Satuan Acara Perkuliahan Materi Konsep Sistem Informasi - A

Transkripsi

1 KONSEP DASAR Satuan Acara Perkuliahan Materi Konsep Sistem Informasi - A 1. Pengenalan dan Dasar-dasar Word For Windows 2. Pembuatan Dokumen 3. Sortir dan Tabel 4. Mail Merge 5. Pengenalan Ms. Excel 6. Cara Kerja Excel 7. Menggunakan Rumus, Range dan Fungsi 8. Grafik dan Pencetakan 9. DataBase 10.Macro 1

2 I. PENGENALAN DAN DASAR-DASAR WORD FOR WINDOWS Microsoft word for windows sebagai generasi baru dari pengolah kata Memulai dengan word Jendela aplikasi word dan fungsi-fungsinya 1. Microsoft word for windows sebagai generasi baru dari pengolah kata 1.1. Sejarah Microsoft Word Microsoft Word adalah salah satu aplikasi buatan Microsoft yang berada satu bandle dalam paket Microsoft Office. Microsoft Word merupakan aplikasi andalan untuk aplikasi pengolah kata. Aplikasi pengolah kata dari Microsoft ini pertama kali lahir dan diluncurkan dengan nama Multi-Tool Word pada tahun Multi-Tool Word bekerja untuk sistem operasi Xenix. Pengembangan Multi-Tool Word untuk menjadi Microsoft Word dimulai pada tanggal 1 Februari 1983 dan pada tanggal 25 Oktober 1983, nama Microsoft Word diterbitkan untuk komputer IBM (IBM PC). Dan pada tahun 1985, Microsoft mengeluarkan Word for Macintosh yang merebut perhatian mayoritas pengguna komputer. Sedangkan Word untuk Windows baru dirilis pada tahun 1989 yang berjalan pada Windows 1.0. Ketika Windows 3.0 diluncurkan pada tahun 1990, penggunaan Word untuk Windows sangat mendominasi penggunaan pengolah kata bagi pengguna komputer. Pada tahun 1997 pengembangan Microsoft Word mengalami kemajuan pesat dengan diluncurkannya Microsoft Word 97 yang berada pada paket Microsof Office Pada paket Microsoft Office 97, dibuat dalam 2 versi kebutuhan, yaitu Profesional dan Small Business. Setelah Microsoft Office 97 mulai usang dan pengembangan menghasilkan Microsoft Office 2000 yang diluncurkan pada tahun Microsoft Office 2000 membawa fitur Office Assistant. Micrososft Office 2000 memiliki 4 versi produk, yaitu Standard, Profesional, Small Business, dan Premium. Tidak lama produk ini digantikan oleh generasi baru yang munculnya bersamaan dengan Windows XP dengan nama Microsoft Office XP di tahun Dan pada tahun 2003, kemunculan Microsoft Office 2003 menjadi titik pesat pengembangan Microsoft Office yang didalamnya ada Microsoft Word Microsoft Office 2003 memiliki beberapa versi jual yaitu Profesional Edition, Smal Business Edition, Standard Edition, dan Student and Teacher. 2

3 Microsoft Office Word mengalami perubahan interface yang mencolok ketika peralihan dari Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word Toolbar yang dikenal pada versi Microsoft Word sebelumnya digantikan dengan nama Ribbon pada Microsoft Word Perubahan drastis ini terjadi pada tahun 2007 ketika Microsoft Word 2007 (Microsoft Office 2007) dirilis. Dari Microsoft Office 2007 ini rilis software paket Microsoft ini menjadi stabil per tiga tahun sekali. Setelah Microsoft Office 2007, pengembangan software terus dilakukan dan akhirnya dikeluarkan produk baru yang dinamakan Microsoft Offcie 2010 yang dirilis pada tahun Interface Microsoft Word 2010 masih mengusung Microsoft Word 2007, hanya terjadi perubahan pada beberapa titik dan adanya penambahan paket bandle Microsoft Office. Microsoft Word 2010 suppot pada sistem operasi Windows XP Profesional (SP 3), Windows Vista (SP 2), Windows 7, dan Windows 8. Dan yang terakhir saat ini adalah keberadaan Microsoft Word dan Microsoft Office yang terbaru adalah Microsoft Office 2013 yang dirilis pada tahun 2013 kemarin. Tema interface lebih cenderung mungusung interface Windows 8 yang bertema Metro. Microsoft Office 2013 support dengan sistem operasi Windows Server 2008 R2, Windows 7, dan Windows 8. Mungkinkan akan muncul Microsoft Office selanjutnya yang menruut perkiraan adalah per tiga tahun sekali? Jika iya kita tunggu saja tahun 2016, kemunculan dari pengembangan Microsoft Office Prolog Sejarah Microsoft Gambar 1 : Prolog Microsoft 3

4 1.3. Perkembangan Microsoft Office Sejarah panjang perjalanan Microsoft Office hingga saat ini, banyak perubahan dan penambahan fasilitas sejak pertama kali diluncurkan tanggal 30 Agustus Gambar 2 : Tampilan Awal Microsoft Office Pada saat itu aplikasi perkantoran ini diberi nama Microsoft Office versi 2.0. Pada versi tersebut Microsoft Office menyertakan Microsoft Word sebagai pengolah kata, Microsoft Excel sebagai pengolah angka, Microsoft PowerPoint digunakan sebagai aplikasi presentasi yang handal dan Microsoft Mail digunakan untuk menerima dan mengirim . Gambar 3 : Perkembangan Microsoft Office 4

5 Setelah populer dengan Microsoft Office 3.0, pada tahun 1995-an Microsoft kembali meluncurkan Microsoft Office 95 bersamaan waktu itu Microsoft meluncurkan sistem operasi Microsoft Windows 95. Pada sistem operasi ini Microsoft merombak total Windows versi 3.1 dan Windows 3.11 for Workgroup, perubahan yang cukup signifikan dalam sejarah sistem operasi PC saat itu. Gambar 4 : Desktop Microsoft Office Sejalan dengan perkembangan sistem operasi Microsoft Windows, Microsoft Office sendiri terus berkembang dan semakin mapan dan terus digandrungi serta digunakan oleh sebagian besar masyarakat komputer di dunia, termasuk di Indonesia. Sampai pada tahun 2000-an Microsoft sudah meluncurkan beberapa versi Microsoft Office dan sampai saat ini masih tetap digunakan sebagai andalan aplikasi perkantoran modern. Beberapa versi dari Microsoft Office yang masih banyak digunakan saat ini antara lain Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP (2002), Microsoft Office 2003 dan Microsoft Office Akan hadir Microsoft Office 2010 Pada kenyataannya sampai saat ini masih banyak kemampuan Microsoft Office 2003 masih belum tersentuh oleh pemakainya. Namun sejalan dengan perkembangan teknologi dan sistem operasi yang juga terus berkembang, maka diluar dugaan Microsoft kembali meluncurkan Microsoft Office 2007 bersamaan dengan Windows Vista yang sudah hadir di tengah-tengah masyarakat komputer dunia. Dan bersamaan dengan hadirnya windows 7, maka hadir pula microsoft Diharapkan tahun 2012 akan muncul windows 8. Gambar 5 : Perkembangan Microsoft Office 5

6 a. Microsoft Office 2010 (*Beta) Program : Access Excell Word Power Point Info Path Lync OneNote Outlook Project Publisher Visio Share Point Workspace Gambar 6 : Microsoft Office 2010 (Beta) 6

7 b. Microsoft Office 2003 Gambar 7 : Jendela Microsoft Office 2003 c. Microsoft Office 2007 Gambar 8 : Desktop Microsoft Office 2007 Gambar 9 : Menu Start Program Microsoft Office

8 Gambar 10 : Ragam2 Aplikasi Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2007 adalah program aplikasi versi lanjutan dari microsoft office Program Aplikasi terbaru yang dikeluarkan Microsoft ini menawarkan berbagai fasilitas yang lebih canggih dari program aplikasi sebelumnya. Dalam versi ini, perintah-perintah pada masing-masing tab di ubah dalam bentuk icon atau gambar. Lebih lanjut perkembangannya adalah microsoft office Pengertian Microsoft Office Word Word Processor adalah program bantu yang mampu mengolah kata dan kalimat untuk suatu tujuan tertentu Word Processor membantu dalam hal pengetikan, pemformatan, pencetakan, dan presentasi tampilan MS Word merupakan salah satu program pengolah kata yang sangat terkenal, dibesut oleh Microsoft dan dimasukkan dalam keluarga Microsoft Office. dan dipakai oleh banyak sekali orang maupun perusahaan di seluruh dunia. Microsoft Word memiliki beberapa versi sejak kelahirannya di tahun Beberapa versi memang didesain untuk sistem operasi Windows seperti Microsof Word 97, Microsoft Word 2000, Microsoft Word XP, Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2007, Microsoft Word 2010, dan Microsoft Word Kesemuanya memiliki kelebihan berdasarkan pengembangan dari versi sebelumnya. Word tidak dijual secara terpisah namun harus menjadi satu kesatuan dengan MS Office lainnya seperti Excel, Power Point. Dan untuk kelengkapan office ada pula paket tambahan Binder, Access, Publisher dan lain-lain. MS Office berkembang dari versi 97, 2000, XP, 2003 dan

9 a. Fungsi Microsoft Word Fungsi utama dari Microsoft Word adalah sebagai software pengolah kata bagi user. Banyak sekali fitur pengolah kata dan pelengkap yang disertakan di dalam Microsoft Word. Pengguna tinggal melakukan operasi dengan menggunakan tools tersebut untuk mebuat dokumen kata sesuai dengan keinginannya. Dan yang paling menarik adalah Microsoft Word mendukung sistem WYSWYG (What You See, What You Get). Kenapa Belajar Word? Karena sudah banyak perusahaan yang menggunakan Word untuk aplikasi perkantorannya. Dan Word merupakan keahlian dasar yang harus dimiliki oleh pengguna komputer, apalagi programmer komputer b. Fitur Word Terintegrasi dengan Windows dan MS Office lainnya. Mampu melakukan pengolahan kata dasar seperti: mengetik, memformat tampilan, dan mencetak. Terintegrasi dengan Internet dan browser IE. Mampu mengolah tabel, gambar dan suara. Memiliki Help yang bagus dan interaktif. Mempunyai fasilitas auto-correct, spelling checkers, grammars, mail merge Memiliki kemampuan terintegrasi dengan Visio dan Equation Editor c. Tampilan Pertama Kali Microsoft Word 2007 Gambar 11. Tampilan Jendela Word

10 Dari tampilan area kerja program Microsoft Word 2007 diatas akan ditemukan bagian-bagian Microsoft Word 2007 seperti Title Bar, Office Button, Quick Access Toolbar, Menu Bar, Ribbon, Ruler, Status Bar, View Toolbar, Vertikal Scroll bar, dan Text Boundaris. Masing-masing bagian berfungsi sebagai : Tombol Office : tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar, seperti membuka dokumen, menyimpan dokumen, mencetak dokumen dan sebagainya. Quick Address Toolbar : toolbar yang terdiri sejumlah perintah customize quick access toolbar Customize quick access toolbar : tombol untuk memodifikasi perintahperintah Ms. Office Word 2007 pada Quick Address Toolbar Tab : bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai kelompoknya Tombol pengatur jendela : Minimize :tombol untuk meminimumkan jendela Maximize : tombol untuk memaksimumkan jendela Close : tombol untuk menutup jendela Lambang Tab : ciri / tanda posisi tab pada baris atau paragraf Tombol dialog : tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah yang di simpan di dalamnya View ruler : bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal maupun vertical Ruler : bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi Baris penggulung : bagian fasilitas untuk menggulung halaman kerja secara horisontal dan vertical Baris status : bagian fasilitas yang berisi nomor halaman, zoom dan lain sebagainya Halaman kerja : media kerja berwarna putih yang tampak pada saat Ms. Word diaktifkan Pengatur tampilan halaman kerja : bagian fasilitas untuk mengatur penampilan halaman kerja, seperti print layout, full screen reading, web layout, outline, dan draft Zoom : bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan halaman kerja. Tombol + memperbesar, tombol - memperkecil 10

11 Gambar 12. Tampilan Jendela Word 2007 dan Fungsinya TITLE BAR : berisi nama file yang sedang Aktif (dikerjakan), serta tombol menampilkan (Maximize), atau menyembunyikan jendela program (Minimize), dan menutup program (Close). OFFICE BOTTON : berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan pembuatan dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak dokumen (Print), dan sebagainya. QUICK ACCESS TOOLBAR : berisi tombol-tombol yang berfungsi sebagai alternatif penggunaan perintah yang sering digunakan. Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office Button>Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office Button>Save. MENU BAR : berisi serangkaian perintah yang didalamnya terdapat sub-sub perintah sesuai kategorinya. Sebagai contoh, pada menu Home terdapat submenu Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing yang didalamnya berisi perintah-perintah sesuai kategorinya. 11

12 RIBBON : berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Menu Bar yang terdiri dari icon-icon perintah editing, formating dan lain-lain. RULER : merupakan kotak pengukuran yang diletakkan secara horizontal, yaitu di atas dokumen, dan secara vertikal, yaitu di sebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah melakukan pengaturan letak halaman. VERTIKAL SCROLL BAR : berfungsi untuk menggulung lembar kerja, bila Anda mengerjakan dokumen lebih dari 1 halaman, vertikal scroll bar ini sangat membantu untuk berpindah dari satu halaman ke halaman yang lain. TEXT BOUNDARIS: adalah garis pembantu sebagai tanda batas pengetikan kiri kanan dan atas, atau sering disebut margin (garis tepi). STATUS BAR : baris horizontal yang menampilkan informasi jendela dokumen yang sedang ditampilkan, Baik informasi halaman (page), Jumlah halaman, kata, huruf, (word) 2. Memulai Dengan Word Gambar 13. Proses Pembukaan Jendela Baru pada Word 1. klik Office Botton 2. klik New, maka akan muncul jendela New Document 3. pada kolom Blank and recent pilih Blank Document 4. langkah terakir klik tombol Create pada kiri bawah jendela New Document Tips-trik: Jika Anda tidak mau ribet gunakan tombol alternatif dengan menekan tombol: Ctrl + N 12

13 KONSEP DASAR 3. Jendela aplikasi word dan fungsi-fungsinya Gambar 14 : Menu Button Office Gambar 15 : Toolbar Home dan Insert 13

14 Gambar 16 : Toolbar Page layout dan References Gambar 17 : Toolbar Mailing dan Review 14

15 Gambar 18 : Toolbar View dan Format Gambar 19 : Toolbar Design dan Layout 15

16 Gambar 20 : Word dan Excel Word 2010 Gambar 21 : Power Point dan Publisher Word 2010 Latihan dan Praktek : M1 (Minggu-1) Pembuatan Tampilan Jendela Word dan Fungsi bagian2nya. 16

17 II. PEMBUATAN DOKUMEN Pengetikan teks dan pengaturan teks (menentukan format dokumen, format huruf, paragraf) Penyimpanan dokumen/file Mencari dokumen/file Pencetakan dokumen Pembuatan teks kolom Penyisipan dan penyuntingan informasi dari luar teks (misal insert picture) Footnote, endnote Header, footer Penomoran halaman, bullets Operasi blok Mencari & mengganti teks Fungsi matematika Menuliskan rumus matematika 1. Pengetikan teks dan pengaturan teks (menentukan format dokumen, format huruf, paragraf) Gambar 22 : Jendela Button Office Gambar 23 : Jendela Pembuatan Dokumen Baru 17

18 Gambar 24 : Dialog Format Huruf Gambar 25 : Dialog Format Paragraf Gambar 26 : Dialog Penyimpanan Dokumen 18

19 Gambar 27 : Dialog Pencarian Dokumen Gambar 28 : Dialog Pencetakan Dokumen Gambar 29 : Dialog Pembuatan Teks Kolom 19

20 Gambar 30 : Dialog Penyisipan dan Penyuntingan Gambar Gambar 31 : Dialog Footnote dan Endnote Gambar 32 : Dialog Header dan Footer 20

21 Gambar 33 : Penomoran Halaman Gambar 34 : Penomoran Bullets Gambar 35 : Operasi Blok 21

22 Gambar 36 : Mencari dan Mengganti Teks Gambar 37 : Dialog Fungsi Matematika Gambar 38 : Penulisan Rumus Matematika 22

23 Latihan dan Praktek : M2 (Minggu-2) Proses Pembuatan Jurnal III. Sortir dan Tabel 1. Membuat tabel standar 2. Memformat sel dan tabel 3. Mengubah jumlah sel di dalam tabel (menyisipkan baris dan kolom) 4. Menyortir teks di dalam paragraf 5. Menyortir teks di dalam tabel 1. Membuat Tabel Standar Ada beberapa cara untuk membuat tabel di Word 2007: Menggunakan template 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, arahkan ke Quick Tables, dan kemudian klik template yang diinginkan. 2. Ganti data pada template. Menggunakan menu Table 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table. 2. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom. 23

24 Menggunakan perintah Insert Table 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog. 2. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom. 3. Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel. Menggambar tabel 1. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table. 2. Pointer akan berubah menjadi pensil. 3. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya. 4. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser. 5. Klik garis yang ingin dihapus. Fasilitas Pengolahan Tabel Dari menu Table, pilih: Draw Table : Menggambar kotak tabel. Insert : Menyisip tabel, kolom, baris atau sel. Delete : Menghapus tabel, kolom, baris atau sel. Select : Memilih tabel, kolom, baris atau sel. Merge Cells : Menggabungkan sel. Split Cells : Membagi sel. Split Table : Membagi tabel. Table AutoFormat : Memilih format tabel. Auto Fit : Mengepas kolom / baris otomatis. Heading Rows Repeat : Mengulangi judul tabel ke tabel halaman berikutnya. Convert : Mengubah jenis penulisan teks menjadi tabel atau sebaliknya. Sort : Mengurutkan data tabel. Formula : Operasi perhitungan data tabel. Hide Gridlines : Menyembunyikan garis bantu tabel. Table Properties : Memodifikasikan tabel, kolom, baris atau sel 2. Mengubah jumlah sel di dalam tabel (menyisipkan baris dan kolom) a. Cara Menambah Baris dan Kolom pada Tabel 1. Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom. 2. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, pilih: 24

25 o o o o Insert Above, untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel. Insert Below, untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel. Insert Left, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel. Insert Right, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel. Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas. b. Cara Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel 1. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete. 2. Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel. c. Cara Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel Menggabungkan sel 1. Pilih sel-sel yang akan digabungkan. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Merge Cells. Membagi sel 1. Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Split Cells. 3. Masukkan jumlah kolom atau baris yang ingin dibagi. 4. Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari satu. Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak 25

26 dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah Memformat Sel dan Tabel a. Cara Format Tabel Menggunakan Table Styles 1. Klik tabel yang ingin diformat. 2. Pada Table Tools, klik Design tab. 3. Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel. 4. Klik style yang ingin digunakan. 5. Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain. Membuat dan Menghapus Garis Pembatas o Membuat Garis Pembatas 1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas. 2. Pada Table Tools, klik Design tab. 3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading, dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan. 26

27 o Menghapus Garis Pembatas 1. Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya. 2. Pada Table Tools, klik Design tab. 3. Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel. 4. Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagian preview, klik garis yang ingin dihilangkan. b. Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel Mencegah pemisahan isi baris dalam table Microsoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut : 1. Klik pada tabel. 2. Pada Table Tools, klik Layout tab. 3. Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab. 27

28 4. Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK. Memisahkan tabel ke halaman selanjutnya pada baris tertentu 1. Klik pada baris yang ingin ditempatkan di halaman berikutnya. 2. Tekan CTRL+ENTER. Cara ini disebut juga page break manual. c. Cara Membuat Table Heading Berulang Pada Setiap Halaman 1. Pilih baris heading (harus termasuk baris pertama pada tabel). 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows. Catatan: Table heading berulang hanya ada di print layout view atau ketika Anda mencetak dokumen tersebut. Table heading berulang tidak akan muncul bila Anda melakukan page break manual (CTRL + ENTER) dalam tabel. 3. Untuk menghilangkan table heading berulang: klik pada heading table di halaman pertama. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Repeat Header Rows. 4 dan 5. Menyortir teks di dalam paragraph dan kolom a. Mengurutkan Data pada Tabel 1. Klik pada tabel. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data group, klik Sort. 3. Pada kotak dialog Sort, pilih kolom atau header kolom yang dijadikan sebagai dasar pengurutan. b. Memberi Penomoran Pada Sel di Tabel 1. Pilih sel pada tabel yang akan diberi nomor. Tip: Untuk memberi nomor pada setiap baris, klik pada kolom pertama. 2. Pada Home tab, Paragraph grup, klik Numbering. c. Cara Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel dan Sebaliknya Mengubah Kumpulan Teks Menjadi Tabel 1. Masukkan tanda pemisah seperti koma dan tabs untuk menentukan dimana kumpulan teks ini akan dibagi menjadi kolom. Gunakan paragraf untuk menandai baris baru. 28

29 2. Pilih kumpulan teks yang akan diubah ke bentuk tabel. Misalnya, kumpulan teks di bawah ini yang terdiri dari 2 paragraf akan diubah ke bentuk tabel. Pemisahnya berupa koma. 3. Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Convert Text to Table untuk menampilkan kotak dialog. Pengaturannya seperti di gambar berikut ini. 4. Klik OK dan kumpulan teks akan menjadi seperti gambar berikut ini. 29

30 Mengubah Tabel Menjadi Kumpulan Teks 1. Pilih kumpulan baris atau tabel yang akan diubah menjadi paragraf. 2. Pada Table Tools, Layout tab, Data grup, klik Convert to Text. 3. Di bagian Separate text at, pilih tanda pemisah kolom yang akan digunakan. Untuk baris akan dipisahkan menjadi paragraf. Cara Menggunakan Formula Letakkan kursor pada sel yang akan diisi rumus Klik tab Layout Klik di icon Formula Isikan kotak Formula dengan Product(Left) Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kiri Product(Right) Untuk mengalikan semua bilangan yang ada sebelah kanan Product(Above) Untuk mengalikan semua bilangan yang ada diatasnya Sum(Left) Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kiri Sum(Right) Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada sebelah kanan Sum(Above) Untuk menjumlahkan semua bilangan yang ada atasnya 30

31 Latihan : 31

32 IV. MAIL MERGE 1.Membuat dokumen utama dan sumber data 2.Menggunakan sumber data yang telah ada, menyunting sumber data 3.Menambahkan, menghapus dan mengganti nama field 4.Mencetak alamat pada amplop dan label Mail Merge atau surat rangkap adalah jenis surat yang ditujukan untuk banyak penerim atau undangan. Tujuan dari Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Dalam membuat mail merge harus dipersiapkan 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya. I. Membuat mail Merge dengan Data Source menggunakan Excell Dengan tujuan : karena cara ini lebih cepat. Disamping itu Excell : Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya. Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru. Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru. 32

33 1. Membuat dokumen utama dan sumber data a. Membuat Dokumen Utama : Dokumen Utama (Main Dokument), berisi teks surat yang akan diperbanyak. Buka surat (dokumen) yang sudah ada atau bila belum ada buat-lah surat (dokumen) baru. Setelah selesai simpanlah (save) surat (dokumen) tadi dengan nama file sesuai keinginan. Pada contoh dokumen di bawah ini : - Tanggal surat Isi Dokumen Utama - Isi dari surat ( Mulai dari kata pembuka Isi Surat yang tidak - Dengan Hormat sampai akhir dari diubah b. Membuat Data Source Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat. 33

34 (Pembuatan data sorce di Excell di sesuaikan dengan kebutuhan data pada master dokumen.) 2. Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master 1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. 2. Selanjutnya kita akan memilih data source. 3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients. 4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table. 5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK. 6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. 7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. 8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>. 34

35 Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya. Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut: 1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List. 2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini. Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan. 35

36 3. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih: Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan: 1. All untuk mencetak semua surat. 2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif. 3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja. Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut. 36

37 II. Membuat mail Merge dengan Data Source pada Word 1. Untuk Document Master yang sama 2. Pilih menu Mailings 3. Pilih menut start Mail Merge 37

38 4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard 5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah. 6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah. 7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create. 38

39 8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan. 9. Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete. 10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar) 39

40 11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK 12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK. 40

41 13. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit. 14. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field. 15. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada. 41

42 16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results hasilnya : 42

43 43