal dan tetapkanlah tempat dimana anda ingin memasukkan informasi dari sumber data ke dokumen awal. e) Preview your letter Tampilkan dokumen anda bagaimana bentuknya setelah informasi dari sumber data dimasukkan. f) Complete the mail merge Gabungkan data dari sumber data ke tempat yang ditunjuk di dokumen, terciptalah sebuah dokumen khas untuk setiap record dari seumber data. C. ALAT DAN BAHAN 1. Personal Computer 2. OS Windows XP 3. Microsoft Office Word 2007 D. LANGKAH LANGKAH PRAKTIKUM 1. Membuka program Ms Word 2007 pada komputer. 2. Membuat dokumen baru yang akan digunakan sesuai perintah. 3. Kerjakan pada lembar kerja tugas-tugas praktikum yang telah disediakan di bagian akhir bab ini. 4. Untuk tugas pembuatan mail merge, langkah-langkah pengerjaannya adalah sebagai berikut : a) Tulis Master Surat yang akan digunakan pada lembar kerja Berikut adalah contoh surat dengan nama Latihan.docx

6 ILMU KOMUNIKASI FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA Undangan : Penerimaan Beasiswa Surakarta, 5 Maret 2011 Diberitahukan kepada para mahasiswa ilmu komunikasi angkatan 2010 yang disebut namanya di bawah ini, diantaranya : Nama : NIM : Alamat : Sehubungan dengan adanya informasi beasiswa tahun 2011, maka kami dari pihak program studi ilmu komunikasi UMS mengundang anda untuk menghadiri rapat yang insyaallah akan dilaksanakan pada : Hari/tanggal : Jam : Tempat : Agenda : Membicarakan dana beasiswa PPA dan BBM Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, besar harapan kami anda dapat hadir tepat pada waktunya. Dan atas perhatian dan kerjasamanya kami mengucapkan terima kasih. Kajur. Ilmu Komunikasi ( Rinasari Kusuma,S.Sos )

7 b) Aktifkan Mail Merge Gambar 3.6. Mengaktifkan Mail Merge 1) Pilih Step by Step Mail Merge Wizard 2) Tampilan lembar kerja akan berubah menjadi seperti berikut : Gambar 3.7. Pemilihan Dokumen Letters pada Mail Merge Tipe Dokumen Letters Keterangan Tiap record dicetak pada halaman yang terpisah

8 Messages Tiap dapat dibuat berbeda-beda untuk tiap record Envelopes Tiap record dicetak pada satu amplop Labels Tiap record dicetak pada satu label. Label digunakan ketika anda hendak membuat label surat, label nama, atau label keterangan lain Directory Kesemua record dari sumber data dicetak pada satu katalog dokumen 3) Selanjutnya pilih Next : Starting document c) Tampilan selanjutnya adalah pemilihan document, karena document yang akan kita gunakan telah aktif maka pilih Use the current document Gambar 3.8. Menentukan Master Surat Select Starting Document Use the current document Start from a template Keterangan Menggunakan dokumen yang sekarang telah dibuka dan tampil pada layar sebagai dokumen awal Membuat dokumen dengan menggunakan template Mail

9 Merge siap pakai dimana anda dapat mengedit sesuai keinginan anda Start from existing Membuka dokumen mail merge yang telah ada dan document membuat perubahan dari isi dan penerima sesuai kebutuhan Selanjutnya pilih Next: Select recipient untuk membuat dan menentuka penerima dari surat tersebut d) Dalam menentukan penerima surat ada beberapa pilihan, Gambar 3.9. Memilih Penerima Surat 1) kita pilih Type a new list karena kita belum pernah menuliskan daftar penerima. 2) Pilih Create untuk membuat daftar peneraima surat Use an existing list Select from Outlook contacts Jika anda telah membuat dan menyimpan file list data, anda dapat memakainya. Jika anda menggunakan Microsoft Outlook, anda dapat menggunakan nama dan alamat dari contact list sebagai

10 Type a new list sumber data Jika 2 pilihan diatas belum dibuat Gambar Tampilan Alamat Penerima Surat 3) Pilih Costumize Address List, untuk mengatur nama-nama kolom sesuai pilihan. 4) Gunakan Rename atau Delete untuk mengganti. 5) Pilih Ok Gambar Hasil Penggantian Nama Kolom

11 Gambar Tampilan Alamat Penerima Surat Setelah Perubahan 6) Masukkanlah data-data pada tabel_latihan berikut ke dalam entri New Address List Tabel 3.2. Tabel Data Masukan pada Mail Merge Nama Andi Nugroho Budi Hartono Susilo Arif Nim L L L Alamat Purwodadi Wonogiri Klaten Hari Kamis Selasa Jumat Tanggal 10 Maret Maret Maret 2011 Jam WIB WIB WIB Tempat Ruang J.2.3 Ruang J.3.5 Ruang J.4.5 7) Untuk menambahkan data pada daftar, pilih New Entry 8) Jika data telah selesai dimasukkan, pilih Ok 9) Muncul tampilan penyimpanan daftar penerima (file berjenis.mdb), beri nama Daftar dan pilih Save. 10) Untuk melanjutkan pilih Next: Write your letter

12 e) Proses Memasukkan data-data daftar penerima pada master surat Gambar Memasukkan Data Penerima pada Surat 1) Pilih More Item untuk memasukkan data pada surat Gambar Kotak Dialog Pemilihan Field ke dalam Surat 2) Pilih field yang sesuai dengan isian pada surat. Misalkan jika ingin memasukkan Nama pada surat, maka pilih field Nama. 3) Pilih Insert lalu Close, ulangi dan sesuaikan antar isian pada surat dan field pada kotak dialog hingga semua field dapat dimasukkan dalam dokumen

13 4) Ingat, sebelum memasukkan field pada surat sebaiknya tekan spasi terlebih dahulu agar tampilan terlihat rapi. Gambar Hasil Akhir Mail Merge 5) Pilih Next: Preview your letters untuk melihat hasil akhir surat. Gambar Melihat Surat Satu Per Satu 5. Simpan dokumen hasil kerja anda pada komputer sesuai dengan aturan yang telah diberikan oleh Dosen Pengampu atau Asisten Praktikum.

14 E. TUGAS PRAKTIKUM 1. Membuat tabel seperti di bawah berikut Pertanyaan : 1. Kemudian letakkan kursor di baris paling bawah, tekan ctrl+enter. Apa yang terjadi? 2. Apa fungsi dari Ctrl+enter? 2. Menampilkan Grafik dari data berikut ini Tahun Nilai 1 Nilai 2 Nilai 3 Nilai

15 3. Membuat Mail Merge KELUARGA MAHASISWA TEKNIK ELEKTRO JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA PERIODE 2008/2009 Undangan: Malam Keakraban Assalaamu alaikum Wr. Wb. Kepada Adik Mahasiswa Baru Angkatan 2008 Nama : N.I.M. : Kelas : Asal : Diharapkan hadir dalam acara Malam Keakraban yang diselenggarakan oleh Keluarga Mahasiswa Teknik Elektro (KMTE) UMS besok pada: Hari : Tanggal : Tempat : Pembicara : Atas pentingnya acara, maka seluruh mahasiswa baru WAJIB hadir. Wassalaamu alaikum Wr. Wb. Ketua Umum KMTE Surakarta, 18 Desember 2008 Sekretaris Umum KMTE Wahyu Prihantoro Andika Nugraha Mengetahui, Ketua Jurusan Teknik Elektro Ir. Jatmiko

16 Masukkanlah data-data berikut pada table_latihan berikut ini kedalam entri new address list. Nama Andi Suryo Budi Hartoyo Susilo Arif Nim L L L Kelas A B B Asal Magelang Karanganyar Jepara Hari Kamis Senin Jumat Tanggal 8 September September September 2008 Tempat Ruang J.4.5 Ruang J.4.7 Ruang J.4.6 Pembicara Ir Bana Handaga, MT Gunawan, ST, MComSc. Aris Rakhmadi, ST, M.Eng Nama Enjen Sudarman Lulu Cahyono Badri Kamal Nim L L L Kelas B D C Asal Sukoharjo Sragen Purwodadi Hari Kamis Senin Jumat Tanggal 8 September September September 2008 Tempat Ruang J.4.1 Ruang J.4.2 Ruang J.4.3 Pembicara Hasyim A, ST, MT Ir Jatmiko, MT Fatah Yasin, ST, MT