BAB II MAIL MERGE. A. TUJUAN PEMBELAJARAN Mahasiswa mampu membuat mail merge (surat gabungan) pada surat dinas dan niaga.

Transkripsi

1 BAB II MAIL MERGE A. TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Mahasiswa mampu membuat mail merge (surat gabungan) pada surat dinas dan niaga. 2. Mahasiswa mampu membuat mail merge pada sampul (envelopes) dari mail marge. 3. Mahasiswa mampu mengaplikasikan konsep mail marge pada sertifikat. B. KONSEP MAIL MERGER PADA SURAT Dalam berbagai bidang administrasi pada instansi, lembaga perusahaan, dan berbagai bidang lain profit maupun non profit tidak akan terlepas dengan surat menyurat. Mail merge merupakan salah satu bentuk surat menyurat yang mempunyai isi senada dan dikirimkan pada beberapa orang atau tujuan yang berbeda-beda. Mail merge ini umumnya dikenal dengan surat massal. Beberapa contoh aplikasi mail merge yang banyak memanfaatkan fasilitas mail merge ini antara lain undangan rapat, penawaran barang, surat tagihan, surat pemberitahuan, panggilan test, perjanjian kerja, pembuatan sertifikat, piagam penghargaan dan sebagainya. Umumnya isi surat dibuat dengan microsoft word, sedangkan sumber data diperolah dari tabel pada word, tabel pada excel, table access, microsoft outlook dan lain sebagainya. Sebelum melakukan proses mail merge, terlebih dahulu Anda mempersiapkan dokumen utama dan sumber data. 1. Main Documment Main document merupakan dokumen inti atau dokumen utama yang berisi maksud surat atau informasi lain dan tidak berubah (tetap) yang akan dikirimkan pada beberapa orang tujuan. 2

2 2. Data Source Data source merupakan sumber data sebagai data tujuan yang berisi data-data yang berbeda antara satu dengan yang lain. Misalnya nama, alamat, kota dan lain sebagainya. Sumber data tersebut dapat berasal dari tabel pada word, excel, database acces maupun outlook contact. C. MERANCANG DOKUMEN UTAMA (MAIN DOKUMEN) 1. Klik menu home pilih customize quick access toolbar pilih new dan terlihat Gambar Pilihan Dokumen Baru 2. Klik sehingga akan mumcul lembar kerja baru yang masih kosong. 3. Ketik isi surat dan informasi lainnya pada dokumen tersebut. Misal : 3

3 PT GUNA WIJAYA KUSUMA JALAN GAJAH MADA RAYA NO. 198A JAKARTA Nomor : September 2012 Lampiran : 1 helai brosur Hal : Pesanan Tuan No. :213/PB-V/94 Yth Dengan hormat, Kami sangat menghargai surat Tuan No. : 213/PB-V/94 tanggal 9 September 2012 untuk 5 buah mesin tik IBM dan 10 buah mesin hitung merk OLIVETTI. Tetapi kami sangat menyesal karena barang-barabg tersebut sudah satu bulan ini tidak ada dalam persediaan kami sedangkan yang masih tersedia adalah jenis mesin tik MBM dan mesin tik merk OLYMPIA, sedang mesin hitung yang tersediapun adalah merk Optima. Sehubungan dengan hal tersebut diatas bila Tuan tidak keberatan sudilah Tuan menggantikan pesanan Tuan menggantikan peesanan Tuan dengan barang-barang yang masih ada dalam persediaan kami. Bersama ini kami lampirkan satu helai brosur untuk mesin tik dan mesin hitung yang masih ada dalam persediaan kami, dengan maksud agar lebih jelas bagi Tuan. Dalam brosur ini Tuan dapat melihat dan memilih model-model yang menurut anggapantuan baik. Bila Tuan setuju dengan saran kami, harap Tuan segera memberi kabar supaya kami dapat mengatur pesanan Tuan sebaik-baiknya. Atas perhatian Tuan, kami mengucapkan terimakasih. Hormat kami, Gusnadi Darma Direktur 4

4 4. Titik-titik pada surat tersebut di atas (Nomor, Yth, dan di bawah Yth.) tidak perlu dibuat dan posisi titik tersebut akan diisi dengan data tujuan. 5. Simpan dokumen tersebut dengan (Cntrl +S) atau klik ikon File pada toolbar standar dengan nama MAIL MARGE_1 6. Di layar terlihat kotak dialog Save As Gambar Korak Dialog Save As 7. Klik Save di sebelah kanan (dropdown) My Data (D). 8. Klik pilihan folder yang akan disimpan pada folder Aplikom. D. MEMBUAT DOKUMEN TUJUAN Setelah membuat dokumen utama seperti hal tersebut di atas, langkah berikutnya adalah dokumen tujuan. Dalam pembuatan dokumen tujuan data itu ada cara yang cepat dan cara lama. Cara tercepat dengan langsung menekan pada select recipiens dan cara lama dengan start mail merge. Kedua cara tersebut pada intinya sama yaitu untuk membuat dokumen tujuan. Adapun pada buku ini langkah-langkah yang digunakan adalah cara lama. Adapun langkah-langkahnya adalah : 1. Klik menu mailings, kemudian pilih start mail marge. 5

5 Gambar Menu Mailing 2. Pilih step by step mail merge wizard Gambar Menu Step By Step Mail Wizard 6

6 Gambar Pilihan yang akan Dibuat Merger 3. Pada pilihan tersebut ada beberapa pilihan yang akan dibuat merger terdiri dari letter, , envelopes, label, dan direcory. Pilihlah letter dan diikuti step 1 of Klik next starting document sampai pada langkah ketiga maka akan ditemukan gambar sebagai berikut : 7

7 8

8 Gambar Tahap Tiga dari Dokumen Tujuan Pada tahap ini merupakan tahap di mana ketika cara cepat dimulai. Jika cara cepat, maka tampilan yang akan muncul sebagaimana di atas. Jadi tahap ini merupakan tahap awal untuk cara cepat. Pilihlah create, maka akan muncul gambar berikut ini : Gambar New Address List Cutomize columns diklik, kemudian OK, maka akan muncul sebagaimana gambar di bawah ini. Setelah itu klik rename berdasarkan kebutuhan data tersebut seperti title direname menjadi nomor, first name menjadi nama, dan last name menjadi kota. Sedangkan Company Name, Address Line 1, Address Line 2, City, State, ZIP Code, dan lainnya pilih Delete. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam pembuatan data. 9

9 Gambar Penamaan Data yang akan dibuat Setelah nama-nama tersebut diklik maka akan muncul penamaan sebagaimana gambar di bawah ini. Gambar Penamaan setelah Dibuat 10

10 Jika penamaan tersebut telah dibuat sebagaimana gambar di atas maka klik OK, diisi masing-masing nama tersebut. Berikut gambar setelah pengisian data dari nama-nama tersebut : Gambar Pengisian Data Dari pengisian Data tersebut, maka muncul new entry untuk mengetik data baru, delete entry untuk menghapus data, find untuk menemukan data, customize columns untuk membuat colum data baru, kemudian klik OK, kemudian disimpan pada folder/ data (D) yang telah dibuat dengan nama DATA BASE MAIL 11

11 MARGE_1 klik save. Setelah itu muncul gambar berikut ini : Penyimpanan Database yang telah dibuat pada Folder Pada tahap selanjutnya yaitu tahap keempat (step 4 of 6) yaitu tahap meletakkan nama-nama akun yang telah dibuat ke dokumen utama berupa surat yang telah dibuat. Caranya dengan mengklik next : write yout letter, pada bagian sebelah kiri atas terlihat beberapa komponen address blok, greeting line, electronic postage, dan more item. Pilih more item maka akan muncul gambar sebagaimana terlihat di bawah ini. 12

12 Gambar Pilihan More Item Pada dokumen surat kursor mouse diletakkan pada titik nomor sedangkan insert marge field pada posisi nomor, hal ini dilakukan untuk penempatan dokumen-dokumen tersebut tepat sesuai dengan peletakan. Demikian juga Yth. maka dikursor mose diletakkan setelah kata Yth karena insert marge field Nama akan diletakkan setelah Yth. Di bawah kata Yth akan diisi dengan nama kota. Setelah insert merge fild diletekkan pada dokumen, maka akan tampak gambar sebagai berikut ini : Gambar Insert Merge Filed 13

13 Gambar setelah Insert Merge Field Sebagai penanda, jika pekerjaan tersebut benar maka penamaan yang diletakkan tersebut akan memiliki gambar agak gelap, kemudian klik next preview yours letters, maka akan keluar tahap kelima (step 5 of 6). Untuk memperlihatkan dokumen yang telah dibuat maka pada recipient tekan tombol klik sehingga akan bergeser data yang telah dibuat sesuai dengan databasenya. 14

14 Gambar Pengecekan Data Seletah step 5 of 6, tahap terakhir adalah mencetak dokumen tersebut sebagaimana gambar berikut ini : Gambar Mencetak Dokumen 15

15 E. KONSEP MAIL MERGE PADA DOKUMEN LAIN Mail merge dapat digunakan juga pada sampul surat. Pada hakekatnya sama sebagaimana mail marge pada surat. Perbedaan pada pilihannya dokumen jika mail merge pada surat maka letters yang dipilih, sedangkan jika sampul maka envelopes yang dipilih. Tahapannya sama sebagaimana pada mail, hanya saja pada dokumen yang dituju pada alamat sampul lebih lengkap daripada alamat yang ada di dalam surat, seperti Alamat dalam surat Alamat dalam sampul Yth. Rektor Universitas Agungbae Yth Universitas Agungbae Jalan Pahlawan 112 Semarang Semarang Jawa Tengah Dengan demikian, maka yang dibutuhkan pada mail merge sampul meliputi nama yang dituju, alamat lengkap, dan nama kota sebagaimana gambar berikut ini : Gambar Dokumen yang dibutuhkan F. KONSEP MAIL MERGE PADA (SERTIFIKAT) Sertifikat secara umum dapat menggunakan program publiser akan tetapi bagi pengguna pemula komputer, pembuatan sertifikat dapat menggunakan program microsoft word. Terlebih jika sertifikat banyak maka dapat menggunakan 16

16 mail merge. Pekerjaan membuat sertifikat dapat menggunakan mail merge, terlebih sekarang ada kertas khusus sertifikat maka akan lebih mempermudahkan dalam pembuatannya, cukup dengan membuat konsep sertifikat saja. Pada hakekatnya fungsi mail merge sama sebagaimana pada surat dan sampul, hanya pada pilihan dokumen yang dipilih. Pilihan dokumen yang digunakan adalah letters karena konsep surat dan ijasah hampir sama dan pilihan dokumen letters lebih fleksibel digunakan. Berikut contoh sertifikat : SURAT KETERANGAN SERTIFIKAT SEMINAR CARA MEMBAYAR HUTANG TANPA BEBAN Menerangkan bahwa : Nama Jabatan Intitusi :«Nama» :«jabatan» :«institusi» Telah mengikuti Seminar Cara Membayar Hutang Tanpa Beban yang dilaksanakan di Hotel Horizon pada tanggal 10 September Semarang, September Ana Mariska Wulansari Pembicara 17

17 Databasenya adalah Gambar Database Sertifikat 18

18 G. LATIHAN SOAL UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG FAKULTAS EKONOMI PANITIA POPEI HMJ PENDIDIKAN EKONOMI 2012 Sekretariat : Komplek Pusat Kegiatan Mahasiswa (PKM) Joglo Fakultas Ekonomi Unnes Sekaran,Gunungpati, Semarang himapefeunnes@gmail.com CP No Hal : «No» : Undangan 7 September 2012 Yth. «Nama» «Alamat» Dengan hormat, Sehubungan akan diselenggarakannya POPEI oleh HMJ Pendidikan Ekonomi FE UNNES yang akan dilaksanakan pada hari, tanggal : Senin-Minggu, 1-14 Oktober 2012 waktu : selesai tempat : Lapangan Fakultas Ekonomi Maka kami selaku panitia kegiatan memohon kepada bapak untuk berkenan hadir dalam acara tersebut. Demikian permohonan dari kami, atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, Ketua Panitia, Sekretaris, Andri Herdyanto Lilis Yunani NIM NIM Mengetahui, Ketua HMJ Pendidikan Ekonomi Fani Galih Satriawan 19

19 NIM Databasenya (pada alamat dalam) adalah Gambar Database soal mail merger Dari data tersebut, buatlah juga sampul dengan tambahan Nama Agung K, S.Pd, M.Pd Alamat FE Unnes-Semarang Tommy Kurniawan, FIK Unnes-Semarang S.Pd, M.Hum Drs. Marimin, M. Pd FE Unnes-Semarang Dra. Nanik Suryani, FE Unnes-Semarang M.Pd Ismiyati, S.Pd, M.Pd FE Unnes-Semarang Dr. S. Martono, M.Si FE Unnes-Semarang Henki P, S.Pd, M.Pd FE Unnes-Semarang Lila Khoirina FE Unnes-Semarang Santika Ayu FIS Unnes-Semarang Melinda Permatasari FIP Unnes-Semarang 20 Alamat Sampul Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung G6 Lantai 3 Sekaran, Semarang, Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung C6 Lantai 1 Sekaran, Semarang, Gedung C7 Lantai 2 Sekaran, Semarang, Gedung A3 Lantai 2 Sekaran, Semarang, Kampus Kampus Kampus Kampus Kampus Kampus Kampus Kampus Kampus Kampus

20 21

21 22

22 Databasenya adalah Gambar Database Soal Sertifikat 23